Anxo Casos de Uso

ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE
USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS

CONTROL FISCAL EN LNEA
PROYECTO FBRICA DE SOFTWARE GRUPO 2
Coordinacin de Desarrollos Tecnolgicos
Programa Gobierno en Lnea
Estrategia de Gobierno en lnea
@Repblica de Colombia Derechos Reservados

Bogot, D.C, diciembre de 2012

ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O
VISTA POR ESCENARIOS

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TABLA DE CONTENIDO

1. DESCRIPCIN DE LA SOLUCIN ............................................................................. 9
2. USUARIOS DEL SISTEMA ....................................................................................... 11
2.1 USUARIOS QUE ACTAN CON LA INFORMACIN PARA PROCESO DE
RENDICIN DE LA CUENTA .......................................................................................... 11
2.1.1 REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA .................................. 12
2.1.2 FUNCIONARIO AUTORIZADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA
ENTIDAD VIGILADA PARA LA RENDICIN ................................................................... 12
2.1.3 DIRECTOR DE CONTROL FISCAL .................................................................. 12
2.1.4 FUNCIONARIO AUDITOR ................................................................................ 13
2.1.5 AGENTE SISTEMA CONTROL FISCAL EN LNEA SCFL- ............................. 13
2.2 USUARIOS PARA EL PROCESO AUDITOR .................................................... 13
2.2.1 CONTRALOR O AUDITOR GENERAL ............................................................. 13
2.2.2 DIRECTOR DE CONTROL FISCAL AGR/CONTRALORAS ............................. 13
2.2.3 COORDINADOR DE AUDITORA/AUDITOR .................................................... 14
2.2.4 REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA O FUNCIONARIO
AUTORIZADO ................................................................................................................. 14
2.2.5 FUNCIONARIO AUTORIZADO ENTIDADES PROVEEDORAS DE
INFORMACIN ............................................................................................................... 15
2.2.6 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO DE HALLAZGOS EN PGN. 15
2.2.7 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO DE HALLAZGOS FGN ....... 15
2.2.8 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO DE HALLAZGOS DE ENLACE
CGR 15
2.3 USUARIOS PARA EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL ................ 16
2.3.1 DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCAL. ................................................. 16
2.3.2 ABOGADO SUSTANCIADOR RF...................................................................... 16
2.3.3 CONTRALOR / AUDITOR ................................................................................. 17
2.3.4 REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA O FUNCIONARIO DE
ENLACE PARA CON EL RGANO DE CONTROL ......................................................... 17
INFORMACIN ............................................................................................................... 17
2.3.6 SUJETO PROCESAL RF/APODERADO ........................................................... 18
2.3.7 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN PGN ............................. 18
2.3.8 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN CGR ............................. 18
2.4 USUARIOS PARA EL PROCESO DE ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO .. 19
2.4.1 FUNCIONARIO DE SECRETARIA GENERAL / FUNCIONARIO DEL DESPACHO
DEL CONTRALOR/AUDITOR. ........................................................................................ 19
2.4.2 CONTRALOR/AUDITOR ................................................................................... 19
2.4.3 ABOGADO SUSTANCIADOR SANCIONATORIO ............................................. 20
2.4.4 FUNCIONARIO DE LA ENTIDAD VIGILADA AUTORIZADO POR EL
REPRESENTANTE LEGAL ............................................................................................. 20
COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS
PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD
ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA

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INFORMACIN. .............................................................................................................. 20
2.4.6 SUJETO PROCESAL SANCIONATORIO. ........................................................ 20
2.4.7 AGENTE SISTEMA CONTROL FISCAL EN LNEA -SCFL- .............................. 21
2.5 USUARIOS PARA EL PROCESO DE JURISDICCIN COACTIVA .................. 21
2.5.1 DIRECTOR DE JURISDICCIN COACTIVA ..................................................... 21
2.5.2 ABOGADO SUSTANCIADOR COACTIVA ........................................................ 21
REPRESENTANTE LEGAL ............................................................................................. 22
2.5.4 FUNCIONARIO DE ENLACE ENTIDADES PROVEEDORAS DE INFORMACIN
22
2.5.5 SUJETO PROCESAL COACTIVA. .................................................................... 22
2.5.6 SECUESTRES .................................................................................................. 23
2.5.7 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN PGN. ............................ 23
2.5.8 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN CGR ............................. 23
2.5.9 AGENTE SISTEMA CONTROL FISCAL EN LNEA -SCFL- .............................. 23
2.6 USUARIOS PARA EL PROCESO DE PARTICIPACIN CIUDADANA ............. 23
2.6.1 CIUDADANO (IDENTIFICADO O ANNIMO) ................................................... 24
2.6.2 JEFE PARTICIPACIN CIUDADANA ............................................................... 24
2.6.3 PROFESIONAL TRAMITADOR RGANO DE CONTROL ................................ 24
2.6.4 PROFESIONAL SUSTANCIADOR RGANO DE CONTROL ........................... 24
2.6.5 DIRECTIVO DE LA ENTIDAD DEL RGANO DE CONTROL: .......................... 24
2.6.6 FUNCIONARIO DE LA ENTIDAD: ..................................................................... 24
INFORMACIN ............................................................................................................... 25
3. HISTORIAS DE USUARIO ........................................................................................ 26
3.1 HISTORIAS DE USUARIO PARA ADMINISTRADORES DEL SISTEMA. ......... 26
3.2 HISTORIAS DE USUARIO COMUNES ENTRE LOS PROCESOS ................... 28
3.3 HISTORIAS DE USUARIO PROCESO DE RENDICIN DE CUENTAS ........... 31
3.4 HISTORIAS DE USUARIO PROCESO AUDITOR ............................................. 32
3.5 HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD
FISCAL 35
3.6 HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO DE ADMINISTRATIVO
SANCIONATORIO ........................................................................................................... 38
3.7 HISTORIAS DE USUARIO PROCESO DE JURISDICCIN COACTIVA ........... 39
3.8 HISTORIAS DE USUARIO PROCESO DE PARTICIPACIN CIUDADANA ..... 41
3.9 HISTORIAS DE USUARIO ADICIONALES A LA ARQUITECTURA DE LA
SOLUCIN ...................................................................................................................... 43
4. DETALLE HISTORIAS DE USUARIO ....................................................................... 45
4.1 HISTORIAS DE USUARIO PARA ADMINISTRADORES DEL SISTEMA .......... 45
4.1.1 ADMINISTRAR USUARIOS .............................................................................. 45
4.1.2 ADMINISTRAR ENTIDADES ............................................................................. 46
4.1.3 ADMINISTRAR FORMATOS ............................................................................. 47
4.1.4 ADMINISTRAR REPORTES Y ALERTAS ......................................................... 47
4.1.5 ADMINISTRAR RIESGOS Y ALERTAS EN MATRIZ ........................................ 48
4.1.6 ADMINISTRAR SERVICIOS .............................................................................. 49
4.1.7 ADMINISTRAR FUNCIONALIDADES PARA ORGANISMOS DE CONTROL ... 49


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4.1.8 ATENCIN DE LAS CONSULTAS DE LOS ACTORES DEL SISTEMA ............ 50
4.1.9 ADMINISTRAR INFORMACIN DE LOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD
FISCAL, ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO, JURISDICCIN COACTIVA Y
PARTICIPACIN CIUDADANA ....................................................................................... 51
4.1.10 ADMINISTRAR CONTENIDOS Y MENSAJES .................................................. 52
4.1.11 ADMINISTRAR LOG ......................................................................................... 52
4.1.12 RECUPERAR CONTRASEAS ........................................................................ 53
4.2 HISTORIAS DE USUARIO COMUNES ENTRE LOS PROCESOS ................... 54
4.2.1 ACEPTAR O RECHAZAR PROCESOS ASIGNADOS ...................................... 54
4.2.2 RECIBIR Y REMITIR REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN DEL SUJETO DE
CONTROL ....................................................................................................................... 54
4.2.3 DOCUMENTAR PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO ................. 55
4.2.4 SOLICITAR APERTURA DE PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO56
4.2.5 DOCUMENTAR HALLAZGOS FISCALES ......................................................... 57
4.2.6 REMITIR HALLAZGOS FISCALES A LA DEPENDENCIA DE
RESPONSABILIDAD FISCAL PARA APERTURA DE PROCESO .................................. 58
4.2.7 SOLICITAR APERTURA PROCESO JURISDICCIN COACTIVA .................... 58
4.2.8 INGRESAR APODERADOS .............................................................................. 59
4.2.9 CONSULTAR AUTORIZAR Y DOCUMENTAR PRUEBAS Y EXCEPCIONES .. 60
4.2.10 RESPONDER RECURSOS DEL SUJETO PROCESAL .................................... 61
4.2.11 REMITIR INFORMACIN SOLICITADA A ORGANISMO DE CONTROL ......... 62
4.2.12 ACEPTAR Y REVISAR NOTIFICACIONES ELECTRNICAS .......................... 63
4.2.13 REALIZAR SEGUIMIENTO ESTADO PROCESOS DE RESPONSABILIDAD
FISCAL, JURISDICCIN COACTIVA Y/O SANCIONATORIOS ...................................... 64
4.2.14 SOLICITAR RECURSOS Y PRUEBAS Y/O EXCEPCIONES. REMITIR
INFORMACIN REQUERIDA. ........................................................................................ 64
4.2.15 REALIZAR SOLICITUDES OFICIOSAS DE INSCRIPCIN EN PGN Y CGR ... 65
4.2.16 CONSULTAR SOLICITUDES DE INSCRIPCIONES EN BASES DE DATOS DE
RESPONSABLES FISCALES; EN REGISTROS DE ENTIDADES DE CONTROL .......... 66
4.2.17 NOTIFICAR ASIGNACIN DE AUDITORAS, PROCESOS Y TRMITES ....... 67
4.2.18 ADMINISTRAR NOTIFICACIONES PARA ENTIDADES SUJETOS DE
CONTROL, ASEGURADORAS Y SUJETOS PROCESALES .......................................... 67
4.2.19 CRUZAR, ALMACENAR INFORMACIN Y PROCESAR DATOS PARA MATRIZ
DE RIESGOS .................................................................................................................. 68
4.3 HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO DE RENDICIN DE CUENTAS
69
4.3.1 REVISAR E INGRESAR INFORMACIN PARA RENDIR LA CUENTA ............ 69
4.3.2 GENERAR REPORTES DE LA RENCIN DE LA CUENTA ............................. 70
4.3.3 ACTIVAR CONSULTAS PARA DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS
AUTORIZADOS ............................................................................................................... 71
4.3.4 INGRESAR INFORMACIN DE LAS CUENTAS A FORMATOS AUTORIZADOS
71
4.3.5 GENERAR Y DEFINIR PARMETRO PARA EL REPARTO DE LAS CUENTAS A
LOS AUDITORES ............................................................................................................ 72
4.3.6 CONSULTAR CONSOLIDADO DE LAS REVISIONES DE LOS AUDITORES .. 73
4.3.7 EVALUAR DICTAMENES/ PRONUNCIAMIENTOS Y FENECIMIENTO DE LAS
CUENTAS ....................................................................................................................... 73
4.3.8 REMITIR CONTROLES DE ADVERTENCIA ..................................................... 74

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4.3.9 GENERAR REPORTES DE PROCESO RENDICIN DE CUENTAS, PARA
INFORMES DIRECTIVOS O DE RENDICIN ANTE LA AGR ........................................ 75
4.3.10 REVISAR LAS CUENTAS DEL SUJETO DE CONTROL A AUDITAR .............. 75
4.3.11 ACCEDER A CONSULTAS DE INFORMACIN HABILITADAS CON ENTIDADES
EXTERNAS ..................................................................................................................... 76
4.3.12 ALIMENTAR DATOS E INFORMACIN DE LA RENDICIN DE CUENTAS DE
MATRIZ DE RIESGOS .................................................................................................... 77
4.4 HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO AUDITOR ............................. 78
4.4.1 INGRESAR PARMETROS POLTICA DE AUDITORA EN MATRIZ DE
RIESGOS ........................................................................................................................ 78
4.4.2 REMITIR Y APROBAR INFORMES DE AUDITORIAS DE LOS SUJETOS DE
CONTROL. ...................................................................................................................... 79
4.4.3 REVISAR RECURSOS DISPONIBLES ............................................................. 80
4.4.4 FORMULAR Y APROBAR PGA ........................................................................ 80
4.4.5 CONSULTAR CONTROL DEL CONSOLIDADO DE LAS AUDITORIAS ........... 81
4.4.6 REVISAR Y REMITIR HALLAZGOS PARA ENTIDADES DE CONTROL
EXTERNAS ..................................................................................................................... 82
4.4.7 GENERAR REPORTES PROCESO AUDITOR PARA INFORMES DIRECTVOS O
RENDICIN DE CUENTAS A LA AGR............................................................................ 83
4.4.8 CONSULTAR INFORMACIN ENTIDAD A AUDITAR ...................................... 83
4.4.9 CONSULTAR PROGRAMACIN DE AUDITORIA ............................................ 85
4.4.10 DOCUMENTAR AVANCE DE EJECUCIN DE LA AUDITORIA ....................... 85
4.4.11 DOCUMENTAR HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS Y APROBAR LOS PLANES
DE MEJORAMIENTO ...................................................................................................... 86
4.4.12 DOCUMENTAR HALLAZGOS PENALES Y DISCIPLINARIOS ......................... 87
4.4.13 DOCUMENTAR CONTRADICCIN DEL INFORME PRELIMINAR .................. 87
4.4.14 CONSULTAR, APROBAR PLANES DE MEJORAMIENTO Y DOCUMENTAR LOS
CORRESPONDIENTES AVANCES ................................................................................ 88
4.4.15 RECIBIR HALLAZGOS PARA PGN, FGN, Y CGR ............................................ 89
4.4.16 PROCESAR INFORMACIN Y REALIZAR RANKING DE SUJETOS DE
CONTROL ....................................................................................................................... 90
4.4.17 GENERAR SELECCIN DE ENTIDADES OBJETO DE AUDITORIA IN SITU 91
4.4.18 INTEGRAR PGA CON EL PNA EN SISTEMA SINACOF .................................. 92
4.4.19 ADMINISTRAR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE LAS AUDITORIAS .... 92
FISCAL 93
4.5.1 EVALUAR, CLASIFICAR SOLICITUDES RECIBIDAS PARA PROCESO DE
RESPONSABILIDAD FISCAL .......................................................................................... 93
4.5.2 CONTROLAR CONSOLIDADO DE LOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD
FISCAL 94
4.5.3 REVISAR FALLOS Y REMITIR PROCESOS PARA CONSULTA A CONTRALOR
95
4.5.4 GENERAR REPORTES PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL PARA
INFORMES DIRECTIVOS O DE RENDICIN DE CUENTAS A LA AGR ........................ 95
4.5.5 CONSULTAR EXPEDIENTE REMITIDO DE LOS HALLAZGOS FISCALES/
DENUNCIAS ................................................................................................................... 96
4.5.6 DOCUMENTAR RESULTADOS DE INDAGACIN PRELIMINAR .................... 97
4.5.7 DOCUMENTAR RESULTADOS DE APERTURA DE PROCESO, GESTIONAR
NOTIFICACIONES .......................................................................................................... 98
4.5.8 SELECCIONAR RECURSOS PARA AUDIENCIAS VERBALES ....................... 99


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4.5.9 DOCUMENTAR RESULTADOS Y NOTIFICACIN DE IMPUTACIN DE
CARGOS O ARCHIVO DEL PROCESO ........................................................................ 100
4.5.10 DOCUMENTAR RESULTADOS FALLO .......................................................... 101
4.5.11 REVISAR FALLOS, EMITIR CONCEPTO DE CONSULTAS APROBADAS,
REMISIN DE REGISTROS DE OTROS ORGANOS DE CONTROL ........................... 102
4.5.12 ALMACENAR AUDIOS Y VIDEOS DE LAS AUDICIONES DE LOS PROCESO
VERBALES .................................................................................................................... 103
4.5.13 ADMINISTRACIN DE ACTIVIDADES Y TIEMPOS DE LOS PROCESOS DE
RESPONSABILIDAD FISCAL ........................................................................................ 103
4.6 HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO ADMINISTRATIVO
SANCIONATORIO ......................................................................................................... 104
4.6.1 EVALUAR Y CLASIFICAR EXPEDIENTE ....................................................... 104
4.6.2 CONTROLAR EL CONSOLIDADO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SANCIONATORIOS ...................................................................................................... 105
4.6.3 GENERAR REPORTES PROCESOS SANCIONATORIOS PARA INFORMES
DIRECTIVOS O DE RENDICIN DE CUENTA A LA AGR ............................................ 106
4.6.4 DOCUMENTAR RESULTADOS DE APERTURA DE PROCESO, GESTIONAR
NOTIFICACIONES ........................................................................................................ 107
4.6.5 PROYECTAR RESOLUCIN CON O SIN SANCIN. REMITIR PARA
APROBACIN DEL CONTRALOR/AUDITOR O DIRECTIVO A CARGO DEL PROCESO
108
4.6.6 REVISAR Y FIRMAR RESOLUCIN DECISORIA DEL PROCESO ................ 109
4.6.7 ADMINISTRACIN DE ACTIVIDADES Y TIEMPOS DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS ..................................................................... 109
4.7 HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO DE JURISDICCIN COACTIVA
110
4.7.1 EVALUAR, CLASIFICAR Y DISTRIBUIR SOLICITUDES ................................ 110
4.7.2 CONTROLAR EL CONSOLIDADO DE LOS PROCESOS DE COBRO ........... 111
4.7.3 GENERAR REPORTES DEL PROCESO DE JURISDICCIN COACTIVA PARA
INFORMES DIRECTIVOS O DE RENDICIN DE CUENTAS A LA AGR ...................... 112
4.7.4 CONSULTAR Y APROBAR ACUERDOS DE PAGO ....................................... 113
4.7.5 REVISAR TTULOS EJECUTIVOS Y PROCEDENCIA DEL COBRO. ............. 113
4.7.6 REALIZAR COBRO PERSUASIVO Y DEFINIR APERTURA DE PROCESO .. 114
4.7.7 NOMBRAR SECUESTRE PARA BIENES ....................................................... 115
4.7.8 DOCUMENTAR PROCESOS DE REMATE .................................................... 116
4.7.9 REALIZAR SEGUIMIENTOS DE PAGOS EN EL SISTEMA ............................ 117
4.7.10 REVISAR ASIGNACIONES DE BIENES Y REMITIR INFORMACIN DE PAGOS
118
4.7.11 REMITIR CERTIFICACIONES DE PAGO E NFORMACIN SOLICITADA ..... 118
4.7.12 ADMINISTRAR ACTIVIDADES Y TIEMPOS DE LOS PROCESOS DE
JURISDICCIN COACTIVA .......................................................................................... 119
4.8 HISTORIAS DE USUARIO PROCESO DE PARTICIPACIN CIUDADANA ... 120
4.8.1 REGISTRO DE SOLICITUDES ....................................................................... 120
4.8.2 SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES REGISTRADAS ....................................... 121
4.8.3 DEFINIR PARMETROS PARA REPARTO DE SOLICITUDES ..................... 122
4.8.4 CONTROLAR EL CONSOLIDADO DE LAS SOLICITUDES CIUDADANAS ... 123
4.8.5 GENERAR REPORTES PROCESO DE PARTICIPACIN CIUDADANA, PARA
INFORMES DIRECTIVOS O DE RENDICIN DE CUENTAS A LA AGR ...................... 123
4.8.6 EVALUAR Y CLASIFICAR SOLICITUDES ...................................................... 124

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4.8.7 INGRESAR SOLICITUDES ALLEGADAS POR CANALES DE ATENCIN
CIUDADANA ................................................................................................................. 125
4.8.8 SEGUIMIENTO A SOLICITUDES REMITIDAS PARA GESTIN AL INTERIOR
DE LA ENTIDAD ............................................................................................................ 126
4.8.9 ATENDER REQUERIMIENTOS DE PRIMER NIVEL ...................................... 126
4.8.10 ACTIVAR PROCESO AUDITOR ..................................................................... 127
4.8.11 ACTUALIZAR OBSERVATORIO DE MEDIOS ................................................ 128
4.8.12 ATENDER REQUERIMIENTOS DE CIUDADANOS ........................................ 128
4.8.13 ADMINISTRAR ACTIVIDADES Y TIEMPOS DE LOS TRMITES DE ATENCIN
CIUDADANA ................................................................................................................. 129
SOLUCIN. ................................................................................................................... 130
4.9.1 CONSULTAR REPORTES UNIDADES EXTERNAS ....................................... 130
4.9.2 CONSULTAR REPOSITORIO DE CONCEPTOS TCNICOS GENERADOS POR
ENTIDADES EXTERNAS .............................................................................................. 131
4.9.3 REMISIN DE SOLICITUDES DE CONCEPTOS TCNICOS A ENTIDADES
EXTERNAS ................................................................................................................... 132
4.9.4 REMITIR INFORMACIN REQUERIDA.......................................................... 132
4.9.5 ADMINISTRAR REPOSITORIO DE CONCEPTOS TCNICOS ...................... 133
4.9.6 ACCEDER A INFORMACIN Y SOLICITAR INSCRIPCIONES EN REGISTROS
NACIONALES................................................................................................................ 134
4.9.7 CONSULTA LISTAS AUXILIARES DE LA RAMA JUDICIAL ........................... 135
4.9.8 ACTIVAR CONSULTAS CON ENTIDADES BANCARIAS PARA VALIDAR
PAGOS 136
4.9.9 REMITIR DICTAMEN DEL BALANCE A LA CGN, CONTADURAS
TERRITORIALES Y CGR .............................................................................................. 136
5. TERMINOS PARA INTERPRETACIN DE LOS REQUERIMIENTOS NO
FUNCIONALES DE LA SOLUCIN ............................................................................... 138
6. REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES DE LA SOLUCIN ................................. 139
7. TERMINOLOGA ..................................................................................................... 140
8. ANEXOS ................................................................................................................. 143


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LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Historias de Usuario para Administradores Generales ......................................................... 26
Tabla 2. Historias de Usuario Comunes entre los Procesos .............................................................. 28
Tabla 3. Historias de Usuario Para el Proceso de Rendicin de Cuentas ......................................... 31
Tabla 4. Historias de Usuario para el Proceso Auditor ....................................................................... 33
Tabla 5. Historias de Usuario para el Proceso de Responsabilidad Fiscal ........................................ 36
Tabla 6. Historias de Usuario para el Proceso Administrativo Sancionatorio ..................................... 38
Tabla 7. Historias de Usuario para el Proceso de Jurisdiccin Coactiva ........................................... 39
Tabla 8. Historias de Usuario para el proceso de Participacin Ciudadana ....................................... 41
Tabla 9. Historias de Usuario adicionales ........................................................................................... 43


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1. DESCRIPCIN DE LA SOLUCIN
a solucin propuesta para la generacin del Control Fiscal en Lnea incorpora
de manera integral los procesos de:

Rendicin de cuentas de los sujetos de control hacia las contraloras y de las
contraloras hacia la AGR. Participan tambin a nivel de instancia consultiva
diferentes entidades pblicas y privadas para el suministro de informacin de
las personas naturales y jurdicas que suscriben contratos con recursos
pblicos.
Proceso auditor, en cabeza de todas las organizaciones que desarrollan
actividades de control fiscal, con la participacin activa de los sujetos de control
y de organismos complementarios de control disciplinario y penal. Interactan
tambin entidades pblicas y privadas para el suministro de informacin tanto
de las personas, como de las entidades y a un nivel de emisin de conceptos
tcnicos.
Proceso de responsabilidad fiscal: en cabeza de todas las organizaciones que
desarrollan actividades de control fiscal, con la participacin activa de los
sujetos procesales y de articulacin con entidades pblicas y privadas para el
suministro de informacin tanto de las personas, como de las entidades y para
la emisin de conceptos tcnicos.
Proceso administrativo sancionatorio cuyo actor fundamental son los rganos
de control junto con los sujetos procesales.
Proceso de jurisdiccin coactiva. Este proceso puede tener dos tipos de
desempeo de acuerdo a la adopcin de una sola instancia especializada que
administre todos los procesos o, en el marco de la operacin actual como una
unidad de cada organismo de control. En todo caso, la funcionalidad que
soporta el proceso debe tener un comportamiento similar independientemente
del administrador de la misma puesto que intervienen tanto los sujetos
procesales, como los organismos de control fiscal y disciplinario, que tienen a
cargo el registro de antecedentes disciplinarios y fiscales y/o de bienes y rentas
de las personas.
Proceso de Participacin Ciudadana. Se trata de un proceso en el que se
articulan mltiples actores como lo son los organismos de control y los
L


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ciudadanos; es el nico proceso que no es exclusivo del control fiscal; pero que
si hace parte en la mayora de las actividades misionales en las entidades.


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2. USUARIOS DEL SISTEMA
e identifican los siguientes usuarios para el sistema control fiscal en lnea, los
cuales son analizados en funcin de los procesos que comprende el alcance
de la solucin e identificando la entidad a la que pertenecen.
Antes de realizar la caracterizacin es importante identificar que existe un rol
genrico a todos los procesos a cargo de la administracin del sistema que en
adelante se denominara Administrador general/local. Este actor an no se puede
relacionar a una entidad puesto que esta situacin an no se ha definido dentro del
proyecto
1
.

En lo que concierne a las funcionalidades que estaran a su cargo, corresponde
bsicamente la administracin de los usuarios, entidades, roles para usuarios,
reportes, noticias, directorios de contactos, administracin de contenidos, manejo
de alertas, entre otros.

A continuacin se identifican los usuarios para el sistema control fiscal en lnea,
analizados en funcin de los procesos contenidos en el alcance de la solucin e
identificados segn la entidad a la que pertenecen.
2.1 USUARIOS QUE ACTAN CON LA INFORMACIN PARA PROCESO DE
RENDICIN DE LA CUENTA
A continuacin se detallaran los roles que intervienen en el proceso de la Rendicin
de la Cuenta.

1
Dada la complejidad del sistema es adecuado pensar en niveles de administradores en donde muy probablemente sea necesario contar con
funcionarios del rea de informtica de las entidades para desconcentrar algunas actividades sobre todo en materia de parametrizacin de
formatos, administracin de usuarios y de entidades.

S


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2.1.1 REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA
Acta en nombre de la entidad sujeto de control y es el actor responsable de
formalizar la rendicin de la cuenta. Interacta con el sistema para: designar roles y
permisos, establecer la distribucin de los formatos entre sus subalternos, revisar y
editar la informacin consignada en los formatos e informacin anexa, solicitar
ajustes, remitir oficialmente los formatos de la rendicin de la cuenta, recibir los
ajustes que le sean solicitados, consultar reportes de la rendicin, solicitar soporte
y aclaraciones para el diligenciamiento de los formatos
2.1.2 FUNCIONARIO AUTORIZADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE
LA ENTIDAD VIGILADA PARA LA RENDICIN
Actan bajo la autorizacin previa del Representante Legal de la entidad. Este
actor debe ingresar la informacin requerida en los formatos de las cuentas, subir
la informacin anexa, realizar ajustes requeridos y remitirla al Representante
Legal, para su revisin.
2.1.3 DIRECTOR DE CONTROL FISCAL
Estos actores corresponden a los rganos de control (incluyen Delegaturas) y
pueden ser tanto de la AGR, la CGR o de las contraloras territoriales
2
. La
interaccin con el sistema est en funcin de gerenciar integralmente el proceso a
partir de las actividades de: establecer los parmetros para la distribucin de los
formatos y consultas entre el equipo auditor, consultar el estado de las revisiones
por parte de los auditores, evaluar los dictmenes y pronunciamientos de los
auditores, evaluar conceptos de auditores para activacin de proceso
administrativo sancionatorio, remitir comunicados para controles de advertencia y
generar reportes sobre la rendicin de cuentas de los sujetos de control
3
, entre
otros aspectos.

2
El equipo consultor es consciente de que el recurso humano de las contraloras es diverso, por lo cual puede presentarse el caso en el que
este perfil de usuario no est en cabeza de un funcionario en particular sino que incluso pueda tratarse del mismo Contralor o como ocurre en
contraloras grandes como la propia CGR, en donde hay Direcciones sectoriales tales como minas, regalas, entre otras, bajo las cuales se
cumplen esta funcin. Es decir, la relacin de roll Director fiscal para el sistema no debe ser uno a uno sino flexible dependiendo del tipo la
entidad.
3
En caso de que no se acuerde con las contraloras el acceso a la informacin directamente por la AGR, estos reportes deben generar los
formatos que sobre la informacin de los sujetos de control les son solicitados.

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2.1.4 FUNCIONARIO AUDITOR
Estos actores corresponden a los rganos de control a quienes se asigna la funcin
de revisar los formatos y consultas asignadas, acceder a fuentes de informacin
externas habilitadas como: SECOP, CHIIP, CIIF, SIIP, SUIF, SICEP, SIGEP, lista
Clinton y la UIAF, entre otras; subir informacin para complementar la cuenta,
emitir concepto sobre fenecimiento de la cuenta (todos) y dictamen del balance
(solo los contadores)
4
.
2.1.5 AGENTE SISTEMA CONTROL FISCAL EN LNEA SCFL-
Este actor no est an en cabeza de ninguna entidad; el desarrollo de las
funcionalidades que sean automatizadas tales como: cruzar y almacenar
informacin de las cuentas rendidas por los sujetos de control, procesar datos,
activar reportes sobre los indicadores que hayan sido definidos por las entidades,
remitir los dictmenes del balance de las contraloras hacia la CGR, alimentar la
informacin del proceso hacia la matriz de riesgos, entre otros.
2.2 USUARIOS PARA EL PROCESO AUDITOR
A continuacin se detallaran los roles que intervienen en el proceso Auditor.
2.2.1 CONTRALOR O AUDITOR GENERAL
Corresponde a los funcionarios representantes de los rganos de control quienes
deben ingresar los lineamientos clave para la minera de datos que se genera en la
matriz de riesgos que gua la seleccin y priorizacin de entidades a auditar.
2.2.2 DIRECTOR DE CONTROL FISCAL AGR/CONTRALORAS
Estos actores corresponden a los rganos de control (incluye sus Delegaturas), y
pueden ser tanto de la AGR como de la CGR o de las contraloras territoriales. La
interaccin con el sistema est en funcin de gerenciar integralmente el proceso, al
margen de la delegacin que se d entre los coordinadores de auditoras.
Inicialmente estos actores deben definir la conformacin y definicin del Plan

4
En el diseo detallado debe identificarse si el acceso a fuentes de informacin externa se habilita tambin al Director de Responsabilidad
Fiscal.


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General de Auditoria (PGA) y la definicin de los recursos humanos, financieros,
cronograma de trabajo, entre otros factores.
As mismo, este rol debe establecer los parmetros para la asignacin de
responsabilidades de las auditoras a los funcionarios del equipo auditor, aprobar
los planes especficos de cada auditora, consultar el estado de la ejecucin de las
auditoras, revisar y generar observaciones a las actas, informes, hallazgos
administrativos y planes de mejoramiento; remitir hallazgos fiscales, disciplinarios y
penales a las autoridades competentes, activar procesos administrativo
sancionatorio y de responsabilidad fiscal y generar reportes y hacer seguimiento a
las auditoras.
2.2.3 COORDINADOR DE AUDITORA/AUDITOR
Los auditores y coordinadores son funcionarios de los rganos de control y les
corresponde conocer las auditoras que les han sido asignadas y acceder a
consultas con entidades externas y repositorios de informacin del SCFL
Los coordinadores deben tambin generar el Plan de visita a la entidad y remitirlo
para aprobacin de la Direccin de control Fiscal, informar al sujeto de control
sobre momento y objetivo de la auditora, remitir solicitudes de informacin al sujeto
de control, documentar avances de las auditoras a su cargo, elaborar actas de
trabajo, consolidar informes, hallazgos y planes de mejoramiento correspondientes;
remitir informes, hallazgos y planes a los sujetos de control, para observaciones del
sujeto y de la Direccin de Control Fiscal.
Por ltimo, es responsabilidad del Coordinador tambin la documentacin en el
repositorio de conceptos tcnicos los estudios que les sean allegados durante la
ejecucin de la auditora.
2.2.4 REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA O
FUNCIONARIO AUTORIZADO
Acta en nombre de la entidad sujeto de control y le corresponde consultar y
atender los requerimientos de solicitud de informacin del rgano de control. Al
Representante legal le corresponde en particular, pronunciarse sobre los informes y
planes de mejoramiento; y al funcionario autorizado, mantener actualizado el
cumplimiento de las actividades derivadas del mismo.


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INFORMACIN
En el modelo de proceso propuesto se indica que es necesario generar convenios
interadministrativos con entidades que puedan dar informacin tanto de personas
como de las entidades, hasta el momento se tienen definidas algunas
5
, pero es
posible que con ocasin al diseo detallado se puedan reconocer otras adicionales;
para efectos del presente anlisis, se hablar de estas entidades de manera
genrica puesto que el objetivo en este momento es el de reconocer atribuciones
de los actores en el sistema
2.2.6 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO DE HALLAZGOS EN
PGN.
Acta en nombre de la Procuradura General de la Nacin y debe ser responsable
de recibir y documentar la gestin de los hallazgos disciplinarios remitidos por los
rganos de control.
2.2.7 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO DE HALLAZGOS FGN
Acta en nombre de la Fiscala General de la Nacin y debe ser responsable de
recibir y documentar la gestin de los hallazgos penales remitidos por los rganos
de control.

