Manual Microsoft Office Excel Avanzado

MANUAL MICROSOFT OFFICE EXCEL
NIVEL AVANZADO

Nivel Avanzado CONOCER Y APRENDER MICROSOFT OFFICE EXCEL

UNAPEC | Decanato de Ingeniera [Eddy Alcntara, Domingo Martnez, Angel Garrido] 2

MS Excel
1. PRESENTACIN

Microsoft Excel es un programa de hoja o planilla de
clculo. Partiendo desde cero con la hoja de clculo
Microsoft Excel, el alumno en este curso podr
desarrollar habilidades de anlisis, diseo y
programacin de problemas bsicos que surgen en el da
a da en nuestras empresas. Se utilizar el paradigma de
orientacin a objetos, diagramas (de flujo o actividad) y
un lenguaje de alto nivel con el fin de llevar a la prctica los conocimientos obtenidos en
clase.
2. OBJETIVO GENERAL

Al terminar el curso Microsoft Excel Nivel Avanzado, el alumno debe ser capaz de alcanzar
el mximo rendimiento con esta herramienta de trabajo, gracias al profundo conocimiento
del ms alto nivel. Y control de todas sus funcionalidades, tanto las contenidas en el
programa, como las adquiridas mediante su relacin con otras aplicaciones, lenguajes de
programacin o bases de datos.
3. OBJETIVOS ESPECFICOS

Al finalizar el curso el estudiante podr:
Asimilar conceptos de programacin tales como variables, ciclos, mdulos, funciones,
procedimientos, orientacin a objetos, etc.
Analizar y resolver problemas de Negocios, ingeniera y Comerciales mediante alguna
tcnica de diagramas y anlisis.
Resolver ejercicios de problemas bsicos de Situaciones Laborales mediante el desarrollo
de programas simples en un lenguaje de programacin de alto nivel.
Introducir nuevos Mtodos de Reporte mediante el uso del Pivot Table y DashBoard.



NDICE
Excel Avanzado
A. Introduccin a Excel Avanzado

B. Formato de Tablas
Creacin de Tablas como Base de Datos
Alineacin de Textos
Bordes y Rellenos
Margenes de Tablas
Concepto de Express Sheets
Practicas y Examen

C. Validacin de Data
Validaciones de Listas y Estructuras
Elaboracin de Listas Desplegables
Personalizacin de Celdas usando Validaciones
Transformacin de Datos
Elaboracin de Grupos de Celdas
Practicas y Examen

D. Formato Condicional
Crear Condiciones
Uso adecuado de Conditional Formatting
Formulas del Formato Condicional
Manejo y Uso de los Icons Set, Data Bar, Color Scales
Practicas y Examen

E. Formulas Avanzadas
Formulas Anidadas (IF, OR, AND)
Formulas Avanzadas ( Indirect, SumProduct, Index, Match,)
Formulas avanzadas de Busqueda (Lookup, VLookup, HLookup)
Formulas de Base de Datos (DvCount, DvAverage, DVSum)
Creacin y edicin de Hipervnculos
Sintaxis Formulas Avanzadas Compuestas ( IF + Concatenate, Substitute, )
Practicas y Examen



F. Tablas Dinmicas
Reportes Dinmicos
Formatos y edicin del Pivot Table
Actualizacin automatica de Tablas
Uso de Formulas Dinmicas
Practicas y Examen

G. Tablas y Grficos dinamicos
Cracin de Libros Dinmicos a travs de Pivot Table
Combinaciones Dinamicas de Tablas y Grficos
Anlisis de Data Dinmica a travs del uso de Grficos y Herramientas Dinmicas
Creacin y edicin de Tablas y Grficos Dinamicos de Data Externa
Tips Especiales para el uso adecuado de las Tablas Dinmicas
Practicas y Examen

H. Introduccion al DashBoard
Concepto de Tablero de Control
Transformaciones Dinmicas del Tablero de Control
Concepto de DashBoard
Grficos Especiales para DashBoard
Elaboracin y Edicion de DashBoard
Practicas y Examen

I. DashBoard VS Grficos Dinmicos
Uso adecuado del DashBoard
DashBoard + Grficos Dinmicos
Presentaciones a travs de DashBoard
Practicas y Examen

J. Macros & Visual Basic Aplication (Bsico)
Introduccin Aplicaciones Macro (VBA)
Asignacin de Macros utilizando Botones Programados
Uso adecuado de los Macro Box & Icons
Proteccin del Libro Excel
Practicas y Examen



INTRODUCCIN EXCEL AVANZADO

LOS DOCUMENTOS DE EXCEL SE LES CONOCE COMO LIBROS. UN SOLO LIBRO PUEDE ALMACENAR HASTA
HOJAS COMO QUEPAN EN LA MEMORIA, Y ESTAS HOJAS SE APILAN COMO LAS PGINAS DE UN
BLOC DE NOTAS. EN EXCEL A ESTAS HOJAS SE LE LLAMAN HOJAS DE CLCULO (HOJA DE CLCULO TIPO FILAS Y
COLUMNAS) O LAS HOJAS DE GRFICOS (UNA HOJA ESPECIAL QUE CONTIENE UNO O VARIOS GRFICOS).
LA MAYORA DE LAS VECES, AL REALIZAR TAREAS EN HOJAS DE CLCULO EN VERSIONES ANTERIORES DE EXCEL
(BUENO, EXCEPTO PARA LAS VERSIONES MUY ANTIGUAS), CADA HOJA DE TRABAJO UTILIZA UNA CUADRCULA CON
65,536 FILAS Y 256 COLUMNAS.

CADA HOJA DE CLCULO DE EXCEL LE ASIGNA A LAS FILAS UNA NUMERACIN A PARTIR DE 1 Y ASIGNA LETRAS A
LAS COLUMNAS A PARTIR DE A. DESPUS DE QUE EXCEL AGOTA LAS LETRAS DEL ALFABETO, LA COLUMNA
CONTINA CON LAS LETRAS AA, AB, Y AS SUCESIVAMENTE, AS QUE LA COLUMNA 1 ES A, COLUMNA 26 ES Z,
COLUMNA 27 ES AA, EN LA COLUMNA 52 SE AZ, COLUMNA 53 ES BA, Y AS SUCESIVAMENTE. PARA LAS FILAS EN
EXCEL, LOS NMEROS DE FILA VAN EN RANGOS DE 1 A 65,536. EXCEL AUMENTA EL NMERO DE FILAS Y COLUMNAS
EN UNA NICA HOJA DE MANERA SIGNIFICATIVA. UNA HOJA DE CLCULO AHORA TIENE 1, 048, 576 FILAS Y 16.384
COLUMNAS. LAS FILAS ESTN NUMERADAS DESDE 1 HASTA 1, 048, 576 Y LAS COLUMNAS ESTN ETIQUETADOS DE LA
A A XFD. LA INTERSECCIN DE UNA FILA Y UNA COLUMNA SE DENOMINA CELDA.

USTED PODRA PREGUNTARSE ACERCA DE LA CANTIDAD DE MEMORIA DEL SISTEMA QUE NECESITA PARA DAR CABIDA A
TODAS LAS FILAS Y COLUMNAS. LA MEMORIA REAL QUE USTED NECESITA DEPENDE DE LA CANTIDAD DE DATOS QUE
ALMACENA EN EL LIBRO Y EL NMERO DE LIBROS ABIERTOS. LA BUENA NOTICIA ES QUE EL NUEVO EXCEL LE PERMITE
TRABAJAR CON MS MEMORIA QUE LAS VERSIONES ANTERIORES. EXCEL 2003, POR EJEMPLO, UTILIZA SLO HASTA 1
GB (GIGABYTE) DE MEMORIA, INCLUSO SI SU SISTEMA TENGA MS MEMORIA DISPONIBLE. A PARTIR DE EXCEL 2007,
LA MEMORIA DISPONIBLE EST LIMITADA POR LA MXIMA CANTIDAD DE MEMORIA QUE LA VERSIN DE WINDOWS
(XP, VISTA O WINDOWS 7) PUEDA UTILIZAR.

FRMULAS
UNA CELDA EN EXCEL PUEDE CONTENER UN NMERO, UN TEXTO, UNA FRMULA, O NADA EN ABSOLUTO. USTED
YA SABE LO QUE SON LOS NMEROS Y LOS TEXTOS, PERO EL CONCEPTO DE UNA FORMULA PUEDE SER UN POCO
BORROSO. UNA FRMULA ES EL LENGUAJE QUE LE DICE A EXCEL COMO Y LA FORMA DE HACER UN CLCULO USANDO
LA INFORMACIN ALMACENADOS EN OTRAS CLULAS. POR EJEMPLO, PUEDE INSERTAR UNA FRMULA QUE LE DICE A
EXCEL PARA AGREGAR LOS VALORES EN LAS PRIMERAS 10 CELDAS DE LA COLUMNA A Y PARA MOSTRAR EL RESULTADO
DE LA CELDA QUE CONTIENE LA FRMULA.



1.1. ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

ILUSTRACIN 1: PANTALLA INICIAL MS EXCEL

LA VENTANA DE MS EXCEL EST COMPUESTA DE LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:

1. BOTN DE OFFICE: ES UNA NUEVA CARACTERSTICA QUE INCORPORA MS EXCEL, LA CUAL INTEGRA TODAS
LAS FUNCIONES BSICAS PARA CONFIGURAR UN DOCUMENTO (GUARDAR, IMPRIMIR, ARCHIVOS RECIENTES,
ETC.).
2. BARRA DE TTULOS: LA BARRA DE TTULOS MUESTRA EL NOMBRE DE LA APLICACIN Y EL NOMBRE DE LA
HOJA DE CLCULO.
3. BARRA DE MEN: LA BARRA DE MENS MUESTRA TODOS LOS MENS QUE SE ENCUENTRAN DISPONIBLES EN
EXCEL. EL CONTENIDO DE CUALQUIER MEN PUEDE VERSE AL HACER CLIC EN EL NOMBRE DEL MEN CON EL
BOTN IZQUIERDO DEL RATN.
4. BARRA DE FORMULAS: MUESTRA INFORMACIN YA INGRESADA, O A MEDIDA QUE SE VA INGRESANDO, EN
LA CELDA ACTIVA O ACTUAL. EN LA BARRA DE FRMULAS TAMBIN PUEDE EDITARSE EL CONTENIDO DE UNA
CELDA.
5. GRUPO DE PORTAPAPELES: MUESTRA TODAS LAS APLICACIONES Y FUNCIONES CON QUE CUENTA EXCEL
PARA REALIZAR TARES DE COPIADO Y PEGADO.
6. GRUPO DE FUENTES: MUESTRA TODAS LAS APLICACIONES Y FUNCIONES CON QUE CUENTA EXCEL PARA
EDITAR EL TIPO DE LETRA CON QUE EST TRABAJANDO EN ESE MOMENTO, AS COMO TAMBIN PUEDE
PERSONALIZAR UNA SECCIN DEL DOCUMENTO Y DE LOS DATOS.


7. GRUPO DE ALINEACIN: ESTE GRUPO ES UTILIZADO PARA APLICAR ALINEACIONES ESPECIFICAS A LOS DATOS
QUE INTRODUCIMOS EN LAS CELDAS, AL IGUAL QUE CUENTA CON LA DISPONIBILIDAD DE APLICAR
ALINEACIONES MLTIPLES A LOS DATOS.
8. GRUPO DE FORMATO DE NMERO: ESTE GRUPO ES UTILIZADO PARA CAMBIAR EL ASPECTO DE SUS DATOS Y
DE SUS NMEROS. PUEDE ESPECIFICARLE A EXCEL COMO QUIERE QUE LE MUESTRE EL CONTENIDO QUE CADA
CELDA.
9. GRUPO DE ESTILOS: ESTE ES UNA NUEVA CARACTERSTICA EN LA CUAL USTED PUEDE PERSONALIZAR SUS
HOJAS DE CLCULO AGREGNDOLE ESTILOS CON COLORES Y BORDES PREDETERMINADOS AS COMO TAMBIN
CREAR SUS PROPIOS ESTILOS.
10. GRUPO DE CELDAS: ESTE ES UN GRUPO QUE PUEDE UTILIZARLO PARA PERSONALIZAR CELDAS, AS COMO
TAMBIN INSERTAR Y ELIMINAR RANGOS DE CELDAS Y CREAR FORMATOS ESPECFICOS PARA DETERMINADAS
CELDAS VARIANDO SU FORMA Y TAMAO.
11. GRUPO DE MODIFICAR: EN ESTE GRUPO USTED PUEDE PRINCIPALMENTE AGREGAR FILTROS A DETERMINADAS
CELDAS SEGN SU CONVENIENCIA, AGREGAR FORMULAS COMUNES DE CLCULO, BORRAR FORMATOS NO
DESEADOS DENTRO UN DETERMINADO RANGO DE DATOS, ETC.
12. BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONALIZADA: ALGUNOS COMANDOS DE LOS MENS TIENEN IMGENES O
ICONOS ASOCIADOS. ESTAS IMGENES TAMBIN PUEDEN APARECER COMO ATAJOS EN LA BARRA DE
HERRAMIENTAS.
13. BARRA DE DESPLAZAMIENTO: ESTOS BOTONES LE PERMITEN DESPLAZARSE FCILMENTE A DENTRO DE LA HOJA DE
CLCULO DE EXCEL. SE UTILIZAN PARA VISUALIZAR CONTENIDOS Y DESPLAZARSE HACIA CUALQUIER DIRECCIN DE
LA HOJA DE CLCULO DE UN LIBRO.
14. ZOOM: BOTONES UTILIZADOS PARA AMPLIAR Y REDUCIR LA VISTA DEL DOCUMENTO A TRABAJAR
15. BOTONES DE PRESENTACIN: SE UTILIZAN PARA CAMBIAR LA VISTA DE LA HOJA DE CALCULO
16. HOJAS DEL LIBRO: MUESTRA TODAS LAS DIFERENTES HOJAS CON QUE SE ENCUENTRA TRABAJANDO
ACTUALMENTE EN EXCEL
17. BARRA DE ESTADO: MUESTRA ES ESTADO ACTUAL EN QUE SE ENCUENTRA LA HOJA DE CLCULO QUE
ESTEMOS TRABAJANDO.

