Administracin del tiempo

Bienvenidos

Administracin del tiempo

Reglas
ReGLaS
dE EsTe CuRso
Decomiso de
celulares y cualquier
cosa que se le
parezca

Materiales sern
enviados por
correo electrnico
al final del curso

No laptops o lo que
se le parezca

Enroque;
Participacin
activa

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Cambiarse de mesa
Sentarse enseguida de
alguien que no conozca
Las mesas deben tener
al menos 3 personas

Administracin del tiempo

Temario

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Introduccin
y autodiagnstico

DINMICA

Qu es el tiempo?

Administracin del tiempo

Qu es el Tiempo?

=
= /

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Administracin del tiempo

Qu es el Tiempo?

Tiempo=

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= /

DINMICA

Si esta es la frmula, Cmo mejoro el tiempo?

Tiempo=

= /

Administracin del tiempo

Si esta es la frmula, Cmo mejoro el tiempo?

Disminuyendo
la distancia
Tiempo=

Tiempo= / = /

Aumentando
la velocidad

Tiempo= / = . /

= . /

DINMICA

1. Cmo disminuyo la distancia?

2. Cmo aumento la velocidad?

Administracin del tiempo

Cmo disminuyo la distancia?

Cmo aumento la velocidad?

DINMICA

Qu es la Administracin del tiempo?

Administracin del tiempo

La relacin tiempo - productividad

Administracin del tiempo

La administracin del tiempo

Todos tenemos
las mismas 24
horas, desde el
ms rico hasta el
ms pobre, desde
el mas
productivo al
menos

Por lo tanto
todos estamos en
igualdad de
condiciones

Tambin nos
queda claro que
el no tener
tiempo es un
pretexto

La ADT nos lleva

al xito porque
nos permite
organizarnos y de
esta forma
comenzar a
cumplir ms
metas en menos
tiempo

Administracin del tiempo

Dos reas que impactan la Administracin del tiempo

Herramientas
de
administracin
del tiempo
Tcnicas
Personales

DINMICA

Cul de las dos es mas importante?

1. Tcnicas Personales
2. Herramientas de administracin del tiempo

Administracin del tiempo

Dos reas que impactan la administracin del tiempo

Tcnicas
Personales

Herramientas de
administracin del
tiempo

Autodiagnstico
Administracin del tiempo
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TAREAS QUE TENGO QUE HACER

PERO NO ME GUSTA HACER

TAREAS QUE NO TENGO QUE HACER

PERO ME GUSTA HACER

TAREAS MUY IMPORTANTES QUE

TENGO QUE HACER PERO NO LAS
HAGO

TAREAS POCO IMPORTANTES QUE

HAGO PERO NO DEBERIA HACERLAS

Tip:
No dejes para mas tarde
lo que te debes comer hoy

Comete esa Rana

Administracin del tiempo
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Todos tenemos
nuestras ranas,
tareas importantes
que hacemos a un
lado por alguna
razn

Administracin del tiempo

Anfibio con pan tostado

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Si te comes una rana viva todas

las maanas sabrs que ya
experimentaste la peor cosa
que te va a pasar en ese da.
Probablemente tienes ranas
escondidas en tu escritorio y en
tus listas de cosas por hacer.
Tus ranas son las tareas que
sabes que son prioridad pero
que las Haz puesto al fuego
lento por alguna razn.
Es tiempo de aprender a como
hacer bocadillos de esos
problemas difciles.

Tip:
Enfoque

Administracin del tiempo

Aprende a Enfocarte y a ver con

claridad

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Administracin del tiempo

Enfoque y claridad

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La habilidad de
enfocarse en una sola
cosa para lograr la tarea
ms importante es el
principal determinante
de tu xito.
Las complicaciones
vienen, cuando pierdes la
claridad acerca de cuales
realmente son tus
verdaderas metas y
objetivos.
La falta de claridad
puede ser mortal, porque
limita la accin, y la
accin es la clave xito.

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Ejercicio:

Enfoque

Claridad

Concentrarse
en la tarea
mas
importante.

Tener claro
cual es el
objetivo y la
meta.

