Procurement Project Management

Disusun oleh :
1. Adityas Rucitra Pradipta

372090

2. Irma Handayani

372304

Information Technology Project Management

Dosen : Azhari, SN., Drs., MT., Dr
Program Pascasarjana Ilmu Komputer
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta

Daftar Isi
1

Plan Procurement..................................................................................

1.1

Plan procurement: input..........................................................................

1.1.1

Scope Baseline........................................................................................

1.1.2

Requirement Documentation.....................................................................

1.1.3

Teaming aggrement.................................................................................

1.1.4

Risk register............................................................................................

1.1.5

Risk-related contract decissions.................................................................

1.1.6

Activity resource requirement...................................................................

1.1.7

Project schedule......................................................................................

1.1.8

Activity cost estimates.............................................................................

1.1.9

Cost Performance baseline........................................................................

1.1.10

Enterprice environment factor..................................................................

1.1.11

Organizational process assets....................................................................

1.2

Plan proceurement: tools and techniques...................................................

1.2.1

Make-or-buy decissions............................................................................

1.2.2

Expert judgement....................................................................................

1.2.3

Contract type..........................................................................................

1.2.3.1

Fixed Price Contract................................................................................

1.2.3.1.a Firm Fixed Price Contract........................................................................

1.2.3.1.b Fixed Price Incentive Fee Contract...........................................................

1.2.3.1.c Fixed Price with Economic Adjustment Contract........................................

1.2.3.2

Cost Reimbursable Contract......................................................................

1.2.3.2.a Cost Plus Fixed Fee Contract..................................................................

1.2.3.4.b Cost Plus Incentive Fee Contract..............................................................

1.2.3.4.c Cost Plus Awar Fee Contract....................................................................

1.2.3.4.d Time and Material Contract.....................................................................

1.3

Procuremet planing: output......................................................................

1.3.1

Procurement Management Plan.................................................................

1.3.2

Procurement Statement of Work...............................................................

10

1.3.3

Make-or-buy decissions............................................................................

10

1.3.4

Procurement Document............................................................................

10

1.3.5

Source Selection Criteria..........................................................................

11

1.3.6

Change Request.......................................................................................

12

Conducting............................................................................................

12

2.1

Conducting: input...................................................................................

14

2.1.1

Procurement Management Plan................................................................

14

2.1.2

Procurement Document...........................................................................

14

2.1.3

Source Selection Criteria.........................................................................

14

2.1.4

Qualified Seller List................................................................................

14

2.1.5

Seller Proposal........................................................................................

14

2.1.6

Project Document...................................................................................

14

2.1.7

Make-or-Buy Decisions............................................................................

14

2.1.8

Teaming Agreement................................................................................

14

2.1.9

Organizational Process Assets...................................................................

14

2.2

Conducting: Tools and Techniques...........................................................

14

2.2.1

Bidder Conference...................................................................................

14

2.2.2

Proposal evaluation technique..................................................................

15

2.2.3

Independent estimate..............................................................................

15

2.2.4

Expert Judgement...................................................................................

15

2.2.5

Advertising.............................................................................................

15

2.2.6

Internet search.......................................................................................

15

2.2.7

Procurement negotiation..........................................................................

16

2.3

Conducting: output.................................................................................

16

2.3.1

Selected seller........................................................................................

16

2.3.2

Procurement Contract Award...................................................................

16

2.3.3

Resource Selection..................................................................................

17

2.3.4

Change Request......................................................................................

17

2.3.5

Project Management Plan Updates...........................................................

17

2.3.6

Project Document Updates.......................................................................

17

Administer Procurement.......................................................................

18

3.1

Administer Procerement: Input.................................................................

19

3.1.1

Procurement Document...........................................................................

19

3.1.2

Project Management Plan........................................................................

19

3.1.3

Contract.................................................................................................

20

3.1.4

Perfirmance Report.................................................................................

20

3.1.5

Approved Change Request.......................................................................

20

3.1.6

Work Performance Information................................................................

20

3.2

Administer Procurement : Tool and technique..........................................

20

3.2.1

Contract change control system...............................................................

20

3.2.2

Procurement Performance Review............................................................

20

3.2.3

Inspection and audit...............................................................................

21

3.2.4

Performance Reporting............................................................................

21

3.2.5

Payment System.....................................................................................

21

3.2.6

Claim Administration..............................................................................

21

3.2.7

Record Management System....................................................................

21

3.3

Administer Procurement: output..............................................................

22

3.3.1

Procurement Documentation....................................................................

22

3.3.2

Organizational Process Assets Updates......................................................

22

3.3.3

Change Request......................................................................................

22

3.3.4

Project Management Plan Updates...........................................................

22

Close Procurement...............................................................................

23

4.1

Close Procurement: Input........................................................................

24

4.1.1

Project Management Plan........................................................................

24

4.1.2

Procurement Documentation....................................................................

24

4.2

Close procurement: tools and technique...................................................

24

4.2.1

Procurement updates..............................................................................

24

4.2.2

Negotiable settlement.............................................................................

24

4.2.3

Record Management System....................................................................

24

4.3

Close procurement: output......................................................................

24

4.3.1

Closed procurement................................................................................

24

4.3.2

Organizational Process Assets Update.......................................................

25

Daftar pustaka.....................................................................................................

26

1. Planing ( Perencanaan )

Gambar 1.1: Planning procurement

1.1 Plan Procurements: Input

1.1.1 Scope Baseline
dasar ruang lingkup menjelaskan kebutuhan, proses pengambilan keputusan, dan batasan
suatu proyek. Scope baseline meliputi komponen sebagai berikut :
a. Scope statement. Scope statement terdiri dari deskripsi scope produk, deskripsi
service dan deskripsi hasil. Dalam scope statement juga berisi daftar kriteria yang
harus dipenuhi dalam setiap pelaksanaan bagian proyek. Daftar kriteria ini nantinya
akan berpengaruh pada proses kerja secara teknis yang berkaitan erat dengan
estimasi biaya.
b. WBS
WBS adalah suatu metode pengorganisaian proyek menjadi struktur pelaporan
hierarakis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap
proses pekerjaan menjadi lebih detail.hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan
proyek memiliki tingkat yang lebih baik.
WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi
kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi
bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi itemitem pekerjaan yang cukup terperinci, yang disebut sebagai Wok Breakdown
Structure. Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan
atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan
perlunya WBS adalah :
Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya
pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini
membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.
WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi
mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar
untuk membuat perundingan.
ManfaatWork Breakdown Structure (WBS) :

Mengurangi kompleksitas

Fasilitas penjadwalan dan pengendalianBiaya (Cost Estimation) anggaran (Cost

Budgeting)

Perencanaan manajemen Risiko (Risk Management Planning)

Identifikasi aktivitas(Activity Definition)

c. WBS Dictionary. Merupakan daftar istilah dan penjelasannya yang digunakan

untuk mengidentifikasi deskripsi kerja yang dilakukan selama pelaksanaan proyek.
1.1.2 Requirements Documentation
Dokumentasi kebutuhan meliputi hal sebagai berikut :
a.