1.2. TIPOS DE DATOS
EN UNA HOJA DE CLCULO LOS DISTINTOS VALORES QUE PODEMOS INTRODUCIR SON: VALORES CONSTANTES, ES
DECIR, UN DATO QUE SE INTRODUCE DIRECTAMENTE EN UNA CELDA. PUEDE SER NMERO, FECHA, TEXTO U HORA.

PARA INTRODUCIR LAS FORMULAS, ES DECIR, UNA SECUENCIA FORMADA POR: VALORES CONSTANTES, REFERENCIAS A
OTRAS CELDAS, NOMBRES, FUNCIONES, U OPERADORES, TAMBIN EXISTEN CARACTERSTICAS ESPECFICAS QUE SE
DEBEN CONTEMPLAR PARA UNA BUENA REDACCIN DE LAS MISMAS. LA FORMULAS SON UNA TCNICA BSICA PARA EL
ANLISIS DE DATOS. SE PUEDEN REALIZAR DIVERSAS OPERACIONES CON LOS DATOS DE LAS HOJAS DE CLCULO COMO
*, +, -, SEN, COS, ETC. EN UNA FRMULA SE PUEDEN MEZCLAR CONSTANTES, NOMBRES, REFERENCIAS A OTRAS
CELDAS, OPERADORES Y FUNCIONES.

NOTAS: LA FRMULA SE ESCRIBE EN LA BARRA DE FRMULAS Y DEBE EMPEZAR SIEMPRE POR EL SIGNO =.


FORMATO DE TABLAS
VEREMOS LAS DIFERENTES OPCIONES DISPONIBLES EN EXCEL RESPECTO AL CAMBIO DE ASPECTO DE LAS CELDAS DE
UNA HOJA DE CLCULO Y CMO MANEJARLAS PARA MODIFICAR EL TIPO Y ASPECTO Y FORMA DE VISUALIZAR NMEROS
EN LA CELDA. IMAGINMONOS QUE TIENES UN MONTN DE INFORMACIN DENTRO DE UNA HOJA DE CLCULO, Y POR
EL VOLUMEN DE LA DATA NO PODEMOS VISUALIZAR CON CLARIDAD CUL ES LA INFORMACIN MS IMPORTANTE Y
CUL ES LA QUE QUIERO DESTACAR PARA TOMAR DECISIONES.

EN ESTA SECCIN VEREMOS CMO PODEMOS TOMAR EL CONTROL SOBRE LA APARIENCIA DE LA INFORMACIN QUE
USTED INGRESA EN UNA CELDA, APRENDER A COMO CAMBIAR EL ASPECTO DEL CONTENIDO DE UNA CLULA QUE SE
CONOCE COMO FORMATO.

APLICANDO FORMATO DE DATOS EN UN RANGO PUEDE HACER QUE SU HOJA DE TRABAJO SEA MS LEGIBLE Y
PRESENTABLE.

1.1. FORMATO DE CELDAS
PARA CAMBIAR LA FORMA EN QUE EXCEL MUESTRA NUESTROS DATOS DEBEMOS REALIZAR LOS SIGUIENTE PASOS:

A. SELECCIONE LAS CELDAS A LAS QUE DESEA DAR FORMATO.
B. HAGA CLIC EN EL BOTN DERECHO FORMATO DE CELDAS


A. PARA SELECCIONAR UN FORMATO ELIJA EL GRUPO DE FORMATO DE NMERO

B. SELECCIONE LA PESTAA NMERO
C. EN CATEGORA SELECCIONE: PERSONALIZADA.
D. PARA ESTO ESCRIBA UN VALOR EN LA CELDA, POR EJEMPLO, SI DESEA VERLO EN COLOR AZUL ESCRIBA ENTRE
CORCHETES. EJEMPLO: [AZUL]


E. OBSERVE QUE LOS VALORES INGRESADOS EN LAS CELDAS SE VISUALIZARN EN COLOR AZUL.
F. SI ADEMS DESEA INGRESAR UNA CONDICIN, POR EJEMPLO, QUE SE VISUALICEN EN COLOR AZUL TODOS
NMEROS CON 2 DECIMALES CUYOS VALORES MAYORES O IGUALES A 10, CASO CONTRARIO QUE SE VISUALICEN
EN COLOR ROJO. LAS CONDICIONES SE ESCRIBIRN AS:

[AZUL][>=10]#,00;[ROJO] #,00. PARA SEPARAR UNA CONDICIN DE OTRA SE USA EL SEPARADOR
DE LISTAS QUE SE SUGIERE SEA EL PUNTO Y COMA.



A CONTINUACIN MOSTRAMOS MLTIPLES EJEMPLOS PARA FORMATEAR CELDAS EN VARIOS ESTILOS Y FORMAS:
Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft
Excel
Smbolos de moneda
Estilo de moneda
Nmeros como porcentajes
Estilo porcentual
Pocos dgitos detrs del separador
Reducir decimales
Ms dgitos detrs del separador
Aumentar decimales

CDIGOS BSICOS DE FORMATO DE NMERO

# PRESENTA NICAMENTE LOS DGITOS SIGNIFICATIVOS; NO PRESENTA LOS CEROS SIN VALOR.
0 (CERO) MUESTRA LOS CEROS SIN VALOR SI UN NMERO TIENE MENOS DGITOS QUE CEROS EN EL FORMATO.
? AGREGA LOS ESPACIOS DE LOS CEROS SIN VALOR A CADA LADO DEL SEPARADOR, PARA ALINEAR LOS DECIMALES.
TAMBIN PUEDE UTILIZARSE ESTE SMBOLO PARA LAS FRACCIONES QUE TENGAN UN NMERO DE DGITOS VARIABLE.

Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft
Excel
Para ver Use este cdigo de formato
1234,59 como 1234,6 ####,#
8,9 como 8,900 #.000
,631 como 0,6 0,#
12 como 12,0 y 1234,568 como
1234,57
#,0#
44,398, 102,65 y 2,8 con
decimales alineados
???,???
5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5
3/10, con los smbolos de divisin
alineados
# ???/???
12000 como 12.000 #,###
12000 como 12 #,
12200000 como 12,2 0.0,,



2.1.1. ADICIN DE BORDES A UNA CELDA O UN RANGO

LAS PERSONAS A MENUDO UTILIZAN LOS BORDES PARA UN GRUPO UN RANGO DE CELDAS SIMILARES O, SIMPLEMENTE,
COMO UNA FORMA DE DELINEAR LAS FILAS O COLUMNAS CON FINES ESTTICOS. SIN EMBARGO AQU ENCONTRARA
MAYOR UTILIDAD Y VERSATILIDAD A LOS BORDES Y RELLENOS DE UNA CELDA O RANGOS DE CELDAS, DE AHORA EN
ADELANTE USTED TENDR UNA NUEVA VISIN A LA HORA DE APLICAR BORDES A UN RANGO DE CELDAS.

PARA AADIR BORDES ALREDEDOR DE UNA CELDA O RANGO, PUEDE REALIZARLO DE VARIAS FORMAS POR EJEMPLO:
UTILIZANDO EL ACCESO DIRECTO DE BORDES (GRUPO DE FUENTES):

1. SELECCIONE LA CELDA O RANGO.
2. HAGA CLIC EN LA FLECHA EN EL BOTN BORDES DEL GRUPO FUENTE. EXCEL LE MUESTRA LOS
BORDES EN UN MEN DESPLEGABLE.
3. ELIJA UN ESTILO DE BORDE EN EL MEN. EXCEL APLICA EL BORDE A SU DE SELECCIN. ADEMS, EL ICONO DEL
BOTN BORDES CAMBIA PARA REFLEJAR SU BORDE DE SELECCIN.

SI LOS ESTILOS DISPONIBLES EN EL MEN NO SON LO QUE USTED
QUIERE, SIGA ESTOS PASOS PARA
SELECCIONAR OTRAS OPCIONES:

1. EN LA PARTE INFERIOR DEL MEN DE BORDES, SELECCIONE MS
BORDES. EXCEL LE MOSTRARA EL CUADRO DE DILOGO FORMATO DE
CELDAS CON LA FICHA BORDES SELECCIONADO.
2. SI DESEA CAMBIAR EL COLOR POR DEFECTO, ELEGIR UN COLOR PARA
EL BORDE DEL COLOR DESPLEGABLE DE LA PALETA.
3. EN EL REA ESTILO DEL CUADRO DE DILOGO, SELECCIONE UN ESTILO
DE LNEA.
4. SELECCIONE LA POSICIN DE BORDE(S) PARA EL ESTILO DE LNEA, HAGA CLIC EN LA VENTANA O HACIENDO CLIC EN
UNO O MS BOTONES ALREDEDOR DE LA VENTANA DE TEXTO. PARA ANULAR LA SELECCIN DE UNA LNEA EN LA
VENTANA DE TEXTO, HAGA CLIC EN LA LNEA. TENGA EN CUENTA QUE SE PUEDE APLICAR BORDES DIAGONALES QUE SE
EXTIENDEN A TRAVS DE CELDAS Y RANGOS. LOS BORDES DIAGONALES DAN EL EFECTO EN LAS CELDAS COMO SI
ESTUVIERAN "TACHADAS".
5. HAGA CLIC EN ACEPTAR PARA APLICAR LOS BORDE(S) DE SU SELECCIN.

SI UTILIZA EL FORMATO DE BORDE EN LA HOJA DE TRABAJO, ES POSIBLE QUE DESEE DESACTIVAR LA
CUADRCULA DE PANTALLA PARA QUE LOS BORDES SE VISUALICEN DE FORMA MS PRONUNCIADOS.
HAGA CLIC EN LA PESTAA VER EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS Y HAGA CLIC EN LA OPCIN DE LNEAS
DE LA CUADRCULA PARA QUITAR LA MARCA DE VERIFICACIN.


2.1.2. ALINEACIN DE CONTENIDO DE LAS CELDAS

LAS ALINEACIONES DE EXCEL QUE TRAE POR DEFECTO ES LA SIGUIENTE, LOS NMEROS SE ALINEAN A LA DERECHA, EL
TEXTO SE ALINEA A LA IZQUIERDA, Y LOS VALORES LGICOS (VERDADERO O FALSO) SE CENTRAN EN LAS CLULAS.
PUEDE UTILIZAR LAS HERRAMIENTAS DE EXCEL PARA CAMBIAR LA ALINEACIN POR DEFECTO ALINEACIONES QUE SE
APLICAN A TODO O A UNA PARTE DEL CONTENIDO DE LA CELDA.
PARA APLICAR UNA OPCIN DE ALINEACIN, SELECCIONE LA CELDA O EL RANGO QUE DESEA ALINEAR Y LUEGO
SELECCIONE UNA DE LAS SIGUIENTES OPCIONES EN EL GRUPO DE ALINEACIN DE LA CINTA DE OPCIONES DE LA
PESTAA INICIO. (PASE EL PUNTERO DEL RATN SOBRE UNA OPCIN DE ALINEACIN):
ALINEAMIENTO VERTICAL: LAS OPCIONES SON SUPERIOR, CENTRO Y ABAJO.
ALINEACIN HORIZONTAL: LAS OPCIONES SON IZQUIERDA, CENTRO Y DERECHA.
GUIN: LAS OPCIONES SON AUMENTAR SANGRA Y DISMINUIR SANGRA. MLTIPLE HACE CLIC EN EL AUMENTAR
SANGRA O DISMINUIR SANGRA AUMENTA BOTONES O DISMINUYE EL GUIN MS.
ORIENTACIN: HAGA CLIC EN EL BOTN ORIENTACIN PARA MOSTRAR UN MEN PREDEFINIDO DE ORIENTACIONES.
EXCEL AJUSTA LA ALTURA DE LA FILA PARA MOSTRAR EL TEXTO. SI NO QUIERE QUE ESTE AJUSTE, PUEDE UTILIZAR LA
CARACTERSTICA COMBINAR PRIMERO (QUE SE DESCRIBE EN BREVE) PARA EVITAR UNA MAYOR ALTURA DE LA FILA EN
LA HOJA DE TRABAJO.
AJUSTAR TEXTO: SELECCIONE ESTA OPCIN CUANDO SE DESEA UNA ENTRADA DE TEXTO LARGO PARA TOMAR
REA MENOS HORIZONTAL EN LA HOJA.
COMBINAR Y CENTRAR: USTED PUEDE COMBINAR VARIAS CELDAS EN UNA SOLA CELDA, MS GRANDE.
ESTA CARACTERSTICA LE PERMITE DISPONER DE CELDAS DE TAMAO DESIGUAL. SI USTED TIENE UNA TABLA
QUE SE EXTIENDE POR SEIS COLUMNAS, POR EJEMPLO, PUEDE COMBINAR SEIS CELDAS EN LA PARTE SUPERIOR DE
PARA FORMAR UNA NICA CELDA MS GRANDE PARA EL TTULO DE LA TABLA.

