CTEDRA AUDITORIA DE GESTIN

CATEDRTICO :

ALUMNOS

SEMESTRE : X B

Estado de
Ingresos y
Egresos
Emitir opinin en los
periodos
mencionados
Si las transacciones se
realizaron en funcin
a la normatividad
vigente.
Eficiencia,
eficacia y
economa
Cumplir con las metas
y objetivos previstos
en el POI
Alcance de resultados
esperados en pro de
la mitigacin de la
pobreza.
Art. 191 de la Constitucin Poltica del Estado
peruano.
Ley Orgnica de Municipalidades Ley N 27972,
promulgado el 27 de Mayo del 2003.
El Programa del Vaso de Leche fue creado por la Ley
N 24059, de fecha 21 de Diciembre de 1984 con la
finalidad de beneficiar a la poblacin materno
infantil de la jurisdiccin territorial de cada
Municipalidad Distrital.
La Municipalidad Provincial de Piura, como
responsable de la ejecucin del Programa del Vaso
de Leche, organiza, programa y ejecuta en
coordinacin con las organizaciones de base de la
poblacin la implementacin del mismo en todas
sus fases; seleccin de beneficiarios, programacin,
distribucin, supervisin y evaluacin.
Antecedentes
Ley N 24059
Ley N 26637
Resolucin de
Contralora N 072-
98-CG
D.S. N 007-98-SA
D.S. N 012-2001-
PCM
D.S. N 013-2001-
PCM
D.S. N079-2001-
PCM
Resolucin
Contralora N 118-
99.-CG
Resolucin de
Contralora N 009-
2000-CG
Ley N 27470
Resolucin Jefatural
N245-2001-INEI
Base Legal
Durante el trabajo de campo se determinaron
Hallazgos de Auditoria, los mismos que en
cumplimiento a la NAGU 3.60 Comunicacin de
Hallazgos de Auditoria, fueron comunicados, a los
funcionarios y servidores responsables, dndoles
la oportunidad de ejercer las aclaraciones y/o
comentarios, los mismos que fueron evaluados
por la Comisin de Auditoria y considerados al
emitir el presente Informe.
Con Oficio N 182-2003-
DGAI/MPP de fecha 24
Junio de 2003, la Direccin
General de Auditoria
Interna, remiti al Titular el
Memorndum de Control
Interno, a efecto de que se
disponga las medidas
correctivas pertinentes.

Es necesario precisar que en el Stimo Juzgado Penal de la
ciudad de Piura se viene ventilando una denuncia con
Expediente N 2003-01394-0-2001-JR-PE-07 relacionada con
la administracin del Programa del Vaso de Leche
Licitaciones Pblicas Nacionales para la adquisicin deinsumos destinados al
Programa de Leche (da 14 Feb.02)
1) Licitacin Pblica Nacional N 001-2002-CE/PVL/MPP
86,400 Kg. de leche entera en polvo instantnea : ITEM 01
86,400 Kg. de hojuela de cebada : ITEM 02
184,500 Kg. de leche de soya en polvo instantnea : ITEM 03
La misma que se declar desierta por haberse presentado un nmero
mnimo de postores, como son:

1. Importaciones JAO S.A.C. : ITEM 03
2. Transandina de Alimentos S.A.C. : ITEM 01 y 03
3. Maltera Lima S.A. : ITEM 02
4. Eurofharma S.A.C. : ITEM 01
Talsa -Transandina de Alimentos S.A.C.
Molinera Los Angeles S.A.
Interlink del Per S.A.
Corlac S.A.
Importaciones y Comercializacin Internacional S.A.
Distribuciones y Negocios Gaby S.R.L.

