GLOSARIO ARCHIVISTICO

ACCESO A LOS ARCHIVOS.Derecho de los ciudadanos a consultar

la informacin que conservan los archivos !"licos# en los t$rminos
consa%rados or la le&.
ACCESO A LOS DOC'(E)*OS ORI+I)ALES. Disoni"ilidad de
los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta
de la informacin.
ACERVO DOC'(E)*AL. Con,unto de los documentos de un archivo
-V$ase adem.s/ 0O)DO1.
AC*IVIDAD AD(I)IS*RA*IVA. Con,unto de tareas# oeraciones#
acciones & tr.mites re%lados or las normas de rocedimiento &
llevadas a ca"o or una unidad administrativa -oficina1# que se
materiali2an en tios documentales & ermiten desarrollar las
funciones asi%nadas.
AD(I)IS*RACI3) DE ARCHIVOS. Oeraciones administrativas
& t$cnicas relacionadas con la laneacin# direccin# or%ani2acin#
control# evaluacin# conservacin# reservacin & servicios de todos
los archivos de una Institucin.
AL(ACE)A(IE)*O DE DOC'(E)*OS. Desito de los
documentos en estanter4a# ca,as# archivadores# le%a,os# entre
otros# ara su conservacin f4sica & con el fin de ser e5tra4dos
osteriormente ara su utili2acin.
ARCHIVIS*A. 6ersona eseciali2ada en el mane,o de los archivos.
ARCHIVO AC*IVO. -V$ase Archivo de +estin1.
ARCHIVO AD(I)IS*RA*IVO. -V$ase Archivo de +estin1.
ARCHIVO CE)*RAL. 'nidad administrativa donde se a%ruan
documentos transferidos o trasladados or los distintos archivos
de %estin de la entidad resectiva# una ve2 finali2ado su tr.mite#
que si%uen siendo vi%entes & o",eto de consulta or las roias
oficinas & los articulares en %eneral.
ARCHIVO DE +ES*I3). Aquel en el que se re!ne la documentacin
en tr.mite en "usca de solucin a los asuntos iniciados# sometida a
continua utili2acin & consulta administrativa or las mismas
oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO DE O0ICI)A.-V$ase Archivo de +estin1.
ARCHIVO DEL ORDE) DE6AR*A(E)*AL. Archivo inte%rado or
fondos documentales rocedentes de or%anismos del orden
deartamental & aquellos que reci"e en custodia.
ARCHIVO DEL ORDE) (')ICI6AL. Inte%rado or fondos
documentales roducidos or or%anismos del orden municial &
aquellos que reci"e en custodia.
ARCHIVO DEL ORDE) )ACIO)AL.Inte%rado or los fondos
documentales rocedentes de los or%anismos del orden nacional &
aquellos que reci"e en custodia.
ARCHIVO ELEC*R3)ICO. Es el con,unto de documentos
electrnicos# roducidos & tratados archiv4sticamente# si%uiendo la
estructura or%.nico7funcional del roductor# acumulados en un
roceso natural or una ersona o Institucin !"lica o rivada# en
el transcurso de su %estin.
ARCHIVO E) C'S*ODIA. -V$ase Custodia de Documentos1.
ARCHIVO +E)ERAL DE LA )ACI3). Desde el unto de vista
institucional & de acuerdo con la cate%or4a de archivos oficiales# es
el esta"lecimiento !"lico encar%ado de formular# orientar &
controlar la ol4tica archiv4stica a nivel nacional. Es el or%anismo de
direccin & coordinacin del Sistema )acional de Archivos.
ARCHIVO HIS*3RICO ES6ECIAL. Es el constituido or fondos
documentales referidos a $ocas# lu%ares o ersonas determinadas
de la historia re%ional & nacional8 entre otros se uede mencionar.
Archivo Histrico de Antioquia# Archivo Re%ional de 9o&ac.#
Archivo Central del Cauca# Archivo Histrico de Carta%ena de
Indias & Archivo Histrico del (a%dalena +rande.
ARCHIVO HIS*3RICO. Aquel al cual se transfiere la
documentacin del archivo central o del Archivo de +estin que or
decisin del corresondiente comit$ de archivos# de"e conservarse
ermanentemente# dado el valor que adquiere ara la investi%acin#
la ciencia & la cultura.