TENGA EN CUENTA LAS SIGUIENTE NORMAS PARA FUSIONAR LAS CELDAS:
SE PUEDEN COMBINAR LAS CELDAS HORIZONTAL O VERTICALMENTE.
COMPRENDER QUE LAS CELDAS SE FUSIONAN - NO EL CONTENIDO DE LAS CLULAS ES IMPORTANTES.
CADA VEZ QUE COMBINA LAS CELDAS, RECIBIR UNA ADVERTENCIA SI EL RANGO SELECCIONADO CONTIENE MS DE


UNA CELDA VACA. SI USTED NO DESEA CENTRAR SUS DATOS AL COMBINAR LAS CLULAS, O SI DESEA DESUNIR CELDAS,
HAGA CLIC EN LA FLECHA EN EL BOTN COMBINAR Y CENTRAR Y DESPUS ELEGIR LA OPCIN CORRESPONDIENTE EN EL
MEN.

2.2. FORMATO DE TABLAS

2.2.1. ESTILOS DE CELDA
SI USTED SE ENCUENTRA CONTINUAMENTE APLICACANDO LA MISMA COMBINACIN DE FUENTES, LNEAS,
SOMBREADO, FORMATO DE NMERO, Y AS SUCESIVAMENTE A LAS CELDAS O RANGOS EN LA HOJA DE CLCULO
UTILIZANDO LA OPCIN DE ESTILOS DE CELDA LE PUEDE AHORRAR BASTANTE TIEMPO. EXCEL 2007 OFRECE UNA
GALERA DE ESTILOS DE CELDA CON VARIOS ESTILOS PREDEFINIDOS. USTED ADEMS PUEDE MODIFICAR UN ESTILO
PREDEFINIDO O CREA UN NUEVO ESTILO A PARTIR DE CERO.
UN ESTILO DE CELDA PUEDE INCLUIR CUALQUIER COMBINACIN DE LOS ELEMENTOS DE FORMATO SIGUIENTE:
NMERO DE FORMATO
FUENTE (TIPO, TAMAO Y COLOR)
ALINEACIN (VERTICAL Y HORIZONTAL)
BORDES
PATRN
PROTECCIN (CERRADO Y OCULTO)

PARA PODER APLICAR UN ESTILO DE CELDA PREDEFINIDO, ES NECESARIO QUE SIGA ESTOS PASOS:
1. SELECCIONE LA CELDA O RANGO AL QUE DESEA APLICAR EL ESTILO. PUEDE SELECCIONAR UN RANGO CONTIGUO O
NO CONTIGUO.
2. HAGA CLIC EN EL BOTN ESTILOS DE CELDA EN LA PESTAA INICIO DE LAS BARRA DE HERRAMIENTAS. EXCEL
MUESTRA UNA GALERA DE ESTILOS PREDEFINIDOS.



3. ELIJA UN ESTILO EN LA GALERA, EL CUAL SE DEBE APLICAR INMEDIATAMENTE USTED LO ELIJA. SI
MUEVE EL PUNTERO DEL RATN SOBRE UN ESTILO, EXCEL OFRECE UNA VISTA PREVIA DEL
ESTILO EN SU CELDA O RANGO SELECCIONADO. EL ESTILO NO SE APLICA HASTA QUE REALMENTE
USTED LO SELECCIONA (CLIC).

LA GALERA DE ESTILOS DE CLULAS INCLUYE ALGUNAS CATEGORAS DE ESTILOS QUE SE PUEDEN UTILIZAR
COMO UNA GUA PARA LA REPRESENTACIN DE CIERTOS TIPOS DE DATOS. POR EJEMPLO, PUEDE UTILIZARLO
PARA RESALTAR LOS DATOS EN SU HOJA DE CLCULO QUE SE CONSIDERA
BUENO, MALO O NEUTRAL. PUEDE UTILIZAR LOS DATOS Y LOS ESTILOS DE MODELO PARA REPRESENTAR
CELDAS DE ENTRADA, LAS CELDAS QUE INVOLUCRAN CLCULOS (FRMULAS), Y AS SUCESIVAMENTE

LA GALERA DE ESTILOS DE CELDA ES UN EJEMPLO DE ORIENTACIN HACIA RESULTADOS POSITIVOS.
LA GALERA DE ESTILOS DE CELDA PROPORCIONA DISEOS PREDEFINIDOS QUE ES MUY PROBABLE QUE USTED
QUEDE SATISFECHOS CON ELLOS. SIN EMBARGO, SI NINGUNO DE LOS ESTILOS DISPONIBLES SON EXACTAMENTE
LO QUE QUIERE PERO ESTN MUY CERCA, SLO TIENE QUE MODIFICAR UN ESTILO EXISTENTE EN LUGAR DE CREAR
UN NUEVO ESTILO A PARTIR DE CERO. POR EJEMPLO, USTED PUEDE SER FELIZ CON LA FUENTE DE UN CIERTO
ESTILO Y COLOR DE FONDO, PERO NO EL FORMATO DE NMERO, O TAL VEZ CON EL FORMATO DE NMERO Y
TIPO DE LETRA PERO NO EL COLOR DE FONDO.

SI ESE ES EL CASO SUYO, SIGA ESTOS PASOS PARA MODIFICAR UN ESTILO EXISTENTE:

1. HAGA CLIC EN EL BOTN DE CELDAS EN LA PESTAA ESTILO DE CELDA, HAGA CLIC EN UN ESTILO,
Y ELIJA MODIFICAR EN EL MEN QUE APARECE. EXCEL MUESTRA EL ESTILO DENTRO DE UN CUADRO DE DILOGO.



2. SI LO DESEA, ESCRIBA UN NUEVO NOMBRE PARA EL ESTILO EN EL CUADRO NOMBRE DEL ESTILO.
3. EN EL ESTILO QUE INCLUYE LA SECCIN, HAGA CLIC PARA AGREGAR O BORRAR UNA MARCA DE VERIFICACIN JUNTO
AL ELEMENTOS DE FORMATO QUE DESEE INCLUIR O NO INCLUIR EN EL MODIFICADO ESTILO.
4. HAGA CLIC EN EL BOTN FORMATO. EXCEL MUESTRA EL CUADRO DE DILOGO FORMATO DE CELDAS.

4. SELECCIONAR LAS FICHAS ADECUADAS Y LAS OPCIONES DE FORMATO QUE DESEE.
6. HAGA CLIC EN ACEPTAR PARA SALIR DEL CUADRO DE DILOGO FORMATO DE CELDAS Y HAGA CLIC EN
ACEPTAR PARA CERRAR EL CUADRO DE DILOGO ESTILO. EXCEL ACTUALIZA EL ESTILO DE LA GALERA CON LOS
CAMBIOS REALIZADOS.

CREACIN DE UN ESTILO DE CELDA PERSONALIZADO
SI NINGUNO DE LOS ESTILOS DISPONIBLES EN LA GALERA ESTILOS DE CELDA SATISFACER SUS NECESIDADES YA SEA
DIRECTAMENTE O MEDIANTE LA MODIFICACIN DE UN ESTILO, PUEDE CREAR UN ESTILO DESDE EL PRINCIPIO. PARA
ELLOS ES NECESARIO SEGUIR LOS SIGUIENTES PASOS PARA CREAR UN ESTILO DE CELDA PERSONALIZADO:
1. HAGA CLIC EN EL BOTN ESTILOS DE CELDA EN LA PESTAA INICIO DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS, Y LUEGO ELIJA
NUEVO ESTILO DE CELDA (EN LA PARTE INFERIOR DE LA GALERA). EXCEL MUESTRA EL ESTILO DE EL CUADRO DE
DILOGO.


2. EN EL CUADRO NOMBRE DE ESTILO, ESCRIBA UN NOMBRE PARA EL ESTILO.
3. COMPLETA LOS PASOS 3-6 EN LA SECCIN "MODIFICACIN DE UN ESTILO EXISTENTE," DE INMEDIATO
ANTERIOR A LA PRESENTE SECCIN. EXCEL AGREGA EL ESTILO A UNA CATEGORA PERSONALIZADA Y CREA UNA NUEVA
SECCIN DENTRO DE ESTILOS DE CELDA.



CONCEPTO DE EXPRESS SHEETS
EXPRESS SHEETS: ES UN CONCEPTO
NORTEAMERICANO EL CUAL PROPICIA A LA BUENA
PRCTICA Y EL USO ADECUADO DE LAS HOJAS DE
CLCULO. LOS EXPREES SHEETS SE CARACTERIZAN
POR TENER FORMATOS PRCTICOS Y RPIDOS DE
APLICAR PARA ENTREGAR SIEMPRE REPORTES,
ANLISIS, ETC. SIEMPRE A TIEMPO CON LOS
MEJORES EFECTOS VISUALES QUE HACEN QUE SUS
DATOS HABLEN POR SI SOLOS.
EXISTEN 10 REGLAS FUNDAMENTALES QUE SE DEBEN DE TOMAR EN CUENTA PARA LA ELABORACIN DE UN PERFECTO
EXPRESS SHEETS Y SON LAS SIGUIENTES:
1. LA MS IMPORTANTE: NUNCA EMPEZAR UNA HOJA DE CLCULO SIN HABER SIDO CAPAZ DE DEFINIR EN UNA FRASE
O MENOS POR QU SE EST CREANDO LA HOJA DE CLCULO.
2. SEGUNDA REGLA MS: UNA HOJA DE CLCULO DEBE EXPLICARSE A S MISMA. SEIS MESES A PARTIR DE AHORA,
OTRA PERSONA NO SER CAPAZ DE DECIRLE LO QUE ESTABA PENSANDO CUANDO CRE LA HOJA DE CLCULO. USTED
NO PUEDE INCLUSO RECORDAR SUS PROPIOS PENSAMIENTOS DE POR QU SE CRE. UNA HOJA DE CLCULO BIEN
DEFINIDA DEBE JUSTIFICAR SU PROPIA EXISTENCIA.
3. DEBE TENER UN TTULO. ESTO DEBERA AYUDAR A EXPLICAR "SEGUNDA REGLA" Y QUE EL LECTOR PUEDA ENTENDER
LO QUE EST VIENDO.
4. EN LA SECCIN NOTA DE UNA HOJA DE CLCULO DEBE INCLUIR LA RUTA / NOMBRE / FECHA Y EL NOMBRE DEL
CREADOR.
5. AUDITABLE: SIEMPRE QUE SEA POSIBLE, LAS FRMULAS DEBEN SER UTILIZADAS EN LA HOJA DE CLCULO EN LUGAR
DE INTRODUCIR LOS VALORES NUMRICOS. ES LA FORMA EN QUE USTED, O ALGUIEN MS, PUEDA SEGUIR LA LGICA
DE LA HOJA DE CLCULO.
6. ASUNCIONES: SI APLICA O TRABAJA CON SUPUESTOS MATEMTICOS DEBEN SER IDENTIFICADOS EN CELDAS
SEPARADAS, NO ENTERRADOS DENTRO DE LAS FRMULAS. DE ESA MANERA SE PUEDEN IMPRIMIR SEGN SEA
NECESARIO. ES MUY FCIL OLVIDARSE DE QUE TIENE UNA FRMULA QUE DICE (C5 X 200). SI POR EL CONTRARIO, SE
DICE (C5 X D7) Y D7 MUESTRA DE 200, ES MENOS PROBABLE QUE OLVIDE LO QUE LOS SUPUESTOS SE INCLUYEN EN
LA HOJA DE CLCULO.


7. ASUNCIONES: DOCUMENTAR SUS SUPUESTOS. UNAS POCAS PALABRAS PARA EL LADO DERECHO DE UNA CLULA
PUEDE AHORRAR MUCHAS HORAS DE CAZA Y LA EXCAVACIN EN UNA FECHA POSTERIOR.

