Curs 8

Rolul aplicatiilor integrate in activitatea de business

Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) reprezinta o imbinare a practicilor de management a afacerilor
cu tehnologia informatiei, prin care procesele de afaceri ale unei companii sunt integrate in cadrul sistemului
informatic, in vederea atingerii unor obiective de business specifice.
De-a lungul timpului, tehnicile si practicile de management au evoluat intr-un set de reguli general acceptate (best
practices) specifice fiecarei verticale de business. Desi rezultate in urma unui proces de sedimentare indelungat, aceste
best practices sunt si ele supuse necesitatii continue de resincronizare cu modificarile structurale ale mediului de
afaceri. Rolul unui ERP este acela de a facilita incorporarea si actualizarea acestora in cadrul proceselor de business ale
companiei. Tehnologia informationala reprezinta infrastructura hardware, software, retelistica si comunicatii necesara
implementarii unui sistem ERP.
Se recomanda implementarea unui sistem ERP pe o infrastructura IT optima, astfel incat procesele de afaceri sa opereze
la un randament care sa permita atingerea obiectivelor de business prestabilite.
1. Avantajele furnizate de un sistem ERP
Eficientizarea proceselor de afaceri poate proveni dintr-o serie de avantaje rezultate prin implementarea unui sistem
ERP, dintre care se pot aminti:
Reducerea costurilor operationale
Un ERP este compus dintr-o serie de module care sunt destinate diverselor departamente, precum: resurse umane,
productie, financiar-contabil, achizitii, vanzari etc. Desi au o natura extrem de variata, datele se insereaza o singura
data si sunt accesibile pentru oricare dintre module. Astfel, se economisesc timp si resurse, se diminueaza
probabilitatea de a comite erori de operare, se faciliteaza accesul la informatie de ultim moment etc. Una dintre
particularitatile uzuale ale unui ERP este stocarea tuturor informatiilor intr-o baza de date unica.
Exemplu:
Un client lanseaza o comanda prin telefon, fax, email, etc. Aceasta comanda este apoi operata de catre diverse
departamente (vanzari, gestiuni, achizitii, facturare, contabilitate) pe masura ce diverse activitati sunt prestate in
vederea satisfacerii cererii. Identificarea la un anumit moment a statusului comenzii este un proces care presupune
contactarea fiecarui departament posibil a fi intervenit asupra acesteia. Identificarea cauzelor care genereaza
pierderi de vanzare este de asemenea extrem de dificila. Prin implementarea unui ERP, tot procesul poate fi
automatizat: de la preluarea comenzii printr-un portal (business to business sau business to consumer) sau prin alte
canale, pana la livrare si facturare, in orice moment existand posibilitatea verificarii statusului curent si
identificarea eventualelor neconformitati cu cererea originala.
Facilitarea managementului operatiunilor curente
Deciziile de zi cu zi sunt luate pe baza informatiilor disponibile la un moment dat. Utilizand rapoartele standard
furnizate de catre ERP sau prin implementarea de instrumente de tip BI (Business Intelligence ) complementare
sistemului ERP, informatiile sunt actuale, coerente si prezentate intuitiv. Se creeaza deci premisele fundamentarii
decizionale.
Optimizarea stocurilor
In multe cazuri s-au semnalat reduceri majore ale valorilor imobilizate in stocuri, in conditiile in care satisfactia
clientilor a crescut. Acest lucru este datorat noilor instrumente de management operational si decizional care
permit controlul proceselor de aprovizionare, fabricatie, vanzare, marketing etc. De asemenea, sunt tinute sub
control stocurile care au termene scurte de expirare, rotatie lenta etc.
Cresterea nivelului de onorare a comenzilor
Prin automatizarea lantului de preluare a comenzilor, achizitie, management stocuri, management depozit, logistica,
se elimina marea majoritate a potentialelor disfunctionalitati care conduc la neonorarea cererilor, sau la livrarea de
bunuri necomandate.

