AY. COMITE NACIONAL DE ALFABETIZACION & UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO atin SECCION DE TRANSPORTE Y MANTENIMIENTO Sarr ran NORMATIVO GENERAL PARA LA UTILIZACION DE COMBUSTIBLE Y VEHiCULOS AUTOMOTRICES AL SERVICIO DEL COMITE NACIONAL DE ALFABETIZACION -CONALFA- Guatemala, 25 de octubre 2012NORMATIVO PARA USO DEL COMBUSTIBLE Y VEHICULOS EN LA ENTIDAD EJECUTORA DEL CONALFA Guatemala, 25 de octubre 2012 CAPITULO I NATURALEZA ARTICULO 1. La creacidn de este normativo surge por la importancia y necesidad de establecer directrices y reglamentar las normas en lo que a combustible y utilizacién de vehiculos de dos y cuatro ruedas se refiere, y que se encuentran al servicio del Comité Nacional de Alfabetizacién CONALFA. CAPITULO II ‘OBJETIVO ARTICULO 1. Definir los lineamientos en cuanto asignacién, responsabilidad, mantenimiento, uso, prohibiciones y recomendaciones y la forma eficaz y ordenada en el suministro de combustible y utilizacion para los vehiculos de dos y cuatro ruedas que pertenecen a Conalfa, y que redunde con ello en un 100% de manejo efectivo y operacional de nuestro equipo mas fundamental “Los vehiculos automotrices del CONALFA”. CAPITULO Il ASIGNACION Y RESPONSABILIDAD ARTICULO 1. La Secretaria Ejecutiva tendra asignado un vehiculo para la atencién especifica de sus actividades, el cual podra ser a su vez asignado a otra persona en forma temporal, Unica y exclusivamente por el (a) Secretario (a) Ejecutivo (a). ARTICULO 2. Los vehiculos serén asignados por la Secretaria Ejecutiva, a servidores que desempefien cargos de Coordinador de Unidad, Coordinaciones Departamentales y Seccién de Transportes y Mantenimiento, quienes serén responsables del uso, mantenimiento y conservacion de los mismos. ARTICULO 3. La asignacién y responsabilidad de los vehiculos se estableceré mediante la suscripcién de acta en los libros de actas de las oficinas centrales o departamentales de la Entidad Ejecutora del CONALFA segin el caso, asi como en las tarjetas de responsabilidad quien tendra a cargo los vehiculos de dos 0 cuatro ruedas que controla la Unidad de Administracién Financiera -UDAF-, a través de la Seccién de Inventarios. ARTICULO 4. Para la conduccién de cada vehiculo se asignara un piloto, quien debera contar con licencia de conducir vigente, CLASE Ao B ARTICULO 5. Todo PILOTO DEL CONALFA, que en cumplimiento de comisiones oficiales, sea designado para conducir algiin vehiculo, debera poseer licencia de conducir y que la misma este vigente, siendo responsabilidad de la persona a quien esta asignado el vehiculo, velar porque esto se cumpla. ARTICULO 6. En caso de accidente, robo, incendio u otra causa es responsabilidad del conductor del vehiculo det CONALFA, actuar conforme lo establecen las normas especificas del seguro de vehiculos. ARTICULO 7, Las infracciones del reglamento de trénsito, serén responsabilidad de la persona que conduzca el vehiculo al momento de ser aplicada la infraccién, debiendo en consecuencia cancelar inmediatamente la misma en donde corresponda. ARTICULO 8. Los vehiculos de las Unidades Centrales de la Entidad Ejecutora que no estén asignados especificamente seran administrados por la Unidad de Apoyo Administrativo por lo que la autorizacin para uso se hard previa programacién y solicitud a dicha Unidad, o bien presentando la autorizacién de la comision por parte de la Secretaria Ejecutiva, cuando se trate de salidas al interior del pais. 1CAPITULO IV MANTENIMIENTO ARTICULO 1. Todo PILOTO del CONALFA, que haga uso de un vehiculo, debe reportar inmediatamente de forma escrita, por intermedio de su jefe inmediato a la Unidad de Apoyo Administrativo, cualquier desperfecto que se presente en el mismo para prevencién en su futuro empleo y/o requerimiento de reparacién y repuestos, ARTICULO 2. E| mantenimiento de los vehiculos debe ser regular y permanente, asegurando de esta manera una larga vida los mismos. Para el efecto el responsable