8. FORMATO DE PRESENTACIN: TODAS LAS HOJAS DE CLCULO, DEBEN SER DISEADAS DE MANERA QUE SEA FCIL
SEGUIR EL FLUJO DEL PROCESO Y RESULTADO. CASI TODAS LAS HOJAS DE CLCULO DEBEN SER PRESENTABLES Y
ENTENDIBLES PARA LA ALTA DIRECCIN SIN FORMATO O EXPLICACIONES ADICIONALES.
9. UTILIZAR LAS FUNCIONES DE NIVEL INTERMEDIO DENTRO DE EXCEL. ESTOS INCLUYEN: SUMA, SUMAR.SI, MACRO,
LGICA (SI, ENTONCES, DE LO CONTRARIO), AUTO SUMA, EL FILTRADO AUTOMTICO SUBTOTAL, LA CLASIFICACIN,
GRFICOS, TABLAS DINMICAS, FORMATO AUTOMTICO, FORMATO CONDICIONAL Y DE AUDITORA DE FRMULAS.
NINGUNA DE ESTAS FUNCIONES ESTN EN EL NIVEL AVANZADO O PARTICULARMENTE DIFCIL. SI NECESITA AYUDA
SOBRE CMO USARLOS, POR FAVOR VERIFIQUE EN ESTE MANUAL COMO USAR FORMULAS AVANZADAS E
INTERMEDIAS; Y EN CASO DE NO ENTENDER PDALE AL PROFESOR UNA EXPLICACIN MS DETALLADA, UTILICE LA
FUNCIN DE AYUDA DE EXCEL, O BUSCAR LA FUNCIN EN LA WEB. EL USO DE ESTAS FUNCIONES LE AHORRAR UNA
GRAN CANTIDAD DE TIEMPO Y HACEN DE SUS HOJAS DE CLCULO MS EXACTAS.
10. LA PRUEBA DE SENTIDO COMN. MIRA LA HOJA DE CLCULO COMO SI USTED NO LO CREA. QU, RESPONDER A LA
PREGUNTA? SE PUEDE SEGUIR LA LGICA? EL RESULTADO PARECE BIEN? SI TODO ESTO ES S, ENTONCES
PREGUNTAR QU DECISIN SE TOMAR A PARTIR DE CONOCER ESTA INFORMACIN. SI NO PUEDE CONTESTAR A ESTO,
VOLVER AL PASO UNO.



VALIDACIN DE DATA

CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS
ESTA HERRAMIENTA PERMITE QUE EXCEL SUPERVISE EL INGRESO DE INFORMACIN EN UNA HOJA DE CLCULO SOBRE
LA BASE DE UN CONJUNTO DE CRITERIOS PREVIAMENTE ESTABLECIDOS. PUEDE CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS QUE SE
ACEPTARN EN UNA CELDA DE LA HOJA DE CLCULO Y A CONTINUACIN, RESTRINGIR LA CELDA PARA QUE ACEPTE
NICAMENTE LAS ENTRADAS DE LA LISTA MEDIANTE EL COMANDO DEL MEN DATOS OPCIN VALIDACIN. EL
USUARIO QUE INTRODUZCA LOS DATOS PUEDE HACER UNA SELECCIN EN LA LISTA.
PARA TRABAJAR CON VALIDACIN DE DATOS LOS DATOS DEBEN ESTAR EN LA MISMA HOJA, DEBE SELECCIONAR LA O
LAS CELDAS A VALIDAR.
PARA CREAR UNA LISTA RESTRINGIDA DE DATOS USTED DEBE SEGUIR LOS SIGUIENTES PASOS:
1. SELECCIONE LA CELDA A VALIDAR.
2. IR A LA PESTAA DATOS
3. EN EL GRUPO HERRAMIENTAS DE DATOS
4. OPCIN VALIDACIN DE DATOS

PRESENTA EL SIGUIENTE CUADRO DE DILOGO:


7. EN LA PESTAA CONFIGURACIN EN CRITERIO DE VALIDACIN EN LA OPCIN PERMITIR: SELECCIONAR LISTA.

9. EN ORIGEN INDICAR EL RANGO QUE CONTIENE LA LISTA


10. POR LTIMO DAR CLIC EN ACEPTAR.
MENSAJE ENTRANTE
PARA CREAR UN MENSAJE ENTRANTE HAGA LO SIGUIENTE:
1. MARCAR LA CELDA EN LA QUE DESEA SE CREE EL MENSAJE ENTRANTE
4. DE CLIC EN LA OPCIN VALIDACIN DE DATOS
5. SELECCIONE LA PESTAA MENSAJE DE ENTRADA

ACTIVE MOSTRAR MENSAJE DE ENTRADA AL SELECCIONAR LA CELDA.
7. EN TTULO DIGITE UN TTULO POR EJEMPLO: MENSAJE DE ENTRADA.


8. EN MENSAJE DE ENTRADA, DIGITE UN MENSAJE RELACIONADO CON LO QUE VALIDA EN LA CELDA, POR EJEMPLO:
EL NMERO DE RUC SLO PUEDE SER SELECCIONADO DE LA LISTA DESPLEGABLE
9. DE CLIC EN ACEPTAR
10. UN VEZ CONFIGURADO EL MENSAJE ENTRANTE SE VISUALIZARA CUANDO USTED SE POSICIONES EN LA CELDA.
MENSAJE DE ERROR
PARA CREAR UN MENSAJE DE ERROR HAGA LO SIGUIENTE:
3. DE CLIC EN LA OPCIN VALIDACIN DE DATOS
4. SELECCIONE LA PESTAA MENSAJE DE ERROR

ACTIVAR LA OPCIN MOSTRAR MENSAJE DE ERROR SI SE INTRODUCEN DATOS NO VLIDOS.



6. EN LA OPCIN ESTILO:
GRAVE: ESTE ESTILO EVITA LA ESPECIFICACIN DE DATOS NO VLIDOS.

ADVERTENCIA: PARA MOSTRAR UN MENSAJE DE ADVERTENCIA QUE NO EVITE LA ESPECIFICACIN DE DATOS NO
VLIDOS, SELECCIONE ADVERTENCIA.

INFORMACIN: PERMITE MOSTRAR UN MENSAJE INFORMATIVO QUE NO EVITE LA ESPECIFICACIN DE DATOS NO
VLIDOS.

7. EN TTULO: ESCRIBA EL TTULO QUE DESEA QUE SE MUESTRE.
8. EN MENSAJE DE ERROR: ESCRIBA EL MENSAJE DE ERROR QUE DESEA QUE SE DESPLIEGUE SI SE INTRODUCEN DATOS
NO VLIDOS


9. CLIC EN EL BOTN ACEPTAR

AUDITAR UNA HOJA DE CLCULO
AL UTILIZAR LAS OPCIONES DE AUDITORIA PUEDE ENCONTRAR ERRORES Y ASEGURAR LA EXACTITUD DE LAS FRMULAS
EN SUS HOJAS DE TRABAJO COMPLEJAS. CUANDO AUDITA UNA HOJA DE TRABAJO, EL PROGRAMA EXCEL DETERMINA
LA RELACIN QUE EXISTE ENTRE LAS FRMULAS Y LAS CELDAS QUE ESTN REFERENCIADAS POR ELLAS. LAS CELDAS
PRECEDENTES SON AQUELLAS QUE SUMINISTRAN LOS DATOS A LA FRMULA MIENTRAS QUE LAS CELDAS
DEPENDIENTES CONTIENEN LAS FRMULAS Y SE REFIEREN A OTRAS CELDAS. CUANDO EL PROGRAMA ENCUENTRA LAS
CELDAS PRECEDENTES O DEPENDIENTES, APLICA FLECHAS DE SEGUIMIENTO A LAS CELDAS. LAS FLECHAS DE RASTREO
MUESTRAN LA RELACIN QUE EXISTE ENTRE LA CELDA ACTIVA Y LAS CELDAS RELACIONADAS. CUANDO BUSCA LAS
CELDAS PRECEDENTES, DEBE SELECCIONAR LA CELDA DE LA FRMULA ANTES DE QUE PROGRAMA PUEDA APLICAR LAS
FLECHAS. DE IGUAL FORMA, PRIMERO DEBE SELECCIONAR UNA CELDA O EL RANGO DE CELDAS QUE CONTIENE LOS
DATOS PARA BUSCAR LAS CELDAS DEPENDIENTES. SI DENTRO DE LA CELDA APARECE UN MENSAJE DE ERROR, COMO
#DIV/0! O #VALUE!, DEBE SELECCIONAR LA CELDA ANTES DE QUE EL PROGRAMA PUEDA ENCONTRAR UN ERROR.
AL BUSCAR LOS ERRORES PUEDE UTILIZAR LAS OPCIONES QUE SE ENCUENTRAN EN:
1. PESTAA FRMULAS
2. GRUPO AUDITORA DE FRMULAS
3. DEBE SELECCIONAR UNA CELDA QUE CONTENGA LA FRMULA ANTES DE QUE EMPIECE A BUSCAR LAS CELDAS
PRECEDENTES.
4. DEBE SELECCIONAR LA CELDA O EL RANGO DE CELDAS QUE CONTIENEN LOS DATOS O QUE PROPORCIONAN LOS
DAROS A LA FRMULA ANTES DE QUE PUEDA ENCONTRAR LAS CELDAS DEPENDIENTES.
EJEMPLO: VALIDAR LAS CELDAS QUE PERMITAN VALORES MAYORES A 500 POR DIDCTICA HE PINTADO EL GRUPO DE
CELDAS EN COLOR AMARILLO, PARA INDICAR QUE ESE GRUPO DE CELDAS SERN VALIDADAS. SELECCIONE LAS CELDAS
A VALIDAR



1. PESTAA FRMULAS
2. GRUPO AUDITORA DE FRMULAS

4. SELECCIONAR LA PESTAA CONFIGURACIN
5. EN PERMITIR SELECCIONAR: DECIMAL
6. EN DATOS: MAYOR QUE
7. EN MNIMO: DIGITE 500
8. DAR CLIC EN ACEPTAR
PARA QUE PUEDA ADMITIR OTROS VALORES DIFERENTES A LA CONDICIN IR A LA PESTAA MENSAJE DE ERROR
ACTIVAR MOSTRAR MENSAJE DE ERROR SI SE INTRODUCEN DATOS NO VLIDOS (DEBE ESTAR EL VISTO)



EN ESTILO: SELECCIONAR ADVERTENCIA, PARA QUE DEJE PASAR PREVIA CONFIRMACIN VALORES DIFERENTES A LA
CONDICIN VALIDADA. EN TTULO: DIGITAR ADVERTENCIA. EN MENSAJE DE ERROR: DIGITAR DESEA INGRESAR UN
VALOR DIFERENTE A LA CONDICIN
LA PANTALLA CONFIGURADA SE VISUALIZAR DE LA SIGUIENTE MANERA:

DAR CLIC EN ACEPTAR UNA VEZ VALIDADA INGRESE VALORES POR EJEMPLO INGRESAR EL VALOR DE 40, COMO ESTE
NO CUMPLE LA CONDICIN DESPLEGARA EL MENSAJE DE ERROR CONFIGURADO ANTERIORMENTE, SE VISUALIZA:

DAR CLIC EN S PARA QUE PERMITA INGRESAR EL VALOR DE 40 INGRESAR LOS VALORES QUE SE MUESTRAN EN LA
PANTALLA SIGUIENTE:


DAR CLIC EN S PARA QUE SE INGRESEN LOS VALORES QUE NO CUMPLEN LA CONDICIN VALIDADA. CALCULAR LA
SUMA EN DE CADA UNA DE LAS COLUMNAS Y RASTREAR SUS RESPECTIVAS PRECEDENTES PARA ESTO SE DEBE
VISUALIZAR EL GRUPO DE AUDITORA DE FRMULAS CON LO QUE SE TENDR LA SIGUIENTE PANTALLA:

SI DESEA RODEAR CON UN CRCULO LOS DATOS NO VLIDOS:
2. GRUPO HERRAMIENTAS DE DATOS
3. OPCIN RODEAR CON UN CRCULO DATOS NO VLIDOS


LOS DATOS QUE NO CUMPLAN LA CONDICIN DE VALIDACIN SE VISUALIZARN:

GRUPOS DE DATOS
ESTA FUNCIN ES UTILIZADA PARA AGRUPAR MLTIPLES DATOS QUE DEPENDEN DE UN ENTE MAYOR U OBEDECEN A
UNA JERARQUA DE INFORMACIN. PARA PODER VISUALIZAR LOS DATOS EN LA FORMA QUE QUEREMOS PODEMOS
SEGUIR LOS SIGUIENTES PASOS:

1. SELECCIONAMOS EL RANGO DE CELDAS QUE QUEREMOS ANIDAR COMO GRUPO
2. DAMOS CLIC A LA PESTAA DATOS Y SELECCIONAMOS LA OPCIN AGRUPAR
3. SE DESPLEGARA UN CUADRO DE DIALOGO EN DONDE EXCEL NOS PREGUNTA DE QU FORMA
QUEREMOS AGRUPAR NUESTROS DATOS. SELECCIONAMOS LA OPCIN QUE NOS CONVENGA DE
ACUERDO A LA FORMA DE NUESTROS DATOS (FILAS COLUMNAS)


4. AL FINALIZAR EXCEL INCLUIR UN BOTN CON SIGNOS LGICOS (+ | -) INDICANDO QUE LOS DATOS
ESTN AGRUPADOS

NORMALMENTE USAMOS ESTA FUNCIONALIDAD PARA INCLUIR DENTRO DE UN MISMO RANGO VALORES
QUE SON SEMEJANTES. ESTA FUNCIN ES UTILIZADA COMNMENTE PARA SIMULAR PROJECT EN EXCEL,
EN DONDE PODEMOS COLOCAR DEPENDENCIAS DE ACTIVIDADES.



