Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Ncleo Aragua- Extensin Cagua Auditoria II
Cagua, Marzo 29 de 2014.
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TABLA DE CONTENIDO ndice...3 Auditoria de las inversiones4 Objetivos del auditor en el examen de las inversiones.4-5 Principios y prcticas contables sobre su presentacin y evaluacin.5-6 Irregularidades ms comunes en las inversiones..6-8 Evaluacin del control interno de las inversiones8-15 Programas de auditoria15 Procedimientos de auditoria ms importantes....15-16 Casos Prcticos....16-19 Conclusin....20 Referencias...21
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Las inversiones son el grupo que comprende las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas o partes de inters social, ttulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente econmico con carcter temporal o permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones econmicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias. Por otra parte las inversiones representadas en acciones y en cuotas o partes de inters social, y se registran por su costo histrico. El costo histrico incluye las sumas en que se incurre para la compra de la inversin, el cual, para el caso de las inversiones representadas en acciones y cuotas o partes de inters social se ajustar mensual o anualmente, reconociendo el efecto inflacionario de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes. Es por ello que el auditor financiero debe adaptar su examen en objetivos plenamente establecidos, por programas y procedimientos que le den una cierta confiabilidad en la informacin presentada por la empresa.
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AUDITORIA DE LAS INVERSIONES Inversiones La inversin es el acto mediante el cual se invierten ciertos bienes con el nimo de obtener unos ingresos o rentas a lo largo del tiempo. La inversin se refiere al empleo de un capital en algn tipo de actividad o negocio, con el objetivo de incrementarlo. Dicho de otra manera, consiste en renunciar a un consumo actual y cierto, a cambio de obtener unos beneficios futuros y distribuidos en el tiempo. Objetivos del auditor en el examen de las inversiones El diseo de pruebas que proporcionen seguridad razonable de que: 1. Las inversiones fueron autorizadas, existen y son propiedad de la empresa en la fecha del Balance General. 2. Todas las inversiones que posee la empresa estn incluidas en los saldos de las cuentas correspondientes. 3. Los valores con los cuales se presentan las inversiones en los Estados Financieros son correctos y estn debidamente revelados. 4. El ingreso proveniente de las inversiones con las ganancias y prdidas en las ventas y los ajustes en los mrgenes de evaluacin incluidos, se reflejan adecuadamente en los Estados Financieros. 5. Las inversiones estn clasificadas correctamente segn sus componentes de corto y largo plazo. 5
6. Se cumplan las normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas. 7. Las partidas de inversiones estn reconocidas en la unidad de medida correspondiente. Objetivos especficos 1. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados. 2. Determinar el cobro de las cuentas de inversiones. 3. Verificar que se haya realizado una planeacin y anlisis de inversiones adecuados. 4. Obtener informacin acerca de las transacciones de inversiones ms representativas en relacin con los procedimientos. 5. Determinar la eficiencia y eficacia de los mtodos de inversiones de la compaa. 6. Establecer el cumplimiento de las polticas de inversiones. PRINCIPIOS Y PRCTICAS CONTABLES SOBRE SU PRESENTACIN Y EVALUACIN Presentacin Las inversiones deben tener un gran control por parte de los administradores financieros, ya que estas son la que en un momento pueden darle a la organizacin un aporte de recursos importantes. Principios y prcticas contables Deben presentar la verdadera situacin econmica y financiera de la empresa de acuerdo a sus transacciones reales independientemente de su forma legal; ser verificable, lo que significa 6