Administracin del tiempo

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Como obtener Claridad y Enfoque

La angustia y el estrs
proviene de todas las cosas
que tienes que hacer y el
poco tiempo que se tienes
para hacerlas.
Escoge el reto ms
importante, esa ranota que
tienes en tus pendientes y
enfrntala efectivamente.
La gente exitosa se lanza
directamente sin dudar a su
tarea ms importante en
cualquier punto del da.

Tip:
Buenos Hbitos

Administracin del tiempo

Hbitos

Es imposible desarrollar claridad

y enfoque si no desarrollas
buenos hbitos de trabajo.
Cerca del 95% del xito de tu
vida depende de los hbitos que
cultivas.
Los buenos hbitos son como tus
mejores amigos y los malos
hbitos (vicios) sern tus peores
enemigos.

Desarrollo de buenos Hbitos

Administracin del tiempo

Vas a necesitar
tomar
decisiones

3 cualidades
para
desarrollar
hbitos
exitosos

Vas a necesitar
determinacin

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Vas a necesitar
disciplina

Ganar es un hbito
Administracin del tiempo
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Por ejemplo, un hbito esencial

es aprender a pensar en papel.
Solo alrededor del 3% de los
adultos se han tomado la
molestia de escribir sus metas
en papel.
Mas del 95% trabaja a diario sin
un plan.

DINMICA

1. Qu hbitos tengo que desarrollar para

administrar mejor mi tiempo?
2. Qu vicios tengo que me impiden
aprovechar el tiempo?

Administracin del tiempo

Enemigos de la administracin del tiempo

Desidia
Permite que las tareas se acumulen.

Desorganizacin
Permite que todo sea importante y urgente.

Flojera
Benjamin Franklin dijo alguna vez:
en una carrera, la pereza es rpidamente
alcanzada por la pobreza

Tip:
Primero lo Primero

Administracin del tiempo

La Meta: Empieza con un fin en mente

Establece prioridades: Primero lo primero

Administracin del tiempo
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Tu tienes el poder de
cambiar quien eres, pero
eso significa cambiar
como actas.
Nunca dejes que tus
prioridades mas
importantes caigan
victimas de las menos
importantes.
Cada papel que juegas en
la vida tiene un elemento
importante, no te dejes
arrastrar por lo urgente.

Administracin del tiempo

Matriz de Importancia - Urgencia

Urgente

No Urgente

I
Crisis
problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen

II
Prevencin
Actividades de CP
Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades
Planificacin y recreacin

III
Interrupciones, algunas llamadas
Correo, algunos informes
Algunas reuniones
Cuestiones inmediatas
Actividades populares

IV
Trivialidades
Algunas cartas
Algunas llamadas telefnicas
Perdidas de tiempo
actividades agradables

Importante

No
importante

Administracin del tiempo

Resultados
Importante

No
importante

Urgente

No Urgente

I
Estrs
Agotamiento
Administracin de crisis
Siempre apagando incendios

II
Visin, perspectiva
Equilibrio
Disciplina
Control
Pocas crisis

III
Concentracin en los plazos cortos
Administracin de crisis
Carcter de camalen - atento a la
reputacin
Considera que las metas y los planes no
valen la pena
Se siente imponente, excluido del control
Relaciones muy frgiles o rotas

IV
Total irresponsabilidad
Despido de los empleos
Dependiendo de otros
Gobernado por apremios
bsicos

Administracin del tiempo

Ejercicio:
Revisa la tareas que desarrollaste en el autodiagnstico, ahora acomdalas en este
cuadrante de la Matriz Importancia - Urgencia:

Urgente
Importante

No
importante

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No Urgente

Tip:
Establece Listas por hacer

Listas por hacer

Administracin del tiempo
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1. Establece la meta, decide

exactamente que es lo que
quieres.
2. Escribe en papel esta meta.
3. Fija una fecha lmite para
cuando piensas lograr esta
meta.
4. Enlista lo que necesitas para
lograr esa meta.
5. Convierte esa lista en un plan
de accin. Organzalo por
prioridad y secuencia.
6. Toma accin inmediatamente.
Haz lo que sea, pero no dudes
en hacerlo.
7. Promete que tomars un paso
pequeo hacia esa meta cada
da.

DINMICA

Revisa la matriz Importancia Urgencia que

desarrollaste con anterioridad, ahora establece
una lista por hacer, organzala por prioridad
y secuencia.