del vehiculo deberd velar por su limpieza servicio y las reparaciones que sean necesarias. ARTICULO 3.E1 coordinador a quien se le ha asignado el uso del vehiculo, deberd proponer el presupuesto de gasto de combustible, lubricantes y repuestos regulares, de acuerdo al programa de mantenimiento. ARTICULO 4.Se deberd llevar un control pormenorizado de los servicios mecénicos asi como de los repuestos utilizados en la reparacién de los vehiculos del CONALFA, y esto se realizaré mediante una ficha de servicio por cada vehiculo, la Seccidn de Transportes y Mantenimiento de la Unidad de Apoyo Administrativo de Oficinas Centrales y el Técnico Financiero/Encargado de Bodega, segiin sea el caso de cada Coordinacién Departmental, ue tenga uno o mas vehiculos asignados, velara por el cumplimiento de este control ARTICULO 5. Se deberd solicitar a un taller mecénico que ejecute un servicio automotriz y/o de motocicletas a los vehiculos del CONALFA y que en su momento reemplace partes y/o repuestos, que haga entrega de los repuestos usados, los cuales se identificara y guardara para control en su Auditoria. El servicio que sobrepase el costo por caja chica, serd autorizado por Secretaria Ejecutiva para que el pago sea por medio de Siges. ARTICULO 6.EI servicio mecdnico a los vehiculos de 4 ruedas no deberd superar los 5,000 kms. de funcionamiento y de los vehiculos de 2 ruedas los 3,000kms. ARTICULO 7. El equipo funcional que sufre desgaste en los vehiculos de 2 y 4 ruedas, tales como: neumaticos y acumuladores deberd ser identificable al momento de su reemplazo, ARTICULO 8, Para solicitar baja al vehiculo tener dictamen de la agencia o taller mecénico, y dar el aviso por escrito a la Unidad Financiera, Seccién de Inventarios para no seguir con el pago del seguro, llevando los controles. Este tramite corresponde al Coordinador Departamental o el Encargado de la Seccién de Transportes Y Mantenimiento segiin corresponda, ARTICULO 9.Los coordinadores departamentales deben programar sus gastos para la reparacién de los vehiculos asignados a sus departamentos a través de Siges, cuando el gasto supere lo autorizado por caja chica y la gestion de la reparacién deben hacerla ellos, no la Seccién de Transportes de Oficina Centrales CAPITULO V uso ARTICULO 1. Los vehiculos del CONALFA estén destinados para uso exclusivo de comisiones oficiales y al servicio del proceso de Alfabetizacién en toda la Republica de Guatemala. En ningdn caso podran emplearse para asuntos particulares ni personales.ARTICULO 2.£ uso de los vehiculos deberé responder a una planificacién acorde a las necesidades de las diferentes Unidades que compone CONALFA , para evitar el acaparamiento en determinada Unidad o Departamento, la solicitud de transporte deberd ser dirigida al Encargado de la Seccién de Transportes y Mantenimiento quien conjuntamente con el Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrative evaluard la factibilidad, dependiendo de los vehiculos asignados y en una forma equitativa la autorizacion de vehiculos para comisiones oficiales. ARTICULO 3.Los vehiculos del CONALFA que culminen satisfactoriamente alguna comisién oficial ya sea en el interior de la Republica o en la Ciudad Capital deberén ser resguardados en las Coordinaciones Departamentales que cuenten con parqueo y en el parqueo de Oficinas Centrales, donde el Agente de Seguridad o Guardidn llevard e! respectivo control de entradas y salidas de los vehiculos. ARTICULO 4.