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Steuerberaterkammer Mnchen

Krperschaft des ffentlichen Rechts

Rechnungen richtig schreiben und archivieren


Informationen fr Existenzgrnder und Jungunternehmen

Dr. Reiner Kappler, Steuerberater, Augsburg


Vertreter der Steuerberaterkammer Mnchen
EXISTENZ Mnchen, 15.11.2014

Initiatoren und Referenten

DATEV

Steuerberaterkammer Mnchen

Steuerberaterkammer Mnchen
Krperschaft des ffentlichen Rechts

Kanzlei Dr. Schwab & Dr. Kappler

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DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

Agenda

Grundbegriffe der Rechnung


Sanktionen bei Versten
vereinfachte Abrechnung
Kleinunternehmer nach 19 Abs. 1 UStG
Bauleistungen und Abgrenzung
Vorsteuerabzug/ Buch- und Belegnachweis
Weitere Besonderheiten
E-Rechnung
Aufbewahrung

16.11.2013
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Grundbegriffe der Rechnung

Die Rechnung ist jedes Dokument oder eine Mehrzahl von Dokumenten, mit dem ein Unternehmer
seine gegen Entgelt ausgefhrte Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet.
Rechnet ein Leistungsempfnger eine an ihn bewirkte Leistung ab, handelt es sich um eine
Gutschrift.
Die bermittlung auf elektronischem Wege ist zulssig, wenn das Verfahren die Echtheit der
Herkunft, die Lesbarkeit und die Unversehrtheit gewhrleistet und der Rechnungsempfnger
zugestimmt hat.
Die Rechnung gilt auch fr Abschlags-, Voraus- oder Anzahlungen sowie ber Teilleistungen
Ausnahme: Kleinbetragsrechnung.
Definition eRechnung in 14 Abs. 1 S. 8 UStG

16.11.2013
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Grundbegriffe der Rechnung wer ist zur Ausstellung verpflichtet?


Grundsatz:
Lieferungen und sonstige Leistungen an einen Unternehmer fr dessen Unternehmen oder an eine
juristische Person mssen innerhalb von sechs Monaten durch Rechnung oder Gutschrift
abgewickelt werden ( 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG).
Seit 01.08.2004 (Schwarzarbeitsbekmpfungsgesetz) sind Unternehmer zur Rechnungsstellung
bei steuerpflichtiger Werklieferung und sonstiger Leistung, die in Zusammenhang mit einem
Grundstck entstehen, verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausfhrung eine Rechnung
auszustellen.
Aus nicht vollstndigen Rechnungen im Sinne von 14 UStG erhlt der Empfnger grundstzlich
keinen Vorsteuerabzug.
Durch das Steuerbrokratieabbaugesetz besteht ab 01.01.2009 die Pflicht zur Rechnungserstellung nur noch bei Ausfhrung von steuerpflichtigen Umstzen. Werden steuerfrei Umstze
ausgefhrt, so kann eine Rechnung erstellt werden, eine gesetzliche Verpflichtung besteht aber
nicht mehr.

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Grundbegriffe der Rechnung wer ist ein Unternehmer?


2 Abs. 1 UStG
Ein Unternehmer ist, wer
eine gewerbliche oder berufliche Ttigkeit selbstndig ausbt.
gewerblich oder beruflich einer nachhaltigen Erzielung von Einnahmen nachgeht.
Dabei ist keine Gewinnerzielungsabsicht notwendig.

Ein Unternehmer kann nur ein Unternehmen haben.

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Grundbegriffe der Rechnung welche Rechnungsangaben sind Pflicht?


1.

vollstndiger Name und vollstndige Anschrift des leistenden Unternehmers

2.

vollstndiger Name und vollstndige Anschrift des Leistungsempfngers

3.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden


Unternehmers

4.

Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum)

5.

fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer, darf nur einmalig vergeben sein!)

6.

Menge und Art (handelsbliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstnde,


Umfang und Art der sonstigen Leistung

7.

Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (bei Abschlagsrechnungen


Angabe des Zeitpunkts des vereinnahmten Entgelts), sofern dieser Zeitpunkt
feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist

8.

nach Steuerstzen oder einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlsseltes


Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts

9.

Der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen

10.

Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag ist gesondert auszuweisen.

11.

Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiungen (=Belegnachweis, BFH 14.11.12)

12.

Hinweis auf die Aufbewahrungspflichten des Leistungsempfngers, der nicht


Unternehmer ist bzw. Unternehmer ist, die Leistung aber dem
nichtunternehmerischen Teil zuzuordnen ist

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Grundbegriffe der Rechnung zustzliche Angaben in Sonderfllen


13.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmer und des


Leistungsempfngers in Fllen des 14 a Abs. 1 (sonstige Leistung), Abs. 3
(innergemeinschaftliche Lieferung) und Abs. 7 UStG (innergemeinschaftliches
Dreiecksgeschft)

14.

Hinweis auf Steuerbefreiung mit Bezeichnung des Grundes in umgangssprachlicher Form,


z. B. Ausfuhr, Krankentransport

15.

Angabe der Merkmale in 1 b Abs. 2 und 3 UStG bei innergemeinschaftlicher Lieferung


neuer Fahrzeuge (motorbetriebene Fahrzeuge, Wasserfahrzeuge, Luftfahrzeuge)

16.

Im Fall einer Reiseleistung ( 25 UStG) und der Differenzbesteuerung ( 25 a UStG) einen


Hinweis auf die Sonderregelung

17.

Im Fall der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit


einem Grundstck einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfngers
nach 14 b Abs. 1 S. 5 UStG

18.

Hinweis auf internationales und nationales Reverse Charge (Steuerschuldnerschaft des


Leistungsempfngers)

19.

Kenntlichmachen als Gutschrift falls im Gutschriftsverfahren abgerechnet wird

20.

Hinweis auf Differenzbesteuerung sowie Reiseleistungen

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Grundbegriffe der Rechnung Pflicht zur Rechnungsstellung


14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG
Der Unternehmer ist bei Ausfhrung einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung
im Zusammenhang mit einem Grundstck stets verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach
Ausfhrung der Leistung eine Rechnung auszustellen.
Die Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder
sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstck gilt auch fr Kleinunternehmer
im Sinne des 19 Abs. 1 UStG und Land- und Forstwirte, die die
Durchschnittssatzbesteuerung nach 24 UStG anwenden.

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Grundbegriffe der Rechnung Pflicht zur Rechnungsstellung


14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG
Fr steuerpflichtige sonstige Leistungen, die weder an einen anderen Unternehmer fr dessen
Unternehmen noch an eine juristische Person erbracht werden, besteht keine
Rechnungserteilungspflicht. Der Unternehmer ist bei Ausfhrung von Lieferungen oder sonstigen
Leistungen an einen anderen Unternehmer fr dessen Unternehmen oder an eine juristische
Person, soweit sie nicht Unternehmer ist, grundstzlich verpflichtet, innerhalb von sechs
Monaten nach Ausfhrung der Leistung eine Rechnung auszustellen.
Die Verpflichtung zur Rechnungserteilung entfllt, wenn die Leistungen nach 4 Nr. 8 bis
28 UStG steuerfrei sind und den Leistungsempfnger grundstzlich nicht zum Vorsteuerabzug
berechtigen.
Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung bei innergemeinschaftlichen
Dienstleistungen/Lieferungen bis sptestens dem 15. des Folgemonats.

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Grundbegriffe der Rechnung die Wirtschafts-Identifikationsnummer


Als Selbststndiger erhalten Sie eine Wirtschafts-Identifikationsnummer ( 139c AO). Und
zwar fr jede unternehmerische Ttigkeit eine, das heit Sie bekommen zwei separate
Wirtschafts-Identifikationsnummern, wenn Sie zwei Unternehmen haben.
Wichtig fr Sie: Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bleibt erst mal erhalten und soll erst
auf lange Sicht hin mit der Wirtschafts-Identifikationsnummer vereint werden.
Sie sind verpflichtet, die Wirtschafts-Identifikationsnummer ab Erteilung im Impressum Ihrer
Internet-Seiten ( 5 Telemediengesetz) und in Rechnungen ( 14 Umsatzsteuergesetz)
anzugeben. Alternativ reicht es, dort Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.
Ihre bisherige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mssen Sie in jedem Fall weiterverwenden
(z. B. bei Rechnungen fr Lieferanten im Ausland).

