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POLICA NACIONAL DEL PER

MANUAL DE DOCUMENTACIN POLICIAL

RD N 312-2013-DIRGEN/EMG

DEL 13ABR2013
LIMA PERU

2013

NDICE

NDICE
EXPOSICIN DE MOTIVOS
CAPTULO I
GENERALIDADES
Finalidad, Contenido, Alcance Base Legal ..................................................... 7
Definicin deTrminos........................................................................................8
CAPTULO II
PRINCIPIOS
Principios .....................................................................................................9
CAPTULO III
NORMAS LEGALES
Documentacin Policial ....................................................................................... 9
Clasificacin de la Documentacin Policial ....................................................... 9
Soporte de la Informacin ..............................................................................10
Mrgenes ............................................................................................................ 10
Estructura de un Documento ............................................................................ 10
De la Descripcin del Documento .................................................................... 11
Caractersticas de los Sellos ............................................................................. 12
Normas para la redaccin de la Documentacin Policial ............................... 13
Del empleo del Anexo ........................................................................................ 14
De la Organizacin de los Documentos ........................................................... 14
Del Uso de Sobres ............................................................................................. 14
Rotulacin de Sobres ........................................................................................ 15
De la remisin de la Documentacin Clasificada ............................................ 15
CAPTULO IV
ADMINISTRACIN DE DOCUMENTO
STRMITE DE DOCUMENTOS
De los destinatarios de la Documentacin ...................................................... 15
Observancia del Conducto Regular .................................................................. 15
De las Competencias de los Comandos Internos ........................................... 15
Plazos y Trminos ............................................................................................... 16
CAPTULO V
FASES DE LA ADMINISTRACIN DOCUMENTARIA

De la descripcin de las Fases de la Administracin Documentaria ............. 16


De la recepcin .................................................................................................... 16
De la clasificacin ............................................................................................... 16
Del registro .......................................................................................................... 16
De la distribucin ................................................................................................ 16
Del diligenciamiento ........................................................................................... 17
Del Archivo .......................................................................................................... 17
CAPTULO VI
DE LA FINALIDAD DEL ARCHIVO
De los Archivos Policiales.................................................................................. 17
Del aspecto sistemtico de los Archivos .......................................................... 17
De la clasificacin de los Archivos ................................................................... 17
CAPTULO VII
DE LA CONSERVACIN DE LA DOCUMENTACIN
Del Patrimonio Documentario de su custodia ................................................. 18
Obligaciones del Personal Policial .................................................................... 18
Cuidado de la Documentacin .......................................................................... 18
De la transferencia documental al Archivo General de la Nacin... 18
CAPTULO VIII
ACCESO DE LA INFORMACIN PBLICA
mbito de Aplicacin ......................................................................................... 18
Funcionarios responsables de entregar la informacin ................................. 18
CAPTULO IX
CLASES DE DOCUMENTOS POR SU FUNCIN
Clases de Documentos Policiales ..................................................................... 19
Comunes .............................................................................................................. 19
Especializados .................................................................................................... 19
CAPTULO X
DEFINICIN, CLASES, CONSIDERACIONES PARA SU FORMULACIN
Acta ..................................................................................................................... 19
Apreciacin de Situacin .................................................................................. 21
Atestado Policial ................................................................................................ 22
Carta Funcional .................................................................................................. 24
Certificado .......................................................................................................... 24
Citatorio .............................................................................................................. 25

Constancia .......................................................................................................... 26
Copia Certificada ................................................................................................ 26
Decreto ............................................................................................................... 27
Devolucin .......................................................................................................... 27
Elevacin ........................................................................................................... 28
Gua de Destino ................................................................................................... 29

Hoja Bsica de Requisitoria ............................................................................... 29


