Curso de Lenguaje y Redaccin Docente: Mg. Julio Csar Ticona Lecaros DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS 1. EL OFICIO: Es un documento de carcter oficial usado por quienes desempean cargos directivos: directores, subdirectores, jefes de oficina, de revisin u otros equivalentes, una de sus funciones es la de vincular a los rganos administrativos de la ms alta jerarqua en una institucin o dependencia administrativa.
A. Partes del oficio: - Encabezamiento: (membrete, nombre del ao, lugar y fecha, cdigo, destinatario, asunto/referencia) - Cuerpo: (texto del oficio) - Trmino: (distribucin, pie de pgina, anexos)
B. Modelo de desarrollo del oficio:
AO DE LA CONSOLIDACIN ECONMICA Y SOCIAL DEL PER Lima, 14 de noviembre del 2010 Oficio N 043-UNSA Seor : Dr. JULIO PEREZ DIAZ Jefe del Departamento de Bio-Qumica Ciudad Asunto : Envo de asistencia de Docentes del mes de marzo Referencia : Oficio de Direccin de personal 045 Me dirijo a Ud. Para poner en su conocimiento que a partir de la fecha, todos los meses se publicar un boletn de asistencia de los Docentes de nuestra universidad. Con el objeto de cumplir con esta disposicin, le agradece se sirva enviarnos el Cuadro Resumen de Asistencia del Mes de Marzo, a ms tardar el 30 del presente. Sin otro particular, le reitero los sentimientos de mi especial consideracin.
Atentamente,
Dr. Juan Luna Centeno Jefe de Personal y control CC: Vice-Rectorado Administrativo. Jefes de Departamentos Archivo. JALAR/nrf
C. Notas de la redaccin del oficio: a. Nombre del ao: En toda comunicacin escrita, de carcter oficial, debe figurar en la parte superior y central con maysculas y entrecomillado, el nombre del ao calendario establecido por ley.
b. Lugar, fecha y mes: Los oficios llevan en la parte superior el nombre de la localidad, la fecha, el mes y el ao de su formulacin. Arequipa, 05 de marzo de 1985 En la consignacin de los datos anteriores pueden adaptarse dos modalidades: Tradicional Arequipa, 05 de marzo de 1985 Moderna Arequipa, Marzo 05 de 1985 Las algunas reparticiones, el espacio correspondiente a la fecha es dejado en blanco, hasta que el documento sea revisado y firmado; slo en este caso se aade la fecha mediante un sello fechador. El lugar, puede suprimirse en dos casos: o Cuando el documento se difunde dentro de una institucin, que tiene su sede en una sola localidad. o Cuando el nombre de la localidad ya se encuentra en el membrete institucional.
Con el objeto de evitar alteraciones en los nueve primeros das de cada mes, la fecha se escribe precedida de un cero.
, marzo 05 de 1985
c. El cdigo: El cdigo est integrado por: El nombre del documento y la abreviatura de la palabra nmero, todo con mayscula. El nmero correlativo asignado al documento, compuesto por tres dgitos, que deben ser renovados cada ao. Los dgitos se completan con ceros en caso necesario. Luego del nmero del documento, s escribir entre guiones, las dos ltimas cifras del ao en el que se cursa la comunicacin Las siglas de la institucin que formula el documento, separadas por guin o barras oblicuas, cuando se usan dos siglas. En relacin al uso de siglas, conviene saber: Si el documentos es de circulacin interna, solo se consignarn las siglas de la dependencia u rgano de lnea que formula el documento: Ej: Oficio enviado por el programa profesional de educacin al vice-Rectorado. Si el documento es de circulacin externa y en las internas que requieran la firma de la mxima autoridad, se consignarn obligatoriamente las siglas de la institucin y de la dependencia que elabora el documento. Ej.: La Direccin Zonal del Ministerio de Educacin proyecta el siguiente oficio: OFICIO N 003 ME DZ En el orden de ubicacin, en caso de consignarse ms de una sigla, estas se consideran de mayor a menor jerarqua en el caso de considerar Departamento de Humanidades y Universidad Nacional de San Agustn; primero se ubicar sta. El cdigo en su integridad, se escribir as: Con el mismo criterio se podr estructurar el cdigo de otros documentos:
d. El destinatario: El destinatario en un oficio est compuesto por Los nombres y apellidos con maysculas. Cargo que ocupa en caso de tenerlos. El vocablo CIUDAD o PRESENTE, subrayado. Se usar el vocablo CIUDAD en caso de ser una comunicacin externa a la institucin; el vocablo PRESENTE, en caso de ser una comunicacin interna; el mismo criterio se aplicar a todos los documentos que usen esta distincin- e. El asunto: El asunto es la sntesis o razn de lo que se informa, se pide, se solicita, etc. La sealizacin del asunto permite saber con precisin y rapidez la razn del documento y, en la administracin pblica y privada, es valioso porque permite clasificar o ubicar dicho documento. Despus de la palabra asunto se usarn los dos puntos. Asimismo, se escribirn con mayscula todos los nombres propios y palabras importantes.
