1

PDCA Cycle - Deming Cycle Peran Kepemimpinan dalam Kualitas

~ Pemimpin harus menunjukkan
Siklus PDCA merupakan siklus langkah-langkah sederhana dan mendasar dalam proses dukungan yang bisa dilihat/dirasakan
peningkatan kualitas berkesinambungan (continuous quality improvement). ~ Pemimpin harus terus menanyakan
perkembangan pelaksanaan
peningkatan kualitas
~ Pemimpin harus menyediakan
PLAN DO sumber daya (dana, manusia, waktu)
termasuk menyediakan penghargaan
Merencanakan proses peningkatan dengan diawali
(recognition)
Melaksanakan peningkatan, mengumpulkan data
pada pengumpulan data pelaksanaan dan menganalisanya TOP DOWN

Pada langkah awal ini, rencana didiskusikan dalam kriteria 1,Apakah peningkatan yang dilakukan sesuai dengan
kelayakan, efektivitas, dan sebagainya. rencana?
1. Apakah rencana telah mencantumkan peningkatan yang 2. Siapa yang memonitor rencananya?
akan dilakukan dan siapa yang akan melakukannya? 3. Apakah telah menggunakan display data secara grafis
2. Apakah rencana mencakup kapan, dimana, dan untuk memudahkan pembacaan?
bagaimana langkah-langkahnya?
3. Bagaimana perubahan akan dikelola?
4. Apakah rencana juga berisis apa, bagaimana, kapan,
dimana, dan siapa dari pengambilan data selanjutnya?
SI
KL

BOTTOM UP
US

Dengan dukungan yang jelas dan dirasakan maka perlahan-lahan konsep-

ACTION
Mempertahankan hasil yang telah diraih dan
kembali meningkatkan proses
Fokus utama langkah ini adalah pada monitor dan umpan
balik untuk mempertahankan apa yang telah dicapai dan
juga melanjutkan secara berkesinambungan peningkatan
dari yang telah dicapai.
1. Bagian mana dari proses yang perlu distandarisasi?
2. Bagaimana flowchart perlu diganti?
3. Bagian mana dari proses yang perlu ada perubahan
peraturan dan prosedur?
4. Siapa yang peru mendapatkan pelatihan?
5. Siapa yang perlu sadar tentang adanya perubahan?
6. Berdasarkan pengetahuan yang diperoleh, apakah
pemilik dari proses juga perlu diubah?
7. Lakukan kembali proses PDCA selama masih layak
secara ekonomis
konsep kualitas akan tumbuh mendarah daging pada setiap level organisasi
CHECK
Memeriksa dan mempelajari hasilnya Bersiaplah pada resistensi dari para
Pada langkah ini titik berat adalah pada evaluasi middle-managers yang
Jangan terjebak untuk merencanakan perubahan,
~ Melarang Penggunaan Metode Kualitas
fokuskan pada evaluasi yang telah berlangusng, lakukan ~ Tidak bersedia ikut dalam aktivitas
perencanaan pada fase plan kegiatan peningkatan kualitas
1. Apakah proses meningkat seperti yang diharapkan?
2. Apakah juga meningkat dari perspektif pelanggan?
3. Apakah meningkat pula dari sisi pandang yang
melaksanakan proses?
4. Aspek apa dari usaha tim yang berlangsung dengan
baik?
5. Bagaimana caranya kolaborasi dapat ditingkatkan?
6. Apakah ada penghematan/peningkatan yang mudah
untuk diukur?

May 2002 - akhmad@ie.ui.ac.id

 2

5 Alasan Pemecahan Masalah Pemecahan Masalah Berdasarkan Data

Dalam Konsep Kualitas, kita harus bergerak berdasarkan data. Dengan data yang akurat
Kenapa kita ingin memecahkan masalah? Bagaimana jika tidak ada masalah? maka pemecahan masalah dapat diformulasikan dengan tepat sasaran dan tepat guna
(Efektif dan Efisien). Langkah - Langkahnya adalah
Filosofi dasarnya adalah tidak ada masalah merupakan permasalahan, artinya selalu ada hal yang bisa
ditingkatkan atau diselesaikan. Daftar dibawah ini adalah contoh segi-segi pekerjaan yang bisa 1. Pilihlah Topik/Permasalahan
menimbulkan masalah 2. Definisikan Topik dan menetapkan Sasaran/Target
Bidang Manufaktur Bidang Jasa 3. Susun Rencana Aktivitas
Mempertahankan dan Meningkatkan Menjalankan Tugas dg Minimal 4. Usulkan dan Evaluasi Aktivitas Perbaikan
Kualitas 5. Implementasikan Aktivitas Perbaikan
Kualitas Kesalahan
Biaya Mengurangi Biaya Pembelian Baran Mengurangi Pengeluaran Kantor 6. Konfirmasikan Hasil
Mencapai target produksi & tepat Melaksanakan tugas sesuai 7. Standarisasi dan Menetapkan Pola Kontrol
Pengiriman
waktu pengiriman waktunya
Menghilangkan kecelakaan dan Langkah-langkah ini sebaiknya ditunjang oleh 7 Alat Kualitas untuk mencari, mengolah,
Keselamatan Mencapai 0 kecelakaan
menjamin kesehatan kerja
dan mempresentasikan data menjadi informasi.
Meningkatkan kualitas lingkungan
Dapat bekerja secara efketif
Budaya/Nilai kerja dengan lingkungan yang
dalam kelompok
menyenangkan
10 Aturan Pendekatan Pemecahan Masalah
Aturan 1 : Menyatakan tidak ada masalah harus dianggap mustahil, masalah pasti
10 Cara Mengidentifikasikan Masalah ada dan harus diselesaikan
Problem Well Defined is 90% Solved - unanimous Aturan 2 : Pastikan mendapatkan data dari semua sisi pandang. Turun langsung
ke lapangan dan mengamati secara cermat dan akurat apa yang terjadi
1 Apakah ada masalah yang telah mendesak?
Aturan 3 : Masalah tidak dapat diselesaikan tanpa data akurat. Gunakan alat-alat
2 Apakah Pekerjaan Tertentu Terlalu Melelahkan atau Sulit? kualitas untuk memahami permasalahan
3 Apakah ada waste-sisa, kerusakan atau ketidakseragaman? Aturan 4 : Keterampilan sangat penting. Jangan ragu untuk belajar berlatih dan
memperbaiki diri
4 Apakah ada pekerjaan/barang yang sering/harus dikerjakan ulang?
Aturan 5 : Lakukan metodologi pemecahan masalah satu-per-satu, jangan
5 Apakah ada keluhan dari bagian lain?
melompat-lompat
6 Apakah ada hal yg tidak menyenangkan bagi pelanggan internal maupun eksternal?
Aturan 6 : Jangan langsung terjun ke aktivitas perbaikan, hati-hati, cari akar
7 Apakah pekerjaan telah dilakukan dengan tepat dan cepat? permasalahan terlebih dahulu baru menyusun aktivitas perbaikan
8 Apa target atau sasaran dari bagian atau tim kerja? Aturan 7 : Mesin tidak bisa menghasilkan ide. Hargai ide-ide dan sisi pandang
9 Apakah ada hal yang ingin anda capai atau tingkatkan? Aturan 8 : Jika ada tidak melaksanakan metodologi secara logis anda bisa berhenti
kebingungan dijalan. Sambil berjalan gunakan kreativitas
Apakah anda dapat mendapatkan hasil lebih dengan tetap/mengurangi jumlah jam
10
kerja? Aturan 9 : Jangan hanya mengandalkan bawahan anda atau orang lain, anda juga
harus turun tangan
10 Pertanyaan diatas dapat dipakai untuk mengidentifikasikan masalah yang kemudian menjadi teman/
topik untuk diselesaikan. Aturan 10 : Jangan Menyerah. Motivasi sendiri diri anda dan berjuang hingga titik
terakhir

May 2002 - akhmad@ie.ui.ac.id

3

Hubungan Langkah Pemecahan Masalah dg 7 Alat Kualitas Langkah Pemecahan Masalah berdasarkan Aktivitas

Pilih Topik/Permasalahan

Fokuskan Lihat Data Historis Trend & Keanehan Deskripsikan

No Deskripsi Langkah Aktivitas Yang Dilakukan
~ Identifikasi Masalah atau Topik
~ Evaluasi dan Memfokuskan Permasalahan/Topik
~ Mendefinisikan kebutuhan untuk membahan
1 Pilihlah Topik/Permasalahan masalah/topik
~ Masalah/Topik harus berorientasi kepada aktivitas
Pareto Peta Kontrol Diagram Garis Histogram (Predikat), contoh menjadi utama dalam
pelayanan, menciptakan produk baru

Definisikan Topik
Definisi Topik & Target Susun Rencana Aktivitas ~ Pastikan bahwa topik dikategorikan sebagai masalah
~ Identifikasikan indikator pada tingkat berapa topik
berada saat ini
Target ~ Pahami struktur permasalahan dan analisalah
Definisikan Topik dan
2 Tentukan Sasaran/Target
Menetapkan Sasaran/Target ~ Ambil keputusan bagaimana sebaiknya situasi
harapan dan apa yang kita inginkan
Diagram Garis Bar Chart (Gantt Chart) ~ Identifikasikan indikator sasaran yang diinginkan
~ Tentukan pola kontrol, nilai sasaran dan batas akhir
waktu pelaksanaan