FORMATO CONDICIONAL
EL FORMATO CONDICIONAL PERMITE MODIFICAR EL ASPECTO DE DETERMINADAS CELDAS, DE ACUERDO AL
CUMPLIMIENTO O NO DE REGLAS LGICAS. SOPORTA HASTA 64 CONDICIONES. POR EJEMPLO: DAR EL COLOR DE
FUENTE ROJO Y TRAMA AMARILLA PARA LAS NOTAS MENORES A 7 DE LA COLUMNA NOTA1. PARA INICIAR ACTIVAR
EL MEN INICIO EN EL BLOQUE ESTILOS SELECCIONE FORMATO CONDICIONAL Y POR LTIMO ADMINISTRAR REGLAS.
EXCEL OFRECE ALGUNAS ALTERNATIVAS:

PARA RESOLVER EL EJERCICIO, SELECCIONE LAS CELDAS QUE DESEE RESALTAR.
1. IR AL GRUPO DE ESTILOS, HAGA CLIC EN FORMATO CONDICIONAL, SELECCIONE REGLAS DE CELDAS OPCIN ES
MENOR QUE


2. EN APLICAR FORMATO A LAS CELDAS QUE SON MENORES QUE: DIGITE EL VALOR DE 7.
3. EN CON DE CLIC EN LA LISTA DESPLEGABLE Y ELIJA FORMATO PERSONALIZADO
4. SELECCIONE EN FUENTE EL COLOR ROJO.
5. EN RELLENO SELECCIONE LA TRAMA DE COLOR AMARILLO.
6. CLIC EN ACEPTAR.
SI ELIGE ADMINISTRAR REGLAS, SE VISUALIZA EL SIGUIENTE CUADRO DE DILOGO:


DENTRO DE ESTA PANTALLA SE PUEDEN COLOCAR LAS CONDICIONES, PARA CREAR UNA NUEVA REGLA DE CLIC EN
NUEVA REGLA SELECCIONAR LA OPCIN APLICAR FORMATO NICAMENTE A LAS CELDAS QUE CONTENGAN SE
TIENE LA SIGUIENTE PANTALLA:

SELECCIONE LAS CONDICIONES QUE DESEA APLICAR AL VALOR DE LA CELDA Y PARA APLICAR EL FORMATO DE CLIC EN EL
BOTN FORMATO SE VISUALIZA:


DE CLIC EN APLICAR, LUEGO EN ACEPTAR. LOS DATOS DEBEN MOSTRARSE COMO LA ILUSTRACIN QUE SIGUE:



PARA AADIR OTRA CONDICIN BASTA CON PRESIONAR LA OPCIN NUEVA REGLA PARA MODIFICAR LAS
CONDICIONES DE CLIC EN EDITAR REGLA PARA ELIMINAR DE CLIC EN ELIMINAR REGLA
BORRAR EL FORMATO CONDICIONAL
1. SELECCIONE LAS CELDAS QUE CONTIENEN EL FORMATO CONDICIONAL.
2. IR AL GRUPO ESTILO HAGA CLIC EN FORMATO CONDICIONAL.

3. BORRAR REGLAS
4. BORRAR REGLAS DE LAS CELDAS SELECCIONADAS.
DESTACAR GRFICAMENTE EL VALOR DE CADA CELDA
SELECCIONE UN RANGO DE CELDAS, Y DENTRO DEL MEN DESPLEGABLE DEL BOTN FORMATO CONDICIONAL
SELECCIONE LA OPCIN BARRAS DE DATOS Y DENTRO DE ELLA EL COLOR QUE QUIERE UTILIZAR.


COMO SE OBSERVA EN LA ILUSTRACIN, SU RANGO DE CELDAS OFRECE LA MISMA INFORMACIN QUE ANTES PERO
GRACIAS A ESTA OPCIN DEL FORMATO CONDICIONAL ES MUCHO MS SENCILLO IDENTIFICAR LA INFORMACIN
NUMRICA GLOBAL. SELECCIONE OTRO RANGO DE CELDAS, Y DENTRO DEL MEN DESPLEGABLE DEL BOTN FORMATO
CONDICIONAL SELECCIONA LA OPCIN ESCALAS DE COLOR Y DENTRO DE ELLA EL RANGO DE COLORES QUE SE
VISUALIZA EN LA PRXIMA ILUSTRACIN,

POR LTIMO SELECCIONA OTRO RANGO DE CELDAS, Y DENTRO DEL MEN DESPLEGABLE DEL BOTN FORMATO
CONDICIONAL SELECCIONA LA OPCIN CONJUNTO DE ICONOS Y DENTRO DE ELLA EL RANGO DE ICONOS QUE QUIERE
UTILIZAR.


UTILIZA ESTAS CARACTERSTICAS PARA HACER DE TUS HOJAS DE CLCULO MS DINMICAS Y QUE LA
INFORMACIN SE PUEDA EXPLICAR SOLA. HOY EN DA LAS EMPRESAS PREFIEREN MOSTRAR RESULTADOS
GRFICAMENTE YA QUE A LOS EJECUTIVOS SE LES HACE MS FCIL INDICAR Y MOSTRAR CUALQUIER INDICADOR O
RESULTADO.



FORMULAS AVANZADAS
FORMULAS LGICAS| FUNCIONES LGICAS

AND (Y):
DEVUELVE VERDADERO SI TODOS LOS ARGUMENTOS SON VERDADERO; DEVUELVE FALSO SI UNO O MS
ARGUMENTOS SON FALSO.

SINTAXIS: AND(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
VALOR_LGICO1; VALOR_LGICO2;... SON DE 1 A 30 CONDICIONES QUE DESEA COMPROBAR Y QUE PUEDEN SER
VERDADERO O FALSO. LOS ARGUMENTOS DEBEN EVALUARSE COMO VALORES LGICOS (VERDADERO O
FALSO), O LOS ARGUMENTOS DEBEN SER MATRICES O REFERENCIAS QUE CONTENGAN VALORES LGICOS. SI UN
ARGUMENTO MATRICIAL O DE REFERENCIA CONTIENE TEXTO O CELDAS VACAS, ESOS VALORES SE PASAN POR ALTO. SI
EL RANGO ESPECIFICADO NO CONTIENE VALORES LGICOS, LA FUNCIN AND DEVUELVE EL VALOR DE ERROR
#VALUE!

IF (SI):
DEVUELVE UN VALOR SI LA CONDICIN ESPECIFICADA ES VERDADERO Y OTRO VALOR SI DICHO ARGUMENTO ES FALSO.
SE UTILIZA PARA REALIZAR PRUEBAS CONDICIONALES EN VALORES Y FRMULAS.

SINTAXIS: IF (PRUEBA_LOGICA; VALOR_SI_VERDADERO; VALOR_SI_FALSO)
PRUBA_LOGICA ES CUALQUIER VALOR O EXPRESIN QUE PUEDE EVALUARSE COMO VERDADERO O FALSO
VALOR_SI_VERDADERO ES EL VALOR QUE SE DEVOLVER SI PRUEBA_LOGICA ES VERDADERO VALOR_SI_FALSO
ES EL VALOR QUE SE DEVOLVER SI PRUEBA_LOGICA ES FALSO

OBSERVACIONES: ES POSIBLE ANIDAR HASTA SIETE (7) FUNCIONES IF COMO ARGUMENTO VALOR_SI_VERDADERO Y
VALOR_SI_FALSO PARA CONSTRUIR FORMULAS MS ELABORADAS.

OR (O):
DEVUELVE VERDADERO SI UNO DE TODOS LOS ARGUMENTOS SON VERDADERO; DEVUELVE FALSO SI TODOS
LOS ARGUMENTOS SON FALSO.

SINTAXIS: OR(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
VALOR_LGICO1; VALOR_LGICO2;... SON DE 1 A 30 CONDICIONES QUE DESEA COMPROBAR Y QUE PUEDEN SER
VERDADERO O FALSO. LOS ARGUMENTOS DEBEN EVALUARSE COMO VALORES LGICOS (VERDADERO O
FALSO), O LOS ARGUMENTOS DEBEN SER MATRICES O REFERENCIAS QUE CONTENGAN VALORES LGICOS. SI UN
ARGUMENTO MATRICIAL O DE REFERENCIA CONTIENE TEXTO O CELDAS VACAS, ESOS VALORES SE PASAN POR ALTO. SI
EL RANGO ESPECIFICADO NO CONTIENE VALORES LGICOS, LA FUNCIN OR DEVUELVE EL VALOR DE ERROR
#VALUE!



FORMULAS DE INFORMACIN| FUNCIONES LGICAS

FUNCIN ISERROR (ESERROR)
DEVUELVE COMO VERDADERO SI VALOR ES CUALQUIER VALOR DE ERROR (#N/A, #VALOR!, #REF!,
#DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? O #NULO)

FORMULAS AVANZADAS DE BSQUEDA | LOOKUP FUNTION
EXISTEN VARIAS FUNCIONES QUE BUSCAN INFORMACIN ALMACENADA EN UNA LISTA O TABLA, O QUE MANIPULAN
REFERENCIAS. PARA UTILIZAR LAS FRMULAS, SELECCIONE EN EL MEN FRMULAS, IR AL GRUPO DE BIBLIOTECA DE
FUNCIONES.
FUNCIN VLOOKUP (BUSCARV)
BUSCA UN VALOR ESPECFICO EN LA COLUMNA MS A LA IZQUIERDA DE UNA MATRIZ Y DEVUELVE EL VALOR EN LA
MISMA FILA DE UNA COLUMNA ESPECIFICADA EN LA TABLA.
SINTAXIS: VLOOKUP (VALOR_BUSCADO;MATRIZ_DE_COMPARACIN;INDICADOR_COLUMNAS;PRECISIN)
VALOR_BUSCADO ES EL VALOR QUE SE BUSCA EN LA PRIMERA COLUMNA DE LA MATRIZ. VALOR_BUSCADO PUEDE SER
UN VALOR, UNA REFERENCIA O UNA CADENA DE TEXTO. MATRIZ_DE_COMPARACIN ES EL CONJUNTO DE
INFORMACIN DONDE SE BUSCAN LOS DATOS. INDICADOR_COLUMNAS ES EL NMERO DE COLUMNA DE
MATRIZ_DE_COMPARACIN DESDE LA CUAL DEBE DEVOLVERSE EL VALOR COINCIDENTE.
PRECISIN ES UN VALOR LGICO QUE INDICA SI DESEA QUE LA FUNCIN VLOOKUP BUSQUE UN VALOR IGUAL O
APROXIMADO AL VALOR ESPECIFICADO. SI EL ARGUMENTO DE PRECISIN ES VERDADERO O SE OMITE, LA FUNCIN
DEVUELVE UN VALOR APROXIMADO, SI PRECISIN ES FALSO, DEVUELVE EL VALOR BUSCADO.
SI NO ENCUENTRA NINGN VALOR, DEVUELVE EL VALOR DE ERROR #N/A.

A CONTINUACIN ENCONTRARAS 5 TIPS IMPORTANTES PARA QUE REALICES BSQUEDAS MAS ROBUSTAS
Y A PRUEBA DE ERROR:



1. UTILIZAR LOS RANGOS CON NOMBRE

A NADIE LE GUSTA UN VLOOKUP CON UN MONTN DE SIGNOS DE PESO Y REFERENCIAS DE CELDAS. ELLOS
NO SE PUEDEN LEER Y SE TORNA DIFCIL DE DEPURAR DONDE ESTAMOS EXTRAYENDO LA INFORMACIN. POR
LO TANTO, UNA MEJOR OPCIN ES UTILIZAR RANGOS CON NOMBRE EN FRMULAS DE BSQUEDA. POR
EJEMPLO: VLOOKUP (VALSALESPERSON, TBLDATA, 3, FALSO) ES MUCHO MS FCIL DE LEER Y DE
ENTENDER QUE VLOOKUP (G-5, $B$5:$G$17, 3, FALSO).
2. HACER TABLA / LISTA DE REFERENCIAS ABSOLUTAS
CUANDO USTED NECESITA ESCRIBIR LAS FRMULAS DE BSQUEDA EN UN RANGO DE CELDAS, LA PRCTICA
HABITUAL ES ESCRIBIR LA FRMULA Y LUEGO ARRASTRE DE RELLENO. SI HA SEGUIDO EL PASO ANTERIOR Y
UTILIZAR RANGOS CON NOMBRE, DEBE ESTAR BIEN CON ESTE ENFOQUE. PERO SI USTED HACE USO DE
REFERENCIAS DE CELDAS, ASEGRESE DE QUE LAS REFERENCIAS A LA TABLA SON ABSOLUTAS, DE ESTA
FORMA: $B$5: $G$17 EN LUGAR DE B5:G17.

USO DE LOS RANGOS CON NOMBRE O REFERENCIAS ABSOLUTAS ES UNA BUENA TCNICA. SIN EMBARGO,
ADOLECEN DE UNA LIMITACIN MOLESTA. SI LOS DATOS DE ORIGEN (DONDE SE ENCUENTRA LA
INFORMACIN) CRECE O SE REDUCE, ES NECESARIO AJUSTAR LAS REFERENCIAS. UNA MEJOR OPCIN UTILICE
TABLAS).
3. COMPRUEBE SI HAY ERRORES
VLOOKUP ES UNA FRMULA DE GRAN ALCANCE, BIEN. PERO PUEDE QUE AL BUSCAR UN VALOR QUE NO
CORRESPONDA CON LOS DATOS, AH LA FUNCIN HACE DE LAS SUYAS. AS QUE HAY QUE MANEJAR ESTO. EL
MTODO MS SENCILLO ES UTILIZAR IFERROR DE FRMULA. DE ESTA MANERA: IFERROR (VLOOKUP
(...), "OOPS, NO SE HA ENCONTRADO!").
IFERROR ES UNA NUEVA FRMULA QUE INCORPORA EXCEL 2007, POR LO QUE SI USTED EST USANDO LAS
VERSIONES 2003 O ANTERIORES Y NECESITA USAR ISERROR, UTILICE LA SIGUIENTE NOMENCLATURA:
=IF (ISERROR(VLOOKUP(...)),"VAYA, NO HE ENCONTRADO NADA", VLOOKUP(...))