ARCHIVO I)*ER(EDIO.-V$ase Archivo Central1.
ARCHIVO 6ER(A)E)*E. -V$ase Archivo Histrico1.
ARCHIVO 6RIVADO DE I)*ERES 6:9LICO. Aquel que or su
valor ara la historia# la investi%acin# la ciencia & la cultura es de
inter$s !"lico & es declarado como tal.
ARCHIVO 6:9LICO. Con,unto de documentos ertenecientes a
entidades oficiales & aquellos que se deriven de la restacin de un
servicio !"lico or entidades rivadas# as4 como los archivos
rivados# declarados de inter$s !"lico.
ARCHIVO *O*AL. Conceto que hace referencia al ciclo vital de
los documentos. 6roceso inte%ral de la formacin del archivo en su
ciclo vital. 6roduccin o rececin# distri"ucin# consulta# retencin#
almacenamiento# reservacin & disosicin final.
ARCHIVO. Con,unto de documentos# sea cual fuere su fecha# su
forma & soorte material# acumulados en un roceso natural or una
ersona o Institucin !"lica o rivada# en el transcurso de su
%estin.
ASIS*E)CIA *;C)ICA. 6restacin de servicios or ersonal
eseciali2ado en diferentes .reas del quehacer archiv4stico.
AS')*O.*ema# motivo# ar%umento# materia# cuestin# ne%ocio o
ersona de que trata una unidad documental & que %enera# en
consecuencia# una accin administrativa.
A'*E)*ICACI3) DE DOC'(E)*OS. Es la autori2acin o
le%ali2acin de documentos or arte del funcionario cometente
ara revestirlos de ciertas formas & solemnidades# se%!n lo
esta"lecido or la le&.
A'*O(A*I<ACI3). Alicacin de los medios tecnol%icos a los
rocesos de almacenamiento & recueracin de la informacin
documental.
CAR6E*A. Cu"ierta con la que se res%uardan los documentos ara
su conservacin.
CA*=LO+O. Instrumento de consulta que descri"e los documentos
seleccionados de uno o varios fondos# tomando en cuenta un criterio
determinado.
CER*I0ICACI3) DE DOC'(E)*OS. Documento que da fe de la
resencia de determinados datos en los documentos de archivo.
CICLO VI*AL DEL DOC'(E)*O. Etaas sucesivas or las que
atraviesan los documentos desde su roduccin o rececin en la
oficina & su conservacin temoral# hasta su eliminacin o
inte%racin a un archivo ermanente.
Clasificacin de documentos individuales en el interior de una ie2a.
Clasificacin de ie2as en el interior de un fondo.
CLASI0ICACI3) DOC'(E)*AL. La"or intelectual mediante la
cual se identifican & esta"lecen las series que comonen cada
a%ruacin documental -fondo# seccin & su"seccin1# de acuerdo a
la estructura or%.nico7funcional de la entidad.
C3DI+O. Sistema de si%nos & com"inaciones de si%nos# cada uno de
los cuales reresenta ciertos datos reviamente convenidos.
COLECCI3) DE ARCHIVO. Reunin artificial de documentos#
formada or un individuo# familia o Institucin.
COLECCI3) DOC'(E)*AL. -V$ase Coleccin de Archivo1.
CO(I*; ASESOR. +ruo de esecialistas & e5ertos en el camo
de la archiv4stica & discilinas afines# que recomiendan so"re
rocedimientos & rocesos tanto administrativos como t$cnicos.
CO(I*; DE ARCHIVO. +ruo asesor de la alta direccin#
resonsa"le de definir las ol4ticas# los ro%ramas de tra"a,o & la
toma de decisiones en los rocesos administrativos & t$cnicos de
los archivos.
CO(I*; EVAL'ADOR DE DOC'(E)*OS DEL DE6AR*A(E)*O.
3r%ano asesor del Conse,o Deartamental de Archivos# encar%ado
de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los
documentos.
CO(I*; *;C)ICO. +ruo de rofesionales calificados que
asesoran la normali2acin de terminolo%4a# instrumentos & rocesos
t$cnicos archiv4sticos.
