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Guide utilisateur

Objectif et processus
concerns :

Ce guide vise dcrire l'ensemble du flux logistiques lis aux demandes d'achat.
Les flux financiers ne sont pas dcrits dans ce guide car ils font dj l'objet d'un
guide utilisateur au sein du module comptable.

Remarques :

SOMMAIRE
1.

Synthse des processus_________________________________________________________________________________2

2.

Etapes du processus____________________________________________________________________________________3
2.1. Consultation des stocks_________________________________________________________________________________3
2.2. Saisie de la demande d'achat____________________________________________________________________________5
2.3. Liste des demandes d'achat_____________________________________________________________________________14
2.4. Voir le statut dune commande d'achat___________________________________________________________________18

Annexe 1 : Personnaliser sa liste darticles gnriques_____________________________________________________________20

Annexe 2 : Slectionner des valeurs par dfaut___________________________________________________________________22
Annexe 3 : Sauvegarder une variante__________________________________________________________________________24

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1. Synthse des processus

Hors du systme
Identification des besoins (consultation des stocks)
Demande de devis au service Achats si le besoin doit tre investi
Transmission la comptabilit si la DA doit tre impute (demande dordre)

Dans le systme
ME51N saisie de la demande d'achat
ME5A Liste des demandes d'achat

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2. Etapes du processus

2.1. Consultation des stocks

Menu SAP

Logistique > Gestion des articles > Gestion des stocks > Environnement > Stocks >

Code transaction

MMBE

Ecran 1

Synthse des stocks

Dans le menu,
double-cliquez sur
la transaction
MMBE pour
afficher la
synthse des
stocks

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Menu SAP

Logistique > Gestion des articles > Gestion des stocks > Environnement > Stocks >

Code transaction

MMBE

Ecran 2

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Synthse des stocks

Cliquez sur Affichage
dtaill si vous voulez
le dtail des stocks
dune division.

Vous voyez ici le

total des stocks
utilisation libre
dans la M100.
Il y a 200 000 pices
qui ont t
commandes et
qui sont en attente
de rception.

Le stock total est gal la somme des :

Stock utilisation libre

Stock en contrle qualit

Stock bloqu

Stock retour

Stock utilisation restreinte

Stock en transfert

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2.2. Saisie de la demande d'achat

Menu SAP

Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande dachat > Cre

Code transaction

ME51N

Ecran 1

Cration demande dachat

Dans le menu,
double-cliquez sur
la transaction
ME51N Crer une
demande d'achat

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Menu SAP

Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande dachat > Cre

Code transaction

ME51N

Ecran 2

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Vue gnrale de la demande dachats

Pour accder aux

donnes d'entte
de la demande
cliquez sur cette
icne

Pour accder aux

donnes du poste
de la demande
cliquez sur cette
icne

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Menu SAP

Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande dachat > Cre

Code transaction

ME51N

Ecran 3

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Saisie des donnes d'entte

1. Saisir le type de
commande NB

2. Saisir un texte
den tte explicatif
du besoin (
lattention du
valideur ou de
lacheteur).

La note den tte est usage interne et correspond lensemble des postes darticles.
Les commentaires spcifiques une ligne de DA doivent tre saisis dans la notice de
poste.

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Ecran 4

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Saisie des postes de la demande

Dans le poste de la
demande:
1. Renseigner larticle
ou le choisir grce au
match code
2. Renseigner la
quantit demande
3. Renseigner la division
(lieu de livraison) et
ventuellement le
magasin.
4. Renseigner
ventuellement le
demandeur
5. Changer la
dsignation si cest un
article gnrique.

En cliquant sur le match

code, vous arrivez un
cran de slection des
articles. Dans longlet
N/Dsignation
darticle , saisissez 9*
dans Article si vous voulez
slectionner uniquement
les articles gnriques
Cliquez sur len tte de
colonne Article afin de
trier les articles.
Vous pouvez galement
slectionner les articles
par groupe de
marchandises en utilisant
longlet Articles par
groupe de marchandises.