f. La referencia: La referencia en el oficio y otros documentos donde se le usa, es la parte que menciona el o los documentos que sirvieron a la estructuracin del oficio, memorando, directiva, etc. La referencia est conformada por: El vocablo referencia seguidos de dos puntos. El cdigo y fecha del documento que sirvi de antecedente. En caso de anotarse dos documentos en la referencia, stos se indicarn en orden cronolgico.
g. El texto: El texto del oficio tiene tres partes bsicas: La introduccin: Est formada por una frase hecha o frmula de apertura. Si el oficio es dirigido a un superior se usar la expresin tengo el honor; si es dirigido a un funcionario de igual o menor categora, se usar la frmula; tengo el agrado El teatro propiamente dicho: Debe desarrollarse en forma concisa y breve, evitando redundancias y palabras vacas. Frmula de cierre: Es una frase que se usa para finalizar el oficio.
h. La antefirma: La antefirma es una frase o palabra de cortesa que se usa cuando se ha concluido el texto de un documento. Siempre va seguida de coma.
i. La firma: Firmar la persona responsable del documento.
j. La posfirma: Sin otro particular, le reitero los sentimientos de mi estima y consideracin La posfirma es la parte que singulariza al responsable de la comunicacin. Est conformada por: La referencia a la profesin en forma abreviada. Los nombres y apellidos con maysculas. Cargo que desempea; en caso de ser funcionario; los nominales se escribirn con maysculas. En la referencia al cargo, es conveniente anotar: Si el cargo es interino, se usar la abreviatura de ad interim (a.i.) entre parntesis. Tambin puede emplearse la breviatura de encargado , entre parntesis, o la palabra escrita en forma completa. As mismo se emplea el trmino accidental. Si el redactor del oficio no tiene cargo, slo se consignarn los nombres y apellidos. En casos de urgencia, y cuando el responsable de la firma de un documento no estuviera presente, podr firmarlo su reemplazante, pero escribir una p (firmado por), delante de la abreviatura de la profesin. Toda comunicacin oficial debe conllevar el sello redondo o sello de legalizacin al lado izquierdo de la firma del responsable del documento. k. Una copia: aqu se consignan a las personas o dependencias a las que se enva copias del documento. Suele usarse la abreviatura de con copia (c.c.) l. Distribucin: en los oficios y memoriales mltiples, las resoluciones y directivas se emplear DISTRIBUCIN en lugar de con copia. Si las dependencias o, personas a las que se enva el documento son varias, se indicar el nmero entre parntesis. m. Uso de con copia y distribucin: se usa con copia cuando los destinatarios slo deben tomar conocimiento del documento. Se usa distribucin cuando los destinatarios deben tomar nota y cumplir con lo sealizado en el documento, de acuerdo con las funciones que desempea. n. Pie de pgina: se usa en la parte final del oficio y de la mayora de documentos. Se escribirn con mayscula las iniciales de los nombres y apellidos del jefe o responsable de la comunicacin; separados por una diagonal, las iniciales de los nombres y apellidos de la secretaria o persona que mecanografi el documento. o. Anexos: se anotar una relacin de los documentos que se adjudican. D. OFICIO POR EL QUE SE TRANSCRIBE DOCUMENTOS:
E. NOTAS A LOS OFICIOS DE TRANSCRIPCIN: AO DE LA CONSOLIDACIN ECONMICA Y SOCIAL DEL PER Lima, 12 de marzo del 2010 Oficio N 055 85 - MDV Seor : Ing. JOS POLANCO RODRIGUEZ Jefe del Planeamiento AREQUIPA Asunto : Adquisicin de Material de Construccin de Complejo para Juan XXIII Se ha expedido la siguiente Resolucin Directoral que dice: R.D. N 145.MDV-85-Lima 01.02.85.- Visto el Memo N 344-85-OSS, de 13.04.84 por el que se autoriza renovar el contrato de arrendamiento para el presente ao. CONSIDERANDO que es conveniente regularizar y actualizar el contrato; de conformidad con le DL.19888, de 05.03.8.- SE RESUELVE: autorizar al Ing. Manuel Senz renovar el contrato a nombre del Ministerio de Vivienda con las clusulas Especficas en el anexo que se acompaa.--------------------------------------- ---------------------------------- Lo que transcribo para su conocimiento y fines. Atentamente, Ing. JORGE MENDIOZA DIAZ Jefe de Divisin. CC: Director Regional Archivo. JMD/hr a. Los documentos slo se transcriben a parir del lugar y fecha de cdigo y se prolonga hasta la postfirma; b. Se usan comillas al iniciar y finalizar la transcripcin. c. Los prrafos del documento original se separan por un punto y raya. d. Los errores, en el documento original, debe transcribirse literalmente; el error se salvar escribiendo entre parntesis, SIC, que significa as est escrito; e. Los agregados introducidos se cierran entre parntesis para notificar que se han introducido partes ajenas al texto original; f. Al final, si quedara espacio, se completar con lneas punteadas hasta finalizar el rengln; g. Todo lo transcrito debe constituir un prrafo.