presentar de modo razonable los resultados y la situacin financiera de la empresa, siendo posible su comprobacin mediante tcnicas y procedimientos de auditora. Reglas de presentacin Para la presentacin de las inversiones en los estados financieros, se deben contemplar dos factores a ser evaluados: Clasificacin en corto o largo plazo Composicin de la cartera de valores o inversiones. La clasificacin en corto o largo plazo, est determinada por la intencin que se tenga con la inversin, es decir, si se espera o se tiene el objetivo de realizar ganancias en el corto plazo, en este caso las inversiones deben ser clasificadas como inversiones temporales o corto plazo, en caso contrario, es decir si el objeto de la inversin es realizar ganancias en largo plazo, se deben clasificar como de largo plazo. Tambin debe detallarse cuando sea relevante la composicin de los diferentes valores que conforman la cartera de inversiones. Reglas de valuacin Establece en forma genrica que las cuentas de inversiones deben ser reducidas cuando se tenga una baja que se considere permanente en el valor de mercado, solamente cuando esta baja sea permanente y se deber por tanto, registrar una provisin por el monto de la baja. Irregularidades ms comunes en las inversiones Todas y cada una de las deficiencias listadas anteriormente causan la desaparicin de las empresas y puede afirmarse que estas debilidades tienen solucin si se cuenta con profesionalismo, autoridad, producto y recursos suficientes para el desarrollo de la empresa. 7
El hecho de que los valores sean muy lquidos aumenta considerablemente el riesgo de fraude. Adems, la contabilidad de las inversiones financieras resulta a veces extremadamente compleja, lo cual hace crecer el peligro de que las inversiones no se valen en forma apropiada. Con los derivados casi siempre crece el riesgo de error de material en los estados financieros. Los auditores necesitan conocer muy bien las normas profesionales de la contabilidad aplicable a estos tipos de instrumentos financieros. a. Falta de liderazgo. b. Inadecuada administracin ante los retos de la globalizacin. c. Deficiencias de direccin, como la toma de decisiones equivocadas, falta de profesionalismo. d. Carencia de productos competitivos. e. Falta de polticas adecuadas de personal, desarrollo de productos de mercados y distribucin. f. Debilidad en la direccin de finanzas, carencia de estructura financiera adecuada a corto y largo plazo. g. Competencia aguda. h. Factores externos fuera del alcance de la direccin de empresas. Error en valor registrado de las inversiones - No registrar los cambios en el valor de mercado de las inversiones. -Manual inadecuado de contabilidad personal incompetente de contabilidad. - Error del valor de una inversin mantenida con firmeza. 8
-Registro de valores ficticios. -Ineficiencia del consejo de administracin, del comit de auditora o de la funcin de auditoria interna; actitud de la gerencia que no favorece la conducta tica; demasiada presin para cumplir los objetivos de ganancias. Transacciones de inversiones no autorizadas: - Un empleado con acceso a los valores los convierte para uso personal. - Divisin inadecuada de las funciones de llevar los registros y de custodiar los valores. Registro incompleto de las inversiones. -No registrar los contratos de derivados que estn contenidos en otros contratos. -Manual inadecuado de contabilidad; personal incompetente de contabilidad. -Monitoreo inadecuado por parte de los auditores internos. Evaluacin del control interno de las inversiones Es necesario evaluar o verificar los siguientes aspectos del control interno de la compaa: -La autorizacin de invertir en determinados documentos. - El registro oportuno, total y exacto de las inversiones ejecutadas en los registros contables. - Evaluar adecuada custodia de las inversiones. - Segregacin de funciones en la valorizacin, control y custodia de las inversiones. 9
- Correcta aplicacin de las frmulas computacionales y/o manuales para valorizar las inversiones y verificar rutina de clculos. Consiste en la revisin y anlisis de todos los procedimientos que han sido incorporados al ambiente y estructura del control interno, as como a los sistemas que mantiene la organizacin para el control e informacin de las operaciones y sus resultados, con el fin de determinar si stos concuerdan con los objetivos institucionales, para el uso y control de los recursos, as como la determinacin de la consistencia del rol que juega en el sector que se desarrolla. Evaluar un sistema de Control Interno, es hacer una operacin objetiva del mismo. Esta evaluacin se hace a travs de la interpretacin