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TESIS:
PRESENTADA A LA JUNTA DIRECTIVA DE
LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
POR
RUDY MAURICIO BMACA LAPARRA
PREVIO A CONFERRSELE EL TTULO DE
LICENCIADO Guatemala,
Noviembre de 2009.
DECANO
SECRETARIO
VOCAL 1.
VOCAL 2.
VOCAL 3.
VOCAL 4.
VOCAL 5.
PRESIDENTE
EXAMINADOR
EXAMINADOR
Uc.
MSc. AlbaroJoel ~
Banllona
y AUDITOlt
uco
COICTAJ>Ol
t
Colepdo lfo. 1047
Guatemala;
13 de febrero de 2009
Ucendado
Jos Rolando Secaida Morales
Decano de la Facultad de Ciendas Econmicas
Universidad
de Son canos de
Gufitemala
Su.Despacho
RespetableSeor
Decano:
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Atentamente,
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7, oez, CentrOG.mrlca.
C0Tn10
Tewfax: 24397194
Electrnico: gigq~..Q7<ihotmail.com y alba.roqiron{itsg,1:!!25',.5:9.'~
FACULTAD
DE CIENCIAS
ECONOMICAS Edific.o ~s-8"
Ciudad Universitaria, Zooa 12
Guatemala, Centrcamrica
l O de novjemfre
de 2009, se conoci
el Acta
el
tmidiante
I.JC. JO
TODOS"
NDICE
Pgina
INTRODUCCIN
CAPTULO I
COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRDITO
1.1
1.1.1
1.1.2
1.2
Definicin de cooperativa
1.3
1.4
1.4.1
1.4.2
Importancia
1.4.3
Objetivos
1.5
1.5.1
1.5.2
Consejo de Administracin
1.5.3
Comisin de Vigilancia
1.5.4
Comit de Crdito
1.5.5
Comit de Educacin
1.5.6
Administracin
1.6
10
11
1.6.1
11
1.6.2
11
1.6.3
11
1.6.4
11
1.6.5
11
NDICE
Pgina
1.7
12
1.7.1
Aspectos legales
12
1.7.2
Legislacin fiscal
13
1.7.3
15
CAPTULO II
ORGANIZACIN Y SISTEMATIZACIN CONTABLE DE
UNA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO
16
2.1
La Administracin
16
2.2
El Proceso administrativo
17
2.2.1
Planeacin
17
2.2.2
Organizacin
19
2.2.3
19
2.2.4
Direccin
20
2.2.5
Control
21
2.3
21
2.3.1
El proceso de la organizacin
21
2.3.2
La organizacin formal
22
2.3.3
La estructura organizacional
23
2.4
Sistematizacin contable
24
2.4.1
Sistemas
24
2.4.2
Sistematizacin
24
2.4.2.1
Etapas de la sistematizacin
24
2.4.2.2
Herramientas de la sistematizacin
26
2.5
Sistema de Contabilidad
26
2.6
Control Interno
27
2.6.1
28
NDICE
Pgina
2.6.2
28
2.6.3
29
2.6.4
29
2.6.5
29
2.7
Manual contable
32
2.7.1
34
2.8
34
2.9
36
2.9.1
Manual de organizacin
36
2.9.2
Manual de puestos
36
2.10
Manual de procedimientos
37
CAPTULO III
DIAGNSTICO CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE UNA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDTO
39
3.1.
Antecedentes
39
3.1.1
40
3.2
Marco normativo
40
3.3
Investigacin
40
3.3.1
Anlisis de la estructura
40
3.3.2
43
3.3.2.1
Ciclo de tesorera
45
3.3.2.2
Ciclos de depsitos
46
3.3.2.3
Ciclos de crditos
48
3.3.2.4
Ciclos de cobranza
49
3.3.2.5
Ciclos de egresos
50
NDICE
Pgina
CAPTULO IV
DISEO
DE
ORGANIZACIN
CONTABLE APLICABLE
EN
SITEMATIZACIN
UNA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRDITO
53
4.1
Generalidades
53
4.2
53
4.2.1
Ciclo de tesorera
55
4.2.2
Ciclos de depsitos
58
4.2.3
Ciclos de crditos
60
4.2.4
Ciclos de cobranza
62
4.2.5
Ciclos de egresos
64
4.2.6
66
4.3
67
4.4
68
4.5
Manual contable
69
4.6
69
4.6.1
Facturas
71
4.6.2
Facturas especiales
72
4.6.3
Notas de dbito
73
4.6.4
Notas de crdito
74
4.6.5
Recibo de ingresos
75
4.6.6
Recibo de egresos
76
4.6.7
Contrato de prstamo
77
4.6.8
Arqueo de caja
79
4.6.9
Conciliacin bancaria
80
4.6.10
Cheque voucher
81
NDICE
Pgina
4.6.11
Kardex de aportaciones
82
4.6.12
Libreta de ahorro
83
4.6.13
Control de crditos
84
CONCLUSIONES
85
RECOMENDACIONES
86
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
87
ANEXOS
INTRODUCCIN
El movimiento cooperativo es una
el tipo especial de
organizacin que es una cooperativa la cual rene caractersticas especificas, como contar con
su propia ley, instituciones especificas de registro y de fiscalizacin y por contar con
exenciones directamente que aplican a sus actividades. En respuesta al estudio realizado en
una cooperativa de ahorro y crdito de reciente constitucin el presente trabajo de tesis
pretende ofrecer una herramienta organizativa para la cooperativa unidad de anlisis, y
proponer una respuesta a sus problemas de organizacin y sistematizacin contable para que la
informacin financiera que reciban los asociados sea confiable, oportuna y que promueva la
eficiencia en las operaciones que realiza, fortalecer las polticas, los mtodos y los
procedimientos para obtener un adecuado control interno y una eficiente administracin de
los recursos cooperativos. Y para otras cooperativas de ahorro y crdito, una gua que sirva de
consulta.
CAPTULO I
COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRDITO
1.1
Ministerio de Economa y Trabajo quien fomente, asesore y controle los distintos tipos de
cooperativas, de acuerdo al Decreto 93 Ley del Organismo Ejecutivo.
El Decreto No. 630 fue derogado por el Decreto No. 643 Ley General de Cooperativas, del
13 de julio de 1949, mismo que vino a regular el desarrollo de los sistemas cooperativos,
principalmente en lo que se refiere a la previsin y el ahorro, promueve el mejoramiento de las
condiciones de vida de la clase trabajadora, a fin de aumentar su bienestar y contribuir al
progreso de la nacin, mediante el establecimiento de las sociedades de seguros de vida,
seguros contra accidentes y enfermedades, as como las cajas de pensiones y retiros
temporales.
Con el Decreto No. 146 se cre el Departamento de Fomento Cooperativo, adscrito al Crdito
Hipotecario Nacional, encargado de aplicar el Decreto No. 643. Esta institucin desapareci al
promulgarse el 23 de octubre de 1953, el Decreto No. 1014 que cancela dicho departamento y
traslada sus funciones al Ministerio de Economa. Mediante el Decreto Presidencial No. 560
emitido el 27 de febrero de 1956, las funciones de fiscalizacin y control de las cooperativas
fueron trasladadas a la Superintendencia de Bancos, sin embargo, el 23 de junio de 1959, con
el Decreto No. 1295 se dividen las responsabilidades as: El Ministerio de Agricultura se hace
cargo de las cooperativas agrcolas y pecuarias, y el resto queda a cargo de la
Superintendencia de Bancos. Funciones que no fueron desarrolladas a plenitud como
consecuencia de la lenta evolucin del sistema cooperativo guatemalteco, y no fue sino hasta
la dcada de los aos 70, cuando cobra auge y se le empieza a dar mayor asistencia tcnica y
financiera.
El 29 de diciembre de 1978, fue publicado el Decreto No. 82-78 Ley General de
Cooperativas, la cual se encuentra vigente hasta la fecha. Con la promulgacin de esta ley se
derog el Decreto No. 643 (Ley General de Cooperativas) y otros decretos que contenan
disposiciones relacionadas con las cooperativas. Una de las principales consideraciones por las
que se emiti esta ley, fue el hecho de tener definidas las normas que aseguraran un
desenvolvimiento ordenado y armnico del movimiento cooperativista.
2
Definicin de cooperativa
No es fcil definir lo que es una cooperativa, pero las definiciones que siguen ayudarn a
identificarla como un tipo especial de organizacin.
Una cooperativa es una asociacin de personas, quienes, sobre una base voluntaria y
democrtica, alcanzan ciertos objetivos econmicos y sociales que individualmente no se
pueden obtener. (16:6)
Una cooperativa es una organizacin econmica que funciona como unidad democrtica.
Es un negocio que opera en inters de aquellos que utilizan sus servicios. (16:6)
Se puede concluir de manera general que una cooperativa es una asociacin libre de personas
que, bajo el principio de igualdad, satisfacen necesidades que tienen en comn mediante la
prestacin de servicio colectivo.
1.3
Agrcola. Son la unin de grupos de personas que cultivan productos tales como: maz,
frjol, caf, cardamomo, hortalizas, etc.
Vivienda. Son organizadas principalmente por la necesidad de vivienda propia con alguna
facilidad en las amortizaciones y en el costo de la vivienda.
1.4
crecimiento.
Estas cooperativas llegan a grandes cantidades de personas de muy bajos recursos, an
cuando no estn orientadas exclusivamente a prestar servicios a este grupo de la poblacin.
1.4.3 Objetivos
La finalidad principal de estas entidades es la de proporcionar a los socios el capital necesario
para el desenvolvimiento de su vida econmica en las mejores condiciones posibles en lo
referente a inters, plazos de devolucin, garantas, etc.
Pero adems de esta finalidad las cooperativas de ahorro y crdito establecen en sus estatutos
los objetivos que pretenden alcanzar que generalmente son los siguientes:
Promover el mejoramiento social y econmico de sus miembros mediante la realizacin de
planes, programas, proyectos y actividades que demanden el esfuerzo comn, la ayuda
mutua, la accin conjunta y la solidaridad.
Fomentar el hbito del ahorro entre los asociados.
Regular el inters del dinero librando a los asociados de la usura.
No perseguir fines de lucro sino de servicio a los asociados.
