1er Parcial

La comunicacin escrita, tiene dos

grandes propiedades:
Permanencia
Constancia
Adems de:
Ser un medio de prueba legal y
Ser un medio de facilitacin del intercambio
comercial

Medio de Prueba Legal

es un testimonio fiel de las condiciones en que
se hizo una transaccin, en caso de un litigio,
es decir, cuando alguna de las dos partes no
cumple la transaccin y afecta sus derechos y
demanda ante las autoridades que se respeten
y cumplan. Ejemplo: Contrato y Factura.

Ciclo de Vida de un Documento Comercial

1. Creacin o recibo
El momento en el cual se produce un documento o se lo recibe en la
institucin corresponde a esta primera etapa del ciclo de vida.

2. Archivo y proteccin
Cuando se decide tener documentos, se deben tomar medidas para
guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida til.

3. Utilizacin
Los documentos se guardan por un motivo primordial: para su
consulta. Solo los documentos que se van a necesitar para referencia
futura justifican en tiempo empleado para guardarlos. Para poder
distinguir cules documentos sern utilizados posteriormente y cules
no, es importante conocer la empresa, las leyes sobre conservacin de
documentos y poseer una buena dosis de sentido comn

Ciclo de Vida de un Documento Comercial

4. Transferencia
A medida que la consulta de determinados documentos se vuelve
ocasional o nula, deben ser sacados de los archivos activos y
transferirlos a los archivos inactivos, mediante un sistema de
traslado de documentos

5. Eliminacin
Documentos no esenciales, estos documentos tienen valor por
tiempo muy corto (Ej. memos de seis meses, propaganda) estos
pueden destruirse y no se justifica su conservacin por ms tiempo
previo a un anlisis, como tambin podemos decir que es el
material que puede ser descartado o eliminado luego de corto uso.