LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS








Cr a. Gabr i el a Pi nt os
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NDICE



1. I nt r oducci n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

2. Concept o de Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

3. Ti pos de Manual es. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

4. Los Manual es en el mar co de l os pr ocesos de
mej or ami ent o admi ni st r at i vo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

5. Vent aj as y Desvent aj as en el uso de l os manual es. . 11

6. Las car act er st i cas de un buen Manual . . . . . . . . . . . . . 16

7. El Pr oceso de el abor aci n de un Manual . . . . . . . . . . . . 17

7. 1. Def i ni ci n del Obj et i vo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
7. 2. Det er mi naci n del r esponsabl e de l a
conf ecci n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
7. 3. For mul aci n del Pl an de Tr abaj o. . . . . . . . . . . . 20
7. 4. El t r abaj o pr evi o a l a conf ecci n del
manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
7. 5. El Rel evami ent o de I nf or maci n. . . . . . . . . . . . . 21
7. 6. Redacci n del manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
7. 7. Par t es del manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
7. 8. La act ual i zaci n del manual . . . . . . . . . . . . . . . . 24
7. 9. Un si st ema i nt egr al de manual es. . . . . . . . . . . . 25

8. El uso de Manual es en el Ur uguay. . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

9. Las t endenci as ms r eci ent es. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

10. Al gunos ej empl os concr et os. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

10. 1. El Manual de Or gani zaci n y Funci ones. . . . . 28
10. 2. El Manual de Pr ocedi mi ent os. . . . . . . . . . . . . . . 29
10. 3. Ot r os Manual es. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

11. Concl usi ones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
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Est e t r abaj o t i ene por obj et i vos i nt r oduci r al
est udi ant e en el est udi o de l os manual es
admi ni st r at i vos, expl i ci t ando su concept o, l as
vent aj as y desvent aj as de su uso y su mbi t o de
apl i caci n.

Especi al ment e anal i zar emos el uso de manual es en
ambi ent es comput ar i zados, y l as per spect i vas de
desar r ol l o de est a t cni ca.

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1. INTRODUCCIN

A l os ef ect os de compr ender l as f unci ones de l os Manual es
Admi ni st r at i vos y su ut i l i dad, consi der amos conveni ent e
anal i zar l os mi smos dent r o del cont ext o del pr oceso de
or gani zar .

Or gani zar es el pr oceso de di sponer y or denar l os r ecur sos de
una or gani zaci n con el obj et i vo de l ogr ar que st a cumpl a
con sus met as de una f or ma ef i ci ent e.

El pr oceso de or gani zar i mpl i ca, en pr i mer a i nst anci a,
i dent i f i car l os obj et i vos que per si gue l a or gani zaci n. Est os
obj et i vos se i dent i f i can en t r mi nos de l os pr oduct os y
mer cados de l a or gani zaci n, est o es, qui enes son sus
cl i ent es y que esper a br i ndar l es.

Una vez i dent i f i cado el f i n de l a or gani zaci n, se deben
i dent i f i car l as act i vi dades necesar i as par a cumpl i r l o. Est as
act i vi dades se agr upan de acuer do a di ver sos cr i t er i os, y se
asi gnan a l as uni dades admi ni st r at i vas, que se const i t uyen en
di vi si ones de l a or gani zaci n.

A est as uni dades admi ni st r at i vas se l es asi gnan f unci ones y
comet i dos a r eal i zar . De acuer do a l os comet i dos asi gnados,
cada una t endr un gr ado di f er ent e de aut or i dad y
r esponsabi l i dad que se const i t uye en su ni vel j er r qui co.
Cada uni dad se r el aci ona con l as dems uni dades component es
de l a or gani zaci n, est abl eci endo v ncul os ent r e el l as de
di ver sa nat ur al eza.

De est e pr oceso sur ge l a est r uct ur a or gni ca de l a
or gani zaci n. La est r uct ur a or gni ca y f unci onal def i ne como
se di vi den y agr upan l as di st i nt as f unci ones y act i vi dades
cuya ej ecuci n cont r i buye al l ogr o de l os obj et i vos,
pol t i cas y met as i nst i t uci onal es.

Medi ant e est a est r uct ur a se i dent i f i can l os di st i nt os
r ganos, l as f unci ones que se asi gnan a cada uno de el l os,
l as r el aci ones f or mal es que l os unen y l os di f er ent es ni vel es
j er r qui cos donde est n ubi cados.

La est r uct ur a no es un f i n en s mi sma si no que es un
i nst r ument o al ser vi ci o de l os obj et i vos de l a or gani zaci n.
Los aspect os est r uct ur al es si r ven de mar co a l as act i vi dades
del per sonal de l a empr esa: a l a t oma de deci si ones, a l os
pr ocesos de cont r ol y coor di naci n, a l a pl ani f i caci n. La
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est r uct ur a or gani zaci onal debe ser concor dant e con l a
est r at egi a de l a or gani zaci n y con l a cul t ur a
or gani zaci onal .

De est a f or ma l a est r uct ur a dej a de ser al go r gi do y
est t i co par a conver t i r se en un i nst r ument o di nmi co en el
cual se basa el f unci onami ent o de l a empr esa.

El pr oceso de di seo or gani zaci onal no se det i ene aqu . La
est r uct ur a est abl ece el qu se debe hacer y el qui n l o debe
hacer . Per o deben det er mi nar se t ambi n cmo deben hacer se l as
cosas, y est o i mpl i ca el desar r ol l o de mt odos, si st emas y
pr ocedi mi ent os de t r abaj o.

Los dos aspect os ( el qu y el qui n; y el cmo, est o es,
est r uct ur a y pr ocedi mi ent os) , const i t uyen as un t odo
i nt egr ado: l a or gani zaci n, puest a al ser vi ci o del cumpl i mi ent o
de l os obj et i vos.

En est e mar co, l os Manual es Admi ni st r at i vos const i t uyen
i nst r ument os par a l a expl i ci t aci n de l os el ement os
component es de l a est r uct ur a y l os pr ocedi mi ent os .


2. CONCEPTO DE MANUAL

Los manual es son i nst r ument os a t r avs de l os cual es se
expl i ci t an, en f or ma or denada y si st emt i ca, di ver sos
el ement os de una or gani zaci n, como ser su est r uct ur a,
pr ocedi mi ent os, pol t i cas, nor mas, hi st or i a, et c. Const i t uyen
i nst r ument os de comuni caci n que f aci l i t an el desar r ol l o de
l as f unci ones admi ni st r at i vas y oper at i vas, y por ende el
f unci onami ent o de l a or gani zaci n.

A t r avs de l os manual es se oper a el paso de l a t r adi ci n
or al a l a t r adi ci n escr i t a, a ef ect os l ogr ar l a act uaci n
uni f or me de l os mi embr os de l a or gani zaci n.

De est e concept o de Manual sur gen al gunos aspect os que
i nt er esa dest acar :




Un Manual es un documento

Los manual es cont i enen i nf or maci n si st emt i ca, y se
const i t uyen f or mal ment e en document os. Tr adi ci onal ment e,
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est n est abl eci dos por escr i t o, ms el uso de medi os
el ect r ni cos y audi ovi sual es es cada vez mayor .

Ser un document o i mpl i ca que su car ct er es f or mal , sea que
est est abl eci do por escr i t o, a t r avs de CD- ROM, de vi deo o
de cual qui er ot r o medi o que l a t ecnol og a ponga a nuest r a
di sposi ci n.

Ahor a bi en, su per manenci a es r el at i va, ya que descr i ben
r eal i dades sumament e di nmi cas, y par a ser t i l es, deben
r esponder a est a di nmi ca y acompaar el cambi o en l a
or gani zaci n, l o cual i mpl i ca que sean f l exi bl es.

Si se opt a por el medi o escr i t o, l os manual es no deben ser
l i br os encuader nados, si no car pet as de hoj as mvi l es, de
f or ma de i nt r oduci r f ci l ment e l as nuevas di sposi ci ones y l os
cambi os. Cuando por r azones de pr esent aci n no se desee
ut i l i zar car pet as ( por ej empl o, si l os manual es se dest i nan
al pbl i co ext er no a l a empr esa) , pueden ut i l i zar se f ol l et os,
si empr e con el obj et i vo de f aci l i t ar l a act ual i zaci n.

Si se opt a por est abl ecer l os manual es a t r avs del si st ema
de comput aci n, el sof t war e empl eado debe cont empl ar su
act ual i zaci n per manent e, y en t i empo r eal .

Ahor a bi en, as como un manual no deber a ser un gr ueso
vol umen encuader nado, t ampoco const i t uyen un manual un
conj unt o de di sposi ci ones o i nst r ucci ones di sper sas.


El Manual es ordenado y sistemtico

Con el paso del t i empo, en cual qui er or gani zaci n sur gen
r egl ament os i nt er nos, i nst r uct i vos de t r abaj o, descr i pci ones
de car gos, at r i buci n de f unci ones, di sposi ci ones de t odo
t i po.

Si est os r egl ament os e i nst r uct i vos no est n di spuest os de
una f or ma or denada y si st emt i ca, di f ci l ment e const i t uyan un
el ement o t i l . Ms an, l a bsqueda de una i nst r ucci n
r ef er ent e a un t ema concr et o obl i gar a r evi sar car pet as,
bi bl i or at os y escr i t or i os, en l os cual es nos encont r ar emos
con ms de una di sposi ci n r ef er ent e al t ema. Y
pr obabl ement e, nadi e nos sepa deci r cul es l a que est
vi gent e.