de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se estn realizando correctamente y aplicando los mtodos, polticas y procedimientos establecidos por la direccin de la empresa para salvaguardar sus activos y para hacer eficientes sus operaciones. La evaluacin que se haga del Control Interno, es de primordial importancia pues por su medio se conocer si las polticas implantadas se estn cumpliendo a cabalidad y si en general se estn desarrollando correctamente. Dependiendo de la evaluacin que se tenga, as ser el alcance y el tipo de pruebas sustantivas que se practiquen en el examen de los estados financieros. La evaluacin del Control Interno puede efectuarse por los siguientes mtodos: Mtodo Descriptivo Tambin llamado "narrativo", consiste en hacer una descripcin por escrito de las caractersticas del control de actividades y operaciones que se realizan y relacionan a 10
departamentos, personas, operaciones, registros contables y la informacin financiera. El mtodo narrativo, es ideal para aplicarlo a pequeas empresas. Mtodo de Cuestionario En este procedimiento se elaboran previamente una serie de preguntas en forma tcnica y por reas de operaciones. Estas preguntas deben ser redactadas en una forma clara y sencilla para que sean comprensibles por las personas a quienes se les solicitar que las respondan. Una respuesta negativa advierte debilidades en el control interno. Diagrama de Flujo El diagrama de flujo de sistemas es un diagrama, una representacin simblica de un sistema o serie de procedimientos en que stos se muestran en secuencia, al lector le da una imagen clara del sistema: muestra la naturaleza y la secuencia de los procedimientos, la divisin de responsabilidades, las fuentes y distribucin de documentos, los tipos y ubicacin de los registros y archivos contables. Tiene como base la esquematizacin de las operaciones, mediante el empleo de dibujos (flecha, cuadros, figuras geomtricas, etc.); en dichos dibujos se representan departamentos, formas y archivos, por medio de ellos se indican y explican el desarrollo de las operaciones. Este mtodo se utiliza en la actualidad a travs de computadoras Proceso de evaluacin del control interno Es preciso definir una metodologa para la evaluacin del control interno, con el fin de ubicar de mejor manera las funciones del Auditor Interno, dimensionada en la evaluacin del verdadero alcance institucional y en el marco de los planes estratgicos, las leyes, polticas, presupuestos, 11
normas y procedimientos que rigen las operaciones en directa relacin con los objetivos de servicio que brinda la organizacin, dentro del sector que se desenvuelve. El auditor interno tiene una gran responsabilidad de velar, a travs de las respectivas evaluaciones, porque el control interno sea slido y funcione en beneficio de los resultados de la organizacin. En la figura 1. se muestra el proceso que debe seguir la evaluacin del control interno. Evaluacin preliminar En esta etapa, el auditor efecta un anlisis general del riesgo impl-cito en el trabajo que va a realizar, con objeto de considerarlo en el diseo de sus programas de trabajo de auditoria y para identificar gradualmente las actividades y caractersticas especficas de la enti-dad. El boletn 3030, "importancia relativa y riesgo de auditora" de esta comisin, define los tipos de riesgo y el efecto que tienen stos en la planeacin y desarrollo de una auditora de estados financieros. Aun cuando en esta etapa no se han probado los controles internos y por lo tanto, aunque cualquier decisin es preliminar, el auditor de-ber primeramente: - Comprender el ambiente de control establecido por la administracin para detectar errores potenciales. - Describir y verificar su comprensin de los procedimientos de control de la administracin. - Evaluar el diseo de los sistemas de control, para determinar s es probable que sean eficaces para prevenir o detectar y corregir los errores potenciales identificados. - Formarse un juicio sobre la confianza que podr depositarse en el control que ser probado. 12
