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El Presupuesto
Yeni Alburjas Solimando - syfyonkleimar@hotmail.com
1. Introduccin
2. efinicin de presupuesto
3. El proceso presupuestario
4. !ontrol presupuestario
5. Elementos principales del presupuesto
6. "bjeti#os del presupuesto
7. $unciones del presupuesto
8. Importancia de los presupuestos
9. %entajas &ue brindan los presupuestos
10. es#entajas
11. 'imitaciones de los presupuestos
12. (oti#os del fracaso de presupuesto
13. !lasificacin de los presupuestos
14. Importancia del presupuesto en la seleccin de colecciones
15. !onclusin
16. )iblio*raf+a
I,-."/!!I0,
El objetivo de la presente investigacin es presentar un resumen coordinado de la teora de
los presupuestos. Principios, conceptos, trminos y temas que permitirn a quienes toma las
decisiones en las empresas tener una base conceptual como gua.
a forma en que se !an organi"ado los diferentes temas permitir al lector ir de lo general a lo
particular y dejar en claro toda la conceptuali"acin de los presupuestos.
#qu se tratan algunos conceptos acerca de la definicin, Proceso, etapas, control,
elementos, objetivos, funciones, $mportancia, ventajas, desventajas, limitaciones, ra"ones del fracaso
y la clasificacin del presupuesto.
E$I,I!I0, E P.ES/P/ES-"
%eg&n 'orge (urbano )*++,-. El presupuesto es la estimacin programada, de manera
sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un
periodo determinado. .ambin dice que el presupuesto es una e/presin cuantitativa formal de los
objetivos que se propone alcan"ar la administracin de la empresa en un periodo, con la adopcin de
las estrategias necesarias para lograrlos.
E' P."!ES" P.ES/P/ES-A.I"
El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a travs de los
presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto pla"o, mediante el establecimiento de los
oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo pla"o, puesto que sta condicionar los
planes que permitirn la consecucin del fin &ltimo al que va orientado la gestin de la organi"acin.
os presupuestos sirven de medio de comunicacin de los planes de toda la organi"acin,
proporcionando las bases que permitirn evaluar la actuacin de los distintos segmentos, o reas de
actividad. El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se eval&a el resultado de
las acciones emprendidas permitiendo, a su ve", establecer un proceso de ajuste que posibilite la
fijacin de nuevos objetivos.
0n proceso presupuestario efica" depende de muc!os factores, sin embargo cabe destacar
dos que pueden tener la consideracin de 1requisitos imprescindibles12 as, por un lado, es necesario
que la empresa tenga configurada una estructura organi"ativa clara y co!erente, a travs de la que se
vertebrar todo el proceso de asignacin y delimitacin de responsabilidades. 0n programa de
presupuestacin ser ms efica" en tanto en cuanto se puedan asignar adecuadamente las
responsabilidades, para lo cual, necesariamente, tendr que contar con una estructura organi"ativa
perfectamente definida.
El proceso de planificacin presupuestaria de la empresa vara muc!o dependiendo del tipo
de organi"acin de que se trate, sin embargo, con carcter general, se puede afirmar que consiste en
un proceso secuencial integrado por etapas3
'as etapas son las si*uientes1
4efinicin y transmisin de las directrices generales a los responsables de la preparacin de los
presupuestos3 a direccin general, o la direccin estratgica, es la responsable de transmitir a
cada rea de actividad las instrucciones generales, para que stas puedan dise5ar sus planes,
programas, y presupuestos2 ello es debido a que las directrices fijadas a cada rea de
responsabilidad, o rea de actividad, dependen de la planificacin estratgica y de las polticas
generales de la empresa fijadas a largo pla"o.
Elaboracin de planes, programas y presupuestos3 # partir de las directrices recibidas, y ya
aceptadas, cada responsable elaborar el presupuesto considerando las distintas acciones que
deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados. %in embargo, conviene que al
preparar los planes correspondientes a cada rea de actividad, se planteen distintas alternativas
que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del
entorno, o de las variables que vayan a configurar dic!os planes.
6egociacin de los presupuestos3 a negociacin es un proceso que va de abajo !acia arriba,
en donde, a travs de fases iterativas sucesivas, cada uno de los niveles jerrquicos consolida
los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores.
7oordinacin de los presupuestos3 # travs de este proceso se comprueba la co!erencia de
cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fuera necesario, las
modificaciones necesarias y as alcan"ar el adecuado equilibrio entre las distintas reas.
#probacin de los presupuestos3 a aprobacin, por parte de la direccin general, de las
previsiones que !an ido reali"ando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que
pretende alcan"ar la entidad a corto pla"o, as como los resultados previstos en base de la
actividad que se va a desarrollar.