48,600 Kg. de leche entera en polvo instantnea : ITEM 01
48,600 Kg. de hojuela de cebada : ITEM 02
191,700 Kg. de leche de soya en polvo instantnea : ITEM 03
96,300 Kg. de azcar rubia : ITEM 04
La misma que se declar desierta por haberse presentado un nmero mnimo
de postores, como son:
1. Importaciones JAO S.A.C. : ITEM 03
2. Transandina de Alimentos S.A.C. : ITEM 01 y 03
3. Maltera Lima S.A. : ITEM 02
4. Eurofharma S.A.C. : ITEM 01
2) Licitacin Pblica Nacional N 002--CE/PVL/MPP, (da 02 Jun.2002), para la
adquisicin de los siguientes productos:
La trasgresin a la normativa se ha dado en la aplicacin de los factores
siguientes:

Se establecieron topes mximos y mnimos
para determinar los factores de evaluacin
Pichos topes no han sido definidos de manera
razonable

Est relacionado con el volumen de ventas
del postor
Los montos considerados en las bases no
resultan coherentes ni razonables con el
cumplimiento de la prestacin que se
estaba convocando
El Art. 25 del Decreto Supremo N 012- 2001 - PCM
que aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley N
26850
El Decreto Supremo N 013 -2001-PCM
Los hechos expuestos se han originado por negligencia de la
ex Directora de Logstica Srta. Martha Correa Canova
El Informe de Evaluacin N 1052/2002/C de International Analytical Services,
S.A.C., observa que el producto leche entera en polvo instantnea no cumple
con las especificaciones tcnicas respecto a la humedad y calcio
Con Acta de Adjudicacin de Menor Cuanta N 001-2002-CE.IPVL/MPP de fecha
20 May.2002, el Comit Especial de Adquisiciones, otorga la Buena Pro al postor
Eurofharma Eufha S.A.C para la adquisicin de 9,720 kg
El Dr. Csar Augusto Cueva Alcntara, de la Unidad de Bienestar Social de la
Municipalidad Provincial de Piura
Primera Prioridad:
Nios de 0 a 6 aos: 9,671
Madres gestantes y en perodo de lactancia: 886
Total: 10,557 - 41 %

Segunda Prioridad:
Nios de 7 a 13 aos: 13,443
Ancianos y tebecianos: 1,832
Total: 15,275 59 %
BENEFICIARIOS DEL
PROGRAM A VASO DE
LECHE 2002
El Artculo 6 de la Ley N 27470, Ley
que establece Normas
Complementarias para la Ejecucin
del Programa del Vaso de Leche,
seala que las Municipalidades dan
cobertura a los beneficiarios del
Programa del Vaso de Leche: nios
de 0 a 6 aos, madres gestantes y en
perodo de lactancia, priorizando
entre ellos la atencin a quienes
presenten un estado de desnutricin
o se encuentren afectados por
tuberculosis.
As mismo, en la medida en que se
cumpla con la atencin a la poblacin
antes mencionada, se mantendr la
atencin a los nios de 7 a 13 aos,
ancianos y afectados por
tuberculosis.