£! piloto asignado a una comisin oficial tendré a su responsabilidad el uso racional del vehiculo que conduzca, evitando e! consumo excesivo de combustible, la sobre carga, el exceso de velocidad. Este debera ajustarse al plan de viaje segun la solicitud de vehiculo. CAPITULO VI PROHIBICIONES Y RECOMENDACIONES ARTICULO 1. Se prohibe fumar, consumir drogas 0 bebidas alcohélicas dentro de los vehiculos del CONALFA, ARTICULO 2. No ingerir alimentos calientes y/o de otra indole en un vehiculo en marcha ya que puede causar accidentes, derrames y por consiguiente dafiar a las personas y Ia tapiceria del vehiculo, ARTICULO 3.Terminantemente prohibido a los pilotos asignados a los vehiculos de 2 y 4 ruedas del CONALFA, conducir en estado de ebriedad o bajo la influencia de estupefacientes. ARTICULO 4, Prohibido transportar personas en la palangana de vehiculo tipo pick-up, asimismo no se puede transportar personal que no esté incluido dentro de la comisién oficial que se lleve a cabo sin la debida autorizacion escrita de quien corresponda. Todo personal que sale de comisién a departamentos y municipios debe de llevar el respectivo nombramiento firmado por la persona quien nombra, ARTICULO 5.Todo piloto del CONALFA no se puede conducir con la licencia vencida. ARTICULO 6. Los Pilotos no estan autorizados ir a traer 0 dejar personal que va o viene de comisién oficial a sus, viviendas, por lo que se recomienda ubicar puntos de acuerdo a su ruta ARTICULO 7. Se recomienda discrecionalidad y ética profesional en la realizacién de toda comisién oficial, esto incluye a pilotos y el personal de CONALFA que se conduce. ARTICULO 8. Se recomienda el respeto mutuo, la disciplina y el buen comportamiento dentro de los vehiculos del CONALFA que se encuentran en comisién oficial ARTICULOS. La Unidad de Apoyo Administrativo y el Coordinador Departamental, velaran por el cumplimiento estricto de estas prohibiciones y recomendaciones.CAPITULO VII USO DEL COMBUSTIBLE PROCEDIMIENTO LEGAL Y TECNICO ARTICULO 1. El presente documento, establece las normas y procedimientos minimos que deben seguir todos los servidores designados para el uso de combustible, a través de cheques, vales y/o cupones administrativos por la/el Encargada/o de Fondo Rotativo Interno de la Seccién de Transportes y Mantenimiento, y por los Coordinadores Departamentales y Técnicos Financieros, de las coordinaciones departamentales de Alfabetizacién. ARTICULO 2. En Oficinas Centrales se abastece de combustible al vehiculo de acuerdo a las solicitudes presentadas y al rendimiento de cada vehiculo para comisiones locales y departamentales, se lleva control de bitécora, con los siguientes datos: cuanto se abastecié en dinero con la equivalencia en galones, fecha y numero de factura, control de horario de salida y entrada, kilometrajes de recorrido. Para volver a abastecer el vehiculo se hacen los cdlculos mateméticos si rindié el combustible que se le abastecid, y se realiza una nueva erogacion on vales de combustible al piloto asignado al vehiculo, para la comisién a efectuar. ARTICULO 3.Para comisiones Departamentales se solicita formulario de comisién Oficial, en la Seccién de Transportes se entrega con conocimiento, el solicitante lo regresa con los respectivos datos que se le solicita en el formulario indicando la sede donde tendré dicha comisién y firmado por el Coordinador, la solicitud de comisién Oficial de las diferentes Unidades deberan entregarla a la Seccién de Transportes con una semana de anticipacion a mas tardar los miércoles antes de! mediodia (por el trémite que conlleva), luego la Seccién de Transportes lo Traslada al Coordinador de Apoyo Administrativo, para autorizacién de la comisién. Al piloto se le entrega formularios de solicitud de vehiculo y bitécora para que selle por autoridades Municipals. En el formulario de combustible se anota los kilémetros que recorrié el vehiculo, la salida del kilometraje y regresando a Oficinas Centrales se cierra con el kilometraje que marca el odémetro. ARTICULO 4.Para_comisiones externas de las Coordinaciones Departamentales, el financiero tiene que calcular el recorrido del vehiculo de dos y cuatro ruedas para comisiones Oficiales, Entrega vale al piloto sobre la cantidad de combustible para abastecer el vehiculo. Al terminar la comisién el piloto tiene que liquidar el gasto de combustible con facturas y formulario de combustible detallando cuanto fue el recorrido