Propiciar dentro de la empresa la prctica del cooperativismo, tanto en su filosofa como
en su organizacin.
1.5
Las asambleas generales extraordinarias se celebran en cualquier poca en las que se renan
para tratar cualquiera de los siguientes asuntos mnimos:
Toda notificacin de los estatutos.
Sancionar y remover previa comprobacin de causa a los miembros del Consejo de
1.6
1.7
Para que la fiscalizacin por parte de la Inspeccin General de Cooperativas se pueda cumplir
las cooperativas estn obligadas a:
a) Adoptar las normas contables que establezca la Inspeccin General de Cooperativas.
b) Llevar los libros de actas y registros contables autorizados por la Inspeccin General de
Cooperativas.
c) Enviar las nminas de las personas electas para los distintos rganos de la cooperativa,
dentro de los diez (10) das de la eleccin, y
d) Remitir a la Inspeccin, dentro de los treinta (30) das de celebrada la Asamblea Ordinaria
Anual de la memoria de labores y los estados financieros del ejercicio.
En el ttulo segundo, la Ley se enfoca al papel que desempea el Instituto Nacional de
Cooperativas (INACOP), como un organismo especializado que centraliza, orienta y coordina
a las cooperativas, adems como el responsable de autorizar y llevar registro de dichas
organizaciones.
El tercer ttulo abarca las actividades de fiscalizacin y dems acciones realizadas por la
Inspeccin General de Cooperativas (INGECOP).
1.7.2 Legislacin fiscal
Cdigo Tributario, Decreto 6-91 y sus reformas
Este Cdigo contiene todas las normas tributarias que deben de cumplir tanto el sujeto pasivo
como activo por los tributos establecidos por el Estado, as como las sanciones por
infracciones a los deberes formales.
Ley del Impuesto al Valor Agregado IVA- Decreto 27-92 y sus reformas
De acuerdo a esta Ley las cooperativas se encuentran exentas del Impuesto al Valor Agregado
(IVA), cuando realicen operaciones de venta y prestacin de servicios a sus asociados,
cooperativas, federaciones, centrales de servicio y confederaciones de cooperativas. En sus
operaciones con terceros deben cargar el impuesto correspondiente.
El impuesto pagado por las cooperativas a sus proveedores, forma parte del crdito fiscal en
proporcin a sus ventas con terceros. En el caso de las cooperativas de ahorro y crdito, estn
exentos los servicios que prestan, tanto a sus asociados como a terceros.
Respecto de dicha exencin, para poder obtener este derecho se deber solicitar a la
Superintendencia de Administracin Tributaria (SAT).
Ley del Impuesto Sobre la Renta ISR-. Decreto 26-92 y sus reformas
De acuerdo a la Ley del Impuesto sobre la Renta, y el reglamento de la misma, estn exentas
las rentas de las cooperativas legalmente constituidas en el pas, provenientes de las
transacciones con sus asociados y con otras cooperativas, federaciones y confederaciones de
cooperativas. Sin embargo, las rentas, intereses y ganancias de capital provenientes de
operaciones con terceros, estarn afectas al impuesto establecido en esta ley.
Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos,
Decreto 37-92 y sus reformas
De acuerdo con esta Ley, estn exentas del impuesto, todos los actos y contratos realizados
por las cooperativas, federaciones y confederacin de cooperativas entre s y con sus
asociados. Sin embargo los actos y contratos que realicen con terceros pagarn el impuesto
establecido en esta Ley.
Ley del Impuesto sobre Productos Financieros, Decreto 26-95 y sus reformas
Las personas individuales o jurdicas que paguen o acrediten intereses de cualquier naturaleza
a personas individuales o jurdicas, que no estn sujetos a la supervisin de la
Superintendencia de Bancos, deben retener el 10% del impuesto y enterarlo a las cajas fiscales
dentro de los primeros 10 das hbiles del mes siguiente en que se efectuaron las retenciones.
Esto implica que cuando se efecten pagos de intereses a los ahorrantes de la cooperativa, sta
se convierte en agente de retencin y debe de retener el Impuesto y enterarlo al fisco como
indica la Ley.
En el artculo 15 de esta Ley considera como personas obligadas a las establecidas en la Ley
Contra el Lavado de Dinero u Otros Activos, en su reglamento, y en otras disposiciones
relacionadas a dicha materia.
Las cooperativas de ahorro y crdito que se encuentren registradas como tales, que hayan
nombrado oficiales de cumplimiento y cuenten con registros de clientes y empleados, de
conformidad con la normativa contra el lavado de dinero u otros activos, nicamente debern
hacer extensivas a la prevencin del financiamiento del terrorismo las dems medidas de
control, prevencin y otros deberes establecidos en dicha normativa.
CAPTULO II
ORGANIZACIN Y SISTEMATIZACIN CONTABLE DE UNA COOPERATIVA
DE AHORRO Y CRDITO
2.1
La Administracin
El proceso administrativo
El proceso administrativo contiene las tcnicas y mtodos por medio de los cuales el conjunto
de actividades que realiza una empresa siguen un orden sistemtico, tomando en cuenta las
necesidades y los recursos que posee para optimizar la realizacin de las mismas en el tiempo
previsto.
Las funciones o actividades administrativas que integran el proceso administrativo son la
planeacin, organizacin, la integracin del personal, direccin y el control.
2.2.1 Planeacin
La planeacin es el proceso formal de seleccionar la misin y las metas generales de una
organizacin a corto y a largo plazo; determinar metas divisionales, departamentales e incluso
individuales basadas en las metas organizacionales; elegir estrategias y tcticas para el
cumplimiento de las metas, estrategias y procedimientos. (25:6)
Segn Koontz describe que la planeacin implica seleccionar misiones y objetivos, as como
las acciones necesarias para cumplirlos y requiere por lo tanto de toma de decisiones; esto es,
de la eleccin de cursos futuros de accin a partir de diversas alternativas.
En esta etapa se establece la visin, la misin y los objetivos. Adems, se deben seleccionar
las metas y determinar programas para alcanzarlas. Esto origina las preguntas: Qu trabajo
necesita hacerse? Cundo y como se har? Qu recursos sern necesarios para llevarlo a
cabo? etc. requiere la facultad de prever, y visualizar futuro.
17
Dentro de las tcnicas que pueden ser utilizadas en la formulacin de los planes para
presentarlos, explicarlos, discutirlos y analizarlos, dentro de las etapas de la planeacin, se
mencionan las siguientes:
Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar y explicar
un procedimiento (solicitud de crdito, autorizacin de crdito, etc.).
Grafica de Gantt, que tiene por objeto controlar la ejecucin de forma simultnea de varias
actividades que se realizan coordinadamente.
Los pasos del proceso de la planeacin deben de seguir un orden sistemtico y lgico, para
alcanzar los objetivos, entre ellos se pueden mencionar:
Establecer la misin global de la empresa.
Analizar el contexto o medio ambiente, asociados, economa, mercado, fuentes de
financiamiento.
Evaluar las fortalezas y debilidades internas como las oportunidades y amenazas externas.
Establecer los objetivos generales.
Seleccionar estrategias para lograr los objetivos generales.
Plantear objetivos especficos.
Seleccionar actividades para cada objetivo especfico y desarrollar planes de trabajo.
Preparar un plan financiero de acuerdo con las estrategias establecidas.
2.2.2 Organizacin
Organizacin es un sistema que permite una utilizacin equilibrada de los recursos. El
propsito que persigue es establecer una relacin entre el trabajo y el personal que lo debe
ejecutar. (17:136)
En esta fase de deben distribuir las actividades, asignar responsables y sealar claramente la
participacin de cada una de las personas del grupo. Tambin se deben establecer y mantener
relaciones, quin decide qu y cuando.
Robbins define a la organizacin como la funcin de disear la estructura de la empresa.
Incluye la determinacin de las tareas a realizar, quien las debe realizar, como se agrupan las
tareas, quin reporta a quin y donde se toman las decisiones.
La estructura organizativa de una cooperativa se debe de regir por las disposiciones
establecidas por la Ley General de Cooperativas y su Reglamento. Adems debe estar
estipulado en sus estatutos, que son requisitos previos a la autorizacin de su funcionamiento.
Las indicaciones antes mencionadas son la base en la que debe descansar su organizacin,
pero dependiendo del crecimiento y desarrollo de la institucin, debe ajustarse y aplicarse
dentro de este marco.
2.2.3 Integracin del personal
Para el autor Reyes Ponce la integracin es obtener y articular los elementos materiales y
humanos que la organizacin y la planeacin sealan como necesarios para el adecuado
funcionamiento de un organismo social.
Es la medida de la coordinacin entre departamentos respecto a su estructura, tareas y metas.
Si las metas de los departamentos son similares, la organizacin es semejante y si se trabaja en
equipo para lograr el cumplimiento de las metas organizacionales, puede decirse que la
organizacin est altamente integrada. (25:37)
canalizar los criterios y opiniones, orientar y guiar el trabajo de los dems, motivndolos para
que el grupo trabaje unido y as alcanzar los objetivos propuestos.
Del efectivo cumplimiento de la direccin, depende el alcanzar las metas y objetivos de la
empresa.
2.2.5 Control
La funcin administrativa del control es la medicin y la correccin del desempeo de los
empleados para asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa. La planeacin y el
control estn estrechamente relacionados, porque el control no es posible sin objetivos y
planes, debido a que el desempeo se debe medir con criterios establecidos. (25:50)
El control permite garantizar que se lograrn cumplir los objetivos propuestos. Esta funcin en
una cooperativa de ahorro y crdito est bajo la responsabilidad de la Comisin de Vigilancia
conjuntamente con el Consejo de Administracin, quienes son responsables de rendir su
informe sobre las actividades realizadas durante un periodo, ante la asamblea ordinaria.
El xito del sistema de control depende de su establecimiento en puntos clave del proceso
administrativo para detectar a tiempo fallas en el sistema. Por ejemplo, en los ingresos,
efectuar conciliaciones bancarias, arqueos de caja. En los egresos, elaborar solicitudes de
cheque, tener firmas mancomunadas, etc. Todo esto con el fin de medir en que parte del
proceso se est produciendo alguna deficiencia y poderla corregir a tiempo.