Se ha observado que el Comit de Administracin del Programa del Vaso de Leche y la Divisin del
referido Programa, en el ao 2002, no ha ejercido en forma frecuente y/o peridicas funciones de
supervisin a los diferentes comits beneficiarios, toda vez que el promedio de visitas de supervisin
durante el perodo evaluado fue del 44%, y segn la evaluacin de su Plan de Trabajo correspondiente
al ao 2002, el avance anual de la supervisin fue de 49%. Se ha observado lo siguiente:
NO SUPERVISION EN EL PLAN DE TRABAJO DE
VASO DE LECHE 2002
Que los comits lleven el control diario
de beneficiarios en forma atrasada, los
cuales son regularizados mediante
manipulacin de firmas para ser
recogidos en la prxima supervisin, no
permitiendo verificar que la atencin a
los beneficiarios haya sido eficaz y
oportuna.
Que los comits no tengan actualizado el
Informe de Cocina Mensual, el mismo
que ha sido implementado para llevar un
control de los productos preparados
diariamente as como de los saldos
existentes, los mismos que igualmente
son llenados en vas de regularizacin.
Se ha observado que las cocinas donadas por la Municipalidad Provincial de Piura
a los diversos comits del Programa, no vienen siendo utilizadas, prefiriendo las
madres integrantes del comit cocinar con lea, segn refieren por resultar ms
econmico al no disponer de medios econmicos para la compra de combustible,
situacin que no ha sido observada por el personal encargado de la supervisin,
situacin que se viene dando desde aos anteriores.
La Directiva N 001-2002 MPP/PVL Directiva de Ejecucin,
Supervisin y Control del Programa "Vaso de Leche", seala lo
siguiente:
Las Municipalidades Provinciales son las encargadas de
supervisar y controlar el Programa del "Vaso de Leche",
en coordinacin con las Municipalidades Distritales de su
mbito jurisdiccional. Las Municipalidades Distritales son
responsables de organizar, programar y ejecutar en
coordinacin con las organizaciones de base de la
poblacin, la implementacin del programa en todas sus
fases: seleccin de beneficiarios, programacin,
distribucin, supervisin y evaluacin.
Articulo
4
Velar por que los insumos del Programa se almacenen en
ambientes seguros, limpios y frescos, as como a llevar un
control pormenorizado con el carcter obligatorio del
movimiento diario del producto que distribuyen, llmese
cantidad preparada, nmero de raciones atendidas,
situaciones no previstas, socias que cocinaron y control
diario de beneficiarios inscritos segn formatos 1 y 2 del
Programa, permitindole de esta manera almacenar la
informacin que deber ser alcanzada al momento de la
supervisin. As mismo deber informar de las raciones
no atendidas.
Articulo
12
De la revisin efectuada a la informacin contable, se ha observado la no conciliacin
de saldos entre las existencias fsicas de almacn, de los productos destinados para el
Programa del Vaso de Leche y las existencias reflejadas en los Estados Financieros de
la cuenta 21 Suministros de Funcionamiento, subcuenta Alimentos para Personas,
segn detalle:
INFORMACION CONTABLE NO COINCIDE CON
INFORMACION REAL DE EXISTENCIAS:
Saldos segn existencias fsicas de Almacn
Leche Entera en Polvo Instantnea S/. 137,995.22
Leche de Soya en Polvo Instantnea 515,397.97
Hojuela de Cebada 20,041.70
Azcar Rubia 40,333.00

Total Existencias Fsicas S/. 713,767.89

Saldos segn Estados Financieros S/. 740,002.89


Diferencia S/. 26,235.00
Las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico,
aprobadas con Resolucin de Contralora N 072-98-CG,
establecen lo siguiente:
Cada Entidad deber establecer conciliaciones de saldos con
el propsito de asegurar la concordancia de la informacin
financiera preparada por el rea Contable con la situacin
real.
Norma Tcnica
de Control
Interno 280-03
Conciliacin de
Saldos.-
Los hechos observados se han originado por no haberse conciliado los saldos de las
existencias de los productos destinados para el Programa del Vaso de Leche, con los
saldos reflejados en los Kardex Valorados y los Controles Visibles de Almacn, as como
con los inventarios fsicos al 31 Dic.2002, dando lugar a que los Estados Financieros, no
reflejen la situacin real de las existencias en el rubro Alimentos para Personas.
Obs. 6. LA INFORMACION CONTENIDA EN LOS FORMATOS
PVL INFORMACION MENSUAL DEL PROGRAMA VASO DE LECHE
REMITIDA TRIMESTRALMENTE A LA CONTRALORIA NO CONCUERDA
CON LA DOCUMENTACION SUSTENTATORIA DE LA EJECUCION
DELGASTO
6.1. Los Formatos PVL correspondiente al mes de Diciembre del 2002, han sido
elaborados indebidamente con fecha 12 de Diciembre del mismo ao, y no al
concluir el referido mes, situacin que ha originado que la informacin contenida en
dicho formato, no concuerde con los saldos de Cuenta Corriente y los saldos
mostrados en los Estados Financieros al 31 Dic.02 segn detalle:
Saldo Final de los Recursos, segn Formato PVL S/. 704,265.63
Saldo segn Estados de Cuentas Corrientes
- Cta. Cte. N 631-01965: Banco de la Nacin S/. 2.50
- Cta. de Ahorros N 110-01-2467521: CMAC 415,556.40 (415,558.90)
Diferencia 288,706.73