Un manual or dena y si st emat i za t odas l as di sposi ci ones que
cont i ene, de t al f or ma que no sl o sea f ci l de ubi car si no
que se sepa cl ar ament e qu di sposi ci ones son apl i cabl es.
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Est o es especi al ment e i mpor t ant e par a or gani zaci ones de l ar ga
t r ayect or i a. A medi da que t r anscur r e el t i empo, en t oda
or gani zaci n se comi enza a f or mal i zar por escr i t os di ver sos
aspect os de su gest i n, y l a di nmi ca de cambi o i nher ent e a
t oda empr esa hace que muchas de esas di sposi ci ones dej en de
apl i car se o sean sust i t ui das. Cuando no se or dena y
si st emat i za di cho conj unt o de di sposi ci ones, se pueden l l egar
a pr oduci r si t uaci ones conf usas, con di sposi ci ones
cont r adi ct or i as y di sposi ci ones que ya nadi e cumpl e.

El Manual contiene tanto informacin como
instrucciones

Los manual es pueden cont ener i nf or maci n o i nst r ucci ones
r ef er ent es a un t ema, est o es, pueden ser de car ct er
mer ament e descr i pt i vo o de car ct er pr escr i pt i vo.

El Manual contiene informacin relevante

Un Manual debe r euni r sl o aquel l a i nf or maci n que sea
i mpor t ant e a l os ef ect os de descr i bi r l a r eal i dad o i mpar t i r
i nst r ucci ones, est o es, i nf or maci n que sea per t i nent e par a
l a gest i n en det er mi nada r ea.

No se t r at a ent onces de acumul ar i nf or maci n, ni de i ncl ui r
t oda l a i nf or maci n posi bl e, si no de di st i ngui r qu
i nf or maci n es r el evant e. La sel ecci n de cul i nf or maci n es
r el evant e o no, se r eal i za en f unci n al obj et i vo con el cual
se conf ecci on el manual .

Especi al ment e, se debe pr est ar at enci n a no i ncl ui r en un
Manual i nf or maci n que pr esumamos t enga una vi genci a muy
l i mi t ada. A v a de ej empl o, en l ugar de i ncl ui r mont os en
moneda cor r i ent e, en l as econom as i nf l aci onar i as se deben
i ncl ui r en moneda const ant e.

3. TIPOS DE MANUALES

No exi st en r egl as o paut as r gi das que del i mi t en l os di ver sos
t i pos de manual es, ya que l os mi smos se conf ecci onan en
f unci n de l as necesi dades de cada or gani zaci n.

No obst ant e l o ant er i or , podemos di st i ngui r di ver sos t i pos de
manual es en f unci n de su cont eni do y en f unci n del r ea de
act i vi dad espec f i ca a l a cual se r ef i er en.

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3.1. Tipos de manuales en funcin de su contenido

En f unci n de su cont eni do podemos encont r ar en f or ma
f r ecuent e l os si gui ent es t i pos de manual es:

Manuales de Organizacin y Funciones

Son aqul l os que exponen en det al l e l a est r uct ur a de l a
or gani zaci n, l as r el aci ones ent r e l as di f er ent es uni dades
admi ni st r at i vas y l os gr ados de aut or i dad y r esponsabi l i dad
de cada una de el l as, as como l as di f er ent es f unci ones que
l e compet en.

El manual de or gani zaci n descr i be l a or gani zaci n f or mal ,
menci onando par a cada r gano l os obj et i vos del mi smo,
f unci ones, l neas de aut or i dad y r esponsabi l i dad. Se suel e
i ncl ui r en el manual de or gani zaci n l a descr i pci n de l as
r esponsabi l i dades comunes a l os car gos de acuer do a su ni vel
j er r qui co, y l as especi f i caci ones de l os car gos de mayor
j er ar qu a.

El uso de manual es de or gani zaci n y f unci ones f aci l i t a l a
asi gnaci n de act i vi dades a l os di ver sos r ganos de l a
or gani zaci n y l a at r i buci n de act i vi dades, aut or i dad y
r esponsabi l i dades al per sonal .

Manual de Cargos

El Manual de car gos cont i ene l a descr i pci n det al l ada de l os
car gos de una or gani zaci n. Suel en i ncl ui r se l as
descr i pci ones de l os car gos t ant o de ni vel oper at i vo como de
ni vel j er r qui co.

La ut i l i dad del manual de car gos se vi ncul a a l a
pl ani f i caci n, r ecl ut ami ent o, sel ecci n y eval uaci n de
r ecur sos humanos. Par a el per sonal , l a descr i pci n de car gos
pr opor ci ona una r ef er enci a de cual es son sus act i vi dades y
r esponsabi l i dades, as como de l as medi das de per f or mance y
paut as de eval uaci n de su l abor .

Manuales de Procedimientos y Normas

Descr i ben en det al l e l as oper aci ones que i nt egr an l os
pr ocedi mi ent os admi ni st r at i vos en f or ma secuenci al de
ej ecuci n y l as nor mas a cumpl i r por l os mi embr os de l a
or gani zaci n compat i bl es con di chos pr ocedi mi ent os.
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Los manual es de pr ocedi mi ent os uni f or mi zan l a acci n del
per sonal , cont r i buyen al est abl eci mi ent o de medi das de
cal i dad y f aci l i t an l a r aci onal i zaci n de l os pr ocesos.

Manual de Polticas

Cont i ene l os obj et i vos bsi cos que r egi r n l a acci n de l os
mi embr os de l a or gani zaci n en mat er i a de t oma de deci si ones.
Descr i ben en gr andes l neas l a mi si n, l os obj et i vos f i nal es
de l a or gani zaci n y l as gr andes pol t i cas o l neas de acci n
adopt adas.

Son manual es cuyo uso es poco f r ecuent e. Gener al ment e son
br eves, y cont i enen l as deci si ones gl obal es en mat er i a de
pol t i cas de gest i n.

Su ut i l i dad se vi ncul a a l a f or mal i cen de est r at egi as y
pl anes de acci n, ya que per mi t en si t uar a pol t i cas, pl anes
y est r at egi as de cada sect or de l a empr esa en un mar co
gl obal .

Como ej empl o de su uso encont r amos l a admi ni st r aci n por
obj et i vos, enf oque pl ant eado por Pet er Dr ucker en 1954. Est e
enf oque se r ef i er e a un conj unt o f or mal de pr ocedi mi ent os
que est abl ecen y r evi san el pr ogr eso haci a l as met as comunes
por par t e de l os admi ni st r ador es y sus subor di nados.
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Los
pr ocedi mi ent os comi enzan con el est abl eci mi ent os de met as
comunes, y l l egan hast a l a eval uaci n de l os r esul t ados de
cada r ea, con una f uer t e par t i ci paci n de t odo el per sonal .

I ndependi ent ement e de l a pol mi ca que susci t est e si st ema, y
que dur a aun en nuest r os d as, el mi smo ha si do ut i l i zado por
numer osas or gani zaci ones. La f or mal i zaci n de l as met as y
obj et i vos comunes a t oda l a or gani zaci n const i t uye uno de
l os pr i mer os pasos de un si st ema de admi ni st r aci n por
obj et i vos, y un r equi si t o cl ave par a su xi t o: si el per sonal
i nvol ucr ado no t i ene en cl ar o l os obj et i vos y met as comunes,
di f ci l ment e pueda est abl ecer pl anes compat i bl es con l os
mi smos. La i mpl ant aci n de si st emas de admi ni st r aci n por
obj et i vos r equi er e de l a conf ecci n de manual es de pol t i cas.





1
St oner y Fr eeman, Admi ni st r aci n 5t a Edi ci n, Edi t or i al Pr ent i ce Hal l ,
Mxi co, 1992.
7

Manuales de Servicios al Pblico

I nt egr a i nf or maci n r eal y conci sa acer ca de l os ser vi ci os
que una i nst i t uci n pr opor ci ona al pbl i co y de l a f or ma de
l l evar a cabo l os t r mi t es.

Gener al ment e, est os manual es no est n di r i gi dos a l os
mi embr os de l a or gani zaci n si no a l os cl i ent es y al pbl i co,
y busca or i ent ar a l os usuar i os de l os ser vi ci os que br i nda
l a or gani zaci n y f aci l i t ar su i nt er pel aci n.

Los benef i ci os que se der i van del uso de est os manual es se
vi ncul an a br i ndar una mej or at enci n al cl i ent e,
di smi nuyendo l as demor as y dudas del cl i ent e.

Por ej empl o, l as t ar j et as de cr di t o i nt er naci onal es
acost umbr an a of r ecer a sus cl i ent es ser vi ci os adi ci onal es,
como ser un segur o mdi co a vi aj er os o l a r eal i zaci n de
l l amadas t el ef ni cas boni f i cadas. Al moment o de ot or gar el
ser vi ci o, suel en ent r egar un pequeo manual en el que
i ncl uyen el r egl ament o de pr est aci n de ser vi ci os, sus
l i mi t aci ones, l a f or ma de acceder a l os mi smos y r eal i zar l os
t r ami t es.

Manual del Empleado

Cont i ene i nf or maci n de i nt er s par a el empl eado que se
i ncor por a a l a or gani zaci n en r ef er enci a a su hi st or i a,
pol t i cas, obj et i vos, der echos y obl i gaci ones de l os
empl eados. I ncl uyen i nf or maci n gener al t i l al per sonal de
l a or gani zaci n, como puede ser el det al l e de sucur sal es y
f i l i al es de l a empr esa, descr i pci n de l a pl ant a f si ca,
or gani gr ama gener al .

Est os manual es r esul t an t i l es par a f aci l i t ar el
ent r enami ent o i ni ci al de l os empl eados, y par a est abl ecer
cl ar ament e l as r el aci ones l abor al es.

Su uso es f r ecuent e en empr esas gr andes y medi anas, y baj o l a
f or ma de r egl ament os de per sonal , l os encont r amos t ambi n en
l a pequea empr esa.

Manuales de Uso de Sistemas Computacionales

Buscan or i ent ar al oper ador en el uso de l os si st emas de
comput aci n, y por ende, de l os pr ocedi mi ent os a r eal i zar . Su
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uso es cada vez mayor , no sl o a ni vel de gr andes empr esas
si no t ambi n de empr esas pequeas.

