Carlos Donn

Mayo 2012
MS- PROJECT PROFESSIONAL 2010
Tips
Conferencia
Capitulo Guadalajara PMI
Objetivo de la sesin
Compartir algunos Tips de MSProject, aprendidos en la
experiencia de su uso, para obtener el mejor beneficio de la
herramienta.
Contenido
Interfaz de MS Project
Programacin en Project Professional
Fechas compromisos y restricciones
El equipo del proyecto
Asignaciones
Costos
Novedades MS Project 2010
Lnea base
Seguimiento del proyecto y registro de avances




Pestaas de seleccin de Cinta
de Opciones (Ribbon)
Columna de conos
indicadores
Cinta de Opciones
(Ribbon)
Men Archivo Ayuda
Barra de estado
Divisor entre Tabla
de Datos y Escala de
Tiempo.
Botones de
cambio de vista
Zoom de
vista
Interfaz de Project Professional 2010
Cinta de opciones (ribbon)
Por defecto aparecen pestaas para elegir entre cinco opciones distintas de Cintas
(Ribbon) en el Project Professional

Tarea
Recurso
Proyecto
Vista
Formato




En la figura se muestra la Cinta de Opciones de Tarea
Se pueden agregar o quitar las pestaas de seleccin de las Cintas de Opciones
Interfaz de Project Professional 2010
Configuracin de las Cintas de opciones

Se puede personalizar cada una de las Cintas de opciones (Ribbon) con los comandos
(opciones) que se deseen.
Para personalizar una Cinta de opciones se da clic derecho en la pestaa de la Cinta
que se desea modificar.
Se selecciona la opcin Personalizar la cinta de opciones






Aparece el siguiente el cuadro de dilogo Opciones de Project














Programacin en Project Professional

Estimar tiempos Estimar tiempos
Recursos
de la organizacin
Parmetros
rea a pintar en m2
Nmero de capas
Tipo de superficie
Das calendario
8 das
calendario
Horas Labor
96 hrs/h
5 das
hbiles
Das hbiles
Recursos
asignados
Pedro 6d
Juan 6d
Dificultades y tcnicas para estimar
Qu unidades de tiempo utilizar?
Qu incluir para estimar tiempos?
Cmo considerar los eventos desconocidos?
Cmo tratar los recursos nuevos y/o desconocidos?
Y la curva de aprendizaje?
Dependencias
Las Dependencias son relaciones entre las tareas.

La programacin dinmica.
Idealmente, un cronograma es dinmico si cuando cambia una cosa en la vida real de
proyecto, solo es necesario cambiar un campo en el modelo de MS Project para tener un
proyecto vlido nuevamente.

Requerimientos para un programa dinmico:
Encontrar y capturar todas las relaciones entre las tareas que pueden impactar el
plan. Estas relaciones se denominan dependencias.
Minimizar el nmero de fechas fijas en el cronograma. Las fechas fijas tambin se
conocen como delimitaciones en MS Project

Trabajar en generar un buen modelo dinmico simplificar la tarea del seguimiento
una vez que comience la etapa de ejecucin del proyecto.
Dependencias
Tipos de dependencias.


Final a Comienzo (FC)


Comienzo a Comienzo (CC)



Final a Final (FF)



Comienzo a Final (CF)
FC
CC
FF
CF
Dependencias
Tiempos de adelanto y posposicin.



De adelanto





De Posposicin
FC -50%
FC +3d
Carlos Donn
Mayo 2012
Fechas compromisos y restricciones
Fechas lmite y restricciones
Fecha lmite: es una fecha comprometida por el Lder del Proyecto pero que no
restringe a MS Project la programacin de una tarea






Restriccin: es una fecha que impone restricciones en la forma en que MS Project
puede programar una tarea

Tarea no restringida
Tarea
Tarea
restringida
Tarea
Fecha lmite
Restriccin
Restricciones
Las restricciones afectan la red de dependencias.