%eguimiento y actuali"acin de los presupuestos3 0na ve" aprobado el presupuesto es
necesario llevar a cabo un seguimiento o un control de la evolucin de cada una de las variables
que lo !an configurado y proceder a compararlo con las previsiones. Este seguimiento permitir
corregir las situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran
derivarse del nuevo conte/to.
!",-."' P.ES/P/ES-A.I"
El control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuacin y el rendimiento o
resultado obtenido en cada centro2 para ello se establecen las comparaciones entre las reali"aciones
y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o
desviaciones.
E'E(E,-"S P.I,!IPA'ES E' P.ES/P/ES-"
El presupuesto es un plan, lo cual significa que e/presa lo que la administracin tratar de
reali"ar.
Inte*rador
$ndica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa. 4irigido a cada una
de las reas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o
presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total
de la organi"acin, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las
diferentes reas que lo integran.
!oordinador
%ignifica que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser
preparados conjuntamente y en armona. En trminos monetarios3 significa que debe ser e/presado
en unidades monetarias.
"peraciones
0no de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinacin de los ingresos
que se pretenden obtener, as como los gastos que se van a producir. Esta informacin debe
elaborarse en la forma ms detallada posible.
.ecursos
6o es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los
recursos necesarios para reali"ar sus planes de operacin, lo cual se logra, con la planeacin
financiera que incluya3
Presupuesto de efectivo.
Presupuesto de adiciones de activos.
")2E-I%"S E' P.ES/P/ES-"
Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en
un periodo determinado.
7ontrolar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las
diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.
7oordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marc!a de la empresa en
forma integral.
$/,!I",ES E' P.ES/P/ES-"
Planeacin1 que es conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer
objetivos y dar una adecuada organi"acin.
"r*ani3acin1 que es estructurar tcnicamente las funciones y actividades de los recursos
!umanos y materiales buscando eficiencia y productividad.
!oordinacin1 8ue es buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y secciones de la
empresa.
ireccin1 8ue es guiar las acciones de los subordinados seg&n los planes estipulados.
!ontrol1 8ue es medir si los propsitos, planes y programas se cumplen y busca correctivos
en las variaciones.
I(P".-A,!IA E '"S P.ES/P/ES-"S
os presupuestos son importantes porque ayudan a minimi"ar el riesgo en las operaciones de
la organi"acin, adems de3
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos
lmites ra"onables.
%irven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y
direccionarlas !acia lo que verdaderamente se busca.
7uantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin.
as partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de
personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una ve"
que se !ayan completado los planes y programas.
os procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades
totales de las compa5as, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios
componentes y alternativas la importancia necesaria.
os presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y
verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. 0na red de estimaciones presupuestarias se
filtran !acia arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis.
%E,-A2AS 4/E ).I,A, '"S P.ES/P/ES-"S
7ada miembro de la empresa pensar en la consecucin de metas especficas mediante la
ejecucin responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.
a direccin de la firma reali"a un estudio un estudio temprano de sus problemas y crea entre
sus miembros el !bito de anali"arlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.
4e manera peridica se replantean las polticas si despus de revisarlas y evaluarlas se
concluye que no son adecuadas para alcan"ar los objetivos propuestos.
#yuda a la planeacin adecuada de los costos produccin.
%e provoca optimi"ar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
%e crea la necesidad de idear medidas para utili"ar con eficacia los limitados recursos de al
empresa, dado el costo de los mismos.
Es el sistema ms adecuado para establecer 9costos promedios: y permite su comparacin
con los costos reales, mide le eficiencia de la administracin en el anlisis de las variaciones
y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.
;acilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.
ES%E,-A2AS
%us datos al ser estimados estarn sujetos al juicio o la e/periencia de quienes los
determinaron.
Es slo una !erramienta de la gerencia. 90n plan presupuestario se dise5a para que sirva de
gua a la administracin y no para que la suplante:.
%u implantacin y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrn
despus del segundo o tercer periodo cuando se !aya ganado e/periencia y el personal que
participa en su ejecucin est plenamente convencido de las necesidades del mismo.
'I(I-A!I",ES E '"S P.ES/P/ES-"S
Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes3
Estn basados en estimaciones.
4eben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.
%u ejecucin no es automtica, se necesita que el elemento !umano comprenda su
importancia.
Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administracin. Es una !erramienta que
sirve a la administracin para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con
ella.
El presupuesto no debe ser una camisa de fuer"a implantada por la alta gerencia a la
organi"acin. 4ebe establecerse con la plena participacin de los individuos responsables de su
reali"acin, a los que se les debe delegar la autoridad adecuada.
a gerencia debe organi"ar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades,
establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el
grado de esfuer"o que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la
ve" precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o
indirectamente ayudan al plan de operaciones.