2.2.8 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO DE HALLAZGOS DE
ENLACE CGR
Acta en nombre de la Contralora General de la Repblica y debe ser responsable
de recibir y documentar la gestin de los hallazgos fiscales que sean remitidos a
dicha entidad por los dems rganos de control fiscal, esta situacin puede ser
atpica puesto que corresponde solo a aquellos casos en los que las contraloras
detecten hallazgos con recursos del orden nacional cuya fiscalizacin no les
compete.

5
Para un mayor detalle de las entidades proveedoras de informacin, se sugiere revisar el captulo 6 del documento GLFS2-CFL-OT-
PropuestaProcesosYProcedimientosControlFiscalenLinea, all se definen para cada proceso las necesidades de informacin y se identifican
quienes son las entidades que la custodian.


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funcionalidades que sean automatizadas tales como: cruzar y almacenar
informacin para seleccin y priorizacin de entidades a auditar de acuerdo a los
parmetros definidos por cada rgano de control, administrar la notificacin de los
auditores, controlar los tiempos de las auditorias sobre la base de su programacin,
generar reportes y alertas del caso y llevar el archivo del repositorio de conceptos
tcnicos.
2.3 USUARIOS PARA EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL
A continuacin se detallarn los roles que intervienen en el proceso de
Responsabilidad Fiscal
2.3.1 DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCAL.
El rol de Director de Responsabilidad Fiscal se circunscribe a los rganos de
control encargados de realizar la clasificacin y distribucin de las solicitudes de
apertura de procesos que sean allegados a su dependencia.

Le corresponde tambin hacer el seguimiento de la gestin de los abogados en
funcin de los procesos asignados y revisar los fallos, remitirlos a grado de
consulta del Contralor, resolver recursos de apelacin, activar procesos de
jurisdiccin coactiva/administrativo sancionatorio y generar los reportes para
informes directivos y/o de rendicin de cuentas y cuando el Contralor no acta en
segunda instancia, les corresponde atender los recursos de apelacin de los
sujetos vigilados.
2.3.2 ABOGADO SUSTANCIADOR RF
Los abogados sustanciadores son tambin funcionarios de los rganos de control y
les corresponde en primera instancia conocer los procesos que les han sido
asignados para aprobarlos o recusarlos, evaluar la conveniencia o no de iniciar el
proceso con indagacin o apertura del proceso de responsabilidad fiscal y definir la
modalidad del proceso (ordinario o verbal).


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Los abogados, determinan y documentan la apertura, imputacin, fallo y/o archivo
de los mismos, los que remiten los fallos para aprobacin de la Direccin Fiscal,
notifican en cada estado del proceso a sujetos procesales, aseguradoras y
entidades, acceden a las consultas necesarias para la evidencia probatoria y
establecimiento de medidas cautelares con entidades externas y a los repositorios
de informacin del SCFL, responden recursos de reposicin y activan la inscripcin
de responsables fiscales en el Sistema del Boletn de Responsables
Fiscales (SIBOR) y el Sistema de Informacin de Registro de Sanciones y Causas
de Inhabilidad SIRI de las CGR y PGN respectivamente.

Por ltimo, est tambin bajo su responsabilidad la seguridad y conservacin de los
documentos conceptos tcnicos y estudios allegados durante la ejecucin del
proceso y ubicados en el repositorio.
2.3.3 CONTRALOR / AUDITOR
Como representantes legales de los rganos de control, les corresponde atender
los recursos de apelacin allegados y servir de instancia consultiva para el caso de
los procesos llevados mediante apoderado; fallados sin responsabilidad o cuando
se decida el archivo de los procesos.
2.3.4 REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA O
FUNCIONARIO DE ENLACE PARA CON EL RGANO DE CONTROL
Acta en nombre de la entidad sujeto de control en donde se present el supuesto
detrimento patrimonial y le corresponde consultar y atender los requerimientos de
solicitud de informacin del rgano de control, aceptar notificaciones electrnicas,
revisar notificaciones de apertura, imputacin y fallos de responsabilidad fiscal.
INFORMACIN
6
, pero es
posible que con ocasin al diseo detallado se puedan reconocer otras; para
efectos del presente anlisis, se hablar de estas entidades de manera genrica
puesto que el objetivo en este momento es el de reconocer atribuciones de los

6


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actores en el sistema y para el caso que nos ocupa se trata de actividades
similares

En el evento de que no se logre establecer servicios automatizados para la
informacin de los bienes y rentas de las personas el sistema debe generar
servicios para gestionar consultas y solicitudes de inscripcin de medidas
cautelares en los registros pblicos nacionales a saber: -Inmobiliario (SIR/FOLIO), -
Mercantil RUE, -Automotor RUNT, -Empleos SIGEP, Tributario MUISCA,
Financiero CIFIN, Patronal FOSYGA
7
.
2.3.6 SUJETO PROCESAL RF/APODERADO
Los sujetos procesales son aquellas personas contra las cuales se realizan los
procesos de responsabilidad fiscal y pueden actuar a nombre propio o a travs de
apoderados. Su interaccin con el sistema consiste bsicamente en activar
solicitudes para interponer recursos, solicitar pruebas a lo largo del proceso,
consultar el estado del proceso, remitir informacin que le sea solicitada y en los
casos en que se hayan manifestado autorizacin expresa, aceptar notificaciones
electrnicas, revisar notificaciones de apertura, imputacin y fallos de
responsabilidad fiscal
2.3.7 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN PGN
Corresponde a este funcionario, Procuradura General de la Nacin - PGN. recibir
las solicitudes para las inscripciones de alta y baja de las personas que hayan
tendido fallos con responsabilidad disciplinaria en las bases de datos del SIRI de la
entidad
2.3.8 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN CGR
Corresponde a estos funcionarios de la Contralora General de la Repblica, recibir
las solicitudes para las inscripciones de alta y baja de las personas que hayan
tendido fallos con responsabilidad fiscal en las bases de datos del aplicativo SIBOR
de la entidad

7
En esta etapa del proyecto an no se tiene claro el grado de automatizacin de estos servicios puesto que no se tiene convenios para el
intercambio de informacin con las entidades responsables de custodiar la informacin de los registros sealados. Se asume para efectos del
documento que a pesar de ser informacin que reposa en las bases de datos; la solucin se dar a travs de interacciones virtuales en donde
habra tareas a cargo de funcionarios de las entidades dueas de los registros.

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funcionalidades que sean automatizadas tales como: administrar la notificacin de
los abogados, sujetos procesales, entidades y aseguradoras, controlar los tiempos
de los procesos, administrar servicios de consulta con entidades externas, llevar el
archivo del repositorio de conceptos tcnicos y de los sujetos con procesos de
responsabilidad fiscal, archivar los expedientes digitales, entre otros.
2.4 USUARIOS PARA EL PROCESO DE ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO
A continuacin se detallaran los roles que interactan en el proceso Administrativo
sancionatorio.
2.4.1 FUNCIONARIO DE SECRETARIA GENERAL / FUNCIONARIO DEL
DESPACHO DEL CONTRALOR/AUDITOR
8
.
Son funcionarios de los rganos de control de la AGR, la CGR y las contraloras
territoriales. La interaccin con el sistema inicia con la consulta de las solicitudes
de apertura de proceso y el correspondiente reparto hacia el profesional a cargo del
mismo, por lo cual debe tambin establecer los parmetros para la distribucin,
revisar las resoluciones decisorias y los recursos a lugar.

Le corresponde tambin llevar el seguimiento del estado de los procesos y generar
reportes administrativos para efectos de la rendicin de informacin de los
procesos. Y servir de segunda instancia ante los recursos de apelacin que el
sujeto procesal interponga.
2.4.2 CONTRALOR/AUDITOR
Como representante legal del organismo de control les corresponde firmar las
resoluciones decisorias y los actos administrativos de los recursos que se generen
durante el proceso, as como activar los procesos de jurisdiccin coactiva.

8 En el trabajo de campo elaborado para el levantamiento de los procesos y su validacin, se reconoci que la facultad sancionatoria
normalmente es llevada en el Despacho de los Contralores, sin embargo tambin existen casos en los que los procesos son operados en la
Secretara General pero quien firma la Resolucin decisoria es el Contralor.


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2.4.3 ABOGADO SUSTANCIADOR SANCIONATORIO
Se trata de los profesionales de las contraloras y de la AGR, bien sea del
Despacho o de la Secretara General que se encargaran integralmente del proceso,
consultar las remisiones, aceptarlas o recusarlas, identificar las causales de
sancin, dar apertura, aprobar y desarrollar pruebas, emitir proyecto de resolucin
decisoria, notificar a los sujetos de sancin sobre los estados del proceso, atender
los recursos, generar consultas a entidades externas y los repositorios de
informacin del SCFL.
REPRESENTANTE LEGAL
Acta en nombre de la entidad sujeto de control y le corresponde consultar y
atender los requerimientos de solicitud de informacin del rgano de control
ocasionados durante el proceso.
INFORMACIN.
9
, pero es
similares.
2.4.6 SUJETO PROCESAL SANCIONATORIO.
Los sujetos procesales son aquellas personas contra las cuales se realizan los
procesos sancionatorios y pueden actuar a nombre propio o a travs de
apoderados. Su interaccin con el sistema consiste bsicamente en activar

9

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electrnicas, revisar notificaciones de apertura, y/o imputacin y/o fallos de
responsabilidad fiscal.
2.4.7 AGENTE SISTEMA CONTROL FISCAL EN LNEA -SCFL-
funcionalidades que sean automatizadas tales como: administrar la notificacin
hacia los profesionales y sujetos procesales, controlar los tiempos de los procesos,
administrar servicios de consulta con entidades externas, llevar el archivo del
repositorio de conceptos tcnicos y de los sujetos con procesos de responsabilidad
fiscal y archivar los expedientes digitales.
2.5 USUARIOS PARA EL PROCESO DE JURISDICCIN COACTIVA
A continuacin se detallaran los roles que interactan con el proceso de
Jurisdiccin Coactiva
2.5.1 DIRECTOR DE JURISDICCIN COACTIVA
10

El rol de Director de Jurisdiccin Coactiva, se circunscribe a los rganos de control
encargados de realizar la clasificacin y asignacin de las solicitudes de apertura
de procesos allegados a su dependencia.

Les corresponde tambin hacer el seguimiento de la gestin de los abogados en
funcin de los procesos asignados, acuerdos de pago, resolver recursos de
apelacin, activar procesos administrativo sancionatorio y generar los reportes para
informes directivos y/o de rendicin de cuentas.
2.5.2 ABOGADO SUSTANCIADOR COACTIVA
Los abogados sustanciadores son tambin funcionarios de los rganos de control y
les corresponde en primera instancia conocer los procesos que les han sido
asignados para aprobarlos o recusarlos, evaluar los ttulos ejecutivos y su
procedencia, dar apertura a proceso de cobro persuasivo, mandamientos de pago,
establecer acuerdos de pago y hacer seguimiento a mismos, determinar el inicio de

10
En el trabajo de campo se pudo reconocer que para algunas contraloras esta Direccin est tambin a cargo del Director de
responsabilidad fiscal, en cuyo caso compartiran algunas funcionalidades dado que para el caso de consultas y medidas cautelares las
actividades son idnticas para ambos procesos.


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consultas y medidas cautelares, realizar las gestiones interinstitucionales para
nombramiento de secuestres, inscripciones de embargo y remates.

Deben responder recursos de reposicin y solicitar la baja en la inscripcin de
responsables fiscales o sujetos sancionados en el SIBOR y SIRI de la CGR y la
PGN respectivamente, para lo cual requieren interactuar con las entidades sujetas
de control para solicitar las certificaciones de pago de los detrimentos.
REPRESENTANTE LEGAL
Acta en nombre de la entidad sujeto de control en donde se present el supuesto
detrimento patrimonial y le corresponde consultar y atender los requerimientos de
solicitud de informacin y de certificacin de pagos por parte de los responsables
fiscales.
2.5.4 FUNCIONARIO DE ENLACE ENTIDADES PROVEEDORAS DE
INFORMACIN
Como ya se indic en los procesos de responsabilidad fiscal y administrativo
sancionatorio este roll debe ser depurado en la fase de levantamiento detallado, y
sobre la base de los acuerdos interinstitucionales. Sin embargo al igual que en el
proceso de responsabilidad fiscal para el de jurisdiccin coactiva es necesario,
establecer servicios automatizados para la informacin de los bienes y rentas de
las personas el sistema debe generar servicios para gestionar consultas y
solicitudes de inscripcin de medidas cautelares, embargos y remates en los
registros pblicos nacionales a saber: Inmobiliario (SIR/FOLIO), -Mercantil RUE, -
Automotor RUNT, -Empleos SIGEP, Tributario MUISCA, Financiero CIFIN, Patronal
FOSYGA.

Para el caso especfico del proceso de jurisdiccin coactiva; existe adicionalmente
la necesidad de generar consultas a la rama judicial con el fin de nominar los
secuestres de los bienes embargados.
2.5.5 SUJETO PROCESAL COACTIVA.
Los sujetos procesales son aquellas personas contra las cuales se adelantan las
acciones de cobro bien sean producto de fallos de responsabilidad fiscal o
resoluciones sancionatorias; los sujetos, pueden actuar a nombre propio o a travs
de apoderados. Su interaccin con el sistema consiste bsicamente en activar

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electrnicas, revisar notificaciones de apertura, imputacin y fallos de
2.5.6 SECUESTRES
Son auxiliares de la justica y se nombran por parte de los abogados responsables
de los procesos en las entidades de control. Los secuestres deben consultar
procesos asignados y remitir informacin sobre los pagos hechos en las cuentas
bancarias de las entidades en las que se identific el detrimento.
2.5.7 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN PGN.
Corresponde a este funcionario, recibir las solicitudes para las inscripciones de alta
y baja de las personas que hayan tendido fallos con responsabilidad disciplinaria en
las bases de datos del SIRI de la PGN.
2.5.8 FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN CGR
Corresponde a estos funcionarios, recibir las solicitudes para las inscripciones de
alta y baja de las personas que hayan tendido fallos con responsabilidad fiscal en
las bases de datos del SIBOR de la CGR.
2.5.9 AGENTE SISTEMA CONTROL FISCAL EN LNEA -SCFL-
funcionalidades que sean automatizadas tales como: administrar la notificacin de
los abogados, sujetos procesales, entidades y aseguradoras, controlar los tiempos
de los procesos, administrar servicios de consulta con entidades externas, llevar el
archivo del repositorio de conceptos tcnicos y de los sujetos con procesos de
responsabilidad fiscal, archivar los expedientes digitales.
2.6 USUARIOS PARA EL PROCESO DE PARTICIPACIN CIUDADANA
A continuacin se detallarn los roles que interactan en el proceso de
Participacin ciudadana.


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2.6.1 CIUDADANO (IDENTIFICADO O ANNIMO)
Los ciudadanos deben tener la opcin de registrarse en el sistema, realizar
solicitudes a nombre propio o annimo para peticiones, quejas y reclamos ante los
organismos de control fiscal y hacer seguimiento a sus solicitudes.
2.6.2 JEFE PARTICIPACIN CIUDADANA
Funcionarios directivos de los rganos de control a quienes corresponde hacer el
seguimiento de la gestin de los procesos asignados por parte de los funcionarios
de las diferentes sedes de la entidad y generar los reportes para informes directivos
y/o de rendicin de cuentas
2.6.3 PROFESIONAL TRAMITADOR RGANO DE CONTROL
Se trata de funcionarios del rea de participacin ciudadana quienes deben
consultar las solicitudes allegadas, analizarlas, clasificarlas y remitirlas a los
funcionarios o entidades competentes.
2.6.4 PROFESIONAL SUSTANCIADOR RGANO DE CONTROL
Se trata de funcionarios del rea de participacin ciudadana quienes deben
encargarse de resolver las solicitudes de primer nivel, que puedan ser atendidas
directamente desde esta rea sin necesidad de remisiones a otras dependencias.
2.6.5 DIRECTIVO DE LA ENTIDAD DEL RGANO DE CONTROL:
Comprende a todos los jefes de las dependencias de la entidad quienes deben
quedar a cargo del anlisis de las solicitudes que les sean remitidas por el rea de
participacin ciudadana y delegar la respuesta en un funcionario a su cargo.
2.6.6 FUNCIONARIO DE LA ENTIDAD:
Son funcionarios del organismo de control quienes deben encargarse de resolver
las solicitudes de consulta especializadas que le hayan sido asignadas por los jefes
de las dependencias.

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INFORMACIN
11
, pero es
similares.
Este actor no est an en cabeza de ninguna entidad; las tareas a su cargo para el
desarrollo de las funcionalidades son bsicamente administrar tiempos, generar
alertas y definir prioridades para la evacuacin de las solicitudes. Archivar
informacin y documentacin de las mismas y actualizar matriz de riesgos.

11


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3. HISTORIAS DE USUARIO
e acuerdo a la descripcin de la solucin y a los usuarios y acciones macro
definidas en el captulo anterior, a continuacin se describen las historias de
usuarios para la operacin de los procesos propuestos en el entregable
GLFS2-CFL-OT-PropuestaProcesosYProcedimientosControlFiscalenLinea.

Este ejercicio comprende las funcionalidades necesarias para el cumplimiento del
diseo; dada la cantidad de usuarios y la consolidacin a nivel de procesos, en
primer lugar se detallarn aquellas que corresponden a nivel de administradores
del sistema, luego las funcionalidades comunes entre los procesos, posteriormente
aquellas que son aplicables a cada proceso y finalmente, un listado de
funcionalidades a ttulo de sugerencia que no hacen parte de la arquitectura del
sistema, pero que a nivel de anlisis del proceso se han considerado como
necesarias y deberan ser objeto de desarrollos posteriores
3.1 HISTORIAS DE USUARIO PARA ADMINISTRADORES DEL SISTEMA.
Las siguientes historias de usuario no soportan de manera especfica a los
procesos del control fiscal, sin embargo, son necesarias para el desarrollo de
cualquier esquema tecnolgico como lo son las creaciones y actualizaciones de
usuarios, entidades, formatos; as como la generacin de reportes, ndices y logs
de servicio.
Tabla 1. Historias de Usuario para Administradores Generales

NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO
DESCRIPCIN
1.1

Administrar usuarios
US01
Como Administrador general/local sistema CFL;
requiero ingresar en el sistema los diferentes actores
que interactuarn con las funcionalidades a travs de
la administracin de usuarios y contraseas mediante
la activacin, inactivacin, edicin y definiciones de
entidades y de rol para cada uno.
1.2
Administrar
entidades
US02
Como Administrador general/local del sistema debo
crear y parametrizar las entidades para los usuarios,
activar, inactivar, editar, asociar usuarios y ciudades
(incluye entidades convenio, proveedoras de
informacin, rganos de control y sujetos de control.
1.3 Administrar formatos US03 Como Administrador general/local del sistema debo
D

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NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO
DESCRIPCIN
crear y parametrizar los formatos para la rendicin de
cuentas de los sujetos de control, reconocer a nivel
nacional cuales son obligatorios para todas las
entidades, asociar sujeto de control, lnea de control
(contable, gestin, ambiental, entre otros) y
periodicidad para la rendicin
1.4
Administrar reportes
y alertas
US04
definir, crear, formular, editar eliminar, y
parametrizar alertas en el sistema para ingreso de
informacin de los actores y para evaluacin de los
auditores, tambin debo administrar los reportes con
base en lineamientos de la AGR e indicadores que
cada rgano de control desee generar, reconocer los
puntos de medicin, y ponderacin de las
calificaciones.
1.5
Administrar riesgos
y alertas en matriz
US05
ingresar los parmetros bajo los cuales se
gestionarn los riesgos para la seleccin de entidades
en el proceso auditor.
1.6 Administrar servicios US06
consultar y generar reportes del funcionamiento de
los servicios con los que se genera interoperabilidad
con registros y entidades
1.7
Administrar
funcionalidades
para organismos de
control
US07
Como Administrador genera/local del sistema debo
establecer para cada proceso estndares de carcter
nacional en las funcionalidades para obligatorio
cumplimiento y parametrizar las no obligatorias para
aplicacin opcional.
1.8
Administrar
consultas de los
actores del sistema
US08
consultar las solicitudes de aclaracin que soliciten
los actores del sistema, dar soporte tcnico y servir
como mesa de ayuda operativo.
1.9
Administrar
informacin de los
procesos de
responsabilidad
fiscal, administrativo
sancionatorio,
jurisdiccin coactiva
y participacin
ciudadana.
US09
administrar los criterios de manejo de informacin
para los sujetos procesales y solicitudes de todos los
rganos de control, definir parmetros para ingreso y
la manera en que se generarn alertas con esta
informacin en la matriz de riesgos del proceso
auditor.
1.10
Administrar de
contenidos y
mensajes.
US10
Como Administrador general del sistema debo
administrar los contenidos de la aplicacin, las
ayudas para cada una de las funcionalidades,
mensajes, alertas, noticias, foros y dems
herramientas del sistema.


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NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO
DESCRIPCIN
1.11 Administrar log US11
consultar los reportes del log de todos los servicios
del portal, de conformidad con las variables definidas
1.12
Recuperar
contraseas
US12
Como Administrador general del sistema/ usuario
registrado (funcionario/ciudadano) el sistema debe
garantizar mecanismos para la recuperacin de
contraseas y nombres de usuarios.
3.2 HISTORIAS DE USUARIO COMUNES ENTRE LOS PROCESOS
En esta seccin se presentarn las historias de usuario transversales a todos los
procesos y que deben ser consideradas bajo una estructura general en el diseo
detallado teniendo en cuenta que ser necesario adaptar algunos aspectos
puntuales para cada proceso y actor.
Se recomienda consultar previamente el documento de GLF2-CFL-OT-
FujodelasHistoriasenlosProcesos. Respecto del comportamiento del flujo de las
historias en los procesos y a fin de establecer las correspondientes relaciones entre
las historias de usuario y la secuencia lgica de las actividades y actores de los
procesos.
Tabla 2. Historias de Usuario Comunes entre los Procesos

NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO

DESCRIPCIN

2.1
Aceptar o rechazar
procesos asignados
US13
Como Abogado sustanciador de RF/ coactiva/
sancionatorio; debo desplegar las auditorias,
procesos y/o tramites que me han sido asignados y
aceptarlas o rechazarlos
2.2
Recibir y remitir
requerimientos de
informacin del
sujeto de control
US14
Como Coordinador del Equipo Auditor/Abogado
sustanciador de RF/ coactiva/sancionatorio/
Profesional de Participacin Ciudadana; debo poder
solicitar, intercambiar y consultar estados de
solicitudes de informacin hacia el sujeto de control.
2.3
Documentar
proceso
administrativo
sancionatorio.
US15
Como Auditor/Abogado sustanciador de RF/ Coactiva;
debo documentar antecedentes, subir soportes para
soportar solicitudes de sancin y remitirlas al Director
de Control Fiscal, Responsabilidad Fiscal y al de
Jurisdiccin Coactiva para su evaluacin y posterior
seguimiento.
2.4
Solicitar apertura
proceso
administrativo
sancionatorio.
US16
Como Director de Control Fiscal/Director
Responsabilidad Fiscal/ Director de Jurisdiccin
Coactiva; debo revisar y evaluar antecedentes
remitidos por los Auditores para la activacin del

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NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO

DESCRIPCIN

proceso Administrativo Sancionatorio. En caso de ser
procedente, el sistema debe permitir la
correspondiente activacin ante el Despacho del
Contralor/Auditor o funcionario encargado del
proceso.
2.5
Documentar
hallazgos fiscales
US17
Como Coordinador del Equipo Auditor/ Profesional de
Participacin ciudadana, debo documentar en el
sistema los hallazgos fiscales, subir documentos
soporte y remitirlos al Director de Control fiscal y Jefe
de Participacin Ciudadana debo tambin,
complementar las observaciones que me sean
allegadas.
2.6
Remitir hallazgos
fiscales a la
Direccin de
Responsabilidad
Fiscal para apertura
de proceso.
US18
Como Director de Control Fiscal/ Jefe de Participacin
ciudadana, debo acceder a los hallazgos fiscales
documentados por abogados y profesionales,
revisarlos, solicitar ajustes y de considerarlos
acertados, activar la remisin hacia la Direccin de
Responsabilidad Fiscal del rgano de control y
conocer las inquietudes que desde all se formulen.
2.7

Solicitar apertura
proceso jurisdiccin
coactiva.

US19
Como Funcionario Director de Responsabilidad Fisca/
Secretario General/Delegado del Despacho del
Contralor o Auditor; debo revisar y evaluar los
expedientes remitidos por los Abogados
sustanciadores para la activacin del proceso de
Jurisdiccin Coactiva. En caso de ser procedente, el
sistema debe permitir la correspondiente activacin
ante el Director de Jurisdiccin Coactiva.
2.8
Ingresar
apoderados
US20
Como Abogado sustanciador RF/Coactiva
Sancionatorio, el sistema debe permitirme ingresar en
el sistema los datos de identificacin y notificacin de
los apoderados a cargo de los procesos, bien sean
autorizados por los sujetos procesales o nombrados
por oficio.
2.9
Consultar, autorizar
y documentar
pruebas y
excepciones
US21
Como Abogado sustanciador del proceso RF/
coactiva/ sancionatorio, el sistema debe permitirme
consultar las solicitudes de prueba y de excepciones
(solo coactiva) de los sujetos procesales, tener el
acceso a la informacin que la soporta y
pronunciarme sobre su aceptacin o denegacin. En
caso de autorizarlas, tambin el sistema debe
permitirme ingresar informacin del desarrollo en la
gestin de estas solicitudes.
2.10
Responder recursos
del sujeto procesal
US22
Como Director de Responsabilidad
Fiscal/Jurisdiccin Coactiva, Secretario
General/Delegado del Despacho del Contralor
/Auditor General, Jefe de Participacin
ciudadana/Abogado sustanciador RF/Coactiva/
Sancionatorio /Profesional sustanciador de
Participacin Ciudadana, debo consultar y responder


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NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO

DESCRIPCIN

los recursos de reposicin/apelacin que los sujetos
procesales interpongan.
2.11
Remitir informacin
solicitada a
organismo de
control
US23
Como Funcionario autorizado por el Representante
Legal de la entidad sujeto de control; debo consultar
solicitudes y remitir a travs del sistema, la
informacin y documentacin que con ocasin a los
procesos, auditoras y dems trmites sean
requeridas a la entidad.
2.12
Aceptar y revisar
notificaciones
electrnicas
US24
Como sujeto procesal/ apoderado/representante legal
de aseguradora/ funcionario autorizado por el
representante legal de la entidad sujeto de control,
debo aprobar notificaciones electrnicas.
2.13
Realizar
seguimiento estado
procesos de
responsabilidad
fiscal, jurisdiccin
coactiva y/o
sancionatorios
US25
Como funcionario de entidad sujeto de control/sujeto
procesal /apoderado; podr revisar el estado de los
procesos de responsabilidad fiscal, jurisdiccin
coactiva, sancionatorios; en los que me encuentre
involucrado directamente o en donde estn
implicados funcionarios o exfuncionarios de la
entidad.
2.14
Solicitar recursos y
pruebas y/o
excepciones.
Remitir informacin
requerida.
US26
Como sujeto procesal/ apoderado, debo tener
habilitada la solicitud de recursos excepciones y
pruebas a lo largo de las etapas del proceso y remitir
informacin que me sea requerida.

2.15
Realizar solicitudes
oficiosas de
inscripcin en PGN
y CGR.
US27
Como Abogado sustanciador de RF/ coactiva, debo
registrar y remitir oficio para solicitudes de inscripcin
e inactivacin de los sujetos procesales, hacer
seguimiento de dicha inscripcin ante PGN y CGR
entidades administradoras del SIRI y SIBOR.
2.16
Consultar
solicitudes de
inscripcin en base
de datos de
responsables
fiscales; en
registros de
entidades de
control.
US28
Como Funcionario autorizado para registro de
organismo de control disciplinario y fiscal, debo
consultar solicitudes de inscripcin en SIBOR y SIRI
y una vez gestionadas las inscripciones, comunicarlas
a rgano de control solicitante.
2.17
Notificar asignacin
de auditoras,
procesos y trmites.
US29
Como Agente sistema SCFL debo administrar el
reparto de las Auditoras, los procesos y trmites de
los ciudadanos a los funcionarios, notificarlas y
procesar las aprobaciones y denegaciones para
poder reactivar asignaciones.
2.18
Administrar
notificaciones para
entidades sujeto de
control,
aseguradoras y
sujetos procesales.
US30
Como Agente sistema SCFL debo administrar las
notificaciones hacia las entidades sujetos de control,
aseguradoras y sujetos procesales; previa aceptacin
de estos actores para recibir mensajes electrnicos
en este sentido.
2.19 Cruzar, almacenar US31 Como Agente sistema SCFL, debo generar los

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NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO

DESCRIPCIN

informacin y
procesar datos para
matriz de riesgos.
reportes y alertas para el proceso de rendicin de
cuenta, responsabilidad fiscal, administrativo
sancionatorio, jurisdiccin coactiva y participacin
ciudadana; conforme a la parametrizacin definida
por el administrador general y local.
3.3 HISTORIAS DE USUARIO PROCESO DE RENDICIN DE CUENTAS
Las siguientes historias corresponden a las que soportan las actividades de los
usuarios involucrados con las entidades sujetos de control y los organismos de
control fiscal principalmente; as mismo, tambin se hace alusin al sistema control
fiscal.

Tabla 3. Historias de Usuario Para el Proceso de Rendicin de Cuentas

NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO
DESCRIPCIN
3.1
Revisar e ingresar
informacin para
rendir la cuenta
US32
Como Representante Legal de las entidades sujetos
de Control debo ingresar al sistema y revisar los
formatos diligenciados por funcionarios de la entidad,
editarlos, cargar archivos, solicitar ajustes y formalizar
rendicin de las cuentas (con y sin firma digital)
3.2
Generar reportes de
las rendiciones de
cuenta
US33
Como Representante Legal de las entidades sujetos
de Control debo generar reportes sobre el estado de
la rendicin de las cuentas de vigencias actuales y
pasadas.
3.3
Activar consultas
para
diligenciamiento de
formatos ante el
rgano de control.
US34
Como Representante Legal o funcionario autorizado
por el Representante Legal de las entidades sujetos
de Control, debo poder generar consultas sobre
manejo de la aplicacin y sobre el contenido de los
formatos, a la mesa de ayuda del SCFL.
3.4
Ingresar informacin
de las cuentas a
formatos
autorizados
US35
Como Funcionario autorizado por el Representante
Legal de las entidades sujetos de Control, debo poder
ingresar informacin a los formatos asignados,
editarlos, cargar archivos, remitirlos al Representante
Legal, consultar y realizar los ajustes que sean
solicitados por ste.
3.5
Generar y definir
parmetro para el
reparto de las
cuentas a los
auditores
US36
Como Director de Control Fiscal de las entidades de
control debo parametrizar en el sistema el reparto de
las cuentas entre los funcionarios auditores.


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NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO
DESCRIPCIN
3.6
Consultar
consolidado de las
revisiones de los
Auditores
US37
Como Director de Control Fiscal debo generar
reportes para el seguimiento de las actividades de
revisin de las cuentas de los auditores, evaluar el
rendimiento de los mismos y acceder a las alertas
generadas por el sistema sobre el vencimiento de los
plazos.
3.7
Evaluar dictmenes/
pronunciamientos y
fenecimientos de las
cuentas
US38
Como Director de Control Fiscal debo consultar los
dictmenes y pronunciamientos de las cuentas
rendidas por los sujetos de control, remitir
observaciones a los auditores responsables de las
mismas y recibir las correspondientes explicaciones y
autorizar las versiones finales para reporte de los
dictmenes hacia los sujetos de control o entidades
que requieran esta informacin.
3.8
Remitir controles de
advertencia
US39
Como Director de Control Fiscal de las contraloras
territoriales, debo a travs del sistema remitir
comunicados para controles de advertencia a los
sujetos de control y consultar las correspondientes
respuestas a dicho envo.
3.9
Generar reportes
proceso rendicin
de cuentas, para
informes directivos o
de rendicin ante la
AGR
US40
reportes de gestin de las rendiciones de cuenta de
los sujetos de control de la entidad, bajo los mismos
parmetros que se requieren para la rendicin de la
Contralora hacia la Auditora General de la
Repblica.
3.10
Revisar las cuentas
de sujeto de control
a Auditar.
US41
Como auditor debo poder consultar la informacin de
las cuentas asignadas, las alertas generadas por el
sistema, los formatos acceder a los anexos,
documentacin soporte y solicitar las correcciones a
la entidad sujeto de Control.
La aplicacin debe permitir tambin la emisin del
dictamen y pronunciamiento sobre la cuenta para
revisin y aprobacin oficial del Director de Control
Fiscal.
3.11
Acceder a consultas
de informacin
habilitadas con
entidades externas
US42
Como auditor, debo tener acceso a las consultas con
entidades externas y diferentes sistemas de
informacin, tales como: SECOP, CHIIP, SIIF y
SICEP.
3.12
Alimentar datos e
informacin de la
rendicin de
cuentas en matriz
de riesgos.
US43
Como agente sistema SCFL debo archivar
integralmente el proceso de rendicin de las cuentas
para poder generar los reportes, adicionalmente
tengo que ingresar la informacin a la matriz de
riesgos y mantenerla actualizada segn los
parmetros definidos por los administradores locales
y nacional.
3.4 HISTORIAS DE USUARIO PROCESO AUDITOR

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En esta seccin se presentarn las historias de usuario que soportan las Auditorias,
su programacin, ejecucin y evaluacin. Este proceso es el que mayor cantidad
de historias contiene; dado que en ellas se pueden encontrar los actores del
proceso de rendicin y otros adicionales asociados a los rganos de control
disciplinario y penal y porque la interrelacin entre las entidades sujetos de control
se hace ms dinmica a nivel de intercambio de informacin.

