REUNIONES

RAPIDAS Y CON
MEJORES
RESULTADOS.

Por: Dale Carnegie
REUNIONES:
RAPIDAS Y CON MEJORES RESULTADOS
Permtame mostrarle cmo un jefe de una compaa elimin el 75% de todo el tiempo que empleaba anteriormente
en tratar de resolver problemas de negocio.
Su nombre LEN SHIMKIN. Presidente de la Junta Directiva de una de las mayores casas editoras de Nueva York:
Simon & schuster, Inc. Rockefeller Cente, NY. He aqu las exeriencias de Len en sus propias palabras:

Durante quince aos dediqu casi la mitad de cada da de trabajo a dirigir reuniones, discutiendo problemas del
negocio. Haremos sto aquello? No haremos nada?. Nos ponamos tensos, pasebamos por la habitacin,
discutamos y andbamos entre crculos viciosos. Al llegar la noche, estaba exhausto. Yo estaba resignado a pasar
asd el resto de mi vida. Lo haba hecho por espacio de quince aos y nunca se mehaba ocurrido que poda haber
una manera mejor de hacer sto. So alguien me hubiera dicho que yo poda eliminar las tres cuartas partes del
tiempo que dedicaba en esta precoupantes reuniones y las tres cuartas partes d emi tensin nerviosa, yo hubiera
credo que esa persona era un loco optimista. Sin embargo, conceb un plan que me di resultado. Ha logrado
maravillas en mi eficiencia, mi eficinecia, mi salud y mi felicidad.
Parece cosa de magia, pero como todos los juegos de magia, en realidad, es sencillo
Aqu est el secreto:
1.- Abandon por completo el procedimiento que duarnte quince (15) aos haba estado utilizando en nuestras
reuniones, el cual empezaba con mis preocupados socios recitando los detalles de lo que andaba mal y terminaba
con la pregunta: Qu haremos?.

2.- Establec una nueva regla: QUE TODA PERSONA QUE QUISIERA PLANTEAR UN PROBLEMA DEBA
ANTES PREPARAR Y PRESENTAR UN MEMORANDUM CONTESTANDO ESTAS CUATRO PREGUNTAS:
Pregunat 1: Cal es el problema?
Pregunat 2: Cules son las causas del problema?
Pregunat 3: Cules son las posibles soluciones?
Pregunat 4: Cul es la mejor posible solucin?
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RAPIDAS Y CON MEJORES RESULTADOS
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Pregunta 1: Cal es el problema?

Antes empleabamos una dos horas en agotadoras reuniones sin que nadie supioera concreta especificamente en
que consita realmente el problema. Nos enfrascabmos en discusiones sobre nuestras dificultades, sin preocuparnos
primero por concocer especficamente cul era nuestro probelma.

Pregunta 2: Cules son las causas del problema?

Cuando miro hacia atrs, recordando mi carrera, me asombran las horas desperdiciadas en reuniones agotadoras
sin tratar nunca de encontrar las razones o condiciones que origina la raz del problema.

Pregunta3: Cules son las posibles soluciones?

Antes, uno de los participantes en la reunin presentaba una solucin y los dems discutan con l. Se exaltaban los
animos. Nos alejbamos del tema inical y al final de la reunin, ndie haba tomado nota de las diferentes medidas
que se haban sugerido para resolver el probelma

Pregunta 4: Cul es la mejor posible solucin?

Yo acostumbraba a conversar con personas que se pasaban las horas preocupndose por una situacin especial y
dndoles vueltas al problema sin que se les ocurriese ni una sla vez sobre las distintas soluciones posibles ni
tampoco escribir: esta es la solucin que yo recomeindo. Mis socios y colaboradores ahora rara vez vienen a verme
con sus probelmas, Porqu? Porque han descubierto que al conterstar esas cuatro preguntas deben tener a mano
todos los datos y pensar sobre el problema y sus dificultades. Y entonces en la maora d ellos casos, encuentran que
ya no necesitan consultarme, porque la solucin adecuada salta a la vista por si mims, como salta una tostada del
tostador elctrico cuando est lista.
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RAPIDAS Y CON MEJORES RESULTADOS
Ejemplo: Supongamos que somos socios en una tienda y que dibo a que nuestras ventas
han descendido, celebramos una reunin,.
Cul es el problema?
Resp: Las ganacias estan disminuyendo.

Cules son las causas del problema?
Resp: Precios demasiados altos, falta de atractivo en la publicidad, servicios de entrega
demasiados lentos, mala poltica de crditos, empleados descorteses.

Cules son las posibles soluciones?
Resp: Rebajar los precios, buscar un nuevo gerente de publicidad, comprar ms camiones
de reparto, mejorar el sistema de cobros y dar ms facilidad de crditos, orienatr a los
empleados en Atencin al cliente, incentivar a los empleados con recompensas.

Cul es la mejor posible solucin?
Resp: Los socios acuerdan que la mejor solucin posible es convencer a los empleados
para que sean muchos ms corteses al tratar a los clientes. Por lo que se les dar un taller
sobre Atencin al cliente.


REUNIONES:
COMO DIRIGIR UNA REUNION CON EFICACIA
1,- Comience la reunin con una breve explicacin del problema. Compruebe entonces que los
participantes han comprendido el problema.

2.- pregunta por las causas del problema y haga resumenes frecuentes.

4.- Pida las soluciones posibles del problema, con las evidencias que respalden cada solucin.

5.- Cuando el problema ha sido suficientemente discutido, haga el resumen final y ntonces proceda a
su votacin.

6.- Nombre a una persona o a un comit encargado de ver la decisin que se lleve a cabo.

7.- exprese sus ideas personales solamente despus de que los otros hayan expresado las suyas. Usted
gua i dirige lka reunin, no participa en la discusin.

8.- Sea flexible, preste poca atencin a las reglas parlamentarias.

9.- Mantenga activa la reunin sin salirse del tema de la misma. (El asunto que discutimos es....)

10.- Fijese que todos participen en la reunin, pero nunca pregunte directamente a cada uno su
opinin.
REUNIONES:
COMO PARTICPAR EN UNA REUNION
1,- No se levante para hablar.

2.- Haga sus charlas breves y sobre el tema que se discute.

3.- Cuide su tono de voz, Hable siempre en forma de conversacin.

4.- Admita slo una solucin del problema

5.- Respalde cada solucin que usted sugiera con evidencia que ayude a convencer su punto de vista.

6.- Escuche atentamente a todos los participantes.

7.- No interrumpa cuando est hablando otra persona.

8.- En lugar de hacer afirmaciones directas, haga preguntas. Porqu piensas as?