Si bi en es an f r ecuent e di sponer de est os manual es en f or ma
i mpr esa, si gui endo gener al ment e l as pant al l as del pr opi o
si st ema, cada vez ms est os manual es se i nt egr an al pr opi o
si st ema, al sof t war e.

En su f or ma ms avanzada, const i t uyen ver dader os manual es
i nt er act i vos, en l os cual es el usuar i o puede r eal i zar
cual qui er t i po de consul t a r ef er ent e al pr ocedi mi ent o a
segui r , desde cual qui er a de l as pant al l as o sect or es del
pr ogr ama en el cual se encuent r e.

La t ecnol og a que se est desar r ol l ando en mat er i a de
comuni caci ones per mi t e adems el poder der i var una consul t a
haci a el comput ador de su super i or , o r eci bi r , en f or ma
i nst ant nea, una nueva i nst r ucci n.

Medi ant e est a t ecnol og a, l a act ual i zaci n del Manual dej a de
ser un pr obl ema: un cambi o se i ncl uye en f or ma aut omt i ca en
t odos l os comput ador es de l a empr esa, dando avi so al
oper ador , si se consi der a opor t uno.

A v a de ej empl o, t odos l os pr ogr amas ut i l i t ar i os cont i enen
pr ogr amas de ayuda, o l ame que se const i t uyen en un
auxi l i ar i mpr esci ndi bl e del oper ador .


3.2. Tipos de manuales en funcin al rea de actividad a
la cual se refieren

Por a l a f unci n espec f i ca o al r ea de act i vi dad a l a
cual se r ef i er en, encont r amos bsi cament e manual es de
car ct er gener al y manual es de car ct er espec f i co dest i nados
a un sect or de l a or gani zaci n. Se t r at a, en est e l t i mo
caso, de manual es que i ndependi ent ement e de su cont eni do ( l a
or gani zaci n, l os pr ocedi mi ent os) se di r i gen a un r ea
espec f i ca de l a or gani zaci n.

A v a de ej empl o, podemos encont r ar un Manual de
Pr ocedi mi ent os que i ncl uya t odos l os pr ocedi mi ent os de una
or gani zaci n, o encont r ar Manual es de Pr ocedi mi ent os de
Vent as, o de Pr ocedi mi ent os Cont abl es.

Dent r o de l os Manual es Gener al es, adems de l os ant er i or ment e
nombr ados, se suel e encont r ar el Manual Descriptivo de la
Organizacin, que descr i be l as car act er st i cas ms sal i ent es
9
de una or gani zaci n: su hi st or i a, una br eve descr i pci n de su
or gani zaci n, su ubi caci n geogr f i ca, y aquel l os el ement os
que l a or gani zaci n consi der a como si gni f i cat i vos desde el
punt o de vi st a de l a cul t ur a or gani zaci onal . Es f r ecuent e
encont r ar est e t i po de manual es en empr esas i nt er naci onal es o
muy ext endi das geogr f i cament e, y son consi der ados un
el ement o val i oso en el pr oceso de adi est r ami ent o i ni ci al de
l os nuevos empl eados.

En cuant o a l os manual es de car ct er especi f i co par a un r ea
de act i vi dad, adems de l os ant er i or ment e nombr ados,
encont r amos el Manual para Especialistas, que cont i ene nor mas
r ef er i das excl usi vament e a det er mi nados of i ci os.

A v a de ej empl o, en el r ea de l a sal ud, podemos encont r ar
Manual es de Enf er mer a.

Es habi t ual encont r ar manual es de pr ocedi mi ent os por r eas de
act i vi dad: Manual de pr ocedi mi ent os de vent as, de
pr ocedi mi ent os admi ni st r at i vos, et c, en l ugar de un ni co
manual gener al .




4. LOS MANUALES EN EL MARCO DE LOS PROCESOS DE
MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO

Par a el anal i st a de or gani zaci n y mt odos, l os Manual es son
t ant o un i nst r ument o de anl i si s como el medi o en el cual se
pl asma una l abor de anl i si s y pr opuest a, un pr oduct o f i nal
de un t r abaj o de di seo or gani zaci onal o de mej or ami ent o
admi ni st r at i vo.

Son un i nst r ument o de anl i si s y di agnst i co val i oso, por que
de su est udi o sur gen aspect os muy r i cos par a el di agnst i co
de l a est r uct ur a y l os pr ocedi mi ent os. Su pr opi a ausenci a, o
l a exi st enci a de manual es conf usos, no act ual i zados o
i ncompl et os, const i t uyen t ambi n un i nst r ument o de
di agnst i co: l a exper i enci a i ndi ca que aqul l as
or gani zaci ones que car ecen de manual es gener al ment e no
t i enen cl ar os l os comet i dos y f unci ones de cada uno de sus
r ganos y el gr ado de uni f or mi dad en el cumpl i mi ent o de
pr ocedi mi ent os puede ser baj o.

Los manual es, f aci l i t an el est udi o de l a est r uct ur a y
pr ocedi mi ent os, y per mi t en det ect ar f al l as, per o su
exi st enci a no gar ant i za l a ef i ci enci a. Un Manual no sust i t uye
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a l a buena gest i n, ni es l a f uent e de sol uci n a pr obl emas
vi ncul ados a l a r aci onal i zaci n. Una or gani zaci n no es
i nef i ci ent e por que car ezca de un Manual de pr ocedi mi ent os,
si no que es i nef i ci ent e por que sus pr ocedi mi ent os no hacen un
uso pt i mo de l os r ecur sos. Par a ganar en ef i ci enci a, l a
or gani zaci n debe r aci onal i zar sus pr ocedi mi ent os con est e
obj et i vo, y sl o despus de haber r aci onal i zado l os mi smos,
conf ecci onar el Manual .

Si " nadi e es r esponsabl e de nada" , f al l a l a asi gnaci n de
aut or i dad y r esponsabi l i dad en l a or gani zaci n, y debe
segui r se un pr oceso de anl i si s y di seo est r uct ur al , a r a z
del cual sur gi r un Manual .

Conf ecci onar Manual es de pr ocedi mi ent os que no han si do
r aci onal i zados, Manual es de or gani zaci n de est r uct ur as
f uer t ement e i nef i caces, no apor t a sol uci ones a l os pr obl emas
ni benef i ci os.

Un Manual no es un f i n en s mi smo, si no que es un pr oduct o
del t r abaj o del anal i st a de Or gani zaci n y Mt odos. Es un
document o que sur ge como pr oduct o de un pr oceso de
mej or ami ent o admi ni st r at i vo, en el cual t i ene gr an
i mpor t anci a l a l abor del anal i st a de Or gani zaci n y Mt odos.

A v a de ej empl o, podemos anal i zar l as t cni cas r equer i das
par a conf ecci n de Manual es en el si gui ent e cuadr o:

CUADRO No. 1

TIPO DE MANUAL TCNICAS A APLICAR PREVIO A SU
CONFECCIN
Manual de
Procedimientos
Anl i si s y Di seo de Pr ocedi mi ent os

Anl i si s de Ti empos y Movi mi ent os
Anl i si s y Di seo de For mul ar i os
Anl i si s de l a Di st r i buci n
Espaci al
Anl i si s y Di seo de Si st emas de
I nf or maci n
Manual de
Organizacin y
Funciones
Anl i si s y di seo de l a Est r uct ur a
Or gani zaci onal
Anl i si s de l a Di st r i buci n del
Tr abaj o
Anl i si s de ant ecedent es y mar co
j ur di co
11



De i gual f or ma, podemos vi ncul ar l as r eas de act i vi dad del
anal i st a de O y M con l a conf ecci n de di ver sos t i pos de
Manual es.



CUADRO No. 2

REA DE ACTI VI DAD DEL ANALI STA MANUAL VINCULADO
Anl i si s y Di seo de Est r uct ur a Manual de or gani zaci n y
Funci ones
Anl i si s y Di seo de l a
Di st r i buci n del Tr abaj o
Manual de Car gos
Anl i si s y Di seo de
Pr ocedi mi ent os
Manual de Pr ocedi mi ent os
Manual par a especi al i st as
Manual de Nor mas
Anl i si s y Di seo de Si st emas de
I nf or maci n
Manual de Uso de Si st emas
Comput aci onal es
Anl i si s y Di seo de Si st emas de
For mul ar i os
Manual de Uso de For mas
Document al es



5. VENTAJAS Y DESVENTAJAS EN EL USO DE LOS
MANUALES

Conf ecci onar un Manual , y mant ener l o act ual i zado, es una
t ar ea que i nsume t i empo y no r esul t a f ci l .

Debemos t ener en cl ar o, ant es de empr ender l a conf ecci n de
un Manual , cul es son l os benef i ci os y l as l i mi t aci ones de su
uso.

Al gunos aspect os a t ener en cuent a son l os que se descr i ben a
cont i nuaci n.

Los Manuales facilitan la compresin de la
estructura, las funciones y los procedimientos

Los manual es t i enden a uni f or mi zar y nor mal i zar l as paut as de
acci n, l os pr ocedi mi ent os y asi gnaci n de act i vi dades dent r o
de una empr esa.

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El Manual de Or gani zaci n Y Funci ones per mi t e que t odos l os
i nt egr ant es de l a or gani zaci n conozcan l as f unci ones,
comet i dos, ni vel es de r esponsabi l i dad y de aut or i dad de l as
di ver sas uni dades admi ni st r at i vas. Se f aci l i t a por l o t ant o
l a asi gnaci n de act i vi dades.

Al di sponer de manual es se f aci l i t an l os pr ocesos de cont r ol ,
ya que est abl ecen cl ar ament e cul es son l os punt os a
cont r ol ar , y qui nes son l os r esponsabl es de ej er cer di chos
cont r ol es.