que efectud. ARTICULO 5. Para recorrido local (capital y cabecera departamentales), se debe utilizar solicitud, firmada por los requirentes y Coordinadores de Unidad y /o Coordinadores Departamentales, el piloto lleva el control con bitdcora, el lugar de comisién, nombre de persona conducida, horario de salida y entrada, fecha marcando el kilometraje de salida y llegada a Oficinas Centrales 0 Coordinadores Departamentales segtin sea el caso, para tener el control de cuantos kilémetros recorti6, ARTICULO 6. La asignacién de la cantidad de combustible se realizaré de conformidad a los estimados que se detallan en los cuadros uno (1) y dos (2); previa verificacién de la cantidad que reporta el tanque de vehiculo asignado. ARTICULO 7.Cuando un vehiculo accionado por gasolina o diesel no rinde, el responsable del vehiculo dard aviso por escrito a la Seccién de Transportes y Mantenimiento, quien se encargara de seguir con el tramite ante la Contraloria General de Cuentas donde solictard un expertaje al vehiculo. Osi procede la baja del bien Toda asignacién de vales deberd realizarse tomando como base el kilometraje a recorrer, tipo de vehiculo, éste es accionado por gasolina o diesel conforme a los cuadros siguientes:‘Cuadro No. 1 Para unidades de transportes accionadas con gasolina: Transporte Pesado Kms. Por galén ‘© Camiones- Tanque y otros vehiculos similares 6 * _Camiones y Autobuses 10 ‘Automéviles, Pick-ups, Jeeps, paneles, camionetillas y otros similares, segun su cilindrada | ast [+ Ded cilindros 35 + De 6cilindros 25 + De 8cilindros 15 # De 8 cllindros de lujo 10 Cuadro No. 2 Para unidades de transporte accionadas con diesel: Transporte Pesado _ ss Kms. Por galén © Camiones- Tanque y otros vehiculos similares 4 Camiones y Autobuses 16 Automéviles, pick-ups, jeeps, paneles, camionetillas y otros similares, segin su cilindrada asi | © De 4cilindros 32 © De 6 cilindros 28 © De Bcilindros 16 De 8 cilindros de Iujo 2 ‘Motocicletas: ise Kms. Por galon. * De mas de 30 HP 60 © De10a30 HP 75 *_Menores de 10 HP ee ARTICULO 7. Este Normativo se sustenta con base a lo que establece el Articulo 18. Asignacién por kilémetro recorrido, del Acuerdo Gubernativo No. 397-98.REGLAMENTO DE GASTO DE VIATICOS PARA EL ORGANISMO EJECUTINO Y LAS ENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y AUTONOMAS DEL ESTADO. ARTICULO 8. PROCEDIMIENTO Y ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE. Para el abastecimiento de combustible, el personal que programa comisién, solicita se le asigne vehiculo a la Seccién de Transportes y Mantenimiento; en el caso de Oficinas Centrales y técnico financiero, en el caso de las Coordinaciones Departamentales a través de formato de “solicitud de vehiculo” indicando el lugar de la comisién, Departamento, Municipios y dénde tendrén la sede, avalada por el jefe superior inmediato. (Coordinador de Unidad). Dicha solicitud deberd ser presentada por lo menos con una semana de anticipacién, a fin de que el Encargado de Transportes programe la asignacién de cada vehiculo y de su conductor, de conformidad con las solicitudes recibidas, para el caso de Oficinas Centrales. a solicitud se remite al Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo 0 al Coordinador Departamental, quien previo analisis autoriza 0 no, firmando y sellando la solicitud presentada. La solicitud autorizada regresa a la Seccion de Transportes y Mantenimiento, para que el Encargado, 0 técnico Financiero del Departamento asigne vehiculo, piloto y determine distancia a recorrer y el combustible a consumir, para programar la salida del vehiculo en 6ptimas condiciones. Se llenaré una solicitud de combustible para recorrido externo con el calcula respectivo, debiendo cumplir en la solicitud con los siguientes datos:Conductor responsable Licencia del conductor vigente Descripcién del vehiculo (tipo , marca) Numero de Matricula del Vehiculo (placa) Combustible asignado Valor Total Nombramiento