CO)SERVACI3) DE ARCHIVOS. Con,unto de medidas adotadas
ara %aranti2ar la inte%ridad f4sica de los documentos que al"er%a
un archivo.
CO)SERVACI3) DE DOC'(E)*OS. Con,unto de medidas
tomadas ara %aranti2ar el "uen estado de los documentos. 6uede
ser reventiva o de intervencin directa m$todos utili2ados ara
ase%urar la dura"ilidad f4sica de los documentos# or medio de
controles efectivos inclu&endo los atmosf$ricos.
CO)S'L*A DE DOC'(E)*OS. Derechos de los usuarios de la
entidad roductora de documentos & de los ciudadanos en %eneral a
consultar la informacin contenida en los documentos de archivo & a
o"tener coia de los mismos.
CO6IA A'*E)*ICADA. Es la reroduccin de un documento#
refrendada or el funcionario cometente ara revestirlo de
ciertas formas & solemnidades se%!n lo esta"lecido or la le& & que
le confieren la fuer2a ,ur4dica del ori%inal.
CO6IA. Reroduccin untual de otro documento.
CORREO ELEC*R3)ICO. Es el roceso de ela"orar# enviar &
distri"uir las diversas comunicaciones a trav$s de medios
electrnicos.
Es similar al correo convencional donde se si%uen ".sicamente tres
asos/ escri"ir la comunicacin# enviarla & distri"uirla. La diferencia
radica en las condiciones normales de cone5in# el mensa,e se
demora dos se%undos. ;ste es uno de los servicios m.s utili2ados en
Internet# or la efectividad# raide2 & la venta,a de oder enviar
los mensa,es aunque el destinatario no est$ conectado en el
momento.
CORRES6O)DE)CIA. Son todas las comunicaciones de car.cter
rivado que lle%an a las entidades# a t4tulo ersonal# citando o no el
car%o del funcionario# )o %eneran tr.mite ara las instituciones.
-Acuerdo >?> de octu"re @> de A>>B1.
CO*ACI3).-V$ase Cdi%o1.
C'ADER)O. Con,unto de documentos cosidos en forma de li"ro.
C'S*ODIA DE DOC'(E)*OS. Resonsa"ilidad ,ur4dica que
imlica or arte de la Institucin archiv4stica la adecuada
conservacin & administracin de los fondos# cualquiera que sea la
titularidad de los mismos.
DE63SI*O DE ARCHIVO. Esacio destinado a la conservacin de
los documentos en una Institucin archiv4stica.
DE6'RACI3). Oeracin or la cual se searan los documentos que
tienen valor ermanente de los que no lo tienen.
DESCRI6CI3) DOC'(E)*AL. Es el roceso de an.lisis de los
documentos de archivo o de sus a%ruaciones# materiali2ado en
reresentaciones que ermitan su identificacin# locali2acin &
recueracin de su informacin ara la %estin o la investi%acin.
DES*R'CCI3) DE DOC'(E)*OS. -V$ase Eliminacin de
Documentos1.
DI+I*ALI<ACI3). Es un sistema de almacenamiento electrnico
con un medio de almacenamiento & rocesamiento de la informacin#
mediante la inde5acin del documento & la cone5in a "ases de
datos# los usuarios ueden recuerar los documentos en cualquier
momento & lu%ar.
DIS6OSICI3) 0I)AL DE DOC'(E)*OS. Seleccin de los
documentos en cualquiera de sus tres edades# con miras a su
conservacin temoral# ermanente o a su eliminacin.
DOC'(E)*O AC*IVO. Es aquel utili2ado ha"itualmente con fines
administrativos.
DOC'(E)*O DE A6OCO. Son los documentos de car.cter %eneral
que sirven !nicamente de soorte a la %estin de la oficina ara
ermitir la toma de decisiones# ueden ser %enerados en la misma
Institucin o roceder de otra & no forman arte de las series
documentales de las oficinas# ero no son documentos de archivo#
or lo tanto no se transfieren al Archivo Central ara su custodia#
el ,efe de oficina los destru&e -Acuerdo >DA de A>>A1.
DOC'(E)*O DE ARCHIVO. Re%istro de informacin roducida o
reci"ida or una ersona o entidad en ra2n a sus actividades o
funciones# que tiene valor administrativo# fiscal o le%al# o valor
cient4fico# econmico# histrico o cultural & de"e ser o",eto de
conservacin.