Pour personnaliser la liste darticles propose par SAP et ne pas voir safficher tous
les articles mais seulement certains slectionns au pralable, reportez vous
lAnnexe 1.
En cas de doute sur le numro darticle utiliser, contactez la comptabilit ou le
service informatique.
Utilisez longlet Textes de chaque poste pour noter dans le Texte Poste des
informations importantes pour les acteurs du processus de la DA. Votre valideur vous
rpondra dans la Notice Poste

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Ecran 5

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Saisie des postes de la demande

Pour les articles
gnriques, choisir
un type dimputation.
Une fois que le type
dimputation est
saisi, longlet
Imputation devient
actif
Dans longlet
Imputation, saisir le
numro
dimmobilisation, le
centre de cots ou le
numro d'ordre
selon le cas.

Pour crer des demandes dachat sur des articles gnriques, il faut imprativement
choisir un type dimputation :
o

A : Immobilisation

F : Ordre dinvestissement

K : Centre de cots

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Saisie des postes de la demande : imputation de type A (immo)

Dans le cas dune

immobilisation, il faut
choisir
limmobilisation sur
laquelle on va
imputer
En cliquant sur le
match code, la liste
des immobilisations
saffiche

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Ecran 6b

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Saisie des postes de la demande : imputation de type F (ordre

dinvestissement)
Pour choisir une
imputation sur ordre
dinvestissement, on
choisit limputation
de type F.

Dans le cas des

ordres
dinvestissement il
faut choisir lordre
sur lequel on va
imputer ; En cliquant
sur le match code la
liste des ordres
saffiche

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Saisie des postes de la demande: imputation de type K (centre de

cots)
Pour choisir une
Imputation sur centre de
cots, on choisit
limputation de type K

Dans le cas des

centres de cot il
faut choisir le centre
sur lequel on va
imputer.
En cliquant sur le
match code la liste
des centres de cot
saffiche.

Ecran 7

Saisie des postes de la demande : stratgie de lancement

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Dans longlet Stratgie

de Lancement, vrifier
que la stratgie est
cohrente.

Enregistrer la demande
d'achat

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2.3. Liste des demandes d'achat

Menu SAP

Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande dachat > Afficher liste

Code transaction

ME5A

Ecran 1

Afficher liste des demandes dachat

Dans le menu
slectionner la
liste des
demandes d'achat
afficher. (ici,
ME5A)

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Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande dachat > Afficher liste

Menu SAP

Code transaction ME5A

Ecran 2a

Saisie des critres de slection

Rappelez une variante
prenregistre (voir
modalits
denregistrement en
Annexe 3)

OU Slectionner les
critres de recherche
souhaits (numro
darticle, groupe
d'acheteurs, groupes
de marchandises, date,
division, numro
dimmobilisation, statut
de traitement.)
Etendue de liste:
slectionner le type
d'affichage souhait
(slectionnez ALV)

Par exemple, pour voir toutes les DA refuses, saisir dans Etat de traitement le
code 08.

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Excuter la transaction

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Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande dachat > Afficher liste

Menu SAP

Code transaction ME5A

Ecran 2b

Saisie des critres de slection : voir les DA qui ont t traites par
les achats et commandes

Saisissez :
Etendue de liste : ALV
Statut de traitement : B
(commande cre)
Demandeur
Slectionnez :
les Demandes dachat
affectes,
les Demandes dachat
termines,
les DA commandes
partiellement.

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Excuter la transaction

Menu SAP

Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande dachat > Afficher liste

Code transaction ME5A

Ecran 3

Lire la liste des DA

Le numro de
commande dachat
apparat dans lavant
dernire colonne. Pour
obtenir plus de dtails,
double cliquez sur le
numro de CA.

Le code de lancement
apparat dans la
dernire colonne :
X : bloqu
Z : DA valide non
modifiable
Statut B : commande
cre
Statut N : non trait par
les achats

Ces boutons vous

permettent de trier
vos rsultats par
ordre croissant ou
dcroissant.

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Vous pouvez trier vos rsultats par Numro de DA, par article, par date de livraison, par
numro de commande dachat, Slectionnez la colonne et cliquez sur un des boutons
de tri.

Page 18 sur
27

Double cliquez sur le

numro de la commande
dachat pour en voir le
dtail

2.4. Voir le statut dune commande d'achat

Menu SAP

Logistique > Gestion des articles > Achats > commande dachat > Afficher

Code transaction ME23N

Ecran 4

Voir le statut des commandes dachat

Statut de la CA :
valide (lance),
envoye au
fournisseur,
entirement
livre, facture
fournisseur non
saisie.