No se inform en dicho Formato, la informacin siguiente:
- Los intereses generados al 31 Dic.2002, por la suma de S/. 1,540.57
- La adquisicin de productos por la suma de S/. 290,250.00
- Se informaron gastos operativos por la suma de S/. 5,829.50,
- no obstante los mismos ascender a la suma de S/. 6,207.10, existiendo una diferencia no
informada por la suma de S/. 367.60, los cuales fueron asumidos con recursos directamente
recaudados.
6.2 Los Formatos PVL Informacin Mensual del Programa del Vaso de Leche, no
se han informado mensualmente los gastos por mantenimiento de la cuenta
corriente N 631-019625 del Banco de la Nacin, los mismos que al finalizar el
ejercicio econmico totalizaban la suma de S/. 66.00. As mismo no se han
informado las transferencias a la referida Cuenta Corriente por la suma de S/. 68.50,
transferidos para financiar los gastos de mantenimiento de dicha Cuenta.
A) La Directiva N 003-2000-CG/SDE aprobada con Resolucin de
Contralora N 009-2000-CG del 20 Ene.2000, establece lo siguiente:
IV. DISPOSICIONES ESPECFICAS
En el numeral 1, segundo prrafo establece que los Formatos PVL sern
presentados a la Contralora General de la Repblica de manera trimestral, dentro
de los quince (15) das tiles posteriores al termino de cada trimestre, debindose
presentar los tres formatos que corresponden al trimestre reportado, siendo que
los formatos correspondientes al ltimo trimestre del 2002, han sido informados
indebidamente a la Contralora General con fecha 30 Dic.2002, lo que ha trado
como consecuencia distorsiones en la informacin de los gastos ejecutados en el
mes de Dic.2002.
B) La Resolucin de Contralora N 072-98-CG que Aprueba las Normas
Tcnicas de Control para el Sector Pblico, establece lo siguiente:

280.03 Conciliacin de saldos: Cada entidad debe establecer conciliaciones de
saldos, con el propsito de asegurar la concordancia de la informacin financiera
preparada por el rea contable con la situacin real, as mismo en sus
comentarios 01, 02 y 03 sealan lo siguiente:
Comentario 01.- Se define la conciliacin como el procedimiento de contratacin de
informacin que se realiza entre dos fuentes distintas, con el objeto de verificar su
conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado.
Comentario 02.- Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la
conformidad de una situacin reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas
cruzadas entre los datos de dos fuentes diferentes internas, o de una interna con otra
externa, proporcionan confiabilidad sobre la informacin financiera registrada; permite
detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando son
necesarias

Comentario 03.- Debe ser objeto de conciliacin por parte de los rganos responsables
de la contabilidad.

1. Se ha determinado que la Municipalidad Provincial de Piura, en el ao 2002, ha
convocado a dos Procesos de Licitacin Pblica Nacional para adquirir productos
destinados al Programa del Vaso de Leche, las mismas que fueron declaradas
desiertas, debido a las exigencias contenidas en las Bases Administrativas de los
referidos procesos de seleccin, en lo referente a la aplicacin de los factores
siguientes: capacidad de produccin y experiencia del postor, en los que si bien se
consideraron topes mximos y mnimos, dichos topes no han sido considerados de
manera razonable y proporcionada., de modo tal que la determinacin de las
cantidades y del volumen de ventas, que se exigieron a los postores resulte
coherente, congruente y razonable con el cumplimiento de la prestacin objeto de la
convocatoria; dando lugar a la presentacin
limitada de postores, no obstante haber adquirido las Bases un buen nmero de
postores y que finalmente se declaren desiertos dichos procesos.(Observacin N 1)
2. Se ha determinado que como resultado de haberse declarado desierta la Licitacin
Pblica Nacional N 001-2002-CE/PVL/MPP y con la finalidad de abastecer por dos
meses a los beneficiario del Programa del Vaso de Leche, con Acuerdo Municipal N
016-2002-C/MPP del 03 May.02 se declar en situacin de urgencia la adquisicin de
productos para el referido programa, llevndose para tal efecto la Adjudicacin de
Menor Cuanta N 001-2002-CE.IPVL/MPP de fecha 20 May.02, en la cual el Comit
Especial otorga la Buena Pro a la Empresa Eurofharma Eufha S.A.C. por la suma de S/.
121,500.00, fijndose un cronograma de entrega en dos remesas, segn detalle:
- 4,860 kg. el da 28 May.02 por la suma de S/. 60,750.00
- 4,860 kg. el da 17 Jun.02 por la suma de S/. 60,750.00