DOC'(E)*O ELEC*R3)ICO DE ARCHIVO. Es el re%istro de
informacin %enerada# reci"ida# almacenada & comunicada or
medios electrnicos# que ermanece en estos medios durante su
ciclo vital8 es roducida or una ersona o entidad en ra2n de sus
actividades & de"e ser tratada conforme a los rinciios & rocesos
archiv4sticos.
DOC'(E)*O ESE)CIAL-Documento Vital1. Es aquel necesario
ara el funcionamiento de un or%anismo & que or su contenido
informativo & testimonial# %aranti2a el conocimiento de las
funciones & actividades del mismo a!n desu$s de su desaaricin#
or lo tanto# osi"ilita la reconstruccin de la historia institucional.
DOC'(E)*O 0ACILI*A*IVO. Es aquel de car.cter
administrativo com!n a cualquier Institucin & que cumle funciones
de ao&o.
DOC'(E)*O HIS*3RICO. Documento !nico que or su
si%nificado ,ur4dico# auto%r.fico o or sus ras%os e5ternos & su
valor ermanente ara la direccin del estado# la so"eran4a nacional#
las relaciones internacionales# las actividades cient4ficas#
tecnol%icas & culturales# se convierte en arte del atrimonio
histrico & esecialmente valioso ara el a4s.
DOC'(E)*O I)AC*IVO. Aquel que ha de,ado de emlearse con
fines administrativos & le%ales.
DOC'(E)*O O0ICIAL. El que roduce# osee o mane,a una
entidad estatal.
DOC'(E)*O ORI+I)AL. Es la fuente rimaria de informacin
con todos los ras%os & caracter4sticas que ermiten %aranti2ar su
autenticidad e inte%ridad.
DOC'(E)*O 6RIVADO. El erteneciente a ersonas naturales &
,ur4dicas# entidades# instituciones & or%ani2aciones que no tienen
car.cter oficial.
DOC'(E)*O 6:9LICO. Es el roducido o tramitado or el
funcionario !"lico en e,ercicio de su car%o o con su intervencin.
DOC'(E)*O. Informacin re%istrada# cualquiera sea su forma o el
medio utili2ado.
DO(I)IO. Aquello que est. searado de la E en un e7mail & sirven
ara identificar & locali2ar de manera %eneral la clase de emresa u
or%ani2acin que est. conectada.
DOSSIER.Con,unto de documentos que se re!nen en un le%a,o ara
su conservacin# no corresonden a un !nico roceso administrativo#
ero se refieren al mismo tema o asunto# ueden incluir varios actos
administrativos# uede cerrarse o no.
D'6LICADO. Se%undo e,emlar o reetido del mismo tenor literal
que el rimero. 6uede ser simle o autenticado.
ELI(I)ACI3) DE DOC'(E)*OS. Es la destruccin de los
documentos que han erdido su valor administrativo# ,ur4dico# le%al#
fiscal o conta"le & que no tienen valor histrico o que carecen de
relevancia ara la ciencia & la tecnolo%4a.
E)C'ADER)ACI3). Cu"ierta ara rote%er documentos cosidos o
e%ados# en forma de li"ro.
ES*A)*E. (ue"le con anaqueles & entreaFos ara colocar
documentos en sus resectivas unidades de conservacin.
EG6EDIE)*E. Con,unto de documentos relacionados con un asunto#
que constitu&en una unidad archiv4stica. 'nidad documental
formada or un con,unto de documentos %enerados or%.nica &
funcionalmente or una oficina roductora en la resolucin de un
mismo asunto.
EG6'R+O DE DOC'(E)*OS. -V$ase Seleccin Documental1.
0ACSI(IL. Reroduccin id$ntica de un documento# lo%rado a
trav$s de un medio mec.nico# foto%r.fico o electrnico.
0ECHAS DE AC'('LACI3). 0echas intermedias encontradas en
un e5ediente.
0ECHAS EG*RE(AS. Se refiere a la fecha m.s anti%ua & a la m.s
reciente que ueden encontrarse en un e5ediente o en cualquier
unidad documental.
0OLIO REC*O. 6rimera cara de un folio# cu&a numeracin se alica
solamente a $sta.