Mientras ms restricciones, menos flexibilidad tendr la red.

Mientras ms restricciones, ms esfuerzo se requiere para mantener vlido el
cronograma.

Por otro lado, las fechas lmite no restringen el tiempo de las tareas.

Se recomienda, por lo tanto, ingresar las fechas comprometidas como fechas lmite y
no como restricciones.

Restricciones
Tipos de programacin
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Tan pronto como sea posible
Tarea n-2
Tarea n-1
Tarea n
Tan tarde como sea posible
Rgimen o Tipo de Programacin
Hacia adelante
Rgimen o Tipo de Programacin
Hacia atrs
Tipos de restricciones
Existen ocho tipos de restricciones, que se pueden agrupar en:
Tendencias
Restricciones de un lado o parciales
Restricciones rgidas

Tendencias: en si estas restricciones no tienen una fecha de restriccin pero es la
manera en que el Project coloca a todos las tareas por defecto cuando se selecciona
un tipo de programacin de tareas.

Tan pronto como sea posible (TPSP): es la restriccin en la que el Project coloca
por defecto a todas las tareas cuando se utiliza el rgimen de programacin Hacia
Adelante.

Tan Tarde como sea posible (TTSP): es la restriccin en la que el Project coloca por
defecto a todas las tareas cuando se utiliza el rgimen de programacin Hacia
Atrs.

Tipos de restricciones
Restricciones Parciales: limitan el movimiento de las tareas en una sola direccin. Ya
sea a la izquierda (no antes del), o a la derecha (no despus de):
No comenzar antes del (NCAD). Permite programar la tarea para que comience en
una fecha concreta o despus de ella.

No finalizar antes del (NFAD). Permite programar la finalizacin de una tarea en
una fecha concreta o despus de ella.

No Comenzar despus de (NCDD). Permite programar la tarea para que comience
en una fecha concreta o antes de ella.

No finalizar despus de (NFDD). Permite programar la finalizacin de una tarea en
una fecha concreta o antes de ella.

Tipos de restricciones

Restricciones rgidas: establecen la tarea en la fecha indicada y niegan la posibilidad
de cualquier movimiento.


Debe comenzar el (DCE). Esta restriccin rgida permite programar la tarea para
que comience en una fecha concreta.


Debe finalizar el (DFE). Esta restriccin rgida permite programar la finalizacin de
una tarea en una fecha concreta.


Carlos Donn
Mayo 2012
El equipo del proyecto
Recursos
Con las tareas, estimados de tiempos, dependencias y delimitaciones, se tiene ya un
modelo dinmico del proyecto.

Si en un proyecto los recursos, sus cargas de trabajo y sus costos son de poca
relevancia, no es necesario alimentarlos.

Pero s son importantes, hay que agregarlos al modelo y asignarles tareas.

El resultado ser un cronograma con recursos.

Descripcin de Recursos
Los recursos son:

Personas,

Instalaciones,

Equipos o

Materiales

Necesarios para crear el producto del proyecto.

Cada actividad tpicamente necesita uno o ms recursos.

Tipos de recursos
Recursos Humanos:
Son personas cuyo esfuerzo se refleja en
el campo Trabajo.
El total de trabajo por perodo de tiempo
(da, semana) debe ser razonable.
Si hay sobre asignaciones, las cargas de
trabajo deben ser niveladas.
Los esfuerzos humanos cuestan dinero por
lo que se debe definir una tarifa estndar
y, en su caso, una tarifa por tiempo extra.
En algunos casos hay un costo por uso.
Los recursos humanos deben registrarse
como Trabajo en MS Project.


