Guia Elaboración Codificacion

REPBLICA DE COLOMBIA
DEPART AMENTO DE SUCRE
NORMA
FUNDAMENTAL
(DECRETO 0401 DE
2010)
CDIGO
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FECHA DE APROBACIN
31 de diciembre de 2009
GOBERNACIN
GUA PARA LA ELABORACIN DE

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN
DE CALIDAD
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU

REPRODUCCION POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION ESCRITA DEL GOBERNADOR
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Tabla de Contenido
CAPTULO I
1. ELABORACIN Y CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA
DE GESTIN DE LA CALIDAD.4
1.1.
Objetivo4
1.2.
Alcance4
1.3.
Definiciones4
1.4.
Estructura General de la documentacin..7
1.5.
Presentacin de un documento...8
1.6.
Control de revisin y aprobacin 11
1.7.
Versin de los documentos.12
1.8.
Cuerpo del documento contenido mnimo.12
1.9.
Diagrama de flujos 14
1.10.
Codificacin de los documentos.15
CAPTULO II
2. GESTIN DOCUMENTAL, IMAGEN E IDENTIDAD CORPORATIVA..18
2.1.
Objetivo18
2.2.
Alcance18
2.2.1.
Elaboracin de Oficios..18
2.2.2.
Elaboracin de circulares.23
2.2.3.
Elaboracin de circular externa (carta circular) 25
2.2.4.
Elaboracin de circular interna o general. 25
2.2.5.
Elaboracin de certificados y constancias 25
2.2.6.
Elaboracin de actas.28
2.2.7.
Elaboracin de resoluciones y decretos.33
2.2.8.
Certificado de disponibilidad presupuestal.. 35
2.2.9.
Formato control asistencia a eventos 36
2.2.10. Otros documentos.36
2.2.11. Elaboracin de las presentaciones con diapositivas37
2.2.12. Fondo de pantalla o escritorio..39
2.2.13. Imagen corporativa en pendones, chalecos y suvenires.40

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CAPTULO III
3. APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL... 41
3.1.
Objetivo..41
3.2.
Alcance..41
3.3.
Instructivo de aplicacin..41
3.3.1.
Organizacin de los archivos de gestin......41
3.3.2.
Ordenamiento de expedientes (series y subseries
documentales)..41
3.3.3.
Identificacin de carpetas42
3.3.4.
Foliacin.42
3.3.5.
Rotulacin de carpetas o legajos internos44
3.3.6.
Unidades de almacenamiento que pueden usarse en los archivos
de gestin de la Gobernacin de Sucre47
3.3.7.
Transferencia de los archivos de gestin al archivo
central.48
3.3.8.
Controles de prstamo de documentos51
3.3.9.
Pautas de preservacin y conservacin de documentos en archivos
de gestin...51
3.3.10. Especificaciones de restauracin...53
3.3.11. Instrucciones de diligenciamiento del Formato nico de
Inventario Documental.....54
CAPTULO IV
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ..58

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CAPITULO I
ELABORACIN Y CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE
GESTIN DE LA CALIDAD
1.1 Objetivo
Unificar y estandarizar los criterios bsicos para la elaboracin y codificacin de
los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de la GOBERNACION
DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE.
1.2.
Alcance
Esta norma describe desde los aspectos de forma y redaccin de los documentos
hasta el contenido de los mismos. Las directrices dadas aplican para toda la
documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de la GOBERNACIN DEL
DEPARTAMENTO DE SUCRE.
1.3.
Definiciones
Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple

con los requisitos.
Documento: Segn norma NTCGP-1000: 2004: Informacin y su medio de

soporte.
Ejemplo: Formato, especificacin, procedimiento documentado, dibujo,
informe, norma.
Nota: El medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico,
muestra patrn o una combinacin de estos.
Diagrama de Flujo: Es la representacin grfica de las actividades del (os)

procedimiento (s) que debe seguirse para la ejecucin de un proceso o

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subproceso. Se simbolizan con las convenciones establecidas en el

presente documento, que son compatibles con las universales.
Especificacin: Documento que establece unos requisitos, que pueden

estar relacionados con actividades como por ejemplo: Procedimiento
documentado, especificacin de proceso y especificacin de ensayo/prueba
o con productos o servicios; tales como una especificacin de un producto,
de un desempeo, un plano o de un servicio derivado de una
reglamentacin.
Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas

tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposicin
final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Formato: Documento diseado para consignar datos sobre una actividad,

procedimiento o proceso.
Instructivo: Documento breve que describe el CMO se deben realizar

las diferentes actividades en un puesto de trabajo especifico o para una
actividad especfica.
Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de

la Calidad de la GOBERNACIN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE.
Modelo Operativo por Procesos: Metodologa mediante la cual se

desarrolla el Modelo Gerencial fundamentado en el Sistema de Gestin de
la Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno. A travs de l, se
identifican entre otros aspectos: los beneficiarios usuarios de los bienes y
servicios; los resultados y productos de cada proceso orientndolos a la
satisfaccin de sus clientes y/o grupos de inters; los procedimientos con
los respectivos responsables para la ejecucin de los mismos; la definicin
de los insumos requeridos para satisfacer los requisitos de calidad y la
determinacin de los proveedores que deben suministrarlos.
Poltica de la Calidad: Intencin(es) global(es) y orientacin(es) relativa(s)

a la calidad definidas y expresadas formalmente por la Alta Direccin de la
Gobernacin del departamento de Sucre.

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Nota al Pie: Aclaracin que se hace en la parte inferior de la pgina para

ampliar una idea expresada en el texto.
Plan de Calidad: Segn la norma NTCGP-1000: 2004: Documento que

especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse,
quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse, a un proyecto, proceso,
producto o contrato especifico.
Procedimiento: Indican los aspectos generales a tener en cuenta dentro

de un determinado grupo de actividades. Indican QU, QUIN y CUNDO
se deben realizar.
Proceso: Conjunto de actividades que se realizan sobre unos insumos con

el propsito de agregarles valor para obtener un producto o servicio.
La Gobernacin del departamento de Sucre, define para su Modelo
Operativo los siguientes procesos: Estratgicos, Misionales, de Apoyo y de
Evaluacin y Control.
Procesos Estratgicos: Incluyen procesos relativos al

establecimiento de polticas, estrategias, fijacin de objetivos,
provisin de comunicacin, cultura organizacional y de medicin,
anlisis y mejora del Sistema de Control Interno y del Sistema de
Gestin de la Calidad.
Procesos Misionales: Incluyen todos los procesos que

proporcionan el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento de su objeto social o razn de ser y los relacionados
con la participacin social de conformidad con lo establecido en
la Constitucin Poltica de Colombia.
Procesos de Apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para el

aseguramiento de la provisin de los recursos que son necesarios
en el desarrollo de los procesos estratgicos y misionales, y para
la operacin normal de la Gobernacin del departamento de
Sucre.
Procesos de Evaluacin y Control: Incluyen aquellos necesarios

para medir y recopilar datos para el anlisis del desempeo y la
mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los
procesos estratgicos, de apoyo y misionales.