0OLIO VERSO.-V$ase 0olio Vuelto1.
0OLIO V'EL*O. Se%unda cara de un folio & a la cual no se le
escri"e numeracin.
0OLIO. Ho,a de li"ro# de cuaderno o de e5ediente# al que
corresonden dos .%inas. )!mero que indica el orden consecutivo
de las .%inas de un li"ro# folleto# revista.
0O)DO. *otalidad de las series documentales de la misma
rocedencia o arte de un archivo que es o",eto de conservacin
institucional formada or el mismo archivo# una Institucin o
ersona.
0'E)*E 6RI(ARIA DE I)0OR(ACI3). Informacin ori%inal no
a"reviada ni traducida8 se llama tam"i$n fuente de rimera mano.
0')CI3) ARCHIVHS*ICA. Con,unto de actividades relacionadas
con la totalidad del quehacer archiv4stico# desde la ela"oracin del
documento hasta su eliminacin o conservacin ermanente.
+ES*I3) DE DOC'(E)*OS. Con,unto de actividades
administrativas & t$cnicas# tendientes al eficiente# efica2 &
efectivo mane,o & or%ani2acin de la documentacin roducida &
reci"ida or una entidad desde su ori%en hasta su destino final# con
el o",eto de facilitar su consulta# conservacin & utili2acin.
+'HA. Instrumento que descri"e %en$ricamente fondos
documentales de uno o varios archivos# indicando las caracter4sticas
fundamentales de los mismos. or%anismos que los ori%inan# secciones
& series que los forman# fechas e5tremas & volumen de la
documentacin.
IDE)*I0ICACI3) DOC'(E)*AL. 6rimera etaa de la la"or
archiv4stica que consiste en inda%ar# anali2ar & sistemati2ar las
cate%or4as administrativas & archiv4sticas en que se sustenta la
estructura de un fondo.
HDICE *O6O)H(ICO. Listado de sitios o lu%ares.
H)DICE CRO)OL3+ICO. Listado consecutivo de fechas.
H)DICE O)O(=S*ICO. Listado de nom"res roios.
H)DICE *E(=*ICO. Listado de temas o descritores.
H)DICE. Lista alfa"$tica o num$rica de t$rminos onom.sticos#
toon4micos# cronol%icos & tem.ticos# contenidos tanto en los
roios documentos como en los instrumentos de descricin.
I)S*R'(E)*O DE CO)S'L*A. Documento so"re cualquier
soorte# u"licado o no# que relaciona o descri"e un con,unto de
unidades documentales con el fin de esta"lecer un control f4sico#
administrativo o intelectual de los mismos# que ermita su adecuada
locali2acin & recueracin. Deendiendo de la fase de tratamiento
archiv4stico de los documentos de la que deriven los instrumentos#
se ueden distin%uir. instrumentos de control -fases de
identificacin & valoracin1 e instrumentos de referencia -fases de
descricin & difusin1.
I)S*R'(E)*O DE CO)*ROL. Es aquel que se ela"ora en las
fases de identificacin & valoracin. 6or lo tanto# ueden ser
instrumentos de control# entre otros# en la fase de identificacin
los si%uientes. ficheros de or%anismos# ficheros de tios
documentales# cuadros de clasificacin# re%istros too%r.ficos8 & en
la fase de valoracin. relaciones# ta"las de retencin documental#
re%istros %enerales de entrada & salida# relaciones & actas de
eliminacin# informes# relaciones de r$stamo resultantes de
muestreo.
I)S*R'(E)*O DE DESCRI6CI3). -V$ase Instrumento de
Consulta1.
I)S*R'(E)*O DE RE0ERE)CIA. -V$ase Instrumento de
Consulta1.
I)*ERLH)EA. Distancia vertical entre dos ren%lones. 6or
e5tensin se le denomina ren%ln.
I)VE)*ARIO. Es el instrumento que descri"e la relacin
sistem.tica & detallada de las unidades de un fondo# si%uiendo la
or%ani2acin de las series documentales. 6uede ser esquem.tico#
%eneral# anal4tico & reliminar.
LE+AIO. En los archivos es el con,unto de documentos que forman
una unidad documental.