Una vez que el auditor ha adquirido un conocimiento general de la estructura de control interno, estar capacitado para decidir el grado de confianza que depositar en los controles existentes, para la pre-vencin y deteccin de errores potenciales importantes o bien si di-rectamente los objetivos de auditoria se pueden alcanzar de manera ms eficiente y efectiva a travs de la aplicacin de pruebas sustanti-vas. La evaluacin final de los procedimientos de control seleccionados, se har despus de llevar a cabo las pruebas de cumplimiento de di-chos controles. El procesamiento electrnico de datos al evaluar la estructura del control interno Por la importancia que han adquirido los sistemas de PED en la in-formacin contable, as como el volumen de operaciones procesadas en ellos, la prdida de huellas visibles y concentracin de funciones contables que frecuentemente se dan en un ambiente de este tipo, el auditor debe conocer, evaluar y en su caso, probar el sistema de PED, como parte fundamental del estudio y evaluacin del control interno y documentar adecuadamente sus conclusiones sobre su efec-to en la informacin financiera y el grado de confianza que deposita-r en los controles. Pruebas de cumplimiento y evaluacin final La finalidad de las pruebas de cumplimiento es reunir evidencia sufi-ciente para concluir si los sistemas de control establecidos por la administracin, prevendrn o detectarn y corregirn errores potenciales que pudieran tener un efecto importante en los estados fi-nancieros. Esta conclusin permite confiar en el control como fuente de seguridad general de auditoria y disminuir el alcance de las prue-bas sustantivas. 13
Las pruebas de cumplimiento estn diseadas para respaldar la eva-luacin de la aparente contabilidad de procedimientos especficos de control. La evaluacin se har determinando si los procedimientos de control estn funcionando de manera efectiva, segn se disearon, durante todo el periodo. Estas pruebas pueden implicar el examen de documentacin de transacciones para buscar la presencia o ausencia de atributos especficos (controles detectivos). Al efectuar una prueba de cumplimiento en una muestra de transac-ciones seleccionadas, se puede determinar una tasa mxima estimada de desviaciones y as llegar a una conclusin sobre la eficacia de los procedimientos de control durante el periodo examinado. Adems de las pruebas que se describen, es necesario establecer, por indagacin y observacin e inspeccin de documentacin, la forma en que la administracin se ha asegurado de que el sistema de control contina operando efectivamente, a pesar de posibles cambios en el medio ambiente. Los procedimientos de auditoria podran variar si corno resultado de las pruebas de cumplimiento, se detectan debilidades o desviaciones a los procedimientos de control. Comunicacin de situaciones a informar En virtud de que las expectativas de los usuarios con respecto a la responsabilidad del auditor para informar por escrito sobre debilidades o desviaciones relacionadas con la estructura del control interno se han incrementado, ha sido necesario definir las situaciones a informar, as como la forma y contenido de dicho informe. Durante el curso de su trabajo, el auditor debe estar al tanto de los asuntos relacionados con el control interno, que puedan ser de inters para el cliente, los cuales se identifican como 14
"Situaciones a Informar". Estas situaciones son asuntos que llaman la atencin del auditor y que en su opinin deben comunicarse al cliente, ya que representan deficiencias importantes en el diseo u operacin de la estructura de control interno, que podran afectar negativamente la capacidad de la organizacin para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera uniforme con las afinaciones de la administracin en los estados financieros. Tales deficiencias pueden incluir diferentes aspectos del control interno. El objetivo del auditor en una auditoria, es formarse una opinin sobre los estados financieros de la entidad, por lo que no tiene la obligacin de investigar y encontrar situaciones a informar. Sin embargo, debe estar al tanto de ellas, a travs de la evaluacin de los elementos de la estructura del control interno, de la aplicacin de procedimientos de auditoria sobre saldos o transacciones o de alguna otra manera dentro del curso de la revisin. El juicio del auditor con respecto a las situaciones a informar, vara en cada trabajo y est influenciado por la naturaleza y extensin de los procedimientos de auditoria y otros factores, tales como el tamao de la entidad, su complejidad y la naturaleza y diversificacin de sus actividades. Esta comunicacin se debe hacer con personas de alto nivel de auto-ridad y responsabilidad, tales como el Consejo de Administracin, el dueo de la empresa o con quienes hayan contratado al auditor. Como parte de su trabajo, el auditor debe adems, proporcionar sugerencias que permitan mejorar la estructura de control interno existente. 15