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Registro: Segn la norma NTCGP-1000: 2004: Documento que presenta

resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
Revisin. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la

adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin,
para alcanzar unos objetivos establecidos.
Sistema de Gestin de la Calidad. Es uno de los Sistemas en los cuales

se fundamenta el Modelo Gerencial de la Gobernacin del departamento de
Sucre, que se constituye en una herramienta de gestin sistemtica y
transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en
trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios
que se proporcionan a la comunidad.
1.4.
Estructura General de la Documentacin
La estructura de la documentacin del Sistema de la Calidad est definida por la

siguiente pirmide documental:

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1.5.
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Presentacin de un Documento
Para presentar los documentos del Sistema de Gestin de Calidad en la

Gobernacin del departamento de Sucre, se tendrn en cuenta las siguientes
especificaciones.
1.5.1. Encabezado
A:
B:
C:
D:
E:
Logotipo de la GOBERNACIN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE

Grupo general de documentacin al que pertenece el documento
Cdigo del documento
Versin del documento
Fecha de aprobacin del documento, que indica la vigencia del mismo
Los textos mencionados se escriben en letra Arial 10.
1.5.2.
Pie de Pgina
Se colocar la frase: ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA

GOBERNACIN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU
REPRODUCCION POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION ESCRITA
DEL GOBERNADOR al pi de pgina de los documentos del Sistema de Gestin
de la Calidad, en Arial 8, cursiva. Seguido se colocar en Arial 10 y negrilla la
pgina y el nmero de hojas del documento. Por ltimo si el documento lo requiere
se colocar enmarcado en un rectngulo la frase COPIA CONTROLADA, en Arial
8, tal como aparece en el ejemplo
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1.5.3.
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Textos
Para la redaccin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de la

Gobernacin del Departamento de Sucre, deben tenerse en cuenta los siguientes
aspectos:
1.5.3.1.
Fuente del texto
Tipo de letra: Arial
Tamao de la fuente: 12 en documentos de Word y en los Formatos podrn

variar del 12 al 6 segn se ajuste
Tamao de la fuente para el pie de pgina: 6
1.5.3.2.
Espacios
Interlineado a espacio sencillo.
1.5.3.3.
Ttulos
Para la numeracin de los ttulos se emplean nmeros abreviados arbigos

empezando por el 1 y seguidos de punto. Los niveles de numeracin
pueden continuarse hasta tercer subnivel para facilitar su identificacin o
utilizar vietas.
Los Ttulos de primer nivel se elaboran en letra tipo Arial, de doce (12)
puntos, en negrilla, mayscula sostenida.
Ejemplo: 6. RESPONSABILIDADES.
Los ttulos de segundo nivel se elaboran en letra tipo Arial, de doce (12)
puntos, en negrilla, mayscula inicial
Ejemplo: 6.1. Responsabilidades Gerenciales
Los Ttulos de tercer nivel se elaboran en letra tipo Arial, de doce (12)
puntos, en negrilla, mayscula inicial
Ejemplo: 6.1.1. Gerencia del Complejo

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Los Ttulos de cuarto nivel se elaboran en letra tipo Arial, de doce (12)
puntos, normal, mayscula inicial.
Ejemplo: 6.1.1.1. Gerencia de Recurso Humano
La redaccin de los textos debe hacerse de manera impersonal, los verbos

se utilizan en tiempo presente y en modo infinitivo o imperativo; no se usan
en tiempo futuro.
Todos los documentos tienen como destino final un usuario, de manera que
su redaccin debe ser de fcil comprensin a todo nivel, la redaccin de
todos los documentos se hacen pensando siempre en el usuario.
Los documentos se imprimen por una cara en papel blanco tamao carta.
1.5.3.4.
Mrgenes de los documentos
Los mrgenes de los documentos se presentan a continuacin

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1.6.
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Control de Revisin y Aprobacin
Los documentos y formatos del Sistema de Gestin de Calidad deben llevar al

final del texto un cuadro que indique el nombre y cargo de los responsables de
elaboracin, revisin y aprobacin de los mismos.
Elaborado por: Equipo MECI-SGC
Fecha:
Revisado por: Representante de la Alta Direccin
Fecha:
Aprobado por: Comit de Control Interno
Fecha:
Los textos mencionados anteriormente se escriben en letra Arial 10

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1.7. Versin de los Documentos:

La versin de los documentos se escribir en nmeros.
Una vez aprobado el documento comenzar en la versin 01 e ir
incrementndose en uno a medida que sufra cambios de fondo, los cuales son
reportados mediante el formato Solicitud de Cambios por el responsable del
proceso al Coordinador de Calidad o quien haga sus veces.
Los cambios que se originen de una versin a otra deben ser de fondo, ms no de
forma y es responsabilidad del Coordinador de Calidad o quien haga sus veces,
determinarlo.
En los casos en que solo se cambien algunas palabras y estas no cambien el
sentido de la actividad descrita, no amerita la elaboracin de una nueva versin,
pero se debe realizar la solicitud de cambio del documento para que quede
registrado y distribuirlo nuevamente a los interesados.
1.8.
Cuerpo del Documento Contenido Mnimo
A continuacin se explican los contenidos ms comunes que presenta un

documento:
1.8.1. Propsito: Se describe el objetivo por el cual el documento fue diseado.
Su redaccin se inicia con el verbo infinitivo.
1.8.2 Alcance: Campo de aplicacin del documento. Indica los procesos, reas y
actividades de la empresa que se ven afectadas o cubiertas por el documento.
1.8.3. Definiciones: Se deben nombrar, en orden alfabtico, aquellos trminos
poco comunes o cuya interpretacin pueda presentar dificultades para quien
ejecuta el proceso y pueda generar confusiones.
1.8.4. Responsabilidad y Autoridad: en este punto se relacionan los principales
documentos de consulta, as como los registros a tramitar. Debe indicarse
siempre el cdigo y el nombre del documento.
1.8.5. Documentos y Registros: En este punto se relacionan los principales
documentos de consulta, as como los registros a tramitar. Debe indicarse
siempre el cdigo y el nombre del documento.
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1.8.6. Contenido / Desarrollo: Se enumera la secuencia de las actividades a

realizar, respondiendo generalmente al QU, CMO, DNDE, QUIN, CON
QU y CUANDO. Se pueden emplear diagramas de flujo para facilitar esta labor.
En el caso de los formatos, el contenido corresponde al diseo del mismo y el
registro de los datos.
1.8.7. Documento de Referencia: Bibliografa que se puede consultar para
apoyar el entendimiento de la norma. En caso de que el documento sea de tipo
externo, la referencia bibliogrfica se debe presentar de la siguiente manera,
cuando aplique:
AUTOR (ES) Titulo: Subtitulo. Edicin. Ciudad: Editor, Ao de la publicacin.
Paginacin + material acompaante. Serie. Nmero. I SBN.
En la siguiente tabla se indica el contenido tpico que se maneja en los
documentos ms comunes del Sistema de Gestin de la Calidad (procedimientos,
instrucciones de trabajo y formatos/ registros), de acuerdo con las siguientes
convenciones: X: Obligatorio O: Opcional N: No Aplica
CONTENIDO TIPICO
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVOS
FORMATO
Propsito
Alcance
Definiciones
Responsabilidad y
Autoridad
Documentos y
Registros
Contenido /
Desarrollo
Documentos de
Referencia
X
X
O
O
N
O
N
N
N

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1.9.
Diagrama de Flujos
Los diagramas de flujo muestran grficamente el procedimiento que se

documenta. Por lo que se emplean como parte del contenido de los mismos. Los
smbolos que se usan son:
SIMBOLO
DESCRIPCION
INICIO
Inicio / Fin
Documentos o
registro
Multidocumento
Decisin
Archivo
Definitivo
Archivo /
Almacenamiento
OBSERVACION
Identifica la dependencia que lleva a cabo
la actividad inicial
Representa
la
preparacin
documento Original
de
un
Se utiliza cuando se manejan

varios
documentos o registros. En la franja
superior se debe escribir quien es el
responsable
por el manejo de los
documentos o registro (Por cada copia se
utiliza un icono enumerado)
Se emplea cuando existen mnimo dos
posibilidades de decisin sobre un aspecto
determinado.
Identifica el
documentos
archivo
definitivo
de
los
Indica
que
se
deben
conservar
documentos, registros, materiales, entre
otros.
Operacin
Representa una operacin
Conector
Conector de Paginas. El total de pginas se

registra en la parte inferior derecha y el
nmero correspondiente a la pgina.

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Conector
Fecha de
conexin
Fin
Se utiliza para conectar diferentes

actividades cuando, por el diseo del
diagrama, se dificulta unir la secuencia de
las mismas directamente.
Indica el sentido de la informacin. Las
flechas se utilizan para conectar
los
diferentes smbolos y con ello se
representa el recorrido de la informacin
entre
las diferentes actividades o
Representa el final del proceso.
dependencias.
1.10. Codificacin de los Documentos.

Para codificar los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de la
Gobernacin del departamento de Sucre, se debe tener en cuenta las siguientes
indicaciones:
Dos primeros caracteres que identifican el macroproceso al que pertenece el
documento as:
MACROPROCESO
Estratgico
Misionales
Apoyo
Evaluacin y Control
SIGLA
ES
MI
AP
EV
Dos caracteres ms que identifican el proceso al que pertenece el documento

PROCESO
Planeacin Institucional
Mejoramiento Continuo
Comunicacin
Proyeccin Social
Servicios de Salud
Apoyo a la Gestin Municipal
CDIGO
PI
MC
CN
PS
SS
AG

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Obras de Infraestructura y Servicios Bsicos

Productividad, Competitividad y Ambiente
Talento Humano
Gestin Financiera
Apoyo Jurdico
Gestin Logstica
Gestin Documental
Atencin al Ciudadano
Control de Gestin
Control Disciplinario
OI
PC
TH
GF
AJ
GL
GD
AC
CG
CD
Dos caracteres ms que identifican el nmero de documento

01
02
03
04
05
06
07
Norma Fundamental
Manual de Procesos y Procedimiento
Manual de Calidad
Auditoria Interna
Control de Producto y/o Servicio No Conforme
Control de Documentos
Manual de Administracin del Riesgo
Dos caracteres ms que identifican el consecutivo del documento en cada rea a

la que pertenece el documento (01, 02, 03).
Y un carcter ms que identifican el tipo de documento
M
N
P
I
F
G
Manual de Calidad
Norma
Procedimiento
Instructivo
Formato
Gua

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A
G
P
R
1
3
CDIGO DE
MACROPROCESO
CDIGO DEL
PROCESO
NUMERO DE
DOCUMENTO
CONSECUTIVO
TIPO DE
DOCUMENTO
Para los formatos, que generalmente son documentos asociados a un

procedimiento o instructivo, se le agrega lo siguiente a la codificacin:
A
P
G
N
A
A
A
Formato
Consecutivo del
Documento
Relacionado
Los primeros seis caracteres conservan la misma estructura de codificacin que

se ha presentado previamente, cuyo propsito es indicar el documento al que
pertenece el formato, y seguido se colocan tres (3) caracteres ms, para indicar
su consecutivo de identificacin. As, un mismo procedimiento puede tener
varios formatos asociados que se diferencian entre si por el consecutivo
asignado.

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CAPITULO II
GESTIN DOCUMENTAL, IMAGEN E IDENTIDAD CORPORATIVA
2.1.
Objetivo
Establecer criterios que faciliten la gestin documental, imagen e identidad

corporativa en sus distintas aplicaciones y el uso adecuado en lo que se refiere a
la comunicacin visual de nuestra entidad.
El diseo, los colores y la ubicacin que se muestran en este documento permiten
una comunicacin gil y directa al interior de la Gobernacin, con otras entidades
y con nuestro pblico en general.
2.2.
Alcance
Esta norma aplica para toda la documentacin de la Gobernacin de Sucre

(oficios, circulares, constancias, certificaciones, resoluciones, decretos, actas,
informes, boletines de prensa, contratos, convenios, acuerdos y otros) e
implementos como camisetas, gorras, pendones, entre otros.
2.2.1. Elaboracin de Oficios
2.2.1.1
Objeto
Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboracin de oficios en la

Gobernacin del departamento de Sucre.
2.2.1.2.
Requisitos
Los Oficios estarn estandarizados de la siguiente manera: El membrete inicia con

un encabezado a una altura de un centmetro con la frase centrada: REPBLICA
DE COLOMBIA (en mayscula sostenida, Arial tamao 10 en negrita y con
sombra); debajo, la frase centrada: DEPARTAMENTO DE SUCRE (en mayscula
sostenida, Arial tamao 10 en negrita y con sombra) a continuacin sigue el
escudo de nuestro departamento y debajo de ste: G O B E R N A C I N (en
mayscula sostenida, Arial tamao 10 en negrita, cada letra separada por un
espacio y con sombra) debajo la Secretara tambin en mayscula sostenida, Arial
tamao 10 en negrita y con sombra y por ltimo la oficina en tipo titulo (mayscula
inicial), Arial tamao 10 en negrita y con sombra.

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En el pie de pgina encontraremos una lnea a una distancia de dos centmetros

del final de la hoja, sobre la cual y alineado a la derecha encontraremos el eslogan
de la actual administracin en tipo titulo (mayscula inicial), Arial tamao 10 en
negrita cursiva y con sombra, debajo de la lnea encontraremos la direccin Web,
la direccin fsica y el NIT, debajo encontramos la lnea con los nmeros de
Telfonos y Fax. Todo lo anterior en tipo titulo (mayscula inicial), Arial tamao 10
en negrita y con sombra separados por vietas tipo punto.
En la grfica se puede apreciar tambin las medidas en centmetros de los
mrgenes derecho e izquierdo, as como tambin el superior e inferior.

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2.2.1.3.
Partes del oficio
2.2.1.3.1. Nmero (referencia)

La numeracin es consecutiva, se escribe en el margen superior, precedida de la
abreviatura (No.) y de los cdigos asignados a cada Secretara mediante la Tabla
de Retencin Documental y la Resolucin No. 2564 de 2008, separadas por un
slash (/), tal como aparece en el ejemplo:
900.11.03 / SPL No. 026
CDIGOS TRD RESOLUCIN 2564
OFICINA
Cdigo TRD
Despacho del Seor Gobernador

Secretara Privada
Secretara de Gobierno
Secretara Administrativa
Secretara de Hacienda
Secretara de Desarrollo Econmico y M.A.
Secretara de Educacin
Secretara de Infraestructura
Secretara de Planeacin
Departamento Administrativo de Seguridad
Social en Salud de Sucre DASSSALUD
Oficina Jurdica
Oficina de Control Interno
Oficina de Control Interno Disciplinario
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
Cdigo
Resolucin 2564
01
SP
SG
SA
SH
SD
SE
SI
SPL
SS
101
102
103
01
01
01
Nota: Los cdigos TRD referenciados en la Tabla anterior van acompaados de la

nomenclatura especfica para cada dependencia tal como aparece en el
documento: TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL DE LA GOBERNACIN DE
SUCRE
2.2.1.3.2. Fecha
Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envo, se escriben de
dos a tres interlineas del nmero (referencia) y en forma completa, en orden de
da, mes (en minscula) y ao sin separarlo con punto. Ejemplo:
Sincelejo, 3 de diciembre de 2008
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2.2.1.3.3. Datos del destinatario

Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un
funcionario especfico. Si es imposible obtener el nombre, se enva a la jefatura
responsable.
A partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlineas segn la
extensin de la carta. Estos datos pueden ocupar hasta 8 lneas, sin sobrepasar
la mitad del escrito y la interlineacin sencilla de la siguiente forma:
Tratamiento o ttulo acadmico: Con mayscula inicial.
Nombre del destinatario: Se ubica en la segunda lnea, en mayscula
sostenida y en negrilla; de preferencia se escriben los dos apellidos.
Cargo: Se escribe con mayscula inicial.
Empresa: Se anota en la lnea siguiente al cargo, con la
denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, o
sigla o acrnimo.
Direccin: En la carta se escribe la misma direccin que se registra
en el sobre. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida, etc.
Nombre de la ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, an
tratndose de correspondencia local.
Pas: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del pas en
la misma lnea de la ciudad o en la lnea siguiente, dependiendo de
la extensin de los datos.
2.2.1.3.4.
Asunto:
Constituye la sntesis del tema de la carta, expresada en mximo cuatro palabras,

con mayscula inicial y sin subrayar.
2.2.1.3.5. Saludo o Vocativo:
Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido.
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2.2.1.3.6. Texto:
Se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre prrafos.
2.2.1.3.7. Pginas Subsiguientes:
Se tiene en cuenta lo siguiente:
Se pueden utilizar hojas en blanco o que tenga impreso el membrete.
La calidad, el color y el tamao del papel deben ser los mismos en
todas las hojas.
La plantilla a utilizar es la descrita en los requisitos del oficio (arriba
mencionada).
El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia de dos a
cuatro interlineas del encabezado.
En caso de que se termine la pgina antes de finalizar un prrafo
completo se dejan mnimo dos interlineas en sta y dos en la
siguiente.
La ltima pgina debe contener, como mnimo, el prrafo de cierre
antes de la despedida.
2.2.1.3.8. Despedida:
Expresin de cortesa que se escribe a dos interlineas del texto, seguido de una
coma.
2.2.1.3.9. Remitente:
El nombre se sita de cuatro a seis interlineas de la despedida, y en concordancia
con el nombre del destinatario, se escribe con mayscula sostenida. El cargo se
anota en la lnea siguiente con mayscula inicial sin centrar.
En caso de dos o ms firmantes, se pueden distribuir uno debajo del otro o en
pareja. Si el nmero es impar, el ltimo se centra.

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2.2.1.3.10.
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Lneas Especiales:
Anexo o anexos: Si se requieren, se detallan en el texto. Al final de
la carta a dos interlineas del firmante, se anota la palabra Anexo o
Anexos, seguida de dos puntos ( : ). A dos espacios se anuncia la
cantidad; de preferencia se clarifica el nmero de hojas o el tipo de
anexos.
Copia: A dos renglones del firmante o de la lnea de anexos (si la
hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se
requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos ( : ). A dos espacios,
se relacionan los destinatarios, as: tratamiento, nombre, cargo y
empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad se
omite la empresa. Se utiliza interlineacin sencilla.
Identificacin del transcriptor, del que proyecta y el que aprueba (en
caso de requerirse): A dos interlineas del firmante o del ltimo
rengln escrito se anota con mayscula inicial, en Arial 8. Ejemplo:
Elabor:
Revis:
Aprob:
Sonia C.
Pedro P.
Juan J.
2.2.2. Elaboracin de Circulares

2.2.2.1.
Objeto
Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboracin de circulares en

la Gobernacin del Departamento de Sucre.
2.2.2.2.
Definiciones y Clasificacin
2.2.2.2.1. Definiciones
Para efectos de norma se establecen las siguientes:
Circular: comunicacin interna o externa de carcter general o normativo
con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.
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Anexo: documento o elemento que acompaa la circular.

Asunto: sntesis del contenido de la circular.
Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a
quien se dirige la comunicacin.
Encabezado: Lnea de identificacin para indicar la continuidad del
documento.
Fecha: lugar de origen del documento, da, mes y ao de envo.
Nmero o referencia: identificacin consecutiva del documento.
Despedida: palabra o frase final de cortesa.
Logotipo: Se utilizar la plantilla con el emblema del Departamento de
Sucre.
Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
interlnea: distancia vertical entre dos renglones.
2.2.2.2.2. Clasificacin
De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:
Circular externa o carta circular: Comunicacin con el mismo texto, utilizada
para dar a conocer, informaciones de la entidad territorial de carcter
general.
Circular interna o general: Comunicacin con el mismo contenido para dar a
conocer internamente actividades de la entidad: normas generales,
polticas, disposiciones, cambios, rdenes y asuntos de inters comn.

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2.2.2.3.
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Requisitos
2.2.2.3.1. Mrgenes
Superior
Inferior
Lateral izquierdo
Lateral derecho
entre 3 cm y 4 cm
entre 2 cm y 3 cm
entre 3 cm y 4 cm
entre 2 cm y 3 cm
2.2.2.3.2. Zonas
2.2.2.3.2.1. Zona 1: Espacio destinado para ubicacin del membrete. Las
medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la
hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
2.2.2.3.2.2. Zona 2: Espacio destinado para la impresin de direccin, telfono,
fax (segn plantilla)
2.2.3. Elaboracin de Circular Externa (Carta Circular)

La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el
mismo para diferentes destinatarios.
2.2.4. Elaboracin de Circular Interna o General
Denominacin del documento: A partir del margen superior, de dos a tres
interlneas se ubica la palabra CIRCULAR en mayscula sostenida, centrada y
destacada con negrilla.
2.2.5.
2.2.5.1.
Elaboracin de Certificados y Constancias

Objeto
Esta norma tiene por objeto establecer los requisitos para la elaboracin de
certificados y constancias expedidas por las diferentes dependencias de la
Gobernacin de Sucre.

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GOBERNACIN
2.2.5.2.
Definiciones
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

2.2.5.2.1. Certificado
Documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la veracidad y
la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompaado de
formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento
o norma).
2.2.5.2.2. Constancia
Documento de carcter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias
que no requieren solemnidad.
2.2.5.2.3. Cargo
Titulo de la posicin que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
2.2.5.2.4. Datos
El remitente (segn plantilla institucional).
2.2.5.3.
Clasificacin
De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias

pueden ser:
2.2.5.3.1. Constancia para:
Tiempo de servicio laboral

Salarios u honorarios
Cumplimiento de comisiones
Comportamiento del trabajador
Cumplimiento de contrato
2.2.5.3.2. Certificado para:
Asistencia a congresos, cursos, seminarios, talleres, capacitaciones

Paz y Salvos

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2.2.5.4.
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Relacin de retenciones de impuestos

Requisitos
2.2.5.4.1. Mrgenes
Superior
Inferior
Lateral izquierdo
Lateral derecho
entre 3 cm y 4 cm
entre 2 cm y 3 cm
entre 3 cm y 4 cm
entre 2 cm y 3 cm
2.2.5.4.2. Partes de los Certificados y Constancias

Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y sus
elementos se distribuyen de la siguiente manera.
2.2.5.4.2.1. Fecha
Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedicin se escriben de dos a
tres interlineas del nmero (referencia) o de cuatro a seis del margen superior,
cuando no hay nmero y en forma completa en orden de da, mes (en minscula)
y ao sin separarlo con punto. Ej: Sincelejo, 26 de noviembre de 2008
2.2.5.4.2.2. Cargo
El cargo de la persona responsable se anota en mayscula sostenida, centrado,
precedido de los artculos EL o LA y de tres a cuatro interlineas de la fecha.
Ejemplo:
LA LIDER DE RECURSOS HUMANOS
2.2.5.4.2.3. Identificacin:
Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguida de dos puntos (: ) se
escriben de tres a cuatro interlineas del cargo, centrada y en mayscula sostenida.
(puede utilizarse negrilla para resaltar). Ejemplo:
LA LIDER DE RECURSOS HUMANOS
HACE CONSTAR:
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2.2.5.4.2.4. Texto:
De tres a cuatro interlineas de la identificacin y contra el margen izquierdo se
inicia el texto con la conjuncin Que, a la que siguen los datos del solicitante que
pueden ser:
Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayscula sostenida y el

nmero del documento de identidad.
Razn social de una empresa en mayscula sostenida y NIT.
Se redacta en forma clara, breve, directa, corts y se expresa en tercera

persona del singular.
Es importante que no presenten errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales

ni de puntuacin.
La presentacin debe ser impecable, sin borrones, ni repisados. En el

ltimo prrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificacin o
constancia y de preferencia se incluye el destinatario. Ejemplo:
Esta constancia se expide a solicitud del interesado
Firmante: El nombre de la persona responsable se escribe en mayscula

sostenida, de cuatro a seis interlineas del ltimo rengln del texto.
Transcriptor: A dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo se

anota el nombre (con mayscula inicial) e inicial del apellido, de la persona
responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra ms
pequea y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de
los dos.
2.2.6. Elaboracin de Actas

2.2.6.1.
Objeto
Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboracin
de actas administrativas en las diferentes dependencias de la Gobernacin de
Sucre.