F. EL OFICIO MLTIPLE U OFICIO CIRCULAR: El oficio mltiple u oficio circular se usa para comunicar disposiciones, en forma simultnea, a varios destinatarios. Suele usarse este oficio en los siguientes casos: a. De la autoridad constituida a los jefes de dependencias; b. De los jefes de dependencias a otros jefes y subalternos. Notas a la redaccin de estos documentos: a. El oficio mltiple tiene varios destinatarios; b. Los destinatarios son tratados en igualdad de condiciones. c. En el cdigo debe llevar OFICIO MLTIPLE u OFICIO CIRCULAR, y mantiene la misma numeracin para todos los ejemplares: d. El espacio correspondiente al destinatario se dejar en blanco, con la nica mencin del tratamiento seor; e. En los oficios de circulacin interna no es obligatorio completar el espacio referido a destinatario. En los de circulacin externa, s; f. Tambin deben dejarse en blanco las partes divergentes del texto para ser completadas a continuacin, ejemplar por ejemplar; g. El oficio deber redactarse en TERCERA PERSONA DEL SINGULAR, como si el oficio tuviera un solo destinatario: tengo el agrado de dirigirme a Ud. h. Al final se usar el trmino DISTRIBUCIN en lugar de CON COPIA.
2. EL MEMORANDO: El memorando es un documento simplificado que se usan los servidores que laboran en la administracin pblica o privada. Es breve y directo; funcional y prctico. Comunica asuntos diversos y de comunicacin inmediata. A travs de l se remite, se pide, se transcribe documentos, se llama la atencin, se recuerda, etc. Circulacin: el memorando tiene un carcter interno; circula slo dentro de una entidad u organismo. A. Partes del Memorando: a. Obligatorias: encabezado (lugar y fecha, cdigo, destinatario, asunto), cuerpo (texto del memo) y trmino (antefirma, firma y postfirma, con copia, distribucin, pie de pgina) b. Complementarias: encabezamiento (membrete, nombre del ao, destinador, referencia) y trmino (sello redondo, anexo).
B. Modelo de Desarrollo de Memorando:
Arequipa, noviembre 16 del 2010
MEMORANDO N 01-85-DUP
Seor : Dr. JUAN AGUIRRE LOPEZ Director del Programa Profesional de Geologa
Asunto : Regulacin de Licencia.
Tenga a bien presentarse a esta Direccin para regularizar la licencia concedida entre el 08 y 16 de diciembre.
Atentamente,
Dr. JUAN GALLEGOS DIAZ Jefe de Personal c.c.: Vice Rector Administrativo Archivo
C. Notas a la redaccin del memorando: a. Como en todo documento pblico, despus del lugar se escribir la coma. b. El cdigo est constituido por: El vocablo MEMORANDO (escrito con maysculas); El nmero del MEMORANDO; Los dos ltimos guarismos del ao; La sigla institucional. Lo anterior debe subrayarse en integridad y ubicarse en el margen izquierdo. c. El destinatario est firmado por: Nombre del destinatario (con maysculas) Cargo que ocupa, si lo tuviera. d. El asunto: Es la sntesis de lo que se informa e. Referencia: Se da a conocer el o los documentos que sirven de motivacin al memorando f. El encabezamiento: Debe separarse del cuerpo mediante una raya de extremo a extremo; g. Si el memorando est dirigido a un superior o funcionarios del mismo nivel, el texto podr iniciarse con alguna de las siguientes frases: Me dirijo a Ud. Para Por el presente me dirijo a Ud. Para Si el memorando es dirigido a un subalterno, la redaccin del texto podr iniciarse as: Srvase comunicar a este despacho. Para comunicar que h. El texto del memorando debe ser desarrollado en forma breve, precisa y directa. Eliminarse las frases retricas o perfrasis innecesarias. Ir al grano es lo que se exige en estos documentos. i. En el texto del memorando no tiene prrafo cierre. j. Despus del texto, se escribir la antefirma, seguida de coma. k. Despus de la antefirma se escribe el nombre del destinador, con maysculas y su cargo, si lo tuviera. l. con copia. Se indica a quienes se distribuye el documento. m. Pie de pgina: conformado por las iniciales de los nombres y apellidos del destinador (con mayscula) y de (1) secretaria (o) (con minscula).