Tabla 4. Historias de Usuario para el Proceso Auditor

NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO
DESCRIPCIN
4.1
Ingresar parmetros
poltica de auditora
en matriz de riesgos
US44
Como Contralor/Auditor General de la Repblica,
debo registrar los parmetros de poltica, planes,
programas y estrategias para el desarrollo de la
vigilancia de la gestin fiscal de la vigencia, que
servirn de marco para la conformacin de la matriz
de riesgos
4.2
Remitir y aprobar
informes de
auditoras de los
sujetos de control.
US45
Como Contralor/Auditor General de la Repblica,
debo consultar, aprobar y remitir informes preliminar y
definitivo de las auditoras.
4.3
Revisar recursos
disponibles
US46
Como Director de Control Fiscal debo ingresar los
recursos humanos, tecnolgicos, presupuestales,
entre otros, con los que cuenta el organismo de
control, para efectos de iniciar las definiciones del
PGA.
4.4
Formular y aprobar
PGA
US47
Como Director de Control Fiscal debo generar la
creacin, aprobacin, edicin y remisin del PGA a la
CGR para que haga parte del Plan Nacional de
Auditora (PNA) El registro de las actividades de
planeacin debe contemplar parmetros definidos por
la entidad, la asignacin de las auditoras a los
equipos auditores y definicin del Coordinador de la
auditora.
4.5
Consultar control del
consolidado de las
auditoria
US48
reportes para el seguimiento de las auditoras,
evaluar el rendimiento de los equipos auditores y
acceder a las alertas generadas por el sistema sobre
el vencimiento de los plazos para el diligenciamiento
de los informes y atender los ajustes solicitados por el
Contralor o Auditor General de la Repblica.
4.6
Revisar y remitir
hallazgos para
entidades de control
externas
US49
Como Director de Control Fiscal debo acceder a los
hallazgos de las auditorias, permitir su aprobacin o
devolucin; activar su remisin hacia las autoridades
competentes y conocer las inquietudes que sobre los
hallazgos se formulen por parte de dichas entidades.
4.7
Generar reportes
proceso auditor para
de rendicin de
US50
reportes de gestin de auditoras a los sujetos de
control de la entidad. Se debe garantizar que los
reportes sirvan como insumo para la rendicin de la


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NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO
DESCRIPCIN
cuentas a la AGR* Contralora hacia la Auditora General de la
Repblica.
4.8
Consultar
informacin entidad
a auditar.
US51
Como Coordinador del equipo auditor y/o auditor,
debo acceder a toda la informacin disponible de la
entidad a auditar, tales como: dictamen y
pronunciamiento de las cuentas, seleccin de
contratos y proyectos, seleccin tcnicas de auditora,
revisin Peticiones Quejas y Denuncias (PQD),
revisin planes de mejoramiento, revisin informes
control interno, funciones de advertencia, alertas
sobre los contratistas y alertas de la matriz de
riesgos, informes anteriores etc.
4.9
Consultar
programacin de
Auditora.
US52
Como Coordinador del equipo auditor debo consultar
y editar el cronograma especfico de las auditorias
asignadas y remitir la programacin tanto al Director
de Control Fiscal como a la entidad sujeto de control.
4.10
Documentar avance
de ejecucin de la
Auditoria
US53
Como Coordinador del equipo auditor; debo registrar
y documentar a travs del sistema los avances de las
auditoras a mi cargo en trminos de las mesas de
trabajo realizadas, informes preliminar y definitivo,
actas del ejercicio de contradiccin por parte del
vigilado, validacin de hallazgos y aprobacin de
planes de mejoramiento.
4.11
Documentar
hallazgos
administrativos, y
aprobar los planes
de mejoramiento
US54
Como Coordinador del equipo auditor debo registrar y
documentar los hallazgos administrativos detectados
en las auditoras a mi cargo, verificar su incorporacin
en el respectivo plan de mejoramiento, aprobar el
plan y hacer seguimiento de acuerdo a los avances
reportados por el sujeto de control.
4.12
Documentar
hallazgos penales y
disciplinarios
US55
Como Coordinador del equipo auditor debo registrar y
documentar en el sistema los hallazgos disciplinarios
y penales detectados en el ejercicio auditor para
remitirlos a aprobacin del Director de Control Fiscal.
4.13
Documentar
contradiccin del
informe preliminar
US56
Representante Legal de la entidad sujeto de control
en la que se estn desarrollando auditorias in situ, el
sistema debe permitirme registrar y aportar
aclaraciones al informe preliminar remitido por el
Director de Control Fiscal.
4.14
Consultar hallazgos,
generar planes de
mejoramiento y
documentar los
correspondientes
avances
US57
Como Representante Legal de la entidad sujeto de
control, debo consultar los planes de mejoramiento
de auditoras actuales y activos, crear planes de
mejoramiento y documentar los correspondientes
avances.

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NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO
DESCRIPCIN
4.15
Recibir hallazgos
para PGN, FGN y
CGR
US58
Como funcionario autorizado para registro organismo
de control para investigaciones penales, disciplinarias
y fiscales; debo consultar los hallazgos remitidos, la
documentacin soporte y reconocer si ha sido
asignado No de radicacin para registrar este dato en
el sistema.
4.16
Procesar
informacin y
realizar clasificacin
de sujetos de
control
US59
Como agente sistema SCFL, debo integrar la
informacin de la rendicin de cuentas, las denuncias
ciudadanas, observatorio de medios para mantener
actualizada matriz de riesgos la clasificacin de
entidades sujetos de control en funcin de los niveles
de riesgo.
4.17
Generar seleccin
de entidades objeto
de auditora in situ
US60
Como agente sistema SCFL, debo reportar a partir de
los cruces de informacin y de los parmetros
definidos por la Direccin de Control Fiscal; las
entidades que deben ser objeto de auditoras in situ y
su correspondiente priorizacin.
4.18
Integrar PGA con el
PNA en sistema
SINACOF
US61
Como Agente sistema SCFL, debo remitir al PNA de
la CGR, el PGA de la vigencia y sus modificaciones.
4.19
Administrar
cronograma de
actividades de las
auditoras.
US62
Como Agente sistema SCFL, debo generar reportes y
alertas del cumplimiento de los cronogramas y planes
de trabajo de las auditorias programadas en el PGA y
archivar integralmente el proceso.

*Se asume que la AGR no ingresar directamente a estos datos sin el filtro previo
de los organismos de control.
FISCAL
El proceso de responsabilidad fiscal involucra un actor no institucional a nivel
denominado sujeto procesal o apoderado; quien debe estar en constante
interaccin con el ente de control. Tambin se presentan intercambios de
informacin entre los organismos de control con: los sujetos de control, las
aseguradoras, los rganos de control disciplinario y penal.


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Tabla 5. Historias de Usuario para el Proceso de Responsabilidad Fiscal

NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENT
O ASOCIADO
DESCRIPCIN
5.1
Evaluar y clasificar
solicitudes
recibidas para
proceso de
responsabilidad
fiscal
US63
Como Director de Responsabilidad Fiscal, debo
consultar las solicitudes de apertura de proceso
remitidas, clasificarlas para indagacin y/o
apertura/imputacin, efectuar devolucin de las no
procedentes, definir los parmetros para reparto de
procesos entre los abogados sustanciadores y
permitir el reparto de procesos reactivados que se
encuentren en estado archivado
12
.
5.2
Controlar
consolidado de los
procesos de
responsabilidad
fiscal
US64
Como Director de Responsabilidad Fiscal debo
generar reportes para el seguimiento de los procesos
e indagaciones preliminares, evaluar el rendimiento
de los abogados sustanciadores y acceder a las
alertas generadas por el sistema sobre el vencimiento
de los trminos para la caducidad de los mismos.
5.3
Revisar fallos y
remitir procesos
para consulta a
contralor
US65
Como Director de Responsabilidad Fiscal, debo
revisar los expedientes que sean remitidos al
Contralor/Auditor para consulta, aprobarlos o
devolverlos a los abogados.
5.4
Generar reportes
proceso de
responsabilidad
fiscal para
informes directivos
o de rendicin de
cuentas a la AGR*
US66
Como Director de Responsabilidad Fiscal podr
generar reportes de gestin de los procesos. Se debe
garantizar que los reportes sirvan como insumo para
la rendicin de la Contralora hacia la Auditora
General de la Repblica.
5.5
Consultar
expediente
remitidos de los
hallazgos
fiscales/denuncias.
US67
Como Director de Responsabilidad Fiscal y Abogado
Sustanciador RF, una vez aceptado el reparto a mi
cargo; debo consultar en el sistema los procesos
asignados y definir si son procesos de naturaleza
verbal u ordinaria.
5.6
Documentar
resultados de
indagacin
preliminar
US68
Como Director de Responsabilidad Fiscal/Abogado
sustanciador RF a cargo de la indagacin preliminar,
podr registrar y adjuntar documentos soporte de la
informacin que permita relacionar el detrimento, su
cuanta, el presunto responsable y dems factores
necesarios para la apertura y en su defecto, para su
archivo.
5.7

Documentar
resultados de
apertura de
proceso, gestionar
notificaciones y
comunicaciones.
US69
Como Director de Responsabilidad Fiscal/ Abogado
sustanciador RF, debo documentar la informacin que
permita sealar la apertura del proceso o su archivo,
consultar los datos para notificacin de los presuntos
responsables y sealar el desarrollo de la notificacin
o comunicacin de audiencia para la apertura.

12
Los procesos de responsabilidad fiscal archivados pueden ser objeto de reactivacin siempre y cuando no hayan pasado 5 aos del hecho
generador del detrimento de lo contrario caducan.

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NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENT
O ASOCIADO
DESCRIPCIN
5.8
Seleccionar
recursos para
audiencias
verbales.
US70
Como Director de Responsabilidad Fiscal /Abogado
sustanciador RF, debo programar los recursos
necesarios para las audiencias de
apertura/imputacin de cargos en los procesos
verbales.
5.9
Documentar
resultados y
notificacin de
imputacin de
cargos o archivo
del proceso.
US71
Como Director de Responsabilidad Fiscal / Abogado
sustanciador RF, debo registrar y anexar documentos
de la imputacin de cargos o archivo del proceso.
Consultar los datos para notificacin de los presuntos
responsables o apoderados y sealar el desarrollo de
la notificacin de la imputacin o archivo.
5.10
Documentar
resultados fallo
US72
Como Abogado sustanciador RF, podr registrar y
anexar documentos soporte del fallo definitivo del
proceso, remitirlo a Director de Responsabilidad
fiscal, establecer estados de las consultas al
Contralor/Auditor, reconocer los datos para
notificacin de los presuntos responsables o
apoderados y sealar el desarrollo de la notificacin.
5.11
Revisar fallos,
emitir concepto de
consultas y
aprobar remisin a
registros de otros
rganos de
control.
US73
Como Director de Responsabilidad Fiscal/
Contralor/Auditor General, podr consultar los fallos
de los Abogados sustanciadores, generar
resoluciones decisorias para aquellos que tuvieron
apoderado de oficio, archivados o con fallo sin
En caso de fallos con responsabilidad fiscal, se
deben activar las remisiones hacia SIBOR de la CGR
y SIRI de la PGN.
5.12
Almacenar audios
y videos de las
audiciones de los
procesos verbales
US74
Como Agente sistema SCFL, debo administrar los
recursos audiovisuales para el desarrollo de procesos
verbales, archivar y custodiar la informacin
generada.
5.13
Administrar
actividades y
tiempos de los
procesos de
responsabilidad
fiscal.
US75
Como sistema SCFL, debo generar reportes y alertas
del cumplimiento de los cronogramas y planes de
trabajo de los procesos, archivar integralmente el
proceso, administrar tiempos de los hallazgos,
aperturas, pruebas, recursos y definir prioridades para
la evacuacin de procesos, y archivar informacin y
documentacin del proceso.



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3.6 HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO DE ADMINISTRATIVO
SANCIONATORIO
En el proceso administrativo sancionatorio las historias de usuario son pocas y
corresponden exclusivamente a interacciones entre los sujetos procesales, los
organismos de control y el sistema de control.

Tabla 6. Historias de Usuario para el Proceso Administrativo Sancionatorio

NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO
DESCRIPCIN
6.1
expediente
US76
Como Secretario General/Delegado del Despacho del
Contralor o del Auditor General; debo consultar las
solicitudes de apertura de procesos sancionatorios y
generar devoluciones de las no procedentes.
Tambin debo definir los parmetros para reparto de
procesos entre los profesionales. El sistema debe
permitir el reparto de procesos reactivados que se
encuentren en estado archivado
13
.
6.2
Controlar el
consolidado de los
procesos
administrativos
sancionatorios
US77
Contralor o del Auditor General; debo generar
reportes para el seguimiento de los procesos
sancionatorios, evaluar el rendimiento de los
abogados sustanciadores y acceder a las alertas
generadas por el sistema para conocer los trminos
del proceso.
6.3
Generar reportes
procesos
sancionatorios para
de rendicin de
cuentas a la AGR*
US78
Contralor o del Auditor General; podr generar
reportes de gestin de los procesos. Se debe
6.4

Documentar
resultados de
apertura de
proceso, gestionar
notificaciones
US79
Como Abogado sustanciador sancionatorio, debo
registrar y anexar documentos en el sistema que
permita sealar la apertura o archivo del proceso y
notificar la apertura al presunto sancionado
6.5
Proyectar
Resolucin con o
sin sancin. Remitir
para aprobacin del
Contralor/Auditor o
Directivo a cargo del
proceso
US80
Como Abogado sustanciador sancionatorio, podr
registrar y anexar documentos para soportar decisin
contenida en la Resolucin decisoria del proceso y
remitirla al Contralor/Auditor. Consultar aprobacin de
las proyecciones de resoluciones, realizar ajustes y
notificar los presuntos responsables o apoderados

13
Los procesos administrativos sancionatorios archivados pueden ser objeto de reactivacin siempre y cuando no hayan pasado 3 aos del
hecho causal de sancin, de lo contrario caducan.

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NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO
DESCRIPCIN
6.6
Revisar y firmar
Resolucin con o
sin fallo.
US81
Como Contralor/Auditor General debo consultar la
proyeccin de Resolucin decisoria del proceso,
aprobarla o solicitar aclaraciones a funcionario
responsable del proceso.
6.7
Administracin
actividades y
tiempos de los
procesos
administrativos
sancionatorios
US82
alertas del cumplimiento de las actividades del
proceso, archivar integralmente el proceso,
administrar tiempos de las aperturas, pruebas,
recursos y generar alertas para definir prioridades
para la evacuacin de procesos.

3.7 HISTORIAS DE USUARIO PROCESO DE JURISDICCIN COACTIVA
En esta seccin se presentarn las historias de usuario para los cobros coactivos
que se desprenden a propsito de los ttulos ejecutivos de los procesos de
responsabilidad fiscal y administrativo sancionatorio. En la jurisdiccin coactiva
intervienen los organismos de control fiscal y disciplinario, los sujetos procesales,
sujetos de control y el sistema.

Tabla 7. Historias de Usuario para el Proceso de Jurisdiccin Coactiva

NHU
HISTORIA DE
USUARIO
Requerimiento
Asociado
DESCRIPCIN
7.1
Evaluar, clasificar y
distribuir solicitudes
recibidas.
US83
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, debo
consultar las solicitudes de apertura de proceso
remitidas y generar devoluciones de las no
procedentes. Tambin, definir los parmetros para
reparto de procesos entre los abogados
sustanciadores, permitir el reparto de procesos
reactivados que se encuentren en estado archivado.
14

7.2
Controlar el
consolidado de los
procesos de cobro.
US84
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, debo generar
reportes para el seguimiento de los procesos de
cobro, evaluar el rendimiento de los abogados
sustanciadores y acceder a las alertas generadas por
el sistema sobre el vencimiento de los trminos de
ley.

14
Los procesos de jurisdiccin coactiva archivados pueden ser objeto de reactivacin siempre y cuando no hayan pasado 5 aos de su
apertura de lo contrario prescriben.


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NHU
HISTORIA DE
USUARIO
Requerimiento
Asociado
DESCRIPCIN
7.3
Generar reportes
del proceso de
jurisdiccin coactiva,
para informes
directivos o de
rendicin de
cuentas a la AGR*
US85
Como Director de Jurisdiccin coactiva, podr
generar reportes de gestin de los procesos. Se debe
7.4
Consultar y aprobar
de acuerdos de
pago
US86
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, debo
consultar y aprobar los acuerdos de pago generados
con los sujetos procesales.
7.5
Revisar ttulos
ejecutivos y
procedencia del
cobro
US87
Como Abogado Sustanciador coactiva, debo
consultar en el sistema los ttulos ejecutivos remitidos
para los procesos previamente aceptados. Debo
definir si la viabilidad de apertura, si se archiva el
proceso y adjuntar documentacin soporte.
7.6
Realizar cobro
persuasivo y definir
apertura de proceso
US88
Como Abogado sustanciador coactiva, debo registrar
y anexar informacin del cobro persuasivo, establecer
si hubo acuerdo de pago o si se direcciona a la
apertura, consultar los datos para notificacin y
comunicacin de los sujetos procesales y comunicar
cobro o notificar la apertura.
7.7
Seleccionar
secuestre para
bienes
US89
Como Abogado sustanciador/Director de Jurisdiccin
coactiva, podr seleccionar el secuestre para los
procesos que se tengan a mi cargo y generarle
acceso al mismo.
7.8 Registrar remates US90
Como Abogado sustanciador coactiva, debo registrar
y adjuntar documentos sobre el desarrollo de los
remates que se generen con los bienes de los sujetos
procesales a mi cargo.
7.9
Realizar
seguimiento de
pagos en el sistema
US91
Como Abogado sustanciador coactiva, debo consultar
el estado de cumplimiento de los acuerdos de pago
por los sujetos de control, acceder a las alertas de
incumplimiento y remitir solicitudes para pago o
activar secuestro o embargo de los bienes, solicitar
certificaciones de pago.
7.10
Revisar
asignaciones de
bienes y remitir
informacin de
pagos
US92
Como auxiliar de justicia Secuestre- debo revisar el
listado de asignacin de bienes de los procesos,
aceptar bienes designados y registrar y adjuntar
documentacin de los avances de la administracin
de los pagos y consignaciones en cuentas bancarias
de entidad donde se present el detrimento.
7.11
Remitir
certificaciones de
pago e informacin
solicitada
US93
Como funcionario autorizado por Representante Legal
de la entidad sujeto de control, debo atender
solicitudes de informacin y de certificaciones de
pago que los abogados soliciten cuando se haya
pagado el detrimento totalmente por el sujeto
procesal.

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NHU
HISTORIA DE
USUARIO
Requerimiento
Asociado
DESCRIPCIN
7.12
Administrar
actividades y
tiempos de los
procesos de
jurisdiccin coactiva.
US94
alertas del cumplimiento de los cronogramas y planes
de trabajo de los procesos, archivar integralmente el
proceso, administrar tiempos de las aperturas,
pruebas, excepciones, recursos y definir prioridades
para la evacuacin de procesos.

3.8 HISTORIAS DE USUARIO PROCESO DE PARTICIPACIN CIUDADANA
En el mbito de las funcionalidades de este proceso, intervienen principalmente los
ciudadanos y el organismo de control fiscal en un nivel importante de interaccin al
interior de la entidad puesto que las solicitudes pueden ser remitidas a las
diferentes dependencias que la soportan.

Tabla 8. Historias de Usuario para el proceso de Participacin Ciudadana

NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO
DESCRIPCIN
8.1
Registro de
solicitudes
US95
Como ciudadano debo tener acceso al sistema,
registrarme y solicitar atencin a peticiones, quejas,
reclamos, denuncias bien sea usuario registrado o
como annimo y que se puedan adjuntar archivos
para soporte de la solicitud y que se puedan
adjuntar archivos para soporte de la solicitud.
8.2
Seguimiento de
solicitudes
registradas.
US96
Como ciudadano debo consultar y hacer
seguimiento a los requerimientos generados
8.3
Definir parmetros
para reparto de
solicitudes
US97
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano,
podr a travs del sistema; ingresar los parmetros
para distribucin de las solicitudes entre los
profesionales realizar revisiones a trmites
finalizados y aprobar activacin del proceso auditor
para remisin a Direccin de Control Fiscal.
8.4
Controlar el
consolidado de las
solicitudes
ciudadanas
US98
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano;
debo generar reportes para el seguimiento de las
solicitudes, evaluar el rendimiento de los
funcionarios y acceder a las alertas generadas por
el sistema para controlar los trminos de los
requerimientos.


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NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO
DESCRIPCIN
8.5
Generar reportes
proceso de
participacin
ciudadana, para
informes directivos
o de rendicin de
cuentas a la AGR*
US99
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano;
podr generar reportes de gestin de las solicitudes.
Se debe garantizar que los reportes sirvan como
insumo para la rendicin de la Contralora hacia la
Auditora General de la Repblica
8.6
solicitudes
US100
Como Profesional tramitador de Participacin
ciudadana, podr consultar solicitudes asignadas y
archivos soporte, evaluar y remitir a entidad o
dependencia competente las solicitudes
ciudadanas.
8.7
Ingresar solicitudes
allegadas por
canales de atencin
ciudadana.
US101
ciudadana, debo ingresar solicitudes de los
ciudadanos que sean remitidas por medios
presencial, telefnico, audiencias, correo
electrnico, seguimiento medios de comunicacin.
8.8
Seguimiento a
solicitudes
remitidas para
gestin al interior
de la entidad
US102
ciudadana, debo consultar el estado de las
solicitudes trasladadas y hacer seguimiento a la
gestin de las Direcciones/Dependencias de la
entidad.
8.9
Atender
requerimientos de
primer nivel.
US103
Como Profesional sustanciador de Participacin
ciudadana, debo documentar el resultado de las
investigaciones y dar respuesta a solicitudes de
primer nivel
8.10
Activar proceso
auditor
US104
ciudadana, debo remitir a jefe del rea las
denuncias que se consideren pertinentes para
activar auditorias.
8.11
Actualizar
observatorio de
medios
15

US105
ciudadana, debo documentar los resultados
relevantes del observatorio de medios e intgrala a
la matriz de riesgos del proceso auditor.
8.12
Atender
requerimientos de
ciudadanos
US106
Como funcionario directivo/ jefe de dependencia de
la entidad, debo consultar solicitudes remitidas,
gestionar respuesta, notificar a usuario y a sistema
de participacin ciudadana. Esta funcionalidad
debe generar asignaciones de las solicitudes entre
funcionarios de cada dependencia.
8.13
Administrar
actividades y
tiempos de los
trmites de
atencin
ciudadana.
US107
Como agente del sistema SCFL, debo generar
reportes y alertas del cumplimiento en la atencin
de las solicitudes y definir prioridades para la
evacuacin de procesos, archivar informacin y

15
Tal como se pudo evidenciar en el trabajo de campo del levantamiento de los procesos, algunas contraloras manejan el esquema de
seguimiento a los medios de comunicacin para a partir de los mismos, reconocer en ellos y a partir de un ejercicio previo de investigacin si
se amerita o no la apertura de procesos de responsabilidad fiscal o de auditoras.

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SOLUCIN
Las historias de usuario que se presentan a continuacin, se requieren para la
operacin ptima de los procesos propuestos en el entregable GLFS2-CFL-OT-
PropuestaProcesosYProcedimientosControlFiscalenLinea; sin embargo, dado que
corresponden a un espectro interinstitucional que trasciende la gama de entidades
y actores de control fiscal, se aclara que no sern tenidas en cuenta para la
arquitectura de la solucin, toda vez que se requiere de una serie de
planteamientos preliminares y acuerdos entre las entidades involucradas para
definir los esquemas de intercambio de informacin y datos.

En el documento mencionado se realiza la descripcin de las entidades
proveedoras y el tipo de informacin requerido para la optimizacin de los procesos
del control fiscal.
Tabla 9. Historias de Usuario adicionales

NHU
HISTORIA DE
USUARIO
REQUERIMIENTO
ASOCIADO
DESCRIPCIN
9.1
Consultar reportes
informacin
entidades externas.
US108
Como Auditor/Abogado sustanciador RF/Abogado
sustanciador sancionatorio; podr acceder a los
sistemas de informacin, SIIP, SUIFP, SIGEP, lista
Clinton y el SICEP; para establecer situacin de las
entidades y obtener evidencia clave de los procesos
de responsabilidad fiscal y administrativo
sancionatorio.
9.2
Consultar
repositorio
conceptos tcnicos
entidades externas.
US109
Como Auditor/ Abogado sustanciador RF/Abogado
sustanciador sancionatorio; podr acceder al
repositorio de conceptos tcnicos generados por las
entidades externas.
9.3
Remisin de
solicitudes de
conceptos tcnicos
a entidades
externas
US110
Como Coordinador del equipo auditor, debo consultar
las entidades externas proveedoras de conceptos
tcnicos y permitirme solicitar la generacin de dicho
servicio, ingresar ficha tcnica de los nuevos
conceptos al repositorio y solicitar aclaraciones hacia
conceptos ya remitidos.
9.4
Remitir informacin
requerida
US111
Como funcionario autorizado por el Representante
Legal de la entidad externa para emitir conceptos
tcnicos, podr consultar los requerimientos que me
sean allegados y remitir los correspondientes
conceptos, generar alertas para priorizacin de las
entregas y conocer sobre inquietudes a los mismos.


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9.5
Administrar
repositorio
conceptos tcnicos
US112
administrar repositorio conceptos tcnicos que se
solicitan a entidades proveedoras de informacin,
definir parmetros para su el ingreso de los mismos
por los usuarios del sistema y los documentos
soporte.
9.6
Acceder a
informacin y
solicitar
inscripciones en
registro nacionales.
US113
Como Abogado sustanciador RF/ Coactiva ,debo
poder consultar bienes y rentas e inscripcin de
medidas cautelares y sus respectivas cancelaciones
en los siguientes registros, entre otros:
-Inmobiliario (SIR/FOLIO)
-Mercantil (RUE)
-Automotor ( RUNT)
-Empleos (SIGEP)
-Tributario (MUISCA)
-Financiero (CIFIN)
-Patronal (FOSYGA)
-Empleos (SIGEP)
En el caso del Abogado coactiva, tambin podr
generar remisiones de solicitudes para inscripcin de
embargos.
9.7
Consultar lista de
auxiliares de la
rama judicial
US114
Como abogado sustanciador coactiva, debo consultar
la lista de auxiliares de la rama judicial, seleccionar
secuestres y solicitarles su manifestacin de inters
en el proceso.
9.8
Activar consultas
con entidades
bancarias para
validar pagos
US115
Como agente del sistema SCFL debo administrar un
servicio de consultas con las entidades bancarias
para que los abogados puedan corroborar y hacer
seguimiento de los pagos de los sujetos de control,
apoderados o secuestres.
9.9
Remitir dictamen del
balance a la CGN,
Contaduras
territoriales y CGR.
US116
Como agente sistema SCFL, cada vez que un
organismo de control tenga los pronunciamientos
definitivos de todas las cuentas tanto durante los
procesos de revisin como auditor, debo remitir el
informe a la base de datos de la CGN, CGR y
contaduras territoriales.


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4. DETALLE HISTORIAS DE USUARIO
e conformidad con el inventario de las historias de usuario del captulo
anterior, se realizar la descripcin de cada una de ellas indicando cmo
se podran en fases posteriores, corroborar el comportamiento esperados
algunas observaciones y criterios importante a tener en cuenta para
efectos del diseo detallado y su correspondiente desarrollo.
4.1 HISTORIAS DE USUARIO PARA ADMINISTRADORES DEL SISTEMA
A continuacin se presentarn las historias de usuario para los administradores del
Sistema Control Fiscal en Lnea.
4.1.1 ADMINISTRAR USUARIOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
1.1
Usuario:
Administrador general/local
Requerimientos plan de proyecto asociado No aplica

Descripcin:
Como Administrador general/local del sistema CFL; requiero ingresar en el sistema los diferentes
actores que interactuarn con las funcionalidades a travs de la administracin de usuarios y
contraseas mediante la activacin, inactivacin, edicin y definiciones de entidades y de rol para
cada uno.

Cmo probar:
Como administrador general/local, intentar crear usuarios, asociarlos a las entidades editar
campos, inactivar estados y verificar que las actualizaciones de informacin queden
registradas en el sistema.
Como administrador general/local debo crear perfiles y roles para acceso a los servicios,
asociarlos a los usuarios establecidos previamente, verificar que se validen caracteres
invlidos y que las actualizaciones de informacin queden registradas
Como administrador general/local debo validar que no se puedan crear usuarios
ingresados previamente Como administrador general/local debo validar que los campos
definidos como obligatorios soliciten diligenciamiento, que se validen caracteres invlidos
y que los contenidos de los mensajes que se presentan en cada caso sean los esperados.

D


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Observaciones:
En la fase de diseo detallado, se tienen que reconocer los privilegios del administrador general
que no les sern atribuidos a los administradores locales.

4.1.2 ADMINISTRAR ENTIDADES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
1.2
Usuario:

Descripcin:
Como Administrador general/local del sistema debo activar y parametrizar las entidades para los
usuarios; las entidades tambin se deben activar, inactivar, editar, asociar usuarios y ciudades
(incluye entidades convenio, proveedoras de informacin, rganos de control y sujetos de control).

Cmo probar:
Como Administrador general/local se deben crear las entidades y atribuirles roles verificar
en cada caso que tengan sealado si son: sujeto de control, proveedoras de informacin,
rganos de control entre otras que se definan.
Como Administrador general/local se debe en cada caso editar campos, inactivar estados y
verificar que los campos definidos como obligatorios soliciten diligenciamiento, que se
validen caracteres invlidos que las actualizaciones de informacin queden registradas
Como administrador general/local se deben asociar entidades a los organismos de control
y validar que no haya restricciones territoriales en esta relacin
Como administrador general/local debo verificar que no se puedan crear entidades ya
generadas.
Como administrador general/local, debo ejecutar consultas de log de cada una de las
actividades de creacin y edicin de los usuarios y validar que las mutaciones se registren
y que el contenido de los mensajes de ejecucin del servicio sean los esperados.
Como administrador general/local debo validar el contenido de los mensajes que se
despliegan para el caso de transacciones exitosas, cadas del servicio y diligenciamiento
errneo de informacin en los campos de texto

Observaciones:
En la fase de implementacin inicial y de acuerdo a la arquitectura del sistema propuesta en el
entregable, las entidades proveedoras de informacin corresponden a desarrollos de largo plazo
en la medida que se establezcan los correspondientes acuerdos de servicio con estas entidades.


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4.1.3 ADMINISTRAR FORMATOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
1.3
Usuario:

Descripcin:
Como Administrador general/local del sistema debo activar y parametrizar los formatos para la
rendicin de cuentas de los sujetos de control, reconocer a nivel nacional cuales son obligatorios
para todas las entidades, asociar sujeto de control, lnea de control (contable, gestin, ambiental,
entre otros) y periodicidad para la rendicin

Cmo probar:
Como administrador general/local, se deben crear formatos y verificar que los campos
para su contenido cumplan con los requisitos de obligatoriedad y reconocimiento de
extensin y reconocimiento de caracteres.
Como administrador general, debo definir y validar que los formatos establecidos como
obligatorios no puedan ser editados ni inactivados por los administradores locales.
Como administrador general/local se debe validar la asociacin de los formatos a las
correspondientes lneas de control (contable, gestin, ambiental, entre otros)
Como administrador general/local debo verificar que no se puedan crear formatos ya
generados y controlar su numeracin e identificacin.
Como administrador general/local debo validar el contenido de los mensajes que se
despliegan para el caso de transacciones exitosas, cadas del servicio y diligenciamiento
errneo de informacin en los campos de texto.

