AUDIT TERHADAP SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Siklus penggajian dan personalia meliputi penggunaan tenaga kerja dan

pembayaran kesemua pegawai, tanpa memperhatikan klasifkasi atau
metode penentuan kompensasi. Pegawai dapat berupa eksekutif dengan gaji
tetap ditambah dengan bonus, pekerja kantor berdasarkan gaji bulanan
dengan atau tanpa lembur, wiraniaga berdasarkan komisi, buruh pabrik dan
pegawai serikat pekerja dibayar berdasarkan jam.
Siklus penggajian dan personalia meliputi semua bentuk kompensasi yang
diberikan kepada seluruh aktivitas tenaga kerja yang dipekerjakan
perusahaan. Rekening-rekening yang terbentuk dalam siklus ini antara lain:
. !ompensasi pokok "meliputi gaji, upah, insentif, dan ma#am-ma#am
tunjangan karyawan $
%. Pajak atas gaji&upah karyawan
'. (iaya tenaga kerja langsung "biaya overhead pabrik$
). (iaya tenaga kerja langsung
*. +tang atas gaji&upah karyawan
,. -aji dibayar dimuka "uang muka gaji$
Permasalahan Audit Terhadap Siklus Pena!ian dan Pers"nalia
Siklus ini menjadi penting dengan beberapa alasan antara lain:
$ -aji, upah, dan pajak penghasilan pegawai, dan beban pegawai lainnya
merupakan komponen utama pada kebanyakan perusahaan,
%$ (eban tenaga tenaga kerja "labour$ merupakan pertimbangan penting
dalam penilaian persediaan pada perusahaan menufaktur dan konstuksi,
dimana klasifkasi dan alokasi beban upah yang tidak semestinya dapat
menyebabkan salah saji laba bersih se#ara material.
'$ Penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah
besar sumber daya perusahaan karena inefsiensi atau pengujian melalui
fraud.
.alam perusahaan yang lebih besar, seringkali kebanyakan akun buku besar
untuk memiliki lima puluh atau lebih akun beban gaji. Penggajian juga
mempengaruhi akun persediaan barang jadi pada perusahaan manufaktur.
/udit atas siklus penggajian dan personalia meliputi perolehan pemahaman
atas struktur pengendalian intern, penetapan resiko pengendalian, pengujian
atas substantif atas transaksi, prosedur analitis dan pengujian terin#i atas
saldo.
Jenis#!enis Akun $an %empenaruhi Siklus Pena!ian dan
Pers"nalia
0enis jenis akun yang mempengaruhi adalah :
(eban -aji dan +pah
Pajak penghasilan ditanggung perusahaan dan tunjangan pegawai
!ewajiban berupa hutang gaji, hutang pajak penghasilan pegawai
/kun sejenis yang berhubungan dengan penggajian
Tu!uan Audit Terhadap Siklus Pena!ian Dan Pers"nalia
/udit terhadap transaksi penggajian beserta rekening yang terkait
dengannya, antara lain:
. 1ksistensi atau okurensi "o##urren#e$ terbentuknya transaksi.
2 3ransaksi penggajian men#erminkan kompensasi semua jasa jasa yang
terjadi untuk periode yang diliput oleh periode laporan keuangan.
Pen#atatan
2 Pen#atatan semua biaya-biaya penggajian men#erminkan kewajiban
pajak yang berasal dari kompensasi dalam periode yang diaudit.
2 Saldo hutang pajak ataupun pajak yang dibayar dimuka men#erminkan
jumlah yang menjadi kewajiban pada tanggal nera#a.
%. !esempurnaan "#ompleteness$ pen#atatan transaksi.
2 Pen#atatan biaya gaji beserta pajaknya men#akup keseluruhan biaya-
biaya jasa-jasa karyawan selama tahun yang diaudit.
2 Saldo utang pajak ataupun utang yang dibayar dimuka men#erminkan
jumlah yang menjadi kepada pemerintah pada tanggal nera#a.
'. 4ak-hak dan kewajiban-kewajiban perusahaan.
