UNIVERSIDAD DE PIURA

PROGRAMA
ACADMICO
INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

DE

INGENIERA

GESTIN DE OPERACIONES
CICLO 2014 - II

LOGSTICA DE ENTRADA:
COMPRAS
https://www.youtube.com/watch?v=oykCsnOfmfo

ABASTECIMIENTO ESTRATEGICO

TEMARIO
I. Generalidades
II. Procedimiento de Compras
III. Factores crticos de xito
IV. Comentarios importantes

V. Enfoques para comprar

GENERALIDADES
Producto: Bien o servicio.
Compras es un rea con alto grado de contacto
con el resto de reas y con los proveedores. La
comunicacin y la negociacin es fundamental.
Factor
crtico
de
xito
(FCE):
definir
adecuadamente la necesidad o la oportunidad.
En compras, la rutina real variar en las diferentes
empresas del mundo, sin embargo hay pasos
tpicos.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
Esquema General

4. Evaluar las
propuestas segn
3. Elegir a los
los criterios de
proveedores y
evaluacin
2. Realizar el los criterios de
1. Elaborar el estudio de
evaluacin
mercado
Requerimiento
de compra

5. Elaborar y
comunicar la
Orden de
Compra

6. Conseguir la
entrega del
producto

7. Comprobar
la terminacin
del contrato

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
Diagrama de Gantt

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
1. Requerimiento
Documento a travs del cual se hace llegar la necesidad al
departamento de compras.
Marca el inicio del proceso.
Debe definir claramente: la necesidad, cantidad (unidades)
y fechas de entrega.
Aprobacin formal (firmas o electrnicamente).
Acompaada de especificaciones.
Traer datos exactos de: el centro y partida presupuestal.
Comunicacin clara y permanente para definir la necesidad.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
1. Requerimiento

Ejemplo
de
Requerimiento
de Compra

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
1. Requerimiento
Facilita la Trazabilidad:

Se entiende trazabilidad como el conjunto de aquellos

procedimientos preestablecidos y autosuficientes que
permiten conocer el histrico, la ubicacin y la trayectoria de
un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de
suministros en un momento dado, a travs de unas
herramientas determinadas.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA

Elegir los datos

necesarios

1. Requerimiento: Ejemplo de Requerimiento de Compra

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
2. Estudio de Mercado
Sobre todo para contratos importantes.
Implica un anlisis de las existencias disponibles, la
tendencia de la oferta, los precios corrientes del mercado y
otros factores.
Uno de los deberes del Gerente de Compra es convertirse
en un experto en los mercados de los productos: detalles,
estadsticas, hechos y datos para la toma de decisiones.
Agenciarse de expertos y asociaciones. Suscribirse a
revistas. Asistir a congresos /seminarios. Establecer
contactos.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
2. Estudio de Mercado
El comprador debe ampliar sus conocimientos en diversas
reas: Fabricacin, TI, Mantenimiento, Docencia, ERP,
Seguridad, Cajas Fuertes, etc.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
3. Proveedores y Criterios
Buscar fuentes de abastecimiento. Calificar fuentes de
abastecimiento si o no?.
Obtener informacin de los proveedores: Catlogos (fsicos y
digitales), solicitarle al proveedor cmo si le estuviramos haciendo
un pedido. Informacin financiera (infocorp, estados financieros),
internet.
Recibir al proveedor con prontitud y cortesa.
Consultar a expertos.
Establecer criterios de evaluacin: precio, servicio post-venta,
funcionalidad, tiempo de entrega, forma de pago, referencias de
clientes, cercana, nacional, medioambiente, etc.
Solicitar solicitud por escrito (fecha).