El auditor tambin podr identificar asuntos que a su juicio no sean estrictamente situaciones a informar o bien sean poco importantes y tendr que decidir si comunica o no estos asuntos en beneficio de la administracin. Programas de auditoria Para validar la informacin que la empresa suministra con respecto a las inversiones, se fija el siguiente programa de auditoria desarrollando los puntos que describimos a continuacin: 1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluacin: Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias. Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones. 2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias. Procedimientos de auditoria ms importantes 1. Verificar la autorizacin y propiedad por medio de la tcnica de indagacin que las inversiones realizadas hayan sido debidamente autorizadas por el gerente financiero. 2. Obtener comprobacin por escrito de las entidades involucradas en las respectivas inversiones realizadas. 16
3. Realizar una revisin analtica de los Estados Financieros para confirmar que la totalidad de las inversiones estn contenidas en ellos. 4. Verificar si la base de evaluacin se aplica consistentemente, de acuerdo con la poltica aprobada por el consejo de direccin 5. A travs de la tcnica de reprocesamiento de transacciones verificar que estn registradas correctamente. 6. Ratificar la aseveracin bsica de evaluacin a travs de la tcnica que recompuso. 7. Evaluar el corte de documentos para determinar si las inversiones estn valuadas correctamente. 8. Comprobar que todos los movimientos en materia de inversiones estn reflejados en los Estados Financieros. 9. Verificar que los intereses, dividendos y dems a que hayan dado lugar las inversiones se registren de forma clara y en concordancia con los PCGA 10. Si alguna de las inversiones ha sido vendida, verificar que el precio de dicha transaccin haya sido autorizado por la Junta Directiva. CASO PRCTICO Inversiones y Valores Fecha o periodo que se revisa: __________________________ Objetivo del examen: 17
1. Verificar la existencia fsica de los ttulos o documentos que acrediten la propiedad de las inversiones 2. Verificar la correcta valuacin y su adecuada presentacin en los estados financieros, incluyendo la informacin relativa a cualquier gravamen que exista sobre dichas inversiones. 3. Verificar que se incluyan en los resultados del periodo que se examina los productos provenientes de las inversiones. Rubro: Inversiones y valores Procedimientos de auditoria, Hecho por, Revisado por, y Observaciones. 1. Obtener un anlisis de los valores propiedad de la entidad. Verificar contra libros 2. Efectuar un arqueo (evaluar conveniencia de hacerlo simultneamente al arqueo de caja). 3. Por los valores que no estn fsicamente en la entidad, proceder a su confirmacin. 4. Cerciorarse que los ttulos nominativos estn a nombre de la entidad o, en su caso, que estn endosados y que tengan adheridos los cupones no vencidos. 5. Cerciorarse que todos los ingresos provenientes de estas inversiones, as como la utilidad o prdida en venta de valores, se haya registrado correcta y oportunamente. 6. Comparar el valor de mercado, segn cotizaciones, con el valor en libros y determinar si es necesario crear una resera por bajas de valor. 7. Investigar si los valores estn pignorados o bien sujetos a algn gravamen. 18
8. En el caso de inversiones en UDIS, verificar el registro correcto y oportuno de sus precios de actualizacin y los intereses generados a favor. Hacer pruebas sobre la adecuada contabilizacin del cobro de las UDIS y sus intereses a la fecha de vencimiento del contrato correspondiente. 