Informasi penting mengenai kebutuhan proyek yang telah dipertimbangkan dalam tahap
perencanaan.

b. Kebutuhan tentang kontrak dan implikasi legal misalnya kesehatan, perlindungan,

keamanan, performa kerja, lingkungan kerja, asuransi, hak atas kekayaan intelektual,
lisensi, dan perijinan lainnya.
1.1.3. Teaming Agreement
Kesepakatan tim merupakan pernyataan hukum kontraktual antara dua atau lebih entitas
dalam rangka kesepakatan kerja atau kesepakatan lainnya yang dilakukan selama pelaksanaan
proyek. Kesepakatan ini mendefinisikan hak dan kewajiban antara pelaksana proyek dan
Pembeli.
1.1.4 Risk Register
Pada tahan identifikasi resiko, dihasilkan daftar resiko yang mungkin akan terjadi selama
pelaksanaan proyek. Proses identifikasi resiko dimulai dengan proses sebagai berikut :
a. List of Potential Risk. Membuat daftar resiko yang sudah teridentifikasi. Resiko yang
sudah teridentifikasi dijelaskan dengan hukum sebab akibat. Sebagai contoh, 'Jika suatu
proses dilakukan, maka akan berakibat?' , atau bisa juga 'Jika terjadi suatu kondisi
tertentu, maka akan terjadi resiko tertentu yang akan mengarah pada akibat tertentu.
b. Risk Response.
Potensi tanggapan terhadap risiko kadang-kadang dapat diidentifikasi selama identifikasi esiko
prroses. Respon ini mungkin berguna sebagai masukan untuk proses penanganan resiko
1.1.5 Risk-related Contract Decisions
Keputusan untuk mentransfer risiko, seperti perjanjian asuransi, jasa, dan item lain yang
dipilih dalam proses ini. Hal ini mungkin dapat terjadi sebagai akibat dari mitigasi atau
mentransfer

sebagian

atau

seluruh

ancaman/resiko.

Jenis

kontrak

yang

dipilih

juga

menyediakan mekanisme untuk berbagi risiko.

1.1.6

Activity Resource Requirement

Hasil dari proses estimasi kebutuhan sumber daya menunjukkan tipe dan jumlah sumber daya
yang dibutuhkan untuk setiap aktifitas kerja. Deskripsi detail dan level sumber daya tertentu
berbeda tergantung pada dimana sumber daya tersebut akan digunakan. Dokumentasi
kebutuhan sumber daya untuk setiap aktifitas diantaranya terdiri dari estimasi dasar untuk
setiap sumber daya yang didasarkan area dimana akan digunakan.
1.1.7 Project Schedule
Jadwal

proyek

setidaknya

meliputi

tanggal

mulai

perencanaan

dan

tanggal

selesai

perencanaan untuk masing-masing aktivitas. Jadwal proyek juga dapat dikembangkan dengan
mendefinisikan target mulai dan target selesai

untuk setiap aktivitas. Jadwal proyek dapat

disajikan dalam bentuk ringkasan, kadang-kadang disebut sebagai master Jadwal atau master
milestone. Meskipun jadwal proyek dapat disajikan dalam bentuk tabel, jadwal proyek lebih
sering disajikan secara grafis, menggunakan satu atau lebih dari format berikut:

Milestone Chart. Milestones adalah alat yang digunakan dalam manajemen proyek
untuk menandai titik-titik tertentu sepanjang waktu proyek. Titik-titik ini menandakan
titik tertentu seperti awal proyek dan tanggal akhir. Dalam banyak kasus, milestone
tidak mempengaruhi durasi proyek. Sebaliknya, milestone fokus pada poin kemajuan
besar yang harus dilakukan untuk mencapai keberhasilan.

Bar Chart. Grafik ini menggambarkan aktifitas, informasi yang ditampilkan berupa
tanggal mulai dan berakhir, serta jangka waktu yang diharapkan. Bar chart relatif mudah
dibaca,

dan

sering

digunakan

dalam

presentasi

manajemen.

Untuk

kontrol

dan

komunikasi manajemen yang lebih luas.

Project Schedule Network Diagram. Diagram yang berisi

informasi tanggal kegiatan,

biasanya menunjukkan logika jaringan proyek dan critical path suatu aktifitas dalam
proyek. Diagram ini dapat disajikan dalam format diagram activity-on-node atau
disajikan dalam diagram format waktu yang diskala atau bisa juga disebut sebagai logic

bar chart.
1.1.8 Activity Cost Estimates
Perkiraan biaya kegiatan adalah penilaian kuantitatif terhadap besarnya biaya yang mungkin
diperlukan untuk menyelesaikan pengerjaan suatu proyek. Perkiraan biaya dapat disajikan
dalam bentuk ringkasan atau detail. Perkiraan biaya meliputi untuk semua sumber daya yang
digunakan selama pengerjaan proyek. Ini termasuk, namun tidak terbatas pada, tenaga kerja

langsung, bahan, peralatan, jasa, fasilitas, teknologi informasi, dan kategori khusus seperti
tunjangan inflasi atau cadangan biaya kontingensi. Biaya tidak langsung, jika mereka
termasuk dalam estimasi proyek, dapat dimasukkan pada tingkat kegiatan atau pada tingkat
yang lebih tinggi.
1.1.9 Cost performance baseline
Cost performance baseline digunakan untuk pengukuran, pengawasan dan kontrol terhadap
semua kinerja keuangan dalam suatu proyek. Cost performance baseline dibangun sebagai
asumsi budget yang akan disetujui didasarkan pada periode waktu dan biasanya disajikan
pada sebuah grafik S-curve. Pada teknik pengelolaan nilai yang akan didapat, kinerja
keuangan dasar digunakan sebagai dasar pengukuran kinerja.

1.1.10 Enterprise Environtment Factors

Enterprise Environtment Factor yang dapat mempengaruhi perencanaan procurement, terdiri
dari, tapi tidak terbatas pada :
Kondisi pasar.
Produk, layanan, dan hasil yang tersedia di pasar.
Supplier.
Syarat dan ketentuan untuk produk, layanan dan hasil pada industri yang spesifik.
kebutuhan lokal yang unik.
1.1.11 Organizatonal Process Assets
Organizatonal Process Assets yang dapat mempengaruhi perencanaan procurement, terdiri
dari, tapi tidak terbatas pada :

Kebijakan resmi pengadaan, prosedur, dan pedoman. Sebagian besar organisasi memiliki
kebijakan formal pengadaan dan pembelian. Ketika dukungan pengadaan tersebut tidak
tersedia, tim proyek harus menyediakan sumber daya dan keahlian untuk melakukan

kegiatan pengadaan tersebut.

Sistem Manajemen yang dipertimbangkan dalam pengembangan rencana manajemen

pengadaan dan memilih jenis kontrak yang akan digunakan.