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
3. Proveedores y Criterios
Obtenga en todas las compras el
precio menor sin afectar el nivel de
calidad y el tiempo de entrega
requeridos.
Establezca y conserve buenas
relaciones con los proveedores,
aliente sus sugerencias y consejos
para mejorar los productos.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
4. Evaluar propuestas
Se cuenta con: la necesidad definida, informacin del estudio
de mercado, cotizaciones y criterios de evaluacin.
Se procede a calificar las cotizaciones.
Se sugiere utilizar una escala porcentual.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
5. Orden de Compra
La orden de compra es un documento mediante el cual se
comprometen tanto el proveedor como el comprador a sostener y
respetar las condiciones pactadas.
Autoriza al proveedor para hacer entrega del producto.
Debe abarcar de manera concreta y precisa los elementos esenciales
de la compra. Evitar interpretaciones errneas y comunicacin extra.
En lo posible incluir: especificacin indicada en el requerimiento,
nmero de orden en la documentacin relacionada (facturas, guas,
envos).
Nmero de artculos y unidades apropiadas.
Instrucciones sobre entrega, tiempo de entrega, facturacin y
condiciones de pago.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
6. Entrega de Producto
Seguimiento del estado del envo (una semana antes, dos
das antes, el da del envo).
Al recibirse el producto se debe dar aviso a Compras para
que ste acuse recibo al proveedor.
Revisar la factura en coordinacin con Contabilidad para su
verificacin y pago.
Vo.Bo. de Compras para proceder con la programacin del
pago segn lo acordado.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
7. Cierre del Contrato
Encuesta al usuario sobre el nivel de satisfaccin y
sugerencias. Firma del usuario.
Documentar observaciones, sugerencias y puntos por
mejorar.
Comunicar al proveedor el nivel de satisfaccin obtenido.
Comunicar por escrito el trmino del contrato.

FACTORES CRTICOS DE XITO

Definicin adecuada de la necesidad.

Conocimiento de la estructura de costos del producto.

Grado de calidad del procedimiento de compras y su
cumplimiento.
Capacidad de negociacin.
Alto nivel de tica.

AVANCES TECNOLGICOS

Redes.
Bases de datos distribudas.
Telecomunicaciones.
Sistemas Integrados World Class.
Portabilidad.
Sistemas Expertos.
Correo electrnico.

CAMBIOS DE ENFOQUE

La informacin puede aparecer en

un solo lugar a la vez.

La informacin puede aparecer en

tantos lugares cmo sea necesario.

Slo los expertos pueden realizar

los trabajos.

Un
generalista
o
empleado
multifuncional puede hacer el trabajo.

Elegir entre descentralizacin o

centralizacin.

Se deben obtener beneficios de

ambas.

CAMBIOS DE ENFOQUE

Los gerentes toman las decisiones.

La toma de decisiones es parte de la tarea

de todos en el proceso.

Los que trabajan en un proceso

deberan estar prximos; el personal
que est fuera de la empresa
necesita oficinas para el manejo de la
informacin.

No importa donde est el proceso, se

ejecuta integrado y podr manejar
informacin donde se encuentre.

Los
planes
peridicamente.

Los planes se revisan instantneamente.

se

revisan

NUEVAS FUNCIONES DE LA LOGSTICA

Investigacin del mercado de proveedores y evaluacin global
de costos.
Fusiones, Grupos de Compra y Alianzas Estratgicas.

Manejo del Outsourcing.

Administracin de tiempos.

NUEVO PERFIL DEL LOGSTICO

Amplio conocimiento de lo que es y de lo que hace su empresa.

Versatilidad y flexibilidad para los cambios.

Manejo de sistemas modernos de informacin y comunicacin.
Mucha creatividad e imaginacin Apto para todo.

relaciones cooperativas

Compromiso para establecer

ENFOQUES PARA COMPRAR

Relaciones basadas en la confianza
Incentivo poco claro para impulsar
el mejoramiento.
Supone coincidencia en las metas
del proveedor.
Proveedor podra captar todo el
valor creado.
Compras no influenciadas
Mentalidad tradicional de compras
de oficina.
Se aceptan los precios.
Deja el dinero sobre la mesa.

Abastecimiento equilibrado
Influye
totalmente
en
las
habilidades del proveedor.
Trae mejoras para el cliente y el
proveedor.
Requiere una habilidad significativa
del cliente.

Rivalidad darwiniana
Requiere mucha influencia para
comprar.
Elimina el letargo del proveedor,
pero puede generar resentimiento.
No motiva el mejoramiento
sinrgico.
Compromiso para establecer precios competitivos