Unidad 3

Tema 6. Auditora interna de

calidad
Clases de auditoras
Primera parte
Segunda parte
Tercera parte
Interna
Externa
Suficiencia
Cumplimiento
Producto/
proceso/proyecto
Quin?
Qu se
audita?
Objetivos de la auditora
Determinar la conformidad o no de los
elementos del sistema de calidad con
requisitos especificados.
Determinar la eficacia del sistema de
calidad implementado, para cumplir
objetivos especficos de calidad.
Proporcionar al auditado una
oportunidad para mejorar su sistema
de calidad.
Paso 1: nombrar auditor principal
Auditor lder.
Auditor principal.
Auditor jefe.
Auditor interno.
Responsable de planear,
ejecutar y hacer
seguimiento.
Responsabilidades del auditor
Planificar y llevar a cabo las
responsabilidades asignadas.
Documentar las observaciones.
Informar los resultados.
Verificar la eficacia de las
acciones correctivas (pactado).
Conservar y salvaguardar la
documentacin de la auditora.
Cooperar y apoyar al auditor lder.
Responsabilidad del auditor lder
Responsable por todas las etapas de la auditora.
Ayudar en la seleccin de otros miembros.
Preparar el plan de auditora.
Representar el equipo frente a la gerencia.
NC basadas en evidencias objetivas y slidas.
Las reuniones de enlace se realicen regularmente.
Presentar el informe de auditora.
Paso 2: entrenar al auditor principal
Capacitarse como auditor interno de
calidad.
Presentar un examen.
Si es posible, asista a varias auditoras
de calidad como observador.
Preparacin individual del auditor
Leer los procedimientos con anticipacin y
determinar donde se realizan las inspecciones.
Utilizar listas de verificacin.
Conocer la responsabilidad y posicin de las
personas auditadas.
Saber que pistas puede seguir.
Paso 3: determinar el nmero de
auditores de calidad internos
Nmero de reas, plantas
y ciudades.
Tiempo estimado en ver
los elementos que le
competen a cada rea.
Tiempo mximo del ciclo
de auditora.
3 a 4 auditoras al ao.
Mximo 2 semanas por ciclo.
Ciclos de mximo 1 trimestre.
Paso 4: entrenar auditores internos
de calidad
Capacitacin del auditor interno.
Excelente conocimiento de la
Norma.
Preparar listas chequeo.
Si es posible, asistir a auditoras como
observador.
Paso 5: iniciar ciclos de auditora
interna de calidad
Sensibilizacin de todo
el personal.
Hacer simulacros.
Excelente preparacin
vivencial de los
auditores.
Manejo de objeciones y
conflicto inmediato.
Ciclo de auditora: definir el objetivo
Suficiencia
Control
proceso
Fichas de
control
Cumplimiento
de lo pactado
con el cliente
Rendimiento
reas de
apoyo
Ciclo de auditora: plan de auditora
Define objetivo
Planea
Ejecuta la
auditora
Hace seguimiento
Escala si es
necesario
Informe a la
gerencia general
Ciclo de auditora: planeacin
Listas chequeo
Qu preguntar
por cargo
Manejo del
tiempo
Lectura de la
documentacin
escrita
Revisin
tcnica y
administrativa
Ciclo de auditora: realizar auditora
Acta de
apertura
Auditora
Anlisis de la
auditora
Auditora
segunda ronda
Anlisis
Reunin de
cierre
Seguimiento
Realizando la auditora
Entrevista con el jefe
Entrevista con el personal de
piso
Observa el trabajo y las reas de
trabajo
Mira los archivos y recursos:
presente, pasado y futuro, segn
listados maestros
Reunin de apertura
Presentar los miembros a la directiva.
Revisar alcance y objetivos.
Mtodos utilizados en la auditora.
Conductos oficiales de comunicacin.
Necesidad de recursos especiales.
Explicar NC, como se reportan y califican (mayor /
menor).
Hora y fecha de reunin de cierre y otras.
Aclaraciones.
Enfoque de la auditora
Haga sentir cmodo al auditado.
Sea amigable.
Explique el propsito de la auditora.
Evite preguntas cuya respuesta sea Si o No.
Los 7 amigos del auditor
Qu?
Cmo?
Por qu?
Mustreme?
Dnde?
Quin?
Cundo?
Ejecutando la auditora
Haga un muestreo de actividades, no se centre
en una.
Busque la evidencia observando, lo que ocurre y
revisando registros.
Haga anotaciones completas.
Escuche las explicaciones del auditado.
Anotar y confirmar ms adelante si es
procedente. No d la impresin de que no cree.
Escriba los detalles: procedimientos, registros,
ordenes, lotes, entre otros.
Auditora abierta y amigable resultar en un
acuerdo de que el problema existe.
Verifique si la NC es o no puntual.
Actividades tpicas de auditora
1. Inicio de la auditora
Establecer contacto inicial con el auditado.
Determinar la viabilidad de la auditora.
2. Preparacin de actividades de auditora
Revisin de documentos en preparacin para la
auditora.
Preparacin del plan de auditora.
Asignacin del trabajo al equipo de auditora.
Preparacin de los documentos de trabajo.
3. Realizacin de las actividades de auditora
Realizacin de la reunin de apertura .
Revisin documental durante la realizacin de la
auditora.
Comunicacin durante la auditora.
Asignacin de roles y responsabilidades de guas
y observadores.
Recoleccin y verificacin de informacin.
Generacin de hallazgos de auditora.
Preparacin de conclusiones de auditora.
Realizacin de reunin de cierre.
4. Preparar y distribuir
el reporte de auditora.
5. Finalizacin de la
auditora
6. Realizacin de
auditora de
seguimiento
(si est especificado en
el plan de auditora)
Inicio de auditora
Establecer los canales de comunicacin con el representante
del auditado.
Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditora.
Proporcionar informacin sobre las fechas, duracin
propuesta y la composicin del equipo auditor.
Solicitar acceso a los documentos.
Reglas de seguridad.
Hacer los preparativos para la auditora.
Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de
guas.
Establecimiento del contacto inicial con el auditado:
Revisin de la documentacin
Revisin de los documentos del
sistema de gestin, entre ellos los
registros y determinacin de su
adecuacin con respecto a los
criterios de auditora.