Sistem multi-tier supplier dari sebuah kualifikasi awal pembeli yang didasarkan pada
pengalaman sebelumnya

1.2 Plan Procurements: Tools and techniques

1.2.1 Make-or-buy analysis
Merupakan teknik

yang digunakan untuk memutuskan apakah suatu pekerjaan dapat

diselesaikan menggunakan sumber daya yang ada pada suatu organisasi atau apakah harus
membeli. Faktor biaya dapat mempengaruhi keputusan membeli atau menggunakan sumber
daya sendiri. Faktor biaya yang dimaksud disini adalah biaya langsung dan biaya tak
langsung. Sebagai contoh, untuk melakukan suatu analisis, maka akan melibatkan biaya
langsung berupa biaya jasa analisis dan biaya tak langsung berupa biaya yang dikeluarkan
dalam pelaksanaan analisis itu sendiri.
1.2.2 Penilaian ahli (Expert judgement)
Penilaian dari para ahli untuk bidang tertentu dapat digunakan untuk menilai input dan
output sustu proses/aktifitas. Sebagai contoh, Expert purchasing judgement dapat digunakan
untuk membuat atau memodifikasi kriteria yang akan digunakan untuk mengevaluasi proposal
penawaran. Expert legal judgement melibatkan staff yang ahli dibidang hukum untuk
memberikan

arahan

terhadap

syarat

dan

ketentuan

yang

akan

diberlakukan

selama

pelaksanaan proyek. Pada setiap penilaian, baik dari sisi bisnis maupun teknis dapat
diterapkan pada setiap aspek proses procurement.
1.2.3 Jenis kontrak (Contract type)
Resiko yang diterima oleh penjual dan pembeli didasarkan pada jenis kontrak. Jenis dan
spesifikasi kontrak yang dilaksanan mempengaruhi besar kecilnya resiko yang akan diterima
oleh penjual dan pembeli. Hubungan kontrak secara hukum pada umumnya dibagi menjadi
dua, yaitu fixed-price contract dan cost-reimbursable contract. Pada perkembangnnya muncul
jenis baru, yaitu hybrid contract yang bisa disebut juga sebagai time and material contract.
1.2.3.1 Fixed-price contract
1.2.3.1.a Firm Fixed Price Contract (FFPC)
Jenis kontrak yang paling umum digunakan adalah FFP. Hal ini disukai oleh sebagian besar
organisasi membeli karena harga barang yang ditetapkan pada awal dan tidak berubah

kecuali lingkup perubahan kerja subjek. Setiap kenaikan biaya karena kinerja buruk adalah
tanggung jawab penjual, yang wajib menyelesaikan usaha. Dalam kontrak FFP, pembeli justru
harus menentukan produk atau jasa yang akan dibeli, dan setiap perubahan pada spesifikasi
pengadaan dapat meningkatkan biaya kepada pembeli.
1.2.3.1.b Fixed Price Incentive Fee Contract (FPIF)
Pengaturan harga tetap ini memberikan pembeli dan penjual beberapa fleksibilitasya yang
memungkinkan untuk penyimpangan dari kinerja, dengan insentif keuangan terikat untuk
mencapai kesepakatan penilaian. Biasanya insentif keuangan tersebut berkaitan dengan biaya,
jadwal, atau kinerja teknis penjual. Target kinerja yang ditetapkan di awal, dan harga
kontrak akhir ditentukan setelah selesai semua pekerjaan berdasarkan kinerja penjual.
Menurut kontrak FPIF, harga dasar yang ditetapkan, dan semua biaya di atas harga dasar
adalah tanggung jawab penjual, yang wajib untuk menyelesaikan pekerjaan.
1.2.3.1.c Fixed Price with Economic Price Adjustment Contracts (FP-EPA)
Jenis kontrak ini digunakan setiap kali periode kinerja penjual meliputi jangka waktu
pengerjaan yang cukup panjang. Ini adalah kontrak harga tetap, tapi dengan ketentuan
khusus yang memungkinkan untuk penyesuaian akhir yang telah ditentukan dengan harga
kontrak karena perubahan kondisi, seperti perubahan inflasi, atau kenaikan biaya (atau
penurunan) untuk komoditas tertentu. Setiap pernyatan kontrak harus berhubungan dengan
beberapa indeks keuangan yang handal yang digunakan untuk secara tepat menyesuaikan
harga akhir. FP-EPA kontrak dimaksudkan untuk melindungi pembeli dan penjual dari kondisi
eksternal di luar kendali mereka.
1.2.3.2 Cost Reimbursable Contract
Merupakan jenis kontrak yang melibatkan pembayaran (reimbursement biaya) kepada penjual
untuk semua biaya aktual yang

sah yang

dikeluarkan untuk pekerjaan yang

telah

diselesaikan, ditambah biaya yang mewakili keuntungan penjual. Kontrak biaya penggantian
juga dapat mencakup insentif keuangan setiap kali penjual melebihi, atau berada di bawah,
tujuan yang telah ditetapkan seperti biaya, jadwal, atau target kinerja teknis. Tiga dari jenis
yang lebih umum dari kontrak biaya penggantian digunakan adalah Cost Plus Fixed Fee
(CPFF), Cost Plus Incentive Fee (CPIF), dan Cost Plus Award Fee (CPAF). Kontrak biaya
penggantian memberikan fleksibilitas proyek untuk mengarahkan penjual setiap kali lingkup
pekerjaan tidak dapat tepat didefinisikan di awal dan perlu diubah, atau ketika resiko tinggi

mungkin terjadi saat pengerjaan proyek.

1.2.3.2.a Cost Plus Fixed Fee Contract
Penjual mengembalikan semua biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pekerjaan dan
menerima pembayaran biaya tetap dihitung sebagai persentase dari biaya awal proyek yang
sudah

diperkirakan. Biaya dibayar hanya untuk pekerjaan yang telah diselesaikan dan tidak

berubah karena kinerja penjual. Jumlah biaya tidak berubah, kecuali terjadi perubahan ruang
lingkup/scope proyek.
1.2.3.2.b Cost Plus Incentive Fee Contract
Penjual mengembalikan semua biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pekerjaan kontrak
dan menerima jasa insentif yang telah ditentukan berdasarkan pencapaian tujuan kinerja
tertentu sebagaimana diatur dalam kontrak. Dalam kontrak CPIF, jika biaya akhir kurang
atau lebih besar dari estimasi biaya asli, maka kedua pembeli dan penjual berbagi biaya dari
keberangkatan berdasarkan rumus pembagian biaya prenegotiated, misalnya, pembagian hasil
80%/20% , diatas / dibawah biaya target didasarkan pada kinerja aktual penjual.
1.2.3.3.c Cost Plus Award Fee Contract
Penjual mengembalikan semua biaya yang sah, namun sebagian besar biaya hanya diperoleh
berdasarkan kepuasan kinerja dimana kriteria tingkat kepuasan tercantum dalam kontrak
kerja. Penentuan biaya hanya didasarkan pada penentuan subjektif dari kinerja penjual
dengan pembeli.
1.2.3.3.d Time and Material Contract
Kontrak waktu dan bahan adalah jenis hibrida pengaturan kontrak yang mengandung aspek
baik biaya penggantian dan kontrak harga tetap. Jenis kontrak ini sering digunakan untuk
panambahan staf, akuisisi ahli, dan dukungan luar ketika Statement of Work tidak dapat
ditentukan dengan cepat. Jenis kontrak menyerupai cost-reimbursable contract dimana jenis
kontrak ini dapat dibiarkan terbuka dan dapat dikenakan kenaikan biaya untuk pembeli. Nilai
penuh dari kesepakatan dan jumlah yang tepat dari barang yang akan dikirim tidak dapat
didefinisikan oleh pembeli pada saat pemberian harga pada kontrak. Dengan demikian, T &
M kontrak dapat meningkatkan nilai kontrak seolah-olah seperti bentuk cost-reimbursable
contract. Banyak organisasi memerlukan nilai dan batas waktu pada seluruh kontrak T & M
untuk mencegah pertumbuhan biaya tak terbatas yang melampaui target biaya. Sebaliknya, T

