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Pautas para Elaboracin y Evaluacin de Expediente Tcnico Definitivo aplicado a Proyectos de Contingencia DU-016-

2012 AC- 55


OBJETIVO

El objetivo del Instructivo es establecer el procedimiento para la elaboracin y evaluacin de los expedientes tcnicos de proyectos de
infraestructura y servicios en la modalidad de proyectos de contingencia excepcional y articulada.

Parte 1. Para la elaboracin del expediente definitivo

Se tomarn en cuenta los siguientes criterios:

a) Estructura de financiamiento del proyecto

El costo total del proyecto definitivo est conformado por el aporte total solicitado al Programa y el cofinanciamiento asumido por el
organismo proponente u organismos cofinanciantes.

a.1.- El aporte total solicitado al Programa en el expediente tcnico definitivo no debe ser mayor al aporte total aprobado para el
perfil del proyecto.

El aporte solicitado para la mano de obra no calificada debe ser mayor o igual al 60% del aporte total solicitado al Programa en el
expediente tcnico definitivo.


a.2.- El organismo proponente cuando sea una Organizacin Social como Comunidad Campesina, Comunidad Nativa, Asentamiento
Humano, Comit de Autodefensa, Organizacin de Usuarios y los Sindicatos institucin privada deber demostrar su capacidad de
cofinanciamiento mediante una declaracin jurada y acta de asamblea de pobladores estableciendo como monto mximo
S/.20,000.00 (veinte mil con 00/100 nuevos soles) pudiendo ser dicho monto en efectivo o en materiales cuantificado. De
existir montos superiores al antes mencionado, se deber contar con un segundo aliado estratgico (Otras Instituciones Privadas o
pblicas), el cual mediante el documento correspondiente cofinanciara el proyecto.

No sern considerados como organismos cofinanciantes las organizaciones sociales, comunidades campesinas,
comunidades nativas, asentamientos humanos, comit de autodefensa, organizaciones de usuarios y los sindicatos.


Los Organismos Pblicos que sean organismos proponentes o Cofinanciantes debern sustentar el cofinanciamiento,
mediante acuerdo de consejo municipal o regional segn sea el caso, en la etapa del proyecto definitivo siendo este requisito
para la viabilidad del proyecto.


Parte 2. Para la evaluacin del expediente definitivo

a) Asignacin de expedientes tcnicos

El Responsable de Proyectos - Evaluacin (RPE)
1
asignar, en caso corresponda, los sub proyectos componentes del proyecto de
contingencia integral al profesional encargado de la evaluacin, en adelante el Evaluador,

b) Aspectos a evaluar

La evaluacin consistir en la verificacin de la pertinencia, sostenibilidad del proyecto y la coherencia entre el expediente tcnico, las
condiciones locales en campo y los documentos tcnicos legales que lo componen, tomando en cuenta tres aspectos:

Aspectos tcnicos y financieros
Aspectos ambientales
Aspectos documentario legal

Para la evaluacin del expediente tcnico, el Evaluador deber contar con la siguiente informacin:

Lineamientos para la intervencin con proyectos de contingencia.
Fichas Tcnicas del perfil del Proyecto, Anexos N 01 y 02.
Pautas para la elaboracin y evaluacin del expediente tcnico definitivo aplicado a pproyectos de contingencia excepcional y
articulada.
Expediente Tcnico Definitivo del proyecto.
Base de anlisis de partidas del Programa, la cual contendr: catlogo de partidas, anlisis de precios unitarios,
Base de precios de insumos por centro de abastecimiento.
Los formatos de evaluacin del expediente tcnico:
Anexo N 08 : Cartilla para la evaluacin del expediente tcnico del proyecto.

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Entindase como Responsables de Proyectos de Evaluacin a los denominados para esta funcin en el caso de las oficinas tipo 1 y 2. Para oficinas tipo 3, ser el Responsable de proyectos (RP); y para oficina tipo 4,
ser el Jefe de Oficina (JO).


Anexo N 09: Comunicacin de observaciones al Organismo Proponente.

c) Seguimiento al proceso de evaluacin

Durante el proceso de evaluacin, el RPE, monitorear al Evaluador, en caso corresponda; a travs de visitas de campo y gabinete,
verificando el proceso de entrega de observaciones al Organismo Proponente en los plazos indicados, y revisando los avances en la
elaboracin del expediente tcnico.