La Empresa Eurofharma si bien cumpli con entregar la primera remesa en el plazo
establecido, dichos productos fueron devueltos por la Municipalidad con fecha 18
Jun.2002, por no cumplir con las caractersticas tcnicas respecto a la humedad y
calcio, por lo que referido proveedor estaba en la obligacin de subsanar dicha
deficiencia en un plazo de 48 horas, es decir al 20 Jun.2002, lo que no ocurri hasta el
04 Jul.2002, o sea transcurrido 14 das, incumpliendo el contrato suscrito, no
habindose efectivizado las penalidades por el atraso en la entrega de los productos, y
que incluso dicha demora hubiese sido objeto de rescisin del contrato, considerando
que la situacin de urgencia se dio con la finalidad de atender oportunamente a los
beneficiarios, penalidades que ascendieron al monto de S/. 3,037.50.
(Observacin N 2)
3. Se ha determinado que durante el ao 2002, la poblacin beneficiaria de primera
prioridad ha sido superada por los beneficiarios de segunda prioridad, sin tener en
cuenta la finalidad primigenia del Programa del Vaso de Leche era la de cobertura a la
poblacin objetivo, esto es nios de 0 a 6 aos, madres gestantes y en periodo de
lactancia, priorizando entre ellos la atencin de quienes presentan un estado de
desnutricin o se encuentren afectados por tuberculosis, y en la medida que se cumpla
con la atencin a la poblacin antes mencionada, se poda ampliar la atencin a los
nios de 7 a 13 aos, ancianos y afectados por tuberculosis. (Observacin N 3)
4. Se ha determinado que durante el ao 2002, el Comit de Administracin y la
Divisin del Programa del Vaso de Leche no han ejercido supervisiones de manera
frecuente y/o peridicas a los diferentes Comits del Programa del Vaso de Leche,
toda vez que el avance mensual de la supervisin al finalizar el ejercicio econmico
2002, fue de 49 % en relacin a lo programado en su Plan de Trabajo, hechos que se
dieron por falta de un adecuado apoyo logstico, como es el de contar con una unidad
mvil operativa, bien indispensable para cumplir con las supervisiones, considerando
las distancias existentes entre los Comits. (Observacin N 4)
5. Se ha determinado que las existencias fsicas de productos destinadas al
Programa del Vaso de Leche al 31 Dic.2002, no concuerdan con los saldos
reflejados en los Estados Financieros a la misma fecha, existiendo una diferencia
por la suma de S/. 26,235.00, consecuentemente los Estados Financieros no estn
reflejando los saldos reales de las existencias de productos destinados al
Programa del Vaso de Leche, segn como se detalla:

Saldos segn existencias fsicas de Almacn
Leche Entera en Polvo Instantnea S/. 137,995.22
Leche de Soya en Polvo Instantnea 515,397.97
Hojuela de Cebada 20,041.70
Azcar Rubia 40,333.00

Total Existncias Fsicas S/. 713,767.89
Saldos segn Estados Financieros 740,002.89
Diferencia S/. 26,235.00
(Observacin N 5)
6. Se ha determinado distorsiones en la informacin contenida en los
Formatos PVL Informacin Mensual del Programa Vaso de Leche
correspondiente al mes de Dic.2002 remitida a la Contralora General de la
Repblica, originado como consecuencia de haber elaborado anticipadamente
antes de los plazos establecidos el referido Formato, dando lugar que la
informacin contenida, no concuerde con los saldos mostrados en los Estados
Financieros y a su vez con los saldos de las Cuentas Corrientes al finalizar
dicho ejercicio econmico, determinndose una diferencia por la suma de S/.
288,706.73. As mismo en dichos formatos no se ha considerado
mensualmente los gastos por mantenimiento de la Cuenta Corriente N 631-
019625 del Banco de la Nacin los mismos que al finalizar el ejercicio
econmico totalizaron la suma de S/. 66.00.
(Observacin N 6)
Teniendo en consideracin las Observaciones y Conclusiones del presente
Informe, y en mrito a las atribuciones conferidas en el Art. 15 incisos b) y f),
de la Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional del Control y de la
Contralora General de la Repblica, y con el fin de coadyuvar a una mejor
gestin de los recursos del Programa del Vaso de Leche, consideramos
pertinente formular las siguientes recomendaciones:
RECOMENDACIONES
AL CONCEJO MUNICIPAL:

