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Introduccin:
En los ltimos aos las organizaciones han adoptado nuevas estructuras
funcionales que les permitan alcanzar las metas y los objetivos establecidos en su
planeacin estratgica, de una manera ms eficiente. Un ejemplo de ello es la
administracin de proyectos, que ofrece una integracin ms efectiva de
recursos y actividades encaminadas al logro de un fin especfico.
Para ello es indispensable que los conocimientos, habilidades, herramientas y
tcnicas especficos estn incorporadas en el rol de los directores de proyectos.
Esto incluye integrar tareas, recursos (humanos, financieros, materiales, etc.) y
otros participantes en un tiempo especfico, con el nico objetivo de lograr el
producto final que el negocio requiere.
Hoy en da la mayora de los negocios globales competitivos, incluyendo firmas
orientadas a productos y servicios, cuentan con una oficina de proyectos (tambin
conocida como PMO Project Management Office), la cual es responsable de
administrar el portafolio de proyectos y asegurar el xito que se ha comprometido.
El Project Management Institute (PMI) es una organizacin internacional sin fines
de lucro que asocia a profesionales relacionados con la administracin de
proyectos de todo el mundo. Desde principios de 2011 es la ms grande del
mundo en su rubro, dado que se encuentra integrada por ms de 380.000
miembros de aproximadamente 170 pases. El PMI te certifica a travs de un
examen terico/prctico como PMP Project Management Professional, lo cual te
identifica como parte de este grupo de profesionales. Hoy en da poseer este
certificado es altamente cotizado como parte de la experiencia en proyectos.
Asimismo, la Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos
(denominada Gua del PMBOK) (2013) es el documento del PMI, que establece
normas, mtodos, procesos y prcticas establecidas para la direccin de
proyectos, las cuales, en conjunto, se les conoce como buenas prcticas.
Contenido:
Grupos de Procesos
Inicio
Administracin de proyectos
reas de conocimiento
Integracin, alcance, tiempo, costo,
calidad
Planeacin
Ejecucin
Recursos Humanos,
riesgo y adquisiciones.
comunicacin,
Seguimiento-control
Cierre
De este modo el concepto de administracin de proyectos se fundamenta en la
integracin de todas las reas de conocimiento a travs de los grupos de
procesos. No es tan fcil como suena, ya que debes satisfacer a todas las
personas involucradas sin olvidar que ests trabajando por alcanzar objetivos
organizacionales.
La prctica establece que, en cada grupo de procesos debes operar procesos, los
cuales atienden a alguna rea de conocimiento. No todas las reas se gestionan
en todos los grupos. En la siguiente tabla se ilustra este concepto para que lo
observes y comprendas mejor:
Inicio de proyecto.
Planificar el proyecto
Ejecutar el proyecto.
Dar seguimiento-controlar el proyecto.
Cerrar el proyecto.
La diferencia con el ciclo de vida del producto es que abarca desde la concepcin
de un nuevo producto hasta su retiro. Un producto puede requerir o generar
muchos proyectos a lo largo de su vida; por ejemplo, durante la concepcin de un
producto, puede haber un proyecto para determinar las necesidades del cliente.
Cuando el producto est maduro, puede hacer un proyecto para analizar a la
competencia del producto en el mercado.
Con el procesos de direccin de proyectos incluye los grupos de procesos de
iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimientocontrol y cierre.
La iniciacin es necesaria para que el proyecto sea aprobado oficialmente, se
realiza algo de planificacin de alto nivel para verificar que el proyecto se pueda
llevar a cabo dentro de las restricciones que se entregarn (alcance, tiempo,
costo, entre otros).
Una vez que el proyecto se aprueba se lleva a cabo la planificacin detallada,
etapa en la que se crea el plan que indicar de qu manera vas a planificar y
ejecutar, as como dar seguimientocontrol al proyecto.
El proyecto luego pasa a la ejecucin, etapa en la que el equipo completa el
trabajo de acuerdo con los procesos y procedimientos que se detallan en el plan
para la direccin de proyectos.
Mientras se realiza el trabajo, los resultados del mismo (o datos de desempeo del
trabajo) son enviados a la parte de seguimientocontrol, con lo que se asegura
que el proyecto est avanzando de acuerdo al plan.
En caso de que existan variaciones del plan que requieran de cambios (pero que
no afecten los compromisos hechos de alcance, tiempo y costos), los cambios
aprobados resultantes sern enviados de vuelta a la ejecucin, en donde la
ejecucin del proyecto se ajusta para intentar corregir la variacin. Pero a veces
las variaciones requieren cambios ms significativos que necesitan ajustarse a los
compromisos. Si estos cambios son aprobados es necesario que exista un
esfuerzo de planificacin para identificar el impacto a los compromisos y los
planes. Eventualmente cuando el trabajo se termina (o el proyecto ha finalizado),
el proyecto pasa al cierre.
Mediante los procesos de planificacin, el director del proyecto y el equipo de
trabajo realizan un anlisis detallado para saber si los objetivos plasmados en el
acta de constitucin se pueden lograr. Tambin deciden cmo se lograr el
proyecto, abordando todos los procesos apropiados y las reas de conocimiento
que se requieran operar. El objetivo es evitar el desperdicio de recursos en
actividades que no resulten relevantes para el proyecto en cuestin.
Uno de los procesos de planificacin es el de desarrollar el plan para la direccin
del proyecto (que incluye por lo menos un plan por cada rea de conocimiento), el
cual consiste, de acuerdo a la Gua del PMBOK (2013), en documentar las
acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes
subsidiarios. Esto significa que este plan indica cmo se llevarn a cabo las
actividades de planeacin, ejecucin, supervisin, control y cierre.
trabajar
con
los
interesados
para
satisfacer
sus