Si la documentacin es inadecuada,
se debe informar: al cliente, a los
responsables de gestionar el
programa y al auditado. Decidir si se
contina con la auditora.
Preparacin de actividades de
auditora de campo
Contenido del plan:

Objetivos de la auditora.
Criterios de la auditora y los documentos.
El alcance e identificar unidades funcionales.
Fechas y lugares donde se va a realizar la auditora de
campo.
La hora y la duracin estimada de las actividades,
incluyendo reuniones con la direccin del auditado y las
del grupo auditor.
Funciones y responsabilidades del equipo auditor y de los
acompaantes.
Asignacin de los recursos necesarios en reas crticas.
Preparacin del plan de auditora
Preparacin de actividades de
auditora de campo
Asignacin de las tareas al equipo auditor
Asignar a cada miembro del
equipo auditor las
responsabilidades para:
auditar procesos, funciones,
lugares, reas o actividades
especficas.
Preparacin de actividades de
auditora de campo
Listas de verificacin y planes de
muestreo de auditora.
Formularios para registrar
informacin, evidencias de apoyo,
hallazgos de auditora.
Registros de auditora.
Preparacin de los documentos de trabajo
Preparacin de actividades de
auditora de campo
Confirmar el plan de auditora.
Proporcionar un breve resumen de cmo se van a
llevar a cabo las actividades de auditora.
Confirmar los canales de comunicacin.
Dar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.
Realizacin de la reunin de apertura
Preparacin de actividades de
auditora de campo
Los miembros del equipo deben
hacer consultas peridicamente
para evaluar los progresos y
reasignar tareas.

El auditor lder debe comunicar
los progresos al auditado.
Evidencias que sugieren riesgos
deben ser comunicadas
inmediatamente.
Comunicacin durante la auditora
Preparacin de actividades de
auditora de campo
Establecer los contactos y horarios
para las entrevistas.
Acordar visitas a partes especficas.
Asegurase de que se cumplan las
reglas de seguridad.
Ser testigos de la auditora en
nombre del auditado.
Proporcionar aclaraciones o ayudar
en la recopilacin de la informacin.
Papel y responsabilidades de los guas y los
observadores
Preparacin de actividades de
auditora de campo
Entrevistas
Observacin
de actividades
Revisin de
documentos
Recopilacin y verificacin de la informacin
Preparacin de actividades de
auditora de campo
Pueden indicar conformidad,
como no conformidad.
Deben registrarse.
Pueden clasificarse.
Revisarlo con el auditado.
Resolver cualquier opinin
divergente respecto a los
hallazgos.
Registrar los puntos en que no
hay acuerdo.
Generacin de hallazgos de la auditora
Preparacin de actividades de
auditora de campo
Revisar los hallazgos y cualquier informacin
recopilada frente a los objetivos.
Acordar conclusiones, teniendo en cuenta la
incertidumbre inherente al proceso.
Preparar recomendaciones, si est especificado
en los objetivos.
Comentar el seguimiento de la auditora, si est
en el plan.
Preparacin de las conclusiones de la auditora
Preparacin de actividades de
auditora de campo
Presidida por el auditor lder.
Presentar hallazgos y conclusiones.
En presencia del auditado y cliente.
Presentar plan de acciones correctivas
y preventivas.
Si se especifica en los objetivos, dar
recomendaciones para la mejora.
Realizacin de la reunin de cierre
Preparacin, aprobacin y
distribucin del informe de auditora
Los objetivos de auditora.
El alcance.
La identificacin del cliente.
Identificacin del lder y miembros del equipo auditor.
Fechas y lugares donde se realizan las actividades de
auditora en campo.
Los criterios.
Los hallazgos.
Las conclusiones.
El plan de auditora.
Lista de representantes del auditado.
Preparacin del informe
Preparacin, aprobacin y
distribucin del informe de auditora
Las reas no cubiertas.
Las opiniones divergentes entre el equipo y el
auditado.
Recomendaciones para la mejora, si se especific.
Plan de seguimiento acordado.
La lista de distribucin del informe.
Preparacin, aprobacin y
distribucin del informe de auditora
Emitirse en un tiempo acordado.
Fechado, revisado y aprobado, segn el
procedimiento de auditoras.
Distribuirse a los receptores designados por el
cliente.
Es propiedad del cliente.
Mantener la confidencialidad del contenido del
informe.
Aprobacin y distribucin del informe
Finalizacin de la auditora
Cuando todas las
actividades descritas
en el plan se han
realizado.
Cuando se ha
distribuido el informe
aprobado.
La reunin de cierre
Cada uno
relata sus
hallazgos.
El equipo
evala y
revisa los
hallazgos.
Se define
si son NC
y su
clase.
Se
prepara
un
borrador
del
reporte
final.
Preparacin
La reunin de cierre
Agradecimientos.
Resumen del alcance.
Objetivo y mtodo usado.
No todas las NC se pueden descubrir.
Preguntas y discusiones al final.
Presentacin de las NC por el equipo (hechos
solamente).
Resumen general por el lder.
Invitacin a discutir cualquier punto.
Acuerdo de las fechas para terminacin de las
acciones correctivas.
Reunin de cierre
Dirigida por el auditor lder
Reporte de discrepancias
Cada NC debe tener un reporte separado.
El reporte debe contener 3 tems :

