MANUALES

1. Definicin

Un manual es la concentracin sistemtica en un folleto o libro fcil de
manejar, de los elementos administrativos propuestos para alcanzar un objetivo.

2. Funcin

La funcin de los manuales en una organizacin, es garantizar la conducta
uniforme. Otra funcin de los manuales es orientar al personal en el desempeo
de su trabajo.
Los manuales pueden tambin convertirse en parmetros de control
cuando se utilizan para medir y comparar la ejecucin del plan.

3. Objetivos de los manuales

Precisar funciones en un documento denominado manual, con el propsito
de que los miembros de la organizacin tengan una fuente de informacin
adecuada para realizar su trabajo.
Unificar criterios en la realizacin de las acciones de la empresa o institucin.
Simplificar el trabajo, actuando como elemento de consulta para realizar bien
el trabajo y no tener que repetirlo.
Orientar la seleccin de personal, por medio de las descripciones de puesto,
perfil del trabajador, descripcin de trabajos.
Establecer rutinas de trabajo confiables en los manuales de procedimientos.
Permitir el mejor aprovechamiento de recursos a travs de la ejecucin de
funciones establecidas en los manuales de organizacin.
Facilitar la adaptacin del personal de nuevo ingreso, por medio de la
introduccin al puesto y los manuales de bienvenida.

Obrar como medio de comunicacin entre niveles de autoridad y
responsabilidad establecidos en los manuales de organizacin.
Servir de instrumento de control al ser utilizados los manuales como
parmetro de medicin.

4. Elaboracin

Para elaborar los manuales es conveniente recurrir a documentos legales
y a personal operativo y directivo, adems de la observacin directa en el
trabajo. La informacin debe ser uniforme y hay que utilizar la terminologa
correcta. Para el diseo de los manuales se integra una comisin con directivos,
personal de nivel operativo y personal especializado en el rea de que se trate.

5. Difusin

Los manuales deben ser conocidos por todos los involucrados a efecto de
que efectivamente cumplan su funcin. Se entregarn en forma gratuita y en
sesiones de instruccin y aclaracin de dudas.

6. Clasificacin

Por su rea de aplicacin, los manuales se clasifican en:

Macroadministrativos. Los manuales macroadministrativos contienen
elementos relativos a la organizacin, incluyendo departamentos, reas,
secciones y relaciones externas.
Microadministrativo. El manual microadministrativo se integra por
elementos de la organizacin pero referentes a un departamento, una
seccin o un rea.

Por su contenido, se clasifican en manuales de:

1. Organizacin.
2. De procedimientos.
3. De servicios

6.1. Manuales de organizacin

stos contienen los elementos administrativos que expresan la esencia de la
organizacin y su funcionamiento, son manuales de organizacin los que
incluyen en su contenido los siguientes aspectos:

Manual de objetivos.
Manual de programas.
Manual de polticas.
Manual de organigramas.
Manual de descripciones de puestos.
Manual de reglamentos.

6.1.1. Contenido Del Manual De Organizacin

1. Portada: Nombre de la Dependencia o Entidad, Logotipo oficial, Ttulo y
alcance del documento (manual general o especfico), lugar y fecha de
elaboracin.
2. ndice: Dar una referencia numrica o alfanumrica a cada concepto,
colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos,
enunciar cada captulo con sus secciones, temas y nmeros de pgina.
3. Presentacin: Importancia de contar con un manual, metodologa utilizada
en el desarrollo del trabajo, contenido del documento y una breve
descripcin o propsitos bsicos que se pretenden alcanzar.
4. Antecedentes: Comprende una breve descripcin de cmo se origin la
Dependencia o Entidad, la Ley o Decreto que le da sustento y los
principales aspectos de su evolucin histrica hasta la actualidad.

5. Marco Jurdico: Constitucin, Tratados, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo,
Leyes, Cdigos, Decretos, Reglamentos, Convenios, Acuerdos.
6. Estructura Orgnica: Es la representacin grfica de la estructura orgnica
de la Dependencia o Entidad autorizada por las instancias
correspondientes, misma que muestra de manera general los puestos o
reas que la integran y establece los niveles jerrquicos, canales formales
de comunicacin, lneas de autoridad y asesora
7. Descripcin de Puestos: Contempla las actividades inherentes a cada uno
de los puestos contenidos en la estructura orgnica autorizada, que le
permiten a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales
8. Directorio: Relacin de los principales funcionarios del rea descrita en el
manual y los cargos que ocupan dentro de la estructura de la
Dependencia o Entidad
9. Firmas de Autorizacin: Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de
la Dependencia o entidad que autorizan el manual, as como de las reas
que los elaboran y revisan.
























6.2. Manual de Proceso o Procedimientos

Los manuales de proceso o procedimiento describen en detalle los procesos
o procedimientos que se realizan en una organizacin. Segn las
caractersticas y necesidades de cada empresa es posible encontrar
manuales que describen los procedimientos, los procesos o ambos.