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2.2.6.2.
Definiciones y Clasificacin
2.2.6.2.1. Definiciones
Acta: documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una

reunin. Se tendrn en cuenta tambin las actas de recibo de obras, las
actas de inicio y las actas de constitucin de veedura ciudadana.
Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunin.
Denominacin del documento: nombre que identifica el acta.
Desarrollo: descripcin de los asuntos tratados en una reunin o convenios

acordados.
Encabezado: lnea de identificacin para indicar la continuidad de un

documento.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Hora: registro de tiempo en que se inicia y termina la reunin.
Nmero: identificacin consecutiva del documento, que depender del

consecutivo que lleve cada dependencia de la Gobernacin.
Orden del da: relacin de temas que se han de tratar en una reunin.
Ttulo: denominacin especfica del nombre de la reunin.
2.2.6.3.
Requisitos
2.2.6.3.1. Requisitos Generales

2.2.6.3.1.1. Mrgenes
Superior
entre 3 cm y 4 cm
Inferior
entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo
entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho
entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
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Presentacin: Las actas se pueden presentar en hojas sueltas.
2.2.6.3.1.2. Redaccin
Se redactan en tiempo pasado
Ningn prrafo del acta se inicia con gerundio
El acta no se debe redactar con errores tcnicos, ortogrficos o

gramaticales ni de puntuacin.
2.2.6.3.1.3. Pginas subsiguientes:

Para las pginas subsiguientes de las actas administrativas se establecen los
siguientes requisitos:
Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamao que el de la primera

hoja y que no tenga impresin alguna (sin membrete).
El encabezado se sita entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el

margen izquierdo y con mayscula inicial. Se identifica el documento con el
nombre de la reunin y el nmero correspondiente separados por guin.
En la misma lnea, contra el margen derecho se escribe el nmero de la
pgina, sin precederlo del smbolo (#) ni la abreviatura (No.).
2.2.6.4.
Requisitos Especficos
El nombre de la reunin y su naturaleza, cuando as se requiera se escriben

centrados, en mayscula sostenida a tres interlineas del membrete de la
Gobernacin de Sucre (puede utilizarse negrilla para resaltar).
2.2.6.4.1. Denominacin del documento y nmero:
Despus del ttulo a tres interlneas se ubica la palabra ACTA, en mayscula
sostenida, centrada y a continuacin el nmero consecutivo que le corresponda.

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2.2.6.4.2. Fecha:
Contra el margen izquierdo a tres interlineas de la denominacin del documento se
escribe la palabra FECHA, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunin y la fecha completa
(da, mes, ao), separados por coma (,)
2.2.6.4.3.
Hora:
Contra el margen izquierdo de 1, 5 a 2 interlineas de la fecha se coloca la palabra

HORA, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la
hora de inicio y finalizacin de la reunin.
2.2.6.4.4.
Lugar:
Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas de la hora se anota la palabra

LUGAR, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el
sitio de la reunin.
2.2.6.4.5.
Asistentes:
Contra el margen izquierdo de 1.5 a 2 interlineas del lugar se escribe la palabra

ASISTENTES, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se
escribe la relacin de nombres con mayscula inicial, a interlineacin sencilla. El
cargo del funcionario se separa del nombre con coma (,), siguiendo el orden
jerrquico. En caso de igual jerarqua en orden alfabtico por apellidos.
2.2.6.4.6.
Invitados:
A continuacin de la lista de asistentes, de 1.5 a 2 interlineas del ltimo nombre

se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayscula sostenida seguida de
dos puntos (:) y contra el margen izquierdo los nombres se escriben en mayscula
inicial, a interlineacin sencilla.
2.2.6.4.7.
Orden del da:
Contra el margen izquierdo, a tres interlineas del ltimo nombre y con mayscula
sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DA, seguida de dos puntos (: ). De
1.5 a 2 interlineas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de
la reunin, con mayscula inicial identificndolos con nmeros arbigos.

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2.2.6.4.8.
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Desarrollo:
Contra el margen izquierdo, a tres interlineas del ltimo tema y con mayscula
sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). A dos
interlineas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema
identificndolo con nmero arbigo y escritura en negrilla si se desea resaltar. A
dos interlineas del ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente,
escrito a interlineacin sencilla entre renglones y doble entre prrafos.
2.2.6.4.9.
El primer tema puede ser verificacin del qurum o lectura, discusin
y aprobacin del acta anterior.
2.2.6.4.10
En el tema de lectura de discusin y aprobacin del acta anterior ,
se indica si fue aprobada, o se anotan las modificaciones que se presenten.
2.2.6.4.11
Convocatoria:
Si se programa una nueva reunin se escribe la palabra CONVOCATORIA contra

el margen izquierdo y con mayscula sostenida seguida de punto (.), a tres
interlineas del ltimo rengln del texto. A continuacin se anota la fecha y hora de
la prxima reunin. En caso de cambio de sede se indica el lugar.
2.2.6.4.12
Firmas responsables:
Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mnima dos aparecen
en la pgina donde finaliza el texto. En el posible caso de necesitar varias hojas
para firmantes, se escribe la expresin pasan firmas, seguida de dos puntos,
sobre el margen inferior y contra el margen derecho.
2.2.6.4.13.
Anexos:
Cuando en una reunin se presenten documentos que sustentan una informacin,

stos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlineas de los
firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra anexo o anexos,
seguida de dos puntos y con mayscula inicial. A dos espacios la cantidad; de
preferencia anotar el nmero de hojas.

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2.2.6.4.14
Transcriptor:
Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificacin se

escribe contra el margen izquierdo, a dos interlineas de las firmas o del enunciado
de anexos si los hay, se anota el nombre con mayscula inicial.
2.2.7.
Elaboracin de Resoluciones y Decretos
2.2.7.1.
Objeto
Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboracin de actos

administrativos como Resoluciones y Decretos, en la Gobernacin de Sucre.
2.2.7.2.
Definiciones

2.2.7.2.1. Membrete
Inscripcin del conjunto de datos que identifica a nuestra entidad y a diferencia del
resto de documentos ste va con el Escudo de la REPUBLICA DE COLOMBIA. En
la segunda pgina aparecer en la parte superior derecha la palabra DECRETO o
RESOLUCIN con su respectivo numero de radicacin, en la misma lnea,
ajustado al margen derecho la numeracin de la hoja, a dos espacios y centrado
aparecer el nombre del acto administrativo, seguido de una lnea divisoria que lo
separa del resto del contenido. Las pginas van enmarcadas cubriendo la totalidad
del documento, tal como aparece en la figura.
2.2.7.2.2. Anexo
Documento o elemento que acompaa la Resolucin o Decreto.
2.2.7.2.3. Transcriptor
Persona responsable de digitar el documento.
2.2.7.2.4. Proyect
Persona responsable de la elaboracin del documento.

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2.2.7.2.5. Revis
Persona responsable de revisar el documento
2.2.7.3.
Requisitos
2.2.7.3.1. Tamao de Papel

Siempre se utilizar papel tamao oficio o legal
2.2.7.3.2. Tipo de Letra

Arial tamao 12
2.2.7.3.3. Mrgenes
Superior
Inferior
Lateral izquierdo
Lateral derecho
entre 3 cm y 4 cm
entre 2 cm y 3 cm
entre 3 cm y 4 cm
entre 2 cm y 3 cm

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2.2.7.3.4. Firmas
Las firmas o firma deben ir en mayscula sostenida y negrilla, centrada cuando se
trate de una y alineadas en orden jerrquico cuando se traten de dos o ms.
2.2.8. Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Esta norma aplica para la solicitud de los Certificados de Disponibilidad
Presupuestal ante la Oficina de Presupuesto del Departamento. Se deber utilizar
el siguiente formato:

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2.2.9. Formato Control Asistencia a Eventos

Esta norma aplica para el control de asistencia a eventos: Seminarios, talleres,
etc. Ser unificado para todas las dependencias de la Gobernacin, con las
siguientes caractersticas:
2.2.10. Otros documentos

Para los dems documentos como CONTRATOS, ACUERDOS, CONVENIOS,
BOLETINES DE PRENSA, INFORMES y otros, debe tenerse en cuenta los
siguientes aspectos:
Se utilizar la Plantilla de los documentos del MECI- SGC
Fuente de texto: Arial tamao 12 de Word. Las notas al pie de pgina se

escriben en tamao 9.
Interlineado a espacio sencillo.