D. MEMORANDO MULTIPLE: Se usa para hacer conocer disposiciones, petitorios, llamadas de atencin, o cualquier otra informacin a varios destinatarios en forma simultnea. Bsicamente une al jefe con sus subordinados; el jefe de una dependencia con otras de igual jerarqua. La redaccin es similar al MEMORANDO SIMPLE; pero con la diferencia que emplea MEMORANDO MULTIPLE, como nombre del documento.
Ica, noviembre 12 del 2010
MEMORANDO MULTIPLE N 098-85.USLG
Seor : ----------------------------------------------- Asunto : Elaboracin del Plan de funcionamiento y Desarrollo 1985.
Por el presente, comunica a Ud. tenga a bien presentarse a esta Direccin para regularizar la licencia concedida entre el 08 y 16 de diciembre.
Le ruego tomar las provisiones del caso
Atentamente,
Ing. JUAN SALAS GOMEZ Vice-Rector Acadmico
Distribucin Decanos (07) Archivo JSG/nrf-
E. EJEMPLO DE MEMORANDO MLTIPLE (TIPO B)
MEMO MULTIPLE N 089-85.USLG
A : Asunto : Recepcin de primera evaluacin. Fecha : 13-04-85
Para comunicarle que, de acuerdo a programacin semestral, la Primera Evaluacin se recepcionar indefectiblemente entre el 27 y 30 del presente. Debiendo entregar la informacin de notas a este despacho a ms tardar el 03 de mayo.
Atentamente,
RICARDO CALDERN FUENTES Director Programa Educacin
Distribucin Directores del programa (08) Docentes Facultad de Educacin (17) Jefaturas del Departamento (12) Archivo
RCF/nff.
F. EJEMPLO DE MEMORANDO MLTIPLE (TIPO C)
MEMORANDO MULTIPLE N 089-R
Del : Rector A : Asunto : Prohibicin de uso de vitrinas . Fecha : 14-08-85
Comunico a Ud. Que, a partir de la fecha, queda prohibido el uso de las vitrinas para informacin no acadmica, salvo en casos debidamente justificados.
Ruego a Ud. Comunicar la presente disposicin al personal a su cargo.
Atentamente,
Lic. JOSE LAGUNA MENDEZ Rector
Distribucin Jefaturas del Departamento (07) Direcciones de Programas (05) Archivo
JLM/nfr.
G. NOTAS A LA REDACCION DEL MEMORANDO MULTIPLE: a. Los tipos de encabezamiento se emplearn segn los formatos que se empleen: (tipo A) (tipo B) (tipo C) b. Podrn usarse indistintamente los tratamientos seor o los trminos a o al, segn el tipo de memorando. c. El destinatario del memorando no especifica la sede en referencia, pues se sobreentiende que dicha sede es la misma localidad donde labora el remitente. d. La inclusin de la sede procede slo si el memorando va a ser remitido de un lugar a otro. e. El cuerpo, antefirma, firma y postfirma tienen la misma textura que el memorando simple. f. Se usa con copia o distribucin segn corresponda. (ver oficio) g. Se indicar entre parntesis, en cada caso, el nmero de personas a las que se enca el memorando.
3. EL INFORME: Este documento se usa para comunicar el avance o culminacin de acciones encomendadas o la realizacin de un hecho considerado de inters. Segn su casustica, puede ser redactado por una o varias personas y es de extensin variable. Suele ir acompaado de apndices o anexos como cuadros, fotografas, separatas, resmenes, etc., que sirven para amplificar, aclarar o complementar el informe correspondiente. Circulacin: el informe slo circula dentro de una institucin o reparticin; vincula al jefe con el subordinado; y al jefe de una dependencia con otra de igual jerarqua. A. PARTES DEL INFORME: Encabezamiento: (lugar y fecha, cdigo, destinatario, asunto). Cuerpo: (texto o cuerpo) Termino: (antefirma, firma y postfirma, con copia, pie de pgina) B. Notas a la redaccin del informe: a. Redaccin del destinatario: se redacta de igual forma que el destinatario del memorando. b. Redaccin del texto: 1. Inicio del texto: Existen muchas locuciones que se usan para la apertura del informe. Las ms usuales son: Tengo el honor Me es grato Tengo el agrado de dirigirme a Ud Cumplo con informar a Ud 2. La exposicin del texto: En un informe, las ideas tienen que organizarse y jerarquizarse. Se usarn tantos artculos y subttulos como sea posible. La temtica o informe propiamente dicho debe ser redactado en forma clara, precisa y lgica; Los prrafos deben situarse en tal forma que, de principio a fin, el lector observe un ordenamiento adecuado; Deben evitarse contradicciones, vacos o repeticiones constantes. 3. Frase conclusiva: El texto finaliza con frases muy difundida es: es todo cuento tengo que informar a Ud; lo que informo para su conocimiento y dems fines.