Observaciones:
Es importante tener el aval de los rganos de control para identificar en consenso los campos y
formatos de carcter general, de aquellos que sean de comportamiento estndar. En todo caso los
formatos deben quedar con un alto margen de parametrizacin puesto que ni siquiera dependen de
los rganos de control sino de los sujetos a los que se les aplican.
4.1.4 ADMINISTRAR REPORTES Y ALERTAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
1.4
Usuario:


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HISTORIA DE USUARIO

Descripcin:
Como Administrador general/local del sistema debo crear, formular, editar eliminar, y parametrizar
alertas en el sistema para ingreso de informacin de los actores y para evaluacin de los auditores,
tambin debo administrar los reportes con base en lineamientos de la AGR e indicadores que cada
rgano de control desee generar, reconocer los puntos de medicin, y ponderacin de las
calificaciones.

Cmo probar:
Como administrador general/local, se deben establecer alertas en el sistema, validar que
los puntos de control y los mensajes se comporten correctamente.
Como administrador general/local, se deben y formular indicadores en el sistema, validar
que los clculos y puntos de control se comporten correctamente.
Como administrador general/local,, se deben y formular reportes en el sistema, validar
que los clculos y puntos de control se comporten correctamente.
Como administrador general/local, debo asociar a las alertas, reportes e indicadores las
lneas de control aplicables.
Como administrador general/local, se debe verificar que las alertas y sus
correspondientes mensajes se visualicen de acuerdo al actor.

Observaciones:
Deben existir reportes de carcter general en funcin de las necesidades de la AGR y otros locales
en funcin de lo que se establezca como requerimiento por cada entidad con ocasin a temas
puntuales, como por ejemplo, solicitudes de informacin de las corporaciones pblicas.
4.1.5 ADMINISTRAR RIESGOS Y ALERTAS EN MATRIZ
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
1.5
Usuario:
Administrador general/local del sistema
Descripcin:
Como Administrador general/local del sistema debo ingresar los parmetros bajo los cuales se
gestionarn los riesgos para la seleccin de entidades en el proceso auditor.

Cmo probar:
Como Administrador general/local del sistema ingresar los parmetros definidos para la
gestin de riesgos y verificar que quedan registrados de manera correcta en el sistema.
Como Administrador general/local del sistema realizar la funcionalidad de gestin de
riesgos y verificar que en el mdulo de proceso auditor las entidades seleccionadas por el
sistema, de acuerdo a estos parmetros, son las correctas.

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HISTORIA DE USUARIO
Como Administrador general/local del sistema realizar la funcionalidad de gestin de
riesgos sin cumplir con los criterios definidos y verificar que en el mdulo de proceso
auditor no se seleccionan entidades y se informa de manera correcta cual criterio no fue
cumplido.

Observaciones:
Para una adecuada gestin del riesgo, es necesario llegar a estndares entre los rganos de
control, aun cuando se reconoce que la poltica de los contralores o auditores, pueden intervenir en
la materia, es fundamental dejar unos acuerdos de aplicacin general y nacional.
4.1.6 ADMINISTRAR SERVICIOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
1.6
Usuario:

Descripcin:
Como Administrador general/local del sistema debo consultar y generar reportes del
funcionamiento de los servicios con los que se genera interoperabilidad con registros y entidades.

Cmo probar:
Como Administrador general/local del sistema intentar generar y consultar los reportes
definidos de funcionamiento de los servicios y verificar que la informacin desplegada es
correcta.
Como Administrador general/local del sistema intentar generar y consultar los reportes
definidos de funcionamiento de los servicios sin cumplir con las validaciones requeridas
que se hayan identificado y verificar que el sistema no las ejecuta y que informa de manera
correcta el criterio incumplido.

Observaciones:
La cantidad de servicios puede ser mayor en la medida en que se genere interoperabilidad con las
entidades proveedoras de informacin.
4.1.7 ADMINISTRAR FUNCIONALIDADES PARA ORGANISMOS DE
CONTROL
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
1.7
Usuario:
Administrador general


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HISTORIA DE USUARIO

Descripcin:
Como Administrador general del sistema debo establecer para cada proceso estndares de
carcter nacional en las funcionalidades para obligatorio cumplimiento y parametrizar las no
obligatorias para aplicacin opcional.

Cmo probar:
Como Administrador general del sistema intentar ejecutar para cada proceso
funcionalidades definidas como estndares y obligatorias y verificar que el sistema se
comporta de manera correcta.
funcionalidades definidas como estndares y obligatorias sin cumplir con alguno de los
criterios definidos y verificar que el sistema no ejecuta la funcionalidad.
funcionalidades parametrizables y verificar que el sistema se comporta de manera
correcta.
funcionalidades parametrizables sin cumplir con alguno de los criterios definidos y verificar
que el sistema no ejecuta la funcionalidad.

Observaciones:
Esta funcionalidad debera ser otorgada solamente al administrador general, en ella hay un
componente sumamente importante puesto que no en todos los casos los pasos de los procesos
se cumplen de la manera prevista a la adoptada para el presente estudio en temas como:
aplicacin de informe preliminar en proceso auditor, pronunciamientos de fenecimiento de cuentas
en proceso de rendicin, actor responsable de la atencin de recursos de apelacin, dependencia
y funcionarios a cargo de los procesos administrativos sancionatorios, integracin en la direccin
de responsabilidad fiscal del proceso de jurisdiccin coactiva, entre otros.
4.1.8 ATENCIN DE LAS CONSULTAS DE LOS ACTORES DEL SISTEMA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
1.8
Usuario:

Descripcin:
Como Administrador general/local del sistema debo consultar las solicitudes de aclaracin que
soliciten los actores del sistema, dar soporte tcnico y servir como mesa de ayuda operativo.

Cmo probar:

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HISTORIA DE USUARIO
Como Administrador general/local del sistema intentar consultar las solicitudes de soporte
tcnico y operativo del sistema y verificar que el sistema las despliega de manera
adecuada.
Como Administrador general/local del sistema intentar consultar las solicitudes de soporte
tcnico y operativo del sistema incumpliendo algn criterio de validacin y verificar que el
sistema no despliega la consulta.

Observaciones:
De manera previa se tiene que acordar los niveles de servicio, indicar funcionarios que prestarn el
soporte y protocolos para los tiempos de atencin.
4.1.9 ADMINISTRAR INFORMACIN DE LOS PROCESOS DE
RESPONSABILIDAD FISCAL, ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO,
JURISDICCIN COACTIVA Y PARTICIPACIN CIUDADANA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
1.9
Usuario:

Descripcin:
Como Administrador general del sistema debo administrar los criterios de manejo de informacin
para los sujetos procesales y solicitudes de todos los rganos de control, definir parmetros para
ingreso y la manera en que se generarn alertas con esta informacin en la matriz de riesgos del
proceso auditor.

Cmo probar:
Como Administrador general del sistema intentar crear, borrar, modificar la informacin de
sujetos procesales y solicitudes de los rganos de control de acuerdo a los criterios
definidos para su manejo y verificar que el sistema realiza la accin correcta.
Como Administrador general del sistema intentar crear, borrar, modificar la informacin de
sujetos procesales y solicitudes de los rganos de control incumpliendo alguno de los
criterios definidos para su manejo y verificar que el sistema no realiza la accin y que
informa de manera correcta el criterio que fue incumplido.
Como Administrador general del sistema realizar una accin de creado, borrador o
modificacin de los sujetos procesales y/o solicitudes de los rganos de control y verificar
que en la matriz de riesgos del proceso auditor se generan las correspondientes alarmas
definidas en el sistema.
Como Administrador general del sistema realizar una accin de creado, borrador o
modificacin de los sujetos procesales y/o solicitudes de los rganos de control e
incumpliendo algunos de los criterios definidos para su manejo y verificar que en la matriz
de riesgos del proceso auditor no se generan modificaciones.

Observaciones:


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HISTORIA DE USUARIO
Teniendo en cuenta que la idea es que esta informacin pueda ser compartida entre todos los
rganos de control, se atribuye solamente a un administrador general.
4.1.10 ADMINISTRAR CONTENIDOS Y MENSAJES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
1.10
Usuario:

Descripcin:
Como Administrador general del sistema debo administrar los contenidos de la aplicacin, las
ayudas para cada una de las funcionalidades, mensajes, alertas, noticias, foros y dems
herramientas del sistema.

Cmo probar:
Como Administrador general del sistema intentar crear, eliminar y modificar los
contenidos, ayudas, mensajes, alertas, noticias, foros y otras herramientas del sistema y
verificar que dichas acciones son desplegadas de manera correcta por el sistema.
Como Administrador general del sistema intentar crear, eliminar y modificar los
contenidos, ayudas, mensajes, alertas, noticias, foros y otras herramientas del sistema sin
cumplir con las validaciones definidas para estas acciones y verificar que el sistema no las
realiza.

Observaciones:
Evaluar en el diseo detallado si esta funcionalidad debe quedar a cargo del administrador local en
trminos de administracin de mensajes para formatos de rendicin locales, reportes y alertas,
entre otros.
4.1.11 ADMINISTRAR LOG
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
1.11
Usuario:
Administrador general del sistema

Descripcin:
Como Administrador general del sistema debo consultar los reportes del log de todos los servicios

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HISTORIA DE USUARIO
del portal, de conformidad con las variables definidas

Cmo probar:
Como Administrador general del sistema intentar acceder a la consulta de los reportes
definidos de log y verificar que la informacin presentada es consistente con las acciones
sobre los servicios del portal.
Como Administrador general del sistema intentar acceder a las consultas de los reportes
definidos de log sin cumplir con las condiciones definidas y verificar que el sistema no
permite el despliegue de informacin y que informa en un mensaje de manera correcta la
causa.

Observaciones:
Se definir el detalle de los campos de informacin durante el diseo detallado
4.1.12 RECUPERAR CONTRASEAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
1.12
Usuario:

Descripcin:
Como Administrador general del sistema/usuario registrado (funcionario/ciudadano) el sistema
debe garantizar mecanismos para la recuperacin de contraseas y nombres de usuarios.

Cmo probar:
Como Administrador general del sistema intentar utilizar el mecanismo definido para la
recuperacin de una contrasea y verificar que el sistema la recupera.
Como Administrador general del sistema intentar utilizar el mecanismo definido para la
recuperacin de una contrasea incumpliendo alguna de las validaciones definidas y
verificar que el sistema no permite la recuperacin de la contrasea.
Como usuario registrado (funcionario/ciudadano) intentar utilizar el mecanismo definido
para la recuperacin de una contrasea y verificar que el sistema la recupera.
Como usuario registrado (funcionario/ciudadano) intentar utilizar el mecanismo definido
para la recuperacin de una contrasea incumpliendo alguna de las validaciones definidas
y verificar que el sistema no permite la recuperacin de la contrasea.

Observaciones:
Validar en fase del diseo detallado si esta funcionalidad se complementa con la recuperacin por
parte de los actores, cuando una aplicacin tiene muchos actores esta situacin es recomendable
para no acumular de temas operativos a los funcionarios.


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4.2 HISTORIAS DE USUARIO COMUNES ENTRE LOS PROCESOS
A continuacin se presentarn las historias de usuario que son comunes entre los
procesos del Sistema Control Fiscal en Lnea.
4.2.1 ACEPTAR O RECHAZAR PROCESOS ASIGNADOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.1
Usuario: Abogado sustanciador de RF/ coactiva/ sancionatorio


Descripcin:
Como Abogado sustanciador de RF/ coactiva/ sancionatorio; debo desplegar las auditorias,
procesos y/o tramites que me han sido asignados y aceptarlas o rechazarlos.

Cmo probar:
Como Abogados sustanciadores de RF, de coactiva, sancionatorio; intentar consultar los
procesos asignados y validar que se ajusten a los realmente otorgados.
Como Abogados sustanciadores de RF, de coactiva, sancionatorio; intentar aceptar
solicitudes, validar que se mantengan en estado asignado aquellos que he aceptado.
Como Abogados sustanciadores de RF, de coactiva, sancionatorio, intentar rechazar una
asignacin de proceso y verificar que no se mantenga en la bandeja de los procesos
asignados.

Observaciones:
La asignacin de los procesos corresponde a los funcionarios jefes de las direcciones de
responsabilidad fiscal, Administrativo Sancionatorio o Jurisdiccin coactiva. Es posible que estos
procesos se lleven en una sola direccin o que estn a cargo de un contralor.
4.2.2 RECIBIR Y REMITIR REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN DEL
SUJETO DE CONTROL
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.2
Usuario:
Coordinador del Equipo Auditor/Abogado sustanciador de RF/
coactiva/sancionatorio/ Profesional de Participacin Ciudadana

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HISTORIA DE USUARIO

Descripcin:
Como Coordinador del Equipo Auditor/Abogado sustanciador de RF/ coactiva/sancionatorio/
Profesional de Participacin Ciudadana; debo poder solicitar, intercambiar y consultar estados de
solicitudes de informacin hacia el sujeto de control.

Cmo probar:
Como Coordinador del Equipo Auditor, Abogados sustanciador de RF, de coactiva,
sancionatorio y/o Profesional de Participacin Ciudadana; intentar remitir solicitudes de
informacin a las entidades sujetos de control; verificar que tenga integradas las entidades
a cargo del organismo de control y que se puedan crear solicitudes.
sancionatorio y/o Profesional de Participacin Ciudadana; debo intentar realizar
intercambios de informacin de solicitudes ya registradas en el sistema y verificar que los
registros queden asociados a las solicitudes generadas de manera previa.
sancionatorio y/o Profesional de Participacin Ciudadana; intentar consultar estado de las
solicitudes verificar que el sistema genera la actualizacin de los registros de la manera
esperada.

Observaciones:
Es importante garantizar el adecuado funcionamiento de este mecanismo de intercambio de
informacin, con ello se contribuye a la cultura de cero papel prevista en la Directiva presidencial
042 de 2012 y se optimizan los tiempos de obtencin de la informacin, as mismo, el sistema
puede controlar con mayor seguridad los incumplimientos y por ende sustanciar la apertura de
procesos administrativos sancionatorios.
4.2.3 DOCUMENTAR PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.3
Usuario:
Auditor/Abogado sustanciador de RF/ Coactiva

Descripcin:
Como Auditor/Abogado sustanciador de RF/ Coactiva; debo documentar antecedentes, adjuntar
soportes para solicitudes de sancin y remitirlas al Director de Control Fiscal, Responsabilidad
Fiscal y al de Jurisdiccin Coactiva para su evaluacin y posterior seguimiento.

Cmo probar:
Como Auditor, Abogado sustanciador de RF y de Coactiva intentar documentar los
antecedentes que sean causales de apertura para procesos sancionatorios, validar que los
campos de texto obligatorios se suministren.
Como Auditor, Abogado sustanciador de RF y de Coactiva intentar subir documentos
soporte a las solicitudes y validar que las extensiones y formatos de documentos sean las


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HISTORIA DE USUARIO
esperadas, validar que el documento se pueda abrir y se mantenga en este estado.
Como Auditor, Abogado sustanciador de RF y de Coactiva intentar remitir los registros de
solicitudes de apertura de procesos sancionatorios al Director de Responsabilidad Fiscal y
al de Jurisdiccin Coactiva, validar que se realice el envo y que se suministren los
correspondientes estados de en proceso, aprobado o rechazado.

Observaciones:
Los actores de esta historia remiten y documentan las causales de sancin la aprobacin es de su
superior jerrquico. Esta situacin se puede presentar en cualquier momento de los procesos de
rendicin de cuenta, auditor, responsabilidad fiscal o jurisdiccin coactiva.
En el diseo detallado se deben indicar formatos y extensiones de documentos permitidas.
4.2.4 SOLICITAR APERTURA DE PROCESO ADMINISTRATIVO
SANCIONATORIO
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.4
Usuario:
Director de Control Fiscal/Director Responsabilidad Fiscal/ Director de
Jurisdiccin Coactiva

Descripcin:
Como Director de Control Fiscal/Director Responsabilidad Fiscal/ Director de Jurisdiccin Coactiva;
debo revisar y evaluar antecedentes remitidos por los auditores para la activacin del proceso
Administrativo Sancionatorio. En caso de ser procedente, el sistema debe permitir la
correspondiente activacin ante el Despacho del Contralor/Auditor o funcionario encargado del
proceso.

Cmo probar:
Director de Control Fiscal, Director Responsabilidad Fiscal y Director de Jurisdiccin
Coactiva intentar consultar solicitudes de apertura de procesos sancionatorios y validar que
se ejecuten las consultas.
Coactiva intentar consultar documentacin soporte de los antecedentes remitidos para los
procesos y validar que se puedan consultar dichos documentos.
Coactiva; intentar aprobar una solicitud de apertura y validar que con este estado sea
posible remitirla a ante el Despacho del Contralor/Auditor o funcionario encargado del
proceso.
Coactiva; intentar rechazar una solicitud de apertura y validar que no se permita su
remisin a ante el Despacho del Contralor/Auditor o funcionario encargado del proceso.

Observaciones:

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HISTORIA DE USUARIO
A cada director se le deben desplegar solo aquellas solicitudes de los funcionarios subalternos, no
todas las solicitudes. El sistema debe manejar estados de: en proceso, aprobados o rechazados y
solo permitir remisiones de apertura de proceso sancionatorio para los registros en estado
aprobados.
4.2.5 DOCUMENTAR HALLAZGOS FISCALES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.5
Usuario:
Coordinador del Equipo Auditor /Profesional de Participacin ciudadana

Descripcin:
Como Coordinador del Equipo Auditor/ Profesional de Participacin ciudadana, debo documentar
en el sistema los hallazgos fiscales remitirlos al Director de Control fiscal, subir documentos
soporte y complementar las observaciones que me sean allegadas.

Cmo probar:
Como Coordinador del Equipo Auditor y Profesional de Participacin ciudadana, intentar
registrar en el sistema los hallazgos fiscales validar que se puedan ingresar informacin en
los campos de texto y que se solicite el suministro de informacin obligatoria.
Como Coordinador del Equipo Auditor y Profesional de Participacin ciudadana intentar
consultar las observaciones realizadas a los registros de hallazgos, validar que se puedan
activar las consultas y respuestas hacia las observaciones generadas.
Como Coordinador del Equipo Auditor y Profesional de Participacin ciudadana intentar
consultar subir documentos a los registros de hallazgos, validar que se validen extensiones
y formatos de los mismos y que se puedan abrir para consultas.
Como Coordinador del Equipo Auditor y Profesional de Participacin ciudadana, solicitar
envos de registros de hallazgos o de remisin de respuesta a observaciones y validar que
la informacin sea enviada.

Observaciones:
Los actores de esta historia remiten y documentan hallazgos fiscales para aprobacin de superior
jerrquico. Esta situacin se puede presentar en cualquier momento de los procesos: auditor,
rendicin de las cuentas y participacin ciudadana.
En el diseo detallado se deben indicar formatos y extensiones de documentos permitidas.


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4.2.6 REMITIR HALLAZGOS FISCALES A LA DEPENDENCIA DE
RESPONSABILIDAD FISCAL PARA APERTURA DE PROCESO
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.6
Usuario:
Director de Control Fiscal /Jefe de Participacin ciudadana

Descripcin:
Como Director de Control Fiscal/ Jefe de Participacin ciudadana, debo acceder a los hallazgos
fiscales documentados por abogados y profesionales, revisarlos, solicitar ajustes y de considerarlos
acertados, activar la remisin hacia la Direccin de Responsabilidad Fiscal del rgano de control y
conocer las inquietudes que desde all se formulen.

Cmo probar:
Como Director de Control Fiscal y Jefe de Participacin ciudadana, intentar consultar
solicitudes de apertura de responsabilidad fiscal y validar que se ejecuten las consultas.
Como Director de Control Fiscal y Jefe de Participacin ciudadana, intentar consultar
documentacin soporte de los antecedentes remitidos para los procesos y validar que se
puedan consultar dichos documentos.
Como Director de Control Fiscal y Jefe de Participacin ciudadana, intentar aprobar una
solicitud de apertura y validar que con este estado sea posible remitirla a ante al Director
de Responsabilidad Fiscal.
Como Director de Control Fiscal y Jefe de Participacin ciudadana intentar rechazar una
solicitud de apertura y validar que no se permita su remisin al Director de Responsabilidad
Fiscal.

Observaciones:
A cada director se le deben desplegar solo hallazgos de los funcionarios subalternos, no todas las
solicitudes. El sistema debe manejar estados de: en proceso, aprobados o rechazados y solo
permitir remisiones de apertura de proceso de responsabilidad fiscal para los registros en estado
aprobados.
4.2.7 SOLICITAR APERTURA PROCESO JURISDICCIN COACTIVA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.7
Usuario:
Como Funcionario Director de Responsabilidad Fiscal/Secretario
General/Delegado del Despacho del Contralor o Auditor.

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HISTORIA DE USUARIO

Descripcin:
Como Funcionario Director de Responsabilidad Fiscal/Secretario General/Delegado del Despacho
del Contralor o Auditor; debo revisar y evaluar los expedientes remitidos por los Abogados
sustanciadores para la activacin del proceso de Jurisdiccin Coactiva. En caso de ser procedente,
el sistema debe permitir la correspondiente activacin ante el Director de Jurisdiccin Coactiva.

Cmo probar:
Como Funcionario Director de Responsabilidad Fiscal/Secretario General/Delegado del
Despacho del Contralor o Auditor; intentar consultar solicitudes de apertura de procesos de
jurisdiccin coactiva y validar que se ejecuten las consultas.
Despacho del Contralor o Auditor; intentar consultar documentacin soporte de los
antecedentes remitidos para solicitud de apertura de los procesos y validar que se puedan
consultar dichos documentos.
Despacho del Contralor o Auditor; intentar aprobar una solicitud de apertura y validar que
con este estado sea posible remitirla a ante el Director de Jurisdiccin Coactiva.
Despacho del Contralor o Auditor; intentar rechazar una solicitud de apertura y validar que
no se permita su remisin a ante el Director de Jurisdiccin coactiva.

Observaciones:
A cada director se le deben desplegar solo aquellas solicitudes de los funcionarios subalternos, no
todas las solicitudes. El sistema debe manejar estados de: en proceso, aprobados o rechazados y
solo permitir remisiones de apertura de proceso coactivo para los registros en estado aprobados.
4.2.8 INGRESAR APODERADOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.8
Usuario:
Abogado sustanciador RF/Coactiva Sancionatorio

Descripcin:
Como Abogado sustanciador RF/Coactiva Sancionatorio, el sistema debe permitirme ingresar en el
sistema los datos de identificacin y notificacin de los apoderados a cargo de los procesos, bien
sean autorizados por los sujetos procesales o nombrados por oficio.

Cmo probar:
Como Abogado sustanciador RF/Coactiva Sancionatorio, intentar ingresar datos de
identificacin de apoderados a cargo que representan a los sujetos procesales, validar que
la informacin se guarde y que el sistema solicite el ingreso de datos obligatorios y valide


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HISTORIA DE USUARIO
los caracteres de los campos.
Como Abogado sustanciador RF/Coactiva Sancionatorio, intentar ingresar datos de
notificacin de apoderados a cargo que representan a los sujetos procesales, validar que la
informacin se guarde y que el sistema solicite el ingreso de datos obligatorios y valide los
caracteres de los campos.
Como Abogado sustanciador RF/Coactiva Sancionatorio, intentar ingresar clasificar los
apoderados que representan a los sujetos procesales, validar que la informacin se guarde
y que permita establecer si acta de oficio o por voluntad directa del sujeto procesal.
Como Abogado sustanciador RF/Coactiva Sancionatorio, intentar asociar un proceso a los
apoderados, validar que la informacin se guarde y que el sistema despliegue las opciones
de proceso de responsabilidad fiscal, administrativo sancionatorio o de jurisdiccin
coactiva.

Observaciones:
El sistema debe reconocer datos de apoderados ya registrados y permitir asignarles nuevos
procesos.
4.2.9 CONSULTAR AUTORIZAR Y DOCUMENTAR PRUEBAS Y
EXCEPCIONES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.9
Usuario:
Como Abogado sustanciador del proceso RF/ coactiva/ sancionatorio

Descripcin:
Como Abogado sustanciador del proceso RF/ coactiva/ sancionatorio, el sistema debe permitirme
consultar las solicitudes de prueba y de excepciones (solo coactiva) de los sujetos procesales,
tener el acceso a la informacin que la soporta y pronunciarme sobre su aceptacin o denegacin.
En caso de autorizarlas, tambin el sistema debe permitirme ingresar informacin del desarrollo en
la gestin de estas solicitudes.

Cmo probar:
Como Abogado sustanciador del proceso RF/ coactiva/ sancionatorio, intentar consultar
las solicitudes de prueba de los sujetos procesales validar que el sistema presente la
informacin conforme el perfil del usuario.
Como Abogado sustanciador de coactiva, intentar consultar las solicitudes de excepciones
de los sujetos procesales validar que el sistema presente la informacin conforme el perfil
del usuario.
Como Abogado sustanciador del proceso RF, coactiva o sancio Abogado sustanciador del
proceso RF/ coactiva/ sancionatorio natorio, intentar aprobar las solicitudes de prueba de
los sujetos procesales validar que el sistema registe el estado de la solicitud y que permita
el ingreso de informacin de la ejecucin de las pruebas.

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HISTORIA DE USUARIO
Como Abogado sustanciador de coactiva, intentar aprobar las solicitudes de excepciones
de los sujetos procesales validar que el sistema registe el estado de la solicitud.
Como Abogado sustanciador del proceso RF/ coactiva/ sancionatorio, intentar rechazar
las solicitudes de prueba de los sujetos procesales validar que el sistema registe el estado
de la solicitud y que permita el ingreso de informacin de la ejecucin de las pruebas.
Como Abogado sustanciador de coactiva, intentar rechazar las solicitudes de excepciones
sujetos procesales validar que el sistema registe el estado de la solicitud.

Observaciones:
Las solicitudes de excepciones son exclusivas del proceso de jurisdiccin coactiva.
El probable que en el diseo detallado se pueda reconocer si los rechazos de prueba y
excepciones puedan pasarse al estado aprobado con ocasin a los recursos de los sujetos
procesales.
4.2.10 RESPONDER RECURSOS DEL SUJETO PROCESAL
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.10
Usuario: Director de Responsabilidad Fiscal/Jurisdiccin Coactiva,
Secretario General/Delegado del Despacho del Contralor /Auditor General,
Jefe de Participacin ciudadana/Abogado sustanciador RF/Coactiva/
Sancionatorio /Profesional sustanciador de Participacin Ciudadana

Descripcin:
Como Director de Responsabilidad Fiscal/Jurisdiccin Coactiva, Secretario General/Delegado del
Despacho del Contralor /Auditor General, Jefe de Participacin ciudadana/Abogado sustanciador
RF/Coactiva/ Sancionatorio /Profesional sustanciador de Participacin Ciudadana debo consultar
y responder los recursos de reposicin/apelacin que los sujetos procesales interpongan.

Cmo probar:
Como Abogado sustanciador del proceso RF/coactiva/ sancionatorio, intentar consultar
las solicitudes de recursos de reposicin de los sujetos procesales validar que el sistema
presente la informacin conforme el perfil del usuario.
Como Director de Responsabilidad Fiscal/Jurisdiccin Coactiva/Secretario
General/Delegado del Despacho del Contralor o Auditor/Jefe de Participacin ciudadana,
intentar consultar las solicitudes de recursos de apelacin de los sujetos procesales
validar que el sistema presente la informacin conforme el perfil del usuario.
Como Abogado sustanciador del proceso RF, coactiva o sancionatorio, intentar consultar
las solicitudes de recursos de reposicin de los sujetos procesales validar que el sistema
presente el estado del recurso como atendido.
Como Director de Responsabilidad Fiscal/Jurisdiccin Coactiva/Secretario
General/Delegado del Despacho del Contralor o Auditor/Jefe de Participacin ciudadana,
intentar consultar las solicitudes de recursos de apelacin de los sujetos procesales
validar que el sistema presente el estado del recurso como atendido.


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HISTORIA DE USUARIO
Observaciones:
Los recursos de reposicin son de primera instancias y se deben atender por el funcionario que
atiende el trmite o procesos.
Los recursos de apelacin son de segunda instancia y estn a cargo del superior jerrquico del
funcionario a cargo del proceso o trmite.
El funcionario debe tener en cuenta que quienes acepten notificaciones electrnicas la respuesta
a las solicitudes no requieren de notificaciones personales.
4.2.11 REMITIR INFORMACIN SOLICITADA A ORGANISMO DE CONTROL
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.11
Usuario:
Como Funcionario autorizado por el Representante Legal de la entidad sujeto
de control

Descripcin:
Como Funcionario autorizado por el Representante Legal de la entidad sujeto de control; debo
consultar solicitudes y remitir a travs del sistema, la informacin y documentacin que con
ocasin a los procesos, auditoras y dems trmites sean requeridas a la entidad.

Cmo probar:
Como Funcionario autorizado por el Representante Legal de la entidad sujeto de control;
intentar consultar solicitudes de informacin remitidas por los rganos de control con
ocasin a los procesos, auditoras y dems trmites adelantados en la entidad. Validar
que se desplieguen solicitudes de acuerdo a la entidad a la que pertenezca el funcionario.
intentar remitir a travs del sistema la informacin que con ocasin a los procesos,
auditoras y dems trmites sean requeridas a la entidad. Validar que el estado de la
solicitud sea el de atendida.
intentar subir documentacin soporte de los registros. Validar que se pueda visualizar y
que se controlen las extensiones y formatos de documentos.

Observaciones:
En el diseo detallado se debe establecer las extensiones y formatos de los documentos, la
posibilidad de parametrizar tiempos de espera para el reporte de la informacin y el respectivo
control de los plazos.


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4.2.12 ACEPTAR Y REVISAR NOTIFICACIONES ELECTRNICAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.12
Usuario:
Sujeto procesal/ apoderado/representante legal de aseguradora/ funcionario
autorizado por el representante legal de la entidad sujeto de control

Descripcin:
Como sujeto procesal/ apoderado/representante legal de aseguradora/ funcionario autorizado por
el representante legal de la entidad sujeto de control, debo aprobar notificaciones electrnicas.

Cmo probar:
Como sujeto procesal/ apoderado, el sistema debe preguntar si se acepta la remisin de
notificaciones electrnicas y validar que con la aceptacin se puedan recibir las
notificaciones del caso.
Como sujeto procesal/ apoderado, el sistema debe preguntar si se acepta la remisin de
notificaciones electrnicas y validar que con el rechazo se marque la necesidad de realizar
las notificaciones de manera personal.
Como representante legal de aseguradora, el sistema debe preguntar si se acepta la
remisin de notificaciones electrnicas y validar que con la aceptacin se puedan recibir
las notificaciones del caso.
Como representante legal de aseguradora, el sistema debe preguntar si se acepta la
remisin de notificaciones electrnicas y validar que con el rechazo se marque la
necesidad de realizar las notificaciones de manera personal.
Como funcionario autorizado por el representante legal de la entidad sujeto de control, el
sistema debe preguntar si se acepta la remisin de notificaciones electrnicas y validar que
con la aceptacin se puedan recibir las notificaciones del caso.
Como funcionario autorizado por el representante legal de la entidad sujeto de control, el
sistema debe preguntar si se acepta la remisin de notificaciones electrnicas y validar que
con el rechazo se marque la necesidad de realizar las notificaciones de manera personal.

Observaciones:
Se debe desplegar mensaje en donde se indique que las notificaciones electrnicas son vlidas
conforme al nuevo cdigo contencioso administrativo.


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4.2.13 REALIZAR SEGUIMIENTO ESTADO PROCESOS DE
RESPONSABILIDAD FISCAL, JURISDICCIN COACTIVA Y/O
SANCIONATORIOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.13
Usuario:
Funcionario de entidad sujeto de control/sujeto procesal /apoderado;

Descripcin:
Como funcionario de entidad sujeto de control/sujeto procesal /apoderado; ; podr revisar el
estado de los procesos de responsabilidad fiscal, jurisdiccin coactiva, sancionatorios; en los que
me encuentre involucrado directamente o en donde estn implicados funcionarios o
exfuncionarios de la entidad.

Cmo probar:
Como funcionario de entidad sujeto de control, intentar revisar el estado de los procesos
de responsabilidad fiscal, jurisdiccin coactiva, sancionatorios; en los que estn
implicados funcionarios o exfuncionarios de la entidad. Validar que el sistema me
despliegue la informacin del estado de los mismos.
Como sujeto procesal/ apoderado; intentar revisar el estado de los procesos de
responsabilidad fiscal, jurisdiccin coactiva, sancionatorios y validar que el sistema me
despliegue la informacin del estado de los mismos.

Observaciones:
En la etapa de desarrollo detallado validar con funcionarios jurdicos qu tipo de informacin debe
tener reserva con ocasin a las consultas que los funcionarios de las entidades puedan ejecutar.
4.2.14 SOLICITAR RECURSOS Y PRUEBAS Y/O EXCEPCIONES. REMITIR
INFORMACIN REQUERIDA.
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.14
Usuario:
Sujeto procesal/ apoderado

Descripcin:
Como sujeto procesal/ apoderado, debo tener habilitada la solicitud de recursos excepciones y
pruebas a lo largo de las etapas del proceso y remitir informacin que me sea requerida

Cmo probar:

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HISTORIA DE USUARIO
Como sujeto procesal/ apoderado, intentar registrar solicitudes de recursos de
reposicin/apelacin, validar que el sistema registre la informacin proporcionada, que los
campos de texto obligatorio sean requeridos y que se validen los caracteres.
Como sujeto procesal/apoderado, intentar registrar solicitudes de excepciones, validar
que el sistema registre la informacin proporcionada, que los campos de texto obligatorio
sean requeridos y que se validen los caracteres.
Como sujeto procesal/ apoderado, intentar registrar solicitudes de recursos de pruebas,
validar que el sistema registre la informacin proporcionada, que los campos de texto
obligatorio sean requeridos y que se validen los caracteres.
Como sujeto procesal/ apoderado, intentar adjuntar documentos a las solicitudes de y
validar que el sistema registre confirme extensiones de los documentos y formatos.