Gar ant i zan que t odos l os empl eados conozcan l as nor mas en
uso, l as f unci ones y act i vi dades a desempear por cada uno,
mej or ando l a comuni caci n y l a coor di naci n.

Los manual es hacen caer el secr et o. Los pr ocedi mi ent os podr n
ser compl ej os, l ar gos, o de di f ci l r eal i zaci n, per o son
conoci dos por t odos.

Est o es, l os Manual es const i t uyen i nst r ument os par a l a mej or a
de l as comuni caci ones en l as or gani zaci ones.

El uso de manuales facilita el proceso de
adiestramiento y capacitacin de los empleados

Los manual es son un i nst r ument o de consul t a par a t odo aqul
que necesi t e f ami l i ar i zar se con una det er mi nada r ea de l a
or gani zaci n, y const i t uyen por l o t ant o un i nst r ument o t i l
en el pr oceso de adi est r ami ent o y capaci t aci n de l os
f unci onar i os.

No obst ant e est o, no son un sust i t ut o a un si st ema de
capaci t aci n y adi est r ami ent o, si no que si mpl ement e
const i t uyen un i nst r ument o ms en ese pr oceso. Leer l a
descr i pci n de un pr ocedi mi ent o i ndudabl ement e f aci l i t a el
apr endi zaj e del mi smo, per o no es r azonabl e pensar que con l a
sol a l ect ur a se sust i t uya al ent r enami ent o.

Los manuales facilitan la toma de decisiones

Al est abl ecer cl ar ament e l os ni vel es de aut or i dad y
r esponsabi l i dad, per mi t en det er mi nar cl ar ament e qui n es el
r esponsabl e de t omar una deci si n det er mi nada.

Los manual es de pr ocedi mi ent os f aci l i t an l a pr ogr amaci n de
l as deci si ones, a l a vez que l i mi t an el gr ado de
i mpr ovi saci n en l a t oma de deci si ones. Per mi t en por l o t ant o
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concent r ar se en l as deci si ones de car ct er compl ej o o
est r at gi co, r esol vi endo l as pr ogr amadas.

Los manuales no incorporan elementos de la
organizacin informal

Los dat os de l a vi da di ar i a, l a compl ej a r ed de r el aci ones
i nt er per sonal es, l as car act er st i cas per sonal es de qui en
ocupa un car go o ej ecut a un pr ocedi mi ent o, i ndudabl ement e
t i ene un gr an i mpact o en l a gest i n y en l a vi da t oda de l a
or gani zaci n. Est os el ement os muy di f ci l ment e puedan ser
i ncor por ados a un manual , que sur ge as como un el ement o
f or mal , que apor t a muchos dat os r espect o al " deber ser " , per o
no t ant os r espect o al " ser " r eal de l a or gani zaci n.

El tamao de las empresas incide en la utilidad de
los manuales

La est r uct ur a or gani zaci onal de una pequea empr esa es
senci l l a, y muy f l exi bl e; y se car act er i zan por gr an f l ui dez
de comuni caci ones, t ant o a ni vel hor i zont al como ver t i cal .

Las pequeas empr esas f r ecuent ement e no t i enen necesi dad de
uni f or mi zar l as paut as y cr i t er i os, y el uso de manual es de
or gani zaci n y f unci ones es muy l i mi t ado en el l as.

Por el cont r ar i o, l os manual es ayudan a uni f or mi zar l as
pr ct i cas en empr esas de gr an t amao, cuando l a comuni caci n
i nf or mal ent r e t odos sus mi embr os no es ya posi bl e, y en l as
empr esas muy ext endi das desde el punt o de vi st a geogr f i co.

Los manuales facilitan muchos aspectos referentes a
la gestin de Recursos Humanos

Los manual es est abl ecen cl ar ament e l os r equi si t os par a el
desempeo de un car go, sus r esponsabi l i dades y sus medi das de
per f or mance; det er mi nan l as nor mas di sci pl i nar i as, l as
obl i gaci ones de l os empl eados y de l os empl eador es; dej an
const anci a f i r me de l as paut as de eval uaci n de car gos,
dent r o de ot r os aspect os de l a gest i n de r ecur sos humanos.

Su exi st enci a f aci l i t a ent onces aspect os muy i mpor t ant es: l a
sel ecci n del per sonal , el desar r ol l o de si st emas obj et i vos
de eval uaci n y de medi ci n del t r abaj o, el mar co
di sci pl i nar i o y r egl ament ar i o dent r o del que se desar r ol l ar
el t r abaj o.
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15

Los manuales deben confeccionarse cuidadosamente, y
mantenerse actualizados

La conf ecci n de un buen manual exi ge un pr oceso cui dadoso,
que i nvol ucr a anl i si s de l a or gani zaci n, l o cual r epr esent a
un cost o al t o par a l a empr esa.

No obst ant e, l a val or aci n en t r mi nos absol ut os de l os
cost os no es l a ms acer t ada, se debe val or ar en t r mi nos de
l a r el aci n cost o/ benef i ci o.

El cost o de conf ecci n y mant eni mi ent o de manual es es
gener al ment e f ci l de det er mi nar : l os asesor es encar gados de
l a conf ecci n det er mi nan sus honor ar i os, a l os cual es se l es
debe agr egar el t i empo que dest i nan l os pr opi os f unci onar i os
de l nea de l a or gani zaci n a l a conf ecci n del manual ,
cost os de papel er a e i mpr ent a, et c.

Per o l os benef i ci os no si empr e son f ci l ment e i dent i f i cabl es.
Los cost os son t angi bl es y asoci abl es al manual : su
conf ecci n cuest a det er mi nada cant i dad de di ner o. Per o l os
benef i ci os no son un mont o det er mi nado y t angi bl e, si no que
est n r epr esent ados por un menor cost o asoci ado al desar r ol l o
de una act i vi dad, una mayor gananci a por l a pr est aci n de un
mej or ser vi ci o, un ahor r o pot enci al , o l a no r eal i zaci n de
una per di da.

Est os el ement os no son f ci l ment e medi bl es, y adems, se
asoci an t ant o a l a exi st enci a del manual en si mi smo como a
t oda l a l abor pr evi a de r aci onal i zaci n.

Es di f ci l det er mi nar t odos l os benef i ci os concr et os que
t i ene una or gani zaci n por el uso de manual es, y ms di f ci l
an es cuant i f i car ( en t r mi nos de ahor r o de t i empo o
mat er i al es) ese benef i ci o.

Pr evi ament e se br i ndo como ej empl o l os pquenos manual es que
ent r egan l as t ar j et as de cr di t o sobr e el uso de l os segur os
a vi aj er os. El cost o de di chos manual es ha de ser cl ar ament e
i dent i f i cabl e: honor ar i os y suel dos vi ncul ados a su
conf ecci n, papel er a e i mpr ent a. Per o, que benef i ci os
econmi cos obt i ene l a empr esa por l a exi st enci a del manual ?

El manual t r aer apar ej ado:

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Menor cant i dad de r ecl amos o sol i ci t udes i nj ust i f i cados,
l o cual i mpl i ca menor cant i dad de t i empo del per sonal
dest i nado a at ender l os.
Mayor sat i sf acci n del cl i ent e, que al saber que
t r ami t es debe r eal i zar y cmo evi t a pr di das de t i empo.
Menor cant i dad de consul t as por dudas, sea est as
t el ef ni cas o per sonal es.

Est os el ement os t i enen i ndudabl ement e asoci ado un benef i ci o,
per o el cl cul o del mi smos es di f ci l . Est o hace que muchos
empr esar i os se det engan sl o en l os cost os, si n anal i zar l os
benef i ci os pot enci al es, y concl uyan que l os manual es son
" t i l es per o demasi ado car os" .

La necesi dad per manent e de mant ener l os manual es act ual i zados
ayuda a r ef l exi onar sobr e l a mar cha de l a or gani zaci n, y a
ser consci ent es de l os cambi os que se desean i nt r oduci r , y
est e es un benef i ci o adi ci onal muy i mpor t ant e.

Per o si por al guna causa ( f al t a de t i empo, f al t a de r ecur sos
mat er i al es y humanos o l a pr opi a r api dez del f enmeno de
cambi o) el manual no se act ual i za, r pi dament e se vuel ve
obsol et o y pi er de su ut i l i dad.

El nivel ptimo de sntesis

" Los Manual es son document os l ar gos y di f ci l es de l eer , y en
r eal i dad, casi nadi e l os l ee" - di cen l os par t i dar i os de no
conf ecci onar manual es.

Si el manual no t i ene el ni vel pt i mo de s nt esi s y de
det al l e, su l ect ur a i ndudabl ement e se di f i cul t a, y se pi er den
as l os benef i ci os que gener an.

Si un manual t i ene 1000 hoj as, di f ci l ment e encont r emos qui en
l o l ea; per der as t oda su ut i l i dad. Par a ser t i l es, t i ene
que t ener un t amao r azonabl e que per mi t a su l ect ur a, y
r euni r l a cant i dad de i nf or maci n necesar i a. Encont r ar el
ni vel pt i mo ent r e l a cant i dad de i nf or maci n a r euni r y
vol umen que f aci l i t e el uso y l a l ect ur a no es f ci l . La
sol uci n pasa muchas veces por r eal i zar manual es por r eas, o
por usuar i os.

Y un manual sl o ser t i l si es cl ar o y conci so. La
r edacci n conf usa, l ar ga, o con t r mi nos i nadecuados
di f i cul t an l a l ect ur a e i mpi den cumpl i r con uno de l os
obj et i vos bsi cos: l a mej or a en l a i nf or maci n y l as
comuni caci ones.
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El manual es un elemento restrictivo de la
iniciativa dicen los que no son partidarios de su
uso

La descr i pci n ms det al l ada de un car go no puede abar car
t odas l as t ar eas a r eal i zar , ni el anl i si s ms pr of undo de
un pr ocedi mi ent o puede est udi ar t odas l as posi bi l i dades de
var i aci n que el mi smo i mpl i que: l a r eal i dad es si empr e mucho
ms r i ca. Per o muchas veces ocur r e que l os encar gados de l a
r edacci n del manual no compr enden est o, y buscan agot ar
t odas l as posi bi l i dades y par t i cul ar i dades de cada si t uaci n.

