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Julio 17 de 2008

PROCEDIMIENTO PARA INCORPORACION DE BIENES PARA LA EJECUCION DEL


MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS OPTRONICOS DE LA FUERZA PUBLICA.
Dentro del contexto de la implementacin y realizacin del mantenimiento de los equipos
optrnicos de la Fuerza Pblica, el velar por la responsabilidad y correcta administracin de
los bienes necesarios para el cumplimiento de dicha tarea, es un tema que no se puede
apartar; por ello se hace necesario asignar responsables quienes velarn por la correcta
gestin y apoyo al mantenimiento del equipo en relacin.
Responsable:
Mdulo Logstico
CNMC

Aprueba:
Gerencia General
SILOG - CNMC MDN

Estandarizacin

En el boletn No. 13 se
relacionaron las instrucciones para el cierre de
operaciones en el SILOG
durante un periodo contable.
En el boletn nmero 14
se asignan los responsables de velar por la implementacin y realizacin
del mantenimiento de los
equipos optrnicos de la
Fuerza Publica, as como
la correcta administracin
de los bienes necesarios
para el cumplimiento de
este objetivo.

El Centro Nacional de Mantenimiento Conjunto del Ministerio de la


Defensa Nacional (CNMC), est llevando a cabo un proyecto el cual busca
centralizar el mantenimiento de los equipos optrnicos de la Fuerza
Pblica, para tal fin se han seleccionado algunas Unidades Operativas que
cumplirn con dicha labor:

Batalln de Mantenimiento del Ejrcito (Bogot).


Base Naval ARC Bolvar (Cartagena).
Batalln de Mantenimiento de Aviacin No. 6 (Tolemaida).
Comando Areo de Combate No. 4 (Melgar).
Direccin Antinarcticos Base Area Guaymaral.

Por tal razn se hace necesario determinar tanto el sitio de


almacenamiento como el responsable de los bienes que se utilizarn para
la realizacin de las diferentes tareas a ejecutar en dichos talleres.

Este Boletn aplicar a las Unidades Operativas mencionadas


anteriormente, las cuales debern incorporar a su control, los bienes que
se encuentren ubicados en los talleres y que no estn reflejados en los
estados financieros.
Para ello y mediante el uso de la herramienta SAP R/3, generarn las
recuperaciones de inventario, lo cual permitir ejercer control sobre los
bienes y cumplir las metas propuestas por el CNMC (Centro Nacional de
Mantenimiento Conjunto), las cuales buscan cuantificar los trabajos
generados a los equipos optrnicos, obteniendo costos reales y
dimensionando el gasto generado para demandas futuras.

Bogot, Base Area CATAM - Telfono 425 50 50

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Luego que los bienes se encuentren bajo control y cumpliendo con un proceso bsico bajo la
herramienta SAP R/3, el cual consiste en generar un documento que permita acumular dichos
costos, los almacenes comprometidos realizarn el suministro de los mismos, permitiendo de
esta manera obtener indicadores de anlisis que medirn los costos y los niveles de pericia
alcanzados en la realizacin de las diferentes tareas de mantenimiento.
Adicional a esto, se obtendr un recurso muy importante el cual consiste en conocer en
tiempo real los inventarios para en caso que sea necesario, generar los requerimientos a que
haya lugar (compra o transferencias), por parte de los Comandos de cada Fuerza.
Los almacenes que se dispondrn para la administracin de los inventarios en cada una de
las Unidades Operativas dispuestas para el mantenimiento son los siguientes:

Batalln de Mantenimiento del Ejrcito (Bogot) (Centro EBMA)


Almacn de repuestos de armamento y optrnicos (Almacn EJ13)

Base Naval ARC Bolvar (Cartagena) (Centro A003)


Almacn de Armas Reservadas (Almacn AR12)

Batalln de Mantenimiento de Aviacin No 6 (Tolemaida) (Centro E111)