C. CLASES DE INFORMES: En la administracin de conocen tres tipos de informes: Ordinarios. Extraordinarios. Tcnicos.
a. Informes ordinarios: este tipo de informe lo usan generalmente quienes desempean cargos para informar a sus jefes del avance de acciones que previamente se han programado. Gracias a este tipo de informes, los rganos de lnea u rganos de decisin, varan metas, o alcances o planes de trabajo, cuando lo consideran pertinente. Son valiosos estos informes, adems, porque gracias a ellos se puede estructurar, planes de trabajo, proyectos, comprobaciones, resmenes, etc. Caractersticas: o Su formulacin es rgida: puede ser semanal, quincenal, mensual, bimestral, semestral, anual, etc. o Se remite en el pleno plazo fijado o cuando lo demande la autoridad. o Debe numerarse y se enva con oficio o memorando de remisin. b. Informes extraordinarios: lo usan quienes desempean cargos de responsabilidad cuando las circunstancias demandan un envo, que es, por lo general, espordico. Caractersticas: o Es flexible y no demanda rigidez en su envo. o Pueden ser enviados a pedido de la autoridad o cuando se vea por conveniente su envo. o Puede ser numerados y se envan sin oficios ni memorandos. c. Informes tcnicos: su uso requiere de personal altamente especializado que est en condiciones de estructurar informes tcnicos sobre asuntos de su competencia, para lo cual se requiere de una gran versacin del tema a desarrollar. Este tipo de documentos se redacta slo cuando lo solicita la autoridad. Generalmente se usan para ilustrar, suministrar juicios, orientar las secciones de la autoridad, conocer a fondo un problema presentado y tomar decisiones a alto nivel. Por su complejidad, es estructurado por varios especialistas. Caractersticas: o Es un documento numerado. o En el cdigo lleva informe tcnico, como nombre del documento. o Siempre debe indicarse la referencia para tener una visin clara del problema. o Por ser un documento de gran responsabilidad, quien lo firma lo hace con el sello de su colegiatura. TTULOS QUE SE EMPLEAN PARA DESARROLLAR EL TEXTO: a. Introduccin: Aqu se iniciarn, en forma sucinta las razones por las que se desarrolla el INFORME TCNICO. b. Antecedente: Se dan a conocer, en forma ordenada y coherente, los hechos que motivan el estudio o informe tcnico a manera de una breve historia. c. Conclusiones: Es el resultado que se obtiene luego del anlisis de los hechos que se consignan en el informe tcnico. Es una especie de resumen de las ideas desarrolladas. d. Recomendaciones: Se dan a conocer las posibles medidas a adoptarse frente a los problemas estudiados. La autoridad es libre de adoptar o no dichas medidas o recomendaciones.
D. EJEMPLO DE INFORME SIMPLE:
Arequipa, 17 de noviembre del 2010
INFORME N 15-85-UNSA Seor : Lic. JOSE CANTO GONZALES Director del Programa de Educacin. Asunto : Informe sobre Resultados Finales de Evaluacin.
Me es grato dirigirme a Ud. Para poner en su conocimiento lo siguiente: 1. Que, en concordancia con las normas internas de la universidad, se han recepcionado las evaluaciones parciales y final del curso de EMBRIOLOGA; 2. Que los resultados finales son los siguientes: Matriculados : 78 Retirados : 08 Aprobados : 40 Desaprobados : 30 3. Que es conveniente precisar que el nmero de desaprobados es elevado en razn al persistente descuido de las prcticas, que son obligatorias; y a la ausencia de libros de la especialidad que permitan la elaboracin de trabajos de investigacin, como aspecto complementario del curso. 4. Es todo cuanto informo para su conocimiento y dems fines.