Est o no es l o cor r ect o: el manual debe ser f l exi bl e, y debe
const i t ui r se en una gu a y no en un el ement o r est r i ct i vo.
Per o a menudo ocur r e que l os f unci onar i os buscan cei r se
est r i ct ament e a l o est abl eci do por el manual , y el mi smo
t er mi na causando ms per j ui ci os que benef i ci os.

Las causas de est o r esi den t ant o l a pr opi a r edacci n del
manual , como l a f or ma en l a cual se expl i que al per sonal su
uso.

A v a de ej empl o, una descr i pci n de t ar eas que no cont enga
l a posi bi l i dad de r eal i zar t ar eas af i nes a l as enunci adas,
necesar i ament e ha de r esul t ar r est r i ct i va. Al per sonal debe
expl i car se que el manual const i t uye una gu a de acci n, y no
una enumer aci n t axat i va.


6. LAS CARACTERSTICAS DE UN BUEN MANUAL

Hemos vi st o l as l i mi t aci ones y l os benef i ci os del uso de
Manual es. Muchas de l as desvent aj as no son consecuenci a del
uso de l os manual es en s , si no que sur gen de un manual que
no cumpl e con t odas l as car act er st i cas deseabl es.

Veamos ent onces cul es son l as car act er st i cas que debe t ener
un buen manual :

Un cuidadoso proceso de elaboracin

Un buen manual sur ge l uego de un cui dadoso pr oceso de
el abor aci n, y como r esul t ado de una l abor de r aci onal i zaci n
admi ni st r at i va. La ut i l i dad que nos pueda br i ndar un Manual
que descr i ba or gani zaci ones o pr ocedi mi ent os i nef i ci ent es o
i nef i caces, es obvi ament e muy poca.
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Un Objetivo concreto

Un Manual debe ser r eal i zado con un obj et i vo concr et o, y t oda
su r edacci n y est r uct ur a or i ent ar se en f unci n de di cho
obj et i vo. Est a or i ent aci n al obj et i vo es l o que nos da el
gr ado adecuado de s nt esi s y de det al l e.

Lenguaje Simple

El manual debe est ar expr esado en un l enguaj e si mpl e, conci so
y senci l l o, y debe t ener un vol umen manej abl e por el usuar i o.

Informacin Accesible al usuario

El usuar i o debe ser capaz de encont r ar r pi dament e l a
i nf or maci n deseada. Los Manual es r eal i zados en medi os
i nf or mt i cos pr esent an una gr an vent aj a en r el aci n a l os
manual es t r adi ci onal es, r eal i zados en papel , ya que l a
ubi caci n de l os t emas y su act ual i zaci n es ms si mpl e.

El Manual es un instrumento puesto al servicio de la
gestin

La gest i n de una empr esa es f l exi bl e, y est suj et a a
cont i nuos cambi os, por l o cual el Manual que r ef l ej e di cha
r eal i dad debe ser f l exi bl e, gi l y mant ener se cont i nuament e
act ual i zado.

Los f or mat os r gi dos deben evi t ar se expr esament e, ya que su
act ual i zaci n es sumament e cost osa.


7. EL PROCESO DE ELABORACIN DE UN MANUAL

La ut i l i dad de un Manual depende en gr an medi da de su pr oceso
de el abor aci n. Est e pr oceso i nsume habi t ual ment e gr an
cant i dad de t i empo y de r ecur sos, y no debe dej ar se l i br ado
al azar , si no, por el cont r ar i o, pl ani f i car se cui dadosament e.

En est e pr oceso de el abor aci n debemos dest acar l as
si gui ent es et apas:

19


7.1. Definicin del Objetivo

Los manual es per si guen obj et i vos de car ct er gener al , y de
car ct er par t i cul ar .

Los obj et i vos de car ct er gener al son, bsi cament e:

a) Uni f or mi zar l a act uaci n de t odos l os mi embr os de l a
or gani zaci n en det er mi nadas r eas, def i ni endo paut as cl ar as
y conoci das por t odos en mat er i a de r el aci ones
or gani zaci onal es, nor mas y pr ocedi mi ent os.

Se busca gar ant i zar que se mant engan paut as bsi cas de
act uaci n a l o l ar go del t i empo, con i ndependenci a de qui en
ocupe un car go o qui en ej ecut e una t ar ea det er mi nada.

A v a de ej empl o, cuando exi st en Manual es de Pr ocedi mi ent os
se busca que l os pr ocedi mi ent os se ej ecut en si empr e de l a
mi sma f or ma, en l o que r espect a a sus aspect os sust anci al es.
Est o es, que se r eal i cen si empr e det er mi nados cont r ol es, se
usen l os f or mul ar i os adecuados, se r eal i cen l as oper aci ones
de i gual f or ma.

b) Mej or ar l a comuni caci n en l as or gani zaci ones, poni endo l a
i nf or maci n en comn par a t odos sus i nt egr ant es, a ef ect os de
f aci l i t ar su f unci onami ent o.

Los manual es ponen a di sposi ci n de l os mi embr os de l a
or gani zaci n un ncl eo bsi co y or denado de i nf or maci n, que
en l a medi da que sea manej ada por t odos, f aci l i t a l as
comuni caci ones y cr ea un l enguaj e comn en l a or gani zaci n.

Los obj et i vos par t i cul ar es se vi ncul an a l as necesi dades
concr et as que se buscan sat i sf acer con l a conf ecci n del
manual .

La necesi dad i nsat i sf echa podr ser de i nf or maci n, o de
r egl ament aci n de un det er mi nado aspect o de l a act i vi dad.
Podr ser gener al par a t oda l a or gani zaci n, o par t i cul ar de
una det er mi nada r ea.

Un manual se f or mul a par a sat i sf acer una necesi dad concr et a
de l a empr esa. La f al t a de si ncr oni zaci n ent r e est a
necesi dad y el obj et i vo del manual har a st e i nt i l . Cuando
r ef l exi onamos sobr e l a necesi dad r eal de l a or gani zaci n,
adver t i mos gener al ment e que l a mi sma se vi ncul a ms a l os
20
aspect os sust anci al es de l a gest i n que a sus aspect os
i nst r ument al es.

Est o es, a v a de ej empl o, l a necesi dad que t odos conozcan l a
f or ma de desar r ol l ar un pr ocedi mi ent o es subsi di ar i a de l a
necesi dad que di cho pr ocedi mi ent o sea ef i caz par a l os f i nes
de l a or gani zaci n y se desar r ol l e en f or ma ef i ci ent e. La
necesi dad de conf ecci onar el Manual como i nst r ument o
comuni caci onal en l a or gani zaci n sol o sur ge l uego que se han
anal i zado y r edi seado l os pr ocesos

La f or mul aci n de un Manual de Pr ocedi mi ent os, por ej empl o,
r equer i r como paso pr evi o el anl i si s de l os pr ocedi mi ent os
vi gent es y r aci onal i zaci n de l os mi smos y l a conf ecci n del
Manual de Or gani zaci n, el anl i si s y di seo o r edi seo de l a
est r uct ur a. La conf ecci n de un manual r equi er e como paso
pr evi o el desar r ol l o de un pr oceso de mej or ami ent o
admi ni st r at i vo.

Deben est ar or i ent ados al usuar i o, a sat i sf acer una necesi dad
concr et a del usuar i o. Los di agr amas compl ej os, el vocabul ar i o
t cni co, suel en no ser i nst r ument os adecuados.



7.2. Determinacin del responsable de la confeccin

Si empr e dent r o del mar co del desar r ol l o de un pr oceso de
mej or ami ent o admi ni st r at i vo, nos pr egunt amos qui n debe
r edact ar el Manual . El Di r ect or , el r esponsabl e del r ea
i nvol ucr ada, un comi t ? Un anal i st a de O y M?

Cuant o ms compl ej a sea l a or gani zaci n, mayor ser l a
necesi dad que par t i ci pen en l a r edacci n del manual
r epr esent ant es de sus di ver sas r eas, sea const i t ui dos en un
comi t , o t omando a car go di f er ent es r eas del manual .

La t ar ea de r edacci n del manual ser i nt er di sci pl i nar i a, ms
l a r esponsabi l i dad por su ej ecuci n no puede dej ar se l i br ada
a l a i mpr ovi saci n, si no que se t r at a de una t ar ea
especi al i zada que exi ge gr an dedi caci n de t i empo, capaci dad
de coor di naci n, habi l i dades comuni caci onal es y capaci dad de
s nt esi s.

Un buen manual , como se expr es ant er i or ment e, no es un f i n
en s mi smo, si no que es el r esul t ado de una l abor de
r aci onal i zaci n admi ni st r at i va. Por l o t ant o,
i ndependi ent ement e de l a or gani zaci n que adopt e el gr upo de
r edacci n, y de l a par t i ci paci n de di ver sos pr of esi onal es;
21
el l i der azgo de l a t ar ea l e compet e a un pr of esi onal del r ea
de O y M.

Sus t ar eas ser n:

Cer ci or ar se que el manual a conf ecci onar sat i sf ace
ef ect i vament e una necesi dad concr et a de l a empr esa, y que
se han cumpl i do con t odas l as et apas pr evi as necesar i as
par a su conf ecci n.

Coor di nar l os esf uer zos de l os di f er ent es mi embr os de l a
or gani zaci n que deban i nvol ucr ar se en l a r edacci n y
apor t ar i nf or maci n, di seando una est r uct ur a que r esul t e
apr opi ada par a el desar r ol l o de l a l abor .