2.3
La palabra organizacin es utilizada para indicar una unidad social, en la cual las personas
interactan para alcanzar los objetivos propuestos. Tambin es utilizada para indicar el sistema
que permite la utilizacin equilibrada de los recursos.
2.3.1 El proceso de la organizacin
Los principales pasos del proceso de organizar son los siguientes.
Fijar los objetivos
homogeneidad.
Asignar el trabajo dividido a persona o grupos de personas. La divisin del trabajo
agrupndolo homogneamente, da origen a los departamentos o unidades de una empresa,
2.4
Sistematizacin contable
Anlisis. El objetivo de esta fase es asegurar que se ha comprendido bien la naturaleza del
problema, es decir, se ha entendido claramente el sistema y sus partes.
Cuando se realiza un anlisis, se deben tener presentes los siguientes objetivos.
Identificar las necesidades de la empresa; qu informacin obtendr,
suministrar, qu funciones y qu rendimientos requerir.
qu datos
Evaluar la viabilidad del sistema. Es decir, evaluar si las condiciones son propicias y si es
factible llevarlo a cabo.
Realizar un anlisis tcnico y econmico. Esto es para determinar si tcnicamente es
posible realizarlo y si se cuenta con recursos necesarios para hacerlo o hasta que punto se
puede cubrir el proyecto.
Asignar funciones a cada integrante del sistema, directivos, asociados, empleados y otros
elementos del mismo.
Establecer restricciones de costo y tiempo. Las restricciones enmarcan al sistema y no
deben pasarse por alto.
Diseo. Con base en lo comprendido en la fase del anlisis, se deben de plantear las
posibles formas de realizarlo, para esto de debe de tener muy en cuenta los recursos con que se
cuenta.
Sistema de Contabilidad
Los sistemas de contabilidad sirven de ayuda al procesamiento de todas las operaciones que se
realizan, ste brinda informacin que ha de servir para la toma de decisiones.
El sistema de contabilidad utilizado en una cooperativa de ahorro y crdito debe enfocarse a
cumplir con brindar la siguiente informacin.
Cartera de crditos, morosidad, intereses, descuentos
Ahorros de asociados, inversiones, aportaciones, intereses
Disponibilidad diaria de efectivo
Activos fijos y extraordinarios
Presupuestos
Ventas, costos y gastos
Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Donaciones
Estados financieros
Para la realizacin de lo anterior se deben de tener identificados los hechos a registrar y los
documentos fuente. Tambin influye la forma en que se ejecutar, si es manual o
computarizada, si se cuenta con una codificacin y las polticas que se aplicarn para elaborar
los registros.
El objetivo de la sistematizacin contable es minimizar el esfuerzo humano y aumentar los
beneficios y para que funcione, la contabilidad necesita contar con los elementos necesarios
como: un manual contable en el que se definan los lineamientos para registrar la informacin,
las formas y documentos necesarios para que se lleve un control adecuado, manuales
organizacionales que delimiten y atribuyan funciones a cada integrante del sistema.
El objetivo primordial de todo sistema de contabilidad es generar informacin oportuna y
confiable que apoye a las decisiones que tome la administracin de la cooperativa.
2.6
Control Interno
Segn la Norma Internacional de Auditoria No. 315 el control interno se puede definir como
el proceso diseado y efectuado por los encargados del gobierno corporativo
la
las operaciones
cumplimiento
de
las leyes
La eficiencia operativa se logra cuando todas las operaciones realizadas se desarrollan con
eficiencia, para esto se formulan principios, se adecuan mtodos al desarrollo operacional de la
empresa, se busca una eficiente distribucin de labores entre el personal y se trata de obtener
un beneficio mayor, que el costo de su implantacin.
Las cooperativas deben implementar un sistema de control interno eficiente, eficaz,
permanentemente actualizado y adecuado a sus caractersticas particulares.
2.6.1 Aspectos mnimos del sistema de control interno en una cooperativa
El sistema de control interno comprende, como mnimo, los siguientes aspectos:
sistemas. Un hecho econmico es solamente un efecto potencial sobre los estados financieros
mientras que una transaccin representa al hecho econmico que se le ha dado reconocimiento
de producir el efecto potencial. A continuacin se puede observar el proceso de los hechos
econmicos hasta la generacin de los estados financieros.
Flujo normal de las transacciones
Flujo de
Transacciones
Externos
Hechos
econmicos
precisos
Internos
Transacciones
Base de
datos
Procesamiento
A otros
sistemas
Informes
auxiliares
Pase al
Mayor
General
Estados
Financieros
Fuente: Estupin Gaitan, Rodrigo /Control Interno y Fraudes con Base en los Ciclos de Transacciones / Primera
edicin. Colombia. Editorial Lito Perla Impresores. 2007.
A diferencia de los ciclos transaccionales que difieren segn sean los tipos de organizaciones
empresariales las funciones administrativas son comunes. De esta manera se tiene que la
funcin de planeamiento se encuentra incluida en la organizacin, en la direccin y en la de
control. Esto equivale a que cada funcin afecta a las otras y se relacionan recprocamente,
conformando de esta manera el proceso administrativo.
Los objetivos que persiguen los controles de los ciclos de transacciones son que existan
autorizaciones apropiadas, clasificacin contable apropiada, exista verificacin y valuacin y
exista salvaguarda fsica adecuada, para que la informacin obtenida a travs de los estados
financieros sea confiable y oportuna. En la siguiente grafica se puede observar el proceso de
los objetivos de control interno en relacin a los ciclos de transacciones.
Objetivos bsicos
Autorizaciones apropiadas
Clasificacin contable apropiada
Verificacin y valuacin
Salvaguardas fsicas adecuada
Objetivos Generalizados
Objetivos del Flujo de Transacciones
Ciclo de
Tesorera
Ciclo de
Informacin
Financiera
producen los ciclos y creacin del ambiente del control interno y de las guas para la vigilancia
y control de los recursos humanos.
2.7
Manual contable
el Marco
Conceptual
para
la
Preparacin
y Presentacin de Estados
que comprende
tambin las
Normas Internacionales
de
Las formas pre impresas sirven para dejar evidencia de hechos econmicos, por ejemplo
ventas, compras, pagos, crditos, etc. que forman parte
generan informacin financiera, el uso de estas se debe de seguir rgidamente para obtener
informacin financiera veraz y oportuna adems de cumplir con aspectos fiscales.
El diseo del formato depende de la necesidad de cada organizacin en particular. Dentro de
los aspectos generales que deben tomarse en cuenta al disear las formas son:
Que sea un modelo sencillo de entender.
Determinar el objetivo del documento.
Estar diseado estticamente, con los espacios necesarios.
El contenido mnimo de las formas pre impresas debe ser:
Nmero correlativo
Fecha
Concepto
Cantidades
Valores
Firma de autorizacin
Firma de quien elabor
Firma de revisado.
Las principales formas que se utilizan en una cooperativa de ahorro y crdito son las facturas,
notas de crdito y dbito, recibos de ingresos, recibos de egresos, cheque voucher, contratos de
prstamo, libretas de ahorro, kardex de aportaciones, liquidaciones de caja chica,
conciliaciones bancarias, control de prstamos, etc.
2.9
Manual de procedimientos
37
proceso.
Definiciones, para evitar confusiones identificar los trminos en forma consistente, dando
una definicin de las cosas que hay que hacer.
procedimientos.
Pasos u operaciones que deben realizarse para llevar a cabo el procedimiento, se puede
incluir un diagrama del procedimiento.
CAPTULO III
DIAGNSTICO CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE UNA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRDITO
3.1
Antecedentes
Para un mejor anlisis del estudio sobre la Organizacin y Sistematizacin Contable de una
Cooperativa de Ahorro y Crdito, se investig una cooperativa en particular que se encuentra
recientemente constituida y en crecimiento, de donde se obtuvo la informacin. El nombre
utilizado es ficticio para proteger la identidad de la organizacin, sin embargo la informacin
que se revela es verdica.
La Cooperativa Integral de Ahorro y Crdito Unidad, Responsabilidad Limitada,
se
39
Objetivos especficos
Establecer la estructura formal de la unidad por medio de la implementacin de
instrumentos administrativos.
contable en la cooperativa.
Identificar deficiencias de control interno existentes.
3.2
Marco normativo
La cooperativa se rige por la Ley General de Cooperativas, decreto No. 82-78 y su reglamento,
y con base a sus estatutos internos, en los cuales estn las directrices de la cooperativa.
3.3
Investigacin
40
COMIT DE
CRDITO
COMIT DE
EDUCACIN
OTROS
COMITS
Segn su estructura la organizacin est dividida en tres niveles, el nivel ms alto de decisin
se encuentra en la Asamblea General, adems se cuenta con la Comisin de Vigilancia quien
debe rendir informe de las operaciones de la cooperativa.
En el siguiente nivel estn el Consejo de Administracin, quien es el rgano rector y el
encargado de presentar los planes de trabajo a la asamblea general y ejecutar las disposiciones
aprobadas en asamblea.
Y por ltimo estn el Comit de Crdito, el Comit de Educacin y otros comits, cada uno
con sus funciones establecidas en los estatutos.
Deficiencias de la estructura organizativa de la cooperativa
Se basa solamente en lo establecido en la Ley General de Cooperativa y los estatutos, sin
embargo en stos solamente se encuentran las funciones generales de los rganos
directivos y no de los cargos que los integran.
asesora externa.
No se ha iniciado con la creacin del departamento de auditoria interna.
Desconocimiento de las lneas de autoridad y responsabilidad en la estructura organizativa.
Limitaciones existentes
El nivel acadmico de los asociados resulta ser una limitacin, la mayora cuenta con
educacin primaria y hay quienes no saben leer ni escribir. El principio del poder
democrtico ejercido por los socios persigue que no hay distincin ni limitacin para poder
actuar como directivo, por lo que no se puede crear un perfil apropiado para optar a un
cargo directivo porque se crean limitaciones y entra en contradiccin con los estatutos de
la cooperativa.
Falta de programas de capacitacin a los directivos y asociados por parte del comit de
Los integrantes de los cuadros directivos desempean sus cargos adhonorem, pero la
asamblea general puede disponer de dietas por asistencia a las sesiones cuando lo
considera justificado, por lo que existe poco inters en desarrollar sus funciones.