Atentamente,
Prof. Jaime Venegas Diaz. E. EJEMPLO DE INFORME EXTRAORDINARIO:
INFORME
A : Decano de la Facultad de Ciencias Sociales Seor : Dr. Juan Canto Gonzales. Asunto : Exposicin de la Conferencia Los Alcances de la Informtica en el Per Ref. : Memo N 098-85-FCCS/UNSA del 02.05.84 Fecha : 19.06.85
1. Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Para comunicarle: 2. En atencin al documentos de la referencia, el martes 11 del presente, a horas 12:30 p.m. me aperson al auditorio de PETROPERU para dictar la Conferencia Alcances de la informtica en el Per a los industriales y especialistas reunidos en dicho auditorio; 3. Que dicha conferencia de expuesta a un auditorio de 140 personas; y tuvo una duracin de dos horas; 4. Que luego de la exposicin surgi un interesante debate acerca de la posibilidad de la aplicacin de la informtica a todos los sectores de produccin; 5. Que se lleg a la conclusin de que factores econmicos estaran impidiendo negativamente en la posibilidad de aplicar la informtica y toda su tecnologa en nuestro medio, ya que la computacin est en cierne. Es todo cuanto tengo que informar para su conocimiento y fines. Atentamente,
Dr. JUAN CANTO GONZALES Profesor
F. EJEMPLO DE INFORME TCNICO:
Arequipa, 17 de noviembre del 2010 INFORME TCNICO N 097-85-OP-UCSM Seor : Lic. JOSE FUENTES LAGUNA Director Universitario de Planificacin. Ref. : Memorando N 035-85-DUPI/UCSM
En relacin al documento de la referencia, me es grato informar a Ud. Lo siguiente: 1. INTRODUCCIN: Los programas profesionales del rea Econmico-Contables de la UCSM, han registrado, en los dos ltimos aos, un incremento notable de alumnos, que excede a las necesidades regionales de profesionales de la especialidad.
2. ANTECEDENTES: 2.1. Por RD N 134-84-R/UCSM, del 15.08.84, se solicit un estudio detallado de necesidades de profesionales del rea Econmico-Contable. 2.2. Mediante Memorando 056-84-DUPI/UCSM, del 14.09.84, se encomend a la Oficina de Planificacin el estudio sobre desarrollo y proyeccin de los Programas Profesionales de la UCSM, incidindose en el rea Econmico- Contable. 2.3. Para realizar el estudio de necesidades, dividieron los Programas Profesionales en tres reas Bsicas: AREAS PROGRAMAS PROFESIONALES Econmico contable Economa Contabilidad Ciencias Sociales Historia Educacin Salud Odontologa Enfermera
2.4. En el Programa de Economa, en los ltimos aos (1983-1984) se ha registrado un inusitado incremento de alumnos en el examen de Admisin, segn cuadros estadsticos: 1983 : 140 ingresantes 1984 : 140 ingresantes Total : 280 ingresantes
2.5. Que la Oficina Nacional de Planificacion nos ha hecho llegar un estudio de necesidades de profesionales en Economa, precisando que los recursos humanos existentes se encuentran saturados.
3. CONCLUSIONES: 3.1. Que existen recomendaciones tcnicas dando cuenta de la saturacin de profesionales de la economa de nuestro medio; 3.2. Que el nmero de ingresantes a economa es excesivo, si consideramos que llegan a graduarse el 70% de estudiantes.
4. SUGERENCIAS: 4.1. Que es recomendable bajar el nmero de ingresantes por ao, en un 50%. 4.2. Realizar un estudio definido sobre necesidades de que tipo de profesionales a mediano y largo alcance. Es todo cuanto informo. Atentamente.
Lic. JOSE CANO SANTOS Jefe Oficina de Planificacin cc. Archivo JCS/nfr.
4. LA SOLICITUD: La solicitud es un documento importante en la Administracin Pblica y Privada. A travs de ella se pide a la autoridad la atencin de un derecho. Se redacta en papel sello sexto, pliego completo. Usan este documento: LAS PERSONAS NATURALES: Se llama as a las personas que tiene existencia fsica y pueden ejercer sus derechos; APODERADO: Es el representante de una persona o institucin y firma el documento a nombre de stos: REPRESENTANTE LEGAL: Es la persona natural que, por mandato de la ley, ejerce la representacin del Estado, de las personas jurdicas, de las instituciones, de los analfabetos, de los incapaces, etc.
A. PARTES DE LA SOLICITUD: Encabezamiento: (sumilla o asunto, destinatario, dilacin o exordio) Texto: (texto) Termino (frase final, lugar y fecha, firma y postfirma)
B. SOLICITUD EJEMPLO:
SOLICITA LICENCIA
SEOR DIRECTOR UNIVERSITARIO DE PERSONAL GRANDA LIENDO, Mara Jess de 26 aos de edad, domiciliada en la Avenida. Progreso N 1089, identificada con DNI 5435346, ante Ud. Con todo respeto me presento y digo: a. Que soy servidora de esta universidad, prestando mis servicios en la Oficina de Planificacin; b. Que, por razones estrictamente familiares, debo ausentarme de la localidad por espacio de tres meses: enero, febrero y marzo de 1985; c. Que, en concordancia con disposiciones internas, solicito LICENCIA sin goce de haber mientras dure mi ausencia.
