Auditora de Recursos Humanos.

Jos M Carnicer
Los recursos humanos son considerados por las
actuales teoras de organizacin de la empresa
como uno de los activos de los que dispone ms
valiosos. Es por ello, que el reflejo que va a tener
en la contabilidad va a ser muy importante,
tanto cualitativamente como cuantitativamente,
representando una parte significativa del total de
gastos que durante el ejercicio econmico incurre
la empresa, incidiendo de forma directa o indirecta
en el resultado de la compaa, o bien activndose
como mayor valor de ciertos elementos.
n esta leccin, se va analizar la actividad de
auditora en relacin a los recursos humanos que
utiliza la empresa en el desarrollo de su actividad,
fundamentalmente en la !ertiente contable de
los mismos.
"ntroducci#n
n el rea de los Recursos Humanos de la empresa, se nos plantean las
siguientes preguntas!
$%u" objeti!os pretende alcanzar el auditor con su trabajo#.
$%u" procedimientos va a utilizar para conseguir sus objetivos#
$%u" pretende conocer el auditor en relacin al control interno que sigue la
empresa auditada en el transcurso de su actividad#
$%u" tipo de pro&rama sigue el auditor#
$n qu" cuentas del 'lan (eneral de Contabilidad va a centrarse el auditor#
)bjeti!os
I
$nalizar y conocer el trabajo del auditor en relacin a los objeti!os de
Auditora que persigue cuando audita el *rea de los Recursos Humanos.
II
$nalizar y conocer las cuentas contables que van a ser objeto de revisin
en el *rea de los Recursos Humanos.
III
$nalizar y conocer el trabajo del auditor en relacin a los procedimientos
de Auditora que puede aplicar para conseguir los objetivos ya definidos
dentro del *rea de los Recursos Humanos.
IV
$nalizar y conocer el trabajo y los objetivos del auditor con respecto al
Control "nterno de la empresa auditada para el *rea de los Recursos
Humanos.
Apartados
I
Auditora del rea de los %ecursos &umanos.
+escripci#n

Los Recursos humanos en materia contable, vienen fundamentalmente
reflejados, en t"rminos cuantitativos, al utilizar dichos recursos en la actividad de la
empresa, bien mediante los sueldos y salarios del personal en plantilla 'retribucin
al factor trabajo dependiente(, o bien mediante la contratacin de servicios de
trabajadores o profesionales e)ternos a la misma 'retribucin al factor trabajo
independiente(.
,in embargo, hay otras formas en las que los recursos humanos afloran en la
contabilidad de la compaa, como puede ser a trav"s de las relaciones laborales
con la ,e&uridad ,ocial, con la Hacienda '-blica, de planes de pensiones
concertados con sus trabajadores, del pago de indemnizaciones, primas y
gratificaciones, gastos incurridos en formacin del mismo, o la participacin en
beneficios de la empresa, por ejemplo.
Analticamente, centrndose en los gastos de personal, "stos suelen representar
una parte si&nificati!a del total de costes de la empresa, teniendo un efecto
directo sobre el resultado de e)plotacin, y en ocasiones, formando parte del coste
de activos de la empresa.
Cuentas del .rea