("-I%"S E' $.A!AS" E P.ES/P/ES-"
7uando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin
tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
7uando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la
organi"acin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.
7uando no e/iste adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la organi"acin.
7uando no !ay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que
perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.
7uando no e/iste un sistema contable que genere confian"a y credibilidad.
7uando se tiene la 1ilusin del control1 es decir, que los directivos se confan de las formulaciones
!ec!as en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
7uando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin.
!'ASI$I!A!I0, E '"S P.ES/P/ES-"S
5. SE67, 'A $'E8I)I'IA
.+*idos9 est:ticos9 fijos o asi*nados1 %on aquellos que se elaboran para un &nico nivel de
actividad y no permiten reali"ar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad.
4ejan de lado el entorno de la empresa )econmico, poltico, cultural etc.-. Este tipo de
presupuestos se utili"aban anteriormente en el sector p&blico.
$le;ibles o #ariables1 %on los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se
pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. %on de gran aceptacin en el
campo de la presupuestacin moderna. %on dinmicos adaptativos, pero complicados y
costosos.
<. SE67, E' PE.I"" E -IE(P"
A corto pla3o1 %on los que se reali"an para cubrir la planeacin de la organi"acin en el ciclo
de operaciones de un a5o. Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias.
A lar*o pla3o1 Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que,
generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
=. SE67, E' !A(P" E AP'I!A!I0, E, 'A E(P.ESA
e operacin o econmicos1 .ienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades
que se desarrollarn en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en
un Estado de <anancias y Prdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar3
Presupuestos de %entas3 <eneralmente son preparados por meses, reas
geogrficas y productos.
Presupuestos de Produccin3 7om&nmente se e/presan en unidades fsicas. a
informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de
mquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de los materiales.
Presupuesto de !ompras1 Es el presupuesto que prev las compras de materias
primas y=o mercancas que se !arn durante determinado periodo. <eneralmente se
!acen en unidades y costos.
Presupuesto de !osto-Produccin3 #lgunas veces esta informacin se incluye en el
presupuesto de produccin. #l comparar el costo de produccin con el precio de venta,
muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados.
Presupuesto de flujo de efecti#o3 Es esencial en cualquier compa5a. 4ebe ser
preparado luego de que todas los dems presupuestos !ayan sido completados. El
presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de
capital de trabajo.
Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la
empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y
puede ser conceido co!o el "presupuesto de presupuestos".
$inancieros1 En estos presupuestos se incluyen los rubros y=o partidas que inciden en el
balance. >ay dos tipos3 *- el de 7aja o .esorera y ?- el de 7apital o erogaciones
capitali"ables.
Presupuesto de -esorer+a1 .iene en cuenta las estimaciones previstas de fondos
disponibles en caja, bancos y valores de fciles de reali"ar. %e puede llamar tambin
presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utili"a para prever los recursos
monetarios que la organi"acin necesita para desarrollar sus operaciones. %e formula
por cortos periodos mensual o trimestralmente.
Presupuesto de ero*aciones capitali3ables1 Es el que controla, bsicamente todas
las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversin
y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.
>. SE67, E' SE!-". E 'A E!","(?A E, E' !/A' SE /-I'I@A,
Presupuesto del Sector PAblico1 %on los que involucran los planes, polticas, programas,
proyectos, estrategias y objetivos del Estado. %on el medio ms efectivo de control del gasto
p&blico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para
gastos e inversiones.
El sector publico ejecuta una gran cantidad de operaciones de ingresos y gastos para
desarrollar sus actividades, de modo que para estudiarlas y apreciar su significado es preciso
darle forma a la multitud de datos estadsticos que reflejan su sentido y alcance. Para ordenar
estas informaciones, e/iste un conjunto de mtodos de clasificacin presupuestaria &nica y
universalmente aceptada, pues los enfoques del anlisis fiscal pueden ser diversos y requerir
distintas formas de distribucin de los datos.
o anterior significa que es posible preparar distintas cuentas gubernamentales en las que
aparecen clasificados los ingresos y gastos de acuerdo con diversos criterios.
Presupuestos del Sector Pri#ado
%on los presupuestos que utili"an las empresas particulares como instrumento de su
administracin.
a funcin de la (iblioteca 0niversitaria se apoya en un conjunto de recursos constituidos
bsicamente por colecciones, personal e instalaciones2 cuyo sostenimiento depende del presupuesto.