Tipos de recursos
Instalaciones y Equipos:
Son diferentes tipos de recursos pero en
Project se manejan en los mismos trminos.
Las instalaciones y los equipos no agregan al
esfuerzo del proyecto (Trabajo).
Se registran en MS Project como recursos de
tipo Material.
El costo de las instalaciones es normalmente
por tiempo, como una renta mensual, por
ejemplo. Sin embargo no se puede capturar un
costo relativo al tiempo en recursos materiales.
Hay que hacer una artimaa como se ver ms
adelante.
La administracin de las instalaciones para
evitar sobre asignaciones tiene que hacerse por
fuera del sistema.
En algunos casos hay un Costo por uso.


Tipos de recursos
Recursos materiales:
Los materiales son recursos consumibles, no
deben aadir esfuerzo (Trabajo) al proyecto.
Estos recursos no requieren nivelarse.
Los costos son tpicamente relacionados con
costos unitarios solamente.
Deben registrarse como tipo Material.
El costo por unidad se captura en el campo de
Tasa estndar, sin unidad de tiempo.

Tipos de recursos
Recursos Financieros:
Son los recursos que nos permiten contratar,
arrendar o comprar recursos que pueden ser
humanos, instalaciones, equipos o materiales.
Se registran en MS Project como recursos de
tipo Costo.
El tipo Costo tambin sirve para modelar el uso
de otros gastos como viticos, alimentacin,
transportacin, hospedaje, licencias y otros,
Los recursos financieros no agregan Trabajo
(esfuerzo) al proyecto.
Es importante que los recursos financieros
estn nivelados para la administracin del flujo
de efectivo.


Carlos Donn
Mayo 2012
Asignaciones

Campos de asignaciones
Las asignaciones se ven en las vistas de

Uso de tareas y
Uso de recursos

En estas vistas, las asignaciones se distinguen porque no tienen nmero de tarea.

Con doble-clic en una asignacin se despliega el dilogo de Informacin de
Asignaciones donde se muestran solo campos de asignaciones.

Campos de asignaciones
Cada una de las tres entidades de datos: tareas, recursos y asignaciones tienen sus
propios campos. Aunque a veces se llaman igual, en realidad los campos de cada
entidad son diferentes.
Tareas Recursos
Asignaciones
Tipos de asignaciones
Las asignaciones pueden ser
Uniformes.
El trabajo se asigna de manera igual durante la duracin de la tarea.
Variables
El trabajo se asigna de manera diversa durante la duracin de la tarea.
Esta asignacin puede tener un perfil de trabajo preestablecido. MS Project
ofrece 8 perfiles de trabajo predefinidos (incluyendo el uniforme).
Se puede asignar un perfil diferente alimentando el trabajo a realizar en el campo
trabajo de escala de tiempo de las asignaciones. Aunque este nivel de detalle
normalmente no se requiere.
Tabla de entrada
Para mejorar la tabla de entrada al asignar recursos:

Escoja la Vista, Grfica de Gantt

Escoja la Tabla Entrada.

Inserte la columna tipo, antes de la columna duracin.

Inserte tambin las columnas condicionada por el esfuerzo y trabajo
Asignaciones y tipos de tareas
Hay tres tipos de tareas de detalle:

Duracin fija
La duracin es la longitud de la tarea expresada en das u horas laborables.
Unidades fijas
Unidades representan el nmero de recursos asignados, que es:
o El porcentaje de las horas disponibles de un recurso humano.
o El nmero de personas asignadas de un recurso consolidado.
Trabajo fijo
Trabajo es la cantidad de esfuerzo expresado en horas/hombre o das/hombre.
(un da/hombre es una persona trabajando una jornada completa).


La frmula de 3 variables
Project 2010 usa la siguiente frmula:

Duracin * Unidades = Trabajo

Duracin es cuantos das hbiles tomar realizar la tarea.
Unidades es cuantos recursos harn el trabajo
Trabajo es cuantos das/hombre tomar la tarea.

Cualquier cambio en una de estas variables ocasiona que MS Project recalcule las
dems.