Observaciones:
Si el sujeto procesal es de jurisdiccin coactiva, el sistema debe permitir la habilitacin de la
opcin de excepciones.
No se deben permitir solicitudes de recursos de apelacin si no han surtido los recursos de
reposicin.
Los formatos y extensiones de los documentos deben ser especificados en la fase de diseo
detallado.
4.2.15 REALIZAR SOLICITUDES OFICIOSAS DE INSCRIPCIN EN PGN Y
CGR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.15
Usuario:
Abogado sustanciador de RF /coactiva.

Descripcin:
Como Abogado sustanciador de RF/ coactiva, debo registrar y remitir oficio para solicitudes de
inscripcin e inactivacin de los sujetos procesales, hacer seguimiento de dicha inscripcin ante
PGN y CGR entidades administradoras del SIRI y SIBOR.

Cmo probar:
Como Abogado sustanciador de RF/ coactiva, intentar registrar y remitir oficio para
solicitudes de inscripcin e inactivacin a los registros SIRI de la PGN, validar que el
estado del registro sea enviado.
Como Abogado sustanciador de RF/ coactiva, intentar registrar y remitir oficio para
solicitudes de inscripcin e inactivacin a los registros SIBOR de la CGR, validar que el
estado del registro sea enviado.
Como Abogado sustanciador de RF /coactiva, intentar adjuntar oficio soporte de la
solicitud de registro ante el SIRI o SIBOR. Validar que el documento est asociado al
registro, que se pueda visualizar y que el sistema valide extensin y formato.
Como Abogado sustanciador de RF/ coactiva, intentar consultar el estado de las
solicitudes de inscripcin e inactivacin a los registros SIRI de la PGN, validar que el


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HISTORIA DE USUARIO
sistema despliegue las solicitudes y sus correspondientes estados.
Como Abogado sustanciador de RF/ coactiva, intentar consultar el estado de las
solicitudes de inscripcin e inactivacin a los registros SIBOR de la CGR, validar que el
sistema despliegue las solicitudes y sus correspondientes estados.

Observaciones:
Los fallos de responsabilidad fiscal implican solicitudes de activacin de los sujetos ante el SIRI y
SIBOR.
Los pagos totales de hallazgos fiscales o sanciones, implican la inactivacin de los sujetos ante el
SIRI y SIBOR.
4.2.16 CONSULTAR SOLICITUDES DE INSCRIPCIONES EN BASES DE
DATOS DE RESPONSABLES FISCALES; EN REGISTROS DE
ENTIDADES DE CONTROL
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.16
Usuario:
Funcionario autorizado para registro de organismo de control disciplinario y
fiscal.

Descripcin:
Como Funcionario autorizado para registro de organismo de control disciplinario y fiscal, debo
consultar solicitudes de inscripcin en SIBOR y SIRI y una vez gestionadas las inscripciones,
comunicarlas a rgano de control solicitante.

Cmo probar:
Como Funcionario autorizado para registro de organismo de control disciplinario intentar
consultar solicitudes de inscripcin en SIRI, validar que se presentan las solicitudes
acorde al perfil de la entidad.
Como Funcionario autorizado para registro de organismo de control fiscal, intentar
consultar las solicitudes de inscripcin en SIBOR, validar que se presentan las solicitudes
acorde al perfil de la entidad.
Como Funcionario autorizado para registro de organismo de control disciplinario intentar
registrar el estado de las solicitudes de inscripcin en SIRI, validar que se presentan los
estados de acuerdo a lo indicado por el actor.
Como Funcionario autorizado para registro de de organismo de control fiscal, intentar
registrar el estado de las solicitudes de inscripcin en SIBOR, validar que se presentan los
estados de acuerdo a lo indicado por el actor.

Observaciones:
Los estados de las solicitudes y dems informacin necesaria para atender las solicitudes de los
rganos de control, deben ser producto de negociaciones posteriores con al PGN y la CGR.

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4.2.17 NOTIFICAR ASIGNACIN DE AUDITORAS, PROCESOS Y TRMITES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.17
Usuario:
Agente sistema SCFL

Descripcin:
Como agente sistema SCFL debo administrar el reparto de las Auditoras, los procesos y trmites
de los ciudadanos a los funcionarios, notificarlas y procesar las aprobaciones y denegaciones
para poder reactivar asignaciones.

Cmo probar:
Como agente sistema SCFL intentar generar el reparto de las Auditoras, validar que se
asignen auditoras a los perfiles esperados.
Como agente sistema SCFL intentar generar el reparto de los procesos de
responsabilidad fiscal, validar que se asignen procesos a los perfiles esperados.
Como agente sistema SCFL intentar generar el reparto de procesos administrativos
sancionatorios, validar que se asignen procesos a los perfiles esperados.
Como agente sistema SCFL intentar generar el reparto de procesos de jurisdiccin
coactiva, validar que se asignen procesos a los perfiles esperados.
Como agente sistema SCFL intentar generar el reparto de tramites de solicitudes
ciudadanas, validar que se asignen procesos a los perfiles esperados.
Como agente sistema SCFL intentar reactivar asignaciones de procesos cuando estos
han sido rechazados por los abogados.

Observaciones:
Las auditorias se deben asignar a funcionarios Auditores.
Los procesos de responsabilidad fiscal se deben asignar a abogados sustanciadores de RF.
Los procesos administrativos jurisdiccin coactiva se deben asignar a abogados sustanciadores
de coactiva.
Solamente puede rechazar asignaciones abogados sustanciadores RF, sancionatorio o de
coactiva.
4.2.18 ADMINISTRAR NOTIFICACIONES PARA ENTIDADES SUJETOS DE
CONTROL, ASEGURADORAS Y SUJETOS PROCESALES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.18
Usuario:
Agente sistema SCFL


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HISTORIA DE USUARIO
Descripcin:
Como Agente sistema SCFL debo administrar las notificaciones hacia las entidades sujetos de
control, aseguradoras y sujetos procesales; previa aceptacin de estos actores para recibir
mensajes electrnicos en este sentido.

Cmo probar:
Como Agente sistema SCFL intentar generar notificaciones hacia las entidades sujetos de
control que hayan aceptado estas notificaciones, validar que se registre la tarea.
Como Agente sistema SCFL intentar generar notificaciones hacia las aseguradoras que
hayan aceptado estas notificaciones, validar que se registre la tarea.
Como Agente sistema SCFL intentar generar notificaciones hacia los sujetos
procesalesque hayan aceptado estas notificaciones, validar que se registre la tarea.
Como Agente sistema SCFL intentar remitir notificaciones electrnicas a entidades,
sujetos de control, aseguradoras y sujetos procesales que no hayan aceptado
notificaciones electrnicas validar que no se ejecute la tarea.

Observaciones:
Las notificaciones electrnicas deben ser previamente aceptadas por los actores.
4.2.19 CRUZAR, ALMACENAR INFORMACIN Y PROCESAR DATOS PARA
MATRIZ DE RIESGOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
2.19
Usuario:
Agente sistema SCFL

Descripcin:
Como Agente sistema SCFL, debo generar los reportes y alertas para el proceso de rendicin de
cuenta, responsabilidad fiscal, administrativo sancionatorio, jurisdiccin coactiva y participacin
ciudadana; conforme a la Parametrizacin definida por el administrador general y local.

Cmo probar:
Como Agente sistema SCFL, intentar generar reportes y alertas para el proceso de
rendicin de cuenta, validar que la informacin procesada sea correspondiente a la
esperada.
responsabilidad fiscal, validar que la informacin procesada sea correspondiente a la
esperada.
administrativo sancionatorio, validar que la informacin procesada sea correspondiente a
la esperada.
jurisdiccin coactiva, validar que la informacin procesada sea correspondiente a la

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HISTORIA DE USUARIO
esperada.
participacin ciudadana, validar que la informacin procesada sea correspondiente a la
esperada.

Observaciones:
Los parmetros para la generacin de los reportes, puntos de medicin y su presentacin grfica,
deben especificarse en la fase detallada del proyecto.
Los administradores locales y general deben ingresar estos parmetros al sistema.
Los datos que se especifiquen clave en el diseo detallado, deben ser insumo para la matriz de
riesgos del proceso auditor.
4.3 HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO DE RENDICIN DE
CUENTAS
A continuacin se presentan las historias de usuario del procesos de rendicin de
cuentas para el Sistema Control Fiscal en Lnea.
4.3.1 REVISAR E INGRESAR INFORMACIN PARA RENDIR LA CUENTA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
3.1
Usuario:
Representante Legal de las entidades sujetos de Control

Descripcin:
Como Representante Legal de las entidades sujetos de Control Fiscal debo ingresar al sistema y
revisar los formatos diligenciados por funcionarios de la entidad, editarlos, cargar archivos,
solicitar ajustes y formalizar rendicin de las cuentas (con y sin firma digital)

Cmo probar:
Como Representante Legal de las entidades sujetos de Control Fiscal intentar revisar los
formatos diligenciados por funcionarios de la entidad, validar que se habiliten consultas a
formatos aplicables a la entidad y que su estado indique que ya fueron diligenciados por
los funcionarios.
Como Representante Legal de las entidades sujetos de Control Fiscal intentar editarlos
formatos, validar que las modificaciones se puedan hacer y queden registradas en el
sistema.
Como Representante Legal de las entidades sujetos de Control Fiscal intentar cargar
archivos asociados a los formatos, validar que se puedan adjuntar documentos y que el
sistema acepte formatos y extensiones definidas.
Como Representante Legal de las entidades sujetos de Control Fiscal intentar solicitar


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HISTORIA DE USUARIO
ajustes a los funcionarios que diligenciaron los formatos, validar que la solicitud se
habilite, quede registrado en el sistema y que su estado indique una devolucin hacia el
funcionario.
Como Representante Legal de las entidades sujetos de Control Fiscal intentar formalizar
la rendicin de las cuentas integrando la firma digital a los formatos, validar que el
sistema solicite el certificado digital.
Como Representante Legal de las entidades sujetos de Control Fiscal intentar formalizar
la rendicin de las cuentas sin incorporar la firma digital a los formatos, validar que el
sistema no solicite el certificado digital.

Observaciones:
Actualmente solo los Contralores rinden la cuenta hacia la AGR con el certificado digital, en la
fase de diseo detallado se deben identificar a qu entidades les aplica la obligatoriedad de la
firma digital, esto debe ser un elemento de caracterizacin para la administracin de formatos.

4.3.2 GENERAR REPORTES DE LA RENCIN DE LA CUENTA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
3.2
Usuario:
Representante Legal de las entidades sujetos de Control

Descripcin:
Como Representante Legal de las entidades sujetos de Control debo generar reportes sobre el
estado de la rendicin de las cuentas de vigencias actuales y pasadas.

Cmo probar:
Como representante legal, intentar generar un reporte sobre el estado de las rendiciones
de cuentas vigentes, verificar que el sistema muestra correctamente el reporte, de
rendiciones vigentes
de cuentas actuales, verificar que el sistema muestra correctamente el reporte, de
rendiciones actuales
de cuentas pasadas, verificar que el sistema muestra correctamente el reporte, de
rendiciones pasadas

Observaciones:
Los diseos grficos de los reportes se deben establecer en la fase de diseo detallado.


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4.3.3 ACTIVAR CONSULTAS PARA DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS
AUTORIZADOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
3.3
Usuario:
Como Representante Legal o funcionario autorizado por el Representante
Legal de las entidades sujetos de Control

Descripcin:
Como Representante Legal o funcionario autorizado por el Representante Legal de las entidades
sujetos de Control, debo poder generar consultas sobre manejo de la aplicacin y sobre el
contenido de los formatos, a la mesa de ayuda del SCFL.

Cmo probar:
Como Representante Legal o funcionario autorizado por el Representante Legal intentar
generar consultas sobre manejo de la aplicacin a la mesa de ayuda del SCFL, validar
que se registre la solicitud de consulta en el sistema.
Como Representante Legal o funcionario autorizado por el Representante Legal intentar
generar consultas sobre el contenido de los formatos a la mesa de ayuda del SCFL,
validar que se registre la solicitud de consulta en el sistema.

Observaciones:
Las solicitudes deben distinguir niveles de servicio porque no todas seran de temas tcnicos,
estos protocolos son de ndole operativa y no es posible preverlos en esta fase del proyecto.

4.3.4 INGRESAR INFORMACIN DE LAS CUENTAS A FORMATOS
AUTORIZADOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
3.4
Usuario:
Funcionario autorizado por el Representante Legal de las entidades sujetos
de Control

Descripcin:
Como Funcionario autorizado por el Representante Legal de las entidades sujetos de Control,
debo poder ingresar informacin a los formatos asignados, editarlos, cargar archivos, remitirlos al
Representante Legal y realizar los ajustes que sean solicitados por ste.

Cmo probar:


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HISTORIA DE USUARIO
Como Funcionario autorizado por el Representante Legal de las entidades intentar
ingresar informacin a los formatos asignados, validar que se desplieguen los formatos
correspondientes al perfil del actor.
Como Funcionario autorizado por el Representante Legal de las entidades sujetos de
Control, intentar editar los formatos diligenciados que no se hayan remitido al
Representante legal, validar que se habilite la edicin y que se registren lo cambios.
Control, intentar cargar archivos soporte a los formatos, validar que se registre la
asociacin, que se validen extensiones y formatos y que se pueda visualizar el
documento.
Control, intentar remitir los formatos diligenciados al Representante Legal validar que el
sistema registre el envo y su estado sea indique que se ha enviado.
Como Funcionario autorizado por el Representante Legal de las entidades intentar
consultar y ajustar los formatos devueltos por el Representante Legal, validar que el
sistema registre la modificacin y su estado indique que se ha corregido para poderlos
reenviar.

Observaciones:
Cada Representante Legal debe indicar los formatos que habilita a sus funcionarios, en fase del
diseo detallado se debe especificar si es el Representante legal va a tener un roll de
administrador de usuarios para este tipo de actividad o si lo realizar el administrador local del
sistema.

4.3.5 GENERAR Y DEFINIR PARMETRO PARA EL REPARTO DE LAS
CUENTAS A LOS AUDITORES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
3.5
Usuario:
Director de Control Fiscal

Descripcin:
Como Director de Control Fiscal de las entidades de control debo parametrizar en el sistema el
reparto de las cuentas entre los funcionarios auditores.

Cmo probar:
Como Director de Control Fiscal de las entidades de control intentar consultar los
funcionarios habilitados para el reparto, validar que se despliegue informacin y que sea la
esperada.
Como Director de Control Fiscal de las entidades de control intentar asignar a los
funcionarios habilitados las cuentas rendidas por las entidades sujetos de control, validar
que se registre la relacin de cuentas a los funcionarios y que su estado indique que estn

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HISTORIA DE USUARIO
en revisin.

Observaciones:
Las cuentas se deben distribuir de acuerdo a la lnea de gestin: contable, legal, de gestin, entre
otros.
4.3.6 CONSULTAR CONSOLIDADO DE LAS REVISIONES DE LOS
AUDITORES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
3.6
Usuario:

Descripcin:
Como Director de Control Fiscal debo generar reportes para el seguimiento de las actividades de
revisin de las cuentas de los auditores, evaluar el rendimiento de los mismos y acceder a las
alertas generadas por el sistema sobre el vencimiento de los plazos.

Cmo probar:
Como Director de Control Fiscal intentar generar reportes de seguimiento de las
actividades de revisin de las cuentas de los auditores, validar que se despliegue la
informacin de acuerdo al reparto de las cuentas y que se indique los estados de la
revisin.
Como Director de Control Fiscal intentar evaluar el rendimiento de las revisiones, validar
que el sistema permita activar la evaluacin de gestin de los auditores.
Como Director de Control Fiscal intentar generar reportes para establecer el vencimiento
de los plazos de la revisin, validar que se indiquen las fechas lmite para los ajustes.

Observaciones:
En fase de diseo detallado establecer si esta funcionalidad puede homogenizarse a las que
ejecutan durante los dems procesos objeto de la caracterizacin, las cuales se trata en los
numerales 4.5, 5.2, 6.2, 7.2 y 8.4.
4.3.7 EVALUAR DICTAMENES/ PRONUNCIAMIENTOS Y FENECIMIENTO DE
LAS CUENTAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
3.7
Usuario:


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HISTORIA DE USUARIO

Descripcin:
Como Director de Control Fiscal debo consultar los dictmenes y pronunciamientos de las
cuentas rendidas por los sujetos de control, remitir observaciones a los auditores responsables de
las mismas y recibir las correspondientes explicaciones y autorizar las versiones finales para
reporte de los dictmenes hacia los sujetos de control o entidades que requieran esta informacin.

Cmo probar:
Como Director de Control Fiscal intentar consultar los dictmenes y pronunciamientos de
las cuentas, validar que el sistema presente las cuentas y las evaluaciones de los
Auditores.
Como Director de Control Fiscal intentar remitir observaciones a los dictmenes y
pronunciamientos de las cuentas hechos por los Auditores responsables; validar que se
puedan ejecutar las devoluciones y que su estado indique que estn en devolucin.
Como Director de Control Fiscal intentar consultar los ajustes realizados por los
Auditores a los dictmenes y pronunciamientos de las cuentas, validar que el sistema
presente las ajustes.

Observaciones:
En diseo detallado establecer la cantidad de devoluciones permitidas y si es posible generar
desde la direccin, tiempos lmite para la elaboracin de ajustes por parte de los Auditores.
4.3.8 REMITIR CONTROLES DE ADVERTENCIA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
3.8
Usuario:

Descripcin:
Como Director de Control Fiscal de las contraloras territoriales, debo a travs del sistema remitir
comunicados para controles de advertencia a los sujetos de control y consultar las
correspondientes respuestas a dicho envo.

Cmo probar:
Como Director de Control Fiscal intentar remitir comunicados para controles de
advertencia a los sujetos de control, validar que el sistema habilite la opcin de envos y
que su estado indique esta actividad.
Como Director de Control Fiscal intentar consultar las respuestas que los sujetos de
control realicen a los controles de advertencia remitidos, validar que se puedan consultar
las respuestas y que su estado indique que han sido atendidas.

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HISTORIA DE USUARIO

Observaciones:
En el diseo detallado se debe establecer si es necesario ms de una interaccin entre organismo
de control y las entidades sujetos de control, establecer parmetros para tiempos de respuesta y
formato del registro de estos comunicados.
4.3.9 GENERAR REPORTES DE PROCESO RENDICIN DE CUENTAS,
PARA INFORMES DIRECTIVOS O DE RENDICIN ANTE LA AGR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
3.9
Usuario:

Descripcin:
Como Director de Control Fiscal debo generar reportes de gestin de las rendiciones de cuenta
de los sujetos de control de la entidad, bajo los mismos parmetros que se requieren para la
rendicin de la Contralora hacia la Auditora General de la Repblica.

Cmo probar:
Como Director de Control Fiscal intentar generar reportes de gestin de las rendiciones
de cuenta de los sujetos de control de la entidad, validar que el sistema presente los
correspondientes reportes.
Como Director de Control Fiscal el sistema intentar generar reportes de las rendiciones de
cuenta y validar que se presenten bajo los mismos parmetros que se requieren para la
rendicin de la Contralora hacia la Auditora General de la Repblica.

Observaciones:
numerales 4.7, 5.4, 6.3, 7.3 y 8.5.
4.3.10 REVISAR LAS CUENTAS DEL SUJETO DE CONTROL A AUDITAR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
3.10
Usuario:
Auditor


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HISTORIA DE USUARIO
Descripcin:
Como Auditor debo poder consultar la informacin de las cuentas asignadas, las alertas
generadas por el sistema, los formatos acceder a los anexos, documentacin soporte y solicitar
las correcciones a la entidad sujeto de Control.
La aplicacin debe permitir tambin la emisin del dictamen y pronunciamiento sobre la cuenta
para revisin y aprobacin oficial del Director de Control Fiscal.

Cmo probar:
Como Auditor intentar consultar la informacin de las cuentas asignadas, validar que el
sistema despliegue las cuentas asignadas al perfil.
Como Auditor intentar consultar las alertas de las rendiciones de cuenta generadas por el
sistema, validar que se presentan las alertas de acuerdo a los parmetros definidos.
Como Auditor intentar consultar los formatos de las cuentas asignadas, validar que el
sistema despliegue todos los formatos asignados.
Como Auditor intentar consultar los anexos y documentos asociados a las cuentas
asignadas, validar que el sistema despliegue todos los anexos y documentos y que se
puedan visualizar.
Como Auditor intentar solicitar aclaraciones a las cuentas rendidas por los sujetos de
control, validar que se registre esta actividad y que su estado indique que est en
aclaraciones de la entidad.
Como Auditor intentar emitir dictamen y pronunciamiento sobre las cuentas validar que se
registre esta actividad y que su estado indique que est ya revisada la cuenta.
Como Auditor intentar remitir los dictmenes y pronunciamientos para revisin y
aprobacin oficial del Director de Control Fiscal, validar que se registre esta actividad y
que su estado indique que est en aprobacin del Director de Control fiscal, validar que
no se puedan emitir cuentas sobre las que no se hayan generados dictmenes y
pronunciamientos.

Observaciones:
Establecer en diseo detallado si la interaccin con entidades sujetos de control implica
definiciones de plazo para aclaraciones.
4.3.11 ACCEDER A CONSULTAS DE INFORMACIN HABILITADAS CON
ENTIDADES EXTERNAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
3.11
Usuario:
Auditor

Descripcin:
Como auditor, debo tener acceso a las consultas con entidades externas para establecer situacin
de los contratistas, contratos y entidades ante diferentes sistemas de informacin como: SECOP,
CHIIP y SIIF.

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HISTORIA DE USUARIO

Cmo probar:
Como Auditor intentar acceder al SECOP, validar que el sistema permita el acceso y se
puedan ejecutar las consultas de entidades sujetos de control y los contratistas.
Como Auditor intentar acceder al CHIIP, validar que el sistema permita el acceso y se
puedan ejecutar las consultas de entidades sujetos de control.
Como Auditor intentar acceder al SIIF, validar que el sistema permita el acceso y se
puedan ejecutar las consultas de entidades sujetos de control.

Observaciones:

Debe determinarse en la fase de diseo detallado si esta consulta ser automatizada o si requiere
de actividades humanas, en esta historia se ha dejado documentada de carcter automatizado
bajo el supuesto de que se trata de informacin pblica, que puede ser accedida sin reserva
alguna por los sujetos de control y que las entidades proveedoras tienen bases de datos.

En una fase posterior se deben evaluar otras fuentes de informacin previstas para el proceso en
los sistemas SIIP, SUIF y SICEP del Departamento Nacional de Planeacin, la lista Clinton y
reportes que puedan indicar si los contratistas tienen vnculos con lavado de activos o
financiamiento de terrorismo. Todos estos insumos son clave a efectos de la gestin del riesgo de
las entidades y de los contratistas. Esta funcionalidad adicional est detallada en la historia 9.1.

En la medida que se adopten estas consultas se debe generar la sustitucin formatos de rendicin
de cuentas que solicitan estos mismos datos, todo ello en cumplimiento de la poltica de
simplificacin de trmites.
4.3.12 ALIMENTAR DATOS E INFORMACIN DE LA RENDICIN DE
CUENTAS DE MATRIZ DE RIESGOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
3.12
Usuario:
Agente sistema SCFL

Descripcin:
Como agente sistema SCFL debo archivar integralmente el proceso de rendicin de las cuentas
para poder generar los reportes, adicionalmente tengo que ingresar la informacin a la matriz de
riesgos y mantenerla actualizada segn los parmetros definidos por los administradores locales y
nacional.

Cmo probar:
Como agente sistema SCFL intentar archivar informacin del proceso de rendicin de las
cuentas, validar que los datos esperados estn archivados.
Como agente sistema SCFL intentar generar los reportes, validar que los reportes
esperados se generen.


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HISTORIA DE USUARIO
Como agente sistema SCFL intentar ingresar la informacin requerida para la matriz de
riesgos, validar que la matriz contenga los datos esperados.
Como agente sistema SCFL intentar actualizar informacin para la matriz de riesgos de
los sujetos de control, validar que la matriz contenga los datos esperados actualizados.

Observaciones:
En la fase de diseo detallado, debe indicarse cules son los datos y comportamientos esperados
para esta funcionalidad.
4.4 HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO AUDITOR
A continuacin se presentan las historias de usuario del proceso Auditor para el
Sistema Control Fiscal en Lnea.
4.4.1 INGRESAR PARMETROS POLTICA DE AUDITORA EN MATRIZ DE
RIESGOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.1
Usuario:
Contralor/Auditor General de la Repblica

Descripcin:
Como Contralor/Auditor General de la Repblica, debo registrar los parmetros de poltica, planes,
programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestin fiscal de la vigencia,
documento que servir de marco para la conformacin de la matriz de riesgos

Cmo probar:
Como Contralor/Auditor General de la Repblica, intentar registrar parmetros de poltica,
para el desarrollo de la vigilancia de la gestin fiscal, validar que el sistema registre la
informacin suministrada.
Como Contralor/Auditor General de la Repblica, intentar registrar parmetros para el
desarrollo de la vigilancia de la gestin fiscal, validar que el sistema solicite
diligenciamiento de campos obligatorios y que reconozca los caracteres invlidos.
Como Contralor/Auditor General de la Repblica, intentar registrar parmetros para la
gestin fiscal, validar que esta informacin haga parte de la matriz de riesgos

Observaciones:
Los parmetros deben dar cuenta de poltica, planes, programas y estrategias para el desarrollo
de la vigilancia de la gestin fiscal de la vigencia; sin embargo en aras de la estandarizacin de los
procesos es importante que entre los organismos de control se definan unos elementos de

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HISTORIA DE USUARIO
carcter general en este aspecto.

4.4.2 REMITIR Y APROBAR INFORMES DE AUDITORIAS DE LOS SUJETOS
DE CONTROL.
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.2
Usuario:
Contralor/Auditor General de la Repblica

Descripcin:
Como Contralor/Auditor General de la Repblica, debo consultar, aprobar y remitir informes
preliminar y definitivo de las auditoras.

Cmo probar:
Como Contralor/Auditor General de la Repblica, intentar consultar los informes
preliminar y definitivo de las auditoras, validar que el sistema despliegue la informacin
esperada.
Como Contralor/Auditor General de la Repblica, intentar aprobar los informes preliminar
y definitivo de las auditoras, validar que el sistema registre la accin y que el informe se
encuentre en estado aprobado.
Como Contralor/Auditor General de la Repblica, intentar devolver los informes preliminar
y definitivo de las auditoras, validar que el sistema registre la accin y que el informe se
encuentre en estado devuelto.
Como Contralor/Auditor General de la Repblica, intentar remitir los informes preliminar y
definitivo en estado aprobado, a la entidad sujeto de control, validar que el sistema
registre la actividad.
definitivo en estado devuelto, a la entidad sujeto de control, validar que el sistema no
permita esta accin.
definitivo en estado devuelto, al Director de Control fiscal, validar que el sistema registre
la actividad.

Observaciones:
En la fase de diseo detallado indicar tiempos y protocolos de los envos de los informes.
Tener en cuenta que no todas las contraloras tienen informes preliminares, por lo que este
aspecto se debe dejar parametrizable.


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4.4.3 REVISAR RECURSOS DISPONIBLES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.3
Usuario:

Descripcin:
Como Director de Control Fiscal debo ingresar los recursos humanos, tecnolgicos,
presupuestales, entre otros, con los que cuenta el organismo de control, para efectos de iniciar las
definiciones del PGA.

Cmo probar:
Como Director de Control Fiscal intentar ingresar los recursos humanos, validar que el
sistema registre esta informacin, que se solicite el diligenciamiento de campos
obligatorios y que se haga el reconocimiento de caracteres vlidos.
Como Director de Control Fiscal intentar ingresar los recursos tecnolgicos, validar que el
sistema registre esta informacin, que se solicite el diligenciamiento de campos
obligatorios y que se haga el reconocimiento de caracteres vlidos.
Como Director de Control Fiscal intentar ingresar los recursos presupuestales, con los que
cuenta el organismo de control, validar que el sistema registre esta informacin, que se
solicite el diligenciamiento de campos obligatorios y que se haga el reconocimiento de
caracteres vlidos.

Observaciones:
En la fase de diseo detallado se pueden explorar que otra fuente de recursos es necesaria incluir
en la planeacin de las auditoras.
4.4.4 FORMULAR Y APROBAR PGA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.4
Usuario:

Descripcin:
Como Director de Control Fiscal debo generar la creacin, aprobacin, modificacin y edicin del
PGA y la remisin del mismo hacia la CGR para que haga parte del Plan Nacional de Auditora
(PNA) El registro de las actividades de planeacin del proceso auditor debe garantizar como
mnimo: disponibilidad de recursos, perfil del auditor, seleccin de la matriz de riesgos y entidades
a visitar, tipo de auditora, procesos a auditar, tiempos y fechas de realizacin, as como generar

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HISTORIA DE USUARIO
parmetros para la asignacin de las auditoras a los equipos auditores y definicin del
Coordinador de la auditora.

Cmo probar:
Como Director de Control Fiscal intentar la creacin del PGA, validar que en el sistema
se registre esta accin y que se identifique en estado de elaboracin.
Como Director de Control Fiscal intentar la aprobacin del PGA, validar que en el sistema
se registre esta accin y que se identifique en estado aprobado.
Como Director de Control Fiscal intentar la edicin del PGA, validar que en el sistema se
registre esta accin y que se identifique en estado modificacin.
Como Director de Control Fiscal intentar la remisin del PGA aprobado hacia la CGR
para que haga parte del Plan Nacional de Auditora (PNA) de la CGR, validar que en el
sistema se registre esta accin y que se identifique en estado enviado.
Como Director de Control Fiscal intentar la remisin del PGA aprobado hacia la CGR
para que haga parte del Plan Nacional de Auditora (PNA) de la CGR, validar que no se
pueda enviar el PGA si no est aprobado.
Como Director de Control Fiscal intentar ingresar los parmetros necesarios para
conformar el PGA, validar que en el sistema se registre esta accin, se solicite el
diligenciamiento de parmetros obligatorios y se revisen los caracteres.
Como Director de Control Fiscal intentar ingresar los parmetros necesarios para la
asignacin de las auditoras a los equipos auditores y definicin del Coordinador de la
auditora, validar que en el sistema se registre esta accin, que se desplieguen los
auditores correspondientes a los rganos de control.

Observaciones:
Dentro de los criterios mnimos a parametrizar para la conformacin del PGA se deben tener en
cuenta: disponibilidad de recursos, perfil del auditor, entidades seleccionadas por los clculos de
la matriz de riesgos, tipo de auditora, procesos a auditar, tiempos y fechas de realizacin. Es
importante que en la fase de diseo detallado se contemplen elementos adicionales.
4.4.5 CONSULTAR CONTROL DEL CONSOLIDADO DE LAS AUDITORIAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.5
Usuario:

Descripcin:
Como Director de Control Fiscal debo generar reportes para el seguimiento de las auditorias,
evaluar el rendimiento de los equipos auditores y acceder a las alertas generadas por el sistema
sobre el vencimiento de los plazos para el diligenciamiento de los informes y atender los ajustes
solicitados por el Contralor o Auditor General de la Repblica.

Cmo probar:
Como Director de Control Fiscal intentar generar reportes de seguimiento de las


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HISTORIA DE USUARIO
actividades de auditoria, validar que se despliegue la informacin de acuerdo a la
asignacin de las auditorias y que se indique los estados del proceso auditor.
Como Director de Control Fiscal intentar evaluar el rendimiento de las actividades, validar
que el sistema permita activar la evaluacin de gestin de los auditores.
Como Director de Control Fiscal intentar generar reportes para establecer el vencimiento
de los plazos de ejecucin de las auditorias y cumplimiento de cronogramas, validar que
se indiquen las fechas lmite para las revisiones y ajustes.
Como Director de Control Fiscal intentar consultar solicitudes de ajuste del Contralor o
Auditor General de la Repblica, validar que el sistema despliegue la informacin
esperada.
Como Director de Control Fiscal intentar realizar ajustes a informes solicitados, validar
que el sistema registre los cambios
Como Director de Control Fiscal intentar enviar ajustes al Contralor o Auditor General de
la Repblica, validar que el sistema haga el envo y que se reporte en estado corregido.

Observaciones:
numerales 3.6, 5.2, 6.2, 7.2 y 8.4.
4.4.6 REVISAR Y REMITIR HALLAZGOS PARA ENTIDADES DE CONTROL
EXTERNAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.6
Usuario:

Descripcin:
Como Director de Control Fiscal debo acceder a los hallazgos de las auditorias, permitir su
revisin; activar su remisin hacia las autoridades competentes y conocer las inquietudes que
sobre los hallazgos se formulen por parte de dichas entidades.