Conf ecci onar el Pl an de t r abaj o

Uni f or mi zar l os cr i t er i os de r edacci n.


7.3.Formulacin del Plan de Trabajo

La f or mul aci n del pl an de t r abaj o, que se pl asma en una
pr opuest a a ser pr esent ada a l a Di r ecci n, es i mpr esci ndi bl e
como et apa pr evi a a l a i ni ci aci n de cual qui er pr oyect o de
Or gani zaci n y Mt odos, e i nvol ucr a, por par t e de l a
Di r ecci n, l a eval uaci n de l a f act i bi l i dad del mi smo y de su
r azn de cost o/ benef i ci o.

La f or mul aci n del pl an de t r abaj o i ncl uye act i vi dades de
pr e- di agnst i co, como pr oduct o de l as cual es el anal i st a debe
det er mi nar el t i po de i nf or maci n a r el evar det er mi nando sus
f uent es de i nf or maci n y l a f or ma de obt ener l a ( cuest i onar i o,
obser vaci n di r ect a, ent r evi st a per sonal ) , debe det er mi nar
l os par t i ci pant es en l a r edacci n, det al l ando sus
r esponsabi l i dades, y est i mar el cost o de r edacci n en t i empo
y di ner o.

El Pl an de Tr abaj o debe cont ener :

Obj et i vos del Tr abaj o.
Benef i ci os que se esper an obt ener del mi smo.
I ndi caci n de l a met odol og a y de l as act i vi dades a
r eal i zar por el equi po de t r abaj o.
I nt egr aci n del equi po de t r abaj o.
Cr onogr ama de ej ecuci n.
Cost os est i mados del mi smo.
22

7.4. El trabajo previo a la confeccin del manual

En el cont ext o de l os pr ocesos de mej or ami ent o
admi ni st r at i vo, sol o t i ene sent i do conf ecci onar un Manual una
vez que l os pr ocesos o est r uct ur as a descr i bi r en el mi smo
han si do r aci onal i zados. Un buen manual sur gi r si empr e
dent r o del cont ext o de una buena l abor de mej or ami ent o
admi ni st r at i vo o de r aci onal i zaci n.


7.5. El Relevamiento de Informacin

Al comenzar a r edact ar el Manual , el anal i st a debe r euni r
t oda l a i nf or maci n r el evant e a i ncl ui r en el mi smo. En el
si gui ent e cuadr o se det al l a al gunos de l os dat os a obt ener y
l a f or ma de consegui r l os.

Est e cuadr o ha de t omar se si mpl ement e como un ej empl o
i l ust r at i vo del t i po de i nf or maci n a r euni r . No pr et ende
det al l ar t oda l a i nf or maci n a r euni r , ya que est o depende de
l a r eal i dad concr et a de cada or gani zaci n, y del t i po de
manual a conf ecci onar .


CUADRO No. 3

MANUAL TIPO DE INFORMACIN A
RELEVAR
FORMA DE OBTENER LOS
DATOS NECESARIOS
Manual de
Or gani zaci n y
Funci ones
Or gani gr amas
Exi st ent es
Sol i ci t ud de
I nf or maci n
Manual es Ant er i or es Encuest a Escr i t a
Descr i pci ones de
Car gos
Ent r evi st a
Funci ones y r eas de
Act i vi dad de l os
r ganos

Regl ament os,
Est at ut os, Car t as
Or gni cas

Manual de
Pr ocedi mi ent os
Manual es Exi st ent es Sol i ci t ud de
I nf or maci n
Descr i pci ones de
Pr ocedi mi ent os
Ent r evi st a Per sonal
Regl ament os y Nor mas Obser vaci n di r ect a
For mul ar i os
23
Ut i l i zados
24

7.6. Redaccin del Manual

El obj et i vo del manual es t r ansmi t i r i nf or maci n. Su
r edacci n deber se sumament e cui dadosa.

En pr i mer l ugar , debe ser pr eci sa, evi t ando cui dadosament e
expr esi ones vagas o que puedan ser i nt er pr et adas en ms de un
sent i do.

Debe est ar di r i gi da al l ect or . Es necesar i o conocer el per f i l
del l ect or , par a aj ust ar nos a l . Si el l ect or al cual est
di r i gi do el manual es un t cni co, un especi al i st a en l a
mat er i a, puede ser adecuado el uso de l a j er ga pr of esi onal .
Per o si el l ect or no es t cni co en l a mat er i a, debemos
l i mi t ar el uso de l os t r mi nos t cni cos al m ni mo.

El Manual debe cont ener t oda l a i nf or maci n per t i nent e a l as
di f er ent es r eas, si n omi t i r nada r el evant e ni agr egar
el ement os que no sean i mpor t ant es. Si se omi t en el ement os
val i osos, el manual se empobr ece y ve l i mi t ada su ut i l i dad, y
si agr egamos i nf or maci n que no es ver dader ament e r el evant e,
per demos pr eci si n y di f i cul t amos l a l ect ur a. Par a det er mi nar
cul i nf or maci n es r el evant e, debemos conf r ont ar l a
i nf or maci n con el obj et i vo que per si gue el Manual . A v a de
ej empl o, en un manual cuyo obj et i vo sea or i ent ar al nuevo
empl eado que i ngr esa a l a or gani zaci n, puede ser per t i nent e
i ncl ui r dat os de l a hi st or i a y ant ecedent es de l a mi sma, per o
no ser per t i nent e i ncl ui r l os en un nuevo Manual de
Pr ocedi mi ent os.

El Manual debe ser cl ar o y br eve. Si bi en exi st en di ver sos
est i l os de r edacci n, se aconsej a el uso de l a f or ma
nar r at i va. Debe ser r eal i st a, evi t ar per sonal i smos y l a
expr esi n de deseos que en l a r eal i dad no se cumpl en. Est o
es, expr esi ones t al es como deber a , podr a, no t i enen
l ugar en un buen manual .

No se debe i nt r oduci r pr r af os i nnecesar i os si n apl i caci n
pr ct i ca. Se debe i nt r oduci r r epr esent aci ones gr f i cas cuando
sea necesar i o, ya que una r epr esent aci n gr f i ca suel e ayudar
a compr ender un t ext o, si l a mi sma es cl ar a. Se debe evi t ar
el uso de di agr amas compl ej os, o gr f i cos de di f ci l
i nt er pr et aci n.

La pr esent aci n del t ext o, t ant o como el t ext o en s , debe
est ar or i ent ada a f aci l i t ar l a l ect ur a. El uso opor t uno de
subr ayados y sangr as, l a separ aci n en pr r af os cor t os, son
25
el ement os que f aci l i t an l a l ect ur a y per mi t en r ecor dar mej or
l o escr i t o.

Por l t i mo, el Manual no debe ser un l i br o. Sus hoj as deben
ser mvi l es a ef ect os de per mi t i r r eempl azos y adi ci ones. Es
aconsej abl e , si empr e que sea posi bl e, r ecur r i r a medi os
audi ovi sual es que per mi t an i l ust r ar con ej empl os. Una
demost r aci n pr ct i ca suel e r esul t ar ms cl ar a que cual qui er
expl i caci n escr i t a.

Es aconsej abl e ut i l i zar t ambi n l a i nf or mt i ca, si empr e que
sea posi bl e. Act ual ment e, l a r aci onal i zaci n de l os pr ocesos
i nvol ucr a el uso de nuevos pr ogr amas comput aci onal es. La
ayuda en l nea, con l a i ncl usi n de l a demost r aci n pr ct i ca
r esul t a mucho ms cl ar a al usuar i o que l a descr i pci n escr i t a
de l os pr ocesos, y l e r esul t a accesi bl e en el moment o en el
cual l a necesi t a, est o es, en el moment o en el cual
desar r ol l a su t r abaj o.


7.7. Partes del Manual

En t r mi nos gener al es, un manual debe cont ener l os si gui ent es
cap t ul os:

ndice

El ndi ce r esul t a i mpr esci ndi bl e par a ubi car r pi dament e el
t ema deseado por el l ect or . Par a cumpl i r est e obj et i vo, debe
ser anal t i co, y en el caso de Manual es muy ext ensos, es
aconsej abl e que cont enga ndi ces t emt i cos, o de cuadr os.

Los manual es i nf or mt i cos pr esent an vent aj as en est e sent i do,
si empr e que per mi t an el acceso a cada t ema de acuer do a
ml t i pl es cr i t er i os: al f abt i co, por t ema, et c.

Introduccin

En un pr i mer cap t ul o, que puede t ener como denomi naci n
" Ant ecedent es" , " Consi der aci ones pr el i mi nar es" ,
" I nt r oducci n" , se enunci ar n l as par t es i nt egr ant es del
mi smo, se i ndi car el obj et i vo del manual y aqul l os
ant ecedent es de i nt er s par a el l ect or .

Puede i ncl ui r se una menci n a l a met odol og a ut i l i zada en l a
el abor aci n, per o si empr e t eni endo en cuent a al l ect or : si el
l ect or no es un t cni co en l a mat er i a, pr obabl ement e l as
consi der aci ones met odol gi cas no l e r esul t en i nt er esant es.
26

Dependi endo del t amao y compl ej i dad del manual , pueden
i ncl ui r se aqu l as i nst r ucci ones par a el uso del mi smo,
expl i cando en qu f or ma ubi car un t ema par a consul t a y en qu
f or ma se ha or gani zado el manual .

Si l a ext ensi n y compl ej i dad del Manual l o j ust i f i can, est e
cap t ul o puede pr esent ar se en f or ma apar t e, como
" I nst r ucci ones par a el uso del Manual "

Cuerpo principal

Es l a par t e ms i mpor t ant e y ver dader a r azn de ser del
manual , y cont i ene l a descr i pci n pr opi ament e di cha. Se
det al l a en el Cap t ul o 10 el cont eni do del cuer po pr i nci pal
de al gunos manual es de uso cor r i ent e.