& M kontrak juga dapat menyerupai pengaturan harga satuan tetap pada saat penentuan
parameter tertentu dalam kontrak. Unit tenaga kerja atau tingkat material dapat diatur oleh
pembeli dan penjual, termasuk keuntungan penjual, ketika kedua belah pihak menyepakati
nilai-nilai untuk kategori sumber daya tertentu, seperti insinyur senior dengan nilai tukar
tertentu per jam, atau kategori bahan pada tingkat tertentu per unit.

1.3 Procurement Planning : Output

1.3.1 Procurement Management Plan
Procurement Management Plan memberikan deskripsi bagaimana pengelolaan proses dalam
procurement dengan cara menyusun dokumen procurement termasuk juga penutupan contract.
Procurement management plan diantaranya terdiri dari :
-

Jenis kontrak yang akan digunakan.

Isu terkait management resiko.

Kapan digunakannya estimasi independen dan kapan dibutuhkannya evaluasi.

Standar dokumen pengadaan yang akan difunakan.

Pengelolaam banyak supplier.

Mengkoordinasikan

procurement

dengan

aspek

lain

pada

suatu

proyek,

misalnya

mengkoordinasikan penjadwalan dengan pelaporan kinerja.

-

Batasan dan asumsi yang mungkin berpengaruh pada perencanaan procurent yang sudah
dilakukan.

Procurement metric yang digunakan untuk pengelolaan kontrak dan mengevaluasi penjual.

Mengidentifikasi prakualifikasi pembeli.

Penyusunan form dan format yang digunakan untuk procurement Statement of Work
(SoW).

Menentukan

tujuan

yang

akan

diberikan

kepada

penjual

yang

digunakan

untuk

penyusunan WBS.
-

Mengidentifikasi kebutuhan untuk mendukung jaminan pelaksanaan kontrak kerja terhadap

resiko.

Melakukan pengaturan jadwal pada masing-masing kontrak.

1.3.2 Procurement Statemant Of Work (SOW)

Pernyataan kerja (SOW) untuk setiap pengadaan dikembangkan dari dasar lingkup
proyek dan mendefinisikan hanya bagian dari ruang lingkup proyek yang akan dimasukkan

dalam kontrak yang bersangkutan. Pengadaan SOW menjelaskan item pengadaan secara cukup
rinci untuk memungkinkan calon penjual untuk menentukan apakah mereka mampu
menyediakan produk, jasa, atau hasil. Cukup detail dapat bervariasi berdasarkan pada sifat
item, kebutuhan pembeli, atau bentuk kontrak yang diharapkan. Informasi yang termasuk
dalam SOW dapat mencakup spesifikasi, jumlah yang diinginkan, tingkat kualitas, data
kinerja, periode kinerja, lokasi kerja, dan persyaratan lainnya.
SOW ditulis harus jelas, lengkap, dan ringkas. Ini mencakup deskripsi dari setiap
layanan jaminan yang diperlukan, seperti pelaporan kinerja atau dukungan operasional pascaproyek untuk item yang dibeli. Di dalam SOW terdapat isi dan format persyaratan khusus
untuk SOW procurement. Setiap item pr ocurement membutuhkan SOW. Namun, beberapa
produk atau jasa dapat dikelompokkan sebagai satu item pengadaan dalam SOW tunggal.
1.3.3 Make-or-buy Decissions

Make-or-buy Decissions mendokumentasikan kesimpulan yang dicapai mengenai produk, jasa,

atau hasil yang akan diperoleh dari luar organisasi proyek, atau akan dilakukan secara
internal oleh tim proyek. Hal ini juga dapat mencakup keputusan untuk meminta polis
asuransi

atau

jaminan

pelaksanaan

kontrak

untuk

mengatasi

beberapa

risiko

yang

teridentifikasi. Dokumen make-or-buy decission dibuat sesederhana mungkin berupa daftar

yang

mencakup

pembenaran

singkat

untuk

setiap

pengambilan

keputusan-keputusan.

Keputusan ini dapat diubah sebagai kegiatan pengadaan selanjutnya yang menunjukkan
persyaratan untuk pendekatan yang berbeda.
1.3.4 Procurement Document
Dokumen pengadaan digunakan untuk meminta proposal dari calon penjual. Istilahistilah seperti tawaran, tender, atau kutipan umumnya digunakan ketika keputusan seleksi
terhadap penjual akan didasarkan pada harga (seperti ketika membeli barang-barang
komersial atau standar), sedangkan istilah seperti proposal umumnya digunakan ketika ada
pertimbangan lain, seperti kemampuan teknis atau pendekatan teknis adalah hal yang
terpenting. Istilah umum yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen pengadaan dan
mungkin termasuk diantaranya adalah Request For Information (RFI), Invitation For Bid (IFB),
Request For Proposal (RFP), Request For Quotation (RFQ), pemberitahuan tender, undangan
untuk negosiasi, dan undangan untuk respon awal penjual. Terminologi pengadaan tertentu
yang digunakan dapat bervariasi oleh industri dan lokasi pengadaan.
Struktur dokumen pengadaan dari sisi pembeli digunakan untuk memfasilitasi respon

10

yang akurat dan lengkap dari masing-masing calon penjual dan untuk memudahkan evaluasi.
Dokumen tersebut meliputi deskripsi bentuk yang diinginkan, pernyataan pengadaan terkait
pekerjaan (SOW) dan ketentuan kontrak yang diperlukan. Untuk kontrak yang dilakukan
dengan pemerintah, sebagian atau semua isi dan struktur dokumen pengadaan dapat
tergantung pada aturan yang berlakus.'
1.3.5 Source Selecton Criteria
Kriteria seleksi sering disertakan sebagai bagian dari dokumen pengadaan. Kriteria tersebut
dikembangkan dan digunakan untuk menilai proposal yang diajukan oleh penjual yang dapat
bersifat objektif atau subjektif. Kriteria seleksi dapat terbatas untuk membeli harga jika item
pengadaan sudah tersedia dari sejumlah penjual diterima. Harga pembelian dalam konteks ini
meliputi biaya barang dan semua biaya tambahan seperti pengiriman. Kriteria seleksi lainnya
dapat diidentifikasi dan didokumentasikan untuk mendukung penilaian untuk produk yang
lebih kompleks, jasa, atau hasil. Beberapa contoh adalah sebagai berikut :
pemahaman kebutuhan. Seberapa baik usulan penjual mengatasi pernyataan dalam
Statement Of Work?

Keseluruhan biaya siklus hidup. Apakah penjual yang dipilih menghasilkan total biaya
terendah (biaya pembelian ditambah biaya operasi)?