Cmo probar:
Como Director de Control Fiscal intentar acceder a los hallazgos de las Auditorias, validar
que el sistema despliegue los hallazgos.
Como Director de Control Fiscal intentar revisar los hallazgos de las Auditorias, validar
que el sistema permita revisar los hallazgos y definir si se remiten o no a entidades de
control externas segn de aprueben o se devuelvan.
Como Director de Control Fiscal intentar devolver los hallazgos de las Auditorias, validar
que el sistema registre esta actividad y que se remitan a los auditores que los generaron.
Como Director de Control Fiscal intentar remitir los hallazgos devueltos, validar que el
sistema no permita remitirlo a entidades externas.

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HISTORIA DE USUARIO
Como Director de Control Fiscal intentar consultar observaciones de los hallazgos
generados por la PGN, FGN y CGR, validar que el sistema presente la informacin por
cada tipo de hallazgo y entidad.

Observaciones:
Los hallazgos son de tipo fiscal, penal y disciplinario y deben ser remitidos a la CGR, FGN y PGN,
respectivamente.
4.4.7 GENERAR REPORTES PROCESO AUDITOR PARA INFORMES
DIRECTVOS O RENDICIN DE CUENTAS A LA AGR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.7
Usuario:

Descripcin:
Como Director de Control Fiscal debo generar reportes de gestin de auditoras a los sujetos de
control de la entidad. Se debe garantizar que los reportes sirvan como insumo para la rendicin
de la Contralora hacia la Auditora General de la Repblica.

Cmo probar:
Como Director de Control Fiscal intentar generar reportes de gestin de las Auditorias,
validar que el sistema presente los correspondientes reportes.
Como Director de Control Fiscal el sistema intentar generar reportes de las auditorias y
validar que se presenten bajo los mismos parmetros que se requieren para la rendicin
de la Contralora hacia la Auditora General de la Repblica.

Observaciones:
numerales 3.9, 5.4, 6.3, 7.3 y 8.5.
4.4.8 CONSULTAR INFORMACIN ENTIDAD A AUDITAR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.8
Usuario:
Coordinador del equipo auditor y/o auditor


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HISTORIA DE USUARIO

Descripcin:
Como Coordinador del equipo auditor y/o auditor, debo acceder a toda la informacin disponible
de la entidad a auditar, tales como: dictamen y pronunciamiento de las cuentas, seleccin de
contratos y proyectos, seleccin tcnicas de auditora, revisin Peticiones Quejas y Denuncias
(PQD), revisin planes de mejoramiento, revisin informes control interno, funciones de
advertencia, alertas sobre los contratistas y alertas de la matriz de riesgos, informes anteriores
etc.

Cmo probar:
Como Coordinador del equipo auditor y/o auditor, intentar acceder a informacin de la
entidad sujeto de control (dictamen y pronunciamiento de las cuentas) validar que se
presente la informacin esperada.
entidad sujeto de control (contratos y proyectos), validar que se presente la informacin
esperada.
Como Coordinador del equipo auditor y/o auditor, intentar seleccionar tcnicas de
auditoria a utilizar, validar que se presente la informacin esperada.
entidad sujeto de control (PQD), validar que se presente la informacin esperada
entidad sujeto de control (informes control interno), validar que se presente la informacin
esperada.
entidad sujeto de control (planes de mejoramiento), validar que se presente la informacin
esperada.
entidad sujeto de control (funciones de advertencia), validar que se presente la
informacin esperada.
entidad sujeto de control (alertas sobre los contratistas de la matriz de riesgos), validar
que se presente la informacin esperada.
entidad sujeto de control (informes de auditoras anteriores), validar que se presente la

Observaciones:
Es probable que en la fase de diseo detallado se establezca una mayor cantidad de fuentes de
informacin, de toda la informacin que se pretende acceder deben tenerse los registros en el
sistema puesto que soportan los procesos de la solucin.
El nico documento que no estara garantizado son los informes de control interno, los cuales se
remiten al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.


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4.4.9 CONSULTAR PROGRAMACIN DE AUDITORIA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.9
Usuario:
Coordinador del equipo auditor

Descripcin:
Como Coordinador del equipo auditor debo consultar y editar el cronograma especfico de las
auditorias asignadas y remitir la programacin tanto al Director de Control Fiscal como a la
entidad sujeto de control.

Cmo probar:
Como Coordinador del equipo auditor intentar consultar las auditorias asignadas para
coordinacin, validar que el sistema presente la informacin esperada.
Como Coordinador del equipo auditor intentar editar el cronograma de las auditoras
asignadas para coordinacin, validar que el sistema registre la modificacin.
Como Coordinador del equipo auditor intentar remitir la programacin de auditoras al
Director de Control Fiscal, validar que se registre el envo.
Como Coordinador del equipo auditor intentar remitir la programacin de auditoras al
sujeto de control fiscal, validar que se registre el envo.

Observaciones:
Especificar en la fase detallada si aparte del cronograma se pueden modificar otros criterios como
integrantes del equipo auditores-, tipo de auditoria, entre otros.
4.4.10 DOCUMENTAR AVANCE DE EJECUCIN DE LA AUDITORIA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.10
Usuario:

Descripcin:
Como Coordinador del equipo auditor; debo registrar y documentar a travs del sistema los
avances de las auditoras a mi cargo en trminos de las mesas de trabajo realizadas, informes
preliminar y definitivo, actas del ejercicio de contradiccin por parte del vigilado, validacin de
hallazgos y aprobacin de planes de mejoramiento.

Cmo probar:
Como Coordinador del equipo auditor; intentar registrar avances de la auditoria, validar
que en el sistema se registre la informacin suministrada, que se solicite diligenciamiento


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de campos de texto obligatorios y los caracteres suministrados.
Como Coordinador del equipo auditor; intentar adjuntar documentos para soportar los
avances de las auditoras, validar que en el sistema se registre la informacin
suministrada, que se validen las extensiones y formatos de los documentos.

Observaciones:
En la fase de diseo detallado establecer si se reporta informacin de estados distintos al de
mesas de trabajo, aprobacin de informes preliminar y definitivo, actas del ejercicio de
contradiccin por parte del vigilado, validacin de hallazgos y aprobacin de planes de
mejoramiento.
Tambin debe indicarse a nivel de parametrizacin las contraloras que no van a generar informes
preliminares para no tener en cuenta esta actividad.
4.4.11 DOCUMENTAR HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS Y APROBAR LOS
PLANES DE MEJORAMIENTO
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.11
Usuario:

Descripcin:
Como Coordinador del equipo auditor debo documentar los hallazgos administrativos detectados
en las auditoras a mi cargo, verificar su incorporacin en el respectivo plan de mejoramiento,
aprobar el plan y hacer seguimiento de acuerdo a los avances reportados por el sujeto de control.

Cmo probar:
Como Coordinador del equipo intentar registrar los hallazgos administrativos, validar que
en el sistema se incorporen los datos.
Como Coordinador del equipo intentar adjuntar documentacin soporte de los hallazgos
administrativos, validar que en el sistema se incorporen los documentos, que se validen
extensiones y formatos de los documentos.
Como Coordinador del equipo intentar consultar los planes de mejoramiento, validar que
en el sistema se desplieguen la informacin solicitada.
Como Coordinador del equipo intentar aprobar los planes de mejoramiento, validar que en
el sistema se registren los planes en estado aprobado
Como Coordinador del equipo intentar consultar los avances de los planes de
mejoramiento reportados por el sujeto de control, validar que en el sistema se desplieguen
la informacin solicitada.

Observaciones:
Cada hallazgo administrativo debe tener una accin de mejora, los planes de mejoramiento son
elaborados por la entidad sujeto de control; a las contraloras o AGR, solo les corresponde
consultarlo y aprobarlo, en fase detallada validar si pueden generar pronunciamientos al respecto.

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4.4.12 DOCUMENTAR HALLAZGOS PENALES Y DISCIPLINARIOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.12
Usuario:

Descripcin:
Como Coordinador del equipo auditor debo registrar y documentar en el sistema los hallazgos
disciplinarios y penales detectados en el ejercicio auditor para remitirlos a aprobacin del Director
de Control Fiscal.

Cmo probar:
Como Coordinador del equipo auditor intentar registrar hallazgos disciplinarios, validar
que en el sistema se incorpore la informacin, que solicite campos de texto obligatorio y
valide los caracteres de los campos.
Como Coordinador del equipo auditor intentar registrar hallazgos penales, validar que en
el sistema se incorpore la informacin, que solicite campos de texto obligatorio y valide
los caracteres de los campos.
Como Coordinador del equipo auditor intentar adjuntar documentos para soportar
hallazgos disciplinarios, validar que en el sistema se incorporen los documentos y que se
validen extensin y formatos de los mismos...
Como Coordinador del equipo auditor intentar adjuntar documentos para soportar
hallazgos penales, validar que en el sistema se incorporen los documentos y que se
validen extensin y formatos de los mismos.
Como Coordinador del equipo auditor intentar enviar hallazgos disciplinarios para
aprobacin del Director de Control Fiscal, validar que en el sistema se incorpore la
informacin y que el hallazgo quede en estado enviado.
Como Coordinador del equipo auditor intentar registrar hallazgos para aprobacin del
Director de Control Fiscal, validar que en el sistema se incorpore la informacin y que el
hallazgo quede en estado enviado.

Observaciones:

Las extensiones y formatos de documentos permitidos se deben establecer en la fase de diseo
detallado, al igual que las caractersticas de aceptacin para el diligenciamiento de los campos en
los que se registra la informacin.
4.4.13 DOCUMENTAR CONTRADICCIN DEL INFORME PRELIMINAR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.13
Usuario:


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HISTORIA DE USUARIO

Descripcin:
Como Representante Legal de la entidad sujeto de control en la que se estn desarrollando
auditorias in situ, el sistema debe permitirme registrar y aportar aclaraciones al informe preliminar
remitido por el Director de Control Fiscal.

Cmo probar:
Como Representante Legal de la entidad sujeto de control, intentar consultar los informes
preliminares, validar que el sistema despliegue la informacin esperada.
Como Representante Legal de la entidad sujeto de control, intentar consultar los informes
finales, validar que el sistema despliegue la informacin esperada.
Como Representante Legal de la entidad sujeto de control, intentar ingresar aclaraciones
al informe preliminar contradecirlo- validar que el sistema permita el registro de datos y
que su estado indique que est en contradiccin.
Como Representante Legal de la entidad sujeto de control, intentar remitir aclaraciones al
Director de Control Fiscal., validar que el sistema despliegue la informacin esperada y
que indique estado de enviado.

Observaciones:
No todos los rganos de control tienen la actividad de informa preliminar, por ende puede que la
accin de contradiccin no sea necesaria pero si mantener el esquema de consulta de los
informes, al margen de si se puede o no ingresar registros.
4.4.14 CONSULTAR, APROBAR PLANES DE MEJORAMIENTO Y
DOCUMENTAR LOS CORRESPONDIENTES AVANCES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.14
Usuario:

Descripcin:
Como Representante Legal de la entidad sujeto de control, debo consultar de los planes de
mejoramiento actual y activo, crear planes de mejoramiento y documentar los correspondientes
avances.

Cmo probar:
Como Representante Legal de la entidad sujeto de control, intentar consultar los planes de
mejoramiento de auditoras actuales, validar que el sistema despliegue la informacin
esperada.

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HISTORIA DE USUARIO
Como Representante Legal de la entidad sujeto de control, intentar consultar los planes de
mejoramiento activos, validar que el sistema despliegue la informacin esperada.
Como Representante Legal de la entidad sujeto de control, intentar crear planes de
mejoramiento de auditoras, validar que el sistema registre la informacin, que valide
campos de texto obligatorios y los caracteres.
Como Representante Legal de la entidad sujeto de control, intentar registrar avances para
los planes de mejoramiento de auditoras actuales, validar que el sistema despliegue la
Como Representante Legal de la entidad sujeto de control, intentar registrar avances para
los planes de mejoramiento activos, validar que el sistema despliegue la informacin
esperada.
Como Representante Legal de la entidad sujeto de control, intentar adjuntar
documentacin soporte a los avances para los planes de mejoramiento de auditoras
actuales, validar que el sistema despliegue la informacin esperada. Validar que sistema
controle extensin y formado de los documentos.
Como Representante Legal de la entidad sujeto de control, intentar adjuntar documentos
soporte de los avances para los planes de mejoramiento activos, validar que el sistema
despliegue la informacin esperada. Validar que sistema controle extensin y formado de
los documentos.

Observaciones:

Los formatos de documentos y extensiones, al igual que la definicin de campos obligatorios y sus
textos deben ser especificados en la fase de diseo detallado.
Establecer en el diseo detallado si es necesario considerar la parametrizacin de plazos para
estas actividades.
4.4.15 RECIBIR HALLAZGOS PARA PGN, FGN, Y CGR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.15
Usuario:
Como funcionario autorizado

Descripcin:
Como funcionario autorizado para registro organismo de control para adelantar investigaciones
penales, disciplinarias y fiscales; debo consultar los hallazgos remitidos, la documentacin
soporte, reconocer si ha sido asignado No de radicacin para registrar este dato en el sistema.

Cmo probar:
Como funcionario autorizado para registro organismo de control para adelantar
investigaciones penales, Intentar consultar los hallazgos remitidos, validar que el sistema
despliegue la informacin esperada.


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HISTORIA DE USUARIO
investigaciones disciplinarias, intentar consultar los hallazgos remitidos, validar que el
sistema despliegue la informacin esperada.
investigaciones fiscales, Intentar consultar los hallazgos remitidos, validar que el sistema
despliegue la informacin esperada.
investigaciones penales, Intentar consultar documentacin soporte de los hallazgos
remitidos, validar que el sistema permita visualizar el documento.
Como funcionario enlace de la entidad competente para adelantar investigaciones
disciplinarias, intentar consultar documentacin soporte de los hallazgos remitidos, validar
que el sistema permita visualizar el documento.
Como funcionario autorizado para registro organismo de control para para adelantar
investigaciones fiscales, Intentar consultar documentacin soporte de los hallazgos
remitidos, validar que el sistema permita visualizar el documento.
investigaciones penales, Intentar registrar consecutivo de radicacin asignado a los
hallazgos, validar que el sistema permita el ingreso de la informacin en los caracteres
definidos.
investigaciones disciplinarias, registrar consecutivo de radicacin asignado, validar que el
sistema despliegue la informacin esperada.
investigaciones fiscales, intentar registrar consecutivo de radicacin asignado a los
hallazgos, validar que el sistema permita el ingreso de la informacin en los caracteres
definidos.

Observaciones:
Esta funcionalidad implica la interaccin humana del funcionario de enlace, al no haber un
proceso automatizado para la radicacin en la entidad competente. Esta actividad conduce
probablemente a un proceso de negociacin puede resultar complejo a la hora de operar el
modelo de proceso propuesto.
Los hallazgos penales, son tramitados por la FCN, los disciplinarios por la PGN y los fiscales por
la CGR.
Se contemplan traslados de hallazgos fiscales porque es probable que las contraloras
territoriales, conozcan de hallazgos con recursos nacionales que deben ser trasladados hacia la
CGR.
4.4.16 PROCESAR INFORMACIN Y REALIZAR RANKING DE SUJETOS DE
CONTROL
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.16
Usuario:
Agente sistema SCFL

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HISTORIA DE USUARIO

Descripcin:
Como agente sistema SCFL, debo integrar la informacin de la rendicin de cuentas, las
denuncias ciudadanas, observatorio de medios para mantener actualizada matriz de riesgos la
clasificacin de entidades sujetos de control en funcin de los niveles de riesgo.

Cmo probar:
Como agente sistema SCFL, intentar integrar informacin de la rendicin de cuentas en la
matriz de riesgos, validar que la informacin est contenida.
Como agente sistema SCFL, intentar integrar informacin de las denuncias ciudadanas
en la matriz de riesgos, validar que la informacin est contenida.
Como agente sistema SCFL, intentar integrar informacin del observatorio de medios en
la matriz de riesgos, validar que la informacin est contenida.
Como agente sistema SCFL, intentar integrar informacin de la clasificacin de entidades
sujetos de control en la matriz de riesgos, validar que la informacin est contenida.

Observaciones:
La matriz de riesgos es considerada como el principal motor para inteligencia de negocios del
modelo de control fiscal en lnea, independientemente de la solucin tecnolgica es primordial que
este esquema se considere y se generen consensos para estandarizacin mnima entre los
rganos de control.
4.4.17 GENERAR SELECCIN DE ENTIDADES OBJETO DE AUDITORIA IN
SITU
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.17
Usuario:
Agente sistema SCFL

Descripcin:
Como agente sistema SCFL, debo reportar a partir de los cruces de informacin y de los
parmetros definidos por la Direccin de Control Fiscal; las entidades que deben ser objeto de
auditoras in situ y su correspondiente priorizacin.

Cmo probar:
Como agente sistema SCFL, intentar cruzar la informacin de las entidades que deben
ser objeto de auditoras, validar que el sistema reporte la informacin esperada.
Como agente sistema SCFL, intentar priorizar a partir de los cruces de informacin de los
sujetos de control; las entidades que deben tener las primeras visitas.

Observaciones:


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HISTORIA DE USUARIO
Los parmetros que deben ser tenidos en cuenta, deben ser definidos por los organismos de
control cuando se encuentre en operacin el modelo, implica un ejercicio previo de concertacin
entre estas entidades.
4.4.18 INTEGRAR PGA CON EL PNA EN SISTEMA SINACOF
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.18
Usuario:
Agente sistema SCFL
Requerimientos plan de proyecto asociado
<ID del requerimiento funcional asociado al plan
de proyecto>

Descripcin:
Como Agente sistema SCFL, debo remitir al PNA (sistema SINACOF) de la CGR, el PGA de la
vigencia y sus modificaciones.

Cmo probar:
Como Agente sistema SCFL, intentar remitir al PNA de la CGR, el PGA de la vigencia,
validar que se registre el envo en el sistema SINACOF.
Como Agente sistema SCFL, intentar remitir al PNA de la CGR, modificaciones del PGA
de la vigencia, validar que se registre el envo en el sistema SINACOF.

Observaciones:
SINACOF es hoy da una aplicacin tecnolgica por lo que se prev que la integracin del PGA en
el PNA debe ser automatizada; en fase de diseo detallado se requiere la participacin de la CGR
en este aspecto toda vez que en la actualidad los organismos de control la estn suministrando.
4.4.19 ADMINISTRAR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE LAS
AUDITORIAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
4.19
Usuario:
Agente sistema SCFL

Descripcin:
Como Agente sistema SCFL, debo generar reportes y alertas del cumplimiento de los
cronogramas y planes de trabajo de las auditorias programadas en el PGA y archivar

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integralmente el proceso.

Cmo probar:
Como Agente sistema SCFL, intentar generar reportes del proceso auditor, validar que el
sistema presente la informacin esperada.
Como Agente sistema SCFL, intentar generar alertas de cumplimiento de los
cronogramas y planes de trabajo de las auditorias, validar que el sistema presente la
Como Agente sistema SCFL, intentar archivar informacin del proceso, validar que el

Observaciones:
La informacin que se debe archivar, los puntos de medicin y de control para alertas y reportes;
deben ser especificados en la fase de diseo detallado.
FISCAL
A continuacin se presentan las historias de usuario del procesos de
Responsabilidad Fiscal para el sistema de Control Fiscal en Lnea.
4.5.1 EVALUAR, CLASIFICAR SOLICITUDES RECIBIDAS PARA PROCESO
DE RESPONSABILIDAD FISCAL
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
5.1
Usuario:
Director de Responsabilidad Fiscal

Descripcin:
Como Director de Responsabilidad Fiscal, debo consultar las solicitudes de apertura de proceso
remitidas, clasificarlas para indagacin y/o apertura/imputacin, efectuar devolucin de las no
procedentes, definir los parmetros para reparto de procesos entre los abogados sustanciadores
y permitir el reparto de procesos reactivados que se encuentren en estado archivado

Cmo probar:
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar consultar solicitudes de apertura de
proceso, validar que el sistema despliegue las solicitudes remitidas.
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar clasificarlas solicitudes de apertura de
proceso, validar que el sistema despliegue tipologas de inicio de proceso o indagacin
preliminar; validar que el sistema indique los estados de los procesos.
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar devolver solicitudes no procedentes,
validar que el estado de los mismos sea devuelto y que se puedan ingresar motivacin de
la devolucin.


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HISTORIA DE USUARIO
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar generar el reparto de procesos entre
los abogados, validar que el sistema despliegue el listado de abogados, que se les
puedan asignar los procesos y que indiquen que su estado sea asignado.
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar reactivar el reparto de procesos en
estado archivado, validar que el sistema permita esta actividad y que su estado sea
reactivado.

Observaciones:
Los procesos reactivados deben reiniciar en el punto en el que se archivaron.
4.5.2 CONTROLAR CONSOLIDADO DE LOS PROCESOS DE
RESPONSABILIDAD FISCAL
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
5.2
Usuario:

Descripcin:
Como Director de Responsabilidad Fiscal debo generar reportes para el seguimiento de los
procesos e indagaciones preliminares, evaluar el rendimiento de los Abogados sustanciadores y
acceder a las alertas generadas por el sistema sobre el vencimiento de los trminos para la
caducidad de los mismos.

Cmo probar:
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar generar reportes de seguimiento de los
procesos, validar que se despliegue la informacin de acuerdo a la asignacin de los
procesos y que se indique los estados del mismo.
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar evaluar el rendimiento de los procesos,
validar que el sistema permita activar la evaluacin de gestin de los abogados.
Como Director de Responsabilidad Fiscal intentar generar reportes para establecer el
vencimiento de los plazos de los procesos y cumplimiento de tiempos para atender los
recursos y dems solicitudes de los sujetos procesales, validar que se indiquen las fechas
lmite para el vencimiento y caducidad de los procesos.

Observaciones:
numerales 3.6, 4.5, 6.2, 7.2 y 8.4.
Los procesos administrativos sancionatorios caducan a los cinco aos de haberse realizado la
conducta generadora del detrimento.

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4.5.3 REVISAR FALLOS Y REMITIR PROCESOS PARA CONSULTA A
CONTRALOR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
5.3
Usuario:

Descripcin:
Como Director de Responsabilidad Fiscal, debo revisar los expedientes que sean remitidos al
contralor/auditor para consulta, aprobarlos o devolverlos a los abogados.

Cmo probar:
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar consultar los expedientes que sern
remitidos para consulta, validar que el sistema despliegue los expedientes debidamente
clasificados.
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar revisar los expedientes a remitir,
validar que el sistema permita registrar la revisin y aprobacin para remisin.
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar remitir a consultas los procesos
aprobados al contralor/auditor general de la repblica, validar que se pueda remitir el
proceso y que se indique en estado enviado.
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar remitir a consultas los procesos
devueltos a los abogados, validar que no se pueda remitir el proceso al contralor/auditor
general.
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar remitir los procesos devueltos a los
abogados, validar que se pueda remitir el proceso y que se indique en estado enviado.

Observaciones:

Los procesos se remiten a consulta del Contralor/Auditor General, cuando han sido archivos o por
fallo sin responsabilidad o con representacin de abogado de oficio.
4.5.4 GENERAR REPORTES PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL
PARA INFORMES DIRECTIVOS O DE RENDICIN DE CUENTAS A LA
AGR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
5.4
Usuario:


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HISTORIA DE USUARIO

Descripcin:
Como Director de Responsabilidad Fiscal el sistema podr generar reportes de gestin de los
procesos. Se debe garantizar que los reportes sirvan como insumo para la rendicin de la
Contralora hacia la Auditora General de la Repblica.

Cmo probar:
Como Director de Control Fiscal intentar generar reportes de gestin de procesos de
responsabilidad fiscal, validar que el sistema presente los correspondientes reportes.
Como Director de Control Fiscal el sistema intentar generar reportes de los procesos de
responsabilidad fiscal y validar que se presenten bajo los mismos parmetros que se
requieren para la rendicin de la Contralora hacia la Auditora General de la Repblica.

Observaciones:
numerales 3.9, 4.7, 6.3, 7.3 y 8.5.
4.5.5 CONSULTAR EXPEDIENTE REMITIDO DE LOS HALLAZGOS
FISCALES/ DENUNCIAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
5.5
Usuario:
Director de Responsabilidad Fiscal y Abogado Sustanciador RF

Descripcin:
Como Director de Responsabilidad Fiscal/ Abogado Sustanciador RF, una vez aceptado el reparto
a mi cargo; debo consultar en el sistema los procesos asignados y definir si son procesos de
naturaleza verbal u ordinaria.

Cmo probar:
Como Director de Responsabilidad Fiscal/ Abogado Sustanciador RF, intentar activar
consulta de procesos aceptados, validar que el sistema despliegue los procesos
esperados.
Como Director de Responsabilidad Fiscal /Abogado Sustanciador RF; intentar clasificar los
procesos entre los de naturaleza verbal de los de naturaleza ordinaria, validar que el
sistema permita registrar la evaluacin.

Observaciones:
Ha sido sugerencia de GEL integrar el actor Director de Responsabilidad Fiscal, de acuerdo al

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HISTORIA DE USUARIO
modelo propuesto no es necesario que acte en esta historia de acuerdo a los permisos que se
tienen entre los numerales 5.1 a 5.3; para mayor claridad se recomienda evaluar este aspecto en la
fase de diseo detallado.
4.5.6 DOCUMENTAR RESULTADOS DE INDAGACIN PRELIMINAR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
5.6
Usuario:
Director de Responsabilidad Fiscal/Abogado sustanciador RF

Descripcin:
Como Director de Responsabilidad Fiscal/Abogado sustanciador RF a cargo de la indagacin
preliminar, podr registrar y adjuntar documentos soporte de la informacin que permita
relacionar el detrimento, su cuanta, el presunto responsable y dems factores necesarios para la
apertura y en su defecto, para su archivo.

Cmo probar:
Como Abogado sustanciador RF/ intentar registrar factores necesarios para la apertura
del proceso de responsabilidad fiscal, validar que el sistema permita el registro y que
solicite diligenciar los campos obligatorios y valide los caracteres de ingreso de datos.
Como Abogado sustanciador RF, intentar adjuntar documentos para soportar la apertura
del proceso de responsabilidad fiscal, validar que el sistema permita subir y visualizar los
documentos y que valide los formatos y extensiones de los archivos.
Como Abogado sustanciador RF, intentar registrar el archivo de la solicitud de apertura
para proceso de responsabilidad fiscal, validar que el sistema permita el registro y que
Como Abogado sustanciador RF, intentar adjuntar documentos para soportar el archivo

Observaciones:
tienen entre los numerales 5.1 a 5.3; para mayor claridad se recomienda evaluar este aspecto en
la fase de diseo detallado.
Dado que se trata de procesos que involucran la situacin jurdica de las personas, establecer el
uso del certificado digital entre los actores, resultara clave para eliminar el uso del papel fsico.
Se prev que como mnimo para la apertura de los procesos debe tenerse informacin para
reconocer el detrimento, su cuanta, el presunto responsable, entidad afectada y fecha de los
hechos; es posible que el en diseo detallado se perfilen otros temas.
Se debe reconocer en diseo detallado si es obligatorio adjuntar documentos para soportar las
decisiones de apertura y archivo.


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4.5.7 DOCUMENTAR RESULTADOS DE APERTURA DE PROCESO,
GESTIONAR NOTIFICACIONES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
5.7
Usuario:
Director de Responsabilidad Fiscal/ Abogado sustanciador RF

Descripcin:
Como Abogado sustanciador RF/el sistema debo documentar la informacin que permita sealar
la apertura del proceso o su archivo, consultar los datos para notificacin de los presuntos
responsables y sealar el desarrollo de la notificacin de la apertura.

Cmo probar:
Como Abogado sustanciador RF, intentar registrar apertura para proceso de
responsabilidad fiscal, validar que el sistema permita el registro y que solicite diligenciar
los campos obligatorios, valide los caracteres de ingreso de datos y se indique en estado
de apertura.
Como Abogado sustanciador RF, intentar adjuntar documentos para soportar apertura del
proceso de responsabilidad fiscal, validar que el sistema permita subir y visualizar los
Como Abogado sustanciador RF, intentar registrar el archivo de la solicitud de apertura
para proceso de responsabilidad fiscal, validar que el sistema permita el registro y que
Como Abogado sustanciador RF, intentar consultar datos para notificar la apertura o
archivo de proceso de responsabilidad fiscal, validar que el sistema permita la consulta de
la informacin esperada.
Como Abogado sustanciador RF, intentar notificar la apertura o archivo de proceso de
responsabilidad fiscal a sujeto que haya aceptado notificaciones electrnicas, validar que
se ejecute la actividad y que solicite diligenciar los campos obligatorios y valide los
caracteres de ingreso de datos.
Como Abogado sustanciador RF, intentar notificar la apertura o archivo de proceso de
responsabilidad fiscal a sujeto que no haya aceptado notificaciones electrnicas, validar
que no se ejecute la actividad.
Como Abogado sustanciador RF, intentar registrar resultado de notificaciones
presenciales sobre la apertura o archivo de proceso de responsabilidad fiscal, validar que
se ejecute la actividad y que solicite diligenciar los campos obligatorios y valide los

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HISTORIA DE USUARIO
Como Abogado sustanciador RF, intentar registrar resultado de comunicaciones para
citacin de la audiencia de apertura de proceso de responsabilidad fiscal al sujeto
procesal, validar que se ejecute la actividad y que solicite diligenciar los campos
obligatorios y valide los caracteres de ingreso de datos.

Observaciones:
Las aperturas de proceso de responsabilidad fiscal de naturaleza verbal son las nicas que se
comunican, las de naturaleza ordinaria si requieren de notificacin personal o electrnica. En la
audiencia de apertura tambin se realiza la imputacin de cargos de ser el caso.
4.5.8 SELECCIONAR RECURSOS PARA AUDIENCIAS VERBALES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
5.8
Usuario:
Director de Responsabilidad Fiscal/ Abogado sustanciador RF

Descripcin:
Como Director de Responsabilidad Fiscal/ Abogado sustanciador RF debo programar los recursos
necesarios para las audiencias de apertura/imputacin de cargos en los procesos verbales.

Cmo probar:
Como Director de Responsabilidad Fiscal / Abogado sustanciador RF, intentar consultar
recursos disponibles las audiencias de apertura en los procesos verbales, validar que el
sistema despliegue los recursos disponibles.
Como Director de Responsabilidad Fiscal /Abogado sustanciador RF intentar programar
los recursos necesarios para las audiencias de apertura, validar que el sistema
despliegue los recursos disponibles.
Como Director de Responsabilidad Fiscal/ Abogado sustanciador RF, intentar consultar
recursos disponibles las audiencias de imputacin de cargos en los procesos verbales,
validar que el sistema despliegue los recursos disponibles.
Como Director de Responsabilidad Fiscal/ Abogado sustanciador RF intentar programar
los recursos necesarios para las audiencias de imputacin de cargos, validar que el
sistema despliegue los recursos disponibles.

Observaciones:


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HISTORIA DE USUARIO
Esta historia solo es aplicable para procesos de naturaleza verbal, en fase detallada determinar si
los recursos audiovisuales van a ser compartidos entre los organismos de control o no.

4.5.9 DOCUMENTAR RESULTADOS Y NOTIFICACIN DE IMPUTACIN DE
CARGOS O ARCHIVO DEL PROCESO
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
5.9
Usuario:
Director de Responsabilidad Fiscal / Abogado sustanciador RF

Descripcin:
Como Director de Responsabilidad Fiscal / Abogado sustanciador RF, debo registrar y anexar
documentos soporte a la imputacin de cargos o archivo del proceso. Consultar los datos para
notificacin de los presuntos responsables o apoderados y sealar el desarrollo de la notificacin
de la imputacin o archivo.

Cmo probar:
Como Director de Responsabilidad Fiscal /Abogado sustanciador RF, intentar registrar
imputacin de cargos para proceso de responsabilidad fiscal, validar que el sistema
permita el registro y que solicite diligenciar los campos obligatorios, valide los caracteres
de ingreso de datos y se indique en estado de apertura.
Como Abogado sustanciador RF, intentar adjuntar documentos para soportar imputacin
de cargos del proceso de responsabilidad fiscal, validar que el sistema permita subir y
visualizar los documentos y que valide los formatos y extensiones de los archivos.
Como Abogado sustanciador RF, intentar registrar el archivo del proceso de
responsabilidad fiscal, validar que el sistema permita el registro y que solicite diligenciar
los campos obligatorios y valide los caracteres de ingreso de datos.
Como Abogado sustanciador RF, intentar consultar datos para notificar la imputacin de
cargos o el archivo de proceso de responsabilidad fiscal, validar que el sistema permita la
consulta de la informacin esperada.
Como Abogado sustanciador RF, intentar notificar la imputacin de cargos o archivo de
proceso de responsabilidad fiscal a sujeto que haya aceptado notificaciones electrnicas,
validar que se ejecute la actividad y que solicite diligenciar los campos obligatorios y
valide los caracteres de ingreso de datos.
Como Abogado sustanciador RF, intentar notificar la imputacin de cargos o archivo de

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HISTORIA DE USUARIO
proceso de responsabilidad fiscal a sujeto que no haya aceptado notificaciones
electrnicas, validar que no se ejecute la actividad.
presenciales sobre la imputacin o archivo de proceso de responsabilidad fiscal, validar
que se ejecute la actividad y que solicite diligenciar los campos obligatorios y valide los

Observaciones:
La imputacin de cargos se realiza en la misma audiencia de apertura para los procesos de
naturaleza verbal.
4.5.10 DOCUMENTAR RESULTADOS FALLO
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
5.10
Usuario:
Abogado sustanciador RF

Descripcin:
Como Abogado sustanciador RF, podr registrar y anexar documentos soporte del fallo definitivo
del proceso, remitirlo a Director de Responsabilidad fiscal, establecer estados de las consultas al
Contralor/Auditor, reconocer los datos para notificacin de los presuntos responsables o
apoderados y sealar el desarrollo de la notificacin.

