ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

LA METODOLOGA DE
PROCESOS DE
RUMMLER - BRACHE
1

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

Anlisis y Rediseo del Proceso

En esta fase se realiza un arreglo de elementos para realizar un objetivo predefinido en el
procesamiento de la Informacin.
Para el anlisis y rediseo de procesos se debe tomar en cuenta algunos principios como:
* Debe presentarse y entenderse el dominio de la informacin de un problema
* Se debe representar el comportamiento del proceso en consecuencias de acontecimientos
externos
*Se debe dividir en forma jerrquica los modelos que representan la informacin, funciones
y comportamiento
2

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

El proceso debe partir desde la informacin esencial hasta el detalle de la Implementacin

El rediseo de procesos permite lograr cambios significativos en la forma de operar el
negocio, utilizando un enfoque integral formado por el anlisis, diseo e implantacin de:
procesos, tecnologa, estructura (de organizacin y fsicas), gente (y su cultura de trabajo),
productos, servicios, clientes y mercados.
El rediseo de procesos tiene como caractersticas:
* Enfocar la empresa por procesos y no por reas o departamentos
* Alcanzar resultados sobresalientes
* Optimizar el valor accionario
* Derribar paradigmas

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

En qu casos se requiere del rediseo de procesos?

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

Beneficios del rediseo de procesos

Incrementar el servicio y la satisfaccin del cliente (interno y/o externo)
Simplificar procesos eliminando actividades sin valor agregado
Reducir tiempos de respuesta en los procesos
Reducir costos de operacin
Incrementar utilidades
Involucrar a la gente en la resolucin de problemas
Habilitar la mejora continua y modificaciones a los procesos
Implantar una estructura organizacional eficiente

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

Implementacin
En esta fase se activa la puesta en marcha del proyecto llevando a cabo los cambios
implicados en la reestructuracin de los procesos. Por lo general esta fase es la que lleva
ms trabajo e implica aumentar el tiempo de dedicacin al proyecto a un porcentaje mayor
Se puede estructurar de la siguiente forma:
Implantacin de la estrategia.
Ajustes y puesta en marcha de la estrategia para lograr las metas.
Nueva Estructura
Plan y posterior puesta en marcha de la nueva estructura de la organizacin, los nuevos
grupos o departamentos y las nuevas herramientas de trabajo. La concepcin hacia la
nueva estructura es evolutiva, no abrupta.

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

Actividades de grupo
Dinmicas de grupo que expliquen y eduquen a las nuevas personas como se cambia,
hacia donde se quiere ir y como hacerlo. Como modificar las herramientas de las que
disponen a
los efectos de adaptarlas a las nuevas situaciones.
Reestructura de Procesos.
Nuevos procedimientos de trabajo.
Asistencia en tareas grupales/liderazgo
Actividades generadoras de una nueva cultura.
Identificacin y uso de herramientas facilitadoras de cambio: recompensas, liderazgo
8

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

La Metodologa de procesos de RUMMLER - BRACHE

Rummler - Brache es una metodologa lder en la reingeniera y mejora de procesos, se basa
en las siguientes fases:

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

La fase 0
Planificacin de la Mejora
Consiste en responder a la pregunta de
Sobre qu procesos debemos actuar?
...para entender bien cuales son los
problemas ms crticos de los procesos
que ms impacto tienen en el cliente y en
los objetivos de negocio tanto operativos
a corto como estratgicos.
El entregable final de esta fase es la
definicin y aprobacin de un plan
especfico de mejora.