Kemampuan teknis. Apakah penjual memilik keterampilan teknis dan pengetahuan yang
dibutuhkan?

Risiko. Berapa banyak risiko ada dalam Statement Of Work, berapa banyak risiko yang
akan diterima oleh penjual terpilih dan bagaimana penjual mengurangi risiko?

Pendekatan Manajemen. Apakah penjual memiliki, atau dapatkah penjual secara wajar
mengembangkan proses manajemen dan prosedur untuk memastikan proyek yang sukses?

Pendekatan Teknis. Apakah diusulkan metodologi teknis penjual, teknik, solusi, dan
layanan memenuhi persyaratan dokumen pengadaan atau mereka akan memberikan lebih
atau kurang dari hasil yang diharapkan?

Garansi. Apa penjual akan memberikan garansi untuk produk yang dihasilkan dan berapa
lama masa berlakunya garansi tersebut ?

Kapasitas keuangan. Apakah penjual memiliki, atau penjual diperkirakan mendapatkan,

sumber daya keuangan yang diperlukan?

Kapasitas produksi dan bunga. Apakah penjual memiliki kapasitas dan minat untuk
memenuhi kebutuhan potensial di masa depan?

Ukuran Bisnis dan jenis . Apakah perusahaan penjual memenuhi kategori tertentu dari

11

bisnis seperti yang telah didefinisikan oleh pembeli atau oleh lembaga pemerintah sebagai
syarat pemberian harga kontrak?

Kinerja masa lalu penjual. Apa yang telah menjadi pengalaman masa lalu dengan penjual
yang dipilih?

Referensi. Dapatkah penjual memberikan referensi dari pelanggan terhadap pengalaman

kerja penjual dan sesuai dengan persyaratan kontrak?

Hak kekayaan intelektual. Apakah penjual menegaskan hak kekayaan intelektual dalam
proses atau jasa yang akan mereka gunakan atau di produk yang akan mereka hasilkan
untuk proyek?

Hak kepemilikan. Apakah penjual menegaskan hak milik dalam proses atau jasa yang akan
mereka menggunakan atau di produk yang akan mereka hasilkan untuk proyek?

1.3.6 Change Request

Permintaan perubahan yang dikeluarkan dapat mengubah kebijakan proyek atau prosedur,
ruang lingkup proyek, biaya proyek atau anggaran, jadwal proyek, atau kualitas proyek.
Permintaan perubahan memerlukan tindakan preventif atau korektif untuk mencegah dampak
negatif yang bisa saja terjadi dalam proyek. Permintaan untuk perubahan dapat dilakukan
secara

langsung

atau

tidak

langsung,

secara

eksternal

atau

internal

dimulai,

yang

kemungkinan diantaranya adalah sebagai berikut :

Tindakan korektif. Arah pendokumentasian untuk melaksanakan pekerjaan proyek untuk
membawa kinerja masa depan yang sesuai dengan rencana manajemen proyek.
Tindakan pencegahan. Pendokumentasian untuk melakukan suatu kegiatan yang dapat
mengurangi kemungkinan/konsekuensi negatif yang terkait dengan risiko proyek.
Perbaikan kegagalan. Identifikasi yang mendokumentasikan cacat pada komponen proyek
dengan rekomendasi untuk memperbaiki cacat atau sepenuhnya menggantikan komponen.
Update. Perubahan dokumentasi, rencana, dll, untuk mencermin adanya penambahan ide
atau komponen dalam sebuah proyek.

2. Pelaksanaan (Conducting)
Pelaksanaan pengadaan adalah proses mendapatkan respon penjual, memilih penjual, dan
pemberian kontrak. Dalam proses ini, tim akan menerima tawaran atau proposal dan akan
menerapkan kriteria seleksi yang telah ditetapkan sebelumnya untuk memilih satu atau lebih
penjual yang memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan. Pada item pengadaan utama,

12

keseluruhan proses meminta tanggapan dari penjual dan mengevaluasi respon-respon dapat
diulang. Daftar penjual yang memenuhi syarat dapat disusun berdasarkan sebuah proposal
awal. Sebuah evaluasi yang lebih rinci kemudian dapat dilakukan berdasarkan dokumen
persyaratan yang lebih spesifik dan komprehensif yang diminta dari penjual. Selain itu, alat
dan teknik yang dijelaskan di sini dapat digunakan sendiri atau dalam kombinasi untuk
memilih penjual. Sebagai contoh, sistem pembobotan dapat digunakan untuk:
Memilih penjual tunggal yang akan diminta untuk menandatangani standar kontrak.
Menetapkan urutan negosiasi dengan peringkat semua proposal berdasarkan nilai bobot
evaluasi yang ditimbangpada usulan yang diajukan.

Gambar 2: Cunducting procurement

2.1 Conducting: Input

2.1.1 Project Management Plan

13

*Dijelaskan pada subbab 1.3.1

2.1.2 Procurement Document

*Dijelaskan pada subbab 1.3.4

2.1.3 Source selection criteria

*Dijelaskan pada subbab 1.3.5

2.1.4 Qualified Seller List
Merupakan daftar penjual yang telah terpilih sesuai dengan kualifikasi dan penglamannya,
jadi pada akhirnya nanti, proses procurement hanya dilaksanakan oleh penjual terpilih yang
diharapkan dapat melaksanakan dan menyelesaikan kontrak.
2.1.5 Seller Proposal
Pengajuan pembeli dalam bentuk proposal yang disiapkan untuk memenuhi dokumen
pengadaan yang isinya berupa informasi yang akan digunakan untuk evaluasi pemilihan
penjual.
2.1.6 Project Document
Dokumen proyek yang berisi :
- Risk register (*dijelaskan pada subbab 1.1.4)
- Risk-related register (*dijelaskan pada subbab 1.1.5)
2.1.7 make-or-buy-decision

*Dijelaskan pada subbab 1.3.3

2.1.8 Teaming Agreement

*Dijelaskan pada subbab 1.1.3

2.1.9 Organizational Process Assets
Elemen organizational process assets yang dapat mempengaruhi proses perilaku pengadaan
meliputi, tetapi tidak terbatas pada:
Daftar calon penjual yang berkualitas dan memenuhi kualifikasi.
Informasi tentang pengalaman baik dan buruk masa lalu penjual.
2.2. Conducting: Tool and Techniques
2.2.1 Bidder Conference
Konferensi penawar (kadang-kadang disebut konferensi kontraktor, konferensi penjual, dan
konferensi pra-bid) adalah pertemuan antara pembeli dan semua calon penjual sebelum
pengajuan dari tawaran atau proposal. Konferensi ditujukan untuk memastikan bahwa semua
calon penjual memiliki pemahaman yang jelas dan umum dari (persyaratan teknis dan
kontrak) pengadaan, dan bahwa tidak ada penawar menerima perlakuan istimewa. Tanggapan