Si no se conoce bien esta frmula, Project har clculos que no sern entendidos.
Ejemplos
Ejemplos:
Caso Variable
conocida
Tipo de tarea 2a variable Clculo
1. Una reunin de 2 horas a la
cual asistirn ms personas (8 en
lugar de 4 previstas)
Duracin: 2
horas
Duracin Fija Unidades: 8 Trabajo: 16 h
Misma duracin, ms unidades -> aumenta el trabajo
2. Juan elaborar un informe
tomar 2 das en vez de 1 da.
Unidades: 1
persona
Unidades fijas Duracin: 2
das
Trabajo: 2
das/hombre
Mismas unidades, mayor duracin -> aumenta el trabajo
3. Pintar una pared. Participarn
4 personas en lugar de 2.
Trabajo: 12
das/hombre
Trabajo fijo Unidades: 4 Duracin: 3 das
Mismo trabajo, ms unidades -> Menor duracin.
Carlos Donn
Mayo 2012
Costos
Conceptos de Costos
Ejemplos de costos y su aplicacin en MS Project
Tipo de Costo Ejemplo Tipo de
recurso
Campo de
Tasa
Acumulacin
Relacionado con el
tiempo
3 das de trabajo a $300/d Trabajo Tasa estndar Prorrateo
2 meses de renta a $400/mes Material Tasa estndar Prorrateo
Relacionado con
unidades
3 puertas a $150/puerta Material Tasa estndar Comienzo
Relacionado con el
uso
$200 de anticipo por una
excavadora
Material Costo / Uso Comienzo (por default)
Tasa variable Trabajo a $300/d. $350/d despus
del 1/enero
Trabajo Tablas de tasas de
costos
Prorrateo
Fijo Gastos de viaje por $1,000 Costo En el dilogo de
asignacin de recursos
Fijo Contrato a precio fijo para pintar la
casa a $8,500
--- En Diagrama de Gantt,
Costo fijo
Campo de tarea,
acumulacin de costos
fijos
Carlos Donn
Mayo 2012
Novedades MS Project 2010

Novedades de MS Project 2010
Planeacin controlado por el usuario
Copiar y pegar mejorado
Fcil Acceso con las nuevas cintas de comandos
Escala de tiempo
Agregar columnas y guardar como tablas especiales
Vista Organizador de Equipo
Inspector de tareas
Auto filtro y agrupaciones
Sincronizar con share-point




Carlos Donn
Mayo 2012
Plan del Proyecto y Lnea base

El Plan es un documento vivo
Debido a las mltiples incertidumbres que rodean al proyecto, el plan debe ser
tratado como un documento vivo.
Eso significa que el plan detallado no est terminado hasta que el proyecto se cierra.
Hay que constantemente revisar las suposiciones, la lista de tareas, los estimados, las
capacidades de los recursos asignados, en general refinar el plan durante toda la vida
del proyecto.
Notar que el plan de alto nivel no cambia con este enfoque, la calidad, el alcance, los
requerimientos, los hitos y el presupuesto no deben cambiar. Las lneas de base no
cambian.
Los cambios al alto nivel solo suceden a travs de un proceso formal de aprobacin
que involucra a los ejecutivos y al cliente.
En el enfoque del plan como documento vivo, los cambios son a bajo nivel de detalle.
Lnea de base
La Lnea de base es una copia esttica del plan del proyecto aprobado.
Es el objetivo a alcanzar.
Es el punto de comparacin para medir el grado de avance del proyecto
Representa el compromiso establecido.
Debe permanecer vigente lo ms posible.
Antes de establecerla, asegurarse que el proyecto est completamente definido,
revisado y aprobado.