LE+ISLACI3) ARCHIVHS*ICA. Es el con,unto de normas que
oficiali2an la conservacin# el acceso# la roteccin & la or%ani2acin
de los archivos en un a4s.
(E)SAIE DE DA*OS. J*oda informacin# %enerada# enviada#
reci"ida# almacenada o comunicada or medios electrnicos# ticos
o similares como udieran ser entre otros# el Intercam"io
Electrnico de Datos -EDI1# Internet# el correo electrnico# el
tele%rama# el fa5 o el telefa5K -Le& LAM de BNNN1.
(ICRO0IL(ACI3). *$cnica que ermite foto%rafiar documentos
& o"tener equeFas im.%enes en el4cula.
(ICRO0IL(E. 0oto%raf4a en el4cula %eneralmente de B? o @L
mil4metros# utili2ada en reroduccin de documentos.
('ES*REO. Oeracin or la cual se conservan ciertos
documentos de car.cter reresentativo o esecial. Se efect!a
durante la seleccin hecha con criterios alfa"$ticos# cronol%icos#
num$ricos# too%r.ficos# tem.ticos# entre otros.
)OR(ALI<ACI3). Someter una actividad u o",eto a norma# o sea
a un modelo# tio# atrn o criterio dado.
O0ICI)A 6ROD'C*ORA. Es la unidad administrativa que roduce &
conserva la documentacin tramitada en e,ercicio de sus funciones.
ORDE)ACI3) DOC'(E)*AL. '"icacin f4sica de los documentos
dentro de las resectivas series en el orden reviamente acordado.
ORDE)ACI3). Oeracin de unir los elementos o unidades de un
con,unto relacion.ndolos unos con otros# de acuerdo con una unidad7
orden esta"lecida de antemano. En el caso de los archivos# estos
elementos ser.n los documentos o las unidades archiv4sticas dentro
de las series.
OR+A)I+RA(A. Reresentacin %r.fica de la estructura or%.nica
de al%!n tio de or%ani2acin o entidad# que indica las distintas
oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u
or%anismo.
OR+A)I<ACI3) DE ARCHIVOS. Con,unto de oeraciones
t$cnicas & administrativas# cu&a finalidad es la a%ruacin
documental relacionada en forma ,er.rquica# con criterios or%.nicos
o funcionales ara revelar su contenido.
OR+A)I<ACI3) DE DOC'(E)*OS. 6roceso archiv4stico que
consiste en el desarrollo de un con,unto de acciones orientadas a
clasificar# ordenar & si%nar los documentos de una entidad.
ORI+I)AL. Documento roducido directamente or su autor# sin
ser coia.
6A*RI(O)IO ARCHIVHS*ICO. Con,unto de archivos conservados
en el a4s & que forman arte esencial de su atrimonio
administrativo# cultural e histrico.
6A*RI(O)IO DOC'(E)*AL. Con,unto de documentos
conservados or su valor sustantivo# histrico o cultural.
6IE<A DOC'(E)*AL. 'nidad m4nima que re!ne todas las
caracter4sticas necesarias ara ser considerada documento. 6ueden
ser e,emlos de ie2as documentales# entre otros/ un acta# un
oficio# un informe.
6LA<O 6RECA'CIO)AL. *iemo rudencial de conservacin de los
documentos# una ve2 concluida su vi%encia# como revencin de
osi"les reclamaciones.
6RESERVACI3) DOC'(E)*AL.-V$ase Conservacin de
Documentos1.

6RI)CI6IO DE ORDE) ORI+I)AL. Ordenacin interna de un
fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el
servicio activo.
6RI)CI6IO DE 6ROCEDE)CIA. Conservacin de los documentos
dentro del fondo documental al que naturalmente ertenecen.
6rinciio fundamental de la teor4a archiv4stica que esta"lece que los
documentos roducidos or una Institucin u or%anismo no de"en
me2clarse con los de otros.
6ROD'CCI3) DOC'(E)*AL. Rececin o %eneracin de
documentos en una unidad administrativa en cumlimiento de sus
funciones.
6RO*OCOLO. Serie ordenada de escrituras ori%inales & otros
documentos notariales# que los escri"anos & notarios autori2an con
formalidades.