Las cuentas del *rea en las que se va a basar el trabajo del auditor van a ser las
siguientes!
n la cuenta de 'rdidas y (anancias se encuentran la mayora de las cuentas
relacionadas con los %ecursos &umanos!
/0 ,R1"C"), 23R")R,
*+, -E%./0/1- 2E 3%14E-/15$6E- /52E3E52/E57E-.
/4 (A,3), + 'R,)5AL
*89 -:E621- ; -$6$%/1-.
*8< /52E=5/>$0/15E-.
*8+ -E?:%/2$2 -10/$6 $ 0$%?1 2E 6$ E=3%E-$.
*8, $31%7$0/15E- $ -/-7E=$- 01=36E=E57$%/1- 2E 3E5-/15E-.
*8@ 17%1- ?$-71- -10/$6E-.
// (A,3), 6"5A5C"R),
**+ /57E%E-E- 2E 2E:2$- $ 6$%?1 36$>1.
**+A %endimientos atribuibles al fondo de pensiones.
78 )3R), "5(R,), + (,3")5
BCC /5?%E-1- 31% -E%./0/1- 2/.E%-1- $6 3E%-15$6.
79 2C,), : A'L"CAC")5, + 'R)1",")5,
B@9 EA0E-1 2E 3%1./-/15 3$%$ %/E-?1- ; ?$-71-.
B@9A E)ceso de 3rovisin para pensiones y obligaciones similares.
n el ;alance de ,ituaci#n, las siguientes cuentas!
<4 'R)1",")5 'ARA R",(), : (A,3),
<89 3%1./-/15 3$%$ 3E5-/15E- ; 1D6/?$0/15E- -/=/6$%E-.
<89A 3rovisin para vacaciones y pagas e)tra.
08 )3RA, "51R,")5, 6"5A5C"RA, 'RMA553,
+C8 0%E2/71- $ 6$%?1 36$>1 $6 3E%-15$6.
4/ 'R,)5AL
8*9 $57/0/31 2E %E=:5E%$0/15E-.
8*C %E=:5E%$0/15E- 3E52/E57E- 2E 3$?1.
4/ 'R,)5AL
8*9 $57/0/31 2E %E=:5E%$0/15E-.
8*C %E=:5E%$0/15E- 3E52/E57E- 2E 3$?1.
47 A+M"5",3RAC")5, '=;L"CA,.
8B9 &$0/E52$ 3:D6/0$, 2E:21% 31% 2/.E%-1- 0150E371-.
8B9< &acienda 3Eblica, deudor por retenciones practicadas.
8B< 1%?$5/-=1- 2E 6$ -E?:%/2$2 -10/$6, 2E:21%E-
8BC &$0/E52$ 3:D6/0$, $0%EE21% 31% 2/.E%-1- 0150E371-.
8B9< &acienda 3Eblica, acreedor por retenciones practicadas.
8B* 1%?$5/-=1- 2E 6$ -E?:%/2$2 -10/$6, $0%EE21%E-
84 )3RA, "51R,")5, 6"5A5C"RA, 3M')RAL,
C88 0%E2/71- $ 01%71 36$>1 $6 3E%-15$6.
)bjeti!os de Auditora
Los principales objeti!os que va a buscar el auditor dentro del rea de %ecursos
&umanos, son los siguientes!
a( 6as n#minas has sido adecuadamente realizadas de acuerdo a la legislacin
laboral, teniendo en cuenta lo establecido en el convenio colectivo aplicable a la
empresa y las condiciones contractuales del trabajador.
b( 6os &astos de personal han sido completos, son reales 'no ficticios, es decir,
e)istencia de una relacin laboral entre trabajador y empresa(, y estn
correctamente contabili>ados.
c( E)istencia de adecuacin y prudencia en los saldos, as como el mantenimiento
de la uniformidad con respecto a ajercicios precedentes respecto a la
periodificacin, estimaciones y devengo.
d( 0orrecta dotacin en gastos del ejercicio de la pro!isi#n para pensiones y
obli&aciones similares y el importe registrado en el pasivo asegura de forma
razonable el cumplimiento de los compromisos contrados por los empleados
afectos al plan.
e( 6a empresa cumple con sus obligaciones en materia laboral frente a la
,e&uridad ,ocial.
f( 6a empresa cumple con sus obligaciones en materia fiscal frente a la Hacienda
'-blica, elaborando las retenciones a los trabajadores en nmina '/%34( de forma
correcta e ingresndolas en el citado organismo.
g( %eflejo adecuado en la contabilidad de la empresa de determinados &astos
especficos del personal, como sueldos de administradores o liquidadores en su
caso.
h( 6a memoria incorpora la informaci#n mnima e)igida por la normativa
contable sobre los gastos de personal y dems elementos contables intregados
dentro del concepto de F%ecursos &umanosF.
i( E)istencia de un buen ,istema de Control "nterno, segEn lo establecido en los
F1bjetivos de 0ontrol /nternoF.
)bjeti!os de Control "nterno
Los puntos principales de control interno del rea de Recursos Humanos que
el auditor va a analizar vienen determinados por las siguientes cuestiones!
a( E)istencia de unos criterios claros y escritos en relacin a la contratacin del
personal, la fijacin de los salarios, y la confeccin de los recibos salariales y su
pagoG teniendo que estar todo ello debidamente autorizado. 2e este modo, la