Anexos

Con el obj et i vo de no r ecar gar i nnecesar i ament e el cuer po del
manual , pueden i ncl ui r se en f or ma de anexos gr f i cas,
est ad st i cas, ant ecedent es hi st r i cos u ot r os dat os que
r eaf i r men l o r egi st r ado en el cuer po pr i nci pal .

Como anexo puede i ncl ui r se t ambi n un gl osar i o que cont enga
una def i ni ci n de l os t r mi nos empl eados, especi al ment e en
aqul l os casos que puedan exi st i r conf usi ones con expr esi ones
de uso comn.

Par a l os anexos r i gen l as mi smas paut as de r edacci n que par a
el cuer po pr i nci pal del manual . No se debe, ent onces, i ncl ui r
como Anexo i nf or maci n que r eal ment e no sea r el evant e, o que
sea de di f ci l compr ensi n.


7.8. La actualizacin del manual

Un manual desact ual i zado, que no r esponda a l a r eal i zada de
l a or gani zaci n, no r esul t a t i l . Pr ever l a f or ma de
act ual i zar el manual r esul t a muy i mpor t ant e par a gar ant i zar
su vi genci a.

Est abl ecer una per i odi ci dad det er mi nada puede r esul t ar t i l
en al gunos casos, per o no es suf i ci ent e, el r gi men de
act ual i zaci n i deal es en t i empo r eal .

Al moment o de i ni ci ar el pr oceso de conf ecci n de un manual ,
se debe dej ar est abl eci do qui en o qui enes ser n r esponsabl es
27
de su act ual i zaci n, cmo se pr oceder a l a mi sma y con que
per i odi ci dad debe pr oceder se a r eal i zar una r evi si n i nt egr al
de l os manual es.

A v a de ej empl o, si se cuent a con un manual de uso de l os
si st emas comput aci onal es, debe est abl ecer se que t oda
modi f i caci n que se r eal i ce al pr ogr ama se t r aduci r en una
modi f i caci n a su pr ogr ama de ayuda o manual , si se t r at ar a
de un manual de car gos, el Depar t ament o de Recur sos Humanos o
qui en hi ci er a sus veces debe hacer se car go de i nt r oduci r l as
modi f i caci ones en l os per f i l es o descr i pci ones de car gos.

Si empr e que se r eal i ce una modi f i caci n, es aconsej abl e
sust i t ui r l a par t e af ect ada, en l ugar de r ecur r i r a hoj as de
Apndi ce o Modi f i caci ones post er i or es, ya que si se abusa
de l os agr egados se cor r e el r i esgo que el manual pi er da sus
car act er st i cas de or denado y si st emt i co.


7.9. Un Sistema Integral de Manuales

Ent endemos por si st ema i nt egr al de manual es al conj unt o
or denado y si st emt i co de t odos l os manual es que r equi er a una
or gani zaci n: Manual de Or gani zaci n y Funci ones, Manual de
Car gos, manual de pr ocedi mi ent os, et c.

NO es aconsej abl e que exi st a un ni co manual : su vol umen
di f i cul t ar a l a l ect ur a, su act ual i zaci n ser i a mas compl ej a,
y gr an par t e del per sonal encont r ar a que muchas de sus
par t es no l e son de ut i l i dad.

No Obst ant e est o, es conveni ent e que cada uno de l os manual es
que i nt egr e el si st ema r eal i ce l as adecuadas r ef er enci as a
l os dems manual es, par a f aci l i t ar l a compr ensi n gl obal de
l a or gani zaci n.

A v a de ej empl o, si una or gani zaci n cuent a con manual es de
pr ocedi mi ent o espec f i cos par a cada f unci n o r ea de
act i vi dad, es conveni ent e que t odos el l os hagan r ef er enci a a
un ni co si st ema de codi f i caci n, y cont engan una br eve
r ef er enci a a l os manual es de r eas conexas.


8. EL USO DE MANUALES EN EL URUGUAY

El uso de manual es de or gani zaci n no est muy di f undi do en
nuest r o pa s.

28
En r ef er enci a a l a empr esa pr i vada, ms del 80%de l as
empr esas ur uguayas pueden cat al ogar se como pequeas, y ya
hemos vi st o que en l a pequea empr esa l a ut i l i dad del manual
es l i mi t ada. Los manual es de uso ms f r ecuent e ( cuyo uso es
cr eci ent e) son l os de Uso de si st emas comput aci onal es. En l as
empr esas medi anas y gr andes es f r ecuent e encont r ar , adems,
manual es de car gos y manual es del empl eado. En l a medi da que
l a empr esa ur uguaya comi enza a r aci onal i zar sus pr ocesos y
est r uct ur as, el uso de manual es aument a.

En l as empr esas pbl i cas y en el Est ado, el uso de manual es
est ms di f undi do, si bi en es di f ci l encont r ar si st emas
i nt egr al es de manual es.

Una encuest a r eal i zada en 22 Uni dades de Or gani zaci n y
Mt odos a ni vel del Gobi er no Cent r al di o como r esul t ados que,
si bi en no exi st an si st emas i nt egr al es de Manual es, en el
60%de l as mi smas hab a conf ecci onado manual es.

Un 41%conf ecci on manual es de or gani zaci n y f unci ones, y un
32%conf ecci on manual es en at enci n a necesi dades
especi f i cas de l a or gani zaci n.
2


A v a de ej empl o, en el Mi ni st er i o de Ganader a, Agr i cul t ur a
y Pesca exi st e una Manual de Uso de For mas Document al es,
conf ecci onado a r a z de que se det ect ar on conf usi ones en l a
apl i caci n del Decr et o 500 por par t e de l os f unci onar i os.

La Cont adur a Gener al de l a Naci n di spone de un Manual de
Or gani zaci n y Funci ones compl et o, que f ue ocasi onal ment e
act ual i zado.

La Di r ecci n Gener al I mposi t i va conf ecci ona f r ecuent ement e
manual es dest i nados a l os usuar i os, ej empl o de l os mi smos son
el Manual par a I mpr ent as, conf ecci onado en ocasi n del cambi o
en l as di sposi ci ones vi ncul adas a l a i mpr esi n de
document aci n de l as empr esas.

El menor gr ado de di f usi n cor r esponde a l os Manual es de
Pr ocedi mi ent os, no obst ant e l o cual exi st en descr i pci ones de
pr ocedi mi ent os, par a l os casos en l os cual es se det ect l a
necesi dad de l os mi smos.

En el BROU exi st en dos t i pos de manual es: l os Manual es de
I nst r ucci ones y el Manual de Of i ci nas, cuya conf ecci n f ue
di spuest a por nor mas r egl ament ar i as.

2
Acevedo y Pi nt os, Las Uni dades de Or gani zaci n y Mt odos en l a Admi ni st r aci n
Cent r al , i nvest i gaci n no publ i cada r eal i zada en 1994/ 1995.
29

En el Banco de Segur os del Est ado exi st en Manual es de
Pr ocedi mi ent os, que son conf ecci onados en ocasi n del
r edi seo de pr ocedi mi ent os exi st ent es o el di seo de nuevos
si st emas.

A que se debe l a f al t a de gener al i zaci n en el uso de
manual es? Pensamos que exi st en dos gr andes gr upos de r azones.

Un pr i mer gr upo de r azones se vi ncul a a l a car enci a de
l abor es si st emt i cas de r aci onal i zaci n, paso pr evi o e
i ndi spensabl e par a l a conf ecci n de manual es. A ni vel de l a
Admi ni st r aci n Cent r al , en l a i nvest i gaci n ant er i or ment e
menci onada se const at que de l as 22 uni dades encuest adas,
sol o un 18%r eal i zaba si st emt i cament e t ar eas de
r aci onal i zaci n, y un 50%l as r eal i zaba ocasi onal ment e. De
est a f or ma, l a car enci a no es no di sponer de manual es, si no
no r eal i zar esf uer zos si st emt i cos en pr o del mej or ami ent o
admi ni st r at i vo.


Un segundo gr upo de r azones se vi ncul a a l a per cepci n que
t i enen al gunos empr esar i os y admi ni st r ador es r ef er i da a que
l os manual es son el ement os cost osos. Como ya se expl i c, el
cost o de l os manual es no debe t omar se como un el ement o
absol ut o si no r el at i vo, en f unci n de l a r azn ent r e el cost o
de conf ecci onar y mant ener act ual i zados l os mi smos y l os
benef i ci os que r edundan. No cabe duda que l os pr ocesos de
r aci onal i zaci n y mej or ami ent o admi ni st r at i vo r edundan en
benef i ci os de t i po econmi co par a l a or gani zaci n, aunque l a
val or aci n de l os mi smos pueda ser di f ci l .

En l a medi da que cada vez ms or gani zaci ones son consci ent es
de l a necesi dad de r aci onal i zar , y a r a z de l os pr opi os
pr ocesos de r eor gani zaci n y r aci onal i zaci n, el uso de
manual es ser cr eci ent e.

Especi al ment e, l a t ecnol og a f aci l i t a el uso de Manual es,
como se det al l a en el si gui ent e cap t ul o.


9. LAS TENDENCIAS MS RECIENTES

Los cambi os t ecnol gi cos t i enen i ndudabl ement e i mpact o en l as
or gani zaci ones. Las r edes, l as comuni caci ones en t i empo r eal ,
l a comput aci n, son her r ami ent as de t r abaj o a l as cual es
acceden hoy l as empr esas.

30
El uso de l a comput aci n hoy se ext i ende a pr ct i cament e
t odas l as r eas de una empr esa: l a cont abi l i dad, l a
l i qui daci n de suel dos, l a f act ur aci n, l a admi ni st r aci n de
l os st ocks. No sl o se ext i ende a l as r eas admi ni st r at i vas:
l as uni dades de emer genci a mdi ca son gui adas en su r ut a por
una comput ador a, el di seo i ndust r i al es asi st i do por
comput ador as, l as consul t as ms f r ecuent es de l os usuar i os,
en muchos negoci os, son gui adas por comput ador as.