POR LO TANTO:
A usted ruego acceder a mi solicitud por ser de justicia.
Arequipa, 28 de diciembre de 1984.
. Mara Jess Granda Liendo. C. NOTAS A LA REDACCION DE LA SOLICITUD: a. Redaccin de la sumilla: La sumilla compendia lo que se pide en la solicitud. Se una para facilitar la clasificacin del documento. Debe ser breve y diferente. Caractersticas: o Debe ubicarse en la parte superior derecha y no debe exceder dos lneas; o Se redacta en primera o tercera persona del singular; o Comprende la palabra solicita y derecho que se pide: b. Redaccin del destinatario: La solicitud siempre se dirige a la mxima autoridad de una institucin u organismo pblico o privado. Sin embargo, hay casos en que se permite enviarlas directamente a rganos de lmites o dependencias secundarias. Caractersticas: o Debe escribirse ntegramente con maysculas; o El destinatario ocupa todo el ancho de la solicitud, no debe guardas sangra en su escritura; o Siempre est precedida del tratamiento seor. c. Redaccin del Exordio o Filiacin: 1. El solicitante puede consignar sus nombres y apellidos de dos maneras: o Primero los nombres y luego los apellidos que debern ir subrayados. o Primero los apellidos con mayscula y luego los nombres separados con una coma (,) o Se recomienda esta segunda forma para evitar confusiones de nombres que funcionan como apellidos y viceversa. 2. El solicitante solicita un derecho en la institucin donde trabaja, a los datos personales, deber agregar datos relativos a su condicin dentro de la empresa o institucin. 3. Si el solicitante no trabaja en la institucin, bastar con los siguientes datos. 4. Al finalizar el exordio se usa alguna de las siguientes frases de cortesa; seguida de dos puntos; 5. La solicitud que complementa no reitera una solicitud presentada con anterioridad, simplifica su exordio: CAMINO NINA, Gladis Maria, con mis generales de ley en la solicitud anterior, a Ud. Me presento y digo: 6. El nmero de la Libreta Tributaria, slo es de necesidad en solicitudes de carcter comercial. d. Redaccin del cuerpo o texto: El cuerpo o texto es la parte donde se consigna las razones que han motivado la redaccin de la solicitud, Caractersticas: o Si los fundamentos de la solicitud son cortos, se expondrn en un solo prrafo, que debe iniciarse con la palabra QUE. Que por convenir a mis intereses, solicito un CERTIFICADO DE TRABAJ O donde conste el nmero de aos que vengo laborando en esta empresa y conducta observada. o Si los fundamentos de la solicitud son variados y extensos, se expondrn ordenadamente y jerarquizados en prrafos distintos, precedidos por la palabra QUE y separados por el punto y coma:
Que vengo laborando durante quince aos en la Institucin que Ud. Preside; Que a la fecha he cumplido mi tercer quinquenio de servicios ininterrumpidos; Que, en concordancia con las disposiciones internas, SOLICITO se me abone, a partir de la fecha, mi tercer quinquenio; o Generalmente, si se consigna la relacin de documentos, sta ir al final del cuerpo o texto. e. Redaccin del trmino o conclusin: El trmino o conclusin: consta de dos frases: o POR LO EXPUESTO: 5. EL PROVEIDO Es el documento con carcter de resolucin judicial de trmite o interlocutoria, es decir, que se emite antes de la resolucin definitiva. 6. LA RESOLUCIN La resolucin administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio pblico que tiene carcter general, obligatorio y permanente, y se refiere al mbito de competencia del servicio.
Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley encomienda a cada servicio pblico. En cuanto a su mbito material, la resolucin alcanza a todo aquello que complemente, desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del servicio pblico.
En cuanto al territorio, las resoluciones pueden tener alcance nacional o local, tratndose de servicios descentralizados.