PERO, HAY OTRO PROBLEMA. EL IFERROR NO ES SLO LARGA, TAMBIN ES FEO E INEFICIENTE, YA QUE
CALCULA EL VLOOKUP DOS VECES. POR LO TANTO UN MEJOR ENFOQUE CONSISTE EN UTILIZAR COUNTIF,
DE ESTA MANERA:
= IF (COUNTIF(COLUMNA, VALOR QUE DESEA BUSCAR)>0, BUSCARV (...), "OOPS, NO SE HA ENCONTRADO!")


4. USE 1 Y 0 PARA EL LTIMO ARGUMENTO
SI BIEN NO RECOMIENDO ESTO, HE VISTO A MUCHOS HACER ESTO EN LA PRCTICA. PUEDES USAR 1 Y 0 PARA
EL LTIMO ARGUMENTO DE VLOOKUP PARA HACER LA FRMULA MS CORTA. LA FRMULA DE
VLOOKUP= (VALOR, RANGO DE LA COLUMNA #, FALSO) ES IGUAL A = VLOOKUP (VALOR, RANGO DE LA
COLUMNA #, 0). DEL MISMO MODO SE PUEDE UTILIZAR 1 PARA TRUE.
INCLUSO SE PUEDE OMITIR EL LTIMO ARGUMENTO, SI ES 0, DE ESTA MANERA: = BUSCARV (VALOR,
RANGO DE LA COLUMNA #) RECUERDE, USTED DEBE COLOCAR UNA COMA (,) DESPUS DEL NMERO DE
COLUMNA, SI USTED EST PLANEANDO UTILIZAR ESTE .

5. USE VLOOKUP SLO CUANDO LO NECESITE
SABE USTED QUE FRMULAS COMO SUMIF O SUMPRODUCT PUEDE SUSTITUIR EFICAZMENTE LAS
FRMULAS VLOOKUP? POR EJEMPLO.
LA FRMULA
= SUMIF (RANGO DE BSQUEDA, BSQUEDA DE VALOR, RANGO DE LA COLUMNA DE RETORNO)
DA EL MISMO VALOR QUE
= VLOOKUP (VALOR DE BSQUEDA, RANGO TOTAL, 2, FALSO)
DEL MISMO MODO, SI LO QUE DESEA SABER ES SI UN VALOR EST EN LA LISTA O NO, EL USO DE COUNTIF ES
MS EFECTIVO.
LAS FRMULAS DE CLCULO COMO SUMIF SON MEJORES, YA QUE NO REQUIEREN EL MANEJO DE ERRORES
POR SEPARADO. SI EL VALOR NO SE PUEDE ENCONTRAR, SLO DEVUELVEN 0.



FUNCIN HLOOKUP (BUSCARH)
BUSCA UN VALOR EN LA FILA SUPERIOR DE UNA TABLA O UNA MATRIZ DE VALORES Y, A CONTINUACIN, DEVUELVE UN
VALOR EN LA MISMA COLUMNA DE UNA FILA ESPECIFICADA EN LA TABLA O MATRIZ. USE HLOOKUP CUANDO LOS
VALORES DE COMPARACIN SE ENCUENTREN EN UNA FILA EN LA PARTE SUPERIOR DE UNA TABLA DE DATOS Y DESEE
ENCONTRAR INFORMACIN QUE SE ENCUENTRE DENTRO DE UN NMERO ESPECIFICADO DE FILAS. USE VLOOKUP
CUANDO LOS VALORES DE COMPARACIN SE ENCUENTREN EN UNA COLUMNA A LA IZQUIERDA O DE LOS DATOS QUE
DESEE ENCONTRAR.
LA H DE HLOOKUP SIGNIFICA "HORIZONTAL".
SINTAXIS
HLOOKUP (VALOR_BUSCADO;MATRIZ_BUSCAR_EN;INDICADOR_FILAS; PRECISIN)
VALOR_BUSCADO ES EL VALOR QUE SE BUSCA EN LA PRIMERA FILA DE LA TABLA. VALOR_BUSCADO PUEDE SER UN
VALOR, UNA REFERENCIA O UNA CADENA DE TEXTO.
MATRIZ_BUSCAR_EN ES UNA TABLA DE INFORMACIN EN LA QUE SE BUSCAN LOS DATOS. UTILICE UNA REFERENCIA A
UN RANGO O EL NOMBRE DE UN RANGO.
LOS VALORES DE LA PRIMERA FILA DEL ARGUMENTO MATRIZ_BUSCAR_EN PUEDEN SER TEXTO, NMEROS O
VALORES LGICOS.
SI ORDENADO ES VERDADERO, LOS VALORES DE LA PRIMERA FILA DE MATRIZ_BUSCAR_EN DEBEN
COLOCARSE EN ORDEN ASCENDENTE: ...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z, FALSO, VERDADERO; DE LO
CONTRARIO, BUSCARH PUEDE DEVOLVER UN VALOR INCORRECTO. SI ORDENADO ES FALSO, NO ES
NECESARIO ORDENAR MATRIZ_BUSCAR_EN.
EL TEXTO EN MAYSCULAS Y EN MINSCULAS ES EQUIVALENTE.
SE PUEDEN PONER LOS DATOS EN ORDEN ASCENDENTE DE IZQUIERDA A DERECHA SELECCIONANDO LOS
VALORES Y ELIGIENDO EL COMANDO ORDENAR DEL MEN DATOS. A CONTINUACIN HAGA CLIC
EN OPCIONES Y DESPUS EN ORDENAR DE IZQUIERDA A DERECHA Y ACEPTAR. BAJO ORDENAR POR HAGA
CLIC EN LA FILA DESEADA Y DESPUS EN ASCENDENTE.
INDICADOR_FILAS ES EL NMERO DE FILA EN MATRIZ_BUSCAR_EN DESDE EL CUAL DEBE DEVOLVERSE EL VALOR
COINCIDENTE. SI INDICADOR_FILAS ES 1, DEVUELVE EL VALOR DE LA PRIMERA FILA EN MATRIZ_BUSCAR_EN; SI


INDICADOR_FILAS ES 2, DEVUELVE EL VALOR DE LA SEGUNDA FILA EN MATRIZ_BUSCAR_EN Y AS SUCESIVAMENTE. SI
INDICADOR_FILAS ES MENOR QUE 1, BUSCARH DEVUELVE EL VALOR DE ERROR #VALOR!; SI INDICADOR_FILAS ES
MAYOR QUE EL NMERO DE FILAS EN MATRIZ_BUSCAR_EN, BUSCARH DEVUELVE EL VALOR DE ERROR #REF!
PRECISIN ES UN VALOR LGICO QUE ESPECIFICA SI HLOOKUP DEBE LOCALIZAR UNA COINCIDENCIA EXACTA O
APROXIMADA. SI ES VERDADERO O SE OMITE, DEVOLVER UNA COINCIDENCIA APROXIMADA. ES DECIR, SI NO
ENCUENTRA NINGUNA COINCIDENCIA EXACTA, DEVOLVER EL SIGUIENTE VALOR MAYOR INFERIOR A
VALOR_BUSCADO. SI ES FALSO, BUSCARH ENCONTRAR UNA COINCIDENCIA EXACTA. SI NO ENCUENTRA
NINGUNA, DEVOLVER EL VALOR DE ERROR #N/A.
OBSERVACIONES
SI HLOOKUP NO LOGRA ENCONTRAR VALOR_BUSCADO, UTILIZA EL MAYOR VALOR QUE SEA MENOR QUE
VALOR_BUSCADO.
SI VALOR_BUSCADO ES MENOR QUE EL MENOR VALOR DE LA PRIMERA FILA DE MATRIZ_BUSCAR_EN,
BUSCARH DEVUELVE EL VALOR DE ERROR #N/A.
FUNCIN LOOKUP (BUSCAR)
DEVUELVE UN VALOR PROCEDENTE DE UN RANGO DE UNA FILA O COLUMNA O DE UNA MATRIZ. LA FUNCIN
LOOKUP TIENE DOS FORMAS DE SINTAXIS: VECTORIAL Y MATRICIAL. LA FORMA VECTORIAL DE LOOKUP BUSCA EN
UN RANGO DE UNA FILA O DE UNA COLUMNA UN VALOR (VECTOR) Y DEVUELVE UN VALOR DESDE LA MISMA POSICIN
EN UN SEGUNDO RANGO DE UNA FILA O DE UNA COLUMNA. LA FORMA MATRICIAL DE LOOKUP BUSCA EL VALOR
ESPECIFICADO EN LA PRIMERA FILA O EN LA PRIMERA COLUMNA DE LA MATRIZ Y DEVUELVE UN VALOR DESDE LA
MISMA POSICIN EN LA LTIMA FILA O COLUMNA DE LA MATRIZ.



FORMULAS DE BASE DE DATOS | FUNCIONES DE DB
FUNCIN DCOUNT
CUENTA LAS CELDAS QUE CONTIENEN NMEROS DE UNA COLUMNA DE UNA LISTA O BASE DE DATOS QUE COINCIDA
CON LAS CONDICIONES ESPECIFICADAS.
EL CAMPO ARGUMENTO ES OPCIONAL. SI SE OMITE EL CAMPO, DCOUNT REALIZA UN RECUENTO DE TODOS LOS
REGISTROS DE LA BASE DE DATOS QUE COINCIDEN CON LOS CRITERIOS.
SINTAXIS:
DCOUNT (BASE DE DATOS, CAMPO, CRITERIOS)
BASE DE DATOS ES EL RANGO DE CELDAS QUE CONSTITUYE LA LISTA O LA BASE DE DATOS. UNA BASE DE DATOS ES
UNA LISTA DE DATOS RELACIONADOS EN LA QUE LAS FILAS DE INFORMACIN RELACIONADA SON REGISTROS Y LAS
COLUMNAS DE DATOS SON CAMPOS. LA PRIMERA FILA DE LA LISTA CONTIENE ETIQUETAS PARA CADA COLUMNA.
CAMPO INDICA LA COLUMNA QUE SE UTILIZA EN LA FUNCIN. ESPECIFIQUE LA ETIQUETA DE COLUMNA ENTRE
COMILLAS DOBLES, COMO "EDAD" O "RESULTADO", O UN NMERO (SIN COMILLAS) QUE REPRESENTE LA POSICIN
DE LA COLUMNA DENTRO DE LA LISTA: 1 PARA LA PRIMERA COLUMNA, 2 PARA LA SEGUNDA, ETC.
CRITERIOS ES EL RANGO DE CELDAS QUE CONTIENE LAS CONDICIONES ESPECIFICADAS. PUEDE USAR CUALQUIER
RANGO PARA EL ARGUMENTO DE CRITERIOS, SIEMPRE QUE INCLUYA COMO MNIMO UNA ETIQUETA DE COLUMNA Y AL
MENOS UNA CELDA POR DEBAJO DE LA ETIQUETA DE COLUMNA EN LA QUE SE ESPECIFICA LA CONDICIN DE LA
COLUMNA.

PUEDE USAR CUALQUIER RANGO PARA EL ARGUMENTO DE CRITERIOS, SIEMPRE QUE INCLUYA
COMO MNIMO UNA ETIQUETA DE COLUMNA Y AL MENOS UNA CELDA POR DEBAJO DE LA ETIQUETA DE
COLUMNA PARA ESPECIFICAR LA CONDICIN.



FUNCIN DAVERAGE
CALCULA EL PROMEDIO DE LOS VALORES QUE HAY EN UNA COLUMNA DE UNA LISTA O DE UNA BASE DE DATOS QUE
COINCIDE CON LAS CONDICIONES ESPECIFICADAS.
SINTAXIS:
DAVERAGE (BASE DE DATOS, CAMPO, CRITERIOS)
COMILLAS DOBLES, COMO "EDAD" O "PRODUCCIN", O UN NMERO (SIN COMILLAS) QUE REPRESENTE LA POSICIN
COLUMNA.
FUNCIN DSUM
AGREGA LOS NMEROS QUE HAY EN UNA COLUMNA DE UNA LISTA O DE UNA BASE DE DATOS QUE COINCIDE CON LAS
CONDICIONES ESPECIFICADAS.
SINTAXIS:
DSUM (BASE DE DATOS, CAMPO, CRITERIOS)


COLUMNA.
FUNCIN DPRODUCT
MULTIPLICA LOS VALORES QUE HAY EN UNA COLUMNA DE UNA LISTA O DE UNA BASE DE DATOS QUE COINCIDE CON
LAS CONDICIONES ESPECIFICADAS.
SINTAXIS:
DPRODUCT (BASE DE DATOS, CAMPO, CRITERIOS)
COLUMNA.



FORMULAS AVANZADAS COMPUESTAS | FUNCIONES ANIDADAS
EN ALGUNOS CASOS, PUEDE QUE TENGA QUE UTILIZAR UNA FUNCIN COMO UNO DE LOS ARGUMENTOS DE OTRA
FUNCIN.