se&re&aci#n de las funciones en este rea tiene que estar claramente
establecida en el seno de la empresa.
b( -e deben mantener unos e?pedientes de personal, los
cuales tienen que tener un carcter de estricta
confidencialidad, debiendo contener para cada trabajador de la
empresa tanto datos de caracter general 'nombre, direccin,
lugar de residencia y nacimiento, nH de afiliacin a la -eguridad
-ocial, nEmero de familiares a su cargo a efectos de /%34( como
todos aquellos datos de su perfil profesional 'referencias,
e)periencia laborales(, personal 'tipo de contratacin con la compaa, fecha de
comienzo en la empresa, departamento, categora profesional, sueldo inicial,
autorizacin de domicialicin de la nmina, cambios y movilidad dentro de la
entidad( y acadmico 'e)pediente acad"mico, certificados de cursos e idiomas(
relevantes. Esta tarea de adecuado registro del personal de la empresa debe estar
asignada a algun empleado que, con una jerarqua superior, se ocupe de estos
temas, o bien si la empresa dispone de ello, del +epartamento de Recursos
Humanos.
c( E)istencia de or&ani&ramas actuali>ados y medios de
se&uridad para la custodia de dichos e)pedientes de personal y toda
aquella informacin confidencial sobre los recursos humanos
de la empresa, como el libro de matrcula y el libro de visitas.
d( Establecimiento de procedimientos para la fijaci#n de
re!isiones, con la periodicidad que la gerencia estime oportuno, sobre aspectos
de orden interno como los sueldos y salarios, las vacaciones, ascensos y
promociones, fechas y formas de pago, horas e)tras, gastos de viaje, cursillos y
formacin del personal, primas e incentivos al mismo, etc.
e( E)istencia de listados@resumen de nominas por mes y
trabajador, lo que facilita el control y la comparacin de saldos
entre perodos, y entre los datos reales y las cifras que se hayan
podido presupuestar por los rganos directivos,
permitiendo un ms rpido anlisis de desviaciones.
f( 4ijacin de m"todos razonables para la adecuada distribuci#n de todos los
&astos relacionados con los recursos humanos entre costes directos, indirectos y
generales.
g( Conciliaci#n de forma peridica entre las cuentas bancarias y los pagos de
nminas.
h( En el caso de que la empresa utilice tarjetas de control de tiempos,
se debe conciliar las horas pagadas con las que aparecen en ellas.
j( $nlisis de la causas de las bajas temporales Andices de absentismo
laboralB, y de las bajas definitivas.
I( $decuado cumplimiento de la compaa de la Ley de 're!enci#n de
Ries&os Laborales.
i( E)istencia de la super!isi#n de todas las cuestiones laborales por un
e?perto 'bien interno o e)terno( en estos temas.
'rocedimientos de Auditora
Los 'rocedimientos de Auditora ms frecuentes en el rea de Recursos
Humanos, los cuales se e)plican de forma detallada y dentro de un conte)to
global, en el 3rograma de 7rabajo, son los siguientes!
a( Re!isi#n y an*lisis de las fluctuaciones significativas en el
importe bruto de las nminas y en los costes totales de sueldos y
salarios.
b( Re!isi#n y an*lisis de las variaciones anormales entre los costes
totales de sueldos y salarios, y entre los costes presupuestados y los
que realmente se han devengado.
c( !aluar la ra>onabilidad del importe del gasto por sueldos y salarios del
ejercico asi como del importe de la seguridad social a cargo de la empresa.
d( Re!isi#n de la coincidencia entre la contabilidad de la
empresa 'cuenta de retenciones practicadas y -eguridad social a
cargo de la empresa y del trabajador( y los importes declarados a
la &acienda 3Eblica y a la -eguridad -ocial '/mpreso 70J<(.
e( An*lisis de toda aCuella documentaci#n contable que se
considere oportuno, con el fin de cumplir adecuadamente con los
1bjetivos de $uditora de este rea.
'ro&rama de 3rabajo

