Cmo agotar la lista de cosas por hacer

Cada quien tiene su estilo, aunque todos buscan el mismo objetivo: establecer
prioridades, visualizar la tarea, administrar el tiempo. Esos tres verbos son clave para
que la lista funcione como una ayuda, en vez de un yugo.

Si existiera oficialmente el ttulo de "Mximo iluminado en materia de listas de
pendientes", Elena Kupchik estara compitiendo seriamente por l.
Para empezar, Kupchik, directora financiera recin nombrada de la YWCA en
Delaware, EE.UU., dice que su caligrafa debe ser uniforme e insiste en utilizar
sustantivos y verbos paralelos para describir sus tareas. Si se equivoca, Kupchik no hace
ningn borrn. En su lugar, tira el trozo de papel y empieza de nuevo desde el principio.
Parece algo extremo para una lista de tareas pendientes? Es posible que Kupchik no
sea una persona comn a la hora de elaborar listas de tareas pendientes. Para muchas
personas, las listas de tareas pendientes tienen una estructura en funcin de la
exigencia de tiempo, ya sean creadas para s mismas o relacionadas con un trabajo, hijo,
socio o miembro de la familia.
La forma de realizar el seguimiento de las tareas pendientes vara, pero los objetivos
generalmente son los mismos: lograr una visin general, dar prioridad, no olvidar
algo y despejar la mente para concentrarse en el momento.
"Elaborar listas me hace sentir segura y preparada. Tengo la sensacin de que voy a
olvidar algo. No quiero que se olvide. Ni quiero desconcentrarme", dice Kupchik.
Los expertos en gestin del tiempo como David Allen, autor de "Getting things
done" ("Lograr que las cosas se hagan"), dicen que listas eficaces de tareas
pendientes son aquellas que ayudan a una persona a sentirse segura de que est haciendo
lo correcto en el momento.
Las sociedades que exaltan la idea de que hacer ms significa vivir ms, esta confianza
puede ayudar a las personas a disfrutar de su tiempo como les gusta, en lugar de que
siempre sean los agentes externos los que determinen su tiempo.
LA PSICOLOGA DE LAS LISTAS
Desde luego, una lista no es solo una lista y, de hecho, algunas listas pueden crear
ansiedad. Cul es el secreto de una lista til de tareas pendientes?
"Su lista de tareas pendientes debe ser su amiga y no su enemiga", dice Vanessa
Bolton, que trabaja como consultora para el manejo del estrs con la Stress
Management Society, una organizacin sin fines de lucro que ayuda a las empresas y
las personas a hacerle frente al estrs.
El primer paso para aplicar orden al caos consiste normalmente en poner todo en un
solo lugar. Pero luego qu? Qu se puede hacer para que las listas sean fciles de
manejar?
Los expertos dicen que hay que hacerlas tan cortas como sea posible. Sevil Turker,
ejecutiva de una empresa de consultora con sede en Frncfort, dice que obtiene
satisfaccin al marcar casillas de verificacin todos los das y que realiza tareas
pequeas de su lista para lograr xitos rpidos. Tiene cuidado de no alargar la lista de
forma artificial para obtener ms gratificaciones por marcar elementos de la lista. "Me
siguen gustando las listas cortas ante todo", dice Turker.
CUANDO LAS LISTAS SON DEMASIADO LARGAS
Michael Linenberger, autor de "The One Minute To-Do List" ("La lista de
pendientes de un minuto"), propone un mtodo para gestionar listas que ayuda a las
personas a reevaluar las prioridades de sus listas y, por lo tanto, a hacerlas ms cortas.
Como dice el refrn: "Si todo es una prioridad, entonces nada es prioritario".
Concntrese en lo que debe hacer hoy antes de salir de la oficina, dice Linenberger, y no
en lo que sera bueno hacer.
Las tareas que tiene que hacer son los elementos "esenciales". Son las cosas que usted
"debe hacer ahora absoluta y positivamente", dice. "Cuando las cosas ms esenciales e
importantes estn en la parte superior de la lista, entonces usted puede desplazar las
cosas menos importantes hacia la parte inferior de la misma para que no obstruyan su
atencin y no lo perturben".
Prestar atencin a los correos electrnicos que llegan a la parte superior de la bandeja de
entrada es un ejemplo clsico de cmo terminamos trabajando en cosas que son de baja
prioridad, simplemente porque aparecen ante nuestros ojos.
Linenberger recomienda clasificar las cosas menos importantes que es posible seguir
separando en tareas "inmediatas" que hay que hacer en los prximos 10 das o en tareas
"a ms largo plazo" que pueden realizarse despus de 10 das a partir de ahora, un
tiempo suficientemente largo para no tener que preocuparse por ellas.
LA SENSACIN DE BIENESTAR
Para Andrea Wetzler de Toulouse, Francia, las listas de tareas consisten en establecer
lmites. Cuando nacieron sus hijos, sigui trabajando a tiempo completo como
consultora de gestin, pero se dio cuenta de que su nueva situacin de vida era
"desestabilizadora".
"No tena la estructura de las listas de tareas de oficina cuando corra por todos lados
con paales en las manos", dice Wetzler. Ahora que ha sentado cabeza con su nuevo rol,
mezcla tareas pendientes tanto personales como profesionales en un cuaderno de espiral
en el que confa ciegamente, hojeando las pginas y completando tareas a diario.
Tal vez por eso, como sensacin de bienestar, Wetzler puede alterar la lista de manera
retroactiva. Dice que: "Lo confieso. Aado cosas en mi lista simplemente para
marcarlas como completas".
Algunas personas creen que cuando se completa un elemento de la lista de tareas
pendientes, el cuerpo libera una dosis de endorfinas, las mismas sustancias qumicas
que producen felicidad e incluso euforia, dice Linenberger. Es un gran alivio de la culpa
continua relacionada con las tareas pendientes incompletas o con la sensacin de que
nos estamos defraudando a nosotros mismos o a los dems.
"Incluso marcar como completo un solo elemento de la lista alivia un poco la culpa y
produce esa breve pero dulce sensacin placentera", dice Linenberger. "Es casi como
tomar un medicamento".