10

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

La fase 1
Definicin del proyecto
Consiste en esencia en responder a las
preguntas de
Qu y cmo se va a hacer?
Quin lo va a hacer, para cundo y cunto
me cuesta?
Qu beneficios obtengo y cmo mido el
xito del cambio?
El entregable final de esta fase es la
definicin del proyecto: todos los
participantes lo entienden, comprenden su
papel y la direccin lo aprueba.
11

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

La fase 2
Anlisis y Diseo
Consiste en entender bien y analizar del
proceso actual tal y como funciona a da
de hoy (IS ) y redisear el nuevo
(SHOULD). Nos apoyaremos en los
mapas de proceso como herramienta para
pensar, analizar y crear nuevos
conceptos, nuevas reglas. Hablaremos de
Mapa IS, Mapa SHOULD.
El entregable final es un Mapa
SHOULD, con sus medidas de proceso y
una estrategia de implementacin
aprobada.
12

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La fase 3
Implementacin

Es sin duda la ms dura: se trata de poner en

prctica nuevos conceptos, nuevas maneras de
hacer las cosas. Implica cambios con las
personas: en sus hbitos, en sus oficios...
Es el momento de la verdad y cambia
drsticamente el modus operandi: de diseo a
ejecucin. Pasar del papel al flujo de actividades
reales en la cadena de valor de la empresa.
Un plan minucioso en torno a tres fases:
transicin instalacin institucionalizacin, es
el factor clave de xito en la implementacin.

13

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

Tras la implementacin de los cambios en el

proceso, hacemos la transicin a travs de lo
que hemos llamado institucionalizacin hacia
un modo de gestin habitual del proceso
Fase 4
Gestin de Procesos
El esquema nos muestra los pilares
fundamentales que sustentan una gestin ptima
de los procesos: produce los resultados deseados
y a tiempo (eficacia) con el consumo optimizado
de los recursos necesarios (eficiencia).

14

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

Fase 5: Gestin de la organizacin como un sistema Visin INTERNA e INTEGRADA

de los procesos de la organizacin
de procesos.
+
Visin EXTERNA de la
organizacin para ADAPTARSE
adecuadamente al entorno.

15

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

Identificacin y planificacin de los proyectos de mejora de procesos

Medir es necesario pero no suficiente, a la larga, para estimular a las personas a que realicen
cambios.
El anlisis de los defectos y de sus correspondientes valores dar una orientacin acerca de
cules son los procesos que tienen mayores potenciales de mejora; una vez hemos detectado
donde estn los potenciales de mejora hemos de poner en prctica los instrumentos y
capacidades para mejorar estos procesos
La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando
tambin los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las
contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes.
16

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas
jerrquicos convencionales. Para mejorar los procesos:
Debemos de considerar:

1. - Anlisis de los flujos de trabajo.

2. - Fijar objetivos de satisfaccin del cliente, para conducir la ejecucin de los procesos.
3. - Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.
4. - Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.
La mejora de procesos significa que todos los integrantes de la organizacin deben
esforzarse en HACER LAS COSAS BIEN SIEMPRE.
Para conseguirlo, una empresa requiere responsables de los procesos, documentacin,
requisitos definidos del proveedor, requisitos y necesidades de los clientes internos bien
17

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

definidos, requisitos, expectativas y establecimiento del grado de satisfaccin de los clientes

externos, indicadores, criterios de medicin y herramientas de mejora estadstica.

Para establecer una metodologa clara para la comprensin de la secuencia de actividades o

pasos que debemos de aplicar para la Mejora Continua de los procesos, primero, el
responsable del rea debe saber que mejorar.

Esta informacin se basa en el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos locales de

la organizacin. Por lo, si quisiramos establecer una secuencia de pasos para la Mejora,
estos seran:
1. - Definir el problema o la desviacin detectada sobre los indicadores y objetivos.
2. - Establecer los mecanismos de medicin ms adecuados de acuerdo a la naturaleza del
problema.
18

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO

ORGANIZACIN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodologa de Procesos de Rummler-Brache

3.- Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la ms relevante,
estableciendo posibles soluciones y tomar la opcin ms adecuada, por medio del Anlisis
de los datos obtenidos.
4. - Establecer los planes de accin, e implementar la mejora.
5. - Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de un
monitoreo constante.

19

ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO