DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD.

PROHIBIDA SU
REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL

PANADERA SR. PANCITO

PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
CODIGO: SP-PCD- 004
FECHA DE REVISIN:
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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS






ELABORACION RESPONSABLE REVIS APROB
Nombre Nombre Nombre Nombre
Cargo: Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma: Firma:

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REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL

I. OBJETIVO
Establecer los procedimientos adecuados que garanticen un eficiente control de los
documentos externos e internos y registros del Sistema Integral de la Calidad de la
Panadera Sr. Pancito.
I. ALCANCE
El campo de aplicacin de este procedimiento se extiende a toda la estructura documental
del Sistema Integral de la Calidad.
II. RESPONSABLES
Jefe del Dpto. De Gestin de Calidad
Es el responsable junto con los Coordinadores de Calidad de los documentos y registros a
su cargo.

III. REFERENCIAS

Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabulario Norma ISO
9001:2005
Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos Norma ISO 9001:2008

IV. TRMINOS Y DEFINICIONES
Copia no controlada de un documento: Documento sobre el cual no existe
responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones.
Documento controlado: Documento sobre el cual existe control y responsabilidad para
informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Documento: Cualquier medio que contenga informacin que sirve para ilustrar o
comprobar algo. Un documento puede y tener incluidos diagramas de flujo, tablas,
figuras, planos, grabaciones magnticas, fotografas, etc.
Documentos Externos: Documentos que pertenecen a entidades externas a la
organizacin y que marcan directrices para la realizacin de las actividades de esta.


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Documentos internos: Son todos los documentos requeridos y elaborados por la
organizacin, para asegurar la efectiva planeacin, operacin y control de sus procesos.
(Ejemplo: guas tcnicas, especificaciones, tabuladores, etc).
Estructura Documental:

Documentos Descripcin
Manual de Calidad Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de la
Organizacin. Incluye la Poltica de Calidad y los Objetivos de Calidad.
Plan de calidad Documento que especfica qu procedimientos y recursos asociados deben
aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto,
proceso, producto o contrato especfico.
Procedimiento
Obligatorio
Control de Documentos y Registros
Control de Correcciones y Producto no Conforme
Auditora Interna
Acciones Correctivas y Preventivas
Procedimientos
Operativos
Los necesarios determinados para asegurar la eficaz planificacin,
operacin y control de sus procesos.
Instructivos Los requeridos por la Norma ISO y los necesarios determinados por el
SICAL para asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de sus
procesos).
Registros Documentos que presentan los resultados obtenidos en los procesos y
representan la evidencia objetiva del trabajo realizado.

Formato: Documento pre-impreso en el cual se consigna informacin resultante de la
ejecucin de una actividad. Se convierten un registro y se puede encontrar en medio fsico
o electrnico.
Legibilidad: Que la informacin contenida en los registros sea clara y entendible.
Lista maestra de documentos: Registro de calidad en donde se encuentran relacionados
todos los documentos controlados que integran el sistema de Gestin de calidad.
Procedimiento documentado: documento en donde se describe la manera especfica las
actividades de un proceso.

V. DISPOSICIONES GENERALES
Todos los funcionarios bajo el alcance del SGC que elaboren un documento, deben
ceirse al presente Procedimiento Control de Documentos y Registros (SP-PCD) y
a la Gua para la Elaboracin de Documentos (SP-GED-01)
Las nuevas versiones de los documentos sern oficiales del momento que sean
publicadas en la intranet.

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El tiempo de conservacin de registros es de 6 a 12 meses, despus de los cuales
pasa a formar parte de la documentacin obsoleta. Los documentos son
considerados obsoletos cuando existe una versin actualizada de estos, o cuando
el departamento de Gestin de Calidad lo establezca.
El tiempo de conservacin mnimo de la documentacin obsoleta se establece en 5
aos para los documentos y registros originales, y en el caso de las copias
controladas se conserva solamente la caratula.
Toda solicitud de copia controlada se debe realizar formalmente, al igual que la
devolucin de las copias obsoletas.
Los responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos se
especifican a continuacin:

