Hari / Tgl.

:
Topik : Rapat Tinjauan Manajemen
Tempat : Ruang Meeting
1. Hasil Audit Mutu Internal
Dari hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal yang dilaksanakan bulan
February 2008 maka dapat disimpulkan :
a. Auditor sudah melaksanakan audit internal ke auditee sesuai dengan
jadwal pelaksanaan audit internal
b. Auditee sudah selesai melakukan tindakan perbaikan
sesuai dengan tanggal yang ditetapkan oleh auditee sendiri.
c. Jumlah temuan audit :
Jumlah yang
sesuai
MR : 5 : 10
MKT-LKL : 7 : 9
MKT-EKS : 4 : 9
PCH : 5 : 14
PPIC : 7 : 9
GDG BAHAN : 4 : 2
GDG BRG JADI : 5 : 11
QC : 5 : 11
HRD : 6 : 15
UMUM : 7 : 8
GNB : 15 : 8
TNK : 8 : 7
PRD I : 6 : 5
PRD II : 18 : 3
PRD III : 4 : 7
EXIM : 7 : 8
FINANCE : 4 : 8
R&D : 5 : 4
122 148
- Berdasarkan jumlah temuan audit dapat disimpulkan bahwa temuan
terbanyak adalah aspek pengendalian rekaman yaitu 36.1%
- Rata-rata kesesuaian adalah 54.8%.
- Dari 122 temuan untuk semua departemen adalah digolongkan
13 temuan observasi 109 temuan minor
- Ada beberapa temuan yang statusnya masih terbuka, yaitu :
Hal 1 dari 5
4,9%
5,7%
14,8%
3,3%
3,3%
4,1%
5,7%
3,3%
4,1%
12,3%
6,6%
5,7%
4,1%
4,9%
5,7%
3,3%
4,1%
Belum
Pokok Bahasan Keputusan / Tindak Lanjut Penanggung Jawab
Target
Selesai
NOTULEN RAPAT
Verifikasi
Tgl.
Hasil Verifikasi
Tanda Tangan
Selesai
100%
Jumlah temuan tidak sesuai
4,1%
Hari / Tgl. :
Topik : Rapat Tinjauan Manajemen
Tempat : Ruang Meeting
1 Adanya keterlambatan hasil tes dikarenakan ada beberapa
tes yang di sub kan ke luar dan perlu ada penambahan mesin
lab yang masih didiskusikan oleh Ass.Mng. Produksi dan
Direktur
2 Pembenahan prosedur pada divisi Matras yang keputusannya
masih harus dimeetingkan oleh departemen terkait
3 Training Audit Internal oleh konsultan
2. Hasil Audit Mutu Eksternal
- Semua temuan telah ditindaklanjuti dengan efektif. Ada 4 temuan 1 QC : QC harus menyajikan report kepada
masing-masing departemen terkait apabila
- Jadwal Audit berikutnya 31 Maret 2008 terdapat penyimpangan terhadap hasil
1 Discuss with Top Management produksi melalui tindakan koreksi atau
2 R&D pencegahan -
3 Teknik 2 Produksi : Untuk KIK yang turun ke produksi
4 Produksi III harus sesuai dengan standard berat barang
5 HRD jadi atau berat compound
6 MR 3 MR : Sebaiknya dilakukan audit ke Direktur
3. Umpan balik ke pelanggan untuk mengetahui program kerja tahunan
a. Lokal 4 MR : Adanya ketidaksesuaian ukuran antara
- Kuesioner Penilaian Kepuasan Pelanggan untuk periode spec product, barang jadi, dan standarisasi
Juni - Desember 2007 telah dibagikan kepada 270 customer berat compund
yang melakukan transaksi selama 6 bulan terakhir melalui fax /
kunjungan dari total customer sebanyak 1434 pelanggan,
dan yang mengembalikan 258 pelanggan
- Index kepuasan pelanggan rata-rata tercapai 82.08%, saat ini
belum memenuhi target yang ditetapkan (85%).
- Aspek terendah adalah delivery dan sudah dibuatkan permintaan
Tindakan Koreksi dan sudah tertutup.
b. Ekspor
- Kuesioner Penilaian Kepuasan Pelanggan untuk periode
ini telah dibagikan kepada 5 pelanggan dari total customer 15
dan yang mengembalikan 4 customer
- Index kepuasan pelanggan rata-rata tercapai 82.59%, saat ini
belum memenuhi prosentase target yang ditetapkan 85%
- Aspek terendah palet yaitu sebesar 3.6% dan sudah dibuatkan
permintaan Tindakan Koreksi dan sudah tertutup.
Hal 2 dari 5
Keputusan / Tindak Lanjut Pokok Bahasan
NOTULEN RAPAT
Penanggung Jawab
Target
Selesai
Verifikasi
Tgl.
Hasil Verifikasi
Tanda Tangan
Selesai Belum
Hari / Tgl. :
Topik : Rapat Tinjauan Manajemen
Tempat : Ruang Meeting
4. Kinerja Proses dan Kesesuaian produk
Pengukuran kinerja proses dan kesesuaian produk dianalisa melalui
evaluasi pencapaian Sasaran Mutu.