Listas por hacer

Administracin del tiempo
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Con tus listas por hacer

claras y enfocadas lo
siguiente es ms que nada
una cuestin de seguir
empujando hacia adelante
hasta que logres tu meta.
La accin sin planeacin te
lleva al fracaso y a la
desilusin, as que aprende
a planear diariamente.
Siempre trabaja con una
lista. Desarrolla tu lista
antes de dormir la noche
anterior para que tu
subconsciente trabaje en
ella toda la noche mientras
duermes.

Listas por hacer, algunas recomendaciones

Administracin del tiempo
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Haz diferentes listas

para propsitos
distintos.
Haz una lista
maestra.
Haz una lista para el
mes entrante al final
de cada mes, Haz
una lista semanal por
adelantado y por
supuesto, una lista
diaria.

Tip:
Establece un plan

Administracin del tiempo

Regla 10/90: Establece un plan

Invirtiendo el 10 %
de tu tiempo antes
de empezar
cualquier tarea te
ayudar a utilizar el
90 % restante de
manera ms efectiva

Administracin del tiempo

Regla 10/90: Establece un plan

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Tip:
La Regla 80/20

Administracin del tiempo al estilo Pareto

Administracin del tiempo
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En 1895, el economista
italiano Wilfredo Pareto
encontr que el 20% de la
gente generaba el 80%
del dinero.
Despus descubri que
esta proporcin aplicaba
a toda actividad
econmica, social,
productiva, etc.

Administracin del tiempo

La Ley de Pareto

Administracin del tiempo

Administracin del tiempo al estilo Pareto

Si tienes una lista de cosas por hacer con 10
cosas enlistadas, dos de esas diez cosas
generaran el 80 % de lo que recibes a cambio de
hacer la lista completa.
Cuando ves tu lista, vas a estar tentado por
hacer primero las cosas pequeas para que las
puedas marcar y obtener una sensacin de
cumplimiento.
Ese es el problema. Esas tareas pueden que no
sean significativas para tu actividad productiva

DINMICA

Ve la ltima lista que desarrollaste, cuales son

las tareas que te darn el 80% de tu xito?

Administracin del tiempo al estilo Pareto

Administracin del tiempo
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La parte ms difcil de
cualquier tarea es empezar.
La administracin del tiempo
en realidad es tomar el
control de una secuencia de
eventos que afectan tu vida.
La gente efectiva se
disciplina a si misma para
atender la tarea ms
importante primero,
siempre.
Eso quiere decir que se
disciplinan a comerse esa
rana. Mmmmmmmh, que
rico!

Tip:
Buscar ser Perfecto es ser
imperfecto

DINMICA

Por qu es importante buscar la perfeccin?

La asntota de la perfeccin

P= 90%
P= 80%

T = 2.5 meses

30 pp = 1.5 meses

P= 50%
50 pp = 1 mes

Tiempo

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T= 5 meses

15 pp = 2.5 meses

T=1 mes

Conocimiento / dominio de una tarea

Administracin del tiempo

P= 100%

DINMICA

Por qu es importante NO buscar la

perfeccin?

Administracin del tiempo

Se trata de ser
eficiente no de
ser perfecto

Tip:
Piensa en el largo plazo

Administracin del tiempo

Pensamiento a largo plazo

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Para sobresalir, piensa a largo

plazo.
Antes de que empieces un
proyecto, hazte esta pregunta:
cul es la consecuencia de no
hacer esta tarea?
Hay que estar dispuestos a
retardar la gratificacin a corto
plazo con el fin de lograr mejores
resultados a largo plazo.
Claro, hay que pensar si hacer
esa tarea nos ocasiona ms
problemas a la larga.

Pensamiento a largo plazo

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Los fracasados hacen lo que les alivia

la tensin mientras que los ganadores
hacen lo que los lleva a lograr sus
metas -Dennis Waitley
Mantn en mente, la raz de la palabra
motivacin es motivo.
Para ser exitoso, tienes que darte un
buen motivo para las decisiones que
tomas.

Tip:
Produce Resultados

reas de Resultados Clave

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Para volverse ms
efectivo, pregntate
porque estas en la
nmina.
Te han contratado para
generar resultados.
La mayora de los puestos
tienen resultados claves,
cosas especficas que
deben de hacerse.
Para mejorar tu
desempeo, identifica las
reas de resultados
claves.

reas de Resultados Clave

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Por ejemplo, estas son las reas de

resultados clave para una persona
de ventas en una organizacin
tpica.
Prospeccin.
Hacer presentaciones.
Cerrar ventas.
Servicios de venta para cuentas
existentes.
Labores administrativas y papeleo.