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2.2.11. Elaboracin de las presentaciones con diapositivas

El tipo de letra es Arial el tamao de letras tanto para ttulos como para el
contenido de las diapositivas no se encuentra delimitado, se deja a consideracin
del creador del documento teniendo siempre en cuenta que sea legible para el
auditorio o grupo de personas al cual va dirigida la presentacin. La plantilla est
prediseada con dichos estndares y permite las modificaciones de tamao de
texto o inclusin de tablas e imgenes, conservando siempre las recomendaciones
para un mejor manejo de nuestra imagen institucional.
Primera diapositiva

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Dems diapositivas

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2.2.12. Fondo de pantalla o escritorio

Se dise el siguiente fondo de escritorio que adems del Escudo de nuestro
Departamento contiene la Misin y Visin de la Gobernacin de Sucre. Este
deber ser utilizado en los computadores de la Gobernacin de Sucre en aras de
lograr nuestra identidad corporativa.

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2.2.13. Imagen corporativa en pendones, chalecos y suvenires

Se manejar nuestra imagen corporativa en pendones, chalecos y suvenires tal
como se muestra en los ejemplos.

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CAPITULO III
APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
3.1. Objetivo
La Gobernacin del departamento de Sucre adopt mediante Decreto 0889 de
2009, el Instructivo de la Aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en
concordancia con la ley 594 de 2000 que dict la Ley General de Archivos que
tiene como objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la
funcin archivstica del Estado.
3.2. Alcance
Esta norma aplica para toda la documentacin de la Gobernacin de Sucre de
conformidad con sus Tablas de Retencin Documental y en concordancia con los
manuales de procedimientos y funciones de la entidad.
3.3. Instructivo de Aplicacin
La Gobernacin de Sucre deber organizar sus archivos de gestin de
conformidad con sus Tablas de Retencin Documental, de la siguiente manera:
3.3.1. Organizacin de los archivos de gestin:
La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin
Documental debidamente aprobada por el Consejo Departamental de Archivos y el
Archivo General de la Nacin, aplicando los lineamientos del Acuerdo 042 de
2002.
3.3.2. Ordenamiento de expedientes (Series y subseries documentales):
Cada Oficina debe tener en su mueble archivador, todas las carpetas con las
series que aparecen en las Tablas de Retencin, ordenadas en secuencias
alfabticas, numricas, cronolgicas o mixtas.

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3.3.3. Identificacin de carpetas:

La identificacin de las carpetas no se seguir haciendo con marcador ni en
cualquier parte de la carpeta. En adelante el nombre de la carpeta se escribir en
computador, se cortar la tira, se pegar en la parte superior de la carpeta y
encima se le colocar cinta pegante transparente o papel contac. As el espacio
central de la carpeta quedar libre para pegar el rtulo cuando la carpeta se
transfiera.
Comprobantes de Ingreso
enero/2006
3.3.4.
Foliacin:
Todas las hojas que integran una carpeta o expediente deben foliarse una vez
sta haya llegado a la mxima cantidad de folios establecida en la institucin
(150). La foliatura debe ejecutarse con lpiz Mongol 2, Mirado u otro de las
mismas especificaciones. Las carpetas de historia laborales podrn tener hasta
200 folios.
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3.3.4.1.
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Instrucciones de foliacin (AGN)
Orden original: Los documentos que contiene la carpeta que va a

foliarse deben estar ordenados en orden original, el cual se puede
dar en dos sentidos dependiendo del tipo de documento. Orden
original estricto: Primer documento al abrir la carpeta es el ms
antiguo). Orden original invertido (el primer documento al abrir la
carpeta es el ms reciente).
Cada carpeta para foliar debe estar depurada; es decir, se eliminan

los duplicados, las hojas en blanco y los documentos establecidos
como NO ESENCIALES.
La operacin de foliar consiste en colocar un nmero consecutivo en

la esquina superior derecha de la cara anterior de cada folio en el
mismo sentido del texto del documento (no se folia por detrs).
Se debe foliar sin enmendaduras o tachones, en forma legible y

cuidando de no hacerlo sobre el texto del documento. Esto es
alteracin.
Si hay planos en la carpeta tambin se foliarn consecutivamente y

con un solo folio cada uno.
Los expedientes complejos (procesos jurdicos o disciplinarios,

historias
laborales/clnicas,
contratos
et.c,)
se
foliarn
consecutivamente independiente de la cantidad de carpetas que
ste tenga.
Los expedientes simples (decretos, resoluciones, actas, ordenanzas,

etc), se foliarn independientemente cada carpeta.

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Si hay un empastado o argollado, paginado o no, se foliar como un

solo folio y no se tendr en cuenta su nmero de pginas. Igual se
proceder si hay papelitos pequeos de registradora o bauchers de
tarjetas debito o crdito o consignaciones.
Las fotografas sueltas se foliarn por detrs con lpiz y a cada

fotografa le corresponder un nmero. Si estn pegadas en una
hoja, slo se folia la hoja.
Los errores en la foliacin se tacharn con lnea oblicua. Ej.
Si hay alguna nota que se deba dejar o algo importante dentro de la

carpeta que se est foliando debe pegarse en la tapa de debajo de
la misma, un papel que diga NOTAS DE FOLIACIN. All se
consignar cualquier informacin sobre la foliacin. Por ejemplo, si
contiene fotografas sueltas se dir cuntas fotografas en total tiene
la carpeta. Si hubo un error que no se pueda corregir, igual se
anotar all.
Si contiene CD, disquetes o cualquier otro medio magntico, estos

no se folian directamente en el soporte sino que les puede pegar un
sticker con el nmero y el nombre sobre la parte no legible del CD.
Se introducen en un sobre de manila y se grapan en la portada
anterior de la carpeta.
15
3.3.4.2. Foliacin de Proyectos BPID:

La foliacin de los proyectos BPID se ejecutar con lapicero de color negro y
rbrica del funcionario que folia por seguridad especial que requieren estos
documentos. El ordenamiento interno de la carpeta y la foliacin se harn en
orden original invertido (de abajo hacia arriba).
3.3.5.
Rotulacin de carpetas o legajos internos:
3.3.5.1. Definicin Rotular:

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Consiste en pegar el rtulo de estado a todas las carpetas que se van a transferir
al archivo central. El rtulo debe contener los datos bsicos de ley y los dems
que sean necesarios para permitir la ubicacin de la carpeta.
3.3.5.2. Rtulo Institucional:
Se utilizar el siguiente rtulo, con las siguientes instrucciones:
GOBERNACIN
SECCION:
_________________________________________
SUBSECCION:
_________________________________________
SERIE:
_________________________________________
SUBSERIE:
_________________________________________
CONTENIDO:
_________________________________________
FECHAS: INICIAL: ________________ FINAL: __________________

No. FOLIOS:
________________ CAJA No. _______________
Carpeta No.
___________
Obs.:
_________________________________________
_________________________________________
SECCIN:
Escribir el nombre de la Secretara o rea productora
SUBSECCIN:
Escribir el nombre de la oficina productora
SERIE:
El nombre general de la serie
SUBSERIE:
El nombre especfico del expediente o carpeta
CONTENIDO:
El contenido especfico del expediente
FECHA INICIAL:
La fecha en que inicia el expediente

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FECHA FINAL:
La fecha en que se cierra el expediente
No. FOLIOS
El nmero total de folios que contiene el expediente
CAJA No.
Este nmero lo asignan y llenan el Archivo Central
CARPETA No.
Este nmero lo asignan y llenan el Archivo Central
OBS:
Observaciones especiales sobre el expediente
3.3.5.3. Forma de pegarlo:

Al transferir la documentacin de las oficinas al archivo central, el rtulo se pegar
en el centro de la carpeta, poniendo pegante slo en las cuatro esquinas y cuando
haya sido diligenciado en su totalidad deber colocrsele encima papel contac
transparente. Esto se har hasta que los rtulos sean autoadhesivos.
3.3.5.4. Rtulos de historias laborales:
Los rtulos de las historias laborales deben contener, adems de los datos
bsicos del rtulo estndar, los siguientes adicionales:
Nombre del empleado (se escribe en vez de la palabra contenido)

Cdula de ciudadana
Dependencia donde labora
Cargo
Fecha ingreso
Fecha retiro
Cualquier otro que la oficina productora considere para efectos de facilitar
la organizacin.
3.3.5.5. Rotulacin de Proyectos BPID de la Secretara de Planeacin:

Los Proyectos BPID para la rotulacin de sus carpetas, cambiarn la fecha inicial y
la fecha final por el Cdigo de Registro.