DEVOLUCIONES VLIDAS
CUANDO SE UTILIZA UNA FUNCIN ANIDADA COMO ARGUMENTO, DEBER DEVOLVER EL MISMO TIPO DE VALOR QUE
EL QUE UTILICE EL ARGUMENTO. POR EJEMPLO, SI EL ARGUMENTO DEVUELVE UN VALOR VERDADERO O FALSO, LA
FUNCIN ANIDADA DEBER DEVOLVER VERDADERO O FALSO. SI STE NO ES EL CASO, MICROSOFT EXCEL
MOSTRAR EL VALOR DE ERROR #VALOR!

LMITES DEL NIVEL DE ANIDAMIENTO
LAS FUNCIONES ANIDADAS UTILIZAN UNA FUNCIN COMO UNO DE LOS ARGUMENTOS DE OTRA. PUEDE ANIDAR
HASTA 64 NIVELES DE FUNCIONES.

EJ.: SUPONGAMOS QUE POR EL TIPO DE CLIENTES QUE COMPRAN EN UNA COMPAA SE DEBEN APLICAR CIERTOS
DESCUENTOS DE ACUERDO A LA FORMA DE PAGO Y LA CANTIDAD DE ARTCULOS QUE DEMANDEN. PARA ELLO NOS
ENTREGAN LA PONDERACIN DE DESCUENTOS:
CLIENTES FORMA DE PAGO DESCUENTO
MAYORISTA
CONTADO
20%
MINORISTA
CONTADO
10%
MAYORISTA
CRDITO
15%
MINORISTA
CRDITO
NO APLICA DESCUENTO

=IF(AND(F5="CONTADO";D21="MAYORISTA");F20*20%;IF(AND(F5="CONTADO";D21="MINORISTA");F
20*10%;IF(AND(F5="CREDITO";D21="MAYORISTA");F20*15%;"No Aplica Descuento")))



TABLAS DINMICAS
UN INFORME (REPORTE) DE TABLA DINMICA ES UNA FORMA INTERACTIVA DE RESUMIR RPIDAMENTE GRANDES
VOLMENES DE DATOS. UTILICE UN INFORME DE TABLA DINMICA PARA ANALIZAR DATOS NUMRICOS EN
PROFUNDIDAD Y PARA RESPONDER PREGUNTAS NO ANTICIPADAS SOBRE LOS DATOS. UN INFORME DE TABLA
DINMICA EST ESPECIALMENTE DISEADO PARA:
1. CONSULTAR GRANDES CANTIDADES DE DATOS DE MUCHAS MANERAS DIFERENTES PARA EL USUARIO.
2. CALCULAR EL SUBTOTAL Y AGREGAR DATOS NUMRICOS, RESUMIR DATOS POR CATEGORAS Y SUBCATEGORAS, Y
CREAR CLCULOS Y FRMULAS PERSONALIZADOS.
3. EXPANDIR Y CONTRAER NIVELES DE DATOS PARA DESTACAR LOS RESULTADOS Y DESPLAZARSE HACIA ABAJO PARA
VER LOS DETALLES DE LOS DATOS DE RESUMEN DE LAS REAS DE INTERS.
4. DESPLAZAR FILAS A COLUMNAS Y COLUMNAS A FILAS PARA VER RESMENES DIFERENTES DE LOS DATOS DE ORIGEN.
5. FILTRAR, ORDENAR, AGRUPAR Y DAR FORMATO CONDICIONAL A LOS SUBCONJUNTOS DE DATOS MS TILES E
INTERESANTES PARA PODER CENTRARSE EN LA INFORMACIN QUE LE INTERESA.
PARA CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA, EN LA FICHA INSERTAR, EN EL GRUPO TABLAS, HAGA CLIC EN TABLA
DINMICA Y, A CONTINUACIN, EN TABLA DINMICA.

EL EMPLEO DE TABLAS DINMICAS SE JUSTIFICA SI LA CANTIDAD DE DATOS A MANEJAR ES IMPORTANTE.


SI PARTIMOS DE UNA HOJA DE MS EXCEL SE TIENE:


POR EJEMPLO SI SE REQUIERE UN REPORTE DINMICO DE LOS EMPLEADOS POR EL MES, NOMBRE, DEPARTAMENTO,
INGRESOS Y EGRESOS SE TENDRA:


PARA AGREGAR LOS DATOS A LA TABLA DINMICA BASTA CON ARRASTRARLOS Y COLOCARLOS EN SU ESTRUCTURA DE
DISEO O SELECCIONARLOS CON UN VISTO EN LA CASILLA DE VERIFICACIN DEL CAMPO QUE DESEA AGREGAR. LAS
HERRAMIENTAS DE LA TABLA DINMICA:



1. OPCIONES, QUE CONTIENE: EN TABLA DINMICA>OPCIONES>MOSTRAR PGINAS DE FILTRO DE INFORMES, SE
PUEDE ABRIR UN REPORTE EN VARIAS PGINAS, SIEMPRE QUE SE ENCUENTRE EN EL DISEO COMO UN CAMPO DE
PGINA.

LA OPCIN CAMPO ACTIVO PERMITE

CONFIGURAR UN CAMPO, EXPANDIR O CONTRAER LA INFORMACIN DE UN CAMPO ACTIVO. PARA ACTUALIZAR DATOS
DE LA TABLA DINMICA BASTA CON HACER UN CLIC DERECHO SOBRE LA TABLA DINMICA



Y DAR UN CLIC EN EL ICONO ACTUALIZAR. PARA RESUMIR UN CAMPO, SELECCIONE EL CAMPO, DE UN CLIC DERECHO,
OPCIN RESUMIR DATOS POR, SELECCIONE POR EJEMPLO PROMEDIO:

SE VISUALIZA:

O PUEDE DAR UN CLIC DERECHO EN CONFIGURACIN DE CAMPO DE VALOR.



SELECCIONE EL CAMPO QUE DESEA Y DE CLIC EN ACEPTAR. LAS OPCIONES DE TABLA DINMICA SON MUY TILES AL
MOMENTO DE CORREGIR ERRORES POR EJEMPLO EL DE DIVISIN PARA CERO, PARA ESTO DE UN CLIC SOBRE LA TABLA
DINMICA Y ELIJA OPCIONES DE TABLA DINMICA, SE VISUALIZA:

ACTIVE CON UN VISTO LA CASILLA DE VERIFICACIN PARA VALORES ERRNEOS, MOSTRAR: DIGITE EL SMBOLO QUE
DESEA, POR EJEMPLO: ****. CUANDO EXISTA EL ERROR INDICADO AUTOMTICAMENTE SE COLOCARN LOS ****
EN LA CELDA QUE CONTENGA EL ERROR.

FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS

UNA VEZ GENERADA LA TABLA DINMICA, PUEDE APLICAR FRMULAS, POR EJEMPLO SE DESEA CALCULAR EL 10% DE
LOS INGRESOS DE LOS EMPLEADOS. PARA ESTO REALICE LO SIGUIENTE: EL HERRAMIENTAS DE TABLA
DINMICA>OPCIONES>HERRAMIENTAS>FRMULAS>CAMPO CALCULADO. SE VISUALIZA:


1. EN LA OPCIN NOMBRE INGRESAR EL NOMBRE QUE DESEA PARA EL CAMPO
2. DAR CLIC EN FRMULA LUEGO DEL SIGNO =
3. EN CAMPOS SELECCIONAR EL CAMPO QUE DESEA PARA LA OPERACIN
4. DAR CLIC EN EL BOTN INSERTAR CAMPO POR EJEMPLO: INGRESOS Y MULTIPLICAR POR EL 10%



6. DAR CLIC EN ACEPTAR.
7. SE OBTIENE EL SIGUIENTE RESULTADO:

DISEO:

PERMITE MOSTRAR U OCULTAR SUBTOTALES, OPCIONES DE ESTILO DE TABLA DINMICA, ESTILOS DE TABLA DINMICA.

TABLA DINAMICA A PARTIR DE UNA FUENTE DE DATOS EXTERNA: MS ACCESS

PARA TRABAJA CON FUENTES DE DATOS EXTERNAS REALICE LO SIGUIENTE:
1. ABRA UN NUEVO LIBRO EN MS EXCEL
2. IR AL MEN DATOS
3. HAGA CLIC EN OBTENER DATOS EXTERNOS
4. DE CLIC EN DE OTRAS FUENTES



5. SELECCIONE DESDE MICROSOFT QUERY

6. DESPLIEGA:
7. CLIC EN LA PESTAA BASE DE DATOS, POR EJEMPLO MS ACCESS DATABASE
8. CLIC EN ACEPTAR
9. DESPLIEGA:

10. SELECCIONAR LA BASE DE DATOS, POR EJEMPLO TASAS REFERENCIALES
11. CLIC EN ACEPTAR
12. DESPLIEGA:



13. CLIC EN +
14. DESPLIEGA EL CONTENIDO:



15. CLIC EN TASAS REFERENCIALES PARA AADIR TODOS LOS CAMPOS EN COLUMNAS EN LA CONSULTA.
16. DESPLIEGA:

17. CLIC EN SIGUIENTE
18. SI NO DESEA FILTRAR LOS DATOS DE CLIC EN SIGUIENTE
19. SI NO DESEA ORDENAR LOS DATOS DE CLIC EN SIGUIENTE
20. DESPLIEGA:

21. Seleccione Devolver datos a Microsoft Excel
22. Clic en finalizar
23. Despliega:



24. CLIC EN ACEPTAR
25. DESPLIEGA:



26. SELECCIONE EL LUGAR EN DONDE DESEA SITUAR LA TABLA DINMICA
27. DE LA LISTA DE CAMPOS SELECCIONE EL CAMPO QUE DESEA EN LA ESTRUCTURA QUE LE CONVENGA PARA EL
REPORTE. POR EJEMPLO: EL CAMPO FECHA PARA AGREGAR A ETIQUETAS DE FILA, ACTIVA REFERENCIAL Y BSICA A
AGREGAR A VALORES.
28. EL REPORTE DE TABLAS DINMICAS DESDE FUENTE EXTERNA SE VISUALIZA:

TABLA DINMICA CON CONEXIN A UN ORIGEN DE DATOS
PARA TRABAJA CON CONEXIN A UN ORIGEN DE DATOS REALICE LO SIGUIENTE:

1. ABRA UN NUEVO LIBRO EN MS EXCEL
2. IR AL MEN DATOS
3. HAGA CLIC EN OBTENER DATOS EXTERNOS
4. DE CLIC EN DE OTRAS FUENTES


5. SELECCIONE DESDE MICROSOFT QUERY



6. DE LA PESTAA BASE DE DATOS SELECCIONE <NUEVO ORIGEN DE DATOS>

7. INGRESE EL NOMBRE QUE DESEA PARA LA CONEXIN
8. SELECCIONE EL DRIVER
9. DE CLIC EN CONECTAR
10. LOCALICE EL DIRECTORIO DEL ARCHIVO


11. DE CLIC EN ACEPTAR
12. SE VISUALIZA:

13. SELECCIONE LA TABLA Y DE CLIC EN ACEPTAR.
14. ELIJA LA CONEXIN, DE CLIC EN ACEPTAR
15. DE CLIC EN SIGUIENTE
16. SI NO DESEA ORDENAR Y FILTRAR DE CLIC EN SIGUIENTE
17. DE CLIC EN FINALIZAR
18. SE VISUALIZA:



20. SELECCIONE INFORME DE TABLA DINMICA
21. ORGANICE LOS CAMPOS POR NIVELES DE INFORMACIN, POR EJEMPLO AO, TRIMESTRE, MES, FECHA, DA.



TABLAS & GRFICOS DINMICOS

UN INFORME DE GRFICO DINMICO REPRESENTA GRFICAMENTE LOS DATOS DE UN INFORME DE TABLA
DINMICA (INFORME DE TABLA DINMICA: INFORME DE EXCEL INTERACTIVO DE TABLAS CRUZADAS QUE RESUME Y
ANALIZA DATOS, COMO REGISTROS DE UNA BASE DE DATOS, DE VARIOS ORGENES, INCLUIDOS LOS QUE SON
EXTERNOS A EXCEL.). PUEDE CAMBIAR EL DISEO Y LOS DATOS MOSTRADOS EN UN INFORME DE GRFICO DINMICO
IGUAL QUE EN UN INFORME DE TABLA DINMICA
TERMINOLOGA DE GRFICOS DINMICOS
LOS INFORMES DE GRFICOS DINMICOS TIENEN ALGUNOS ELEMENTOS ESPECIALIZADOS ADEMS DE LAS SERIES, LAS
CATEGORAS, LOS MARCADORES DE DATOS Y LOS EJES DE LOS GRFICOS DE MICROSOFT EXCEL HABITUALES.