Falta de asesora externa en los aspectos administrativos, contables y tributarios. Este
servicio puede ser prestado por un Contador Pblico y Auditor por la preparacin
profesional de su carrera para brindar esta clase de servicios.
Falta del desarrollo del departamento de auditoria interna como apoyo a los
procedimientos realizados por la comisin de vigilancia. El departamento de auditoria
interna debe contar con el personal profesional de la Contadura Pblica y Auditoria.
COMISIN DE
VIGILANCIA
OFICIAL DE
CUMPLIMIENTO
CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
COMIT DE
CRDITO
COMIT DE
EDUCACIN
CONTABILIDAD
Las principales actividades econmicas a las que se dedica la cooperativa son la captacin de
ahorros y la concesin de crditos. Para la evaluacin de las operaciones, procedimientos,
contabilizacin y control interno actuales se utilizo el mtodo de ciclos de transacciones, con
el que se analiza la relacin existente, afectaciones contables y financieras, determinando sus
riesgos, deficiencias y la prctica contable inadecuada. Los hechos econmicos, transacciones
y enlaces de la cooperativa, derivado que las actividades a que se dedica son la intermediacin
financiera canalizando recursos de los depsitos que capta hacia los crditos que otorga, se
dividi en los ciclos que agrupan estas actividades.
Actividad de
adquisicin y
pago (egresos)
Actividad de
Registro de
Informacin
4 Se pagan obligaciones a
proveedores y otros
5 Se aperturan cuentas de
ahorro, se reciben depsitos
Actividades de
Ingresos
6 Se efectan retiros de las
cuentas de ahorro
Resumen de las
Transacciones
7 Se otorgan crditos
Actividades
de Crditos
Actividades
Cobranza
Para cada uno de los ciclos antes descritos se evaluaron y determinaron las deficiencias de los
siguientes aspectos de control interno.
Segregacin de funciones
Existencia y uso de documentos contables
Oportunidad en que se registrarn las transacciones u operaciones contables
Sistemas de autorizacin y aprobacin de transacciones y operaciones
3.3.2.1
Ciclo de tesorera
El ciclo de tesorera comprende las funciones que tratan de sus fondos de capital, el manejo de
efectivo, las obligaciones y las aportaciones de los asociados. Este ciclo se relaciona con el
ciclo de depsitos y de crditos por los ingresos y egresos de efectivo.
Segregacin de funciones
No existe adecuada segregacin de funciones, el tesorero del Consejo de Administracin
recibe los depsitos, emite cheques siendo el encargado de conciliar las cuentas bancarias,
tambin tiene bajo su custodia las chequeras y se encarga de depositar el efectivo al banco.
Desconocimiento de funciones y obligaciones por parte de los directivos que intervienen
en el proceso.
En una hoja electrnica se tabulan los ingresos y los egresos efectuados tomando como
base los recibos de ingresos y de egresos, de manera mensual.
Ciclos de depsitos
Los ciclos de depsitos comprenden las etapas de apertura del depsito, retiros, reposicin de
libretas y resguardos y liquidacin del depsito.
Segregacin de funciones
No existe adecuada segregacin de funciones, el tesorero del Consejo de Administracin
recibe los depsitos, emite cheques y es el encargado de conciliar las cuentas bancarias
tambin tiene bajo su custodia las chequeras y se encarga de depositar el efectivo al
banco.
Desconocimiento de funciones y obligaciones por parte de los directivos que intervienen
en el proceso.
su debido control.
El diseo de las formas actuales no son operacionales. Las libretas de ahorro no dejan
constancia del nmero de boleta de depsito del banco con que se realiz el depsito.
Uso inadecuado de los documentos contables existentes. Los recibos de ingresos y egresos
no son utilizados de manera correlativa, se dejan documentos en blanco sin anularse. Los
recibos se utilizan para documentar operaciones de varias personas.
En una hoja electrnica se tabulan los depsitos efectuados tomando como base los recibos
de ingresos, de manera mensual.
En una hoja electrnica se tabulan los retiros efectuados tomando como base los recibos de
egresos, de manera mensual.
Los registros contables se realizan al final de cada mes en una pliza concentrando las
operaciones mensuales.
Ciclos de crditos
Los ciclos de crditos deben comprender las etapas de trmite de la solicitud y sus respectivos
controles, trmite de escrituracin y sus controles, otorgamiento, trmites de garantas con sus
respectivos controles y recuperaciones.
Segregacin de funciones
Existe duplicacin de funciones, el Consejo de Administracin realiza los mismos
procedimientos que ha realizado el Comit de Crditos en la evaluacin de las solicitudes.
de la cooperativa.
Uso inadecuado de los documentos contables existentes. Los recibos de egresos no son
utilizados de manera correlativa, se dejan documentos en blanco sin anularse. No todos los
En una hoja electrnica se tabulan los crditos otorgados tomando como base los recibos
de ingresos, de manera mensual.
Los registros contables se realizan al final de cada mes en una pliza concentrando las
operaciones mensuales.
3.3.2.4
Ciclos de cobranza
Los ciclos de cobranza constan de todo el proceso necesario para la recuperacin del capital y
cobro de los intereses producto del crdito otorgado.
Segregacin de funciones
Concentracin de funciones en el tesorero del Consejo de Administracin.
Desconocimiento de funciones y obligaciones por parte de los directivos que intervienen
en el proceso.
Incumplimiento de funciones y desconocimiento de lneas de autoridad y responsabilidad
en la estructura organizativa.
Los registros contables se realizan al final de cada mes en una pliza concentrando las
operaciones mensuales.
Ciclos de egresos
Los ciclos de egresos comprenden los flujos de efectivo por adquisicin de recursos
clasificados como activo o gastos.
Segregacin de funciones
Concentracin de funciones en el tesorero del Consejo de Administracin.
Desconocimiento de funciones y obligaciones por parte de los directivos que intervienen
en el proceso.
Uso inadecuado de los documentos contables existentes. Los recibos de egresos no son
utilizados de manera correlativa, se dejan documentos en blanco sin anularse y no se
adjuntan al recibo las facturas o documentos que respaldan el gasto efectuado.
En una hoja electrnica se tabulan los desembolsos efectuados tomando como base las
facturas para los gastos, recibos de egresos para los viticos y otros egresos.
Los registros contables se realizan al final de cada mes en una pliza concentrando las
operaciones mensuales.
CAPTULO IV
DISEO DE ORGANIZACIN Y SISTEMATIZACIN CONTABLE
EN UNA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO
4.1
Generalidades
54
del sistema de control interno. Las deficiencias del sistema de control interno identificadas en
cualquier unidad de la cooperativa debern ser reportadas oportuna y simultneamente a la
Comisin de Vigilancia y al Consejo de Administracin, para la adopcin de las medidas
necesarias para su pronta correccin.
El diseo se ha dividido en ciclos de transacciones
Ciclo de tesorera
Ciclos de depsitos
Ciclos de crditos
Ciclos de cobranza
Ciclos de egresos
Ciclo de informacin financiera
Aspectos de control interno a considerar en el diseo
Segregacin de funciones
Existencia y uso documentos contables
Oportunidad en que se registrarn las transacciones u operaciones contables
Sistemas de autorizacin y aprobacin de transacciones y operaciones
Y como herramientas administrativas se dise un manual de organizacin y puestos, manual
de normas y procedimientos, manual contable y el diseo de formas necesarias para un
adecuado control interno.
4.2.1 Ciclo de tesorera
El ciclo de tesorera en la cooperativa de ahorro y crdito incluye las funciones que tratan
sobre el manejo del efectivo, la obtencin de obligaciones y las aportaciones de asociados. El
ciclo comienza con el reconocimiento de las necesidades de efectivo y termina con la
devolucin del efectivo. Las funciones del ciclo se efectan por el tesorero del Consejo de
Administracin.
Operaciones comunes
Compra venta de ttulos valores
Recibir ingresos peridicos por rendimientos en inversiones
Obtencin y colocacin de prstamos
Ingresos por aportaciones obligatorias y adicionales de asociados
Recepcin de donaciones
Formas y documentos utilizados
Certificados, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones
Contratos de prstamos con bancos o federaciones de cooperativas
Cartas de entendimiento con entidades donantes
Certificados de aportaciones
Kardex de aportaciones
Recibos de ingresos
Recibos de egresos
Cheques de pago de intereses o notas de abono a cuentas de ahorros.
Objetivos de control interno
Segregacin de funciones
Para los ingresos se debe asignar a un encargado de la recepcin de efectivo por
aportaciones. El tesorero debe de emitir los recibos de ingresos y cuadrar con los datos del
que recibe el efectivo. El tesorero llena el depsito bancario, el efectivo debe ser
depositado ntegro e intacto. El encargado de realizar el depsito debe ser una persona
diferente al tesorero y no debe de estar involucrado en la ejecucin y registro de las
transacciones de entrega del efectivo. Las verificaciones de los saldos de efectivo (arqueos
y conciliaciones bancarias) debe de ser efectuado por integrantes de la Comisin de
Vigilancia.
Para los egresos el secretario debe de llenar los cheques y trasladarlos para su firma. El
tesorero lleva el control de los pagos efectuados y debe emitir el recibo de egresos
correspondiente.
Las conciliaciones de los saldos del banco y el saldo en libros deben de estar asignadas a la
Comisin de Vigilancia.
La compra venta de inversiones est a cargo del tesorero con la aprobacin del Consejo de
Administracin. Los ingresos por intereses los recibir la persona encargada los cuales
deben de ser depositados inmediatamente de forma ntegra e intacta. El tesorero emitir
recibo de ingresos.
Existencia y uso de documentos contables
Para todo ingreso de efectivo a la cooperativa se debe de emitir un recibo de ingreso.
Para todo egreso de efectivo de la cooperativa se debe de emitir un recibo de egreso, y
Los cheques emitidos deben de contar con voucher para dejar evidencia de la operacin,
estar documentado el egreso y adems se debe de indicar que es no negociable.
Por las donaciones se debe de contar con una carta de entendimiento o convenio donde se
encuentren las clusulas de la donacin.
sean utilizado los fondos, en este caso se deben de reconocer como ingresos.