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3.3.6. Unidades de almacenamiento que pueden usarse en los archivos de

gestin de la Gobernacin de Sucre:
Cartulina legajadora (carpeta interior) : Se mandarn a timbrar con el rtulo

estndar institucional. El funcionario slo la llenar con lapicero negro.
Carpetas de cartn yute convencionales: Tamao oficio ya sea colgante o

vertical, eso depende del archivador.
Gancho legajador: En la Gobernacin de Sucre se usar el gancho

legajador plstico en todas las etapas del ciclo vital de los documentos.
Carpetas AZ (slo se usarn en los archivos de gestin, no pasarn al

archivo central ni al histrico). Se les pegar en el lomo el rtulo
institucional el cual contiene los datos bsicos de contenido de la carpeta.
Las Az no se pasarn al archivo central. Cuando llegue el momento de
transferir debern legajarse en la cartulina legajadora institucional timbrada.
GOBERNACIN
SECCIN:
__________________________
________________________________
OFICINA PRODUC
DOCUMENTO:
_______________________
FECHA INICIAL:
FECHA FINAL:
No. FOLIOS:
Obs.:
: ____________________
______________________
_______________________
________________________
_____________________________
_________________________________
_________________________________

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Multicarpeta para los contratos: Por facilidad de manejo y capacidad, la

multicarpeta se usar para almacenar los contratos. La foliatura debe ser
consecutiva de abajo hacia arriba quedando el ltimo folio al abrir la cara
anterior de la carpeta (orden original invertido).
3.3.7. Transferencia de los archivos de gestin al archivo central

(primarias):
3.3.7.1. Definicin transferencia documental:
Es el paso de la documentacin del archivo de gestin al central y del central al
histrico, por instruccin de las Tablas de Retencin.
3.3.7.2. Qu y cundo transferir:
Las oficinas debern transferir al archivo central aquellos expedientes que hayan
cumplido el tiempo de retencin en el archivo de gestin sealado en la TRD.
3.3.7.3. Preparacin de expedientes para transferir:
Los expedientes que se van a transferir debern estar legajados y ordenados
respetando el principio de orden original.
3.3.7.4. Gancho legajador:
El gancho legajador que se utilizar en la institucin ser el gancho legajador
plstico, desde los archivos de gestin. Para recibir la transferencia el archivo
central exigir este tipo de gancho.
3.3.7.5. Retiro de material metlico:
Las grapas y clips pueden usarse mientras los documentos estn en las oficinas.
Al pasar al archivo central, se les retirarn todos los clips y las grapas se dejarn
si tiene papel intermedio de proteccin para unir documentos con soporte, de lo
contrario deben retirarse.

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3.3.7.6. Depuracin del expediente:

El oficinista deber extraer duplicados de documentos, tarjetas sociales, circulares
y memorandos netamente informativos, que no impliquen valores de ningn tipo y
que slo llenan el expediente. Esto debe hacerlo antes de foliar.
3.3.7.7. Foliacin:
Despus de depurados los expedientes debern ser foliados por el encargado del
archivo central una vez reciba la transferencia, pero el auxiliar de la oficina deber
totalizar el nmero de folios que contiene cada expediente en el inventario nico
documental. (ver instrucciones de foliacin).
3.3.7.8. Inventario nico documental:

Toda transferencia deber ir acompaada del inventario nico
nacionalinstitucional en el que el auxiliar de oficina relaciona los expedientes por entregar,
consignando las fechas extremas y el nmero de folios. Esta obligatoriedad que
tienen las empresas del Estado est contemplada en el artculo 26 de la Ley 594
de 2000.
3.3.7.9. Adelanto de transferencias por limitaciones de espacio:

En el caso de que una oficina carezca de espacio para albergar sus documentos,
puede concertarse con el archivo central adelantar el tiempo de transferencia. Es
decir, si la Tabla de Retencin establece un tiempo de dos aos en la etapa de
gestin pero no hay espacio, el archivo central puede recibir la transferencia antes
de haber cumplido el tiempo.
3.3.7.10 Flujograma de transferencias documentales:

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ASISTENTE DE OFICINA
JEFE DE ARCHIVO
INICIO
Verifica en la Tabla de Retencin de la

secretara respectiva, que los documentos
que se desean transferir hayan cumplido su
etapa de gestin.
Solicita al encargado del archivo central, el
nmero de cajas tcnicas institucionales que
vaya a necesitar para la transferencia,
verbalmente
o
por
escrito,
segn
procedimiento interno del archivo central.
Ejecuta
la
preparacin
de
expedientes con todos sus pasos:
Verifica que los expedientes

que contiene la caja, estn
debidamente preparados.
Verifica que todo lo relacionado

en el inventario est completo.
los
-Retirado de grapas innecesarias y clips
NO
Devuelve la transferencia al
oficinista para correccin.
-Rotulacin tcnica
SI
-Depuracin
- Orden original y Foliacin.
Toda transferencia deber ir acompaada
del
Inventario nico Documentalinstitucional en el que el auxiliar de oficina
relaciona los expedientes por entregar,
consignando todos los datos que le pide el
inventario. (ver formato anexo)
Firma el inventario como

SI
recibido y devuelve una
copia al oficinista para su
archivo.
Archiva la copia del inventario
recibido a conformidad.
FIN
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3.3.8. Controles de prstamo de documentos:
3.3.8.1. Salida de documentos:

Toda salida de documentos de una secretara u oficina debe registrarse en el
control de prstamo.
3.3.8.2. Formato de control de prstamo:
El formato de control de prstamo puede ser libro o planilla a criterio del oficinista
de acuerdo con su funcin.
3.3.8.3. Tiempo de prstamo:
En la Gobernacin de Sucre el tiempo mximo en el que un documento estar en
prstamo son ocho (8) das calendario.
3.3.9. Pautas de preservacin y conservacin de documentos en archivos

de gestin:
3.3.9.1. Elementos metlicos:
Las personas que manejen correspondencia y las Secretarias deben poner el
menor nmero de elementos metlicos posibles a los documentos. Esto es
grapas, clips, etc.,. Al hacer transferencias se deben dejar slo las grapas
necesarias para sujetar documentos y soportes. Los clips deben retirarse todos.
3.3.9.2. Perforacin de Hojas:
Al perforar documentos para legajarlos se debe tener mucho cuidado de no cortar
una fecha o una cifra que deje mutilado el documento. Por eso los documentos
deber perforarse del lado donde haya margen.
3.3.9.3. Grapado de documentos:
Al grapar un grupo de folios, debe hacerse en forma diagonal para evitar que se
rompa el documento durante su consulta. No se debe grapar sobre fechas o
nmeros.