1. CAMPO DE PGINA
2. CAMPO DE DATOS
3. CAMPO DE SERIE
4. ELEMENTOS
5. CAMPO DE CATEGORA


CAMPO DE PGINA: CAMPO QUE SE UTILIZA PARA FILTRAR DATOS POR ELEMENTOS ESPECFICOS. EN EL EJEMPLO, EL
CAMPO DE PGINA REGIN MUESTRA LOS DATOS DE TODAS LAS REGIONES. PARA MOSTRAR LOS DATOS DE UNA
SOLA REGIN, PUEDE HACER CLIC EN LA FLECHA DE LISTA DESPLEGABLE JUNTO A (TODAS) Y SELECCIONAR LA
REGIN.
CAMPO DE DATOS: CAMPO DEL ORIGEN DE DATOS SUBYACENTE QUE PROPORCIONA VALORES PARA COMPARAR O
MEDIR. EN EL EJEMPLO, SUMA DE VENTAS ES UN CAMPO DE DATOS QUE RESUME LAS VENTAS TRIMESTRALES
POR REGIN PARA CADA DEPORTE. EL MARCADOR DE DATOS DE PRIMERA CATEGORA (TRIM1) LLEGA CASI A
250 EN EL EJE DE VALORES (Y). ESTA CANTIDAD ES LA SUMA DE LAS VENTAS CORRESPONDIENTES A TENIS,
SAFARI Y GOLF DURANTE EL PRIMER TRIMESTRE. SEGN EL ORIGEN DE DATOS UTILIZADO PARA EL INFORME,
PUEDE CAMBIAR LA FUNCIN DE RESUMEN A PROMEDIO, CONTAR, PRODUCTO U OTRO CLCULO.
CAMPO DE SERIE: CAMPO QUE SE ASIGNA A UNA ORIENTACIN DE SERIE EN UN INFORME DE GRFICO DINMICO.
LOS ELEMENTOS DEL CAMPO PROPORCIONAN LAS SERIES DE DATOS INDIVIDUALES. EN EL EJEMPLO, DEPORTE ES
UN CAMPO DE SERIE CON TRES ELEMENTOS: TENIS, SAFARI Y GOLF.
ELEMENTO: LOS ELEMENTOS REPRESENTAN ENTRADAS NICAS EN EL MISMO CAMPO, Y APARECEN EN LAS LISTAS
DESPLEGABLES DE LOS CAMPOS DE PGINA, CATEGORA Y SERIE. EN EL EJEMPLO, TRIM1, TRIM2, TRIM3 Y
TRIM4 SON ELEMENTOS DEL CAMPO DE CATEGORA TRIMESTRE, MIENTRAS QUE TENIS, SAFARI Y GOLF SON
ELEMENTOS DEL CAMPO DE SERIE DEPORTE.
CAMPO DE CATEGORA: CAMPO DE LOS DATOS DE ORIGEN QUE SE ASIGNA A UNA ORIENTACIN DE CATEGORA EN UN
INFORME DE GRFICO DINMICO. UN CAMPO DE CATEGORA PROPORCIONA LAS CATEGORAS INDIVIDUALES
CUYOS PUNTOS DE DATOS SE REPRESENTAN GRFICAMENTE. EN EL EJEMPLO, TRIMESTRE ES UN CAMPO DE
CATEGORA.
CMO SE REPRESENTAN LOS DATOS EN UN INFORME DE GRFICO DINMICO
UN INFORME DE GRFICO DINMICO SIEMPRE TIENE UN INFORME DE TABLA DINMICA ASOCIADO. AMBOS INFORMES
TIENEN CAMPOS QUE SE CORRESPONDEN ENTRE S. SI CAMBIA LA POSICIN DE UN CAMPO EN UN INFORME,
TAMBIN CAMBIAR EL CAMPO CORRESPONDIENTE DEL OTRO INFORME.
EL EJEMPLO SIGUIENTE MUESTRA LA CORRESPONDENCIA ENTRE CAMPOS EN CADA TIPO DE INFORME:


1. CAMPOS DE PGINA
2. CAMPOS DE DATOS
3. EL CAMPO DE FILA CORRESPONDE AL CAMPO DE CATEGORA
4. EL CAMPO DE COLUMNA CORRESPONDE AL CAMPO DE SERIE
AL CREAR UN INFORME DE GRFICO DINMICO A PARTIR DE UN INFORME DE TABLA DINMICA, EL DISEO DEL
INFORME DE GRFICO DINMICO, ES DECIR, LA POSICIN DE SUS CAMPOS, EST DETERMINADO INICIALMENTE POR EL
DISEO DEL INFORME DE TABLA DINMICA. SI CREA PRIMERO EL INFORME DE GRFICO DINMICO, DETERMINE EL
DISEO DEL GRFICO ARRASTRANDO LOS CAMPOS DESDE LA VENTANA LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINMICA HASTA
LAS REAS DE COLOCACIN DE LA HOJA DE GRFICO. MICROSOFT EXCEL CREA AUTOMTICAMENTE UN INFORME DE
TABLA DINMICA ASOCIADO QUE UTILIZA UN DISEO CORRESPONDIENTE.

PARA REALIZAR GRFICOS SE CUENTA CON LA HERRAMIENTA GRFICO DINMICO.

AL SELECCIONAR PRESENTA EL CUADRO DE DILOGO:


EN DONDE PUEDE SELECCIONAR EL TIPO DE GRFICO QUE DESEA. POR EJEMPLO:

PARA ACTUALIZAR DATOS DE LA TABLA DINMICA BASTA CON HACER UN CLIC DERECHO SOBRE LA TABLA DINMICA Y
ACTUALIZAR.


GRFICOS DINMICOS | LIMITACIONES DE FORMATO

MICROSOFT HA TRABAJADO DURO PARA ASEGURAR QUE EL ASPECTO GENERAL Y LA SENSACIN DE GIRO
GRFICOS EN EXCEL 2007 SON MUCHO MS QUE DE GRFICOS ESTNDAR. COMO RESULTADO, SE
PUEDE PERSONALIZAR LOS GRFICOS DE PIVOT TAL COMO LO HARA UN GRFICO ESTNDAR DE FORMATO,
CADA ELEMENTO DE UN GRFICO DINMICO UTILIZANDO LAS MISMAS ACCIONES Y COMANDOS QUE UN GRAFICO
COMN.

DICHO ESTO, TENGA EN CUENTA ALGUNAS LIMITACIONES DE FORMATO CUANDO SE TRABAJA CON POCOS
GRFICOS DINMICOS:

LOS TIPOS DE GRFICOS: USTED NO PUEDE USAR EL GRAFICO XY (DISPERSIN, GRFICOS DE BURBUJAS, O DE
VALORES CARTAS AL CREAR UN GRFICO DINMICO.

LAS LNEAS DE TENDENCIA: CUANDO SE APLICA UN GRAFICO DE LNEAS DE TENDENCIA SE PIERDEN LAS
INFORMACIONES CUANDO LA TABLA DINMICA SUBYACENTE CAMBIOS.

ETIQUETA DE DATOS: LAS ETIQUETAS DE DATOS EN EL GRFICO DINMICO DEN SER REDIMENSIONADAS. SIN
EMBARGO, USTED PUEDE CAMBIAR LA FUENTE DE UN RTULO DE DATOS, Y HACER EL TIPO DE LETRA MS GRANDE O
MS PEQUEO INDIRECTAMENTE CAMBIA EL TAMAO DE LA ETIQUETA DE DATOS.



DIFERENCIAS ENTRE INFORMES DE GRFICO DINMICO Y GRFICOS NORMALES NO INTERACTIVOS

CON LOS GRFICOS NORMALES SE CREA UN GRFICO PARA CADA VISTA DE LOS DATOS QUE DESEE VER. CON LOS
INFORMES DE GRFICO DINMICO PUEDE CREAR UN NICO GRFICO Y VER LOS DATOS DE DISTINTAS FORMAS
CAMBIANDO EL DISEO DEL INFORME O LOS DETALLES MOSTRADOS.

SI EST FAMILIARIZADO CON LOS GRFICOS NORMALES, DESCUBRIR QUE LA MAYOR PARTE DE LAS OPERACIONES SON
IGUALES EN LOS INFORMES DE GRFICO DINMICO. SIN EMBARGO, HAY ALGUNAS DIFERENCIAS:

EL TIPO DE GRFICO PREDETERMINADO PARA UN GRFICO NORMAL ES UN GRFICO DE COLUMNAS AGRUPADAS, QUE
COMPARA LOS VALORES DE LAS CATEGORAS. EL TIPO DE GRFICO PREDETERMINADO PARA UN INFORME DE GRFICO
DINMICO ES UN GRFICO DE COLUMNAS APILADAS, QUE COMPARA LA CONTRIBUCIN DE CADA VALOR A UN TOTAL
EN TODAS LAS CATEGORAS. PUEDE CAMBIAR EL INFORME DE GRFICO DINMICO POR CUALQUIER TIPO, MENOS XY
(DISPERSIN), DE COTIZACIONES Y DE BURBUJAS.

UBICACIN DE LOS GRFICOS

LOS GRFICOS NORMALES ESTN INCRUSTADOS DE FORMA PREDETERMINADA EN HOJAS DE CLCULO. LOS INFORMES
DE GRFICO DINMICO SE CREAN EN HOJAS DE GRFICOS DE FORMA PREDETERMINADA. UNA VEZ CREADO, EL
INFORME DE GRFICO DINMICO SE PUEDE CAMBIAR A OTRA UBICACIN EN UNA HOJA DE CLCULO.

MOVER O CAMBIAR EL TAMAO DE LOS ELEMENTOS

EN UN INFORME DE GRFICO DINMICO, NO ES POSIBLE MOVER NI CAMBIAR EL TAMAO DEL REA DE TRAZADO, LA
LEYENDA, LOS TTULOS DE GRFICOS NI LOS TTULOS DE EJES, AUNQUE SE PUEDE SELECCIONAR UNA DE LAS DISTINTAS
POSICIONES PREESTABLECIDAS PARA LA LEYENDA Y MODIFICAR EL TAMAO DE FUENTE DE LOS TTULOS. EN UN
GRFICO NORMAL, SE PUEDEN MOVER TODOS ESTOS ELEMENTOS Y CAMBIAR SU TAMAO



INTRODUCCIN AL DASHBOARD

DEFINICIN:
UN DASHBOARD ES UNA INTERFAZ VISUAL QUE PERMITE CONSULTAR DE UN VISTAZO VARIOS PUNTOS DE VISTA
CLAVES DE MEDIDAS PERTINENTES PARA UN OBJETIVO PARTICULAR O DE PROCESOS DE NEGOCIO. ESTOS SE
REPRESENTAN A TRAVS DE PANELES, SON GENERALMENTE DE CARCTER GRFICO, PROPORCIONA VISUALIZACIONES
QUE AYUDAN A CENTRAR LA ATENCIN EN LAS PRINCIPALES TENDENCIAS, COMPARACIONES, Y LAS EXCEPCIONES.

LOS DASHBOARD A MENUDO MUESTRAN SLO LOS DATOS QUE SEAN RELEVANTES PARA EL OBJETIVO DE LA
REUNIN. ESTN DISEADOS CON UN PROPSITO ESPECFICO O META,
INHERENTEMENTE CONTIENEN CONCLUSIONES PREDEFINIDAS QUE ALIVIAN AL USUARIO FINAL Y TAMBIN MUESTRAN
LA INFORMACIN PARA QUE PUEDA REALIZAR SU PROPIO ANLISIS.

A CONTINUACIN MOSTRAMOS UN EJEMPLO DE UN DASHBOARD



LA MAYORA DE LOS DASHBOARDS ESTN DISEADOS PARA MOSTRAR CIERTAS MEDICIONES, COMO POR EJEMPLO
LOS INDICADORES CLAVE (KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPIS).
LA CLAVE PARA UNA COMUNICACIN EFICAZ CON SUS DASHBOARD ES EL DE PRESENTAR
LOS DATOS DE LA FORMA MS SENCILLA POSIBLE. NO HAY NECESIDAD DE ENVOLVERLO EN REGALO PARA LOS
OJOS PARA HACERLOS MS INTERESANTE. EST BIEN TENER UN DASHBOARD CON POCOS O SIN COLOR.

UNA DE LAS RAZONES PRINCIPALES DEL POCO USO DE EXCEL PARA CREAR DASHBOARDS ES QUE TAL VEZ MS DEL 80%
DE LOS USUARIOS DESCONOCEN EL PODER DE EXCEL COMO PLATAFORMA DE DESARROLLO.

POCOS USUARIOS CONOCEN O ESTN FAMILIARIZADOS CON HERRAMIENTAS TALES COMO

TABLAS DINMICAS Y LISTAS (TABLAS EN EXCEL 2007),

FUNCIONES TALES COMO DESREF, IMPORTARDATOSDINAMICOS (GETPIVOTDATA) Y
SUMAPRODUCTO

LA GRAN MAYORA SIGUE USANDO LOS FORMATOS POR DEFECTO DE EXCEL PARA CREAR GRFICOS,

POCOS USUARIOS INTENTAN USAR LA GRABADORA DE MACROS Y MENOS AN INTENTAN APRENDER TCNICAS
SENCILLAS DE VBA (VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS).

EL PRIMER PASO PARA CONSTRUIR UN DASHBOARD EN EXCEL ES SABER CUL ES EL OBJETIVO DEL INFORME, QUE
INFORMACIN Y DE QU MANERA SER PRESENTADA.

UNA VEZ QUE SABEMOS PARA QUIN, PARA QU Y CMO PRESENTAREMOS LA INFORMACIN SE NOS PRESENTAN
TRES CUESTIONES QUE DEBEMOS RESOLVER:

1. DISEO - CMO DISEAR EL DASHBOARD PARA HACERLO COMPRENSIBLE EN FORMA INTUITIVA

2. DATOS - CMO LLEGARN LOS DATOS AL CUADERNO EN EL CUAL ESTAR UBICADO EL DASHBOARD

3. MECANISMO - CMO MANEJAREMOS LOS DATOS PARA OBTENER LA INFORMACIN QUE MOSTRAREMOS EN EL
DASHBOARD.

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