l pro&rama de trabajo para el rea de Recursos Humanos debe contener
bsicamente los siguientes puntos!
<. Aspectos (enerales!
a( Re!isi#n y actuali>aci#n de procedimientos contables y de control interno
en este rea.
b( %esumen de puntos fuertes y dbiles para determinar el alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditora aplicables.
c( %esumen de su&erencias o recomendaciones para mejorar el control
interno y comentarios con el encargado del trabajo y con la 2ireccin de la
entidad.

0. Aspectos specficosD
a( ,elecci#n de un determinado nEmero de fichas o e?pedientes
del personal, y comprobar su adecuada y completa
documentaci#n, mediante!
J %evisin de la inclusin de dichos trabajadores en el libro de
matrcula.
J %evisin que todas las nminas devengadas por el empleado estn recogidas en el
e)pediente.
J .erificacin de las condiciones contractuales y vigencia de la relacin laboral.
b( ,elecci#n de un determinado nEmero de meses, de cada uno de los empleados
seleccionados en el punto a( y comprobar la adecuada confecci#n y
contabili>aci#n del recibo salarial, mediante!
J 0omprobar que el sueldo base est conforme a lo estipulado en el con!enio
colecti!o aplicable.
J 0omprobar que la remuneracin y el recibo salarial esta conforme con las
condiciones del contrato de trabajo, el cual debe estar vigente para el mes
seleccionado, asi como!
J 6as operaciones aritmticas en la nmina han sido correctamente calculadas.
J Re!isar que el porcentaje de la retenci#n por "R'6 aplicada
por la empresa est de acuerdo a las condiciones familiares y
personales del trabajador contempladas en la normativa fiscal
vigente.
J El trabajador ha sido correctamente incluido en la relacin nominal
del mes en cuestin en el impreso del 3C@0 de la
,e&uridad ,ocial.
J En caso de para el trabajador se utlicen fichas de control tiempos
verificar que las horas de mano de obra estn de acuerdo al tiempo
que se le remunerado en la nmina.
J En el caso de que e)istan anticipos verificar la adecuada contabilizacin y su
deduccin en el recibo salarial del mes siguiente.
J -i la relaci#n de la empresa y el trabajador es e?terna, verificar el
correcto documento soporte de los trabajos realizados por el
profesional e)terno A6acturaB, la retencin aplicada, y la
contabilizacin en cuentas del sub&rupo /E7 o /0F.
J 0omprobar la adecuada contabili>aci#n del importe de la deuda
contrada por la empresa en concepto de !acaciones y pa&as e?tra,
teniendo en cuenta el principio de devengo, reflejando el gasto por
sueldos y salarios correspondiente.
J En el caso de un trabajador en el que coincida que el en ese ha
causado baja, revisar el correcto clculo, soporte y contabilizacin de
la liCuidaci#n 'finiquito(.
J .erificar que por un lado, la nmina ha sido pa&ada al trabajador, y por otro,
que se ha in&resado en la ,e&uridad ,ocial, el importe de la -eguridad -ocial a
cargo de la empresa ms la cifra a cargo del trabajador 'en el mes siguiente(.

c( .erificar que el importe registrado como gasto por ,e&uridad ,ocial a car&o
de la empresa es razonable.
d( 1btencin de un resumen@listado acumulado anual de nminas por trabajador
y mes, y comprobar que los totales anotados coinciden con los importes
contabilizados.

F. "nformaci#n a incluir en la Memoria.
a( %evisin de toda aquella informacin que se va a desglosar en la memoria
referente a los gastos de personas, sistemas de aportacin a planes de pensiones,
asi como de remuneracin a los miembros del consejo de administracin.
4. Conclusiones y Re!isi#n!
a( %edactar un bre!e memor*ndum &eneral sobre el trabajo
realizado y los principales problemas detectadosG concluyendo sobre el
trabajo realizado.
b( Re!isar el trabajo por la persona Eltima responsable del mismo y
cerrar todos los puntos de revisin e)istentes, incluyendo un resumen
de los puntos de control interno observados para discutir con los responsables de la
compaa a efectos de inclusin en el informe de control interno