14

atas pertanyaan dapat dimasukkan ke dalam dokumen pengadaan sebagai amandemen. Agar
adil, pembeli harus berhati-hati untuk memastikan bahwa semua calon penjual mendengar
setiap pertanyaan dari setiap calon penjual dan setiap jawaban dari pembeli.
2.2.2 Proposal Evaluation Techniques
Pada pengadaan yang kompleks, di mana pemilihan sumber akan dibuat berdasarkan respon
penjual berdasarkan kriteria yang ditetapkan sebelumnya, evaluasi proses formil akan
ditentukan oleh kebijakan pengadaan pembeli. Komite Evaluasi akan membuat pilihan mereka
untuk disetujui oleh manajemen sebelum penghargaan.
2.2.3 Independent Estimates
Bagi banyak item pengadaan, organisasi yang melakukan pengadaan dapat memilih untuk
mempersiapkan estimasi mandiri, atau menggunakan jasa estimator profesional dari luar.
Perbedaan yang signifikan dalam perkiraan biaya dapat menjadi indikasi Statement of Work
kurang, ambigu, dan / atau calon penjual belum memahami atau gagal untuk merespon
sepenuhnya pada laporan pengadaan pekerjaan.
2.2.4 Expert Judgement
Penilaian ahli dapat digunakan dalam mengevaluasi proposal penjual. Evaluasi proposal dapat
dilakukan dengan multi-disiplin review tim dengan keahlian di masing-masing wilayah yang
dicakup oleh dokumen pengadaan dan kontrak yang diusulkan. Hal ini dapat mencakup
keahlian dari disiplin fungsional seperti kontraktor, hukum, keuangan, akuntansi, teknik,
desain, penelitian, pengembangan, penjualan, dan manufaktur.
2.2.5 Advertising
Daftar yang potensial penjual dapat diperluas informasinya dengan memasang iklan di
publikasi umum seperti koran, majalan, dan televisi.
2.2.6 Internet Search
Internet memiliki pengaruh besar pada kebanyakan pengadaan proyek dan akuisisi rantai
pasokan dalam organisasi. Internet berperan sebagai lingkungan yang digunakan sebagau jalur
penyampaian kegiatan pengadaan.
2.2.7 Procurement Negotiation

15

Negosiasi memperjelas struktur, persyaratan dan ketentuan lain dari pembelian sehingga
kesepakatan bersama dapat dicapai sebelum penandatanganan kontrak. Pembahasan dalam
kontrak mencerminkan semua kesepakatan yang dicapai. Subject yang dibahas harus
mencakup tanggung jawab, wewenang untuk melakukan perubahan, hal yang berlaku dan
hukum yang mengatur, teknis, dan pendekatan manajemen bisnis, hak milik, pembiayaan
kontrak, solusi teknis, jadwal keseluruhan, pembayaran, dan harga. Negosiasi disimpulkan
dengan dokumen kontrak yang dapat dilaksanakan oleh kedua pembeli dan penjual.
Untuk item pengadaan yang kompleks, negosiasi kontrak dapat menjadi proses yang
independen dengan input (misalnya, isu atau daftar item) dan output (misalnya, keputusan
yang didokumentasikan). Untuk item pengadaan yang sederhana, syarat dan ketentuan
kontrak dapat ditetapkan sebelumnya dan bersifat mutlak yang harus diterima oleh penjual.
2.3

Conducting: Output

2.3.1 Selected Seller

penjual yang terpilih adalah penjual memiliki kriteria kompetitif didasarkan pada hasil yang
akandicapai dari evaluasi proposal atau penawaran. Selain itu, penjual terpilih adalah penjual
yang telah menegosiasikan rancangan kontrak menjadi kontrak aktual dengan nilai tertentu.
Persetujuan akhir pemberian kontrak dari pembeli ke penjual bersifat komplek, bernilai
tinggi, dan beresiko tinggi dan setiap persetujuan yang terjadi didalamnya membutuhkan
pengelolaan dari senior manajemen.
2.3.2 Procurement Contract Award
Kontrak pengadaan diberikan kepada masing-masing penjual terpilih. Kontrak dapat berbentuk
formulir pembayaran sederhana atau dapat bernbentuk dokumen yang komplek. Didasarkan
pada kompleksitas dokumen, kontrak mengandung pernyataan hukum yang mengharuskan
penjual menyediakan produk spesifik, layanan atau hasil, dan mewajibkan pembeli membayar
penjual. Komponen utama pada dokumen kontrak mungkin bervariasi, akan tetapi paling
tidak berisi informasi diantaranya adalah :
- Statemens of Works
- Dasar penjadwalan
- Pelaporan kinerja
- Periode pelaksanaan
- Aturan dan tanggung jawab
- Pemberian harga

16

- Aturan pembayaran
- Lokasi penyerahan
- Kriteria pengecekan dan penerimaan
- Garansi
- Dukungan terhadap produk
- Batasan kewajiban
- Penggajian
- Penalti
- Insentif
- Persetujuan terhadap keterlibatan sub-kontraktor
- Respon terhadap perubahan permintaan
- Penghentian dan mekanisme alternatif resolusi penghentian.
2.3.3 Resource Calendar
Dokumentasi jumlah dan ketersediaan sumber daya dan tanggal dimana sumber daya tertentu
dapat digunakan atau sedang tidak digunakan.
2.3.4 Change Request

*Sudah dijelaskan pada subbab 1.3.6

2.3.5 Project Management Plan Updates
Recana pengembangan proyek, dalam pelaksanaannya mungkin akan mengalami perubahan
yang didalamnya, tapi tidak terbatas pada hal sebagai berikut :
- Dasar pembiayaan
- Ruang lingkup
- Dasar penjadwalan
- rencana pengelolaan pengadaan
2.3.6 Project Document Updates
Dokumen proyek mungkin mengalami perubahan, tapi tidak terbatas pada hal-hal sebagai
berikut :
- Kebutuhan dokumentasi
- Kebutuhan penelusuran dokumentasi
- Daftar resiko yang terindikasi

3 Administer Procurement
Pengelolaan pengadaan adalah proses dimana dilakukkan pengelolaan hubungan yang

17

saling terkait dalam proses pengadaan, pengawasan terhadap kinerja kontrak dan membuat
perubahan serta koreksi jika diperlukan. Baik pembeli dan penjual melakukkan pengelolaan
pengadaan untuk tujuan yang sama. Pembeli dan penjual harus memastikan bahwa setiap
kebijakan yang diambil dan dis

epakati sesuai dengan ketentuan kontrak dan hak atas

hukum untuk pembeli dan penjual akan dilindungi eksistensinya.