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Sanktionen bei Versten


Die Rechnung ist eine zivilrechtliche Verpflichtung zur Abrechnung:
Seit 01.08.2004 begeht derjenige eine Ordnungswidrigkeit, wer als leistender Unternehmer
keine Rechnung erteilt oder die Rechnung nicht binnen sechs Monate erteilt und dabei
vorstzlich oder leichtfertig handelt ( 26 a Abs. 1 Nr. 1 bis Nr. 3 UStG). Dies gilt auch dann,
wenn der Leistende und der Leistungsempfnger einvernehmlich von der Erteilung einer Rechnung
absehen. (Wie eingangs erwhnt, besteht ab 01.01.2009 bei der Ausfhrung von steuerfreien
Leistungen keine Verpflichtung mehr eine Rechnung zu erstellen. Es kann allerdings freiwillig eine
Rechnung erteilt werden.)
Eine Rechnung ber eine innergemeinschaftliche Lieferung/Dienstleistung muss sptestens am 15.
des Folgemonats ausgestellt werden. Es droht Versagung des Vertrauensschutzes.
Wer gegen die Aufbewahrungspflicht verstt (grobe Fahrlssigkeit), muss mit einem Bugeld
rechnen. (bis zu 500,00 Euro fr nichtunternehmerische Leistungsempfnger,
bis zu 5.000,00 Euro fr Unternehmer).
Die Aufbewahrungsfrist fr Rechnungen in Unternehmen betrgt 10 Jahre.

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Vereinfachte Abrechnung

Kleinbetragsrechnungen (Entgelt zzgl. Steuer 150,00


Euro)
1. vollstndiger Name und vollstndige Anschrift des leistenden
Unternehmers
2. Ausstellungsdatum (eine Vor- und Rckdatierung ist unzulssig!)
3. Menge und Art (handelsbliche Bezeichnung) der gelieferten
Gegenstnde, Umfang und Art der sonstigen Leistung
4. Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag sind in einer
Summe auszuweisen.
5. Der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen. Im Falle einer
Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass fr die Lieferung oder sonstige
Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

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Kleinunternehmer nach 19 Abs. 1 UStG

Umsatz zuzglich Umsatzsteuer im


vergangenen Kalenderjahr < 17.500,00 Euro
laufenden Kalenderjahr < 50.000,00 Euro

Folgen der Besteuerung von Kleinunternehmern


kein Umsatzsteuerausweis in der Rechnung
kein Vorsteuerabzug mglich
keine Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Achtung: Wer trotzdem Umsatzsteuer in einer Rechnung ausweist, ist zur Abfhrung dieser
Umsatzsteuer verpflichtet.
Empfehlung: Beratung durch den Steuerberater, ehe die Entscheidung getroffen wird.

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Bauleistungen

Fr bestimmte Bauleistungen, die Unternehmer ausfhren, wird die Steuerschuldnerschaft


verlagert, wenn der Leistungsempfnger ebenfalls derartige Bauleistungen ausfhrt
( 13 b UStG: Erweiterung der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfnger).
Leistungsempfnger legt leistendem Unternehmer Freistellungsbescheinigung vor im Sinne des
48 b EStG oder seine Bauleistungen betragen mehr als 10 % der steuerbaren Umstze.
Als Bauleistungen gelten:
Werklieferung und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung,
nderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen.
Als Bauwerk gelten auch mit dem Erdboden verbundene Anlagen (Brcken, Straen, Tunnel).
Auch knstlerische Leistungen an einem Bauwerk gehren dazu, wenn sie sich auf die Substanz
auswirken.
Fassadenreinigung mit Sandstrahl, der die Oberflche abschleift.