2 Saldo utang pajak ataupun pajak yang dibayar dimuka merupakan
kewajiban yang sah bagi perusahaan pada tanggal nera#a
). Penilaian atau alokasi
2 Perhitungan setiap pembayaran terhadap biaya penggajian dan
peringkasan #atatannya dilakukan dengan #ermat
2 Perhitungan terhadap saldo hutang pajak ataupun pajak yang dibayar di
muka pada tanggal nera#a telah diperhitungkan dengan #ermat
2 (iaya penggajian di pabrik telah diklasifkasi dengan #ermat menjadi
biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja tak langsung
2 Perhitungan terhadap pajak atas upah telah diperhitungkan berdasarkan
tarif pajak yang berlaku
*. Penyajian dan pengungkapan
2 -aji dan pajak atas gaji telah diidentifkasi dan diklasifkasi dalam
laporan keuangan dengan layak dan sesuai dengan prinsip akuntansi
yang berlaku umum di 5ndonesia
2 Rekening utang pajak dan utang gaji telah diklasifkasi sebagai utang
lan#ar dalam laporan keuangan pada saat tanggal nera#a
%en!elaskan dan menilai materialitas& resik" dan stratei audit
!e#urangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor.
!e#urangan sema#am ini timbul dari adanya pegawai fktif yang dimasukkan
dalam daftar gaji, dan kemungkinan kesalahan yang disengaja dalam
menyusun klasifkasi daftar gaji. 5ni berarti ada karyawan yang dihitung
dengan tarif yang lebih tinggi. .isamping adanya ke#urangan tersebut,
akuntan harus memperhatikan ketelitian perhitungan sejak penhitungan
waktu hadir, insentif sampai dengan pembuatan daftar gaji dan pembuatan
slip gaji.
(erbagai aspek resiko diatas akan mempengaruhi strategi audit siklus
penggajian dan personalia, oleh karena itu hal-hal yang harus
dipertimbangkan adalah :
. Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi penggajian
%. Perusahaan pada umumnya memperluas #akupan pengendalian intern
untuk transaksi penggajian
'. Saldo hutang gaji pada akhir tahun kadang kala tidak material
/udit yang disarankan :
. 6erifkasi ke#ermatan penyajian berbagai saldo, daftar dan buku
pembantu
%. 3erapkan prosedur analitikal
'. 7akukan inspeksi proses penghitungan daftar gaji dan hutang
). 4itung kembali dan lakukan pengujian terhadap daftar gaji dan upah
*. (andingkan penyajian statement dengan -//P
Struktur Penendalian Intern
/uditor harus memahami struktur pengendalian intern dalam aktivitas
pembayaran gaji. !etiga unsur pengendalian intern harus dipahami, agar
dapat menentukan resiko audit yang akan dihadapinya.
/spek struktur pengendalian yang harus diperhatikan auditor adalah :
a. 7ingkungan pengendalian
Sangat dipengaruhi sistem perekonomian yang berlaku. .alam menerapkan
sistem penggajian ini dipengaruhi oleh kesepakatan kerja dengan organisasi
buruh setempat. .alam masalah penggajian ini manager personalia
menghadapi masalah yang sangat pelik karena pada dasarnya transaksi
tenaga kerja terjadi setiap saat bersamaan dengan operasinya perusahaan.
b. Sistem akuntansi
8en#erminkan proses penanganan transaksi penggajian dalam operasi
perusahaan. /uditor harus memahami sistem yang digunakan untuk
menangani transaksi jasa-jasa tenaga kerja beserta aspek pengendaliannya
#. Prosedur pengendalian
8enghendaki pelaksanaan lima aspek kategorisasi sistem pengendalian
intern dalam operasi perusahaan. !elima kategori tersebut adalah otorisasi
yang memadai, dokumen dan buku-buku #atatan, pemisahan tugas, akses
kendalian dan penge#ekan oleh pihak yang independent
'atatan dan d"kumen dalam siklus pena!ian dan pers"nalia
.okumen-dokumen dan #atatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur
penggajian antara lain sebagai berikut :
. Personal /uthori9ation adalah surat keputusan yang berisi penempatan
dan penugasan seseorang karyawan dalam posisi dan jabatan tertentu
%. :lo#k :ard adalah formulir daftar hadir karyawan
'. 3ime ti#ke#t adalah formulir yang digunakan untuk men#atat waktu
kerja seseorang karyawan atas penugasan dan jabatan tertentu
). Payroll Register adalah laopran yang berisi informasi penggajian
seluruh karyawan perusahaan.
*. Payroll :he#k adalah dokumen yang berisi perintah kepada bank untuk
membayarkan sejumlah uang sebagai kompensasi yang diserahkan
kepadanya.