Documento Elaboracin Revisin Aprobacin
Manual de Calidad Jefe del Departamento de
Gestin de la Calidad
Alta Direccin Alta Direccin
Plan de Calidad Jefe del Departamento de
Gestin de la Calidad
Representante de la
Direccin
Representante de la
Direccin
Procedimiento
Obligatorio
Representante del
Departamento de Gestin
de la Calidad
Jefe del
Departamento de
Gestin de la Calidad
Jefe del Departamento
de Gestin de la Calidad
Procedimientos
Operativos
Representante del Proceso
Correspondiente
Jefe del Proceso
correspondiente y
Representante del
Departamento de
Gestin de la Calidad
Jefe del Departamento
de Gestin de la Calidad
Instructivos Representante del Proceso
Correspondiente
Jefe del Proceso
correspondiente y
Representante del
Departamento de
Gestin de la Calidad
Jefe del Departamento
de Gestin de la Calidad
Registros Representante del Proceso
Correspondiente
Jefe del Proceso
correspondiente y
Representante del
Departamento de
Gestin de la Calidad
Jefe del Departamento
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VI. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

1. ELABORACIN DE DOCUMENTOS

El Jefe del Departamento de Gestin de la calidad, administran los documentos de la
organizacin, los cuales son elaborados por cada Jefe de departamento correspondiente,
de acuerdo a la Gua para la Elaboracin de Documentos (SP-GED-01).

La elaboracin consiste en la generacin o desarrollo de un documento borrador por las
personas que intervienen en un proceso, considerando cuatro etapas principales:
planeacin, redaccin, revisin y edicin. Debe asegurarse que el documento cumple los
lineamientos establecidos en la Gua para la Elaboracin de Documentos (SP-GED-01).
Posteriormente el documento se somete a revisin, aprobacin y/o actualizacin.
Finalmente, se procede a su difusin al personal involucrado por medio del Intranet.

2. REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS

Los responsables de la verificacin y aprobacin de los documentos se encuentran
especificados en el apartado IV. Para la revisin y aprobacin del documento los
encargados deben:

El responsable de la revisin debe verificar que el documento sigue los
lineamientos establecidos en la gua para la elaboracin de documentos, antes de
ser emitidos y verificar la veracidad de los procedimientos descritos en el
documento. Los cambios generados a procedimientos y formatos pueden darse
cuando no exista conformidad en:
a. La secuencia de actividades
b. Definicin de responsable y documento por actividad
c. Codificacin especificada entre procedimientos, formatos y los listados
maestros de control de documentos SP-LMD-01.
Estas no conformidades deben ser levantadas en un plazo de 7 das mximo y el
encargado debe verificar nuevamente que se cumplan los lineamientos ya
descritos.
Como evidencia de la conformidad del documento queda la firma del Jefe de
proceso y el Representante del Departamento de Calidad y la fecha de la revisin
en el borrador respectivo.


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El documento revisado pasa a la etapa de aprobacin cuya duracin es mximo 3
das. Se considera documento aprobado aqul que cuenta con las firmas
correspondientes en la portada.

3. IDENTIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS
Todo documento externo que pueda afectar a la organizacin, debe ser entregado y
revisado por el Representante del Dpto. De Gestin de Calidad y el Jefe de Proceso antes
de ser utilizado. Cuando se utilice un documento externo en la operacin, se debe cumplir
con lo siguiente:

Notificar al Coordinador de Calidad el nombre, vigencia y usuarios del documento.
Actualizar el documento a los usuarios.
Para guas y manuales que apliquen al proceso, el original se mantendr en la
oficina del jefe de proceso que corresponda bien sea en medio impreso o
magntico.
El Representante del departamento de Gestin de Calidad genera la Lista Maestra
de Documentos Externos (SP-LMD- 02) y lo enva al Jefe del departamento de
Gestin de Calidad para su publicacin en el Mural del Departamento de Gestin
de Calidad y en la intranet.
Cada responsable de documento de origen externo es el responsable de
mantenerlos ordenados de acuerdo al SP-FR-03 dentro de su departamento.