Descripcin completa y precisa de lo
observado.
Referencia a la clusula del estndar /
documento de calidad de la organizacin.
Explicacin de los requisitos de la clusula /
documento.
Las discrepancias deben atribuirse solamente a
una clusula de la Norma, la ms aplicable.
En ocasiones, la nica referencia es la
documentacin de la organizacin.
Informe final de la auditora
Documentos de referencia: Norma, manual de
calidad, entre otros.
Relacin de las no conformidades encontradas.
Anlisis de las fortalezas del sistema.
Capacidad del sistema para lograr los objetivos de
calidad definidos.
Lista de distribucin.
Listos al terminar
la auditora o
muy cerca.
Alcance y objetivos.
Fechas e identificacin de la
organizacin.
Detalles del plan de auditora,
miembros y entrevistas.
Precisos, soportados y
referencias precisas.
Detalles y NC aceptadas
por las partes involucradas
Ciclo auditora: seguimiento
Revisar el
cumplimiento de los
reportes de no
conformidad.
Revisar lo pactado
con el jefe del rea.
Levantar la no
conformidad.
Asegurar mejora al
sistema.
Actividades de seguimiento
Las conclusiones pueden indicar necesidad de
acciones correctivas, las cuales deben resolverse
en un determinado tiempo. No se considera parte
de la auditora.
La verificacin de la implementacin de las
acciones correctivas forma parte de otra auditora.
El programa puede especificar el seguimiento por
parte de los miembros del equipo auditor.
Planes de auditora.
Programas de auditora.
Informes de auditora.
Actividades de seguimiento de una auditora
Actividades de seguimiento
Informes de no conformidades.
Informes de acciones correctivas y preventivas.
Seguimiento a auditoras, si aplica.
Competencia de auditores.
Seleccin del equipo auditor.
Mantenimiento y mejora de la competencia.
Ciclo de auditora: escalar
Volver a
diligenciar la no
conformidad
Que el jefe del
jefe se
comprometa
Asegurar en
forma
impersonal la
accin correctiva
No buscar
culpables
No crear
enemistades
Ciclo auditora: informe a la gerencia
Fecha de corte
Informe en una
pgina
Presenta la
capacidad de
realizar acciones
correctivas
Presenta
problemas muy
frecuentes
Seguimiento
Verificar la implementacin de acciones correctivas,
despus de la fecha establecida
Establezca una
nueva fecha
Verifique de
nuevo
Escale
Cierre los reportes
de no conformidad
No
Si
Si
No
El paso siguiente: hacerlo en la
empresa
Siga los
pasos:
Excelente
planeacin.
Manejo del
conflicto.
Auditora
suficiencia.
Auditora con
recomendaciones
y aclaraciones.
Administracin de un programa de
auditora

Evaluacin del desempeo:

Observaciones de auditora, etc.

Consistencia entre los auditores:

Talleres de entrenamiento.
Revisin de informes de auditora.
Rotacin de auditores entre equipos.

Entrenamiento:

Controlar necesidades y actuar.
Seguimiento / mantenimiento del desempeo
Administracin de un programa de
auditora
Recursos
Planificacin y programacin de auditoras
Formatos formalizados
Confidencialidad
Factores operacionales
Referencias
Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones.
Consultado el 24 de mayo de 2013, en
http://www.freedigitalphotos.net/