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3.3.9.4. Desgrapado:
Al desgrapar se debe usar la ua sacagrapas, primero por detrs de la grapa y
luego por la parte anterior, porque si no se hace de este modo, por lo general se
rompe el documento.
3.3.9.5. Saliva para pasar documentos:

Los auxiliares de archivo y correspondencia no deben usar saliva para facilitar el
paso de las hojas. Esto desencadena contaminacin biolgica.
3.3.9.6. Alteracin de documentos pblicos:

Escribir con lapicero sobre el texto de un documento pblico, es alteracin de
documento pblico. Las anotaciones y sellos deben ponerse en lugares donde no
haya texto.
3.3.9.7. Perforacin de carpetas:

No perfore las carpetas de yute colgantes, legaje sobre legajos de cartulina o
cartn y colquelos dentro de la carpeta. Al hacer la transferencia se trasladar la
carpeta o legajo interior. La carpeta externa continuar en gestin hasta su
deterioro total.
3.3.9.8. Faxes de papel qumico:

Los documentos recibidos por fax de papel qumico, deben fotocopiarse para
evitar que se borren.
3.3.9.9. Conservacin de soportes tecnolgicos:

A los soportes tecnolgicos no les eche lquidos de ningn tipo ni mucho menos
les pase hielo u otras sustancias.
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Los soportes tecnolgicos no deben dejarse dentro de carros en climas como el de

la costa norte colombiana. Su deterioro ocurrir de inmediato.
3.3.10. Especificaciones de restauracin:

Est prohibido por ley restaurar los documentos pblicos, especialmente los de
carcter histrico.
Cuando un documento pblico se rompe debe unirse donde no haya texto

con un poco de cinta mgica, digitalizarlo o fotocopiarlo para manipular la
copia digital o fsica y el original se debe meter en un sobre blanco rotulado
con los metadatos del documento y se debe colocar en el mismo lugar
donde iba en la unidad de conservacin correspondiente. El nico ente
autorizado para restaurar documentos pblicos es el Archivo General de la
Nacin.
Cuando se rasga un documento de vital importancia, este no se debe pegar

ni con colbn ni con cinta pegante comercial pues sufrira una mancha que
lo volvera ilegible.
Al utilizar la cinta mgica en documentos rasgados se debe pegar donde no

haya texto.
Si los documentos son de baja retencin y sin valor histrico se puede usar
la cinta mgica. (En documentos hasta de 10 aos de retencin).
Para devolver un poco la blancura a los documentos y quitar la suciedad, se

usa polvo de borrador de nata con un pincel de cerda el cual se frota sobre
el documento con la goma hasta retirar el sucio.
La nica forma segura de restauracin de documentos pblicos es con el

papel japons y el carboximetil celulosa y eso debe hacerlo un profesional.

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Los documentos que se mojan jams se ponen al sol, se secan entre

toallas desechables y seguidamente se someten a aireamiento ya sea
natural o artificial.
Los archivos histricos por lo general prestan los servicios de restauracin

de documentos pblicos.
Los tomos cuando han sido objeto de inundacin hay que separar las
pginas, abrirlos con ayuda de objetos separadores y someterlos a fuerte
aireamiento. Si estn muy mojados con agua sucia, se debern someter
posteriormente a desinfectacin por parte de un profesional.
3.3.11. Instrucciones de diligenciamiento del Formato nico de Inventario

Documental.

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3.3.11.1. Entidad remitente:

Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacin que se
va a transferir.
3.3.11.2. Entidad productora:

Debe colocarse el nombre completo o razn social de la entidad que produjo o
produce los documentos.
3.3.11.3. Unidad administrativa:

Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor
jerarqua de la cual dependa la oficina productora.
3.3.11.4. Oficina productora:

Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la
documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones.
3.3.11.5. Objeto:
Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias
primarias, transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y
supresin de entidades y/o dependencias, inventarios individuales por vinculacin,
traslado, desvinculacin.
3.3.11.6. Hoja Nmero:

Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrar el total de
hojas del inventario.

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3.3.11.7. Registro de entrada:

Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias secundarias.
Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la
fecha de la entrada de la transferencia (ao, mes, da). En NT se anotar el
nmero de la transferencia.
3.3.11.8. Nmero de orden:

Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada uno de los
asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacin.
3.3.11.9. Cdigo:
Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
3.3.11.10. Nombre de las series, subseries o asuntos:

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogneo, emanado de un mismo rgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y/o
supresin de entidades o dependencias el asiento corresponder a cada una de
las unidades de conservacin. En los inventarios individuales, el asiento
corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto
aquellos documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina
productora.
Cuando se realiza el Inventario de Fondos Acumulados, las series o asunto deben
registrarse, en lo posible, en orden alfabtico.

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3.3.11.11. Fechas extremas:

Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben
colocarse los cuatro dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-1960. En el
caso de una sola fecha se anotar esta. Cuando la documentacin no tenga fecha
se anotar s.f.
3.3.11.12. Unidad de conservacin:

Se consignar el nmero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la
columna otro, se registrarn las unidades de conservacin diferentes escribiendo
el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el nmero correspondiente.
3.3.11.13. Nmero de folios:

Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de conservacin
descrita.
3.3.11.14. Soporte:
Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes
(M), videos (V), casetes (C), soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc.
3.3.11.15. Frecuencia de consulta:
Se debe consignar si la documentacin registra un ndice de consulta alto, medio,
bajo o ninguno. Para tal efecto, se tendrn en cuenta los controles y registros de
prstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta
columna se diligenciar especialmente para el Inventario de Fondos Acumulados.
3.3.11.16. Notas:
Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores.
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GOBERNACIN
CAPITULO IV
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
LEY 594 DE 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo y se
dictan otras disposiciones.
DECRETO 0889 DE 2009 DE LA GOBERNACIN DE SUCRE, Por medio del
cual se adopta el instructivo de la aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental de la Gobernacin de Sucre.
RESOLUCION No. 2564 de 2008 Por la cual se estandarizan los Cdigos en la
Gobernacin de Sucre.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION.
Normas Tcnicas Colombianas Sobre Documentacin. Bogot: ICONTEC, 2000.
NORMAS TECNICAS DE CALIDAD EN LA GESTION PBLICA. NTCGP
1000:2004: Sistemas de Gestin de Calidad para la rama ejecutiva del poder
pblico y otras entidades prestadoras de servicios. Requisitos.
Elaborado por: Equipo MECI-SGC
Fecha: 7 de diciembre de 2009
Revisado por: Representante de la Alta Direccin
Aprobado por: Comit de Control Interno

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REPBLICA DE COLOMBIA

DEPART AMENTO DE SUCRE

GUA PARA LA ELABORACIN DE

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Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple

Documento: Segn norma NTCGP-1000: 2004: Informacin y su medio de

Diagrama de Flujo: Es la representacin grfica de las actividades del (os)

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subproceso. Se simbolizan con las convenciones establecidas en el

Especificacin: Documento que establece unos requisitos, que pueden

Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas

Formato: Documento diseado para consignar datos sobre una actividad,

Instructivo: Documento breve que describe el CMO se deben realizar

Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de

Modelo Operativo por Procesos: Metodologa mediante la cual se

Poltica de la Calidad: Intencin(es) global(es) y orientacin(es) relativa(s)

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Nota al Pie: Aclaracin que se hace en la parte inferior de la pgina para

Plan de Calidad: Segn la norma NTCGP-1000: 2004: Documento que

Procedimiento: Indican los aspectos generales a tener en cuenta dentro

Proceso: Conjunto de actividades que se realizan sobre unos insumos con

Procesos Estratgicos: Incluyen procesos relativos al

Procesos Misionales: Incluyen todos los procesos que

Procesos de Apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para el

Procesos de Evaluacin y Control: Incluyen aquellos necesarios

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Registro: Segn la norma NTCGP-1000: 2004: Documento que presenta

Revisin. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la

Sistema de Gestin de la Calidad. Es uno de los Sistemas en los cuales

Estructura General de la Documentacin

La estructura de la documentacin del Sistema de la Calidad est definida por la

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU

Para presentar los documentos del Sistema de Gestin de Calidad en la

Logotipo de la GOBERNACIN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE

Los textos mencionados se escriben en letra Arial 10.

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