Cmo probar:
Como Abogado sustanciador RF, intentar registrar el fallo definitivo del proceso, validar
que el sistema permita el registro y que solicite diligenciar los campos obligatorios y valide
los caracteres de ingreso de datos.
Como Abogado sustanciador RF, intentar adjuntar documentos para soportar el fallo del
proceso de responsabilidad fiscal, validar que el sistema permita subir y visualizar los
Como Abogado sustanciador RF, intentar remitir el fallo definitivo del proceso al Director
de Responsabilidad Fiscal, validar que el sistema permita la remisin y que su estado
indique que est en aprobacin.
Como Abogado sustanciador RF, intentar consultar datos para notificar fallo del proceso
de responsabilidad fiscal, validar que el sistema permita la consulta de la informacin
esperada.
Como Abogado sustanciador RF, intentar notificar fallo del proceso de responsabilidad
fiscal a sujeto que haya aceptado notificaciones electrnicas, validar que se ejecute la
actividad y que solicite diligenciar los campos obligatorios y valide los caracteres de
ingreso de datos.


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HISTORIA DE USUARIO
Como Abogado sustanciador RF, intentar notificar fallo del proceso de responsabilidad
fiscal a sujeto que no haya aceptado notificaciones electrnicas, validar que no se
ejecute la actividad.
presenciales del fallo del proceso de responsabilidad fiscal, validar que se ejecute la
actividad y que solicite diligenciar los campos obligatorios y valide los caracteres de
ingreso de datos.
Como Abogado sustanciador RF, intentar registrar resultado de comunicaciones para
citacin de la audiencia de apertura de proceso de responsabilidad fiscal al sujeto
procesal, validar que se ejecute la actividad y que solicite diligenciar los campos

Observaciones:

En este caso no se realiz la integracin sugerida por GEL del actor Director de Responsabilidad
Fiscal dada la caracterizacin de la historia de usuario 5.6.
Las comunicaciones aplican para los procesos de naturaleza verbal, los ordinarios deben surtir las
notificaciones presenciales o electrnicas.
4.5.11 REVISAR FALLOS, EMITIR CONCEPTO DE CONSULTAS
APROBADAS, REMISIN DE REGISTROS DE OTROS ORGANOS DE
CONTROL
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
5.11
Usuario:
Director de Responsabilidad Fiscal/Contralor/Auditor General

Descripcin:
Como Director de Responsabilidad Fiscal/ Contralor/Auditor, podr consultar los fallos de los
Abogados sustanciadores, generar resoluciones decisorias para aquellos que tuvieron apoderado
de oficio, archivados o con fallo sin responsabilidad fiscal.
En caso de fallos con responsabilidad fiscal, se deben activar las remisiones hacia SIBOR de la
CGR y SIRI de la PGN.

Cmo probar:
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar consultar los fallos de los Abogados
sustanciadores, validar que el sistema retorne los registros esperados.
Como Director de Responsabilidad Fiscal, intentar aprobar o devolver fallos a los
abogados, validar que el sistema permita la accin e indique el correspondiente estado en
el sistema.
Como Contralor/Auditor General, intentar proyectar resoluciones decisorias para aquellos
que tuvieron apoderado de oficio, archivados o con fallo sin responsabilidad fiscal, validar

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HISTORIA DE USUARIO
que el sistema permita generar las resoluciones.
Como Contralor/Auditor General, intentar proyectar resoluciones decisorias para aquellos
procesos que fueron devueltos, validar que el sistema no permita generar las
resoluciones.
Como Contralor/Auditor General, intentar remitir los fallos con responsabilidad fiscal y
solicitudes de inscripcin hacia SIBOR, validar que el sistema permita la remisin de la
solicitud de inscripcin a la CGR.
Como Contralor/Auditor General, intentar remitir los fallos con responsabilidad fiscal y
solicitudes de inscripcin hacia SIRI, validar que el sistema permita la remisin de la
solicitud de inscripcin a la PGN.

Observaciones:
El nivel de integracin diseado parte de la necesidad de la interaccin de un funcionario en la
PGN y CGR para gestionar las inscripciones en SIRI y SIBOR.
4.5.12 ALMACENAR AUDIOS Y VIDEOS DE LAS AUDICIONES DE LOS
PROCESO VERBALES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
5.12
Usuario:
Agente sistema SCFL

Descripcin:
Como Agente sistema SCFL, debo administrar los recursos audiovisuales para el desarrollo de
procesos verbales, archivar y custodiar la informacin generada.

Cmo probar:
Como Agente sistema SCFL, intentar administrar los recursos audiovisuales, validar que
esta actividad se permita en el sistema.
Como Agente sistema SCFL, intentar archivar informacin de las audiencias verbales,
validar que el sistema archive los audiovisuales.

Observaciones:
Durante el diseo detallado y la operacin del servicio debe determinarse si los recursos son
compartidos entre los rganos de control.
DE RESPONSABILIDAD FISCAL


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HISTORIA DE USUARIO
NHU:
5.13
Usuario:
Agente sistema SCFL

Descripcin:
Como agente del sistema SCFL, debo generar reportes y alertas del cumplimiento de los
cronogramas y planes de trabajo de los procesos, archivar integralmente el proceso, administrar
tiempos de los hallazgos, aperturas, pruebas, recursos y generar alertas para definir prioridades
para la evacuacin de procesos y archivar informacin y documentacin del proceso

Cmo probar:
Como Agente sistema SCFL, intentar generar reportes del proceso de responsabilidad
fiscal, validar que el sistema presente la informacin esperada.
Como Agente sistema SCFL, intentar generar alertas de vencimiento de los procesos y
aplicacin de caducidad a los hallazgos, validar que el sistema presente la informacin
esperada.
Como Agente sistema SCFL, intentar generar alertas de vencimiento de solicitudes de
pruebas y recursos, validar que el sistema presente la informacin esperada.
Como Agente sistema SCFL, intentar priorizar los proceso, validar que el sistema

Observaciones:
4.6 HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO ADMINISTRATIVO
SANCIONATORIO
A continuacin se presentan las historias de usuario del proceso administrativo
sancionatorio para el sistema Control Fiscal en Lnea.
4.6.1 EVALUAR Y CLASIFICAR EXPEDIENTE
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
6.1
Usuario:
Secretario General/Delegado del Despacho del Contralor o del Auditor
General

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HISTORIA DE USUARIO

Descripcin:
Como Secretario General/Delegado del Despacho del Contralor o del Auditor; debo consultar las
solicitudes de apertura de procesos sancionatorios y generar devoluciones de las no
procedentes. Tambin debo definir los parmetros para reparto de procesos entre los
profesionales. El sistema debe permitir el reparto de procesos reactivados que se encuentren en
estado archivado

Cmo probar:
Como Secretario General/Delegado del Despacho del Contralor o del Auditor General,
intentar consultar solicitudes de apertura de proceso, validar que el sistema despliegue
las solicitudes remitidas.
intentar devolver solicitudes no procedentes, validar que el estado de los mismos sea
devuelto y que se puedan ingresar motivacin de la devolucin.
intentar generar el reparto de procesos entre los abogados, validar que el sistema
despliegue el listado de abogados, que se les puedan asignar los procesos y que
indiquen que su estado sea asignado.
intentar reactivar el reparto de procesos en estado archivado, validar que el sistema
permita esta actividad y que su estado sea reactivado.

Observaciones:

4.6.2 CONTROLAR EL CONSOLIDADO DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
6.2
Usuario:
General
Como Secretario General/Delegado del Despacho del Contralor o del Auditor General; debo
generar reportes para el seguimiento de los procesos sancionatorios, evaluar el rendimiento de
los abogados sustanciadores y acceder a las alertas generadas por el sistema para conocer los
trminos del proceso

Cmo probar:
intentar generar reportes de seguimiento de los procesos, validar que se despliegue la


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HISTORIA DE USUARIO
informacin de acuerdo a la asignacin de los procesos y que se indique los estados del
mismo.
intentar evaluar el rendimiento de los procesos, validar que el sistema permita activar la
evaluacin de gestin de los abogados.
intentar generar reportes para establecer el vencimiento de los plazos de los procesos y
cumplimiento de tiempos para atender los recursos y dems solicitudes de los sujetos
procesales, validar que se indiquen las fechas lmite para el vencimiento y caducidad de
los procesos.

Observaciones:
numerales 3.6, 4.5, 5.2, 7.2 y 8.4.
Los procesos administrativos sancionatorios caducan a los tres aos de haberse realizado la
conducta objeto de sancin.
4.6.3 GENERAR REPORTES PROCESOS SANCIONATORIOS PARA
INFORMES DIRECTIVOS O DE RENDICIN DE CUENTA A LA AGR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
6.3
Usuario:
General

Descripcin:
Como Secretario General/Delegado del Despacho del Contralor o del Auditor General; podr
generar reportes de gestin de los procesos. Se debe garantizar que los reportes sirvan como
insumo para la rendicin de la Contralora hacia la Auditora General de la Repblica.

Cmo probar:
Como Secretario General/Delegado del Despacho del Contralor o del Auditor, intentar
generar reportes de gestin de procesos administrativos sancionatorios, validar que el
sistema presente los correspondientes reportes.
Como Secretario General/Delegado del Despacho del Contralor o del Auditor, intentar
generar reportes de los procesos administrativos sancionatorios y validar que se
presenten bajo los mismos parmetros que se requieren para la rendicin de la
Contralora hacia la Auditora General de la Repblica.

Observaciones:

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HISTORIA DE USUARIO
numerales 3.9, 4.7, 5.4, 7.3 y 8.5.
4.6.4 DOCUMENTAR RESULTADOS DE APERTURA DE PROCESO,
GESTIONAR NOTIFICACIONES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
6.4
Usuario:
Abogado sustanciador sancionatorio

Descripcin:
Como abogado sustanciador sancionatorio, debo registrar y anexar documentos en el sistema
que permita sealar la apertura o archivo del proceso y notificar la apertura al presunto
sancionado

Cmo probar:
Como Abogado Sustanciador sancionatorio, intentar activar consulta de procesos
aceptados, validar que el sistema despliegue los procesos esperados.
Como Abogado Sustanciador sancionatorio, intentar registrar apertura para proceso
administrativo sancionatorio, validar que el sistema permita el registro y que solicite
diligenciar los campos obligatorios, valide los caracteres de ingreso de datos y se indique
en estado de apertura.
Como Abogado Sustanciador sancionatorio, intentar adjuntar documentos para soportar
apertura del proceso administrativo sancionatorio, validar que el sistema permita subir y
Como Abogado Sustanciador sancionatorio, intentar registrar el archivo de la solicitud de
apertura para proceso administrativo sancionatorio, validar que el sistema permita el
registro y que solicite diligenciar los campos obligatorios y valide los caracteres de ingreso
de datos.
Como Abogado Sustanciador sancionatorio, intentar adjuntar documentos para soportar
el archivo del proceso administrativo sancionatorio, validar que el sistema permita subir y
Como Abogado Sustanciador sancionatorio, intentar consultar datos para notificar la
apertura o archivo de proceso administrativo sancionatorio, validar que el sistema permita
la consulta de la informacin esperada.
Como Abogado Sustanciador sancionatorio, intentar notificar la apertura o archivo de
proceso administrativo sancionatorio a sujeto que haya aceptado notificaciones
electrnicas, validar que se ejecute la actividad y que solicite diligenciar los campos
Como Abogado Sustanciador sancionatorio, intentar notificar la apertura o archivo de
proceso administrativo sancionatorio a sujeto que no haya aceptado notificaciones
Como Abogado Sustanciador sancionatorio, intentar registrar resultado de notificaciones
presenciales sobre la apertura o archivo de proceso administrativo sancionatorio, validar


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HISTORIA DE USUARIO

Observaciones:

En la fase de diseo detallado se debern especificar las extensiones y formatos de documentos
as como las caractersticas de los campos para el registro de informacin.

4.6.5 PROYECTAR RESOLUCIN CON O SIN SANCIN. REMITIR PARA
APROBACIN DEL CONTRALOR/AUDITOR O DIRECTIVO A CARGO
DEL PROCESO
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
6.5
Usuario:
Abogado sustanciador sancionatorio

Descripcin:
Como Abogado sustanciador sancionatorio, podr registrar y anexar documentos para soportar
decisin contenida en la Resolucin decisoria del proceso y remitirla al Contralor/Auditor.
Consultar aprobacin de las proyecciones de resoluciones, realizar ajustes y notificar los
presuntos responsables o apoderados

Cmo probar:
Como Abogado sustanciador sancionatorio, intentar registrar Resolucin decisoria del
proceso, validar que el sistema permita el registro y que solicite diligenciar los campos
Como Abogado sustanciador sancionatorio, intentar adjuntar documentos para soportar
Resolucin decisoria del proceso, validar que el sistema permita subir y visualizar los
Como Abogado sustanciador sancionatorio, intentar remitir Resolucin decisoria del
proceso Contralor/Auditor, validar que el sistema permita la remisin y que su estado
indique que est en aprobacin.
Como Abogado sustanciador sancionatorio, intentar realizar ajustes a la Resolucin
decisoria del proceso solicitadas por el Contralor/Auditor, validar que el sistema permita
realizar los ajustes, reenviar el registro y que su estado indique que est corregido.
Como Abogado sustanciador sancionatorio, intentar consultar datos para notificar fallo del
proceso administrativo sancionatorio, validar que el sistema permita la consulta de la

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HISTORIA DE USUARIO
Como Abogado sustanciador sancionatorio, intentar notificar fallo del administrativo
sancionatorio a sujeto que haya aceptado notificaciones electrnicas, validar que se
ejecute la actividad y que solicite diligenciar los campos obligatorios y valide los caracteres
de ingreso de datos.
Como Abogado sustanciador sancionatorio, intentar notificar fallo del proceso de
responsabilidad administrativo sancionatorio a sujeto que no haya aceptado notificaciones
Como Abogado sustanciador sancionatorio, intentar registrar resultado de notificaciones
presenciales la Resolucin decisoria del proceso, validar que se ejecute la actividad y que

Observaciones:
En fase detallada del proyecto especificar extensin y formado de documentos as como la validez
de caracteres en los campos de texto y su obligacin de ingreso de informacin.
4.6.6 REVISAR Y FIRMAR RESOLUCIN DECISORIA DEL PROCESO
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
6.6
Usuario:
Contralor/Auditor General

Descripcin:
Como Contralor/Auditor General debo consultar la proyeccin de Resolucin decisoria del
proceso, aprobarla o solicitar aclaraciones a funcionario responsable del proceso.

Cmo probar:
Como Contralor/Auditor General, intentar consultar los fallos de los Abogados
sustanciadores, validar que el sistema retorne los registros esperados.
Como Contralor/Auditor, intentar aprobar o devolver las Resoluciones decisoras, validar
que el sistema permita la accin e indique el correspondiente estado en el sistema.
Como Contralor/Auditor General, intentar solicitar ajustes a resoluciones decisorias hacia
los abogados, validar que el sistema permita generar las solicitudes e indique que fueron
rechazadas
Como Contralor/Auditor General, intentar remitir aprobacin de las resoluciones
decisorias hacia los abogados, validar que el sistema permita generar las remisiones e
indiquen que estn aprobadas.

Observaciones:

Por solicitud de GEL se remite la resolucin a consideracin del Contralor/auditor y no del
funcionario encargado de esto procesos.


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ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
6.7
Usuario:
Agente sistema SCFL

Descripcin:
Como Agente sistema SCFL, debo generar reportes y alertas del cumplimiento de las actividades
del proceso, archivar integralmente el proceso, administrar tiempos de las aperturas, pruebas,
recursos y generar alertas para definir prioridades para la evacuacin de procesos.

Cmo probar:
Como Agente sistema SCFL, intentar generar reportes del proceso administrativo
sancionatorio, validar que el sistema presente la informacin esperada.
aplicacin de caducidad a las conductas, validar que el sistema presente la informacin
esperada.

Observaciones:
4.7 HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO DE JURISDICCIN
COACTIVA
A continuacin se presentan las historias de usuario del proceso de Jurisdiccin
Coactiva para el sistemas de Jurisdiccin Coactiva.
4.7.1 EVALUAR, CLASIFICAR Y DISTRIBUIR SOLICITUDES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
7.1
Usuario:
Director de Jurisdiccin Coactiva,

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HISTORIA DE USUARIO

Descripcin:
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, debo consultar las solicitudes de apertura de proceso
remitidas y generar devoluciones de las no procedentes. Tambin, definir los parmetros para
reparto de procesos entre los abogados sustanciadores, permitir el reparto de procesos
reactivados que se encuentren en estado archivado

Cmo probar:
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, intentar consultar solicitudes de apertura de
proceso, validar que el sistema despliegue las solicitudes remitidas.
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, intentar devolver solicitudes no procedentes,
validar que el estado de los mismos sea devuelto y que se puedan ingresar motivacin
de la devolucin.
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, intentar generar el reparto de procesos entre los
abogados, validar que el sistema despliegue el listado de abogados, que se les puedan
asignar los procesos y que indiquen que su estado sea asignado.
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, intentar reactivar el reparto de procesos en
estado archivado, validar que el sistema permita esta actividad y que su estado sea
reactivado.

Observaciones:
4.7.2 CONTROLAR EL CONSOLIDADO DE LOS PROCESOS DE COBRO
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
7.2
Usuario:
Director de Jurisdiccin Coactiva,

Descripcin:
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, debo generar reportes para el seguimiento de los
procesos de cobro, evaluar el rendimiento de los abogados sustanciadores y acceder a las alertas
generadas por el sistema sobre el vencimiento de los trminos de ley.

Cmo probar:
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, intentar generar reportes de seguimiento de los
procesos, validar que se despliegue la informacin de acuerdo a la asignacin de los
procesos y que se indique los estados del mismo.
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, intentar evaluar el rendimiento de los procesos,
validar que el sistema permita activar la evaluacin de gestin de los abogados.
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, intentar generar reportes para establecer el
vencimiento de los plazos de los procesos y cumplimiento de tiempos para atender los


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HISTORIA DE USUARIO
recursos y dems solicitudes de los sujetos procesales, validar que se indiquen las fechas
lmite para el vencimiento y prescripcin de los procesos.

Observaciones:
numerales 3.6, 4.5, 5.2, 6.2 y 8.4.
Los procesos de jurisdiccin coactiva prescriben a los cinco aos de haberse realizado la conducta
objeto de sancin.

4.7.3 GENERAR REPORTES DEL PROCESO DE JURISDICCIN COACTIVA
AGR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
7.3
Usuario:
Director de Jurisdiccin coactiva

Descripcin:
Como Director de Jurisdiccin coactiva, podr generar reportes de gestin de los procesos. Se
debe garantizar que los reportes sirvan como insumo para la rendicin de la Contralora hacia la
Auditora General de la Repblica.

Cmo probar:
Como Director de Jurisdiccin coactiva, intentar generar reportes de gestin de procesos
coactivos, validar que el sistema presente los correspondientes reportes.
Director de Jurisdiccin coactiva el sistema intentar generar reportes de los procesos
coactivos y validar que se presenten bajo los mismos parmetros que se requieren para
la rendicin de la Contralora hacia la Auditora General de la Repblica.

Observaciones:
numerales 3.9, 4.7, 5.4, 6.3 y 8.5.

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4.7.4 CONSULTAR Y APROBAR ACUERDOS DE PAGO
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
7.4
Usuario:
Director de Jurisdiccin Coactiva.

Descripcin:
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, debo consultar y aprobar los acuerdos de pago
generados con los sujetos procesales.

Cmo probar:
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, intentar consultar los acuerdos de pago, validar
que el sistema despliegue la informacin esperada.
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, intentar aprobar los acuerdos de pago, validar
que el sistema permita la accin y que registre el acuerdo en estado aprobado.
Como Director de Jurisdiccin Coactiva, intentar rechazar los acuerdos de pago, validar
que el sistema permita la accin y que registre el acuerdo en estado rechazado.

Observaciones:
En la fase de diseo detallado se puede establecer si esta actividad puede obviarse dentro del
flujo propuesto y que los acuerdos queden aprobados solamente por los abogados responsables
del proceso.
4.7.5 REVISAR TTULOS EJECUTIVOS Y PROCEDENCIA DEL COBRO.
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
7.5
Usuario:
Abogado Sustanciador coactiva

Descripcin:
Como Abogado Sustanciador coactivo, debo consultar en el sistema los ttulos ejecutivos
remitidos para los procesos previamente aceptados. Debo definir si la viabilidad de apertura, si
se archiva el proceso y adjuntar documentacin soporte.

Cmo probar:
Como Abogado Sustanciador coactiva, intentar activar consulta de procesos aceptados,
validar que el sistema despliegue los procesos esperados.
Como Abogado Sustanciador coactivo, intentar registrar viabilidad para apertura para
proceso coactivo, validar que el sistema permita el registro y que solicite diligenciar los
campos obligatorios, valide los caracteres de ingreso de datos y se indique en estado de


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HISTORIA DE USUARIO
viable para apertura.
Como Abogado Sustanciador coactivo, intentar adjuntar documentos para soportar
apertura del proceso coactivo, validar que el sistema permita subir y visualizar los
Como Abogado Sustanciador coactivo, intentar registrar el archivo de la solicitud de
apertura para proceso coactiva, validar que el sistema permita el registro y que solicite
diligenciar los campos obligatorios y valide los caracteres de ingreso de datos.
Como Abogado Sustanciador coactivo, intentar adjuntar documentos para soportar el
archivo del proceso coactivo, validar que el sistema permita subir y visualizar los

Observaciones:
En la fase de diseo detallado se debern especificar las extensiones y formatos de documentos
as como las caractersticas de los campos para el registro de informacin.
4.7.6 REALIZAR COBRO PERSUASIVO Y DEFINIR APERTURA DE
PROCESO
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
7.6
Usuario:
Abogado sustanciador coactiva

Descripcin:
Como Abogado sustanciador coactivo, debo registrar y anexar informacin del cobro persuasivo,
establecer si hubo acuerdo de pago o si se direcciona a la apertura, consultar los datos para
notificacin y comunicacin de los sujetos procesales y comunicar cobro o notificar la apertura.

Cmo probar:
Como Abogado Sustanciador coactiva, intentar activar consulta de procesos con
viabilidad de apertura, validar que el sistema despliegue los procesos esperados.
Como Abogado Sustanciador coactivo, intentar registrar proceso de cobro persuasivo,
validar que el sistema permita el registro y que solicite diligenciar los campos obligatorios,
valide los caracteres de ingreso de datos y se indique en estado de persuasivo.
Como Abogado Sustanciador coactiva, intentar adjuntar documentos para soportar la
realizacin del cobro persuasivo, validar que el sistema permita subir y visualizar los
Como Abogado sustanciador coactiva, intentar consultar datos para comunicar el cobro
persuasivo al sujeto procesal o apoderado, validar que el sistema permita la consulta de
la informacin esperada.
Como Abogado sustanciador coactiva, intentar registrar acuerdo de pago durante cobro

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HISTORIA DE USUARIO
persuasivo, validar que el sistema permita el registro y que solicite diligenciar los campos
obligatorios, valide los caracteres de ingreso de datos y se indique en estado de
persuasivo.
Como Abogado Sustanciador coactiva, intentar activar consulta de procesos sin acuerdo
de pago en fase de cobro persuasivo, validar que el sistema despliegue los procesos
esperados.
Como Abogado Sustanciador coactivo, intentar registrar apertura para proceso coactivo,
valide los caracteres de ingreso de datos y se indique en estado de apertura.
apertura del proceso coactivo, validar que el sistema permita subir y visualizar los
Como Abogado Sustanciador coactivo, intentar registrar el archivo de la solicitud de
apertura para proceso coactivo, validar que el sistema permita el registro y que solicite
diligenciar los campos obligatorios y valide los caracteres de ingreso de datos.
Como Abogado Sustanciador coactivo, intentar adjuntar documentos para soportar el
archivo del proceso coactivo, validar que el sistema permita subir y visualizar los
Como Abogado Sustanciador coactivo, intentar consultar datos para notificar la apertura o
archivo de proceso coactivo, validar que el sistema permita la consulta de la informacin
esperada.
Como Abogado Sustanciador coactivo, intentar notificar la apertura o archivo de proceso
administrativo coactivo a sujeto o apoderado que haya aceptado notificaciones
electrnicas, validar que se ejecute la actividad y que solicite diligenciar los campos
Como Abogado Sustanciador coactivo, intentar notificar la apertura o archivo de proceso
coactivo, a sujeto o apoderado que no haya aceptado notificaciones electrnicas, validar
que no se ejecute la actividad.
Como Abogado Sustanciador sancionatorio, intentar registrar resultado de notificaciones
presenciales sobre la apertura o archivo de proceso administrativo san coactiva, validar

Observaciones:
El proceso de cobro persuasivo es previo a la apertura de la jurisdiccin coactiva.
En fase detallada del proyecto especificar extensin y formado de documentos as como la
validez de caracteres en los campos de texto y su obligacin de ingreso de informacin.
4.7.7 NOMBRAR SECUESTRE PARA BIENES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
7.7
Usuario:
Abogado sustanciador/ Director de Jurisdiccin coactiva


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HISTORIA DE USUARIO
Descripcin:
Como Abogado sustanciador/Director de Jurisdiccin coactiva, podr seleccionar el secuestre
para los procesos que se tengan a mi cargo y generarle acceso al mismo
.

Cmo probar:
Como Abogado Sustanciador coactiva/Director de Jurisdiccin coactiva, intentar activar
consulta de procesos aperturados, en los que no haya acuerdo de pago o existan
incumplimientos, validar que el sistema despliegue los procesos esperados.
Como Abogado Sustanciador coactiva, intentar registrar secuestre, validar que el sistema
permita el registro y que solicite diligenciar los campos obligatorios, valide los caracteres
de ingreso de datos y se indique en estado de persuasivo.
Como Abogado Sustanciador coactiva, activar autorizacin de ingreso de actor secuestre,
validar que el sistema permita registrar esta accin.

Observaciones:
Los secuestres actan como administradores de los bienes y rentas a los que se les dict
medidas cautelares siempre y cuando no haya acuerdo de pago con sujeto procesal o apoderado
o se presente incumplimiento de los mismos.
En fase de diseo detallado especificar si la activacin de ingreso la hace el abogado o el
administrador local de la plataforma y los datos de campo vlidos y obligatorios para registro de
secuestres.
4.7.8 DOCUMENTAR PROCESOS DE REMATE
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
7.8
Usuario:

Descripcin:
Como Abogado sustanciador coactiva, debo registrar y adjuntar documentos sobre el desarrollo
de los remates que se generen con los bienes de los sujetos procesales a mi cargo.

Cmo probar:
Como Abogado Sustanciador coactiva, intentar consultar procesos y establecer si deben
tener remates, validar que el sistema despliegue los procesos esperados.
Como Abogado Sustanciador coactiva, intentar registrar proceso de remate, validar que el
sistema permita el registro y que solicite diligenciar los campos obligatorios, valide los
caracteres de ingreso de datos y se indique en estado de persuasivo.
Como Abogado Sustanciador coactiva, intentar adjuntar documentos para soportar la
realizacin de los remates, validar que el sistema permita subir y visualizar los


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HISTORIA DE USUARIO

Observaciones:
Los remates son procesos de orden judicial con un grado alto de complejidad en materia procesal,
por ende, no se establece que el sistema como tal soporte este proceso sino que simplemente se
solicite el registro del desarrollo del mismo. Las definiciones de campos y su obligatoriedad deben
ser especificadas en fase de diseo detallado.
4.7.9 REALIZAR SEGUIMIENTOS DE PAGOS EN EL SISTEMA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
7.9
Usuario:

Descripcin:
Como Abogado sustanciador coactiva, debo consultar el estado de cumplimiento de los acuerdos
de pago por los sujetos de control, acceder a las alertas de incumplimiento y remitir solicitudes
para pago o activar secuestro o embargo de los bienes.

Cmo probar:
Como Abogado sustanciador coactivo, intentar consultar el estado de cumplimiento de los
acuerdos de pago de los procesos a mi cargo, validar que el sistema reporte la
Como Abogado sustanciador coactivo, intentar acceder a las alertas de incumplimiento de
los acuerdos de pago de los procesos a mi cargo, validar que el sistema reporte la
Como Abogado sustanciador coactivo, intentar registrar solicitudes de aclaracin de
informacin o de cumplimiento de pagos a sujetos procesales/apoderados o secuestres,
valide los caracteres de ingreso de datos.
Como Abogado sustanciador coactiva, intentar registrar el estado de secuestro o
embargo de bienes y rentas de los procesos a mi cargo, validar que el sistema registre el
estado esperado
Como Abogado sustanciador coactivo, intentar solicitar certificaciones de pago de
procesos, validar que el sistema registre la remisin de la solicitud y que solicite
diligenciar los campos obligatorios, valide los caracteres de ingreso de datos.

Observaciones:
Los embargos y secuestros de los bienes no pueden ser soportados totalmente en el proceso
requieren de agentes de la rama judicial.
En las historias de usuario de la tabla 9 se indica que las validaciones de pago deben efectuarse
consultando directamente a entidades bancarias para saber si realmente se hicieron o no los
depsitos del dinero.
Estas historias deben estar antecedidas por la fijacin de medidas cautelares de bienes y rentas,
funcionalidades que han sido sealadas como adicionales a la arquitectura de la solucin.


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HISTORIA DE USUARIO
Las certificaciones de pago solo de piden cuando se termina de pagar totalmente el proceso y se
deben remitir a la entidad sujeto de control.
4.7.10 REVISAR ASIGNACIONES DE BIENES Y REMITIR INFORMACIN DE
PAGOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
7.10
Usuario:
Secuestre

Descripcin:
Como auxiliar de justicia Secuestre- debo revisar listado de asignacin de bienes de los
procesos, aceptar bienes designados y documentar avances de la administracin de los pagos y
consignaciones en cuentas bancarias de entidad donde se present el detrimento.

Cmo probar:
Como Secuestre intentar consultar de asignacin de bienes de los procesos, validar que
el sistema retorno la informacin esperada.
Como Secuestre intentar aceptar o rechazar asignacin de bienes de los procesos,
validar que el sistema registre la accin y que la solicitud se encuentre en estado
aprobado o rechazado.
Como Abogado Sustanciador coactiva, intentar registrar avances de pagos de los
procesos coactivos, validar que el sistema permita el registro y que solicite diligenciar los
campos obligatorios y valide los caracteres de ingreso de datos.
avances de pagos proceso coactivo, validar que el sistema permita subir y visualizar los

Observaciones:
En las historias de usuario de la tabla 9 se indica que las validaciones de pago deben efectuarse
consultando directamente a entidades bancarias para saber si realmente se hicieron o no los
depsitos del dinero, sin embargo esta actividad es necesaria independientemente de la
existencia de dicha tarea.

4.7.11 REMITIR CERTIFICACIONES DE PAGO E NFORMACIN SOLICITADA
HISTORIA DE USUARIO

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HISTORIA DE USUARIO
NHU:
7.11
Usuario:
Funcionario autorizado por Representante Legal entidad sujeto de control

Descripcin:
Como funcionario autorizado por Representante Legal de la entidad sujeto de control, debo
atender solicitudes de informacin y de certificaciones de pago que los abogados soliciten cuando
se haya pagado el detrimento totalmente por el sujeto procesal.