Adapun pencapaian Sasaran Mutu periode Oktober 2007 - Januari 2008
sbb :
No. Bagian Sasaran Target Target tahun 2008 :
1. - Kepuasan pelanggan - Untuk marketing Lokal ditetapkan oleh Direktur
- Kapasitas penjualan 120 ton yaitu 10 ton/hari atau 250 ton/bulan yang
lokal nantinya target tahun 2009 dinaikan menjadi
2. - Kepuasan pelanggan 15 ton/hari
- Kapasitas penjualan - Untuk Marketing Eksport ditetapkan Direktur
eksport / per 3 bulan yaitu 30ton/hari atau 750ton/bulan yang nantinya
- Pelanggan baru target tahun 2009 dinaikkan menjadi 35 ton/hari
3. - Evaluasi Supplier - Semua perhitungan omzet yang disajikan harus
- Ketersediaan bahan dalam tonase
baku - Untuk Marketing Eksport diijinkan untuk melaku-
- Keluhan intern kan pameran 5 kali/tahun termasuk visiting.
4. - Ketepatan jadwal dan harus ada evaluasi / hasil dari pameran tsb
kirim yang dilaporkan 3 bulan setelah pameran berakhir
- Ketepatan penye- dan 3 bulan kedua.
diaan pallet - dari keseluruhan pameran tersebut ditentukan
5. 1 item target customer baru 10 customer/tahun
1 item
1 item
1 item
6. 2 kali per
3 bln
- Kendali alat ukur 95%
7. - Kedisiplinan
- Pemenuhan kar-
yawan baru
8. - Ketepatan monitor 1 kali
sarana & prasarana per bulan
9. - Break down time 180 jam
per bln
- Penyelesaian 2 proyek/
Hal 3 dari 5
Penanggung Jawab
Target
Selesai
0
0
2 customer
NOTULEN RAPAT
98%
82,08%
GNB
Ggd Lokal
- Keluhan pelanggan
Selisih stock
Keputusan / Tindak Lanjut
Pencapaian
Pokok Bahasan
PCH
92%
81,02%
1 keluhan
MKT-EKS 85%
90%
95%
2 cust
MKT-LKL
135 cont. 96 cont.
85%
143 ton
tahunan
HRD
UMUM
QC
95%
87,54%
TEKNIK
80%
94,60%
1 keluhan
Verifikasi
Tgl.
Hasil Verifikasi
Tanda Tangan
Selesai Belum
1 kali
90,70%
Selisih stock
Selisih stock 0
122 jam
1 proyek
2 keluhan
PPIC
Gdg Bhn
82,59%
90%
Selisih stock 0
85%
Gdg BJ
Hari / Tgl. :
Topik : Rapat Tinjauan Manajemen
Tempat : Ruang Meeting
10. - Reject Press
- Reject Masak
Target kapasitas
- Timbang Obat 93%
- Masak 93%
- Press 93%
- Ketepatan 1 kali
penyelesaian hasil
produksi
- Ketepatan 0 kali
penyelesaian matras
11 - Pembuatan desain
per bulan
12. - Ketepatan penyera- - tidak tercapai
han laporan keuangan
13 - Ketepatan penyera- Selasa
han laporan mingguan
- Ketepatan penyera- Tgl 2
han laporan bulanan
14. - Evaluasi jasa trucking 90%
- Evaluasi jasa fumigasi 90%
- Pengeluaran barang
import
5. Status Tindakan Koreksi dan Pencegahan
Sudah dibuat tindakan koreksi oleh departemen yang bersangkutan
terdapat 16 tindakan koreksi.
Hal 4 dari 5
Target
Selesai
Finance
Accounting
per kwartal
4 desain
tgl 1-2
3 desain
selasa
PRODUKSI
2 kali
Tgl 25
112,05%
97,60%
tgl 5-6
R&D
1,60% 2,5%
Pokok Bahasan
90%
4% 2,90%
per bulan
125,79%
2 kali
NOTULEN RAPAT
Tanda Tangan
Selesai Belum
Hasil Verifikasi
Tgl.
Keputusan / Tindak Lanjut Penanggung Jawab
Verifikasi
2 hari kerja 3 hari
92% EXIM
Hari / Tgl. :
Topik : Rapat Tinjauan Manajemen
Tempat : Ruang Meeting
6. Tindak Lanjut pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen
yang lalu
- Perbaikan mesin L-1, yang belum diselesaikan. - Sudah dilaksanakan
- Penyebaran questioner kepuasan pelanggan lokal berdasarkan - Dilakukan mulai periode Januari - Juni 2008
kriteria yang sudah ditentukan Perlu revisi atau tidak ?
Grosir : 100%
7. Perubahan yang mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu Distributor 100%
Semi grosir : 10%
Retail : 5%
8. Saran-saran Perbaikan
Document Controller Direktur
Tanggal : Tanggal : Tanggal :
Hal 5 dari 5
Tgl.
Hasil Verifikasi
Tanda Tangan
Pokok Bahasan
Management Representative
Keputusan / Tindak Lanjut Penanggung Jawab
NOTULEN RAPAT
Disetujui oleh,
Selesai Belum
Target
Selesai
Verifikasi
Dibuat oleh, Diperiksa oleh,