Jobdes Ketua PIU

NAMA POSISI:
Ketua Project Implementing Unit
The Support to Quality
Improvement of The Islamic
Higher Education
UNIT KERJA:
Institut Agama Islam Negeri

Tanggal:
29 Juni 2012
BERTANGGUNG JAWAB KEPADA:
REKTOR
MENERIMA LAPORAN DARI:
Sekretaris PIU
Bendahara PIU
Konsultan Terkait
Staff PMU
TUJUAN POSISI:
Melakukan koordinasi dan fasilitasi kegiatan proyek agar dapat terlaksana dengan baik, sesuai
prinsip-prinsip Ilmu Manajemen Proyek.
TUGAS:

1. Sebagai Pejabat Pemegang Komitmen.
2. Melakukan koordinasi kerja dengan unit-unit yang terkait dengan proyek IDB, khususnya
mengenai rencana detail/teknis pelaksanaan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab masing-
masing, serta kemajuan pelaksanaan kerja
3. Merencanakan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan proyek di IAIN
masing-masing.
4. Melakukan komunikasi dengan pihak-pihak terkait.
DIMENSI POSISI:
Jumlah staf : 10
Biaya operasi :
Biaya investasi : -
Tunjangan :
Pendapatan :
PERSYARATAN PENGETAHUAN/ PENGALAMAN:
1. Berpendidikan minimal : S-2
2. Golongan : IV-a
3. Mengikuti diklat : PMBOK
4. Skor TOEFL minimal 500
5. Mengikuti dan memiliki sertifikat Pengadaan Barang Jasa
AKTIVITAS KUNCI
BIDANG PRESTASI KUNCI RINCIAN AKTIVITAS TOLOK UKUR KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
A. Melakukan kordinasi kerja
dengan PMU pimpinan
IAIN dan Pokja-Pokja
dalam proses pelaksanaan
proyek.
1. Menyelenggarakan rapat
koordinasi dengan PMU secara
reguler.
2. Menyelenggarakan rapat
koordinasi dengan pokja-
pokja.
3. Melakukan evaluasi dan
pengendalian kegiatan proyek.
A.1.1. Terselenggaranya
kegiatan Proyek sesuai
dengan rencana
A.2.1. Terselenggaranya
kegiatan internal dan
eksternal
A.3.1. Laporan Evaluasi dan
Pengendalian kegiatan
Proyek.

B. Merencanakan,
melaksanakan,
mengawasi, dan
mengevaluasi pelaksanaan
proyek di IAIN masing-
masing.
1. Menyusun perencanaan
kegiatan dan anggaran proyek
2. Menjalankan Program Kerja
Proyek;
3. Membuat laporan kegiatan
dan keuangan Proyek;

C.1.1. Terselenggaranya
rapat mingguan,
bulanan, dan
triwulanan
C.2.1. Program dan kegiatan
yang terkait dengan
proyek dapat berjalan
sesuai rencana

C. Melakukan komunikasi 1.
dengan pihak-pihak terkait




Jobdes & SOP Sekretaris PIU

NAMA POSISI:
Sekretaris PIU
UNIT KERJA:
IAIN
Tanggal:
29 Juni 2012
BERTANGGUNG JAWAB KEPADA:
Pemimpin Proyek
MENERIMA LAPORAN DARI:
Staf Proyek
TUJUAN POSISI:
Membantu pemimpin proyek dalam mengelola proyek
TUGAS:
1. Membantu pemimpin proyek dalam pengelolaan administrasi proyek
2. Membantu pemimpin proyek dalam pengelolaan program kerja proyek
3. Membantu pemimpin proyek melaksanakan koordinasi dengan unit terkait

DIMENSI POSISI:
Jumlah staf :
Biaya operasi : -
Biaya investasi : -
Tunjangan : Rp 500.000
Pendapatan :
PERSYARATAN PENGETAHUAN/ PENGALAMAN:
1. Berpendidikan minimal : S-1
2. Golongan : III.a
3. Mengikuti diklat : PMBOK
AKTIVITAS KUNCI
BIDANG PRESTASI KUNCI RINCIAN AKTIVITAS TOLOK UKUR KINERJA &
LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
D. Pengelolaan administrasi
proyek

