ORGANIZACIN DE

PANEL O FORO
Grupos y Convenciones
Prof. Ricardo Plaza Montao

Un panel de discusin es un intercambio pblico de ideas, lo cual les da

oportunidad a los expertos y a los miembros del pblico a que debatan
sobre un tema en particular. Los paneles de discusin a menudo sirven para
ahondar en poltica, problemas que afectan a las comunidades y temas
acadmicos. Se recomienda, empezar a organizarlo con varias semanas de
anticipacin para poder reclutar a los participantes y organizar el evento.

Se Selecciona un tema. Lo ideal sera que

el tema de discusin sea importante para un
nmero considerable de personas de modo
que se pueda relacionar personas con
intereses o de contextos considerablemente
diferentes. No obstante, hay que evitar la
trampa de usar un tema tan general o vago
que la discusin pierda el enfoque.
Si te cuesta equilibrar estas metas, recuerda
que el tema no tiene que ser divisorio.
Algunos paneles se crean para ofrecer
consejos o informacin y no siempre
muestran puntos de vista que compiten entre
s.

Recluta diversos participantes. Un panel de tres o cinco personas suele

crear el debate ms interesante. Busca personas bien informadas de una gran
diversidad de contextos. Por ejemplo, un miembro del pblico involucrado con
el tema, alguien que tenga experiencia trabajando con el tema en una
empresa o en una organizacin sin fines de lucro y un acadmico que haya
estudiado el tema. Crea un panel con edades, gneros y etnias variadas, pues
el contexto personal de alguien puede impactar significativamente su
perspectiva. Invitar al menos a cuatro personas ser lo ms seguro, en el caso
de que alguien lo cancele a ltimo minuto.
Invita a esas personas con varias semanas de anticipacin como mnimo para
darles tiempo a que se preparen y para que tengas tiempo para buscar
posibles reemplazos en el caso de que alguien rechace la oferta.

Invita a un moderador. Selecciona

una persona adicional que no participe
en el panel de discusin para que sea
el moderador. Lo ideal sera que sea
una persona con experiencia
moderando paneles. Selecciona a
alguien que comprenda bien el tema
para que pueda seguir el hilo de la
discusin y que sea hbil en
situaciones sociales. El objetivo
principal del moderador es mantener a
los panelistas centrados en el pblico,
mantener la discusin activa sin
problemas y ayudar a los panelistas
cuando no sepan qu decir.

Planifica la distribucin fsica. Las sillas

individuales harn que los participantes parezcan
estar ms cerca del pblico que una mesa slida, lo
cual lo animar a que participe. Organizar las sillas
en un crculo leve de modo que la mayora est
frente al pblico podra ayudar a que los panelistas
debatan el tema entre s. Pon mesas pequeas o
soportes para las notas y a cada participante dale un
vaso de agua. Salvo que la capacidad de la sala sea
para treinta personas o menos, ten un micrfono
como mnimo por cada dos participantes y un
micrfono personal para el moderador.
Considera la posibilidad de que el moderador se
sienta en medio de los panelistas para que pueda
dirigirse y guiar a cada panelista de manera
eficiente. Si el moderador est en un podio a un
lado, podra dificultarle ms su trabajo.

Determina los objetivos del panel. Asegrate

de que todos los participantes sepan el motivo
por el cual el panel se ha reunido con bastante
anticipacin (para que tengan tiempo para
prepararse). Tu panel podra tratar de presentar
soluciones prcticas a un problema, podra
presentar una discusin compleja y abstracta o
brindar informacin sobre un tema. Deja que los
panelistas sepan si el panel de discusin ser
una presentacin bsica del tema o si pueden
esperar que el pblico est bastante bien
informado y busque consejos ms avanzados o
perspectivas diferentes.

Decide el tiempo que el panel de

discusin durar. Para la mayora de
paneles, sobre todo los que se dan en
una conferencia u otro evento grande,
se recomienda que la duracin sea de
45 a 60 minutos.Si el panel es un
evento aislado o si cubre un tema
popular de particular importancia, lo
apropiado sera que dure 90 minutos.
En lo posible, pdele a los participantes
que se queden durante un tiempo ms
despus de la sesin para que los
miembros del pblico puedan hablar
con ellos personalmente.