Analisa Faktor-faktor ~ Pertimbangkan pendekatan yang akan dilakukan

Cari Hubungan Sebab
Ambil Data-data
Akibat dari Faktor-faktor
Pengambil Data : Akhmad Hidayatno
Bagian/Seksi : Quality Control
3 Susun Rencana Aktivitas ~ Tentukan apa yang akan diimplementasikan
~ Tentukan Jadwal, Pembagian Tugas, dsb
Alat yang Digunakan : ---
Tanggal Data : 2 Jan-7 Jan

Pikirkan Menyusun Proposal

Cara Perhitungan : Pengamatan Visual
Tanggal/Hari 2/1 3/1 4/1 5/1 6/1 7/1
Kerusakan Senin Selasa Rabu Kamis Jum'at Sabtu Total
Baut Lepas
Kotoran pada Sensor Kecepatan
||||
||||
|||| |||| |||| ||||
|||
|||
||
||||
||||
31
~ Pahami inti permasalahan/topik
EFEK
14
Goresan pada Eksterior
Rusak Las ||||
|| ||| |||
||||
|||| 12
9
~ Belajarlah dari pengalaman atau peristiwa yg mirip
Rusak Pencetakan
Kehilangan Suku Cadang || || |||
|||
|
3
8 ~ Kembali kepada filosofi dasarnya
Usulkan dan Evaluasi
Kotor Eksterior |||| |
~ Usulkan Aktivitas Perbaikan
6
Total

4
15 18 19 17 14 83
Jumlah Diinspeksi 1027 Prosentase Kerusakan 8.08%

Diagram Sebab Akibat Lembar Periksa Aktivitas Perbaikan Pre-Evaluasi Usulkan Aktivitas Perbaikan
~ Simulasikan
Coba digolongkan Periksa Lihat Perkembangan
~ Lakukan Uji Coba dan Eksperimen
(Stratifikasi) Keterhubungannya berdasarkan waktu ~ Cobalah bayangkan masalah yg bisa timbul
~ Pilihlah aktivitas perbaikan yang paling mungkin
belum efektif

~ Pertimbangkan alternatif metode implementasi

~ Implementasikan proposal yang paling mungkin
Implementasikan
5 dilaksanakan
Aktivitas Perbaikan ~ Fokuskan evaluasi dan lakukan eksperimen
~ Evaluasi Usulan Aktivitas Perbaikan
Histogram Diagram Pencar Peta Kontrol
~ Konfirmasikan hasil Aktivitas Perbaikan
~ Bandingkan dengan Sasaran/Target
6 Konfirmasikan Hasil ~ Evaluasi Proses yang berlangsung
Konfirmasi Hasil Standarisasi & Pola Kontrol ~ Hasil konkrit atau Abstract?

Standarisasi
~ Standarisasi Proses atau Perbaiki Standar
efektif
~ Tentukan Pola Kontrol Berikutnya
Standarisasi dan Susun Pola Kontrol
7 ~ Ciptakan kesadaran semua yang terlibat
Menetapkan Pola Kontrol
~ Latihlah SDM
Diagram Garis & Pareto Check Sheet & Peta Kontrol ~ Pastikan bahwa semuanya masih dalam jalur yg
benar

May 2002 - akhmad@ie.ui.ac.id

 4

Lembar Periksa: Untuk mempermudah pengumpulan data dan

3 mencegah kelupaan pengambilan data 3

7 Alat Kualitas 7 Alat Manajemen Kualitas

Diagram Pengelompokan
Diagram Sebab Akibat

Analisa Data Matriks

Diagram Keterkaitan
No TEKNIK / METODA / ALAT -

Diagram Matriks
Diagram Pencar

Diagram Sistem
Diagram Pareto

Lembar Periksa

Diagram Panah
Metode PDPC

(PERT/CPM)
Peta Kontrol
Histogram
PROSEDUR

Grafik
1 Pemilihan Tema (Pokok Masalah)

Pemahaman Situasi
Memahami Situasi
2
dan menentukan target
Penentuan Target

3 Menyusun Rencana Aktivitas

Investigasi penyebabnya atau efeknya

Investigasi Kondisi saat ini dan masa lalu

Menganalisa
4 Percobaan Stratifikiasi
Faktor-Faktor
Melihat perubahan dg berjalannya waktu

Melihat Keterkaitan

5 Menyusun dan Mengimplementasikan Aktivitas Perbaikan

6 Memastikan Efektivitas dan Efisiensi

7 Melakukan Standarisasi dan Menetapkann Pola Kontrol

Catatan : Alat Berfungsi sangat Efektif, Alat Berfungsi cukup Efektif

May 2002 - akhmad@ie.ui.ac.id