4. CONTROL DE LA DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS (INTERNOS Y EXTERNOS)

La distribucin de la documentacin se mantiene disponible en la Intranet de la
organizacin, en formato .pdf, para su consulta.
El responsable del Departamento de Gestin de Calidad verifica y se asegurar de
que las versiones disponibles de origen externo se encuentren actualizadas, y que
las copias distribuidas correspondan a la ltima versin de los documentos
originales.
Se notifica mediante un correo electrnico a las partes interesadas de la emisin
del documento interno o externo, utilizando la opcin de entrega y lectura para
evidenciar su distribucin.
El jefe del Departamento de gestin de la Calidad conserva los correos electrnicos
que sirvan como evidencia de la distribucin y difusin.


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Para las reas que lo soliciten, se imprime una copia a color como documento
controlado y se solicita su firma en acuse de recibo de acuerdo al registro SP-RG-
045. Cuando el documento sea modificado se retira y sustituye con la nueva
versin.
Para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, cada Responsable
del proceso y el Jefe del Departamento de Gestin de Calidad estn facultados
para destruir los documentos que ya hayan sufrido modificaciones. En caso de que
algn documento deba mantenerse, deber identificarse en una carpeta con la
leyenda de documento obsoleto.

5. REVISIN Y ACTUALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

El responsable del documento se encarga de revisarlo y verificar que cada documento se
encuentre actualizado. Los cambios en el procedimiento generaran nueva versin del
mismo.

Al modificar un documento se debe tener en cuenta lo siguiente:

Identificar los cambios en la documentacin en el captulo de Cambios en la
documentacin de la nueva versin del documento (control de cambios de cada
documento). Cambiar el estado de la versin por la versin nueva del documento.
La verificacin y aprobacin de la nueva versin las deben realizar los responsables
correspondientes asegurndose de que los documentos sean legibles y fcilmente
identificables.
Los cambios generados sern informados a travs del formato No. SP-PC-RG10
Comunicaciones Reglamentarias de Procesos por parte del representante del
Departamento de Gestin de la Calidad.
El responsable del Departamento de Gestin de la Calidad actualiza la Lista
maestra de documentos internos y externos con la nueva versin disponible.
Asegurarse de la disponibilidad de la nueva versin del documento en los puntos
de uso y en Departamento de Gestin de la Calidad.

Adicionalmente cada vez que se elabore o modifique un documento se realiza una copia
de seguridad en medio magntico o impreso que se conserva en el Departamento de
Gestin de la Calidad


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Eta
pas
ACTIVIVDAD DESCRIPCIN RESPONSABL
E
REGISTRO


1
Elaboracin E
Identificacin
Desarrollar el contenido del documento siguiendo la Gua
para la elaboracin de documentos (SP-GED-01)
Se identificara con el nombre del documento.
Representante
de acuerdo al
apartado VI
Correo Electrnico o
pase

2

Revisin
Asegurar que su contenido sea coherente y consistente
con la realidad y sea adecuado a las necesidades de la
compaa.
Representante
de acuerdo al
apartado VI
Correo Electrnico o
pase. Registro de
Revisin (SP-RG-044)

3

Aprobacin
La aprobacin de los documentos se realiza de acuerdo a
lo establecido en el presente documento con el fin de
asegurar su necesidad y validez.
Representante
de acuerdo al
apartado VI
Correo Electrnico o
pase




4

Verificacin de
Disponibilidad
en los Puntos
de Uso
Despus de las firmas de aprobacin por los responsables,
se registran en el listado maestro de documentos y se
entregan a la alta direccin.
El departamento de Gestin de calidad es el encargado de
guardar y mantener en buen estado los documentos
adems de la publicacin de estos documentos en la
intranet de la empresa.
A estas copias se les coloca un sello de copia controlada.



Jefe del dto.
gestin calidad

Lista maestra de
documentos. Registro
de distribucin de
copia controlada.
(SP-RG-045). Intranet y
correo de la
organizacin



5
Seguimiento
Evaluar si el contenido del documento continua siendo
adecuado y consistente con la realidad y necesidades de
la empresa cuando:
-se planeen cambios en las actividades.
-solicitud de las personas involucradas.
-resultados de auditoras.
Representante
de la direccin,
jefe de proceso
y/o coordinador
de calidad.
Registro de
seguimiento de
documentos
(SP-RG-046)
6
Identificacin
De Los Cambios
O
Actualizaciones
Al final del documento (no aplica formatos ni listados de
datos) se adiciona una tabla que contiene la siguiente
informacin:
Representante
de la direccin,
jefe de proceso
y/o coordinador
de calidad.
Lista maestra de
Documentos internos y
externos


Fecha de
modificacin
Parte
modificada
Numero
de
versin
Modificacion
es
Para los documentos externos las actualizaciones sern
controladas por el Dto .de gestin de calidad como se
describe en el apartado VI. 5

7

Control De
documentos
Obsoletos
Las copias impresas de documentos internos son
eliminadas al entregar la nueva versin del documento y
en el sistema la nueva versin reemplaza a la anterior. Los
originales impresos de documentos internos obsoletos son
guardados.
Representante
de la direccin,
jefe de proceso
y/o coordinador
de calidad
Registro de distribucin
de copia controlada.
(SP-RG-045)


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VII. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS:

ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1
IDENTIFICACION: La identificacin de los registros en algunos casos se
realiza de acuerdo a la Gua para elaboracin de documentos,
considerando que un formato se convierte en un registro cuando
contiene datos que evidencian el trabajo realizado.
Para el caso de registros generados por sistemas de informacin y
registros electrnicos, estos se identificaran por el nombre sin
necesidad de contar con un cdigo.
Una vez identificado el documento se registra en la Tabla de control de
registros.
Coordinador de
calidad
Tabla de
control de
registros
2
ALMACENAMIENTO: El almacenamiento de los registros se efecta en
carpetas, folders, o cualquier otro medio que garantice su
conservacin y fcil recuperacin y se mantienen en archivadores o
escritorios
Personal
involucrado

3
PROTECCIN: Los registros en papel se mantienen en lugares limpios y
en condiciones apropiadas que no permitan su deterioro, esto es,
libre de polvo, humedad o cualquier elemento que afecte su
legibilidad y conservacin.
Para el caso de registros electrnicos estos se mantienen en sitios
libres de polvo, humedad y campos electromagnticos.
Personal
involucrado

4
RECUPERACION: Los registros deben ser almacenados fsicamente en
archivadores y/o en formatos digitales, en folders y/o carpetas
debidamente marcadas, en reas que tengan las condiciones
ambientales que los registros requieren; con la finalidad de asegurar
su proteccin y recuperacin.
Personal
involucrado


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ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
5
TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION FINAL
El tiempo de retencin y disposicin final de los registros se define en
la tabla de control de registros
Personal
Involucrado
Tabla de
control de
registros


VIII. ANEXOS:

Solicitud de requerimientos de documentos

Listado maestro de documentos

Listado maestro de documentos externos

Registro de distribucin de copa controlada.



Nombre Del
Registro


Archivo

Almacenami
ento

Proteccin

Recuperacin

Tiempo De
Retencin
Quien Mtodo Reten
cin
Disposici
n
Solicitud de
Requerimientos a
Procesos
Fsico Archivador
AZ Solicitud
de
requerimientos
Jefes de
proceso
Ordenado
ascendentem
ente segn
fecha y
nmero de la
solicitud
1 ao







Archivo
Inactivo -
Calidad
Comunicaciones
Reglamentarias de
Procesos
Fsico Archivador
AZ
Comunicados
Magntico
Computador -
Mail
Clave Back
up mensual
Carpeta
comunicados
SGC
Manejo de Versin Magntico Computador
Clave Back
up mensual
c:\\mis
documentos\
carpeta
registros
Listado Maestro de
Control de
Documentos
Fsico Escritorio Flder
Ordenado
ascendentem
ente segn
fecha de
actualizacin
Registro de
distribucin de
copia controlada
magntico
Computador
mail.
Clave Back
up mensual
Jefe de
gestin
calidad
Carpeta
comunicados
SGC
6
meses