2.1 Evaluacin tcnico - financiero
La evaluacin de los aspectos tcnicos financieros se realiza a travs de las evaluaciones de campo y gabinete, las cuales se inician
una vez que han sido asignados los proyectos al Evaluador, y sern llevadas a cabo simultneamente.

Se verificar que los expedientes tcnicos se hayan elaborado tomando en cuenta los formatos e informacin que se establecen en los
Lineamientos para la intervencin con proyectos de contingencia y las presentes Pautas para elaboracin y evaluacin de expediente
tcnico definitivo aplicado a Proyectos de Contingencia Excepcional y Articulada.

Se verificar que el proyecto cumpla con lo dispuesto en el Reglamento Nacional de Edificaciones y otras Normas Tcnicas vigentes,
necesarias para la correcta elaboracin del proyecto y su posterior ejecucin. Ser responsabilidad del Evaluador el requerir la
informacin complementaria que estime necesaria para el cumplimiento de lo indicado en este punto

2.1.1 Evaluacin de aspectos tcnicos

La evaluacin consistir en verificar la consistencia de los documentos tcnicos, y cumplimiento de requisitos tcnicos.

a) Ubicacin del proyecto

Verificar que la localizacin fsica del proyecto en el terreno y el tipo de proyecto correspondan al sealado en el perfil del proyecto
(planos de ubicacin, direccin y fotos);y adems, que las condiciones para su ejecucin sean las adecuadas.

b) Planos

Verificar que los planos sean los necesarios para la ejecucin del proyecto, que contengan informacin necesaria y suficiente, y las
caractersticas principales para llevar a cabo una correcta ejecucin del proyecto.


Verificar que los planos tengan los acotamientos suficientes, escalas y datos tcnicos necesarios para su fcil lectura e interpretacin.
La correcta informacin sealada en los planos ser la que se utilizar para el sustento de los metrados. Los planos no debern
presentar borrones ni enmendaduras, y debern estar firmados por el Proyectista.

Constatar que las dimensiones de los permetros y detalles sealados en los planos, sean concordantes in situ para el desarrollo del
proyecto.

c) Situacin actual y la necesidad del proyecto

Constatar que la informacin sealada por el Organismo Proponente en el perfil del proyecto, referente a la situacin actual de la
poblacin o de la zona donde se ejecutar el proyecto (problemtica existente de la poblacin), sea concordante con la realidad, para lo
cual, se deber verificar su concordancia con las caractersticas tcnicas del proyecto. Una vez observada la situacin actual, se debe
verificar la necesidad de ejecutar el Proyecto, mediante un enfoque tcnico.

d) Metrados

Verificar que existan metrados detallados y sustentados para cada partida del proyecto y guarden correspondencia con las dimensiones
sealadas en los planos del proyecto y stas sean plenamente cuantificables, reproducibles y verificables.

e) Partidas y actividades

Verificar que las partidas y actividades consideradas en el expediente tcnico sean suficientes y necesarias para el desarrollo del
proyecto, tomando en cuenta las condiciones fsicas del lugar donde se ejecutar la obra. Adems, se deber identificar, de ser el caso,
la existencia de actividades externas que surjan como consecuencia de los trabajos propios de la ejecucin del proyecto, sealando las
Instituciones con las cuales se deber coordinar o solicitar las autorizaciones respectivas y los procedimientos a seguir para cada caso.

f) Presupuesto y las especificaciones tcnicas

Verificar la compatibilidad entre el presupuesto, los cronogramas, las especificaciones tcnicas, los planos y los metrados con respecto
a las partidas o actividades necesarias para la ejecucin del proyecto. Verificar que cada partida o actividad se encuentre sustentada
con su respectivo anlisis de costos unitarios y que el costo de la mano de obra no calificada (Participante) del expediente sea igual al
establecido por el Programa; de igual manera que para los casos de la mano de obra calificada, el Jefe de Cuadrilla y del Asistente de
Cuadrilla.

Verificar que el presupuesto del expediente tcnico presentado por el Organismo Proponente haya sido elaborado segn la Base de
Anlisis de Partidas del Programa, usando las partidas estrictamente necesarias y correctamente asignadas a la actividad a

presupuestar. Asimismo, se debe verificar que los precios unitarios de las partidas del presupuesto no excedan los precios vigentes del
mercado.