Las obligaciones se deben de reconocer contablemente independientemente de cuando se
liquiden.
Se debe de contar con firmas mancomunadas en las cuentas bancarias siendo la firma
principal la del presidente del Consejo de Administracin y una segunda firma del tesorero
o del presidente de la Comisin de Vigilancia.
Las personas autorizadas para firmar cheques deben verificar toda la documentacin de
soporte antes de firmar los mismos.
Recibos de ingresos
Recibos de egresos
Cheques por retiros de ahorro
Objetivos de control interno
Segregacin de funciones
Para los depsitos se debe asignar a un encargado de la recepcin de efectivo o boletas por
depsitos efectuados al banco. El tesorero debe de emitir los recibos de ingresos y cuadrar
con los datos del que recibe el efectivo. El tesorero llena el depsito bancario, el efectivo
debe ser depositado ntegro e intacto. El encargado de realizar el depsito debe ser una
persona diferente al tesorero y no debe de estar involucrado en la ejecucin y registro de
las transacciones de entrega del efectivo. Las verificaciones de los saldos de efectivo
(arqueos y conciliaciones bancarias) debe de ser efectuado por integrantes de la Comisin
de Vigilancia.
Para los retiros el secretario debe de llenar los cheques y trasladarlos para su firma. El
tesorero lleva el control de los retiros y debe emitir el recibo de egreso correspondiente.
Las conciliaciones de los saldos del banco y el saldo en libros deben de estar asignadas a la
Comisin de Vigilancia.
Existencia y uso de documentos contables
Para todo depsito en la cooperativa en efectivo, cheque o depsito en el banco se debe de
emitir un recibo de ingreso.
Para todo retiro de efectivo de la cooperativa se debe de emitir un recibo de egreso.
Los cheques se deben de emitir nominativos y nunca al portador.
Los cheques emitidos deben de contar con voucher para dejar evidencia de la operacin.
Por cada depsito o retiro de ahorro se debe de actualizar la libreta del asociado.
Oportunidad en que se registrarn las transacciones u operaciones contables
Los documentos fuente para la contabilizacin son los recibos de ingresos y egresos.
Se debe de llevar un registro auxiliar de los ahorros por asociado.
59
60
crdito.
El tesorero del Consejo de Administracin debe emitir el cheque y trasladarlo a firma al
presidente.
Aprobado el crdito se debe de formalizar por medio de contrato de prstamo el que debe
El tesorero debe de emitir recibo de ingreso cada vez que se amortice un crdito y se
cobren intereses.
El encargado de recibir el efectivo debe ser una persona diferente al tesorero.
El Comit de Crditos debe analizar cuando iniciar un proceso judicial para recuperacin
del capital y los intereses, despus de haber efectuado el cobro administrativo.
Existencia y uso de documentos contables
Se debe de emitir recibo de ingreso por la recuperacin de capital y de inters.
Oportunidad en que se registrarn las transacciones u operaciones contables
Los documentos fuente para la contabilizacin son los recibos de ingresos.
Se debe de llevar un registro auxiliar de los crditos recuperados y de los que estn en
morosidad.
Reconocer como prdida los crditos cuando se tenga la certeza de que no se van a
recuperar.
El Comit de Crdito es el encargado del traslado a un abogado para efectuar el cobro por
medio de un proceso judicial.
El Comit de Crdito debe de autorizar para que por medio de un abogado se ejecuten las
garantas en los prstamos prendarios e hipotecarios.
Los cobros efectuados por la va judicial, deben estar basados en las Leyes de la Republica
de Guatemala.
El secretario del Consejo de Administracin debe de efectuar las cotizaciones con los
proveedores.
El Presidente del Consejo de Administracin evala el tipo de gasto y es el encargado de
autorizar las rdenes de compra.
El tesorero emite cheque de pago a proveedores y debe de verificar que los documentos
contables que reciba llenen los requisitos fiscales y que los datos coincidan con los
registrados.
El tesorero debe de enviar un reporte al contador de las obligaciones adquiridas y de los
pagos realizados para proceder a la elaboracin de la integracin de las cuentas por pagar.
4.3
El manual de funciones en la cooperativa no puede contradecir a los estatus por lo que para los
cargos directivos no se puede limitar creando un perfil del puesto pero se puede delimitar las
funciones de cada puesto para lograr una adecuada segregacin de funciones, y la
identificacin de las funciones, responsabilidades y obligaciones de cada directivo.
Con el desarrollo de la cooperativa y en la medida que se necesite de contratar empleados,
crear nuevos departamentos y puestos en necesario la actualizacin del manual y para los
puestos que no sean cargos directivos hay que crear un perfil del puesto con los requisitos
necesarios para cada uno y elaborar un reglamento de contratacin donde se definan las
polticas para la contratacin, y capacitacin de los empleados.
En los anexos se propone un modelo de manual de organizacin y puestos adaptado a las
necesidades de la cooperativa. El manual incluye la estructura actual, pero debe de
considerarse por parte de la administracin que el manual se debe mantener actualizado con el
desarrollo y crecimiento de la cooperativa.
4.4
4.5
Manual contable
El manual contable debe de contener las polticas y principios contables sobre los que
descansa la cooperativa. El diseo del manual debe obedecer a las necesidades de la misma.
El Marco Conceptual para la Preparacin y Presentacin de Estados Financieros y las Normas
Internacionales de Informacin Financiera NIIF- expresin que comprende tambin las
Normas Internacionales de Contabilidad NIC- y las Interpretaciones, adoptados como los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Guatemala a que se refiere el Cdigo
de
Comercio,.no incluyen una norma especfica para las cooperativas, pero en su marco
conceptual establece que las normas son aplicables a todo tipo de organizaciones por lo que la
cooperativa debe observar las normas que le sean aplicables en sus operaciones.
En el anexo se presenta un modelo de manual contable basado en Normas Internacionales de
Informacin Financiera. El manual presenta una nomenclatura con las cuentas que
actualmente son aplicables a la cooperativa, sin embargo no es rgida y puede ampliarse por
estar basada en el sistema decimal.
El manual incluye las polticas de contabilizacin, la nomenclatura contable, la descripcin y
uso de las cuentas contables, ejemplos de jornalizacin y modelos de los estados financieros a
emitir.
4.6
Dentro de los reportes que debe de generar la cooperativa estn los estados financieros:
balance de situacin general, estado de resultados, estado de flujo de efectivo y estado
patrimonial y las notas a los estados financieros. Tambin se deben generar reportes como
ingresos diarios, morosidad, recuperacin de capital y otros que sean necesarios para la toma
de decisiones por parte del Consejo de Administracin.
A continuacin se muestra el diseo de algunas formas que deben de imprimirse y mantenerse
dentro de la cooperativa, que servirn de ayuda en la generacin de informacin confiable y
oportuna. Tambin el modelo de los principales reportes que la cooperativa debe generar.
4.6.1 Facturas
En las cooperativas de ahorro y crdito estn exentos los servicios que prestan tanto a sus
asociados coma a terceros. Sin embargo al prestar otro tipo de servicios la cooperativa esta
obligada a emitir factura, estn exentos del pago del impuesto cuando realice operaciones con
asociados y debe pagar el impuesto cuando se realizan operaciones con terceros. Las facturas
deben ser autorizadas por la SAT, segn el artculo 30 de la Ley del Impuesto al Valor
Agregado. Deben de contar con las siguientes caractersticas: Identificacin de factura,
numeracin correlativa, serie, razn o denominacin social y nombre comercial, numero de
identificacin tributaria del emisor, direccin del establecimiento y fecha de emisin, nombres
y apellidos completos del adquirente, si es persona individual; razn o denominacin social, si
es persona jurdica, numero de identificacin tributaria del adquirente, si este no lo tiene o no
lo proporciona, se consignarn las palabras consumidor final y el detalle de los bienes
vendidos o servicios brindados. El original se entrega al adquiriente y el duplicado se queda en
poder de la cooperativa.
FACTURA
I Chinautla, Guatemala
Serie "A"
NIT: 484956-7
Fecha:
No.
Nombre:
TOTAL EN LETRAS
Direccin:
CANTIDAD
NIT:
CONCEPTO
VALOR
TOTAL Q
FACTURA ESPECIAL
Serie "A"
I Chinautla, Guatemala
NIT: 484956-7
Fecha:
No.
Nombre:
NIT O CEDULA
Direccin:
CANTIDAD
CONCEPTO
VALOR
TOTAL Q
TOTAL EN LETRAS
EL PROVEEDOR NO EMITIO FACTURA
ORIGINAL - CLIENTE DUPLICADO - CONTABILIDAD TRIPLICADO - ARCHIVO
NOTA DE DBITO
Serie "D"
No.
Nombre:
NIT:
Direccin:
Fecha:
CONCEPTO
VALOR
TOTAL
TOTAL EN LETRAS
ORIGINAL - CLIENTE DUPLICADO - CONTABILIDAD TRIPLICADO - ARCHIVO
SEGN RESOLUCIN SAT DE FECHA
NOTA DE CRDITO
Serie "C"
I Chinautla, Guatemala
NIT: 484956-7
No.
Nombre:
NIT:
Direccin:
Fecha:
CONCEPTO
VALOR
TOTAL
TOTAL EN LETRAS
ORIGINAL - CLIENTE DUPLICADO - CONTABILIDAD TRIPLICADO - ARCHIVO
SEGN RESOLUCIN SAT DE FECHA
Recibi de :
RECIBO DE INGRESO
La suma de:
No. 001
Q
(En letras)
CODIGO
CONCEPTOS
Cuota de Ingreso
Aportaciones Obligatorias
Aportaciones Adicionales
Prstamos
Intereses sobre Prstamos
Depsitos de ahorro corriente
Depositos de ahorro a Plazo Fijo
Donaciones
Otros
TOTAL Q
TOTAL Q
Resolucin No. INGECOOP
Guatemala
de
del
SELLO
La cantidad de:
RECIBO DE EGRESO
No. 001
Q
(En letras)
CONCEPTOS
CODIGO
CANTIDAD Q
TOTAL Q
Resolucin No. INGECOOP
Guatemala
_de_
del
Nombre y Firma Tesorero/Gerente
f) Se dar por vencido el plazo, si el (la) asociado (a) incumpliese en cualquiera de las obligaciones de ste
contrato y se exigir el cumplimiento de la obligacin en juicio ejecutivo por la totalidad de lo adeudado, es
decir capital e intereses, gastos judiciales y otros gastos si llegara a ocasionar. Y en estos casos desde ya se
aceptan como buenas y exactas de plazo vencido, lquidos exigibles, las cantidades, que se demande.