Cronograma de
Lnea de base
Cronograma de
Seguimiento
Lnea de base
Ver la lnea de base.
Seleccionar la vista Gantt de seguimiento.
Esta vista despliega dos barras por cada tarea: el cronograma vigente y la lnea de
base (a menos que la lnea de base no se haya establecido an).
Para ver la tabla de seguimiento seleccionar la tabla y dar clic derecho, seleccionar
Vista > Diagrama de Gantt > Ms tablas > Seguimiento > Aplicar


Lnea de base
Mantenimiento a la lnea de base
En principio, la lnea de base debe permanecer fija.

Casos en que es vlido modificar la lnea de base
Hay cambios sustanciales y formalmente aprobados.
o Cambios en el alcance del proyecto (cambian los entregables).
o Adiciones o eliminacin de tareas.
o Adiciones o prdida de recursos.
o Cambios en las tasas de costos.
Hay cambios fuertes como incremento al presupuesto, cambios en fechas de
entrega,
Se detectan errores en el cronograma.
Hay circunstancias excepcionales, como un incendio, una recesin econmica,
cambios drsticos en el mercado.
Actos de Dios: inundaciones, huracanes, terremotos.
Lnea de base
En cualquier caso se requiere una aprobacin formal para cambiar la lnea de base.
1. Generar una solicitud de cambio de la lnea de base, apegada a la normatividad
vigente.
2. El Patrocinador del proyecto, o el Comit de Cambios del proyecto deber
autorizar o rechazar dicha solicitud.
3. Entonces, proceder a actualizar la lnea de base.
Los cambios a la lnea de base deben ser raros.
Puede verse la lnea de base como un contrato que no es simple de modificar.
Carlos Donn
Mayo 2012

Seguimiento del proyecto y registro de avances
Descripcin General
Ejecutar un proyecto es normalmente mucho
ms catico que lo previsto en el plan:

Los miembros del equipo del proyecto se
dan cuenta que fueron muy optimistas.
El progreso es ms lento.
Las tareas crticas se retrasan, el
cronograma se debe revisar para cumplir la
fecha compromiso.
Surgen costos inesperados.
Las tareas se completan en otra secuencia.
Las personas se enferman.

El periodo de reporte
Se recomienda establecer diez periodos de reporte al cliente durante la vida del
proyecto.
Ms periodos implican demasiado trabajo en reportar.
Menos periodos impiden reaccionar a tiempo en caso de desviaciones.
Los informes internos pueden ser ms frecuentes. (del equipo de trabajo al
director del proyecto).


Duracin del Proyecto Frecuencia mnima de
reporte al cliente
Frecuencia mxima de
reporte al cliente
1 mes Cada tercer da Diario
3 meses Semanalmente Dos veces por semana
1 ao Mensualmente Cada dos semanas
2 aos Cada dos meses Mensualmente
5 aos Cada seis meses Cada dos meses
Mostrando el progreso
Grficamente
El progreso se puede ver en la vista de Gantt de seguimiento.
Muestra las barras de tareas en dos barras: la lnea de base (en gris) y el programa
vigente (en azul o en rojo)
El programa vigente se ir llenando con una barra de color slido conforme se
alimente el progreso (avance real).
Idealmente, el avance real llega hasta la fecha de estatus, lo que significa que la
tarea se est procesando de acuerdo al plan.
En la grficas siguientes se muestran algunos ejemplos


Estrategias de actualizacin
Actualizacin de tareas:

Implica capturar informacin de avance a nivel tarea, con los siguientes datos:
o Comienzo real
o Duracin real
o Duracin restante
o Fin real

Actualizacin de asignaciones

Se actualiza cada asignacin a travs de una hoja de tiempo, con los siguientes
datos por cada asignacin de cada recurso:
o Horas de trabajo real por da o por semana en el campo de asignacin trabajo
real.
o Horas de trabajo restantes, en el campo de asignacin trabajo restante.
Qu informacin recabar?
Cuando se actualizan las tareas se desencadenan algunos
clculos:

Duracin real + Duracin restante = Duracin y
Duracin real / Duracin = % Completado