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keine Bauleistungen

Planungs- und berwachungsleistungen


Materiallieferungen (Baustoffhndler, Baumrkte), wenn nicht selbst in ein Bauwerk eingebaut
Anliefern von Beton ohne Verarbeitung
Lieferungen von Wasser und Energie
zur Verfgung stellen von Betonpumpen/Baugerten ohne Bedienungspersonal
Aufstellen von Material- und Brocontainern, mobilen Toilettenhusern, Messestnden
Entsorgung von Baumaterial (Schuttabfuhr)
Gerstbau
Anlagen von Bepflanzungen und deren Pflege (keine Dachbegrnung)
bloe Reinigung von Rumen oder Flchen (Fenster)
Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken oder Teilen davon,
wenn der einzelne Umsatz < 500 Euro

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Vorsteuerabzug/ Buch- und


Belegnachweis
Voraussetzungen fr den Vorsteuerabzug
Leistungserhalt fr das Unternehmen
Leistendes Unternehmen muss Umsatzsteuer gesetzlich schulden
Ordentliche Rechnung i.S. der 14ff UStG

Buch- und Belegnachweise


Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen
Bei nicht steuerbaren innergemeinschaftlichen Dienstleistungen
Nachweis und Aufbewahrung von zustzlichen Belegen erforderlich

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Weitere Besonderheiten

Korrektur von Rechnungen (Neue EuGH-Rechtsprechung!)


Rechnungen bei sog. Dauerleistungen
Vertrag kann gleichzeitig Rechnung sein
Statt Angabe des Leistungszeitpunkts Angabe des Leistungszeitraums
Gesonderte Einzelabrechnungen mglich
Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen
Die geforderten Rechnungsangaben mssen insgesamt enthalten sein. Auf einem Dokument
mssen aber zumindest der Nettobetrag und der Steuerbetrag stehen sowie die Verweise auf die
brigen Dokumente, welche die anderen Pflichtangaben enthalten
Entgeltminderungen
Hinweis auf vereinbarte Boni, Skonti, Rabatte auf der Rechnung
Allgemeiner Hinweis gengt

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Besonderheit die eRechnungen


Vorteile fr Unternehmen
Durch den Einsatz kann das Unternehmen

auf Anforderungen wichtiger


Geschftspartner reagieren.
Zeit einsparen (Transportwege, Liquiditt).
das Unternehmensimage modernisieren.
umweltbewusst agieren.
Kosten fr Papier, Druck, Porto senken.

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Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen


an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011)

Authentizitt
Echtheit der Herkunft

eindeutige Identifizierung des


Rechnungsausstellers

Integritt
Unversehrtheit des Inhalts

Lesbarkeit
Lesbarkeit der Rechnung

keine Vernderung der Daten

whrend der Aufbewahrungsfrist


verfgbar und jederzeit innerhalb
angemessener Frist lesbar

gewhrleistet durch
innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prfpfad
alternativ: QES oder EDI
elektronisch bermittelte Rechnungen bedrfen der Zustimmung des Empfngers
Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
Einvernehmen der elektronischen bermittlung ausreichend
Es gengt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
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Rechn
ungsw
esen
2.0

eRechnung
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
Verfahren, das der Rechnungsempfnger zum Abgleich der Rechnung mit seiner
Zahlungsverpflichtung einsetzt.

d.h. verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien
durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlsslichen Prfpfad
zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen.
Fr einen innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt:

Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst


Manueller Abgleich mglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann
jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein
Als Prfpfad eignen sich Geschftsbriefe und Vertrge, Bestelldokumente,
Lieferscheine, buchhalterische Abbildung

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Relevante Prfschritte eines


Innerbetrieblichen Kontrollverfahrens
Prfung der Lesbarkeit der Rechnung
Prfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der
Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein
Prfung auf doppelte Rechnung
Prfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.B. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und
Leistungsnachweisen, Bestellungen, Vertrgen oder Vereinbarungen
Prfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt
wurden
Prfung, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind
Prfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist

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Rechn
ungsw
esen
2.0

Steuervereinfachungsgesetzes
2011
Ab 1. Juli 2011 (rckwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich
zu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmigkeit einer Papierrechnung zu erhhen.
In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer Rechnung fr
umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist:
Echtheit der Herkunft
Unversehrtheit des Inhalts
Lesbarkeit einer Rechnung
Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten

Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und
die Lesbarkeit der Rechnung gewhrleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlsslichen Prfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen knnen.