Cmo probar:
Como funcionario autorizado por Representante Legal entidad sujeto de control,
consultar solicitudes de informacin y de certificacin de pagos validar que el sistema
despliegue listado de solicitudes pendientes.
Como funcionario autorizado por Representante Legal de la entidad sujeto de control,
debo atender solicitudes de informacin, validar que el sistema permita el registro y que
solicite diligenciar los campos obligatorios y valide los caracteres de ingreso de datos y
que estn el estado de atendidas.
debo atender solicitudes de certificacin de pagos, validar que el sistema permita el
registro y que solicite diligenciar los campos obligatorios y valide los caracteres de ingreso
de datos y que estn en el estado de atendidas.
debo atender solicitudes de informacin, validar que el sistema permita adjuntar
documentacin-certificado de pagos, validar que el sistema permita subir y visualizar los
documentos y que valide los formatos y extensiones de los archivos

Observaciones:
Las certificaciones de pago solo de piden cuando se termina de pagar totalmente el proceso y se
deben remitir a la entidad sujeto de control.
Es recomendable que en fases posteriores esta informacin sea remitida con certificado digital y
que la certificacin establezca el ingreso del pago en el presupuesto de la entidad.
4.7.12 ADMINISTRAR ACTIVIDADES Y TIEMPOS DE LOS PROCESOS DE
JURISDICCIN COACTIVA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
7.12
Usuario:
Agente sistema SCFL

Descripcin:
Como Agente sistema SCFL, debo generar reportes y alertas del cumplimiento de los
cronogramas y planes de trabajo de los procesos, archivar integralmente el proceso, administrar


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HISTORIA DE USUARIO
tiempos de las aperturas, pruebas, excepciones, recursos y definir prioridades para la evacuacin
de procesos. Activar consultas para medidas cautelares del sujeto procesal.

Cmo probar:
Como Agente sistema SCFL, intentar generar reportes del proceso de jurisdiccin
coactiva, validar que el sistema presente la informacin esperada.
aplicacin de prescripcin de los ttulos ejecutivos, validar que el sistema presente la

Observaciones:

4.8 HISTORIAS DE USUARIO PROCESO DE PARTICIPACIN CIUDADANA
A continuacin se presentan las historias de usuario del proceso de Participacin
Ciudadana, para el sistema Control Fiscal en Lnea.
4.8.1 REGISTRO DE SOLICITUDES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
8.1
Usuario:
Ciudadano

Descripcin:
Como ciudadano debo tener acceso al sistema, registrarme y solicitar atencin a peticiones,
quejas, reclamos, denuncias bien sea usuario registrado o como annimo y que se puedan

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HISTORIA DE USUARIO
adjuntar archivos para soporte de la solicitud.

Cmo probar:
Como ciudadano intentar registrase en el sistema, validar que sistema permita el registro y
que solicite diligenciar los campos obligatorios y valide los caracteres de ingreso de
informacin.
Como ciudadano registrado intentar registrar peticiones, quejas, reclamos, denuncias,
validar que elsistema permita el registro y que solicite diligenciar los campos obligatorios y
valide los caracteres de ingreso de informacin.
Como ciudadano no registrado (annimo) intentar registrar peticiones, quejas, reclamos,
denuncias, validar que el sistema permita el registro y que solicite diligenciar los campos
obligatorios y valide los caracteres de ingreso de informacin.
Como ciudadano registrado intentar adjuntar documentos a las peticiones, quejas,
reclamos, denuncias, validar que elsistema permita subir y visualizar los documentos y
que valide los formatos y extensiones de los archivos.
Como ciudadano no registrado intentar adjuntar documentos a las peticiones, quejas,
reclamos, denuncias, validar que elsistema permita subir y visualizar los documentos y
que valide los formatos y extensiones de los archivos.

Observaciones:
En fase de diseo detallado establecer viabilidad de incorporar funcionalidad de aceptacin de
notificaciones electrnicas por parte de los ciudadanos registrados.
Es importante revisar a la luz de la Ventanilla nica de Denuncias los puntos de articulacin con
estos procesos.
En esta historia de usuario es clave revisar la integracin del sistema con las aplicaciones de
correspondencia de los organismos de control, para que se pueda identificar el consecutivo del
caso.

4.8.2 SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES REGISTRADAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
8.2
Usuario: Ciudadano


Descripcin:
Como ciudadano debo consultar y hacer seguimiento a los requerimientos generados.

Cmo probar:
Como ciudadano intentar consultar solicitudes registradas, el sistema debe desplegar el
listado de las solicitudes.
Como ciudadano intentar hacer seguimiento a solicitudes registradas, el sistema debe


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HISTORIA DE USUARIO
mostrar el estado de las solicitudes.

Observaciones:
Es importante revisar a la luz de la Ventanilla nica de Denuncias los puntos de articulacin con
estos procesos.
El seguimiento debe estar garantizado para usuarios annimos a nivel de consulta pro estado del
trmite, para los ciudadanos registrados se puede habilitar opcin de seguimiento dentro del
men de opciones aplicable a este actor.
4.8.3 DEFINIR PARMETROS PARA REPARTO DE SOLICITUDES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
8.3
Usuario: Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano


Descripcin:
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, podr a travs del sistema; ingresar los
parmetros para distribucin de las solicitudes entre los profesionales realizar revisiones a
trmites finalizados y aprobar activacin del proceso auditor para remisin a Direccin de Control
Fiscal.

Cmo probar:
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, intentar consultar solicitudes de
ciudadano validar que el sistema despliegue las solicitudes remitidas.
Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, intentar generar el reparto de las solicitudes
entre los profesionales tramitadores, validar que el sistema despliegue el listado de los,
que se les puedan asignar los procesos y que indiquen que su estado sea asignado.
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, intentar consultar solicitudes atendidas
por profesionales sustanciadores, validar que el sistema despliegue las solicitudes
remitidas.
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, intentar aprobar o rechazar solicitudes
atendidas por profesionales sustanciadores, validar que el sistema registre la actividad e
indique estado aproado o rechazado en la solicitud.
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, intentar consultar solicitudes de
activacin de proceso auditor de los profesionales sustanciadores, validar que el sistema
despliegue las solicitudes remitidas.
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, intentar aprobar o rechazar solicitudes
de activacin de proceso auditor de los profesionales sustanciadores, validar que el
sistema registre la actividad e indique estado aprobado o rechazado en la solicitud.
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, intentar remitir a Director de Control
Fiscal solicitudes de proceso auditor aprobadas, validar que el sistema registre la
actividad e indique estado enviado.
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, intentar remitir a Director de Control

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HISTORIA DE USUARIO
Fiscal solicitudes de proceso auditor rechazadas, validar que el no permita ejecutar la
accin.

Observaciones:
El reparto debe llegar inicialmente a profesional tramitador.
4.8.4 CONTROLAR EL CONSOLIDADO DE LAS SOLICITUDES
CIUDADANAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
8.4
Usuario:
Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano

Descripcin:
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano; debo generar reportes para el seguimiento de
las solicitudes, evaluar el rendimiento de los funcionarios y acceder a las alertas generadas por el
sistema para controlar los trminos de los requerimientos.

Cmo probar:
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, intentar generar reportes de
seguimiento de las solicitudes, validar que se despliegue la informacin de acuerdo a la
asignacin y que se indique los estados de las solicitudes.
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, intentar evaluar el rendimiento de las
solicitudes, validar que el sistema permita activar la evaluacin de gestin de los
profesionales de atencin ciudadana o de otras reas de la entidad a las que se haya
remitido la solicitud.
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, intentar generar reportes para
establecer el vencimiento de los plazos de las solicitudes, validar que se indiquen las
fechas lmite para remitir respuestas.

Observaciones:
numerales 3.6, 4.5, 5.2, 6.2 y 7.2.
Los procesos de jurisdiccin coactiva prescriben a los cinco aos de haberse realizado la
conducta objeto de sancin.
De acuerdo al cdigo contencioso administrativo las solicitudes de los ciudadanos, deben
atenderse en los mismos trminos de tiempo que tiene los derechos de peticin.
4.8.5 GENERAR REPORTES PROCESO DE PARTICIPACIN CIUDADANA,
AGR


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HISTORIA DE USUARIO
NHU:
8.5
Usuario:
Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano

Descripcin:
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano; podr generar reportes de gestin de las
solicitudes. Se debe garantizar que los reportes sirvan como insumo para la rendicin de la
Contralora hacia la Auditora General de la Repblica

Cmo probar:
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, intentar generar reportes de gestin de
solicitudes de los ciudadanos, validar que el sistema presente los correspondientes
reportes.
Como Jefe de la Oficina de atencin al ciudadano, intentar generar reportes de solicitudes
de los ciudadanos y validar que se presenten bajo los mismos parmetros que se
requieren para la rendicin de la Contralora hacia la Auditora General de la Repblica.

Observaciones:
numerales 3.9, 4.7, 5.4, 6.3 y 7.3.

4.8.6 EVALUAR Y CLASIFICAR SOLICITUDES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
8.6
Usuario: Profesional tramitador de Participacin ciudadana


Descripcin:
Como Profesional tramitador de Participacin ciudadana, podr consultar solicitudes asignadas y
archivos soporte, evaluar y remitir a entidad o dependencia competente las solicitudes ciudadanas.

Cmo probar:
Como Profesional tramitador de Participacin ciudadana, intentar consultar solicitudes

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HISTORIA DE USUARIO
asignadas, validar que en el sistema se reporte el listado de las solicitudes.
Como Profesional tramitador de Participacin ciudadana, intentar consultar archivos
soportes de las solicitudes asignadas, validar que en el sistema permita visualizacin del
archivo.
Como Profesional tramitador de Participacin ciudadana, intentar registrar remisin a
entidad externa las solicitudes asignadas, el sistema debe registrar la accin e indicar
estado de remitida a entidad externa.
Como Profesional tramitador de Participacin ciudadana, intentar registrar remisin a
dependencia interna de la entidad las solicitudes asignadas, el sistema debe registrar la
accin e indicar estado de remitida a dependencia del caso.

Observaciones:
Para el caso de la remisin de solicitudes a entidades externas es importante evaluar posibilidad
de integracin con la Ventanilla nica de denuncias y si esta actividad puede ser ejecutada por el
Jefe de Participacin ciudadana.
4.8.7 INGRESAR SOLICITUDES ALLEGADAS POR CANALES DE
ATENCIN CIUDADANA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
8.7
Usuario:
Profesional tramitador de Participacin ciudadana

Descripcin:
Como Profesional tramitador de Participacin ciudadana, debo ingresar solicitudes de los
ciudadanos que sean remitidas por medios presencial, telefnico, audiencias, correo electrnico,
seguimiento medios de comunicacin.

Cmo probar:
Como Profesional tramitador de Participacin ciudadana registrado intentar registrar
peticiones, quejas, reclamos, denuncias, validar que elsistema permita el registro y que
solicite diligenciar los campos obligatorios, indicar medio de conocimiento de la solicitud y
que valide los caracteres de ingreso de informacin.
Como Profesional tramitador de Participacin ciudadana intentar adjuntar documentos a
las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, validar que elsistema permita subir y visualizar
los documentos y que valide los formatos y extensiones de los archivos.

Observaciones:
En levantamiento detallado indicar qu hay medios no virtuales diferentes a los previstos a saber:
presencial, telefnico, audiencias, correo electrnico, seguimiento medios de comunicacin.
En esta historia de usuario es clave revisar la integracin del sistema con las aplicaciones de
correspondencia de los organismos de control, para que se pueda identificar el consecutivo del
caso.


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4.8.8 SEGUIMIENTO A SOLICITUDES REMITIDAS PARA GESTIN AL
INTERIOR DE LA ENTIDAD
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
8.8
Usuario:
Profesional tramitador de Participacin ciudadana

Descripcin:
Como Profesional tramitador de Participacin ciudadana, debo consultar el estado de las
solicitudes trasladadas y hacer seguimiento a la gestin de las Direcciones/Dependencias de la
entidad.

Cmo probar:
Como Profesional tramitador de Participacin ciudadana, intentar consultar solicitudes
trasladadas a dependencias internas, el sistema debe desplegar el listado de las
solicitudes.
Como Profesional tramitador de Participacin ciudadana, intentar hacer seguimiento a
solicitudes trasladadas a dependencias internas, el sistema debe mostrar el estado de las
solicitudes.

Observaciones:
Establecer en diseo detallado si de acuerdo a los trminos de atencin de solicitudes ciudadanas,
se pueden establecer alertas para vencimiento de tiempos en la atencin de las solicitudes.

4.8.9 ATENDER REQUERIMIENTOS DE PRIMER NIVEL
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
8.9
Usuario:
Profesional sustanciador de Participacin ciudadana

Descripcin:
Como Profesional sustanciador de Participacin ciudadana, debo consultar solicitudes asignadas,
revisar documentacin soporte y registrar el resultado de las investigaciones; remitir respuesta a
Jefe de Participacin ciudadana.

Cmo probar:

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HISTORIA DE USUARIO
Como Profesional sustanciador de Participacin ciudadana, intentar consultar solicitudes
Como Profesional sustanciador de Participacin ciudadana, intentar consultar archivos
archivo.
Como Profesional sustanciador de Participacin ciudadana, intentar registrar respuesta a
la solicitud asignada, validar que el sistema permita registrar la actividad y que solicite
diligenciar los campos obligatorios y valide los caracteres de ingreso de informacin.
Como Profesional sustanciador de Participacin ciudadana, intentar adjuntar documentos
a las respuestas de las solicitudes, validar que elsistema permita subir y visualizar los
Como Profesional tramitador de Participacin ciudadana, intentar remitir respuesta a Jefe
de participacin ciudadana, el sistema debe registrar la accin e indicar estado de enviada
para aprobacin.

Observaciones:
En fase de diseo detallado determinar si con ocasin a notificaciones electrnicas se pueden
remitir respuestas solo por mecanismos virtuales.
Mientras no se establezca la notificacin electrnica se asume que las respuestas deben ser
remitidas al ciudadano registrado a los datos registrados para dichos efectos; para el caso de
ciudadanos annimos debe ser por Edicto.
4.8.10 ACTIVAR PROCESO AUDITOR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
8.10
Usuario: Profesional sustanciador de Participacin ciudadana


Descripcin:
Como Profesional sustanciador de Participacin ciudadana, debo remitir a jefe del rea las
denuncias que se consideren pertinentes para activar auditorias.

Cmo probar:
Como Profesional sustanciador de Participacin ciudadana, intentar consultar denuncias
Como Profesional sustanciador de Participacin ciudadana, intentar remitir a Jefe de
Participacin ciudadana solicitudes de activacin de proceso auditor, validar que en el
sistema se registra la accin e identifique estado de enviado para aprobacin. .

Observaciones:
Las denuncias pueden involucrar procesos internos de investigacin de los profesionales con el fin
de que cuando se remitan a la Direccin de Control Fiscal ya tengan suficiente fundamento para
convertirse en un hallazgo fiscal.


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4.8.11 ACTUALIZAR OBSERVATORIO DE MEDIOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
8.11
Usuario:
Profesional sustanciador de Participacin

Descripcin:
Como Profesional sustanciador de Participacin ciudadana, debo registrar y adjuntar documentos
de los resultados relevantes del observatorio de medios e intgrala a la matriz de riesgos del
proceso auditor.

Cmo probar:
Como Profesional sustanciador de Participacin ciudadana, intentar registrar informacin
del observatorio de medios, validar que el sistema permita registrar la actividad y que
solicite diligenciar los campos obligatorios y valide los caracteres de ingreso de
informacin.
Como Profesional sustanciador de Participacin ciudadana, intentar adjuntar documentos a
los registros de observatorios de medios, validar que elsistema permita subir y visualizar
los documentos y que valide los formatos y extensiones de los archivos.
Como Profesional tramitador de Participacin ciudadana, intentar remitir a matriz de
riesgos de proceso auditor la informacin del observatorio de medios, el sistema debe
registrar la accin e indicar estado de enviado.

Observaciones:

Esta historia es de carcter opcional entre los rganos de control, algunas contraloras acompaan
la activacin de auditoras con el ejercicio seguimiento a medios de comunicacin.
4.8.12 ATENDER REQUERIMIENTOS DE CIUDADANOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
8.12
Usuario:
Directivo/ jefe de dependencia organismo de control.

Descripcin:
Como funcionario directivo/ jefe de dependencia de la entidad, debo consultar solicitudes

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HISTORIA DE USUARIO
remitidas, gestionar respuesta, notificar a usuario y a sistema de participacin ciudadana. Esta
funcionalidad debe generar asignaciones de las solicitudes entre funcionarios de cada
dependencia y remisin de resultado final a la Jefatura de participacin ciudadana

Cmo probar:
Como funcionario Directivo / jefe de dependencia organismo de control, intentar consultar
solicitudes asignadas, validar que en el sistema se reporte el listado de las solicitudes.
Como Directivo / jefe de dependencia organismo de control, intentar consultar archivos
archivo.
Como Directivo /jefe de dependencia organismo de control, intentar registrar remisin a
funcionario subalterno, el sistema debe registrar la accin e indicar estado de remitida a
funcionario.
Como funcionario Directivo/jefe de dependencia organismo de control, intentar registrar
respuesta a la solicitud asignada, validar que el sistema permita registrar la actividad y
que solicite diligenciar los campos obligatorios y valide los caracteres de ingreso de
informacin.
Como funcionario Directivo/ jefe de dependencia organismo de control, intentar adjuntar
documentos a las respuestas de las solicitudes, validar que elsistema permita subir y
Como funcionario Directivo / jefe de dependencia organismo de control, intentar remitir
respuesta a Jefe de participacin ciudadana, el sistema debe registrar la accin e indicar
estado de enviada para aprobacin.

Observaciones:
En fase de diseo detallado establecer la integracin de esta funcionalidad con los sistemas de
correspondencia de cada organismo de control y si es necesaria, la revisin del profesional
tramitador de participacin ciudadana antes de pasar la solicitud al jefe de dicha unidad.
4.8.13 ADMINISTRAR ACTIVIDADES Y TIEMPOS DE LOS TRMITES DE
ATENCIN CIUDADANA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
8.13
Usuario:
Agente del sistema SCFL

Descripcin:
Como agente del sistema SCFL, debo generar reportes y alertas del cumplimiento en la atencin
de las solicitudes y definir prioridades para la evacuacin de procesos, archivar informacin y

Cmo probar:
Como Agente sistema SCFL, intentar generar reportes de las solicitudes ciudadanas,
validar que el sistema presente la informacin esperada.


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HISTORIA DE USUARIO
Como Agente sistema SCFL, intentar generar alertas de vencimiento de las solicitudes
ciudadanas, validar que el sistema presente la informacin esperada.
Como Agente sistema SCFL, intentar priorizar de las solicitudes ciudadanas, validar que
el sistema presente la informacin esperada.
Como Agente sistema SCFL, intentar archivar informacin de las solicitudes ciudadanas,
validar que el sistema presente la informacin esperada.

Observaciones:

SOLUCIN.
A continuacin se presentan las historias de usuario adicionales a la arquitectura
de la solucin.
4.9.1 CONSULTAR REPORTES UNIDADES EXTERNAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
9.1
Usuario: Auditor/ Abogado sustanciador RF/Abogado sustanciador
sancionatorio


Descripcin:
Como Auditor/Abogado sustanciador RF/Abogado sustanciador sancionatorio; podr acceder a
los sistemas de informacin, SIIP, SUIFP, SIGEP, lista Clinton y el SICEP; para establecer
situacin de las entidades y obtener evidencia clave de los procesos de responsabilidad fiscal y
administrativo sancionatorio

Cmo probar:
Como Auditor, Abogado sustanciador RF, Abogado sustanciador sancionatorio; intentar
acceder a consulta en el SIIP, validar que se ejecute la consulta de acuerdo al protocolo
acordado con la entidad duea de la informacin.
acceder a consulta en el SUIFP, validar que se ejecute la consulta de acuerdo al
protocolo acordado con la entidad duea de la informacin.
acceder a consulta en el SIGEP, validar que se ejecute la consulta de acuerdo al

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acceder a consulta en la lista Clinton, validar que se ejecute la consulta de acuerdo al
acceder a consulta en el SICEP, validar que se ejecute la consulta de acuerdo al

Observaciones:

La historia debe ser especificada integralmente en el diseo detallado, cuando se conozca
protocolos de intercambio de informacin entre las entidades dueas de los registros.
En fase de diseo detallado establecer si es necesario generar una historia por cada registro al
que se pretende acceder.
Los sistemas SIIP, SUIFP y SICEP; son del Departamento Nacional de Planeacin, el SIGEP del
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y la lista Clinton de la Office of Foreign
Assets Control (OFAC) .Con esa ltima entidad puede resultar complejo el acceso a la consulta,
con las dems es sencillo en el sentido de que hacen parte de las entidades del estado
colombiano.
4.9.2 CONSULTAR REPOSITORIO DE CONCEPTOS TCNICOS
GENERADOS POR ENTIDADES EXTERNAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
9.2
Usuario:
Auditor/ Abogado sustanciador RF/Abogado sustanciador sancionatorio
.
Requerimientos plan de proyecto
asociado
No aplica

Descripcin:
Como Auditor/ Abogado sustanciador RF/Abogado sustanciador sancionatorio
; Podre acceder al repositorio de conceptos tcnicos generados por las entidades externas.

Cmo probar:
acceder al repositorio de conceptos tcnicos generados por las entidades externas,
validar que el sistema permita el acceso.

Observaciones:
En esta etapa del proyecto no se tiene conocimiento de las entidades proveedoras de esta
informacin, inicialmente se plantean universidades y centros de investigaciones.


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4.9.3 REMISIN DE SOLICITUDES DE CONCEPTOS TCNICOS A
ENTIDADES EXTERNAS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
9.3
Usuario:

Descripcin:
Como Coordinador del equipo auditor, debo consultar las entidades externas proveedoras de
conceptos tcnicos y permitirme solicitar la generacin de dicho servicio, ingresar ficha tcnica
de los nuevos conceptos al repositorio y solicitar aclaraciones hacia conceptos ya remitidos.

Cmo probar:
Como Coordinador del equipo auditor, intentar consultar las entidades externas
proveedoras de conceptos tcnicos, validar que el sistema presente listado de entidades.
Como Coordinador del equipo auditor, intentar solicitar conceptos tcnicos entidades
externas, validar que el sistema registre informacin en la ficha tcnica acordada con las
entidades.
Como Coordinador del equipo auditor, intentar solicitar aclaraciones hacia conceptos ya
remitidos por entidades externas, validar que el sistema registre informacin en la ficha
tcnica acordada con las entidades.

Observaciones:
4.9.4 REMITIR INFORMACIN REQUERIDA
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
9.4
Usuario:
Funcionario Autorizado por el Representante Legal de la entidad externa

Descripcin:
Como funcionario autorizado por el Representante Legal de la entidad externa para emitir
conceptos tcnicos, podr consultar los requerimientos que me sean allegados y remitir los

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HISTORIA DE USUARIO
correspondientes conceptos, generar alertas para priorizacin de las entregas y conocer sobre
inquietudes a los mismos.

Cmo probar:
Como funcionario autorizado por el Representante Legal de la entidad intentar consultar los
requerimientos de conceptos tcnicos, validar que el sistema despliegue listado de solicitudes.

Como funcionario autorizado por el Representante Legal de la entidad, intentar atender
consultas de nuevos conceptos, validar que sistema registre la informacin que se
ingrese y se enve a organismo de control que la solicita. Como funcionario autorizado
por el Representante Legal de la entidad, intentar generar alertas para priorizacin de las
entregas de conceptos, validar que se reporte informacin solicitada.
Como funcionario autorizado por el Representante Legal de la entidad, intentar atender
consultas de conceptos emitidos, validar que sistema registre la informacin que se
ingrese y se enve a organismo de control que la solicita.
.
Observaciones:
que se pretende acceder
4.9.5 ADMINISTRAR REPOSITORIO DE CONCEPTOS TCNICOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
9.5
Usuario:
Administrador general del sistema
asociado
No aplica

Descripcin:
Como Administrador general del sistema debo administrar repositorio conceptos tcnicos que se
solicitan a entidades proveedoras de informacin, definir parmetros para su el ingreso de los
mismos por los usuarios del sistema y los documentos soporte.

Cmo probar:
Como Administrador general del sistema, intentar definir parmetros para ingreso de
conceptos en el repositorio del sistema, validar que los parmetros sean solicitados.
Como Administrador general del sistema, intentar definir parmetros para ingreso de
documentacin soporte de conceptos en el repositorio del sistema, validar que los
parmetros sean solicitados.

Observaciones:


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HISTORIA DE USUARIO
4.9.6 ACCEDER A INFORMACIN Y SOLICITAR INSCRIPCIONES EN
REGISTROS NACIONALES
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
9.6
Usuario:
Abogado sustanciador RF/ Coactivo

Descripcin:
Como Abogado sustanciador RF/ Coactiva ,debo poder consultar bienes y rentas e inscripcin
de medidas cautelares y sus respectivas cancelaciones en los siguientes registros, entre otros:
-Mercantil (RUE)
-Automotor ( RUNT)
-Empleos (SIGEP)
-Financiero (CIFIN)
-Patronal (FOSYGA)
-Empleos (SIGEP)
En el caso del Abogado coactiva, tambin podr generar remisiones de solicitudes para
inscripcin de embargos.

Cmo probar:
Como Abogado sustanciador RF /Coactiva, intentar consultar informacin de bienes y
rentas en los siguientes registros:
-Mercantil (RUE)
-Automotor ( RUNT)
-Empleos (SIGEP)
-Financiero (CIFIN)
-Patronal (FOSYGA)
-Empleos (SIGEP)
Validar que el sistema ejecute las consultas segn protocolos establecidos con cada
entidad duea del sistema de informacin.

Como Abogado sustanciador RF/ Coactiva ,intentar solicitar inscripciones y
cancelaciones de inscripcin de medidas cautelares de bienes y rentas en los siguientes

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HISTORIA DE USUARIO
registros:
-Mercantil (RUE)
-Automotor ( RUNT)
-Financiero (CIFIN)
Validar que el sistema ejecute las solicitudes segn protocolos establecidos con cada

Como Abogado coactiva, intentar solicitar inscripcin y cancelaciones de inscripcin de
embargos de bienes y rentas en los siguientes registros:
-Mercantil (RUE)
-Automotor ( RUNT)
-Financiero (CIFIN)
Validar que el sistema ejecute las solicitudes segn protocolos establecidos con cada

Observaciones:
4.9.7 CONSULTA LISTAS AUXILIARES DE LA RAMA JUDICIAL
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
9.7
Usuario:
asociado
No aplica

Descripcin:
Como abogado sustanciador coactiva, debo consultar la lista de auxiliares de la rama judicial,
seleccionar secuestres y solicitarles su manifestacin de inters en el proceso.

Cmo probar:
Como abogado sustanciador coactiva, intentar consultar la lista de auxiliares de la rama
judicial, validar que sistema ejecute la consulta.
Como abogado sustanciador coactiva, intentar seleccionar secuestre, validar que
sistema permita la seleccin de ms de un secuestre.
Como abogado sustanciador coactiva, intentar solicitar manifestacin de inters para
administrar bienes y rentas a los secuestres seleccionados, validar que sistema permita
el registro de la solicitud

Observaciones:


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protocolos de intercambio de informacin con la lista de auxiliares de la rama judicial..

4.9.8 ACTIVAR CONSULTAS CON ENTIDADES BANCARIAS PARA VALIDAR
PAGOS
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
9.8
Usuario:
Agente del sistema CFL

Descripcin:
Como agente del sistema SCFL debo administrar un servicio de consultas con las entidades
bancarias para que los abogados puedan corroborar y hacer seguimiento de los pagos de los
sujetos de control, apoderados o secuestres.

Cmo probar:
Como agente del sistema SCFL, intentar ejecutar servicio de consultas con las entidades
bancarias, validar que las consultas se ejecuten.

Observaciones:
protocolos de intercambio de informacin entre las entidades dueas de los registros. Se
recomienda interactuar a travs de la Superintendencia Financiera para poder nacionalizar la
consulta.

4.9.9 REMITIR DICTAMEN DEL BALANCE A LA CGN, CONTADURAS
TERRITORIALES Y CGR
HISTORIA DE USUARIO
NHU:
9.9
Usuario:
Agente del sistema SCFL

Descripcin:
Como agente del sistema SCFL, cada vez que un organismo de control tenga los
pronunciamientos definitivos de todas las cuentas tanto durante los procesos de revisin como
auditor, debo remitir el informe a la base de datos de la CGN, CGR y contaduras territoriales.

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Cmo probar:
Como agente del sistema SCFL, intentar remitir los informes de los dictmenes de las
cuentas a la base de datos de la CGN, CGR y contaduras territoriales, validar que el
sistema genere la remisin de informacin.

Observaciones:
protocolos de intercambio de informacin con las entidades implicadas.


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5. TERMINOS PARA INTERPRETACIN DE LOS
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES DE LA
SOLUCIN
stos trminos sern definidos en una fase posterior del proyecto.

E

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6. REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES DE LA
SOLUCIN
stos requerimientos sern definidos en una fase posterior del proyecto.
E


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7. TERMINOLOGA

AGR: Auditora General de la Repblica.

auditora: Es un proceso sistmico que facilita la evaluacin posterior y selectiva de
las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control,
mediante la aplicacin individual, combinada o total de los sistemas de control fiscal
(financiero, de legalidad, de gestin, de resultados, de revisin de cuentas y la
evaluacin del control interno), con el fin de emitir pronunciamiento sobre el
fenecimiento de la cuenta, dictaminar la razonabilidad de los Estados Financieros y
conceptuar sobre el cumplimiento de la normatividad aplicable, el sistema de
control interno, la gestin fiscal y los resultados obtenidos, acorde con los sistemas
aplicados.

Auditora regular: Es la auditora que de manera obligatoria contempla la revisin
total de la cuenta y la evaluacin de los estados financieros con su correspondiente
pronunciamiento y dictamen. Como resultado de la planeacin del ejercicio auditor,
esta modalidad podr incluir la evaluacin de otras actividades y procesos y la
aplicacin de los dems sistemas de control fiscal.

Boletn de Responsables Fiscales: Publicacin trimestral de la Contralora General
de la Repblica que contiene los nombres de las personas naturales o jurdicas a
quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal que se encuentre en
firme y ejecutoriado y que no hayan satisfecho la obligacin contenida en l, es
decir, la deuda que tienen con el Estado por haber sido declarados responsables
fiscales.

Caducidad (como accin fiscal): Es una figura procesal que, cuando opera,
imposibilita a la administracin para intentar la accin. La accin fiscal caduca si
transcurridos cinco aos desde la ocurrencia del hecho generador del dao al
patrimonio pblico, no se ha proferido auto de apertura del proceso de
responsabilidad fiscal (Ley 610 de 2000).

Caso de uso: Tcnica para la captura de requisitos potenciales del nuevo sistema o
actualizacin de software. Cada caso de uso proporciona uno o ms escenarios
que indican cmo debera interactuar el sistema con el usuario o con otro sistema
para conseguir un objetivo especfico.

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CGN: Contadura General de la Nacin.

CGR: Contralora General de la Repblica.

CHIP: Consolidador de Hacienda e Informacin Financiera Pblica.

Contraloras delegadas: Dependencias dentro de la Contralora General de la
Repblica encargadas de temas y labores especficos asignados por delegacin
por el Contralor General de la Repblica.

Existen en este momento siete contraloras delegadas encargadas de ejercer
control micro, es decir, adelantar auditoras a las diferentes entidades del Estado;
una contralora delegada para economa y finanzas pblicas, que realiza el control
macro; una contralora delegada encargada de investigaciones, juicios fiscales y
jurisdiccin coactiva; y una contralora delegada para la participacin ciudadana.

Control Fiscal: Funcin pblica que vigila la gestin fiscal de la administracin y de
los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus
rdenes y niveles y ser ejercido en forma posterior y selectiva por la Contralora
General de la Repblica, las contraloras departamentales y municipales conforme
a los procedimientos, sistemas y principios que se establecen en la ley
16
.

Con base en sus investigaciones, los contralores pueden imponer sanciones, iniciar
y concluir procesos de responsabilidad fiscal, hacer amonestaciones y exigir
acciones tendientes a subsanar las deficiencias observadas.

Control Fiscal Expos o Posterior: Se entiende por control posterior la vigilancia de
las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de
los resultados obtenidos por los mismos.

FGN: Fiscala General de la Nacin

Historia de usuario: Es una representacin de un requisito de software escrito en
una o dos frases utilizando el lenguaje comn del usuario. Las historias de usuario
son utilizadas en las metodologas de desarrollo giles para la especificacin de
requisitos.

IN SITU: En el sitio. presencial

PGN: Procuradura General de la Nacin

PGA: Plan General de auditoras

16
Ley 42 de 1993. Art. 4


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PNA: Plan Nacional de Auditoras

SECOP: Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica

SICE: Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal

SICEP: Sistema de Informacin para la Captura de Ejecucin Presupuestal

SIGEP: Sistemas de Informacin y Gestin del Empleado Pblico.

SINACOF: Sistema Nacional de Control Fiscal


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8. ANEXOS

l anexo que se relaciona a continuacin no hace parte de los criterios de
aceptacin, su contenido es complementario y se hizo con el objetivo de
mejorar el entendimiento del documento.

1. GLFS2-CFL-OT-FlujodelasHistoriasenlosProcesos.xlsx: este anexo contiene
el flujo de las historias en los procesos y se encuentra publicado en
Confluence en la ruta:

http://softwareworks.com.co:8086/confluence/display/CFL/01.+Casos+de+Uso

2. GLFS2-CFL-OT-InventarioActoresFuncionalidadesYPracticasExitosas.xlsx:
este anexo contiene una matriz con el inventario de las historias de usuario,
asocindolas al actor, las funcionalidades y las prcticas exitosas, se
encuentra publicado en Confluence:
http://softwareworks.com.co:8086/confluence/display/CFL/01.+Casos+de+Uso

E

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ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE

USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS

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