 Imbunatatirea cashflow-ului
Prin implementarea de politici comerciale coerente si prin usurinta cu care se pot obtine indicatorii specifici,
compania isi controleaza mult mai strict fluxurile monetare si perioadele de recuperare a banilor, impunand o
disciplina financiara tuturor factorilor implicati.
Integrarea informatiilor financiare
Fiind un singur sistem, exista o singura viziune a rezultatelor. Se elimina astfel problema "adevarurilor multiple",
in care fiecare departament are propriul set de rezultate, analize si concluzii, adesea contradictorii.
Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii, plecand de la planificare,
asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de productie si, nu in
ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite si terminand
cu dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri. Un astfel de sistem ERP permite factorilor de
decizie realizarea unor analize complete asupra realizarii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si
prin caracterul flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluari si predefiniri ale
tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii ebusiness si comunicare on line.
2. Motivatia implementarii sistemelor ERP
In general, conform studiilor publicate, exista doua tipuri de motivatii care determina implementarea unui ERP:
2.1 Motivatii tehnologice
Inlocuirea unui sistem informational neintegrat (mai multe aplicatii in care se opereaza independent);
Inlocuirea unuia sau mai multor sisteme depasite tehnologic, integrate sau nu;
Imbunatatirea calitatii si accesibilitatii informatiilor;
Integrarea proceselor de business si a sistemelor care le sustin;
Achizitia unui sistem capabil sa sustina cresterile prognozate de business;
Simplificarea procesului de integrare a noi business-uri (de exemplu, achizitia unor alte companii) in
infrastructura tehnologica curenta.
2.2 Motivatii operationale
Optimizarea proceselor de business;
Reducerea costurilor structurale;
Imbunatatirea timpilor de raspuns la cererile clientilor;
Simplificarea proceselor de business complexe, dar ineficiente;
Implementarea de noi strategii de business;
Expansiunea masiva a businessului;
Standardizarea proceselor de afaceri la nivelul companiei.
3. Caracteristicile tehnologiei ERP
3.1 Flexibilitate
Pentru achizitia unui ERP trebuie sa se aiba in vedere urmatoarele aspecte:

In conditiile in care o investitie intr-un sistem ERP este, de obicei, semnificativa, tinand cont de tendintele de
intensificare a dinamicii pietei si de faptul ca orice companie are ca obiectiv cresterea, se pune problema unei
alegeri intre un sistem accesibil financiar la momentul actual, dar care nu va acoperi viitoarele nevoi si achizitia
unui sistem costisitor, dar viabil in viitor. Pe langa costurile directe de achizitie si implementare trebuie luate in
calcul si cele indirecte, legate de actualizarea infrastructurii necesare unui sistem complex si scalabil.
Nu de putine ori, din ratiuni economice, se opteaza pentru solutia accesibila, compania urmand sa repete socul
unei noi implementari in conditiile in care in viitor va avea un business si mai complex si o structura de
personal utilizator de sistem ERP stufoasa.
In mod evident, este de preferat ca solutia implementata sa ofere posibilitatea unui start-up accesibil, urmand ca
pe masura dezvoltarii afacerii sa fie activate noile procese si fluxuri necesare desfasurarii unei activitati

normale. De asemenea, avand in vedere impactul unei implementari si durata asimilarii noului sistem, este in
favoarea clientului sa porneasca cu o configuratie mai simpla, dar controlabila.
Un factor de amortizare a impactului implementarii este reprezentat de atentia acordata interfetei utilizator.
Aceasta trebuie sa respecte un standard de simplitate, de atentie la detalii, sa fie intuitiva si atractiva, sa fie
capabila sa capteze curiozitatatea utilizatorului si sa-i creeze un semntiment de confort. Indiferent de
functionalitatile sistemului, lipsa unei astfel de interfete genereaza un fenomen de respingere la nivelul
utilizatorului.
Tehnologiile incorporate intr-un sistem ERP permit rularea eficienta a tuturor componentelor ( client, server
aplicatie, server baza de date, server de raportare OLAP ) pornind de la un singur calculator si ajungand, in
functie de diverse configurari, la sute de clienti distribuiti geografic la nivel national, care opereaza in timp real.
O configuratie de start-up cost effective poate porni de la un server de baze de date gratuit tip Express Edition
(Microsoft SQL Server, Oracle), instalat pe un sistem de operare server /non-server low cost (Windows,
Linux), un server de aplicatii ERP si un numar dorit de clienti, care comunica eficient cu serverul de aplicatii.
Configurarile initiale ale aplicatiei vor favoriza o operare simpla, orientata pe documente, urmand ca pe masura
expansiunii economice a companiei si in urma cresterii nevoii de control, sa se treaca la o configurare bazata pe
procese si fluxuri.