ALSE (Almacn EJ12)

Comando Areo de Combate No 4 (Melgar) (Centro F004)


Almacn de Armamento Areo (Almacn FA10)

Direccin Antinarcticos Base Area Guaymaral (Centro PIND)


Almacn General Guaymaral (Almacn PN02)

PROCEDIMIENTO PARA RECUPERACION DE LOS INVENTARIOS


Procedimiento

1. Identificar los bienes


Teniendo en cuenta que dentro del sistema SAP R/3 ya existen cdigos de material
generados para algunos repuestos de equipos optrnicos, los seores almacenistas en
conjunto con el personal de taller, codificarn los materiales, para luego de ello dar el ingreso
al sistema.
Para la valoracin de los bienes, si se posee un historial y la trazabilidad de los bienes, este
ser tomado como precio de ingreso al almacn, de no ser as, existir la necesidad de
realizar un peritaje de los bienes, tomando como referencia los costos obtenidos en los
sistemas de informacin tcnica, tales como FED LOG, pginas WEB.

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2. Ingreso de los inventarios al almacn


Luego de verificada la informacin y en comn acuerdo con los seores contadores, los
seores almacenistas utilizarn en el sistema SAP R/3 la transaccin MIGO, para la
incorporacin de los inventarios.
All seleccionarn un movimiento sin referencia (Otros), con una clase de movimiento Z21 EM
Recuperacin de Inventarios tal y como se muestra en la Figura 1, luego de contabilizar el
movimiento si su almacn es WM genere la Orden de Transporte y por ltimo Confrmela.

Figura 1. Transaccin MIGO


3. Suministro de repuestos al Taller de optrnicos
A. Suministro de repuestos sin Orden de Mantenimiento
Es necesario aclarar que desde el momento que el Taller de optrnicos inicie labores en el
sistema SAP R/3, este proceso de movimiento no se debe utilizar.
Para el suministro de repuestos sin orden de mantenimiento, ser necesario utilizar la
transaccin MIGO con Clase de Movimiento 201 como se muestra en la Figura 2, all
asignaremos los bienes a entregar, as como el Centro de Costos que los recepcionar (en
este caso es necesario verificar que se encuentre creado el Taller de Optrnicos).

Figura 2. Transaccin MIGO

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Figura 2.1 Transaccin MIGO


B. Suministro de repuestos con orden de mantenimiento
Este ser el procedimiento normal luego de incorporar las funciones del taller de optrnicos al
sistema SAP R/3, permitiendo de esta manera obtener los costos reales causados en el
mantenimiento de dichos equipos.
Dentro del proceso es paso importante que los funcionarios del taller generen un documento
de orden de mantenimiento, en el cual ingresarn entre otras cosas (ver Figura 3):

El equipo al cual se le realizar el trabajo.


El trabajo que se realizar, con sus diferentes etapas.
Las personas que intervendrn en el trabajo.
Los repuestos requeridos para la labor.

Figura No. 3
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Figura No. 3
Teniendo como base el nmero de orden de mantenimiento suministrado por el sistema, los
seores almacenistas generarn el suministro de los repuestos.
Para ello utilizarn la transaccin MIGO con referencia a una Orden y con clase de
movimiento 261, como se muestra en la Figura 4.

Figura 4. Transaccin MIGO


En dicha transaccin encontrar seguido del campo R08 orden, un espacio en blanco en el
cual ingresar el nmero de la orden de mantenimiento, luego al dar Ejecutar, el sistema
mostrar en pantalla todos los repuestos requeridos en la orden (ver Figura 5).

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Figura 5. Transaccin MIGO

Figura 5.1 Transaccin MIGO


Seleccione los repuestos que deba entregar asignando la posicin OK y complementando
la informacin de textos requerida para el movimiento. Luego de contabilizar el movimiento
si su almacn es WM genere la Orden de Transporte y por ltimo Confrmela.

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