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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DE LA
COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
Presentado por:
Oscar Gómez Latorre
Azucena Ascensio Núñez
Gabriel Villamizar Villamizar
Julio Yordano Gélvez
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DE LA
COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
CONTENIDO
Páginas
I. INTRODUCCIÓN 3
V. MARCO JURÍDICO 7
VI. ATRIBUCIONES 10
IX. ORGANOGRAMA 14
X. FUNCIONES Y DESCRIPCIONES 15
I. INTRODUCCIÓN
Por ser un documento de consulta frecuente, el Manual deberá ser actualizado cada
año, si fuera necesario, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional
al interior de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las áreas que la
integran deberá aportar la información necesaria para el cumplimiento de este
propósito.
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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
V. MARCO JURÍDICO
LEYES:
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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
Este Decreto 2149 de 1992 fue derogado por la ley 119 del 9 de
febrero de 1994, que es la vigente; esta ley reestructuró la entidad
manteniendo igualmente su denominación y su naturaleza jurídica
como establecimiento público del orden nacional con personería
jurídica, patrimonio propio e independiente y autonomía
administrativa, adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social,
hoy de la Protección Social.
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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
MANUALES:
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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
VI. ATRIBUCIONES
SECCIÓN QUINTA
DE LA COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO.
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MISIÓN
VISIÓN
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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
IX. ORGANOGRAMA
Estructura Orgánica
Coordinación de Correspondencia y Archivo
Coordinador de
Correspondencia y
Archivo
Comie de
Archivo
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OBJETIVO
MISIÓN
VISIÓN
Con: Para:
Archivos de Gestión del Servicio Atender aspectos relacionados con la
Nacional de Aprendizaje SENA, correspondencia recibida o enviada.
Regional Norte de Santander
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
Contactos Externos:
Con: Para:
- Entidades Publicas Nacionales - Atender aspectos relacionados
Entidades Publicas Departamentales con la correspondencia recibida o
- Entidades Publicas Municipales Enviada.
- Entidades Privadas.
- Organizaciones Civiles
- Público en General
JJ) Descripción del Puesto
Descripción Genérica:
Ejercer las facultades conferidas al Coordinador y el desarrollo de atribuciones para
llevar el registro, seguimiento y control de la documentación recibida y tramitada e
informar al Coordinador del Grupo Administrativo Mixto y Financiero.
Descripción Específica:
Permanentes:
-
Eventuales:
- En coordinación con el Comité de Archivo del Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander revisar mejoras o
modificaciones a los Manuales de Organización y Procedimientos de la
Coordinación.
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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
Escolaridad: Tecnología
Conocimientos: Administrativos
Experiencia: 5 años
Características para Actitud de servicio; habilidad para dirigir y organizar
trabajo en equipo; capacidad de análisis y para la
ocupar el puesto:
toma de decisiones.
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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
Con: Para:
Archivos de Gestión del Servicio Atender aspectos relacionados con la
Nacional de Aprendizaje SENA, recepción y Despacho de
Regional Norte de Santander correspondencia
zContactos Externos:
Con: Para:
- Entidades Publicas Nacionales - Atender aspectos relacionados
- Entidades Publicas Departamentales Enviada.
- Entidades Publicas Municipales
Federal
- Entidades Privadas.
- Organizaciones Civiles
- Público en General
Descripción Genérica:
Llevar a cabo y mantener actualizado el registro de los documentos y oficios
recibidos.
Descripción Específica:
Permanentes:
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Eventuales:
- Realizar la búsqueda de Resoluciones, Convenios, Acuerdos en el Depósito
de Archivo.
JJJ) Especificación del Puesto
P en Archivo
Escolaridad: Administrativos
Conocimientos: 2 años
Experiencia: Actitud de servicio; valores institucionales; organización
Características para del trabajo y capacidad para sintetizar la información.
ocupar el puesto:
C
A
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Nivel en el Organigrama
Grupo Ejecutivo
Grupo Profesional
Auxiliar Administrativo
X Grupo Operativo
HABILIDADES CONOCIMIENTOS
PROCESO FUNCIONES DEL EMPLEADO PERSONALES ESPECÍFICOS
REQUERIDAS NECESARIOS
1. Recoger información del
casillero y relacionarla en planilla
de control de mensajería interna
para firma del usuario a la
entrega
de la información.
2. Entregar la documentación en
las diferentes dependencias y
recoger firma de control de
entrega.
3. Realizar reportes y controles
de
la información que se distribuye
4. Controlar la documentación
que
llega a porterías para radicación
respectiva en el CAD.
5. Distribuir y controlar la prensa
que llega a la institución
Resultados esperados
MAPAS CONCEPTUALES
SI
SI
FIN
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RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
INICIO
SI
La Unidad de Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar
la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite,
dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad,
se procederá a la radicación del mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el
nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser
remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para
determinar su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro y
radicación los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella
información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.
La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades
de conservación destinadas para cada dependencia.
FIN
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
INICIO
¿El documento
es competencia NO La Dependencia receptora, devuelve el documento al
de la remitente o lo direcciona a la dependencia competente.
dependencia?
SI
La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos
que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el estado
de conservación documental. Si el documento está incompleto se determina si
se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.
FIN
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.
INICIO
SI
SI
FIN
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
INICIO
¿Conoce el
procedimiento NO Consultar, manual de procedimientos de cada dependencia
para la según el caso.
distribución de
documentos
SI
FIN
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo
INICIO
Si
El documento No
cumple Devuelve a la dependencia para complementar
requisitos? requisitos
Si
No
La Unidad de Correspondencia da por concluido el trámite de entrega.
FIN
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Anuario Estadístico
Documento que reúne información estadística, que tiene como objetivo ofrecer un
reflejo cuantitativo de la realidad económica, social y demográfica de un país,
entidad federativa o municipio.
Ayuntamiento
Función
Manual de Organización
Misión
Norma
Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular las acciones o
procedimientos que se deben seguir para la realización de las tareas asignadas en
una organización.
Objetivo
Organigrama
Representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa o entidad
pública, en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de las
áreas que la integran.
Secretaría
Unidad administrativa
Visión
Se define como una imagen acerca de lo que espera alcanzar en el futuro una
organización o unidad administrativa.