SEGUNDO: Por mi parte Yo
me declaro liso y llano
Autorizar a UNIDAD. R.L. todos los derechos de posesin de mis aportaciones, ahorro y la
comisin sobre crdito para que pueda cubrir mi deuda devengada y se traspase a nombre de la
Cooperativa, en caso de incumplimiento.
La Cooperativa informar al asociado (a) por escrito el traspaso de las aportaciones, ahorros y
comisin sobre crdito que cubre la deuda devengada y si hay diferencia a favor de la deudora ser
entregada y queda fuera de la Cooperativa como asociado (a).
Declarando asimismo que quedo debidamente enterado (a) de que mientras no haya cancelado la totalidad del
prstamo, no podr retirar el ahorro, la comisin de crditos y las aportaciones.
TERCERO: Y por otra parte el seor (a)
de
aos
de edad, estado civil_
de nacionalidad
_originario de
con residencia en
quien se identifica con
cdula de vecindad nmero de orden
y de registro
extendida en el municipio de
del departamento de
se compromete a actuar como fiador
del presente contrato y reconoce la obligacin de pagar el adeudo en caso de incumplimiento del deudor, con
las mismas condiciones antes indicadas.
CUARTO: Los comparecientes, despus de estar informados de su contenido, valor, objetivo y costos legales
aceptamos, ratificamos y confirmamos.
DEUDOR
FIADOR
REPRESENTANTE LEGAL
AUTNTICA
En
el
del mes de
del
_, Yo el
infrascrito notario doy fe, que las firmas (o impresin digital), que anteceden son autnticas, en virtud de
haber
sido
puestas
el
da
de
hoy
en
mi
presencia
por
los
seores
y
con
cdulas de vecindad nmero
,
y registros
personas que
firman nuevamente conmigo al final del presente contrato de prstamo DOY FE.
DEUDOR
FIADOR
REPRESENTANTE LEGAL
Monedas
Billetes
DENOMINACIN
Q.
1.00
Q.
0.50
Q.
0.25
Q.
0.10
0.05
0.01
Q.
100.00
Q.
50.00
Q.
20.00
10.00
5.00
1.00
CANTIDAD
SUB-TOTAL
TOTAL
Cheques
recibidos
Documentos de
abonos
El total de los valores arqueados es:
Se hace constar, que despus del arqueo practic
ado, fue entregado el
efectivo y dems documentos que sirvieron de ase al mismo, de lo cual
firmamos de entera conformidad en la presente hoja de arqueo.
Tesorero
Persona quien
practica el arqueo
4.6.9
Conciliacin bancaria
La conciliacin bancaria es un procedimiento que tiene por objeto establecer que el saldo que
refleja los estados de cuentas bancarias, coinciden con el saldo de contabilidad de la
cooperativa. Es muy importante que se realice la conciliacin bancaria en los primeros 10 das
siguientes al mes que se cierra, para detectar diferencias en forma oportuna y puedan ser
operadas en contabilidad.
"UNIDAD, R.L."
Q
Q
Sub-total
(-) Cheques en circulacin
Q
Q
Q
Q
Q
Sub-total
Sub-total
Fecha
Encargado
Vo.Bo.
CUENTA
CHEQUE No.
"UNIDAD, R.L."
Lugar y fecha
Pago a la Orden de
La suma de
NO NEGOCIABLE
Firma
CUENTA
CONCEPTO
Firma
DEBE
TOTAL
HECHO POR
REVISADO POR
Vo.Bo.
HABER
REGISTRO DE ASOCIADOS
KARDEX DE APORTACIONES
REGISTRO No.
NOMBRE:
FECHA DE INGRESO:
DIRECCIN:
FECHA DE RETIRO:
FECHA
No.
COMPROBANTE
APORTACIONES
OBLIGATORIA
ADICIONAL
TOTAL
PAGAGO
APORTACIN
RETIRADA
SALDO
OBSERVACIONES
4.6.12
Libreta de ahorro
Documento que registra los movimientos del ahorro de los asociados. Se debe de actualizar
cada vez que el asociado realice un depsito o retiro o cuando la cooperativa le realice un
dbito o crdito a su cuenta por capitalizacin de inters o por retencin de Impuesto sobre
Productos Financieros.
La tarjeta de ahorro debe ser entregada al asociado que apertura una cuenta de ahorro en la
cooperativa, est pertenece al asociado y la cooperativa debe de mantener de forma manual o
computarizada un registro de los ahorros de cada asociado.
Para realizar un depsito o retiro debe de ser presentada la libreta de ahorro y en caso de retiro
slo lo puede efectuar el asociado debidamente identificado con su cdula de vecindad o en su
caso con el documento personal de identificacin (DPI).
LIBRETA No.
CUENTA No._
NOMBRE:
FECHA
No.
COMPROBANTE
AHORRO CORRIENTE
RETIROS/DEBITOS
DEPOSITOS/INTS.
SALDO
OBSERVACIONES
4.6.13
Control de crditos
NOMBRE:
CUOTAS DE PAGO
FECHA
CAPITAL
INTERESES
Q
Q
Q
AHORRO
BANCO:
TOTAL
CUOTA
REGISTRO No.
SALDO
OBSERVACIONES
CONCLUSIONES
1. La falta de una adecuada organizacin y sistematizacin contable influye en forma
negativa en el desarrollo de la cooperativa de ahorro y crdito unidad de anlisis, dando
como resultado atrasos en la presentacin de la informacin financiera a los asociados y a
las entidades que la supervisan y fiscalizan.
2. La falta de informacin financiera oportuna y confiable en la cooperativa le puede
ocasionar multas y sanciones por parte de la Superintendencia de Administracin
Tributaria, Instituto Nacional de Cooperativas, Inspeccin General de Cooperativas y por
la Superintendencia de Bancos por medio de la Intendencia de Verificacin Especial,
multas que pueden ocasionar hasta la liquidacin de la misma.
3. Los integrantes del Consejo de Administracin y Comisin de Vigilancia de la cooperativa
objeto de estudio no tienen los conocimientos mnimos del proceso administrativo o de
cmo debe administrarse una entidad, por lo que no estn en la capacidad de elaborar los
procedimientos y controles internos necesarios para salvaguardar sus activos, promover la
eficiencia operativa y obtener informacin financiera confiable y oportuna.
4. La cooperativa estudiada no posee un sistema de control interno, no cuenta con ningn
tipo de manuales ya sea de puestos, contable o de procedimientos que les sirva de base
para el funcionamiento y desarrollo de sus actividades, adems existe la necesidad de
disear formas y documentos suficientes que dejen evidencia de las operaciones
realizadas. Al no contar con un adecuado control interno la cooperativa es vulnerable al
riesgo crediticio y el de la utilizacin de los servicios que presta para efectuar operaciones
de lavado de dinero u otros activos.
5. La cooperativa estudiada no cuenta con un departamento de auditora interna o los
servicios de auditora externa, que supervise los controles y ayude al diseo de los mismos.
RECOMENDACIONES
1. Que el Comit de Educacin solicite al Instituto Nacional de Cooperativas, asistencia
tcnica de forma consistente por lo menos cada dos meses, impartiendo capacitaciones a
directivos y asociados, sobre temas administrativos, contables y financieros.
2. Que la Inspeccin General de Cooperativas, por medio de auditoras peridicas permita la
identificacin de las deficiencias del sistema de control interno de la cooperativa. Se
establezcan recomendaciones de forma oportuna y se de seguimiento al cumplimiento de
las mismas.
3. El Consejo de Administracin junto con la Comisin de Vigilancia, a corto plazo, diseen
un sistema de organizacin y sistematizacin contable en particular para la cooperativa,
evaluando las deficiencias actuales y las medidas de control interno que permitan la
salvaguarda de activos, eficiencia operativa, la adopcin y cumplimiento de las polticas
aprobadas por el Consejo de Administracin y provea informacin oportuna y confiable.
4. El Consejo de Administracin, debe de aprobar el diseo e implementacin de las
herramientas administrativas necesarias para la generacin de informacin veraz y
oportuna. Se debe de tener el cuidado de que las herramientas diseadas no contradigan las
disposiciones de los estatutos de la cooperativa.
5. El Consejo de Administracin junto con la Comisin de Vigilancia deben, de aprobar la
contratacin de un auditor interno o la contratacin del servicio de forma externa, para que
se evalen las deficiencias actuales del control interno y se corrijan las mismas. De esta
manera se pueden minimizar los riesgos a que est expuesta la cooperativa y evitar multas
y sanciones.
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
1. ALBERS, Henry H. Principios de Organizacin y Administracin. Mxico. Editorial
Limusa-Wiley, S.A. 1968. 751 pginas.
2. Asamblea
Nacional
Constituyente.
CONSTITUCIN
POLTICA
DE
LA
de
Economa.
REGLAMENTO
DE
LA LEY
GENERAL
DE
NDICE DE ANEXOS
Pgina
ANEXO I
MANUAL DE ORGANIZACIN Y PUESTOS
ANEXO II
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
37
ANEXO III
MANUAL CONTABLE
52
ANEXOS
ANEXO I
MANUAL DE ORGANIZACIN Y
PUESTOS
Introduccin
De acuerdo a las necesidades de los asociados que llegan a ocupar cargos directivos en la
organizacin cooperativa, o formar parte de los puestos de la estructura organizacional es
necesario elaborar el presente Manual de Organizacin y Puestos que va a fortalecer la
aplicacin de funciones de cada integrante de la estructura organizacional y la ejecucin
ordenada
de cada una de las actividades que desarrollan los miembros de los rganos
cuadros directivos en el
Qurum
El qurum para las Asambleas Generales se conformara con la presencia de la mitad mas uno
de los asociados activos. Si a la hora sealada en la convocatoria no hubiere el qurum
requerido, la Asamblea General se llevar a cabo una hora despus, con los asociados
presentes, hacindose constar esta circunstancia en el acta respectiva.
cuadros directivos es valido cuando este reunida la mayora de sus miembros. Los presidentes
tienen derecho a voto doble cuando sea necesario para llegar a consenso, esto solo si existiera
empate.