6ROCEC*O DE DESCRI6CI3) DE ARCHIVOS. 0ormulacin de
actividades en el tiemo# que contemlan los criterios & m$todos a
se%uir en la seleccin & descricin de una determinada unidad
archiv4stica# con el fin de o"tener instrumentos de consulta
normali2ados ara la investi%acin con "ase en fuentes rimarias. El
lan contemla# entre otros asectos# evaluacin de requerimientos
de descricin# tios documentales a ele%ir# unidades archiv4sticas#
evaluacin de criterios ara determinacin de t$rminos
descritivos# asectos f4sicos de los documentos a tener en cuenta
& formas de catura & automati2acin de los datos roios de la
descricin archiv4stica.
RADICACI3). Es el rocedimiento or medio del cual las
entidades asi%nan un n!mero consecutivo# a las comunicaciones
reci"idas o roducidas# de,ando constancia de la fecha & hora de
reci"o o de env4o# con el rosito de oficiali2ar su tr.mite
RA<O)ERO/ Comunicacin interna informal que se utili2a en la
Institucin ara remitir documentos# aclarar situaciones o asuntos
de las comunicaciones oficiales# o del tr.mite# no uede remla2ar
un memorando
RE+IS*RO DE DOC'(E)*OS. Anotacin de los datos del
documento en los modelos de control.
RE+IS*RO *O6O+R=0ICO. Instrumento de control que relaciona
correlativamente el contenido de cada una de las unidades de
conservacin# indicando su osicin e5acta en un desito de
archivo.
RE+LA(E)*O DE ARCHIVOS. Son los lineamientos %enerales
administrativos & t$cnicos# ara dar cumlimiento a diversas
disosiciones de le&.
RE6RO+RA0HA. Con,unto de rocedimientos destinados a la
multilicacin fonot$cnica & la olicoia de documentos# mediante
t$cnicas como la foto%raf4a# la fotocoia# el microfilm# el
documento di%itali2ado.
RESERVA LE+AL. La reserva le%al so"re los documentos de
archivos !"licos# cesar. a los treinta aFos de su e5edicin de
conformidad con lo disuesto en el art4culo B@ de la Le& LM de BNOL.
RE*E)CI3) DE DOC'(E)*OS. Es el la2o en t$rminos de tiemo
en que los documentos de"en ermanecer en el Archivo de +estin
o en el archivo central# tal como se consi%na en la ta"la de
retencin documental.
SECCI3). Es una su"divisin del fondo# inte%rada or un con,unto
de documentos %enerales# en ra2n de esa su"divisin or%.nico7
funcional.
SELECCI3) DOC'(E)*AL. 6roceso mediante el cual se determina
el destino final de la documentacin# "ien sea ara su eliminacin o
su conservacin arcial o total.
SERIE DOC'(E)*AL. Con,unto de unidades documentales de
estructura & contenido homo%$neos# emanados de un mismo r%ano
o su,eto roductor como consecuencia del e,ercicio de sus
funciones esec4ficas. E,emlos/ acuerdos# resoluciones# actas#
historias la"orales# contratos# actas# Informes# entre otros.
SERVICIOS DE ARCHIVO. 6roceso mediante el cual se one a
disosicin de los usuarios la documentacin de una entidad# con
fines de informacin.
SI+)A*'RA *O6O+R=0ICA. Es el s4m"olo que resulta de
com"inar el n!mero de clasificacin o notacin con otro dato que se
le asi%na a un documento imreso o electrnico ara diferencialo.
Se uede definir tam"i$n como la numeracin correlativa or la que
se identifican todas las unidades de conservacin de un desito. Es
el s4m"olo que resulta de com"inar el n!mero de clasificacin o
notacin con otro dato que se le asi%na a un documento electrnico
o imreso con la notacin que ermite diferenciar un documento de
otro.
SIS*E(A )ACIO)AL DE ARCHIVOS. 6ro%rama Esecial
orientado al lo%ro de la cooeracin interinstitucional de los
archivos# a trav$s de lanes & ro%ramas ara alcan2ar o",etivos
comunes de desarrollo & consolidacin del sector archiv4stico#
coordinado or el Archivo +eneral de la )acin.
S'9SERIE DOC'(E)*AL. Con,unto de unidades documentales que
forman arte de una serie & se ,erarqui2an e identifican en forma
searada del con,unto de la serie# or los tios documentales que
var4an de acuerdo con el tramite de cada asunto.