Hoja de Datos de Identificacin ......................................................................... 30
Hoja de Recomendacin ................................................................................... 31
Informe ............................................................................................................... 33
Informe Policial .................................................................................................. 35
Inventario ........................................................................................................... 36
Manifestacin ..................................................................................................... 37
Memorndum ...................................................................................................... 39
Nota de Agente ................................................................................................... 40
Nota Informativa ................................................................................................. 40
Notificacin ......................................................................................................... 41
Notificacin de Detencin ................................................................................. 42
Oficio ................................................................................................................... 42
Orden .................................................................................................................. 43
Orden de Operaciones ....................................................................................... 44
Papeleta de Sancin .......................................................................................... 47
Parte ................................................................................................................... 47
Plan Ceremonial ................................................................................................ 48
Plan de Trabajo .................................................................................................. 49
Pase ................................................................................................................... 50
Planilla de Indemnizacin de Gastos de Viaje ................................................. 51
Radiograma ........................................................................................................ 51
Solicitud ............................................................................................................. 52
CAPTULO XI
LIBROS DE REGISTROSDEFINICIN DE NORMAS PARA SU FORMULACIN
Definicin ........................................................................................................... 53
Consideraciones para el registro en el libro, cuaderno registro
informtico........................................................................................................... 53
Elementos constitutivos para cada clase de registro ...................................... 54
CAPTULO XII
DISPOSICIONES FINALES
Disposiciones Finales ........................................................................................ 59
ANEXOS COMPLEMENTARIOS ......................................................................... 60
Anexo 01 Formato de Acta ................................................................................. 61
Anexo 02 Formato de Apreciacin de Situacin .............................................. 62
Anexo 03 Formato de Atestado Policial ............................................................ 65
Anexo 04 Formato de Carta Funcional .............................................................. 67
Anexo 05 Formato de Certificado ...................................................................... 68
Anexo 06 Formato de Citatorio .......................................................................... 69
Anexo 07 Formato de Constancia ..................................................................... 70
Anexo 08 Formato de Copia Certificada..............................................................71
Anexo 09 Formato de Decreto ........................................................................... 72

Anexo 10 Formato de Devolucin ..................................................................... 73


Anexo 11 Formato de Elevacin ........................................................................ 74
Anexo 12 Formato de Gua de Destino ............................................................. 75
Anexo 13 Formato de Hoja Bsica de Requisitoria .......................................... 76
Anexo 14 Formato de Hoja de Datos de Identificacin............................................77
Anexo 15 Formato de Hoja de Recomendacin ............................................... 78
Anexo 16 Formato de Informe ............................................................................ 79
Anexo 17 Formato de Informe por Actos Antisociales .................................... 80
Anexo 18 Formato de Informe por Situacin Irregular de Menor ................... 82
Anexo 19 Formato de Informe Administrativo .................................................. 84
Anexo 20 Formato de Informe Policial .............................................................. 85
Anexo 21 Formato de Inventario ........................................................................ 86
Anexo 22 Formato de Manifestacin ................................................................. 87
Anexo 23 Formato de Memorndum ................................................................. 88
Anexo 24 Formato de Memorndum Mltiple ................................................... 89
Anexo 25 Formato de Nota de Agente .............................................................. 90
Anexo 26 Formato de Nota Informativa ............................................................ 91
Anexo 27 Formato de Notificacin .................................................................... 92
Anexo 28 Formato de Notificacin de Detencin ............................................. 93
Anexo 29 Formato de Oficio ............................................................................... 94
Anexo 30 Formato de Orden .............................................................................. 95
Anexo 31 Formato de Orden de Operaciones .................................................. 96
Anexo 32 Formato de Papeleta de Sancin ...................................................... 99
Anexo 33 Formato de Parte..100
Anexo 34 Formato de Plan Ceremonial..101
Anexo 35 Formato de Plan de Trabajo103
Anexo 36 Formato de Pase104
Anexo 37 Formato de Planilla de Indemnizacin de Gastos de Viaje105
Anexo 38 Formato de Radiograma106
Anexo 39 Formato de Solicitud.107
Anexo 40 Artculos de la Legislacin concordante..108
EXPOSICIN DE MOTIVOS
La Polica Nacional del Per en cumplimiento de sus competencias, funciones y
atribuciones establecidas en Ley de la Polica Nacional del Per, Decreto Legislativo N
1148 del 11DIC2012, formula diversos documentos con el fin de atender los
requerimientos de las entidades pblicas, privadas y pblico en general; motivo por el
cual, el Comando Institucional ha nombrado una Comisin para la formulacin del Manual
de Documentacin Policial, mediante Resolucin Directoral N431-2012-DIRGEN/EMG
del 05 JUN 2012.En la actualidad existe y rige el Reglamento de Documentacin Policial,
aprobado con RM. N 0456-90-IN/PNP del 19SET1990, el mismo que se encuentra
parcialmente desactualizado debido a los cambios en las disposiciones legales vigentes,
el avance de la tecnologa, la necesidad del servicio policial; y, el hecho de no existir un
Manual de Documentacin Policial, resulta conveniente la necesidad de crear uno, que

establezca los lineamientos, principios, normas y procedimientos para lograr unidad de