El presupuesto no solo es un elemento imprescindible para el funcionamiento presente de la
(iblioteca 0niversitaria, sino que condiciona su futuro y refleja el inters de la 0niversidad por este
servicio fundamental para la docencia y la investigacin.
a financiacin de la (iblioteca debe adecuarse a los objetivos de la 0niversidad para que los
servicios bibliotecarios resulten un instrumento efica" del desarrollo acadmico y cientfico de la
institucin.
El sistema de financiacin adoptado debe garanti"ar el presupuesto necesario, el empleo
ptimo de los recursos y la gestin gil y eficiente.
I(P".-A,!IA E' P.ES/P/ES-" E, 'A SE'E!!I0, E !"'E!!I",ES
a importancia del presupuesto de la biblioteca es un factor contundente que condiciona el
presente y el futuro de la misma, !an pasado los tiempos en los que se afirmaba que se carece de
presupuesto por decisin de autoridades superiores, actualmente, nadie niega la importancia de estos
recintos y solo alguien fuera de todo conte/to acadmico y poltico negara recursos para stas, un
aspecto importante es su !abilidad como gestor no dude en insistir y tener todas las pruebas
documentales que testifiquen que se reali" todo el esfuer"o necesario para conseguir lo que se
requera.
El presupuesto debe ser adecuado a los objetivos de la institucin con el &nico propsito de
que los servicios bibliotecarios resulten un instrumento efica" del desarrollo acadmico y cientfico de
la misma. El presupuesto para el gasto corriente de funcionamiento y el de inversin en desarrollo de
colecciones, sistemas de informacin y otros aspectos que requieran de desarrollarse, deben ser
constituidos y presentado en forma de programas que permitan su medicin mensual, bimestral,
semestral o anual.
@ecuerde, reportar resultados, esto, siempre es conveniente como e/pediente a favor de su
dependencia o unidad de informacin ya que si solo !a ejercido el presupuesto que le destinan y no
tiene productos, se pone en duda en otorgarle uno nuevo sobre todo si este es cuantioso y sin la
fundamentacin adecuada.
a biblioteca es un organismo que no solo pide sino que tambin genera ingresos como una
empresa productiva prestando servicio a travs de las salas telemticas donde los alumnos de preA
grado pueden disfrutar de $nternet, impresin, copia, trascripcin, entre otros servicios esto a un
menor costo, lo cual es un gran cambio en la imagen !abitual que se puede tener de no ser solo un
espacio que siempre requiere apoyo sino que tambin genera recursos que le permiten subsistir
dignamente para solucionar algunos problemas econmicos.
!",!'/SI0,
os presupuestos son !erramientas que utili"an con el propsito de controlar y manejar
efectivamente las partidas de gastos y de ingresos, por esto se !ace imprescindible la clasificacin de
las partidas que avalan las cuentas de dic!o presupuesto esto genera a su ve" un mayor control y
una mayor eficiencia a la !ora de ponerlo en prctica, ya que una clasificacin adecuada genera un
equilibrio perfecto y a su ve una !erramienta efica" para la administracin.
as clasificaciones deben !acerse de una manera balanceada, puesto que una inclinacin a nivel
contable da5ara la informacin para la formulacin y ejecucin de los programas, es preciso que
cada una tenga un desarrollo a un nivel y medida justa para su mayor comprensin y manejo tanto en
el mbito fiscal como a nivel de programacin y administracin. Estas son de gran ayudan pues dotan
de informacin a tiempo para la toma de decisiones y en algunos casos como es la clasificacin por
objeto de gastos que sirven de au/iliar para mantener un control adecuado de los gastos evitando en
muc!os casos las malversaciones de fondos y los gastos injustificados.
as clasificaciones permiten detallar los sectores tanto p&blico como los privados, los gastos y
las funciones y estas a su ve sirven a los propsitos m&ltiples que incurren en el presupuesto2 si es
posible integrar cada una de estas divisiones se estara generando un presupuesto moderno que
cumple con los propsitos y las metas tra"adas por las instituciones y los gobiernos.
as clasificaciones econmicas permiten identificar cada rengln de los gastos y de los
ingresos seg&n su naturale"a econmica, esto !ace posible investigar las influencias que ejercen en
las finan"as p&blicas sobre el resto de la economa nacional, esto !ace permisible las gestiones del
gobierno y facilita las decisiones a tomar, debido a que se tiene a mano una forma ms fcil de
anali"ar y concluir con detalles el estado econmico en que se encuentra un pas.
)I)'I"6.A$?A
(0@(#6B, 'orge y B@.$C, #lberto. Presupuestos3 Enfoque Doderno de Planeacin y 7ontrol de
@ecursos. Dc <raw >ill (ogot. %egunda Edicin.
%#@D$E6.B, Euclides #lfredo. os presupuestos teora y aplicaciones. 0niversidad 4istrital. (ogot.
*+E+.
Yeni Alburjas Solimando
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