1. Mengelola aktifitas
administrasi proyek
2. Membuat standar kinerja
Proyek;
3. Mewakili Pemimpin Proyek
dalam urusan internal dan
eksternal, apabila diperlukan;
4. Melakukan evaluasi dan
pengendalian kegiatan Proyek;

A.1.1. Terselenggaranya
kegiatan Proyek sesuai
dengan rencana
A.2.1. Terselenggaranya
kegiatan internal dan
eksternal
A.3.1. Standar Kinerja
Proyek tersusun
A.4.1. Laporan Evaluasi dan
Pengendalian kegiatan
Proyek
E. Pengelolaan Program
Kerja Proyek

1. Membantu pemimpin proyek
menyusun perencanaan
kegiatan dan anggaran
proyek
2. Membantu pemimpin proyek
menjalankan program kerja
Proyek

B.1.1. Program Kerja Proyek
tersusun
B.2.1. Laporan Kegiatan dan
Keuangan tersusun
dalam sebuah
dokumen





F. Koordinasi Kegiatan
dengan Unit Terkait

1. Menyelenggarakan rapat
koordinasi setiap mingguan,
bulanan, triwulanan;
2. Menyelenggarakan
koordinasi dengan pokja-
pokja;
3. Menyelenggarakan
koordinasi dengan end user
untuk menentukan peralatan
laboratorium;
4. Melakukan kunjungan kerja
(site visit) ke unit terkait

C.1.1. Terselenggaranya
rapat mingguan,
bulanan, dan
triwulanan
C.2.1. Program dan kegiatan
yang terkait dengan
proyek dapat berjalan
sesuai rencana



CONTOH: A
Standard Operating Procedures

1. Mengelola aktifitas kantor Proyek;


Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
007
Tanggal Pembuatan :
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Pemimpin Proyek
Pelaksana : Sekretaris


A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memberi panduan yang jelas pada Proyek dalam mengelola aktivitas
kantor Proyek.

B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup SOP meliputi:
Jenis Kegiatan :
1. Jam Kerja
2. Waktu lembur
3. Jadwal Kegiatan
4. Surat- Menyurat
5. Arsiparis
6. Penanggung jawab Kegiatan
7. Tor Kegiatan
8. Laporan Keuangan dan Kegiatan
9. SPJ Kegiatan
10. Pajak

A. DEFINISI
Mengelola Aktivitas Kantor Proyek adalah melaksanakan kegiatan-kegiatan Proyek sesuai
dengan deskripsi tugasnya.

B. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Sekretaris
2. Staf
C. PROSEDUR
1. Menentukan Jam Kerja Proyek
2. Menentukan waktu lembur
3. Menentukan jadwal kegiatan
4. Membuat TOR Kegiatan
5. Menentukan penanggungjawab kegiatan
6. Mengatur surat menyurat dan pengarsipan
7. Melaksanakan SPJ kegiatan
8. Menyusun Laporan Kegiatan dan Keuangan

F. REFERENSI
1. PP 54 TAHUN 2010
2. DIPA UIN SUNAN KALIJAGA
3. Renstra UIN 2002 -2007
4. SOP PIMPRO


D. DEFINISI
Standar Kinerja Proyek adalah ketentuan-ketentuan mengenai ketepatan Proyek dalam
menjalankan kegiatannya, dapat diukur melalui: biaya, mutu, dan waktu yang digunakan.

E. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Sekretaris
2. Staf

F. PROSEDUR
1. Undangan dari lingkungan UIN
2. Undangan dari luar UIN
3. Bahan yang diperlukan
4. Menyampaikan laporan kegiatan

F. REFERENSI
1. Undangan
2. Surat Tugas
3. SPPD
4. Bahan (Laporan, presentasi, sosialisasi, dsb).


IV. STANDARD OPERATING PROCEDURES PROYEK PENGEMBANGAN UIN SUNAN KALIJAGA
CONTOH: A
Standard Operating Procedures

2. Membuat standar kinerja Proyek;




Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
007
Tanggal Pembuatan : 13 April 2009
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Pemimpin Proyek
Pelaksana : Sekretaris


A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memberi panduan yang jelas pada Proyek Sumber Daya dalam membuat
standar kinerja Proyek.

