Metodologa estudios de Organizacin y Sistemas: Concepto:

Metodologa de los estudios de Organizacin y Sistemas es, entonces, el procedimiento sistemtico y

ordenado a seguir para desarrollar estudios de mejoramiento administrativo.
Etapas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Preparacin del estudio.

Relevamiento de informacin.
Diagnstico de la situacin actual.
Diseo de soluciones.
Informe final.
Implantacin.

Caractersticas: Retroalimentacin permanente; esto significa que el avance de cada etapa del trabajo
va permitiendo obtener nuevos conocimientos que ratifican o rectifican informaciones obtenidas
previamente o definiciones ya realizadas.
Etapa 1 Preparacin del estudio.
La ejecucin de un estudio de Organizacin y Sistemas puede originarse de diversas formas:
1.
2.
3.
4.

Direccin de la empresa.
Jefes de lnea.
Unidad interna de Organizacin y Sistemas.
Consultores externos.

La etapa de Preparacin comprende tres fases.

A. Definicin del objetivo.
Si bien muchas veces se posee una idea ms o menos concreta de lo que se desea, en otras se hace
referencia a las consecuencias de un problema sin poder identificar con precisin la causa que lo
provoca.
Para conocer los motivos que determinaron la decisin de realizar el estudio, se desarrollan entrevistas
personales con la direccin de la empresa, en las cuales se busca obtener informacin suficiente que
permita al analista conocer:
- Cul es el problema y de dnde proviene?
- En qu se basa el deseo de la empresa de fomentar un cambio?
- Cules son las motivaciones reales o potenciales de la empresa en pro o en contra del cambio?
Cul es la meta u objetivo que la empresa persigue con el estudio?
A. Examen preliminar o prediagnstico.
La dimensin del examen preliminar estar condicionada por las caractersticas del estudio, sin perjuicio
de lo cual debe precisarse que en la misma no debe entrarse en detalles, considerando nicamente la
realidad de la empresa en forma genrica.
El examen preliminar que debe ser suficientemente completo, se efecta a travs de entrevistas con los
responsables del rea del objeto de estudio, las mismas le permitarn definir el marco de trabajo para la
ejecucin del estudio.
B. Planificacin del Trabajo.
Implica determinar las actividades a realizar, su secuencia y el tiempo que demandar cada una, los
productos a obtener en cada etapa del trabajo, los mtodos a utilizar, as como los recursos humanos,
materiales, tecnolgicos, y financieros necesarios.
A continuacin se confecciona la propuesta de trabajo que ser elevada para la aprobacin por parte de
la empresa. La misma se compone de los siguientes captulos:
- Antecedentes de la empresa consultora.
- Programa de trabajo.

- Condiciones de contratacin.
- Equipo consultor.
Etapa 2 Relevamiento de Informacin:
A. Importancia y necesidad del relevamiento.
La razn que determina la necesidad de obtener informacin es que con ella se recogen los elementos
que permitirn deducir si es correcto el diagnstico de la situacin que se arribe y si son acertadas las
recomendaciones o sugerencias de solucin que se Propongan. La obtencin de informacin no es un fin
en si mismo, sino un medio para la formulacin de conclusiones y recomendaciones.
Para lograr informacin en la cantidad y calidad requeridas, debe evitarse aceptar declaraciones de tipo
general que pueden llevar a falsas interpretaciones y tener en cuenta la importancia de obtener la
informacin de fuentes originales y autorizadas.
B. Errores comunes al relevar.
Las causa ms comunes son la aceptacin de expresiones indefinidas, la falta de cotejo y verificacin de
la validez de los datos que se obtienen, la falta de sistematizacin de la informacin obtenida y la falta
de equilibrio en la cantidad de informacin relevada.
Etapa 3 - Diagnstico de la situacin actual
A. Consideraciones generales
En esta etapa el investigador detecta errores, problemas, deficiencias, retrasos, despilfarros, y
buscar las respuestas a sus interrogantes conjuntamente con todas las pruebas que pueda obtener
para fortalecer su diagnstico. Esta etapa culmina con la elaboracin del diagnstico de la situacin
actual en el cual se exponen en forma clara y precisa las fallas detectadas durante el anlisis.
Etapa 4 - diseo de soluciones
El diseo implica adoptar decisiones entre posibles alternativas de cambio que permitan resolver las
situaciones planteadas.
Una de las tcnicas ms utilizadas para la evaluacin de las ventajas y desventajas que presentan
las distintas alternativas esel anlisis costo - beneficio. Algunas de ellas son:
- Considerar los elementos afectados por la decisin y slo ellos.
- Considerar slo lo esperado y nunca lo histrico.
- Considerar los costos y beneficios directos e indirectos.
- Considerar el concepto de costo de oportunidad.
- Identificar los costos involucrados en la decisin.
- Identificar los beneficios asociados.
A. Diseo general.
El diseo general contiene los lineamientos bsicos de solucin a las fallas detectadas. Dicho diseo
incluye las recomendaciones de modificaciones agregados o eliminaciones que se sugieren para
cambiar la realidad actual.
Etapa 5 - Informe Final
Al terminar la formulacin del diseo detallado, se ha de redactar un informe que sintetice el informe
en su totalidad.
El informe final debe contener los problemas detectados y las soluciones sugeridas presentadas en
forma orgnica e inteligente, distinguiendo lo principal de lo secundario.
Un contenido standard de informe puede ser el siguiente:
Introduccin.
Diagnstico de la situacin actual.
Diseo detallado de las soluciones.
Programacin de la implantacin.
Conclusiones.
Anexos.

Etapa 6 - Implantacin.
Constituye una etapa de significativa relevancia, pues si el trabajo queda a nivel de propuesta no
tendr utilidad real y no producir los resultados esperados por la organizacin. as mismo, una
ejecucin inadecuada de la implantacin puede hacer fracasar la mejor de las propuestas.

La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas diferentes cada una de las otras, tales como
planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control.
METODOLOGA PARA REALIZAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1.- Planes y Objetivos.
Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos.
2.- Organizacin.
a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora.
b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la
hay).
c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin,
funcionamiento y departamentalizacin.
3.- Polticas y Prcticas.
Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de
polticas y prcticas.
4.- Reglamentos.
Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales.
5.- Sistemas y Procedimientos.
Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos
sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras.
6.- Controles.
Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces.
7.- Operaciones.
Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin,
coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados.
8.- Personal.
Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin.
9.- Equipo Fsico y su Disposicin.
Determinar si podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad
del mismo.
10.- Informe.
Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes