Noviembre 21 de 2007

PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR EL INFORME DE PROPIEDAD

PLANTA Y EQUIPO
Con el fin de reglamentar en el nuevo Manual de Bienes del MDN los procedimientos
existentes dentro del sistema de informacin SAP R/3, para la administracin de inventarios
y todo lo referente a los movimientos de almacn, se crea el procedimiento para consolidar el
informe de Propiedad planta y equipo para las Unidades del Ministerio de Defensa.
Responsable:

Mdulo Logstico

Aprueba:
Gerencia General
SILOG - CNMC MDN

Estandarizacin

En el boletn nmero 6 se
establecieron las normas
para implementar y
unificar la marcacin de
los activos fijos de las
Fuerzas Militares y
Polica a travs de la
simbologa Bidimensional
Datamatrix.
En el boletn nmero 7 se
muestran los procedimientos necesarios para
generar los informes de
movimientos de almacenes para cada una de las
cuentas contables con el
fin de comparar y obtener
el reporte final de
propiedad planta y
equipo.

Teniendo en cuenta que las Unidades requieren un informe para visualizar los
movimientos de los almacenes (Entradas-Salidas-Traspasos) por cada una de las
cuentas contables y comparar esta informacin con las existencias de cada
almacn (Interactuando simultneamente con diferentes reportes y transacciones
logsticas y financieras del sistema), con el fin de obtener el reporte de propiedad
planta y equipo mensual, es obligatorio que los almacenes cumplan la poltica de
especialidad, es decir, que por ningn motivo deben existir materiales comunes
entre almacenes del mismo centro. Dentro del proceso de revisin del
procedimiento establecido en la actualidad para las unidades del MDN que se
encuentran en lnea en el sistema SAP R/3, se aprob el siguiente procedimiento
basado en la Doctrina Logstica vigente:

PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR EL INFORME DE

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Procedimiento
1. Verifique la transaccin ZMB5T
En la fecha determinada para hacer el cierre contable se debe bajar el reporte
generado por la transaccin ZMB5T (Visualizar Stock en Transito) tomando como
referencia el centro correspondiente a cada Unidad Militar o de Polica en el primer
reporte como centro suministrador y as mismo se debe generar otro reporte por la
transaccin ZMB5T como centro receptor, estos dos reportes siempre deben salir
sin materiales en transito, si en los reportes tiene algn material en transito se
deben hacer las entradas que estn pendientes como centro receptor, si sale algn material en transito como centro suministrador se debe hacer el trmite
correspondiente para que la unidad a donde enviaron los materiales realice las
respectivas entradas.
SI HAY MATERIALES EN TRANSITO COMO CENTRO SUMINISTRADOR O
CENTRO RECEPTOR NO ES POSIBLE CONTINUAR CON EL
PROCEDIMIENTO. LAS UNIDADES DEBEN ESTAR AL DA CON LOS
MOVIMIENTOS TENIENDO EN CUENTA QUE SE ESTA TRABAJANDO CON UN
SISTEMA DE INFORMACION TIPO ERP, QUE IMPLICA GENERAR REGISTROS
EN LINEA Y TIEMPO REAL.

Bogot, Base Area CATAM - Telfono 4 25 50 50

Pgina 2

Ejemplo 1. Pantallas de centros sin materiales en transito

Imagen 1

Imagen 2

Nmero 7, Noviembre 21 de 2007

Pgina 3

Ejemplo 2. Pantallas centros con material en transito

Imagen 1

Imagen 2
Nmero 7, Noviembre 21 de 2007

Pgina 4

2. Verifique la transaccin MB5L

Despus de realizar el paso No. 1, descargue el reporte MB5L, esta transaccin se puede visualizar
de tres formas diferentes:
Seleccin saldo a periodo actual (Al da de hoy fecha actual)
Seleccin saldo a periodo anterior (Ultimo da mes anterior)
Seleccin saldo ejercicio anterior (31 Diciembre ao anterior)
Esta transaccin muestra el resumen de las existencias de materiales por cuentas a nivel de
sociedad.

Ejemplo No 3. Pantalla seleccin de centro saldo periodo anterior

Imagen 1

Nmero 7, Noviembre 21 de 2007

Pgina 5

Imagen 2
EN ESTE REPORTE NO DEBEN EXISTIR DESVIACIONES, ES DECIR, SIEMPRE LA COLUMNA
DESVIACION MON DEBE TENER VALORES EN CERO.
Si se desea un reporte de materiales por cuenta, debe hacer doble clic en la cuenta y el sistema
mostrara todos los elementos existentes en los almacenes de la Sociedad FI.

Imagen 3
Nmero 7, Noviembre 21 de 2007

Pgina 6

Esta transaccin corresponde a los saldos de 4. Verifique las transacciones ZMB51 - ZMMLX02
materiales y financieros, en las condiciones en que - ZMM033
lo requiri el usuario y cruzan perfectamente con
los saldos en las cuentas de mayor, las Mediante la transaccin ZMB51, se puede
cuales se pueden visualizar a travs de varias obtener un reporte de movimientos de entradas y
transacciones financieras como son la FS10N, F01 salidas dentro de un rango de fechas y por
entre otras.
almacn de un centro especfico. Adicionalmente,
los movimientos sern visualizados por cuentas
3. Verifique las transacciones MCBC-ZMMPPE2
de balance.
Despus de realizar el paso No. 2 baje el reporte de
la transaccin MCBC. Esta transaccin permite visualizar los saldos de cada uno de los almacenes
del centro.
As mismo es necesario que el rea financiera
controle los movimientos de los almacenes
haciendo uso de la transaccin ZMMPPE2, si se
realiza el control diario, genera esta transaccin con
el rango de fechas correspondiente y el
sistema genera la informacin necesaria para
controlar los almacenes da a da. En este reporte
para que la informacin correspondiente a los
saldos inicial y final sea correcta, es necesario que
NO se realicen ajustes manuales financieros a las
cuentas asociadas a los materiales.
Si la unidad por alguna razn realiz movimientos
de ajuste, la transaccin ZMMPPE2 le servir nica
y efectivamente para el control de entradas y
salidas.

Nmero 7, Noviembre 21 de 2007

ESTA TRANSACCION ES LA HERRAMIENTA

PARA QUE EL AUXILIAR DE BIENES
CONFRONTE LOS MOVIMIENTOS DE
ENTRADAS Y SALIDAS DE CADA ALMACEN
EN FORMA PERIODICA.
Mediante la transaccin ZMMLX02, se puede
obtener un reporte del inventario por almacn a la
fecha y con las respectivas cuentas de balance.
Mediante la transaccin ZMM033, se puede obtener un reporte del inventario por almacn en
una fecha pasada.
Con estos tres informes, se tiene el control de los
movimientos de los almacenes comparado
permanentemente con los registros financieros.
A travs del sistema SILOG se esta generando
informacin en lnea de los movimientos de almacenes con sus respectivas afectaciones
contables, que debe ser analizada y consolidada
por el rea financiera.