1. Que la Direccin Municipal disponga que los Comits Especiales designados
para la adquisicin de productos destinados al Programa del Vaso de Leche, en la
elaboracin de las Bases Administrativas, tengan en consideracin la normativa
aplicable, sobre todo en la implementacin de los siguientes factores:
a) Capacidad de Produccin
De acuerdo con el principio de libre competencia, se debe fomentar la ms amplia,
objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participacin de postores potenciales
sobre la base de criterios y calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los
postores, siendo necesario lo que se muestran como exigencias en las Bases
b) Experiencia del Postor
El Comit Especial deber definir el perodo de tiempo que ser tomado en
cuenta a efecto de la calificacin, estableciendo un lmite de carcter
temporal que permita evaluar a todos los postores de modo imparcial y
objetivo
Lineamientos para la Evaluacin de Propuestas en los Procesos para la
Adquisicin de Insumos para el Programa del Vaso de Leche. (Conclusin N 1)
2. Que a travs de la Direccin General de Asesora Jurdica se inicien las acciones legales
tendientes a efectivizar las penalidades establecidas a la Empresa Eurofharma Eufha S.A.C.
por el importe de S/. 3,037.50, por no haber cumplido con entregar los productos en los
plazos establecidos en el contrato suscrito, en el presente caso despus de las 48 horas de
haber sido devuelto para su subsanacin. (Conclusin N 2)

3. Que el Comit de Administracin del Programa del Vaso de Leche, a fin de asegurar la
atencin prioritaria de la poblacin objetivo, esto es de los nios de 0 a 6 aos y de las
madres gestantes y en periodo de lactancia adopte las acciones necesarias a fin de que
la Municipalidad cumpla con coberturar a los beneficiarios del referido Programa, de
acuerdo a lo establecido en las disposiciones aplicables para tal efecto. (Conclusin N 3)

4. Que la Direccin Municipal disponga que la Direccin General de Administracin
brinde el apoyo logstico necesario, al Comit de Administracin del Programa del Vaso de
Leche, con la finalidad que el referido Comit cumpla con las acciones de supervisin a
todos los Comits beneficiarios, considerando que dicha observacin se viene suscitando
desde aos anteriores, como consecuencia fundamentalmente de la carencia del apoyo
logstico.
(Conclusin N 4)
5. Que la Direccin General de Administracin disponga que la Direccin de
Contabilidad concilie los saldos de las existencias de los productos destinados al
Programa del Vaso de Leche con la Direccin de Logstica, accin que permitir que
los Estados Financieros al finalizar cada ejercicio econmico muestren los saldos reales
de los productos existentes en almacn. (Conclusin N 5)



6. Que la Direccin General de Administracin y la Presidenta del Comit de
Administracin del Programa del Vaso de Leche, como responsables de la elaboracin
del Formato PVL Informacin Mensual del Programa Vaso de Leche, cumplan con
incluir en dicho Formato toda la informacin referente a los Gastos Operativos del
Programa, los mismos que son cubiertos con Recursos Directamente Recaudados, as
como toda la informacin concerniente a los gastos ejecutados en el referido
Programa, debiendo los mismos ser remitidos a la Contralora General de la Repblica
en los plazos establecidos, esto es dentro de los 15 das tiles posteriores al trmino de
cada trimestre, accin que permitir consolidar toda la informacin de los gastos
ejecutados mensualmente. (Conclusin N 6)
7. Se establezca el grado de responsabilidad y las sanciones que correspondan a
los funcionarios y ex funcionarios inmersos en los hechos observados contenidos en
el presente Informe. (Conclusiones N 1, 2, 5 y 6)








8. Considerando la labor netamente fiscalizadora de los regidores, es conveniente
que el Sr. Alcalde delegue la Presidencia del Comit de Administracin en un
funcionario que no tenga la condicin de regidor, lo que permitir que el Presidente
del referido Comit, en la administracin del Programa asuma las responsabilidades
administrativas que correspondan, cuando se produzcan hechos observables, por
trasgresin a la normatividad aplicable al Programa. (Conclusiones N 3 y 4)
GRACIAS