Estructura Organizacional
ORGANIGRAMA GENERAL
DE LA COOPERATIVA INTEGRAL DE AHORRO Y CRDITO
UNIDAD RESPONSABILIDAD LIMITADA
ASAMBLEA
GENERAL
ASESORA
EXTERNA
COMISIN DE
VIGILANCIA
AUDITORIA
INTERNA
OFICIAL DE
CUMPLIMIENTO
CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
COMIT DE
CRDITO
COMIT DE
EDUCACIN
CONTABILIDAD
Asamblea General
RELACIN DIRECTA
SUPERVISA A
Propsito
La autoridad mxima de la cooperativa, reside en los asociados reunidos en asamblea general.
Los acuerdos y decisiones son obligatorios para la totalidad de asociados, siempre y cuando
estn basados en los estatutos y las leyes vigentes aplicables a la cooperativa.
Atribuciones
Elegir a los miembros del Consejo de Administracin y Comisin de Vigilancia.
Discutir, aprobar o desaprobar los estados financieros, la aplicacin de los resultados, el
informe de la administracin y en su caso de la Comisin de Vigilancia.
Decidir sobre la aplicacin del resultado del ejercicio divulgado por el Consejo de
Administracin.
Sancionar y remover previa comprobacin de causa a los miembros del Consejo de
Administracin, Comisin de Vigilancia y Comits.
Acordar la afiliacin de la cooperativa a organizaciones cooperativas de grado superior y
elegir y remover a los delegados ante esas entidades.
Consejo de Administracin
RELACIN DIRECTA
SUPERVISA A
Propsito
El Consejo de Administracin tiene como propsito fundamental, aplicar y promover la
aplicacin de los estatutos y todos los reglamentos que regulan la administracin interna y los
servicios. Adicionalmente, es el encargado de producir acuerdos y decisiones encaminadas a
lograr el desarrollo y crecimiento social, administrativo, econmico y financiero de la
cooperativa.
Integracin
Est compuesto por cinco integrantes de los cuales dos desempearn sus cargos por un ao y
los otros tres lo harn por dos. Esta decisin se tomar con base en un sorteo que se efectuar
en la primera sesin que el consejo celebre, lo cual debe hacerse constar en acta. Se elegir un
presidente, un vicepresidente, un secretario, un tesorero y un vocal.
Los integrantes del Consejo de Administracin tomarn posesin de sus cargos en el momento
de ser electos y dentro de 8 das hbiles reciben formalmente
Cumplir con lo establecido en la Ley General de Cooperativas, cumplir y hacer cumplir los
estatutos, reglamentos aprobados por la asamblea.
asamblea.
Nombrar, amonestar y remover al gerente, as como aprobar el nombramiento y remover el
personal bajo rdenes de la gerencia.
su autorizacin.
Atender con prontitud las instrucciones que se reciban del INACOP, sobre aspectos
relacionados con la cooperativa.
Comisin de Vigilancia
RELACIN DIRECTA
Asamblea General,
Consejo de Administracin
Contabilidad.
SUPERVISA A
Consejo de Administracin
Propsito
La Comisin de Vigilancia es la encargada del control y fiscalizacin de todas las actividades
y operaciones de la cooperativa.
Integracin
La Comisin de Vigilancia est integrada por tres personas y tiene los cargos de presidente,
secretario y vocal, la duracin de sus cargos es de un ao y pueden ser electos para otro
periodo. Cuando los integrantes de la comisin no sean electos por cargos en la asamblea
general ordinaria, en su primera sesin elegirn entre sus integrantes los cargos antes
mencionados dejando constancia en acta.
Atribuciones
La Comisin de Vigilancia debe reunirse por lo menos una vez al mes o las veces que sea
necesario.
Examinar las operaciones realizadas por la cooperativa por lo menos una vez a cada tres
meses y presentar los informes correspondientes a la asamblea general.
Practicar corte de caja y arqueo de valores, por lo menos una vez al mes.
Revisar y firmar al dorso, cada uno de los documentos relativos a ingresos y egresos
mensuales, cuando la documentacin sea excesiva firmar nicamente el resumen de
ingresos y egresos.
Emitir dictamen sobre los informes y documentos de tipo contable que el Consejo de
Administracin deba someter a consideracin de la asamblea general ordinaria.
Comit de Educacin
RELACIN DIRECTA
Consejo de Administracin
SUPERVISA A
Ninguno
Propsito
Se encarga de fomentar y divulgar lo que es el cooperativismo y las actividades sociales de la
cooperativa.
Integracin
Est integrado por tres miembros, electos en asamblea general ordinaria y tiene los cargos de
presidente, secretario y vocal, la duracin de sus cargos es de dos aos y pueden ser reelectos
por un periodo ms. Cuando los miembros del Comit
asamblea general ordinaria, en su primera sesin elegirn entre sus integrantes los cargos antes
mencionados dejando constancia en acta.
Atribuciones
Reunirse una vez al mes.
Establecer programas de educacin cooperativa y elaborar el material correspondiente para
(ahorro y crdito).
Gestionar el establecimiento de unidades educativas dentro de la estructura de la
cooperativa; para facilitar la ejecucin de programas de carcter educativo, cultural y
General Ordinaria.
Coordinar con el Consejo de Administracin y Comits, cualquier actividad educativa o
cultural en beneficio de los asociados y comunidad donde opera la cooperativa.
Comit de Crdito
RELACIN DIRECTA
SUPERVISA A
Ninguno
Propsito
Es el rgano encargado de conocer las solicitudes de crditos, determinando en cada caso el
tipo y la naturaleza del crdito que el solicitante est obligado a presentar. De comn acuerdo
con el usuario del crdito, fija los plazos para la cancelacin del capital, aplica la poltica de
crdito y es responsable de una eficiente administracin del servicio de crdito.
Integracin
El Comit de Crdito est integrado por tres miembros, electos en asamblea general ordinaria
y tiene los cargos de presidente, secretario y vocal, la duracin de sus cargos es de dos aos y
pueden ser reelectos un periodo ms. Cuando los miembros del comit no sean electos por
cargos en la asamblea general ordinaria, en su primera sesin elegirn entre sus integrantes los
cargos antes mencionados dejando constancia en acta.
Atribuciones
El Comit de Crdito aprueba, rechaza o suspende las solicitudes de crdito que presentan
los asociados, tomando en consideracin los aspectos siguientes:
La solvencia moral del solicitante
Rcord crediticio
Destino del crdito
Garanta ofrecida
Capacidad de pago del asociado solicitante
El plazo del crdito
Aplicar el reglamento y poltica de crdito y las recomendaciones que propone la Comisin
de Vigilancia.
Analizar cada caso y las garantas que el asociado est obligado a dejar en la cooperativa para
respaldar su crdito.
Fijar en comn acuerdo con el asociado solicitante los plazos para la cancelacin del
crdito segn el destino y tomando en cuenta la poltica de crdito.
Presentar
al
Consejo
de
Administracin
un
informe
mensual
de
actividades
Oficial de Cumplimiento
RELACIN DIRECTA
SUPERVISA A
Ninguno
Propsito
Mantener informada a la Intendencia de Verificacin Especial IVE-, si se realizan o no
transacciones sospechosas en la cooperativa. Documentar los esfuerzos realizados por la
cooperativa, en materia de prevencin de lavado de dinero u otros activos.
Integracin
Esta integrado por el oficial de cumplimiento, el cual debe de estar registrado en la
Intendencia de Verificacin Especial.
Atribuciones
Proponer los programas, normas, procedimientos y controles internos que se debern
adoptar, desarrollar y ejecutar, para evitar el uso indebido de los servicios que presta la
Auditoria Interna
RELACIN DIRECTA
Asamblea General,
Consejo de Administracin
Contabilidad.
SUPERVISA A
Contabilidad
Propsito
El departamento de Auditoria Interna es la encargada de practicar auditorias verificar controles
y evaluar el desempeo de las operaciones de la cooperativa.
Integracin
El departamento de Auditoria Interna esta integrado por el auditor interno de la cooperativa.
Atribuciones
Velar porque las actividades econmico-financieras de la cooperativa se realicen con
eficiencia y eficacia.
informes
Contabilidad
RELACIN DIRECTA
SUPERVISA A
Ninguno
Propsito
Registrar y procesar la informacin contable y proporcionar informacin financiera por medio
de estados financieros de la cooperativa al Consejo de Administracin.
Integracin
El departamento de contabilidad est integrado por el contador general.
Atribuciones
Emitir estados financieros mensualmente.
Entregar el cierre contable anual con 15 das de anticipacin a la celebracin de la
Contabilizar la distribucin de las utilidades segn los estatutos, que resulte como decisin
de la asamblea general.
Atender a cualquier supervisn o auditora por parte del Comit de Vigilancia, INACOP o
INGECOP.
Consejo de Administracin
RESPONSABLE ANTE
y extraordinarias.
Velar por el adecuado uso y custodia de los fondos que la cooperativa posee en caja y en
bancos, as como de todos los bienes que le pertenezcan.
Revisar y autorizar el pago de gastos, firmando y dando su visto bueno a los comprobantes
como: recibos, facturas, planillas, liquidaciones de viticos, etc.
Consejo de Administracin
RESPONSABLE ANTE
Administracin.
Atribuciones
En ausencia del presidente, debe desarrollar y cumplir todas las funciones y
responsabilidades que a l le corresponden.
Debe colaborar estrechamente con el presidente y las dems directivas para cumplir con
responsabilidad las actividades que les corresponden.
Cuando el presidente no pueda cumplir con alguna comisin o asistir en alguna reunin, el
vicepresidente debe sustituirlo.
Consejo de Administracin
RESPONSABLE ANTE
Consejo de Administracin.
Archivar en orden toda la correspondencia y documentos que se reciben en la cooperativa,
as como las copias de la correspondencia enviada.
Llevar un apunte de las propuestas, sugerencias, etc. que se realizan durante las reuniones
y asambleas.