B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup SOP membuat standar kinerja Proyek meliputi:
Jenis Kegiatan :
1. Jam Kerja
2. Waktu lembur
3. Jadwal Kegiatan
4. Penanggung jawab Kegiatan
5. Tor Kegiatan
6. Laporan Keuangan
7. laporan Kegiatan
Pelaksana: Pemimpin Proyek dan Sekretaris
Waktu: Satu minggu
G. DEFINISI
Standar Kinerja Proyek adalah ketentuan-ketentuan mengenai ketepatan Proyek dalam
menjalankan kegiatannya, dapat diukur melalui: biaya, mutu, dan waktu yang digunakan.

H. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Sekretaris
2. Sub Proyek
3. Staf

I. PROSEDUR
1. Menentukan Jam Kerja Proyek
2. Menentukan waktu lembur
3. Menentukan jadwal kegiatan
4. Menentukan penanggungjawab kegiatan
5. Membuat TOR Kegiatan
6. Menyusun Laporan Kegiatan
7. Menyusun Laporan Keuangan

F. REFERENSI
1. Aide Memoire
2. Guide Line IDB
3. Dokumen Anggaran Proyek (DIPA, RKA-KL)
4. PP 54 Tahun 2010

CONTOH:
Standard Operating Procedures

4. Melakukan evaluasi dan pengendalian kegiatan Proyek;



Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
007
Tanggal Pembuatan : 13 April 2009
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Pemimpin Proyek
Pelaksana : Sekretaris


A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memberi panduan yang jelas pada Proyek dalam melakukan evaluasi dan
pengendalian kegiatan Proyek
B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup:
Jenis Kegiatan :
1. Jadwal Kegiatan
2. TOR Kegiatan
3. Pelaksanaan kegiatan
4. Kemajuan
5. Laporan Kemajuan (tri wulan/semester/tahunan)
Pelaksana: Pemimpin Proyek dan Sekretaris
Waktu: Satu minggu
J. DEFINISI
Evaluasi dan Pengendalian Kegiatan adalah pemantauan kesesuaian antara rencana kegiatan
dengan pelaksanaannya.
K. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Pemimpin Proyek
2. Sekretaris
3. Staf

L. PROSEDUR
1. Memastikan semua kegiatan telah terjadwal
2. Memastikan TOR Kegiatan telah disusun semua
3. Memantau pelaksanaan kegiatan telah sesuai dengan rencana
4. Memantau Kemajuan Pelaksanaan Kegiatan
5. Menyusun Laporan Kemajuan (Progress report)

F. REFERENSI
1. Jadwal Kegiatan
2. TOR
3. Laporan

CONTOH:
Standard Operating Procedures

4. Melakukan pembinaan pegawai Proyek.




Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
007
Tanggal Pembuatan : 13 April 2009
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Pemimpin Proyek
Pelaksana : Sekretaris


A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memberi panduan yang jelas pada Proyek dalam melakukan pembinaan
pegawai.

B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup SOP penyusunan RBA meliputi:
Jenis Kegiatan :
1. mmm
2. mm
Pelaksana: Pemimpin Proyek dan Sekretaris
Waktu: Satu minggu


M. DEFINISI
RBA adalah rencana kegiatan dan anggaran selama satu tahun yang merupakan penjabaran dari
rencana bisnis universitas 5 tahunan.

N. PENGGUNA
Pengguna SOP penyusunan RBA ini adalah:
1. Sekretaris
2. Sub Proyek
3. Staf

O. PROSEDUR
1. mm
2. mm

F. REFERENSI
5. PP 23/2005
6. PMK.66
7. Renstra UIN 2007-2011
8. Pidato Rektor

CONTOH: B
Standard Operating Procedures

1. Membantu Pemimpin Proyek menjalankan Program Kerja Proyek;





Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
007
Tanggal Pembuatan : 13 April 2009
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Pemimpin Proyek
Pelaksana :


A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memberi panduan yang jelas pada Proyek dalam menjalankan program
kerja.

B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup SOP meliputi:
Jenis Kegiatan :
1. Jadwal Kegiatan
2. TOR Kegiatan
3. Pelaksanaan kegiatan
4. Kemajuan
5. Laporan Kemajuan (tri wulan/semester/tahunan)
Pelaksana: Pemimpin Proyek dan Sekretaris
Waktu: Satu minggu


P. DEFINISI
RBA adalah rencana kegiatan dan anggaran selama satu tahun yang merupakan penjabaran dari
rencana bisnis universitas 5 tahunan.