,. 7abor :ost .istribution Summary adalah laporan yang berisi jumlah
pembayaran gaji setiap periode untuk setiap klasifkasi rekening gaji
;. 1mployee Personnel <ile merupakan data permanen yang berisi risalah
kerja setiap karyawan
=. Personnel .ata 8aster <ile adalah arsip data personel berkomputer
yang termuktahir
>. 1mployee 1arning 8aster <ile adalah arsip data personel untuk
komputer mengenai penghasilan masing-masing karyawan
(unsi#)unsi *an terkait pada siklus pena!ian pers"nalia
!erjasama diantara berbagai bagian tersebut menunjukkan fungsi tertentu
yang antara lain :
a. 4iring 1mployees
<ungsi ini berkaitan dengan proses penempatan karyawan pada suatu unit
kerja
b. /uthori9ing Payroll :hanges
/dalah fungsi personalia yang berkaitan dengan penetapan struktur gaji atau
upah seseorang beserta perubahannya dalam sistem penggajian perusahaan
#. Preparing /ttendan#e dan 3ime !eeping .ata
/dalah fungsi personalia yang berkaitan dengan pen#atatan kehadiran
seseorang dalam kantor atau pabrik dan pen#atatan aktiftas seseorang di
unit kerja masingmasing
d. Preparing the Payroll
/dalah fungsi personalia yng berkaitan dengan penyiapan daftar gaji seluruh
karyawan
e. Re#ording the Payroll
/dalah fungsi akuntansi yang berkaitan dengan pen#atatan semua transaksi
penggaj ian
f. Paying the Payroll
/dalah fungsi berkaitan dengan pembayaran gaji kepada setiap individu
karyawan
g. <illing Payroll 3a? Return
/dalah fungsi ini berkaitan dengan penanganan pembayaran pajak untuk
setiap individu karyawan
%ETODOLOGI UNTUK %ERAN'ANG PENGUJIAN ATAS RIN'IAN SALDO
/uditor akan mengikuti metodologi untuk meran#ang pengujian atas
rin#ian saldo setelah menyelesaikan penilaian resiko pengendalian dan
melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas
transaksi serta menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan
dalam siklus penggajian dan personalia.
3ahapan metodologi untuk meran#ang pengujian atas rin#ian saldo untuk
kewajiban penggajian adalah sebagai berikut :
- 8engidentifkasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi akun kewajiban
penggajian.
Resiko bisnis klien yang signifkan yang mempengaruhi penggajian tidak
mungkin terjadi pada sebagian besar perusahaan. /kan tetapi, resiko bisnis
klien itu mungkin saja terjadi pada kesepakatan kompensasi yang kompleks,
yang men#akup bonus dan ren#ana opsi saham serta kesepakatan
kompensasi yang ditangguhkan lainnya.
- 8enetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan menilai resiko inheren
untuk akun kewajiban penggajian.
0ika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada resiko inheren berupa
ke#urangan penggajian. !arena itu, auditor sering kali mempertimbangkan
pentingnya tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi keterjadian. 4al ini
juga berlaku bagi perusahaan manufaktur yang se#ara signifkan
membebankan tenaga kerjanya ke persediaan, yang berpotensi
menimbulkan misklasifkasi antara beban penggajian dan persediaan atau di
antara kategori persediaan.
- 8enilai resiko pengendalian untuk siklus penggajian dan personalia.
- 8eran#ang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian
substantif atas transaksi untuk siklus penggajian dan personalia.
- 8eran#ang dan melaksanakan prosedur analitis untuk akun kewajiban
penggajian.
Penggunaan prosedur analitis merupakan hal penting dalam siklus
penggajian dan personalia seperti pada setiap siklus lainnya.