criterio en la formulacin y administracin de la documentacin empleada en la PNP.
La complejidad de las funciones que desempea la Polica Nacional del Pera nivel
nacional, requiere que la formulacin de documentos estn bien definidospara el mejor
cumplimiento de sus fines, desde el punto de vista de la funcinpolicial; por ello, los
integrantes de la Comisin han recopilado el aporte dediferentes instancias Institucionales
y de comisiones anteriores para laelaboracin del presente proyecto de Manual; cuyo
objetivo es dotar a laInstitucin Policial de un instrumento normativo, coherente y
orientador, quefacilite la formulacin y administracin documentaria.El Proyecto de
Manual de Documentacin Policial ha sido desarrollado deacuerdo a los lineamientos que
establece el Reglamento del Sistema Normativode la Polica Nacional del Per aprobado
con la R.M N 0306-92-IN/PNP del17MAR1992, teniendo en consideracin por razones
tcnico-legales, normar slola formulacin de documentos de uso general de los cuales
se han incorporadoformatos como ayuda para una mejor comprensin del tema y
posibilitar suadecuacin conforme a la necesidad del servicio policial..Por lo expuesto, la
Comisin sustenta la importancia del presente trabajo enel hecho de que el Proyecto de
Manual de Documentacin Policial, se constituyeen un instrumento normativo general, de
obligatorio cumplimiento cuya difusindebe ser permanente toda vez que no genera
ningn costo al Estado, razonesms que suficientes para recomendar su aprobacin por
la Superioridad y derogarel Reglamento de Documentacin Policial, aprobado con R.M N
0456-90-IN/PNPdel 19 SET1990.
LA COMISIN
CAPTULO I
GENERALIDADES
A. Finalidad
Uniformar la formulacin y administracin de documentos en la Polica Nacionaldel Per.
B. Contenido
Normas y procedimientos para la formulacin y administracin de losdocumentos que se
utilizan en la Polica Nacional del Per.
C. Alcance
Las prescripciones del presente Reglamento, rigen para todo el personal de laPolica
Nacional del Per.
D. Base Legal
1. Constitucin Poltica del Per.
2. Decreto Legislativo N 1148 Ley de la Polica Nacional Del Per
3. Decreto legislativo N 1149 Ley de la carrera y situacin del personal de la Polica
Nacional del Per

4. Decreto Legislativo N 1150 Ley del Rgimen Disciplinario de la Polica Nacional


del
Per.
5. Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
6. Ley N 27806, Ley de Transparencia y acceso a la Informacin Publica.
7. Ley N 27411,Ley que regula el procedimiento en los casos de Hominia,
modificado por la Ley N 28121
8. DS N 072-2003-PCM, del 06AGO2003, que aprueba el Reglamento de laLey de
Transparencia y acceso a la informacin Pblica
9. DS N 008-2004-IN del 30MAR2004, sobre datos de identidad deobligatorio
cumplimiento de requisitoriados.
10. DS N 043-2003-PCM, del 22ABR2003-Texto nico Ordenado de la Leyde
Transparencia y Acceso a la informacin Pblica.
11. RM N 0306-92-IN/PNP del 17MAR92 Reglamento del Sistema Normativo de la
Polica Nacional del Per.
12. RM N 1354-2005-IN/PNP del 27MAY2005, designando a los funcionarios
13. responsables de brindar informacin, en cumplimiento a la Ley de Transparencia y
acceso a la Informacin Pblica.
14. RM N 0569-93-IN-OSPI/RA, del 02JUL93, que aprueba la Directiva N013-93-INOSPI/RA, Normas para la formulacin de la Documentacin Administrativa y Legal
en el Ministerio del Interior.
15. RD N 301-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 07ABR09.
16. RD N 769-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 10JUL09.
17. RD N 431-2012-DIRGEN/EMG. del 05JUN2012.
18. M/M N 35-2012-EMG-PNP/DIRASADM-DIVDEHUM-D1 del 11JUN2012.
E. Definicin de trminos

Anexo
Documento que agregado al principal ampla su informacin.
Antecedente

Accin, hecho o circunstancia pasada que sirve para comprender o valorarhechos


futuros.
Antecedente referencial
Registro de persona (s) por hecho (s) que ocasionaron la intervencin policial.
Autenticar
Autorizar o acreditar la originalidad de un documento.
Archivo
Conjunto ordenado de documentos que la Polica Nacional del Per produce o
recibe en el ejercicio de sus funciones o actividades.
Cargo
Elemento celular de una estructura orgnica con funciones especficas integradas por
tareas y responsabilidades que son asignadas a una persona por ley o por autoridad
competente. Tambin se conoce como recibo por la recepcin o entrega del documento.
Clasificar
Otorgar una categora y tratamiento de seguridad a un documento en funcin asu
naturaleza y contenido.
Comparecer
Acudir o presentarse ante una autoridad judicial o policial previa notificacin.
Dependencia
Cualquier nivel orgnico de la Institucin
Documentacin Policial