*A9LA DE RE*E)CI3) DOC'(E)*AL. Listado de series & sus
corresondientes tios documentales# roducidos o reci"idos or
una unidad administrativa en cumlimiento de sus funciones# a los
cuales se asi%na el tiemo de ermanencia en cada fase de archivo.
Las ta"las de retencin documental ueden ser %enerales o
esec4ficas# de acuerdo a la co"ertura de las mismas. Las %enerales
se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier
Institucin. Las esec4ficas hacen referencia a documentos
caracter4sticos de cada or%anismo.
*I6O DOC'(E)*AL. 'nidad Documental Simle.
*I6OLO+HA DOC'(E)*AL. Estudio de las diferentes clases de
documentos que ueden distin%uirse se%!n su ori%en &
caracter4sticas dilom.ticas.
*O(O. Volumen de cierta e5tensin# en el cual est.n
encuadernados varios documentos en forma searada & con
a%inacin roia.
*R=(I*E. Enti$ndase or tr.mite lo relacionado con la radicacin#
re%istro# & control de los documentos.
*RA)SCRI6CI3). 6rocedimiento ara reroducir con e5actitud un
documento. 6uede ser te5tual# facsimilar o actuali2ada
%ramaticalmente.
*RA)S0ERE)CIAS DOC'(E)*ALES. Remisin de los documentos
del Archivo de +estin al central & de $ste al histrico# de
conformidad con las ta"las de retencin documental adotadas.
')IDAD AD(I)IS*RA*IVA. 'nidad t$cnico7oerativa de una
Institucin -oficina1.
')IDAD ARCHIVHS*ICA. Con,unto de ie2as o tios
documentales. 6uede ser unidad archiv4stica# entre otras/ un
e5ediente. -V$ase e5ediente1.
')IDAD DE CO)SERVACI3). Cuero que contiene en forma
adecuada una unidad archiv4stica. 6ueden ser unidades de
conservacin entre otras. una ca,a# un li"ro o un tomo# una careta.
')IDAD DOC'(E)*AL. 'nidad de an.lisis en los rocesos de
identificacin & caracteri2acin documental. La unidad documental
uede ser simle cuando est. constituida or un slo documento o
comle,a cuando lo constitu&en varios formando un e5ediente.
')IDAD 6ROD'C*ORA. Oficina roductora de documentos.
VALOR AD(I)IS*RA*IVO. Aquel que osee un documento ara la
administracin que lo ori%in o ara aquella que le sucede# como
testimonio de sus rocedimientos & actividades.
VALOR CO)*A9LE. Es la utilidad o atitud de los documentos que
soortan el con,unto de cuentas# re%istros de los in%resos & e%resos
& de los movimientos econmicos de una entidad !"lica o rivada.
VALOR 0ISCAL. Es la utilidad o atitud que tienen los documentos
ara el tesoro o hacienda !"lica.
VALOR HIS*3RICO. -V$ase Valor Secundario1.
VALOR I'RHDICO. Aquel del que se derivan derechos &
o"li%aciones le%ales re%ulados or el derecho com!n.
VALOR LE+AL. Aquel que tienen los documentos que sirven de
testimonio ante la le&.
VALOR 6RI(ARIO. Es el que tienen los documentos mientras
sirven a la Institucin roductora & al iniciador# destinatario o
"eneficiario del documento# es decir# a los involucrados en el tema o
en el asunto.
VALOR SEC')DARIO. Es el que interesa a los investi%adores de
informacin retrosectiva. Sur%e una ve2 a%otado el valor
inmediato o rimario. Los documentos que tienen este valor se
conservan ermanentemente.
VALORACI3) DOC'(E)*AL. 6roceso or el cual se determinan
los valores rimarios & secundarios de los documentos# con el fin de
esta"lecer su ermanencia en las diferentes fases de archivo.
VI+E)CIA. Caacidad o Jfuer2aK de un documento de archivo ara
testimoniar# o"li%ar o informar so"re un asunto.
VIR+'LILLA. Si%no P que llevan al%unas direcciones electrnicas o
.%inas Qe"# se encuentra con Alt BA?.