Proses pengelolaan pengadaan memastikan bahwa kinerja penjual memenuhi persyaratan
pengadaan dan pembeli melakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan kontrak hukum. Pada
proyek yang lebih besar dengan beberapa penyedia, aspek kunci dari administrasi kontrak
adalah antarmuka mengelola antara berbagai penyedia.
Pengelolaan pengadaan meliputi penerapan proses manajemen proyek yang sesuai
dengan hubungan kontrak dan integrasi output dari proses ini ke dalam keseluruhan
manajemen proyek. Integrasi ini akan sering terjadi pada berbagai tingkatan ketika ada
beberapa penjual dan beberapa produk, jasa, atau hasil yang terlibat. Proses manajemen
proyek yang diterapkan dapat mencakup, namun tidak terbatas pada:
Pelaksanaan dan pengelolaan Proyek . Untuk mengotorisasi pekerjaan penjual pada waktu
yang tepat
Laporan Kinerja. Untuk memantau ruang lingkup kontrak, biaya, jadwal, dan kinerja teknis
Lakukan kontrol kualitas. Untuk memeriksa dan memverifikasi kecukupan produk penjual;
Lakukan kontrol perubahan terpadu. Untuk memastikan bahwa perubahan disetujui dengan
benar dan bahwa semua orang dengan kebutuhan untuk mengetahui menyadari perubahan
tersebut
Memantau dan mengendalikan risiko. Untuk memastikan bahwa risiko telah diantisipasi.
Pengelolaan pengadaan juga memiliki komponen manajemen keuangan yang melibatkan
pemantauan

pembayaran

terhadap

penjual.

Hal

ini

memastikan

bahwa

persyaratan

pembayaran yang ditetapkan dalam kontrak terpenuhi dan bahwa kompensasi penjual sesuai
dengan perkembangan kerja penjual, sebagaimana didefinisikan dalam kontrak. Prinsip utama
dalam pembayaran adalah pembayaran dilakukan didasarkan pada perkembangan dalam
pelaksanaan proyek. Penilaian mengenai proses manajemen pengadaan dan dokumentasi
seberapa baik pekerjaan yang sudah dilaksanakan oleh penjual didasarkan pada kontrak dan
menetapkan tindakan perbaikan bila diperlukan. Penilaian kinerja ini dapat digunakan sebagai
ukuran kompetensi penjual untuk melakukan pekerjaan serupa pada proyek-proyek masa
depan. Evaluasi serupa juga dilakukan jika diperlukan untuk mengkonfirmasi bahwa penjual
tidak memenuhi kewajiban kontrak penjual dan ketika pembeli mempertimbangkan tindakan

18

korektif. Mengelola pengadaan termasuk mengelola setiap penyelesaian pekerjaan kontrak

sesuai dengan klausul pemutusan kontrak. Kontrak dapat diubah setiap saat sebelum kontrak
ditutup dengan persetujuan bersama, sesuai dengan ketentuan pengendalian perubahan
kontrak. Perubahan tersebut mungkin tidak selalu saling menguntungkan penjual dan pembeli

Gambar 3: Administer Procurement

3.1 Administer Procurement:

Input

3.1.1 Procurement Document

Dokumen pengadaan berisi catatan lengkap mengenai proses pengelolaan pengadaan.
Dokumen meliputi penghargaan kontrak dan Statement of Work.
3.1.2 Project Management Plan

*Sudah dijelaskan pada subbab 1.1.3.1

3.1.3 Contract

*Sudah dijelaskan pada subbab 1.2.3.2

19

3.1.4 Performance Report

Dokumentasi kinerja penjual meliputi:
Dokumentasi teknis yang dikembangkan oleh penjual dan penyampaian informasi lain yang
disediakan sesuai dengan ketentuan kontrak.
laporan kinerja Penjual. Laporan kinerja penjual menunjukkan pelaksanaan mana yang
sudah dilaksanakan dan yang belum dilaksanakan.
3.1.5 Approved Change Request
Permintaan perubahan yang telah disetujui dapat mencakup modifikasi pada syarat dan
ketentuan kontrak termasuk pernyataan pengadaan pekerjaan, harga, dan deskripsi produk,
jasa, atau hasil yang akan diberikan. Semua perubahan didokumentasikan secara tertulis dan
telah disetujui sebelum diimplementasikan
3.1.6 Work Performance Information
Informasi kinerja kerja berisi sejauh mana standar kualitas sesuai tingkat kepuasan pembeli,
pembiayaan apa saja yang telah dikeluarkan atau dilakukan, tagihan penjual yang telah
dibayarkan. Semua dikumpulkan sebagai bagian dari pelaksanaan proyek.
3.2 Administer Procurement: Tool and Techniques
3.2.1 Contract Change Control System
Sebuah sistem pengendalian perubahan kontrak mendefinisikan proses dimana pengadaan
dapat dimodifikasi. Ini termasuk dokumen, sistem pelacakan, prosedur penyelesaian sengketa,
dan tingkat persetujuan yang diperlukan untuk otorisasi perubahan.
3.2.2 Procurement Performance Reviews
Sebuah tinjauan kinerja pengadaan adalah review terstruktur kemajuan penjual dalam
pelaksanaan tugasnya dalam ruang lingkup dan kualitas proyek sesuai dengan kontrak. Hal
ini dapat mencakup review dokumentasi yang sudah disiapkan oleh penjual dan inspeksi oleh
pembeli, serta audit kualitas yang dilakukan selama pelaksanaan penjual pekerjaan. Tujuan
dari tinjauan kinerja adalah untuk mengidentifikasi keberhasilan atau kegagalan kinerja,
kemajuan sehubungan dengan pernyataan pengadaan pekerjaan, yang memungkinkan pembeli
untuk mengukur kemampuan atau ketidakmampuan penjual dalam pelaksanaan pekerjaan.
3.2.3 Inspection and Audit

20

Inspeksi dan audit dibutuhkan oleh pembeli dan didukung oleh penjual sebagaimana
ditentukan dalam kontrak pengadaan yang dapat dilakukan selama pelaksanaan proyek untuk
memverifikasi kepatuhan dalam proses kerja penjual.
3.2.4 Performance Reporting
Pelaporan kinerja ditujukan untuk pengelolaan informasi tentang bagaimana efektifitas penjual
sesuai dengan tujuan yang tercantum dalam kontrak kerja.
3.2.5 Payment Systems
Pembayaran kepada penjual dilakukan melalui sistem pembayaran yang dimiliki oleh pembeli
setelah pembeli yakin bahwa pekerjaan yang dilaksanakan oleh penjual sesuai dengan kriteria
tingkat kepuasan pembeli.Proses pembayaran dibuat dan dilakukan sesuai dengan ketenteuan
yang berlaku pada kontrak yang telah disepakati.
3.2.6 Claims Administration
Perubahan yang diperselisihkan dan perubahan konstruktif adalah perubahan dimana pembeli
dan penjual tidak dapat mencapai kesepakatan mengenai kompensasi terhadap perubahan
yang dilakukak, atau tidak setuju terhadap perubahan yang telah terjadi. Perubahan yang
diperselisihkan disebut klaim, perselisihan, atau banding. Klaim didokumentasikan, diproses,
dipantau, dan dikelola sepanjang siklus hidup kontrak, biasanya sesuai dengan syarat-syarat
kontrak. Jika para pihak sendiri tidak menyelesaikan klaim, mungkin harus ditangani sesuai
dengan alternatif penyelesaian sengketa. Penyelesaian yang sngat dianjurkan adalah melalui
proses negosiasi bersama antara penjual dan pembeli.
3.2.7 Record Management System
Sebuah sistem manajemen catatan digunakan oleh manajer proyek untuk mengelola kontrak
dan pengadaan dokumentasi dan catatan yang terdiri dari satu set proses, fungsi kontrol
terkait, dan alat-alat otomatisasi yang dikonsolidasikan dan digabungkan sebagai bagian dari
sistem informasi manajemen proyek. Sistem ini berisi arsip dokumen kontrak.