Q. PENGGUNA
Pengguna SOP penyusunan RBA ini adalah:
1. Sekretaris
2. Sub Proyek
3. Staf

R. PROSEDUR
1. Memastikan semua kegiatan telah terjadwal
2. Memastikan TOR Kegiatan telah disusun semua
3. Memantau pelaksanaan kegiatan telah sesuai dengan rencana
4. Memantau Kemajuan Pelaksanaan Kegiatan
5. Menyusun Laporan Kemajuan (Progress report)


F. REFERENSI
9. PP 23/2005
10. PMK.66
11. Renstra UIN 2007-2011
12. Pidato Rektor
CONTOH:
Standard Operating Procedures

2. Membuat laporan kegiatan dan keuangan Proyek;





Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
007
Tanggal Pembuatan : 8 April 2009
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Rektor UIN Sunan Kalijaga
Pelaksana : Pemimpin Proyek


A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memberi panduan yang jelas pada Proyek Sumber Daya dalam menyusun
laporan kegiatan dan laporan keuangan.

B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup SOP meliputi:
Jenis Kegiatan :
1. Laporan Bulanan
2. Laporan Tri wulan
3. Laporan Semester
4. Laporan Akhir Tahun
Pelaksana: Pemimpin Proyek dan Sekretaris
Waktu: Satu minggu

DEFINISI
RBA adalah rencana kegiatan dan anggaran selama satu tahun yang merupakan penjabaran dari
rencana bisnis universitas 5 tahunan.

S. PENGGUNA
Pengguna SOP penyusunan RBA ini adalah:
1. Sekretaris
2. Sub Proyek
3. Staf

T. PROSEDUR
1. Laporan Bulanan
2. Laporan Tri wulan
3. Laporan Semester
4. Laporan Akhir Tahun

F. REFERENSI
G. PP 23/2005
H. PMK.66
I. Renstra UIN 2007-2011
J. Pidato Rektor

ONTOH: C
Standard Operating Procedures

1. Menyelenggarakan rapat koordinasi setiap hari Rabu;


Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
007
Tanggal Pembuatan : 13 April 2009
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Pemimpin Proyek
Pelaksana :


A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memberi panduan yang jelas pada Proyek Sumber Daya dalam
mengkoordinasikan rapat Rabuan.

B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup SOP penyusunan RBA meliputi:
Jenis Kegiatan :
1. Undangan
2. Daftar Hadir
3. Notulen
4. Mengirim Notulen
Pelaksana: Pemimpin Proyek dan Sekretaris
Waktu: Satu minggu

U. DEFINISI
RBA adalah rencana kegiatan dan anggaran selama satu tahun yang merupakan penjabaran dari
rencana bisnis universitas 5 tahunan.

V. PENGGUNA
Pengguna SOP penyusunan RBA ini adalah:
1. Sekretaris
2. Sub Proyek
3. Staf

W. PROSEDUR
1. Membuat undangan
2. Memastikan bahwa undangan telah tersebar ke tujuan;
3. Menyiapkan Daftar Hadir
4. Membuat Notulen
5. Mengirim Notulen

F. REFERENSI
K. PP 23/2005
L. PMK.66
M. Renstra UIN 2007-2011
N. Pidato Rektor

CONTOH: C
Standard Operating Procedures

2. Melakukan Kunjungan Kerja ke Unit terkait;


Level Dokumen:
Standard Operating Procedures
Kode:
007
Tanggal Pembuatan : 13 April 2009
Tanggal Revisi : -
Disetujui Oleh : Pemimpin Proyek
Pelaksana : Sekretaris


A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memberi panduan yang jelas pada Proyek Sumber Daya dalam
melakukan kunjungan kerja ke unit terkait.

B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup SOP penyusunan RBA meliputi:
Jenis Kegiatan :
1.
2.
3.
4.

Pelaksana: Pemimpin Proyek dan Sekretaris
Waktu: Satu minggu


X. DEFINISI
RBA adalah rencana kegiatan dan anggaran selama satu tahun yang merupakan penjabaran dari
rencana bisnis universitas 5 tahunan.

Y. PENGGUNA
Pengguna SOP penyusunan RBA ini adalah:
1. Sekretaris
2. Sub Proyek
3. Staf

Z. PROSEDUR
1. mm
2.
3.
4.
5.

F. REFERENSI
O. PP 23/2005
P. PMK.66
Q. Renstra UIN 2007-2011
R. Pidato Rektor