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I. CONCEPTO
El control presupuestario es uno de los ms importantes sistemas integrados de control
de la actividad econmico-financiera de la empresa.
Etapa del proceso presupuestario que consiste en el registro de operaciones realizadas
durante el ejercicio presupuestario, a fin de verificar y valorar las acciones emprendidas y
apreciar el cumplimiento de los propsitos y polticas fijadas previamente, a fin de
identificar desviaciones y determinar acciones correctivas. Es un sistema compuesto por
un conjunto de procedimientos administrativos mediante los cuales se vigila la
autorizacin, tramitacin y aplicacin de recursos humanos, materiales y financieros
integrantes del gasto del Sector Pblico Federal en el desempeo de sus funciones.
Principio Bsico de Contabilidad Gubernamental que establece la competencia del sistema
contable en el registro de los ingresos y egresos comprendidos en el presupuesto del
ente, as como su vinculacin con el avance fsico financiero de los proyectos
programados.
Constituye una fase fundamental dentro de la gestin presupuestaria y esta orientado a:
- Comparar los datos reales con los objetivos fijados: La actividad de la empresa ocasiona unos
resultados, que el sistema de control debe poner de manifiesto. Estos resultados habrn de
compararse con los objetivos preestablecidos en el proceso de planificacin, poniendo de manifiesto
las desviaciones existentes entre resultados reales y previstos.
- Cuantificar e interpretar las posibles diferencias: Cualquier desviacin debe ser siempre
cuantificable, y las mismas podrn ser tanto positivas como negativas. Adems de su cuantificacin
ser necesario analizar las causas y responsables de las mismas.
- Adoptar las medidas correctoras oportunas: Es necesario decidir las acciones correctoras que
consigan reducir las desviaciones y que mejor reconduzcan a la empresa nuevamente al logro de los
objetivos establecidos.
- Seguimiento y control de la implantacin de las anteriores medidas: se produce, por tanto,
una retroalimentacin del sistema que puede alcanzar todos los niveles de la empresa.
Esquema del Control Presupuestario
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El informe de control presupuestario se realiza normalmente con una periodicidad semanal o
mensual, aunque siempre depender de la lnea de negocio de cada empresa, y esta orientado a
proporcionar una informacin suficientemente detallada, para controlar los ingresos, costes y
resultados de las distintas actividades, clientes, mercados, productos, servicios y departamentos de la
empresa.
II. REQUISITOS
Todo sistema de control presupuestario debe cumplir una serie de requisitos:
- La direccin debe estar comprometida con el sistema de control.
- Debe adaptarse en la medida de lo posible a la estructura organizativa de la empresa.
- Debe apoyarse en un eficiente sistema de informacin contable que proporcione datos fiables
y oportunos.
- Debe basarse en el principio de control por excepcin, es decir solo las desviaciones de mayor
entidad deben centrar la atencin preferente en cuanto al anlisis de sus causas y la adopcin de
medidas correctoras.
- Debe existir siempre un seguimiento pormenorizado de las medidas correctoras adoptadas.
III. VENTAJAS
Las ventajas de un sistema eficaz de control presupuestario son las siguientes:
- Permite coordinar las actividades de las distintas reas de la empresa.
- Permite identificar problemas potenciales.
- Da lugar a la existencia de una estructura claramente definida en lo referente a los niveles de
responsabilidad.
- Compara los resultados reales con los presupuestados, analizando desviaciones y tomando
las medidas correctoras necesarias.
- Aprovecha las capacidades del conjunto de la organizacin a travs de una gestin
participativa.
El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los
resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. Los
presupuestos podrn desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin.
PRINCIPIOS DE CONTROL
DE RECONOCIMIENTO.- debe reconocerse al individuo por sus xitos y reprenderlo o aconsejarlo por
sus faltas y omisiones.
DE LAS EXCEPCIONES.- los ejecutivos deben dedicar su tiempo a los problemas excepcionales sin
preocuparse por los asuntos que marchan de acuerdo con los planes.
DE LAS NORMAS.- el establecimiento de normas claras y precisas en una empresa puede contribuir en
forma apreciable a las utilidades y producir adems otros beneficios.
DE LA CONCIENCIA DE COSTOS.- si un ejecutivo tiene conciencia de costos, sus subordinados
tendern a seguir su ejemplo; comprender los costos y su influencia en la utilidad, precio de venta y
posicin de la empresa en relacin con la competencia, es esencial para el xito de los negocios.
Normas a las que se debe Sujetar el Control Presupuestario:
1. Especificacin clara de las ventas en la empresa
2. Las metas deben ser supervisadas constantemente
3. Debe gozar el apoyo de todos los miembros de la empresa (directivos, empleados y obreros)
4. Debe existir una adecuada organizacin en la empresa, es decir reas de responsabilidad y de
determinacin de actividades individuales
5. El presupuesto debe estar confeccionado antes de su ejecucin.
6. El presupuesto debe prepararse en forma flexible con el objetivo que se permita corregirse de
acuerdo a diversas circunstancias o correcciones.
7. Debe existir en la empresa un sistema de contabilidad que est de acuerdo con el sistema
presupuestal
8. El sistema de control interno deber de determinar las lneas y reas de autoridad tanto lineal
como funcional.
9. Debe de valerse de las actuaciones individuales del personal a fin de motivarlo o llamar la
atencin.
10. La comunicacin interna debe ser simple y por escrito para que se tengan antecedentes y
proporcionarles una atencin a los directivos de los principales problemas existentes.
11. Debe existir una definicin perfecta del procedimiento de control interno y de las actividades.
Objetos del Control Presupuestal:
El propsito principal de los estados financieros al establecer este procedimiento consiste en
comparar los resultados reales con los previstos
Al efectuarse la comparacin debern seguirse los siguientes pasos:
1. Elaboracin de instructivos base para la comparacin
2. Efectuar las comparaciones de los resultados reales con los estimados
3. Interpretacin de los resultados de la comparacin
4. Estudio de las variaciones
5. Toma de decisiones
Planear sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un
periodo determinado.
Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las
diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas
Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en
forma integral.