9. Otros procedimientos. CASO PRCTICO Inversin en acciones Un ttulo por 100 acciones comunes de la Compaa A esta en cartelera, en la cuenta del mayor aparecen 100 acciones comunes de la Compaa B. La Investigacin probo que originalmente se adquirieron 100 acciones de la compaa B a $90 por accin y se vendieron ms tarde a $88 por accin; con parte del producto de la nueva venta se compraron 100 acciones de la compaa A a $50 por accin. Nunca se hizo asiento alguno. El desfalco en efectivo import $ 3,800. Mientras se lleva a cabo la operacin de preparar una lista de los ttulos de acciones y su cotejo con las cuentas del mayor, el auditor podr obtener una indicacin de los mtodos de valuacin usados en los valores burstiles. El cliente podr llevar o no cuentas auxiliares y de control; si existen debe reconciliarse. Deben prepararse papeles de trabajo de manera que efectuarse un anlisis adecuado de las operaciones en detalle. Es aconsejable usar papeles de trabajo separados para las acciones, bonos, cedulas hipotecarias y otros valores, para cada una de las clases de valores. Es importante que el auditor realice un cuestionarios para el departamento auditada y asi poder realizar un diagnstico en cuanto al procedimiento que maneja la organizacin con 19
respecto a las inversiones que se realizan, a continuacin se muestran una serie de preguantas para realizar dicho anlisis: 1. Estn todos los documentos que amparan las inversiones bajo la responsabilidad y cuidado de un custodio? 2. Tiene autoridad el custodio para efectuar transacciones con los valores burstiles y otras inversiones? 3. Tiene fianza el custodio? 4. Se conservan en una caja fuerte de seguridad todos los documentos que amparan las inversiones? 5. Es preciso que est presente ms de una persona para abrir la caja de seguridad? 6. Se inspeccionan, o ratifican, peridicamente los valores burstiles y otros documentos que amparan inversiones y se reconcilian con los libros de contabilidad? 7. Tiene acceso el custodio de los valores burstiles a los mayores o libros de primera entrada? 8. Hay valores registrados a nombres del cliente? 9. Si los valores burstiles registrados estn a nombre del cliente, estn debidamente endosados en blanco, o a la orden de un custodio, o de un apoderado nominativo, o tiene adjunto un poder notarial? 10. Lleva el departamento de contabilidad un registro detallado de todos los valores burstiles, incluyendo los nmeros de los ttulos y de los bonos? 11. Contabiliza adecuadamente e departamento de contabilidad todos los ingresos procedentes de los valores burstiles? 20
12. Tienen los bonos de cupones todos sus cupones correspondientes para el cobro de intereses subsecuentes? 13. Estn todas las compras y ventas de valores burstiles y otras inversiones debidamente autorizadas por el consejo de directores?
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CONCLUSINES En la actualidad la existencia de algunos tipos de inversin, como la inversin en acciones, se muestra como una forma rpida y sencilla, pero algo riesgosa, de obtener una buena fuente de ingresos; no obstante antes de realizar o intervenir en este tipo de inversin es bueno poseer una nocin mnima. El mercado de las acciones es un mercado altamente voltil, en el cual las acciones se pueden valorizar un 100 por ciento en un da y desvalorizarse al otro, significando esto algo de riesgo para los nuevos inversionistas; por ello antes de realizar alguna inversin es muy recomendable tener muy en cuenta recomendaciones. Adicionalmente es de suma importancia para las empresas llevar un registro oportuno de las compra y venta las inversiones que realiza ya sean inversiones en acciones, inversiones en bonos, inversiones en hipotecas, entre otros. La organizacin debe tener un control detallado del N de acciones, bonos, hipotecas nombre del emisor de la inversin, Costo de la compra de acciones, precios de las ventas, Ganancia o prdida por cada una de la inversin realizada; estos controles deben llenarse con estricto rigor ya que el capital para estas inversiones son muy significativas a nivel monetaria y debe justificarse ante los accionistas de la organizacin el destino y la utilidad o perdida de cada una de las inversiones realizadas.
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REFERENCIAS
OLMES, Arthur, Principios y procedimientos de la Auditoria, Tomo I, Editorial Limusa, S.A, 2001, pag. 251 hasta 471 http://www.monografias.com/trabajos12/cntbtres/cntbtres.shtml http://www.asfi.es/auditoria-de-inversiones-financieras http://www.finanzasytributos.com/main/mdoc_1274_procedimientos-auditoria-inversin- financiera.htm http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/19/audinversiones.htm http://www.buenastareas.com/materias/objetivos-del-auditor-en-el-examen-de-las-inversiones/