3.3 Administer Procurement:

Output

3.3.1 Procurement Documentation

21

Dokumentasi pengadaan mencakup, namun tidak terbatas pada, kontrak pengadaan dengan
semua jadwal pendukung, permintaan perubahan kontrak yang belum disetujui, dan
permintaan perubahan yang telah disetujui. Dokumentasi pengadaan juga mencakup setiap
teknis pendokumentasian yang dilakukan oleh pembeli dan informasi kinerja lain seperti
laporan kinerja penjual, jaminan, dokumen keuangan seperti faktur dan nota pembayaran,
dan hasil pemeriksaan kontrak terkait.
3.3.2 Organizational Process Assets Updates
Elemen dari pengelolaan pembaharuan proses termasuk, namun tidak terbatas pada:
Korespondensi. Syarat dan kondisi kontrak sering memerlukan dokumentasi aspek-aspek
tertentu dari komunikasi pembeli / penjual, seperti kebutuhan untuk peringatan kinerja
tidak memuaskan dan permintaan untuk perubahan kontrak atau klarifikasi tertulis. Hal ini
dapat mencakup hasil audit yang dilaporkan pembeli dan pemeriksaan yang menunjukkan
kelemahan penjual yang perlu untuk diperbaiki.
Permintaan dan penjadwalan pembayaran. Semua pembayaran harus dilakukan sesuai
dengan syarat dan ketentuan kontrak pengadaan.
Dokumentasi evaluasi kinerja penjual. Dokumentasi evaluasi kinerja penjual disiapkan oleh
pembeli. Evaluasi kinerja seperti dokumen kemampuan penjual untuk terus melakukan
pekerjaan pada kontrak saat ini, menunjukkan jika penjual dapat diizinkan untuk
melakukan pekerjaan pada proyek-proyek masa depan, atau menilai seberapa baik penjual
melakukan pekerjaan proyek. Dokumen-dokumen ini dapat menjadi dasar untuk terminasi
dini kontrak penjual atau menentukan bagaimana hukuman kontrak, biaya, atau insentif
yang akan diberikan.
3.3.3 Change Request

*Sudah dijelaskan pada subbab 1.3.6

3.3.4 Project Management Plan Updates
Elemen rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas
pada:

Rencana pengelolaan Pengadaan. Rencana pengelolaan pengadaan telah diperbarui untuk

mencerminkan perubahan permintaan yang telah disetujui yang mempengaruhi manajemen
pengadaan, termasuk dampak terhadap biaya atau jadwal.

jadwal awal. Jika ada ketidaktercapaian yang mempengaruhi kinerja proyek secara

22

keseluruhan, baseline Jadwal mungkin perlu diperbarui untuk mencerminkan harapan saat
ini.

4. Close Procurement
penutupan Pengadaan adalah proses menyelesaikan setiap proyek pengadaan. Proses
penutupan Pengadaan juga melibatkan kegiatan administrasi seperti menyelesaikan klaim
terbuka, memperbarui catatan untuk mencerminkan hasil akhir dan pengarsipan informasi
untuk penggunaan masa depan. Klaim yang belum terselesaikan dapat dikenakan proses
pengadilan setelah penutupan. Syarat dan ketentuan kontrak dapat menentukan prosedur
penutupan kontrak.
Terminasi dini kontrak adalah kasus khusus penutupan pengadaan yang didapat dari
hasil kesepakatan bersama dari kedua belah pihak, atau dari pihak pembeli sesuai dengan
ketentuan kontrak yang disepakati bersama. Hak dan tanggung jawab dari para pihak dalam
terminasi dini tercantum dalam klausa penghentian kontrak. Berdasarkan syarat dan
ketentuan pengadaan, pembeli dapat memiliki hak untuk mengakhiri seluruh kontrak atau
sebagian dari kontrak.

Gambar 4: Close procurement

4.1 Close Procurement: Input
4.1.1 Project Management Plan

23

*Sudah dijelaskan pada subbab 1.3.1

4.1.2 Procurement Documentation
Untuk

menutup

kontrak,

semua

dokumentasi

pengadaan

dikumpulkan,

diindeks,

dan

diajukan. Informasi tentang jadwal kontrak, ruang lingkup, kualitas, kinerja biaya , catatan
pembayaran, dan hasil inspeksi disimpan menjadi sebuah katalog . Informasi ini nantinya
dapat digunakan untuk pembelajaran informasi dan sebagai dasar untuk mengevaluasi
kontraktor untuk kontrak dimasa depan.
4.2 Close procurement: Tools and Techniques
4.2.1 Procurement Audits
Audit pengadaan adalah review terstruktur dari proses pengadaan yang berasal dari proses
rencana pengadaan. Tujuan dari audit pengadaan adalah untuk mengidentifikasi keberhasilan
dan kegagalan yang menjamin pengakuan dalam penyusunan atau administrasi kontrak
pengadaan lainnya pada proyek, atau proyek-proyek lain yang dilakukan dalam perusahaan.
4.2.2 Negotiated Settement
Tujuan utama dalam penyelesaian pengadaan adalah mengakhiri semua hal yang harus
diselesaikan termasuk klaim dan sengketa. Setiap kali penyelesaian tidak dapat dicapai
melalui negosiasi langsung, beberapa bentuk alternatif penyelesaian sengketa yang dapat
digunakan

adalah

mediasi

atau

arbitrase.

Ketika

semuanya

gagal,

dapat

dilakukan

penyelesaian secara hukum di pengadilan..

4.2.3 Record Management System

*sudah dijelaskan pada subbab 1.3.2.7

4.3 Close Procurement:

Output

4.3.1 Closed Procurement

Pembeli, biasanya melalui administrator pengadaan resmi, memberikan pemberitahuan tertulis
formal bahwasannya kontrak telah selesai. Persyaratan formal penutupan pengadaan biasanya
didefinisikan dalam syarat dan ketentuan kontrak dan termasuk dalam rencana manajemen
pengadaan.

4.3.2 Organizational Process Assets Updates

Elemen pembaruan pengorganisasian proses termasuk, namun tidak terbatas pada:

24

 File Pengadaan. Sebuah set dokumentasi kontrak yang telah diindeks, termasuk kontrak
yang sudah ditutup.
Penerimaan penyampaian. Pembeli, biasanya melalui administrator pengadaan resminya,
menyediakan memberikan pemberitahuan tertulis kepada penjual bahwa penyampaian
sudah diterima atau ditolak. Persyaratan formal mengenai penerimaan penyampaian, dan
bagaimana menangani pwnyampaian yang tidak sesuai biasanya didefinisikan dalam
kontrak.
Pelajaran dokumentasi. apa yang telah dialami, dan rekomendasi perbaikan proses harus
dikembangkan sebagai file proyek untuk meningkatkan pengadaan dimasa depan.

25

DAFTAR PUSTAKA
Institute ,Project Management(2008).A Guide to The Project Management Body Of

Knowledge.Pensylvania:Project Management Institute

Schwalbe,Kathy(2011).Information Technology Project Management revised 6rd.Boston:Project
Management Institute

26