Las resoluciones tienen un enorme impacto en la actividad econmica y social, pues tienen un grado de flexibilidad, oportunidad e informacin que la ley no puede tener, y en ese sentido la complementan. MODELO ESQUEMATICO ENTIDAD QUE EXPIDE EL DOCUMENTO IDENTIFICACIONDEL DOCUMENTO NMERO Y AO (da mes) Motivo por el cual se legisla CARGO Y ENTIDAD DE QUIEN EXPIDE Atribuciones________________________________________________________ __________________________________________________________________ ______________________________________________________________y CONSIDERANDO Que______________________________________________________________ __________________________________________________________________ ______________________________________________________. Que______________________________________________________________ __________________________________________________________________ _____________________________________________________. RESUELVE ACUERDA O DECRETA ARTICULO 1. __________________________________________________________________ PARAGRAFO 1. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________ PARAGRAFO 2. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ____________________________________________ IDENTIFICACION DOCUMENTO NUMERO AO Motivo por el cual se expide____________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ______________________________ ARTICULO 2. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ________________________________________ ARTICULO 3. VIGENCIA_________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _______________________________ COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dado en (ciudad), a los (da) das del mes de (mes) de (ao) NOMBRE DE QUIEN FIRMA NOMBRE DE QUIEN FIRMA Cargo
NOMBRE DE QUIEN FIRMA Cargo
PERFILES La resolucin administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio pblico que tiene carcter general, obligatorio y permanente, y se refiere al mbito de competencia del servicio. Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley encomienda a cada servicio pblico. En cuanto a su mbito material, la resolucin alcanza a todo aquello que complemente, desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del servicio pblico. En cuanto al territorio, las resoluciones pueden tener alcance nacional o local, tratndose de servicios descentralizados. Las resoluciones tienen un enorme impacto en la actividad econmica y social, pues tienen un grado de flexibilidad, oportunidad e informacin que la ley no puede tener, y en ese sentido la complementan. MODELO DE RESOLUCIN RESOLUCIN - R - N 087-03 SALTA, 4 de abril de 2003
Expte. N 17.564/01 VISTO las presentes actuaciones, por las cuales se solicita la urgente adquisicin de un equipo computarizado y software para la Operacin Tcnica y Produccin con destino a la automatizacin de la emisora LRK 317 RADIO UNIVERSIDAD DE SALTA; y CONSIDERANDO: QUE el software que se pretende tiene directa vinculacin a lo establecido mediante la resolucin rectoral N 326/01 (Registro de Programas de Uso Restringido) y la legislacin vigente. QUE las SECRETARAS DE COOPERACIN TCNICA y DE EXTENSIN UNIVERSITARIA presentaron un proyecto para incorporar GNU/Linux como sistema operativo y poder desarrollar un software especfico para cubrir los requerimientos de la radio bajo dicho entorno. QUE estudiantes de la carrera de Anlisis de Sistemas, quienes fueron contratados como pasantes bajo la direccin tcnica del Ing. Diego SARAVIA, Secretario de Cooperacin Tcnica y la participacin del personal y direccin de la Radio de la Universidad dependiente de la SECRETARA DE EXTENSIN UNIVERSITARIA, han elaborado un software capaz de operar la radio y han identificado otro conjunto de software libre capaz de realizar las otras tareas especficas de la radio. QUE solamente en software propietario debieran gastarse la suma de CUATRO MIL SETECIENTOS SESENTA DLARES (U$S 4.760) (fs. 16), a valores actuales DIECISIS MIL SEISCIENTOS PESOS ($16.600,00) y que la UNIVERSIDAD ha invertido MIL QUINIENTOS PESOS ($ 1.500,00) en este desarrollo. QUE el software desarrollado incorpor libreras y conceptos elaborados por la comunidad del Software Libre Internacional. Por ello: EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA R E S U E L V E: ARTICULO 1.- Disponer que la emisora LRK 317 RADIO UNIVERSIDAD DE SALTA, opere en adelante utilizando software libre, en particular el software RadioU desarrollado por esta UNIVERSIDAD. ARTICULO 2.- Establecer que este software y otros producidos por la Universidad en estas condiciones, sern libres y que la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA permite su uso a terceros bajo las condiciones establecidas en la Licencia General Publica GNU, o GPL. disponibles en http://www .gnu.org/licences/gpl.html ARTICULO 3.- Dejar aclarado que esta UNIVERSIDAD podr establecer convenios de cooperacin con terceros a los efectos de transferir estas tecnologas y asesorar sobre sus usos. ARTICULO 4.- Reconocer el esfuerzo y dedicacin brindados por los estudiantes Grisel Solange BARTELOOT y Ariel Silvio Norberto RAMOS en el desarrollo y puesta en marcha del sistema, conjuntamente con el personal y direccin de la Radio. ARTICULO 5.- Hgase saber y comunquese a: Rectorado, Secretaras del Consejo Superior, Administrativa, de Extensin Universitaria y de Cooperacin Tcnica, Radio Universidad de Salta, Direccin General de Administracin, Sres. Barteloot y Ramos. Cumplido siga a la SECRETARA DE EXTENSIN UNIVERSITARIA, para su toma de razn y dems efectos. Oportunamente archvese.
ING. JULIO DELIZIA SECRETARIO DE EXTENSIN UNIVERSITARIA DR. VICTOR OMAR VIERA RECTOR