Nota:
La duracin real no se refiere solamente al nmero
de das trabajados en la tarea una vez que se ha
terminado. Mientras la tarea est en progreso, la
duracin real es el nmero de das que se ha
trabajado en la tarea hasta la fecha de estado.
La duracin restante es el nmero de das de trabajo
que tomar terminar la tarea a partir de la fecha de
estado.
Recabando la informacin
Preguntas para recabar la informacin:

En qu fecha iniciaste la tarea? (comienzo real)
Cuntos das laborables trabajaste en la tarea
hasta la fecha de estado? (duracin real).
Cuntos das laborables todava requieres para
terminar la tarea, despus de la fecha de estado?
(duracin restante)
En qu fecha termin la tarea? (fin real)
o Esta pregunta normalmente no se necesita si se
han actualizado las duraciones restantes.
Recabando la informacin
Usar trabajo en lugar de duracin
Se puede recabar el trabajo real y el trabajo restante, en vez de la duracin real y
la duracin restante.
Esto tiene sentido si la mayora de las tareas se basan en el esfuerzo o trabajo.
Todo funciona de manera similar a trabajar con duraciones, pero la informacin se
captura en los campos trabajo real y trabajo restante. (Aunque normalmente el
trabajo se muestra en horas y no en das).
Comienzo real
Trabajo real Duracin real
Trabajo restante Duracin restante
Fin real
Preparar la actualizacin
Determinar el tipo de tareas para actualizar

El tipo de tarea debe definirse de tal manera que el clculo que realiza Project
corresponda a nuestras necesidades.

Recordar la frmula:
o D * U = T (Duracin * Unidades = Trabajo)

Normalmente, cuando actualizamos tareas cambiamos la duracin y queremos
que las unidades de recursos se mantengan igual y que se recalcule el trabajo. En
este caso debemos utilizar unidades fijas.

Se puede usar trabajo fijo, si se quiere que el nmero de unidades sea recalculado
cuando cambia la duracin.
La realidad es compleja
Hay situaciones ms difciles de actualizar:
Combinacin de situaciones.
Qu hacer con una tarea que comienza tarde, avanza retrasada y durar ms de
lo planeado?
Actualizar los campos de izquierda a derecha de acuerdo a la barra de tiempo
(comienzo real, duracin real, duracin restante, fin real).
Actualizacin fuera de secuencia.
Que tal si una tarea est en un 50% de avance pero su sucesora ya comenz?
Capturar los datos reales de la tarea sucesora, el programa se modificar en
correspondencia.
Cuidar que el avance real quede en el pasado.
Nuevas actividades
Durante la ejecucin se puede descubrir que una tarea en realidad son dos o tres
diferentes.
Generalmente es mejor agregar nuevas tareas que modificar las existentes, sobre
todo si ya se tienen avances registrados.
Esta prctica deja huella de los cambios al plan. Es bueno para claridad del
programa y tambin para aclaraciones.

Actualizar costos
Si se quieren capturar los costos, se deben apagar las opciones que actualizan
automticamente:
No seleccionar la opcin Archivo > Opciones > Programacin > Opciones de
clculo para este proyecto > Project siempre calcula los costos reales
Actualizar costos
Usar la vista Uso de tareas.
Escoger la Tabla Seguimiento.
Seleccionar los campos costo y costo real.
Capturar los costos reales a nivel de tarea o asignacin.
Lista de verificacin de actualizaciones
Cul es la calidad de la lnea de base en el cronograma?
Se han seleccionado correctamente las opciones relacionadas?
Est definida correctamente la fecha de estado?
Est bien el tipo de tarea en cada tarea actualizada?
Est el cronograma actualizado hasta la fecha de estado?
Imprimir las actualizaciones
Usar la vista de Gantt de seguimiento
Seleccionar la Tabla Variacin
Se muestra un ejemplo en la figura
Carlos Donn
Mayo 2012
GRACIAS POR SU ATENCIN