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Rechn
ungsw
esen
2.0

Beispiel fr innerbetriebliches
Kontrollverfahren mit Prfpfad
Muster
Serviceschein

Muster
Rechnung
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Rechn
ungsw
esen
2.0

eRechnung
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
dient nicht zur
Prfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen
Gewhrleistung der inhaltlichen Ordnungsmigkeit nach 14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen
Angaben

Es soll lediglich die korrekte bermittlung der Rechnung sichergestellt werden!

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eRechnung
Vorsteuerabzugsberechtigung
Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen ber
Vollstndigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie
Besitz der Rechnung

BMF-Schreiben (Juli 2012)


Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger
Zahlungsempfnger - rechtfertigt die Annahme dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit
des Inhalts gegeben sind!

Sind die Voraussetzungen fr den Vorsteuerabzug gegeben, kommt


dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem
bermittlungsvorgang selbst keine eigenstndige Bedeutung mehr
zu.

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Was gilt als elektronisch bermittelte


Rechnung?
Medium

Berechtigt zum
Vorsteuerabzug?

Bemerkung

Einfaches elektronisches Dokument (z.B.


pdf-Datei)

ja

Muss email mitarchiviert werden?

Standardfax zu Standardfax

Ja

Gilt als Papierrechnung! Rechnung muss in ausgedruckter Form


aufbewahrt werden. Ausdruck Fax gengt nicht!

PC-Fax zu PC-Fax

Nein

Ausdruck elektronische Rechnung

nein

Medienbruch

E-Mail mit Rechnung im Anhang

Ja

Rechnung in elektronischer Form (Ausdruck ist ungengend!).


Archiviert werden muss ebenfalls die E-Mail

De-Mail

Ja

Verwendung EDI-System

Ja

Rechnungen per Thermopapier

Ja

Telefaxe auf Thermopapier sind durch einen nochmaligen


Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das fr den
gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren lesbar ist.
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Aufbewahrung
welche Unterlagen mssen wie lange
aufbewahrt werden?
Bcher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlsse, Lageberichte,
Erffnungsbilanzen sowie die zu deren Verstndnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen

empfangene und abgeschickte Handels- und Geschftsbriefe


Buchungsbelege

HGB 6 Jahre

10 Jahre

6 Jahre
10 Jahre

sonstige Unterlagen, soweit sie fr die Besteuerung von Bedeutung sind

6 Jahre

Rechnungen ber Bauleistungen an Privatpersonen

2 Jahre

Generell gilt: die Zehnjahrespflicht beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt
wurde.
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Sie suchen einen Steuerberater?

Sie finden ihn im Steuerberatersuchdienst auf der Homepage Ihrer regionalen


Steuerberaterkammer, z.B.
www.stbk-muc.de

oder beim DATEV-Mitgliedersuchservice. Hier knnen Sie eine Kanzlei nach Ttigkeitsgebiet in
der Steuerberatung oder Branchenkenntnissen auswhlen: www.datev.de/mitglieder-suchservice

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Dr. Schwab & Dr. Kappler


Steuerkanzlei

Dr. Reiner Kappler


Diplom-Kaufmann
Steuerberater
Friedberger Str. 105, 86163 Augsburg
kappler@stb-schwab.de
Tel.: 0821 6 20 75
Fax: 0821 66 12 02

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Vielen Dank fr Ihre Aufmerksamkeit und viel Erfolg


bei Ihrer Geschftsttigkeit!

11.11.2014
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