Si hubiera partidas nuevas, estrictamente necesarias para el cumplimiento del presupuesto, las cuales no estn incluidas en
la Base de Anlisis de Partidas del Programa, debern ser evaluado por la Oficina Zonal y remitidas a la Unidad de Asistencia
Tcnica y Evaluacin de Proyectos para su revisin, aprobacin e incorporacin a la Base de Anlisis de Partidas del
Programa

Verificar la existencia de la Relacin de insumos del costo directo de proyecto. Dicha relacin deber incluir todos los insumos
necesarios para la ejecucin del proyecto (mano de obra calificada, mano de obra no calificada, materiales, equipos, maquinarias y
herramientas).

Asimismo, el Evaluador deber verificar que las herramientas sean las necesarias para la correcta ejecucin de la obra.

Verificar que las especificaciones tcnicas de cada partida se encuentren en el mismo orden, y con la misma numeracin indicada en el
presupuesto, y que incluyan la descripcin de los trabajos, mtodo de construccin, calidad de materiales, sistemas de control de
calidad, mtodo de medicin, etc.

Se verificar que las medidas y acciones de seguridad para la ejecucin del proyecto, consideren acciones que minimicen o anulen el
riesgo de accidentes o dao de las personas que intervienen en la ejecucin del proyecto (Participantes, personal tcnico, etc.), as
como, de los moradores del lugar.

Verificar que los rubros y costos base del servicio por mes considerados dentro de los Costos Indirectos del proyecto, correspondan a
los indicados en el Anexo N 06A del presente instructivo. Asimismo, verificar que los costos totales del servicio para cada rubro se
hayan calculado segn las frmulas que se indican en el Anexo N 06 del presente instructivo.

Verificar la inclusin del Detalle de medidas de seguridad para el proyecto. Los implementos de seguridad requeridos debern estar
de acuerdo con el tipo de actividad que se desarrollar en el proyecto y en concordancia con la cantidad de participantes.

g) Cronogramas

Revisar la secuencia de ejecucin de las actividades (partidas) programadas y su correcta distribucin. Adems, verificar que el plazo
de ejecucin sea concordante con las cuadrillas asignadas y los rendimientos de cada partida.

Verificar que el Organismo Proponente considere un plazo de ejecucin no menor de 21 das hbiles.

Analizar y evaluar los diversos factores (Ejemplo: pocas de avenida, temporadas de lluvias, entre otros), que podran afectar o
condicionar el inicio o desarrollo normal de la ejecucin de la obra y, consecuentemente, ocasionar retrasos, paralizaciones y/o
resolucin del convenio. Por tanto, de comprobarse o verificarse, durante la etapa de evaluacin del Expediente Tcnico, la
imposibilidad de ejecutar la obra en los plazos indicados en el cronograma de ejecucin del proyecto, estos sern declarados NO
VIABLES.

2.1.2 Evaluacin de aspectos financieros

Verificar que el aporte solicitado al Programa, segn el expediente tcnico (estudio definitivo) no exceda el aporte solicitado al Programa
en el perfil del proyecto.

Verificar que los factores de distancia, acceso y complejidad estn referidos a los tiempos de traslado desde la oficina zonal hasta el
proyecto; y que se haya aplicado adecuadamente en las frmulas de clculo de los costos de los servicios del evaluador, responsable
tcnico, coordinador tcnico y promotor.

Verificar que se hayan aplicado los costos base, establecidos en el Anexo N 06A del presente instructivo, para la determinacin de los
honorarios de los profesionales y otros costos indirectos.

2.2 Evaluacin de aspectos ambientales
Verificar que el proyecto no afecte los recursos naturales (flora, fauna, paisaje ambiental y diversidad biolgica), la estabilidad de suelos,
o que no cause erosiones, entre otros aspectos.
Verificar que el proyecto no implique riesgos de inundaciones, contaminacin y otros efectos nocivos para la calidad del ambiente en la
localidad.
Verificar que el proyecto no represente peligro de contaminacin en las fuentes de agua de la localidad.
Verificar que el proyecto contemple las medidas para el uso adecuado del agua, as como, para la correcta eliminacin de material
excedente, hacia lugares adecuados y destinados a dicho fin, durante la ejecucin de la obra.
Verificar que el proyecto contemple las medidas para atenuar la emisin de ruidos molestos y polvo, producidos durante la ejecucin del
proyecto.
Otros aspectos ambientales que pudieran afectar la calidad del medio ambiente.

2.3 Evaluacin del aspecto documentario legal

La evaluacin del aspecto documentario legal consiste en verificar que los documentos legales solicitados en el Anexo N 08 del
presente instructivo, hayan sido presentados en su totalidad y que su contenido sea preciso en cuanto a la informacin y los datos del
proyecto presentado, incluyendo la acreditacin de la aprobacin de la ejecucin del proyecto de acuerdo a la normatividad vigente del
Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP), de ser el caso.

As mismo, se verificar que todos los documentos que conforman el expediente tcnico del proyecto se encuentren debidamente
foliados y firmados por el representante legal del Organismo Proponente y el proyectista, y que dichas firmas no estn escaneadas ni
digitalizadas.

2.4 Comunicacin de observaciones al Organismo Proponente

El Anexo N 09: Comunicacin de observaciones al Organismo Proponente ser entregado por el Evaluador al Representante Legal
del Organismo Proponente, tantas veces como sea necesario.

En este formato se detallarn las observaciones encontradas en los avances de la formulacin del Expediente Tcnico del proyecto y
las encontradas durante la visita de campo. Estas pueden ser referentes a aspectos tcnicos, financieros, ambientales o documentarios
legales. Adems, el Evaluador anotar su pronunciamiento respecto de la procedencia del proyecto, y las razones que lo justifican.

Este formato ser generado en dos originales, uno de ellos se entregar al representante legal del Organismo Proponente, y el otro
formar parte de la documentacin que entregar el Evaluador al culminar la evaluacin del Expediente Tcnico.

El Evaluador indicar puntualmente todas las observaciones encontradas al Expediente Tcnico del proyecto.
En el caso que el Evaluador determine la No Procedencia del proyecto, ste sealar las razones y/o observaciones por las cuales el
proyecto no podr continuar con la etapa de evaluacin del Expediente Tcnico.
Por otra parte, si el proyecto no presenta observaciones, este formato ser firmado, pero se anotar en la parte de observaciones la
frase no presenta observaciones.

El Evaluador deber consignar en el Anexo N 09 la fecha lmite
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, para que el Organismo Proponente entregue el levantamiento de
observaciones, slo en el caso que el Evaluador considere que stas son subsanables.

El Anexo N 09 deber ser firmado y sellado por el Evaluador, y por el representante legal del Organismo Proponente, y servir como
constancia de visita del Evaluador a la zona y de la notificacin de observaciones al Organismo Proponente.

2
Conforme a los plazos establecidos por el Programa Construyendo Per, en los cronogramas para cada proyecto.


2.5 Pronunciamiento del evaluador

El Evaluador deber hacer uso del Anexo N 08: Cartilla para la evaluacin del expediente tcnico del proyecto, para pronunciarse
respecto de la evaluacin del proyecto de acuerdo a lo siguiente:

a. El Proyecto ES CONFORME al cumplir con los parmetros establecidos por el Programa en los aspectos tcnicos, financieros,
documentarios y ambientales, cuando el total de respuestas es: S.

b. El Proyecto NO ES CONFORME al no cumplir con los parmetros establecidos por el Programa en los por aspectos tcnicos o
financieros o documentarios y/o ambientales, cuando la respuesta a alguno de los tems es No.

El formato deber ser firmado y sellado por el Evaluador.

En el Anexo N 08: Cartilla para la evaluacin del expediente tcnico del proyecto, se incluir 04 fotografas como mnimo en las cuales
se pueda apreciar las caractersticas de la zona donde se ejecutar el proyecto. Cada una de ellas debe tener una breve descripcin.
Estas fotografas servirn como constancia de visita del Evaluador a la zona, de manera que en cada foto deber aparecer el
Evaluador.

2.6 Resultados de la evaluacin
La Oficina Zonal realizar los reportes de los resultados de la evaluacin de expedientes tcnicos, utilizando el Anexo N 10, el cual
deber ser suscrito y sellado por el Jefe de la Oficina Zonal y por el Responsable de Proyectos-Evaluacin. Dicho reporte en formato
PDF se remitir a la Oficina Nacional (UATEP), va e-mail y en forma fsica al siguiente da de finalizada la fase de evaluacin de
viabilidad.

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