DINMICA

Ejercicio: Resultados clave

1. Cuales son las reas claves en mi trabajo

en donde tengo que dar un buen resultado?
2. Cuales son las reas claves en mi familia
en donde tengo que dar un buen resultado?

reas de Resultados Clave

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Identifica tus reas de resultados

clave y asegrate de que le
destinas la cantidad adecuada de
recursos para manejarlas.
Califcate en cada rea.
Tu rea de resultados clave ms
dbil define el techo del
desempeo de tus otras reas de
resultados clave.
Tu rea de resultados clave ms
dbil es una ancla que te mantiene
de navegar adelante con tus otras
habilidades y activos.

DINMICA

De la lista de resultados claves que acabamos

de hacer, como te calificaras?

reas de Resultados Clave

Administracin del tiempo

Si mejoras tu rea ms
dbil, mejorars tu
desempeo general.
Todos tenemos
debilidades. Identifica
las tuyas y refurzalas.
Pregntate:

cul es el rea de
habilidad que pudiera
mejorar y tendra el mayor
impacto en mi trabajo?

Todas las habilidades se

pueden aprender,
simplemente ataca el
rea en la cual necesitas
mejorar y adelante.

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Tip:
La ley de la eficiencia
forzada

Administracin del tiempo

La ley de la eficiencia forzada

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Nunca hay
tiempo para
hacer todo,
pero siempre
hay tiempo para
hacer la cosa
mas
importante

Administracin del tiempo

La ley de la eficiencia forzada

Administracin del tiempo

La ley de la eficiencia forzada

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Las cosas que ms importan nunca

deben de estar a la merced de las cosas
que menos importan. - Goethe

Tip:
Identifica tus limitantes

Identifica tus limitantes claves

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T tienes tus metas y no las

haz logrado todava.
Qu es lo que te esta deteniendo?

Contestar esa pregunta

puede ser crucial para
construir un maana ms
exitoso.
Las limitantes siempre
afectan la realizacin de
una tarea.

Administracin del tiempo

Identifica tus limitantes claves

La regla 80/20
se aplica a tus
problemas

Entonces en
cuales te debes
de concentrar?

El 80% de tus
problemas
provienen del
20 % de los
obstculos que
enfrentas.

DINMICA

Ve la lista que desarrollaste al inicio de este

curso, Qu es lo que te esta deteniendo?

Tip:
Auto motvate

Convirtete en tu propio Porrista

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El cambio siempre es un
reto.
Para enfrentarte al reto de
convertirse ms eficiente,
necesitas el apoyo del mejor
porrista del mundo, t!
Convirtete en un optimista
para siempre Cuando
realmente dependes de ti, ya
no te puedes dar el lujo de
sentirte mal contigo mismo.
Responde positivamente al
comportamiento de los
dems a sus palabras y
acciones.

Convirtete en tu propio Porrista

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Siempre hblate a ti mismo

positivamente.
Arrglatelas para
permanecer contento y con
energas.
Los optimistas buscan lo
bueno de cualquier
situacin, encuentra la
leccin.
Aprende a creer que las
dificultades no vienen para
obstruirnos si no para
instruirnos.
Visualiza tus metas.

Tip:
Usa la tecnologa

Administracin del tiempo

Usa la tecnologa
!Usa la tecnologa para ser productivo!
Utiliza Outlook o cualquier agenda
electrnica.
Que sea el centro de productividad de tu vida
diaria.
Para que funcione necesitas ser disciplinado.
Si no eres disciplinado todava, empieza con
una agenda de papel.

Muchas Gracias

Lic. Hugo Alberto Becerra E.

Cel.: 044 (656) 199.8976
Tel: (656) 627.1672
Email: hugo@bkinstitute.com
www.bkinstitute.com

Administracin del tiempo

Referencias
!Comete esa Rana! Maneras para dejar la desidia y hacer ms en
menos tiempo - Brian Tracy
7 hbitos de la gente altamente efectiva Stephen Covey
Metodologa Diest- Hugo A. Becerra Espinoza