(erikut ini ilustrasi atas prosedur analitis untuk akun @ akun nera#a serta
laporan laba rugi dalam siklus penggajian dan personalia :
PROSEDUR ANALITIS SALAH SAJI $ANG %UNGKIN
8embandingkan saldo akun
beban penggajian dengan tahun
@ tahun sebelumnya "disesuaikan
dengan kenaikan tingkat upah
dan kenaikan volume$
Salah saji akun beban
penggajian
8embandingkan tenaga kerja
langsung sebagai persentase
dari penjualan dengan tahun @
tahun sebelumnya
Salah saji tenaga kerja langsung
dan persediaan
8embandingkan beban komisi
sebagai persentase dari
penjualan dengan tahun @ tahun
sebelumnya
Salah saji beban komisi dan
kewajiban komisi
8embandingkan beban pajak
penggajian sebagai persentase
dari gaji dan upah dengan tahun
@ tahun sebelumnya "disesuaikan
dengan perubahan tarif pajak
Salah saji beban pajak
penggajian dan kewajiban pajak
penggajian
8embandingkan akun pajak
penggajian akrual dengan tahun
@ tahun sebelumnya
Salah saji pajak penggajian
akrual dan beban pajak
penggajian
- 8eran#ang pengujian atas rin#ian saldo akun kewajiban penggajian
untuk memenuhi tujuan audit yang berkaitan dengan saldo.
6erifkasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian, yang sering
kali disebut sebagai beban penggajian akrual "a##rued payroll e?penses$,
biasanya bersifat langsung jika pengendalian internal telah beroperasi
se#ara efektif.
.ua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam
menguji kewajiban penggajian adalah :
o /krual dalam nera#a saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar
"!eakuratan$.
o 3ransaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah di#atat pada periode
yang benar "Pisah (atas$.
Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah untuk memastikan bahwa
tidak ada kurang saji atau akrual yang dihilangkan.
(erikut ini adalah beberapa akun kewajiban yang utama dalam siklus
penggajian dan personalia +
,- Jumlah P"t"nan dari Ga!i Kar*a.an
Pajak penggajian yang dipotong tetapi belum dibayar kepada pemerintah
dapat diuji dengan membandingkan saldonya dengan jurnal penggajian,
formulir pajak penggajian yang dibuat pada periode selanjutnya, dan
pengeluaran kas periode selanjutnya. 0ika pengendalian internal sudah
beroperasi se#ara efektif, pisah batas dan keakuratan dapat dengan mudah
diuji pada saat yang bersamaan dengan prosedur tersebut.
/- Ga!i dan Upah Akrual
-aji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerima upah
yang telah menjadi haknya selama beberapa hari atau jam terakhir hingga
periode selanjutnya. Pisah batas dan keakuratan yang benar untuk gaji dan
upah akrual tergantung pada kebijakan perusahaan yang harus diikuti se#ara
konsisten dari tahun ke tahun.
Setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan
upah dan mengetahui hal tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya,
prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah batas dan keakuratan adalah
menghitung ulang akrual klien. Salah saji yang paling mungkin dari setiap
signifkansi saldo adalah kelalaian untuk memasukkan jumlah hari yang
tepat yang telah dihasilkan tetapi belum dibayar.
0- K"misi Akrual
!onsep yang sama yang digunakan dalam memverifkasi gaji dan upah
akrual juga dapat diterapkan pada komisi akrual, meskipun akrual ini
umumnya lebih sulit diverifkasi karena perusahaan seringkali memiliki
beberapa jenis perjanjian yang berbeda dengan wiraniaga dan karyawan
dengan komisi lainnya.
.alam memverifkasi komisi akrual, hal yang pertama yang perlu dilakukan
adalah menentukan sifat perjanjian komisi dan kemudian menguji
perhitungannya berdasarkan perjanjian tersebut. /uditor harus
membandingkan metode untuk mengakrualkan komisi dengan tahun @ tahun
sebelumnya demi tujuan konsistensi.
1- 2"nus Akrual
Pada banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar kepada
para pejabat dan karyawan merupakan pos yang sangat besar sehingga
kelalaian untuk men#atatnya akan menimbulkan salah saji yang material.
6erifkasi atas akrual yang ter#atat biasanya dapat di#apai dengan
membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat
dewan direksi.
3- Pem4a*aran 'uti Li4uran& 'uti Sakit& atau Tun!anan Akrual
Lainn*a
/krual dari kewajiban @ kewajiban tersebut yang relatif konsisten dengan
tahun sebelumnya merupakan pertimbangan yang paling penting ketika
mengevaluasi kewajaran jumlahnya.
!ebijakan perusahaan untuk men#atat kewajiban harus ditentukan pertama
kali, baru kemudian jumlah yang ter#atat harus dihitung ulang. !ebijakan
perusahaan ini harus sesuai dengan S</S )' mengenai absen yang diberi
kompensasi.