El uso de pr ogr amas en r ed, y especi al ment e, l a t ecnol og a de
comuni caci ones, t i enen una gr an i nci denci a en l os Manual es.
El Manual dej a de ser un l i br o: pasa a r esi di r en l a memor i a
del comput ador , en un medi o magnt i co.

La consul t a ( a l a maner a de l os pr ogr amas de " ayuda" ) se
r eal i za en f or ma r pi da en el mi smo moment o que el
f unci onar i o t i ene una duda. Y l a act ual i zaci n se r eal i za en
f or ma i nst ant nea, sust i t uyndose una i nst r ucci n en el
moment o necesar i o, y l l egando est a sust i t uci n en el act o a
t odos l os puest os de t r abaj o.

Los si st emas ms sof i st i cados emi t en un mensaj e de avi so de
cambi o ( que se act i va al pr ender l a pant al l a) y l l evan
r egi st r o de novedades y cambi os.

El uso de l a i nf or mt i ca f aci l i t a l a act ual i zaci n, que puede
l l egar a se per manent e y en t i empo r eal , per mi t e l a consul t a
i nst ant nea desde el l ugar de t r abaj o. Se f aci l i t a asi mi smo
l a bsqueda y consul t a, al per mi t i r var i os si st emas de
acceso.


10. ALGUNOS EJEMPLOS CONCRETOS

10.1. El Manual de Organizacin y Funciones

En su mayor gr ado de ext ensi n, el cuer po pr i nci pal de un
Manual de Or gani zaci n y f unci ones deber a i ncl ui r :

Or gani gr ama de l a or gani zaci n.

Un Cap t ul o dest i nado al coment ar i o gener al de l a
or gani zaci n i nt er na.

La descr i pci n de l as uni dades admi ni st r at i vas, en l as que
const a sus r el aci ones j er r qui cas, f unci ones y act i vi dades.
Par a r eal i zar l a descr i pci n es conveni ent e di sponer de hoj as
pr evi ament e di agr amadas en l as que se i ncl uye:
31

Denomi naci n de l a Uni dad
Rel aci ones For mal es
Funci ones
Ubi caci n F si ca
Car gos

La descr i pci n de l os car gos con r esponsabi l i dad de
super vi si n.


La descr i pci n de l as r esponsabi l i dades comunes a l os
f unci onar i os con car gos ger enci al es o de J ef at ur a.
La r azn de r euni r en un ni co punt o est a descr i pci n r adi ca
en evi t ar r epet i ci ones o r ei t er aci ones.

Se di spone de ej empl os de est os manual es en Teor a y Di seo
de l a Or gani zaci n For mal , de J os Pi ni .

Como hemos i ndi cado ant er i or ment e, no exi st en r egl as o paut as
f i j as en l a conf ecci n de Manual es. En el caso par t i cul ar del
Manual de Or gani zaci n y f unci ones, es habi t ual encont r ar dos
t i pos de Manual es: Manual es a ni vel gener al , donde se i ncl uye
el or gani gr ama y l a descr i pci n de l os r ganos de mayor ni vel
j er r qui co, y manual es a ni vel depar t ament al , donde par a cada
depar t ament o o ger enci a se r eal i za l a descr i pci n de l os
r ganos y car gos que l os i nt egr an.

Es f r ecuent e t ambi n encont r ar casos en l os cual es el Manual
de Or gani zaci n se l i mi t a a cont ener l a descr i pci n de l os
pr i nci pal es r ganos, y se r eser va l a descr i pci n de car gos
par a un Manual de Car gos.

En un Manual se Or gani zaci n no suel e i ncl ui r se l a
descr i pci n de l os car gos de ni vel oper at i vo o de ej ecuci n.


10.2. El Manual de Procedimientos

El Manual de Pr ocedi mi ent os descr i be en det al l e l as
oper aci ones que i nt egr an l os pr ocedi mi ent os admi ni st r at i vos
en f or ma secuenci al de ej ecuci n y l as nor mas a cumpl i r por
l os mi embr os de l a or gani zaci n compat i bl es con di chos
pr ocedi mi ent os.

Los manual es de pr ocedi mi ent os, en su mayor gr ado de
ext ensi n, deber an i ncl ui r :
32

Descr i pci n det al l ada de t odos l os pr ocedi mi ent os a cumpl i r ,
i ncl uyendo l a descr i pci n l i t er al de l os mi smos y su
di agr amaci n o r epr esent aci n gr f i ca. Cuando es per t i nent e,
se deber n i ncl ui r l as r egl as vi ncul adas a cada
pr ocedi mi ent o.

Los f or mul ar i os y papel es de t r abaj o a ut i l i zar en cada paso.

Menci n al espaci o f si co donde se desar r ol l a cada paso,
i ncl uyendo, si es per t i nent e, el di agr ama o pl ano del r ea.

En l a conf ecci n de un Manual de pr ocedi mi ent os, se debe
pr est ar especi al at enci n a l os si gui ent es aspect os:

La cl asi f i caci n y codi f i caci n de l os pr ocedi mi ent os. El
Manual debe cont ener una r el aci n or denada y si st emat i zada
de l os pr ocedi mi ent os, por l o cual l os mi smos deben ser
cl asi f i cados por si st emas, pr ocedi mi ent os pr i nci pal es y
pr ocedi mi ent os accesor i os.

A v a de ej empl o:

1. Si st ema de Vent as

1. 1. Pr ocedi mi ent os de Vent a al Pbl i co

1. 1. 1. Pr ocedi mi ent o de Vent a al Pbl i co al cont ado

1. 1. 2. Pr ocedi mi ent o de Vent a al Pbl i co medi ant e
t ar j et a de cr di t o

El uso de hoj as pr e- di agr amadas a ef ect os de f aci l i t ar l a
uni f or mi zaci n de l as descr i pci ones.

La cl asi f i caci n y codi f i caci n de l os f or mul ar i os en uso.
Est a cl asi f i caci n se aconsej a guar de r el aci n con l os
pr ocedi mi ent os donde son cr eados l os f or mul ar i os.


Fr ecuent ement e, l os manual es de pr ocedi mi ent os se pr esent an
en f or ma espec f i ca, par a cada r ea de act i vi dad de l a
empr esa.


10.3. Otros Manuales

33
Los Manual es son t i l es al l donde exi st e una necesi dad de
uni f or mi zar y di f undi r i nf or maci n.

A v a de ej empl o, podemos menci onar al gunos manual es de uso
f r ecuent e:

El Manual del Empleado cont i ene l a i nf or maci n necesar i a
par a el f unci onar i o que i ngr esa a l a empr esa, y a v a de
ej empl o su cont eni do puede ser :

Ant ecedent es e hi st or i a de l a empr esa
Regl ament o de di sci pl i na del per sonal
Ot r as nor mas vi ncul adas a l a act uaci n del f unci onar i o
Pl ano de l a pl ant a f si ca.

El Manual de Cargos cont i ene l a descr i pci n det al l ada de
t odos l os car gos de una or gani zaci n, i ncl uyendo sus
r esponsabi l i dades, sus r eas de act i vi dad, su ni vel
j er r qui co, sus medi das de per f or mance y l os r equi si t os par a
ocupar l os.

A v a de ej empl o de l a apl i caci n de manual es en campos no
t r adi ci onal es, podemos encont r ar Manuales del Estudiante, en
uso, por ej empl o, en Facul t ad de Odont ol og a, Facul t ad de
Ci enci as y Facul t ad de I ngeni er a. Cont i enen i nf or maci n
necesar i a par a el est udi ant e que i ngr esa al cent r o de
Enseanza: det al l e del Pl an de Est udi os de cada car r er a,
i nt egr aci n del Consej o y del cuer po docent e, pl ano de l a
pl ant a f si ca, r egl ament aci ones vi gent es en l a Facul t ad,
ant ecedent es de i nt er s.

Los Manuales de Servicios al Pblico, son de uso cr eci ent e y
det al l an l os ser vi ci os que br i nda una or gani zaci n, y l a
f or ma de r eal i zar t r mi t es y gest i ones por par t e de l os
usuar i os.


11. CONCLUSIONES

Los Manual es const i t uyen i nst r ument os medi ant e l os cual es se
uni f or mi za l a gest i n y se mej or an l as comuni caci ones, poni endo
en comn par a t oda l a or gani zaci n l a i nf or maci n sobr e un t ema
det er mi nado. Per mi t en asi mi smo mej or ar el ent r enami ent o de l os
empl eados en l a r eal i zaci n de det er mi nados pr ocedi mi ent os, y
homogenei zar l as nor mas y pol t i cas.

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No son un f i n en s mi smo, si no que const i t uyen un i nst r ument o
a t r avs del cual se pl asma el r esul t ado f i nal de un pr oceso de
mej or ami ent o admi ni st r at i vo, y su ef i caci a depende en gr an
medi da de l a ef i caci a de di cho pr oceso, as como de l a cl ar i dad
con l a cual est n escr i t os.

En est e cont ext o, podemos concl ui r que l os Manual es no han
per di do vi genci a como i nst r ument o, per o que su f or ma
evol uci onar cada vez ms haci a medi os i nf or mt i cos y
audi ovi sual es. Est o es, cada vez encont r ar emos menos manual es
escr i t os, menos manual es- l i br o, y cada vez encont r ar emos ms
manual es est abl eci dos en vi deos, di sket t es y CD- ROM. Respect o a
est os l t i mos, su act ual i zaci n ser per manent e y en t i empo
r eal , y per mi t i r n l as consul t as i nt er act i vas del usuar i o
medi ant e pant al l as de di l ogo.





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BIBLIOGRAFA


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