Le circuit de
validation de la CA
apparat en en-tte
de la CA, onglet
Stratgie de
lancement.
3 codes de
lancement :
A : Nouveau
lancement si
modif.
B : Non
modifiable lanc
C : Modifiable
lanc transmis
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Logistique > Gestion des articles > Achats > commande dachat > Afficher

Code transaction ME23N

Ecran 5

Donnes de poste : Historique de commande

Dans le dtail du
poste, vous voyez,
par poste, le ou
les numro(s) de
document article
de lentre de
marchandises (sur
lequel vous
pouvez cliquer
pour avoir plus de
dtail).
Vous voyez
galement les
oprations
Entre de
facture
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Longlet historique des commandes saffiche aprs rception de la marchandise.

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Annexe 1 : Personnaliser sa liste darticles gnriques

Pendant la cration de la DA, modifiez votre liste de valeurs personnelles
Logistique > Gestion des articles > Achats > commande dachat > crer

Menu SAP

Code transaction ME51N

Ecran 1

Slectionner les articles que vous voulez voir apparatre dans votre
liste personnelle

Slectionnez larticle
que vous souhaitez
insrer dans votre
liste personnelle, et
cliquez sur Insrer
dans liste
personnelle
Rptez lopration
autant de fois quil y
a darticles.

Excuter la transaction

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Logistique > Gestion des articles > Achats > commande dachat > Afficher

Menu SAP

Code transaction ME51N

Ecran 2

Si vous cliquez nouveau sur le match code de larticle dans la DA,

SAP vous propose les articles de votre liste personnelle

Ce bouton vous permet

de supprimer des
articles de votre liste
personnelle.

Ce bouton vous permet

dafficher tous les
articles.

NB: Cette slection de valeurs personnelles peut se faire pour tous les crans
de slection (y compris Centres de cots, Groupes de marchandises, Division,
Domaine dactivit,

Excuter la transaction

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Annexe 2 : Slectionner des valeurs par dfaut

Pendant la cration de la DA, slectionnez les valeurs qui apparatront
automatiquement.
Logistique > Gestion des articles > Achats > commande dachat > Crer

Menu SAP

Code transaction ME51N

Ecran 1

Cration de la commande
Dans lcran de
cration de DA,
cliquez sur Valeurs
par dfaut

Excuter la
transaction

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Logistique > Gestion des articles > Achats > commande dachat > Crer

Code transaction ME51N

Ecran 2

Cliquez sur autres zones

si vous souhaitez entrer
des valeurs par dfaut
dans des champs qui ne
sont pas proposs.

Slectionnez les
champs que vous
voulez voir apparatre
par dfaut et faites les
glisser dans la zone
daffichage avec la
flche

Cliquez sur Reprendre.

Saisissez les valeurs

que vous souhaitez
voir apparatre par
dfaut dans les
champs slectionns.
Cliquez sur Toujours
prdf. . Par
exemple :
Division
Demandeur
Groupe dacheteur
Devise

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Sauvegardez vos valeurs

par dfaut

Annexe 3 : Sauvegarder une variante

Logistique > Achats > Demandes dachat > Afficher listes > Gnralits

Menu SAP

Code transaction ME5A

Ecran 1

Sauvegarder une variante de liste de DA

Saisissez les critres

de slection que vous
souhaitez sauvegarder.
Cliquez sur Saut >
Variantes >
Sauvegarder comme
variante

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Si vous souhaitez accder automatiquement aux DA non traites par les achats que
vous avez saisies, en excluant les DA refuses, sur une division particulire, saisissez
les critres ci-dessus et sauvegardez les comme variantes.

Logistique > Achats > Demandes dachat > Afficher listes > Gnralits

Menu SAP

Code transaction ME51

Ecran 2

Sauvegarder une variante de liste de DA

1. Donnez un nom
votre variante qui vous
permettra de la
retrouver facilement
2. Cliquez sur
Reprendre
laffectation dcran
pour garder dans la
variante les critres
saisis dans lcran
prcdent

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27

Reportez vous la page 12 pour savoir comment rappeler votre variante.

Enregistrer la variante

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