No. kilometraje que marca al salir kilometraje que marca al regresar Total de kilémetros recorridos Objetivo de la comisién Lugar salida y destino Distancia en Kilémetros Total Kms. a recorrer Galones a consumir Precio por galén Firma del conductor responsable Firma Encargado de Transportes 0 Técnico financiero| Firma Coordinador Unidad de Apoyo Administrative, 0 Coordinador Departamental Alfabetizacién. El/la Encargada del Fondo Rotativo Interno de la Seccién de Transportes y Mantenimiento, o técnico Financiero recibiré la solicitud de combustible quien emitiré vale al piloto asignado para la comisién. El piloto firma el vale de combustible vigente y posteriormente liquida con la respectiva factura EI piloto en comisién oficial, en su recorrido de departamento, municipio, aldea o caserio solicita sello de las autoridades en la solicitud de combustible, de su llegada al lugar, para comprobar el gasto. Cuando un piloto abastece de combustible a un vehiculo oficial, debe presentar factura con fecha, Nit de Conalfa, direccién de Ia Entidad, precio por galén, galones servidos y precio total de la compra del combustible. El dinero que resultare sobrante por concepto de combustible y que no sea utilizado durante la ejecucién de la comisién, deberd ser reintegrado a la cuenta bancaria de Fondo Rotativo interno de Transportes, o Fondo Rotativo del Departamento; inmediatamente después de finalizada la comision. No podré asignérsele otra ccomision al piloto que no cumpla con este requisito. Para todos los vehiculos oficiales a cargo de la Entidad Ejecutora del Conalfa, el responsable de cada vehiculo velar porque siempre se encuentren con disponibilidad minima de combustible de % de tanque. CAPITULO Vill ARTICULO 1. Los documentos hasta la fecha aprobados en este normativo, se utilizan como documentos oficiales por la Seccién de Transportes y Mantenimiento, seguirén sin ningtn cambio y solo que se indique lo contrario por la Coordinacién de Apoyo Administrativo, se seguirdn utilizando. ARTICULO 2. Los documentos oficiales utilizados por la Seccién de Transportes y Mantenimiento se detallan a continuaci6n:2.1 Solicitud de vehiculo comisién Oficial formulario ST-015 2.2 Solicitud de combustible para recorrido externo formulario ST-016 2.3 Control de recorrido interno formulario ST-017 2.4 Solicitud de vehiculo recorrido local formulario ST-018 2.5 Control de recorrido local formulario ST-019 2.6 Formulario de entrega de solicitudes de vehiculos Comisién Oficial. 2.7 Vale de combustible 2.8Vales de combustible, entrega con fotocopia de respaldo, para la liquidacién 2.9 Nombramiento de Comisién, Vidtico Anticipo, Vidtico Liquidacién y Viatico Constancla DISPOSICIONES FINALES 01, Del Monitoreo y Seguimiento del Normative: Es responsabilidad de la Seccién de Transportes y Mantenimiento en coordinacién con la Unidad de Apoyo Administrativo, y para el caso de las Coordinaciones Departamentales el Técnico Financiero en coordinacién con el Coordinador Departamental; velaré por el ‘cumplimiento de las normas y procedimientos contenidos en este normativo. 02. Casos No Previstos: Como es natural se dan casos de excepcién por lo que todas aquellas solicitudes planteadas por asuntos urgentes serdn tramitadas ante el Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo durante el mismo dia, con base a la disponibilidad de recursos, por lo tanto los casos no previstos en este Normative deberén ser analizados por el Encargado de la Seccién de Transportes para Oficinas Centrales y corresponderd tomar la decisién uiltima al Coordinador de Apoyo Administrativo 0 Coordinador Departamental, segun corresponda, CONSEJO DIRECTIVO oF 6 Pot ky, Ministerio de Educacién ‘Mejia Monzén Ing. Jaime Francisco Arimany Auiz Represertante del Rector Magnifico de la Comité Coordinador de Asocidciones Universidad de San Carlos de Guatemala Agricolas, Comerciales, Industriales y Financieras -CACIF- Art Centrales led del Pais gy