Considera la posibilidad de empezar con lecturas individuales (opcional).

El enfoque principal del panel siempre deber ser un debate. Sin embargo, si
uno de los objetivos principales del panel es brindar informacin, podra ser de
gran utilidad para preceder la discusin en s. Haz que cada panelista brinde
una explicacin del tema o su argumento en relacin al tema que no dure ms
de 5 minutos por persona.
Con este mtodo, es probable que los panelistas requieran ms tiempo de
preparacin como grupo, ya que cada panelista deber arrancar del
argumento anterior en lugar de hablar de la misma rea.

Procura evitar las presentaciones visuales.

Salvo que sea absolutamente necesario, evita
las presentaciones y las diapositivas de
PowerPoint, porque suelen ralentizar la
discusin, hacen que la participacin del pblico
sea baja y suelen aburrir a los oyentes. Usa un
nmero pequeo de diapositivas y solamente
cuando la informacin o diagramas tengan que
presentarse si es difcil hacerlo solo con
palabras.
Si un panelista pide permiso para crear una
presentacin, sugirele que traiga objetos para
mostrarlos y hablar de ellos en vez de pasarlos
por el pblico durante la discusin.

Escribe preguntas para los panelistas. Trata de pensar

en varias preguntas abiertas que los panelistas puedan
responder segn la mejor direccin para el curso de la
discusin y sus conocimientos.Tambin podrs hacer unas
cuantas preguntas ms especficas dirigidas a un panelista
individual, pero procura dividirlas entre los panelistas de
manera bastante uniforme. Anticipa las preguntas que el
pblico pueda preguntar e inclyelas tambin. Ordnalas
aproximadamente de mayor a menor importancia, adems
debers brindar ms preguntas de las que esperes recibir.
Sin embargo, procura que cada pregunta est relacionada
con la ltima, evita los cambios repentinos de tema.
Pdele al moderador o a otra persona que no sea del panel
que revise tus preguntas y sugiera editarlas o agregar ms.
Si te cuesta hacer las preguntas, pregntale a cada
panelista qu le gustara preguntar a los dems panelistas.
Pon la mejor de esas preguntas en tu lista

Planifica el resto del panel de

discusin. Determina el tiempo que
quieras reservar para las preguntas.
Normalmente, tendr que ser la mitad
o ms de la duracin del panel. Dedica
los ltimos 20 a 30 minutos para las
preguntas del pblico y la discusin o
15 minutos si el tiempo es corto o si el
panel tiene un formato ms centrado
en los discursos.

Presenta a los panelistas con

anticipacin. Haz que los panelistas
se conozcan personalmente o sean
parte de una conferencia telefnica una
semana o ms antes del panel de
discusin. Descrbeles el formato del
panel y dales la oportunidad para que
hablen brevemente. Quiz determinen
brevemente quin deber seleccionar
las preguntas de qu tema, pero no les
des las preguntas especficas con
antelacin. La discusin deber ser
original, no ensayada.

Convence a la gente de que se

siente en la primera fila. Entre ms
cerca est el panel de los miembros
del pblico, ms energtico y
participativo ser el ambiente. Podras
ofrecer algunos regalos pequeos si la
gente se sienta en las primeras filas,
tales como botones o dulces.

Presenta brevemente al panel y a

cada participante. Usa solamente una
o dos oraciones para presentar el tema
del panel de discusin, porque la
mayora de los miembros del pblico
presente estar familiarizado con la
idea bsica. Presenta a cada
participante brevemente, menciona
solo unos cuantos hechos pertinentes
sobre su experiencia o participacin
relacionada al tema. Evita recitar una
biografa completa; la presentacin de
todos los participantes no deber
exceder los diez minutos en total

Relaciona al pblico temprano. Haz

que el pblico se interese en el panel.
Para hacerlo, pdele su participacin de
inmediato. Una manera rpida y simple
de hacerlo consiste en empezar
sondeando su opinin relacionada al
tema pidindoles que levanten las
manos o aplaudan.Otra opcin es que
sondees el nivel de conocimiento del
pblico sobre el tema. Los resultados
te ayudarn a que el panel se
mantenga centrado en temas
relevantes para el pblico.