3.2 Scalabilitate
Scalabilitatea solutiei ERP este virtual conditionata de infrastructura hardware, tehnologia software si de capacitatile
canalelor de comunicatie. Fiind o solutie optimizata pentru lucrul cu un server de baze de date, este posibila gestionarea
unor volume uriase de date, oferind facilitati extinse de operare si raportare avansata.
3.3 Ciclu de viata
Toate tehnologiile utilizate trebuie sa fie de ultima generatie, pentru a putea fi nativ acceptate de catre urmatoarea
generatie de sisteme de operare .
3.4 Securitate
Un sistem ERP trebuie sa utilizeze implementari ale celor mai noi standarde internationale de securitate privind
arhitecturile bazate pe servicii;
Securitatea poate fi configurata conform infrastructurii existente la client, datorita flexibilitatii oferite de
sistemul de operare. Schimbul de date poate fi securizat cu ajutorul certificatelor X509, folosind securitatea
oferita de canalele VPN sau utilizand oricare dintre optiunile disponibile. De asemenea, fluxul de date este
comprimat pentru optimizarea costurilor cu infrastructura de comunicatii.
3.5 Mentenanta
Un sistem ERP trebuie proiectat pentru a reduce costurile de administrare, indiferent de dimensiunile unei
implementari, oferind in acelasi timp garantia unei incorporari facile de tehnologie noua.
3.6 Interoperabilitate
De multe ori sistemele ERP trebuie sa fie integrate cu alte aplicatii ale beneficiarului pentru a o oferi un suport de
decizie manageriala extrem de eficient in timp real. Caracterul de aplicatie deschisa catre alte sisteme este data, de
regula, de arhitectura sistemului.
4. Riscurile implementarii unui sistem ERP
Riscurile cele mai frecvente intalnite in piata, in functie de situatiile in care se afla organizatiile, relative la
implementarea unei solutii de tip ERP sunt:
Compania nu are un sistem integrat, activitatea a crescut, managerii nu mai controleaza afacerea.
Acest caz este cel mai predispus la rezultate extreme. Daca proiectul reuseste, diferentele pozitive vor fi atat de
mari incat cazul va deveni de referinta, dar daca esueaza, distruge increderea in sistemele minune pentru o
perioada lunga de timp.

Riscuri:
Definirea deficitara a cerintelor
Daca in cadrul organizatiei nu exista o persoana care sa mai fi participat la o implementare de ERP, exista
probabilitatea ca managementul sa nu fie constient de riscurile implementarii, deci nu vor defini obiectiv cerintele.
Selectia unui sistem ERP nepotrivit
Nu sunt definite cerintele. Fiind la primul contact cu un sistem ERP, totul va fi incantator in cadrul prezentarilor si
exista riscul sa fie ales primul sistem vizionat.
Slaba comunicare in cadrul proiectului
Fiind o companie condusa la modul antreprenorial, este foarte probabil sa nu existe definite procese de lucru. Sunt
necesare sesiuni de comunicare legate de modul cum vor decurge lucrurile in viitor.
Neestimarea corecta a timpilor si eforturilor
Neexistand procese, nu sunt definite asteptarile, se stie numai ca asa nu se mai poate continua.
Training inadecvat
Este necesar un training prelungit, cu multe etape de verificare a nivelului de absortie a cunostintelor.
Este foarte posibil sa nu existe rezerve de timp alocat trainingului, datorita problemelor curente care depind
exlusiv de abilitatile personalului.
Reduceri de costuri nefundamentate
Daca nu exista infrastructura IT, costul final al proiectului poate determina decizii de reducere a acestora.
Maparea incorecta a proceselor de afaceri pe sistemul ERP
Daca compania este la un nivel in care flexibilitatea este un avantaj de business decisiv implementarea unui ERP
rigid, foarte complex in raport cu activitatea prestata, va duce la esuarea implementarii.
Compania are unul sau mai multe sisteme informatice, integrate sau nu, care nu mai satisfac necesitatile
curente.
Riscuri:
Definirea deficitara a cerintelor
Compania se concentreaza pe identificarea unui soft care sa rezolve problemele curente, se pierde din vedere
ansamblul.
Oponenta la schimbare
o

Exista deja create automatisme care vor fi greu de inlaturat;

Exista diferite grade de satisfactie in legatura cu diversele softuri utilizate. Daca se abordeaza o
implementare simultana la nivel de companie, se va crea un curent negativ acolo unde noul sistem nu va
acoperi la fel de bine cerintele precum vechea aplicatie, desi per ansamblu valoarea adaugata a noului
sistem este incontestabila;

Datorita existentei mai multor aplicatii, exista un oarecare grad de independenta si flexibilitate. Noul sistem
fiind integrat, va impune o rigoare in fluxurile companiei care va genera initial tensiuni, mai ales
interdepartamentale;

In cadrul procesului de implementare, se vor descoperi tot felul de detalii care erau tratate mai accesibil in
vechile aplicatii, probabil foarte customizate de-a lungul timpului pe specificul clientului. Daca nu se
intelege ca procesul de adaptare este unul de durata, se poate bloca implementarea, pierzandu-se din vedere
beneficiile majore aduse de un sistem integrat, care si el va fi adaptat in timp;

Daca sistemele curente sunt dezvoltate in-house, exista probabilitatea ca si dezvoltatorii lor sa fie un
puternic factor negativ pe parcursul implementarii. Vor fi evidentiate in permanenta eventualele puncte
slabe ale implementarii, incercandu-se crearea unui curent negativ privind succesul proiectului.

 Compania a esuat in implementarea unui sistem ERP si decide reluarea procesului.

Riscuri:

Oponenta la schimbare
o

Implementarea demareaza pe un teren minat. La prima senzatie de deja-vu, reala sa nu, toate frustrarile
precedente vor reveni;

Din dorinta de nu a repeta greselile trecutului, procesul de decizie al noului sistem este complicat, de
durata, se cer foarte multe opinii, nu toate obiective. Exista riscul ca, la final, sa se repete greseala
precedenta, intr-o alta forma. Se trece de la o extrema la alta.

Slaba comunicare in cadrul proiectului

Efortul implementatorului de a gestiona asteptarile si de a controla perceptiile in diversele faze ale proiectlui sunt
enorme. Factorii decizionali ai clientului care au responsabilitatea proiectului trebuie sa fie bine pregatiti si dispusi
sa ia masuri extreme pentru a garanta finalitatea implementarii.

Definirea deficitara a cerintelor

Lipsa unei analize obiective privind cauzele esecului precedent, in situatia in care noul implementator este lipsit de
o mare experienta, pot conduce la asumarea exclusiva raspunderii proiectului in curs de catre acesta, din dorinta de
a prinde clientul. Riscurile sunt in acest caz majore pentru ambii parteneri.

Lipsa implicarii top managementului in implementare

Lipsa de motivatie a personalului care a trecut deja printr-un proces traumatizant poate reduce masiv sansele de
reusita.
Compania pierde teren in fata competitiei si vede in implementarea unui sistem ERP o solutie salvatoare.
Riscuri:

Asteptari nerealiste privind beneficiile

Clientul ignora faptul ca ERP-ul este un instrument complex care optimizeaza/automatizeaza niste procese de
business functionale. In situatia in care aceste procese nu sunt coerente, din diverse motive, implementarea unui
ERP va avea un efect sub asteptari.

Neestimarea corecta a timpilor si eforturilor

o

Resursele umane si financiare investite vor complica si mai mult situatia clientului.

Multe alte riscuri care decurg din diferenta dintre asteptarile clientului, resursele sale disponibile si
contextul specific ecosistemului de business al clientului.