5- Pa!ak Pena!ian Akrual
Pajak penggajian, seperti <5:/ dan pajak pengangguran negara bagian serta
federal dapat diverifkasi dengan memeriksa jumlah formulir pajak yang
disiapkan pada periode selanjutnya untuk menentukan jumlah yang sudah
harus di#atat sebagai kewajiban pada tanggal nera#a.
6- Penu!ian atas Rin7ian Sald" untuk Akun 2e4an
.isini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus pejabat, gaji kantor,
gaji dan komisi penjualan, serta tenaga kerja manufaktur langsung.
/uditor hanya perlu melakukan pengujian tambahan yang relatif sedikit
terhadap akun @ akun laporan laba rugi pada sebagian besar audit selain
prosedur analitis, pengujian pengendalian, pengujian substantif atas
transaksi, dan pengujian atas akun kewajiban terkait yang telah dibahas.
Pengujian tambahan yang ekstensif hanya akan diperlukan apabila auditor
mengungkapkan defsiensi yang signifkan atau kelemahan yang material
dalam pengendalian internal, salah saji yang signifkan dalam pengujian
kewajiban, atau varians utama yang belum dijelaskan dalam prosedur
analitis.
8- K"mpensasi Pe!a4at
/uditor harus memverifkasi apakah total kompensasi pejabat merupakan
jumlah yang diotorisasi oleh dewan direksi, karena gaji dan bonusnya harus
dimasukkan dalam laporan A-! S1: dan SP3 pajak penghasilan federal.
6erifkasi kompensasi pejabat juga dijamin karena beberapa individu
mungkin saja mampu membayar dirinya sendiri lebih besar dari jumlah yang
diotorisasi. Pengujian audit yang biasa adalah untuk memperoleh gaji setiap
pejabat yang diotorisasi dari risalah rapat dewan direksi dan
membandingkannya dengan #atatan pendapatan yang berhubungan.
9- K"misi
(eban komisi total dapat diverifkasi dengan mengalikan tingkat komisi
untuk setiap jenis penjualan dengan jumlah penjualan dalam kategori
tersebut. 0ika informasi yang diinginkan tidak tersedia, mungkin perlu untuk
menguji pembayaran komisi tahunan atau bulanan untuk tenaga penjualan
terpilih dan menelusuri total pembayaran komisi.
,:- 2e4an Pa!ak Pena!ian
(eban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji dengan mula @
mula merekonsiliasi total penggajian di setiap formulir pajak penggajian
dengan total penggajian untuk seluruh tahun. 3otal pajak penggajian
kemudian dapat dihitung ulang dengan mengalikan tingkat yang sesuai
dengan penggajian yang dikenakan pajak.
Pada sebagian besar audit, perhitungan tersebut memerlukan banyak biaya
dan biasanyab tidak diperlukan ke#uali jika prosedur analitits
mengindikasikan bahwa terdapat masalah yang tidak dapat dipe#ahkan
melalui prosedur lainnya.
,,- T"tal Pena!ian
Pengujian yang berhubungan erat dengan pengujian pajak penggajian
adalah rekonsiliasi total beban penggajian dalam buku besar umum dengan
SP3 pajak penggajian dan formulir B-%. 3ujuan dari pengujian tersebut
adalah untuk menentukan apakah transaksi penggajian dibebankan ke akun
non penggajian atau sama sekali tidak di#atat dalam jurnal penggajian.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan
#ara yang lebih baik dalam mengungkapkan kedua jenis salah saji tersebut
dalam sebagian besar audit.
,/- Tenaa Ker!a K"ntrak
+ntuk mengurangi biaya penggajian, banyak organisasi melakukan kontrak
dengan organisasi luar untuk menyediakan staf. (iaya yang dibayarkan ke
organisasi luar diuji dengan membandingkan jumlah dengan kesepakatan
kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dan perusahaan jasa luar.
,0- Tu!uan Pen*a!ian dan Penunkapan
Pengungkapan yang diperlukan untuk transaksi siklus penggajian dan
personalia tidaklah mendalam, akan tetapi, beberapa transaksi yang
kompleksi seperti opsi saham dan ren#ana kompensasi pejabat eksekutif
lainnya mungkin memerlukan pengungkapan #atatan kaki. /uditor dapat
menggabungkan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat tujuan
penyajian dan pengungkapan dengan pengujian atas rin#ian saldo untuk
akun kewajiban dan beban.