6.2.1. Contenido de un manual de procesos

1. Cartula
2. ndice
3. Introduccin y objetivos
4. Mapa general de procesos o cuadro de ndice de los procedimientos
incluidos
5. Organigrama de la organizacin
6. Polticas y reglas generales que guan la ejecucin de los procesos y
procedimientos
7. Glosario de trminos utilizados y smbolos
8. Descripcin literal de cada procedimiento
9. Plano de planta fsica (en ocasiones)

Formularios del manual de procedimientos de una empresa de plaza




















6.3. Manual De Servicios o Procedimientos De Servicio

El manual de servicio deber de contener los siguientes detalles:

1. Portada
Logo smbolo del SAT.
Datos del servicio.
Versin.
Datos del manual: En la
parte inferior el nmero
de la versin, la fecha de
vigencia y el nmero de
pginas.

2. Formato de identificacin de firmas de validacin: Garantizan que el
manual est debidamente autorizado por los responsables de normar
y establecer las reglas de negocio para la operacin del servicio y por
los responsables de su operacin por los diversos canales definidos.

3. ndice: Es la relacin de los apartados que integran el manual. La
paginacin deber ser progresiva y en forma arbiga.
















4. Introduccin
5. Objetivo
6. Polticas de operacin del servicio
7. Flujo de operaciones del servicio
8. Actividades del servicio y su detalle: La relacin de actividades se
debe vincular a una tabla con el detalle de las tareas que componen la
actividad.











9. Control de Versiones: Permite identificar el histrico de las
modificaciones que ha tenido el manual.









10. Glosario

7. Procedimiento General Para La Elaboracin De Manuales Administrativos

I. Recopilacin de la informacin pertinente
II. Redaccin propiamente dicha
III. Encabezado:
Es recomendable que el encabezado incluya:
Identificacin de la organizacin
Identificacin del manual
Numeracin de las pginas
Fecha de vigencia del manual
Fecha de revisin del manual
Responsable por la elaboracin del manual
Responsable por la aprobacin y revisin del manual





IV. Formato

Para los manuales en formato papel, algunos aspectos que es
recomendable acordar son:
Tamao y tipo de papel
Espacio para mrgenes, encabezado y pie de pgina
Tipo y tamao de letra
Tabuladores y sangra
Interlineado de prrafos
Uso de colores e imgenes

V. Normas de redaccin

Los manuales deben de ser claros breves y concisos y mostrar un estilo
de redaccin profesional y uniforme. Algunos aspectos que se deben de
tomar en cuenta al redactar son los siguientes:
Se recomienda no utilizar la voz pasiva. Por ejemplo, en
lugar de decir: Se firma por parte del jefe la factura es
preferible decir: El jefe firma la factura
Los cuadros, tablas o graficas a incluir deben de tener ttulos,
ser claros y agregar informacin relevante.
Cuando en un documento presentado en forma vertical, sea
necesario incluir un cuadro apaisado, debe hacerse de tal
forma que el cuadro o grafico se aprecie al girar 90 hacia la
derecha.

VI. Edicin

La edicin del manual procura verificar tanto la inexistencia de
errores de tipografa y composicin como la uniformidad de los
estilos e redaccin y formato.

UNIVERSIDAD RAFAEL LANDIVAR
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD
TECNICO UNIVERSITARIO EN ENFERMERIA CON ORIENTACION EN ATENCION
PRIMARIA




Manuales







Por:
Fredy Roberto Toledo Mateo
Sexto Semestre, Seccin 1







INTRODUCCION

Los manuales son indispensable debido a la complejidad de las estructuras de la
organizacin, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la
demanda de sus productos, servicios y ambos, y la adopcin de tecnologas de la
informacin para atender adecuadamente todos estos aspectos, y ms.
Estas circunstancias obligan a usar manuales que apoyan la atencin del
quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos
fundamentales para contar con una comunicacin, coordinacin, direccin y evaluacin
administrativa eficiente.
Para manejarlos con consistencia y claridad se incluyen en procedimientos pro
medio de cual se analiza con precisin y profundidad el marco de referencia para su
diseo, elaboracin, presentacin, aprobacin, manejo, revisin y actualizacin
permanente.
Es un hecho que los manuales representan un elemento crucial para el proceso
de toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeo por encima de
estndar regular.

















CONCLUSIONES

Los manuales administrativos en cualquier organizacin es una necesidad, de que las
polticas sean respetadas, de reducir errores operativos, evitar que los cambios en una
organizacin surja de una decisin demasiado rpida, reducir el periodo de capacitacin
de los empleados, facilitar la induccin a los nuevos empleados a los nuevos puestos.

Como comentario final, la elaboracin de los manuales administrativos, convierte a la
persona o la grupo de personas encargadas de elaborarlos en los que mejor conocerla
organizacin, les brinda la oportunidad de escudriar los aspectos menos conocidos y
peculiares de la creacin, consolidacin, desarrollo y sostenimiento del nivel de la
organizacin.