Pdeles a los panelistas que preparen

preguntas. Empieza a hacer las preguntas en
el orden ya establecido, pero no dudes en
cambiar el orden si la discusin cambia a otra
direccin interesante. Divide las preguntas
entre los participantes y dirgelas a la persona
ms entendida del tema. Dale a los dems
panelistas una cantidad corta de tiempo para
responder, luego prosigue a la siguiente
pregunta.
No hagas que todos los panelistas intervengan
en todas las preguntas. Deja que respondan
naturalmente, cuando tengan algo para decir o
si la discusin se vuelve vacilante, anima a la
persona entendida en el tema.

Haz tus propias preguntas segn

sea necesario. Podrs desviarte de
las preguntas preparadas si crees que
beneficiar la discusin. En particular,
si crees que la respuesta de un
panelista no es satisfactoria, presinalo
con otra pregunta. Trata de parafrasear
la pregunta original, sino lo ideal sera
pensar en una pregunta mucho ms
matizada que relacione la ltima
respuesta con otro punto de la
discusin o una declaracin anterior.

Consigue un cronometrador. Podrs mirar un reloj fuera del escenario o

que est en la pared de enfrente, si es claramente visible, de lo contrario,
pdele a alguien que est de pie en la parte trasera de la habitacin que
levante carteles visibles que digan 10 minutos, 5 minutos y 1 minuto
cada vez que te acerques al final de una seccin.

Mantn a los panelistas enfocados. Cuando

un panelista se explaye demasiado o se salga
de tema, con cortesa haz que la discusin
regrese al punto correcto. Cuando haga una
pausa para respirar, intervn con una frase
similar a las que te presentaremos a
continuacin (podras optar por avisar a los
panelistas qu frases usars para que
vuelvan al tema).
Tienes un punto interesante, pero
escuchemos ms sobre ___.
Veamos lo que (nombre de otro panelista)
tiene para decir sobre ese punto, sobre todo
su relacin con __.

Recoge las preguntas del pblico. Deja que el

pblico sepa cul ser tu mtodo para las
preguntas, por ejemplo, si tiene que levantar las
manos o si hay que hacer una fila y esperar su turno
para el micrfono. Escucha cada pregunta una tras
otra, reptela claramente para que todos en la sala
la puedan or y luego dirgela al panelista que
parezca interesado.
Ten algunas preguntas de reserva listas para que
las hagas o haz que un asistente del pblico las
pregunte en el caso de que nadie tenga la valenta
para hacer la primera pregunta.
Si algn miembro del pblico toma demasiado
tiempo, interrmpelo con cortesa dicindole As
que tu pregunta es ___, correcto? o Disculpa,
tenemos que avanzar. Cul es tu pregunta?.
Infrmale al pblico cuando solo quede tiempo para
dos o tres preguntas ms.

Agradece a todos los participantes. Agradece a los panelistas, a los

anfitriones, a los organizadores del evento y a los miembros del pblico. Si
vas a estar en un simposio o conferencia, infrmale al pblico la ubicacin y
el tema de algn prximo evento.

REFERENCIAS:
http://www2.maxwell.syr.edu/plegal/crit3/a7.html
http://blog.spinweb.net/the-secret-to-a-killer-panel-discussion-at-your-next-conference
http://www2.maxwell.syr.edu/plegal/crit3/a7.html
http://www.scottkirsner.com/panels.htm
http://www.scottkirsner.com/panels.htm
http://www.scottkirsner.com/panels.htm
http://www.tophc.ca/Documents/Templates%20and%20Documents/Tips%20for%20a%20successful
%20panel%20discussion.pdf
http://www.exec-comms.com/blog/2010/08/02/10-tips-on-moderating-a-panel-discussion/
http://www.scottkirsner.com/panels.htm
http://blogs.hbr.org/2013/05/how-to-moderate-a-panel-like-a/
http://www.scottkirsner.com/panels.htm
http://www.tophc.ca/Documents/Templates%20and%20Documents/Tips%20for%20a%20successful
%20panel%20discussion.pdf
http://blogs.hbr.org/2013/05/how-to-moderate-a-panel-like-a/