Consejo de Administracin
RESPONSABLE ANTE
asociados.
Informar en cada reunin al Consejo de Administracin sobre la ejecucin de los
presupuestos, caja chica, etc.
Consejo de Administracin
RESPONSABLE ANTE
Asesorar y colaborar con los dems miembros del Consejo de Administracin para el
mejor desempeo de sus funciones y responsabilidades.
Comisin de Vigilancia
RESPONSABLE ANTE
Asamblea General
Comisin de Vigilancia
RESPONSABLE ANTE
Asamblea General
Certificar las actas que se elaboren, enviando las copias respectivas a donde corresponde,
previa firma de aprobacin del presidente.
Comisin de Vigilancia
RESPONSABLE ANTE
Asamblea General
Colaborar con las dems integrantes para el mejor desempeo de sus funciones y
responsabilidades.
Comit de Educacin
RESPONSABLE ANTE
Consejo de Administracin
Coordinar con tcnicos de las instituciones que apoyan las capacitaciones a miembros de
cuadros directivos y asociados.
Comit de Educacin
RESPONSABLE ANTE
Consejo de Administracin
Presentar el informe escrito a la asamblea general anual ordinaria del trabajo realizado
durante el perodo correspondiente.
Comit de Educacin
RESPONSABLE ANTE
Consejo de Administracin
Comit de Crdito
RESPONSABLE ANTE
Consejo de Administracin
Velar porque las solicitudes de crdito que se sometan a discusin tengan toda la
informacin necesaria, establecida como requisito.
Comit de Crdito
RESPONSABLE ANTE
Consejo de Administracin
Certificar las actas que le sean solicitadas y dar respuesta a toda la correspondencia
recibida de acuerdo a las determinaciones del comit.
Comit de Crdito
RESPONSABLE ANTE
Consejo de Administracin
DESCRIPCIN DELPUESTO
UBICACIN DEL PUESTO
Oficial de Cumplimiento
Oficial de Cumplimiento
RESPONSABLE ANTE
Asamblea General
Hacer del conocimiento de los asociados todas las disposiciones legales y reglamentarias,
as como los procedimientos internos existentes en materia de prevencin y deteccin de
DESCRIPCIN DELPUESTO
UBICACIN DEL PUESTO
Auditoria Interna
Auditor Interno
RESPONSABLE ANTE
Asamblea General
Contabilidad
Contador
RESPONSABLE ANTE
Consejo de Administracin
general ordinaria.
Informar al Consejo de Administracin sobre cualquier eventualidad que pueda perjudicar
a la cooperativa.
Contabilizar la distribucin de las utilidades segn los estatutos, que resulte como decisin
de la Asamblea General.
Atender a cualquier supervisin o auditora por parte del Comit de Vigilancia, INACOP o
INGECOP.
Requisitos:
Perito contador registrado en la SAT.
Conocimientos contables de una cooperativa.
Actualizado en obligaciones tributarias de una cooperativa.
ANEXO II
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
37
Introduccin
Este Manual es un instrumento para uso interno de la cooperativa, contiene la informacin
detallada acerca de las normas y procedimientos de las principales actividades de la
Cooperativa Integral de Ahorro y Crdito Unidad, Responsabilidad Limitada. El propsito
fundamental es que sirva al asociado como gua, para la correcta realizacin de sus funciones
y para sistematizar los procesos.
Objetivos del Manual
Dar a conocer las normas para cada proceso.
Facilitar a los asociados la realizacin de sus actividades al efectuarlas.
Lograr la aplicacin de los procedimientos, que se reconozcan de una forma oficial y que
cada participante en el proceso entienda en forma clara el principio y final de su
obligacin.
Lograr que los procedimientos sean sistematizados y se identifique la responsabilidad de
cada integrante del proceso.
Normativa General
Las normas generales del presente manual constituyen bsicamente la gua, que cada
integrante de la estructura organizativa debe seguir para realizar sus funciones de una manera
ordenada y sistematizada, evitando duplicidad de procesos. Las normas a seguir son las
siguientes:
El presente manual debe de ser divulgado a todos los integrantes de la estructura
organizativa por medio del comit de educacin y supervisado por el consejo de
administracin.
Se deben de precisar las funciones de cada integrante de la estructura organizacional, para
separar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones en la realizacin de las
actividades.
Cualquier implementacin o modificacin que se realice en el manual, debe ser discutido
y aprobado por los responsables de su ejecucin.
38
Los ingresos en efectivo existentes en caja chica y caja no debe ser mayor al fondo
establecido, la diferencia debe ser depositada ntegramente al da siguiente de su
recepcin en la cuenta bancaria de la cooperativa.
Todos los egresos realizados deben efectuarse por medio de cheque voucher y reflejarse
por quien fue elaborado, revisado y autorizado; con excepcin de los egresos de caja
rena, la emisin de stos sern aprobados por el Consejo y se dejar constancia en acta.
Cuando los cheques sean emitidos para concesin de crditos, sern entregados en la hora
y la fecha que indique la comisin de vigilancia.
Cuando se trate de retiro de ahorros, si el monto es inferior a los Q100.00 se puede pagar
con los fondos de caja chica, si el monto es mayor se debe de efectuar por medio de
cheque.
Todo egreso debe de estar controlado por medio de formas prenumeradas (recibo de
egresos, cheque voucher, liquidacin de caja chica) y adjuntar toda la documentacin
original e informacin necesaria para el soporte de la operacin contable.
Los fondos de caja chica son para compras y pagos inmediatos, tambin puede ser
utilizado en caso de retiro de ahorros, para esta situacin el retiro no debe ser mayor a
Q100.00.
Todo gasto efectuado con fondos de caja chica, debe registrarse con documentacin de
soporte contable.
Pagar Q250.00 como aportacin obligatoria y Q250.00 como aportacin adicional, stos
pagos pueden efectuarse as:
50%
50%
100%
El Comit de Crdito debe evaluar la solvencia moral del prestatario, la finalidad que se le
dar al prstamo, las garantas que ofrece y la capacidad de pago del solicitante.
La resolucin del Comit de Crdito debe ser aprobada por el Consejo de Administracin.
La libreta de ahorro se debe de actualizar cada vez que se realice alguna operacin de
depsito o de retiro de ahorro.
Flujogramas de Procedimientos
Flujograma de procedimientos para asociarse
Cooperativa Integral de Ahorro y Crdito "UNIDAD" R.L.
Flujograma de procedimientos para ser asociado
No.
Descripcin de la actividad
Responsable
Consejo de
Administracin
Inicio
Interesado
1 ingreso.
llena
solicitud
de
Asociado
Asociado
ingreso.
Llenar solicitud
de ingreso
Entrega solicitud a
secretario del
consejo de
administracin
Recibe solicitudes y
presenta ante el
consejo
Secretario
Toma decisin
basndose en
anlisis de
requisitos de los
estatutos
Consejo de
Administracin
Se toma decisin y
deja constancia en
punto de acta
Consejo de
Administracin
Descripcin de la actividad
Responsable
Secretario
NO
SI
Llena expediente
del nuevo
asociado
7
Se elabora expediente del nuevo asociado.
Secretario
Notifica al
asociado
Recibe
notificacin
Descripcin de la actividad
Responsable
Comit de Crdito
Inicio
Realizar la solicitud por escrito por medio del
formulario de solicitud de crdito adjuntando
la siguiente documentacin: a) proyecto de
inversin; b) constancia de membresa del
1 solicitante y de los fiadores; c) fotocopia de
cedula de vecindad; d) fotocopia de la libreta de
Se efecta la
solicitud al
comit de
crdito
Asociado
Recibe la solicitud y
verifica que adjunte
los documentos
necesarios
Secretario
Anlisis de crdito
previo a la
concesin.
Decisin sobre
la solicitud de
crdito
Comit de Crdito
A
D
47
Consejo de
Administracin
No.
Descripcin de la actividad
Responsable
Comit de Crdito
y traslada
al presidente
del consejo
NO
SI
Secretario
Aprobacin
Secretario
Entrega al
presidente del
consejo de
administracin
para su
aprobacin
para
su aprobacin
Consejo de
Administracin
Formalizacin del
crdito
Secretario
Asociado
Firma y acepta
las condiciones
del crdito
Recibe, elabora
auxiliar de
crdito
Secretario
48
Descripcin de la actividad
Responsable
Comit de Crdito
Consejo de
Administracin
Tesorero
Se emite cheque
y traslada para
firma
Presidente
Recibe, verifica y
firma cheque, lo
devuelve a
tesorero
10
firma y enva a presidente de consejo para firma.
Tesorero
Secretario
Recibe, cheque
elabora recibo de
egresos
Recibe cheque y
entrega a
asociado
Recibe
cheque
Descripcin de la actividad
Responsable
Hoja No.
Fecha
Ahorrante
1/2
Consejo de Administracin
Inicio
Interesado
Interesado
Solicita apertura
de cuenta de
ahorro
Se llena la solicitud
y adjunta la papelera
necesaria
Recibe solicitud y
elabora libreta de
ahorro
Secretario
Ahorrante
Tesorero
Se llena la boleta de
depsito de ahorro
Deposito inicial
Descripcin de la actividad
Responsable
Hoja No.
Fecha
Ahorrante
2/2
Consejo de Administracin
Efectivo
Tesorero
Cheque
Se acredita inmediatamente.
Tesorero
Tesorero
En efectivo
acredita
inmediatamente
Cheque se
acredita hasta
concretizarse el
depsito
Se anota en libreta
de ahorro y
control de la
cooperativa
Tesorero
Se emite recibo
de ingresos por
el depsito
Recibe
documentos
9
Ahorrante
ANEXO III
MANUAL CONTABLE
52
53
Base Negocio en Marcha. Los estados financieros se preparan normalmente sobre la base de
que la cooperativa est en funcionamiento y continuar sus actividades de operacin dentro
del futuro previsible. Por lo tanto se asume que la cooperativa no tiene intencin ni necesidad
de liquidar o cortar de forma importante la escala de sus operaciones.
Caractersticas de la Informacin Contable
La utilidad de la informacin financiera para los usuarios, depende de la observancia de
caractersticas como las indicadas en las Normas Internacionales de Informacin Financiera.
Relevancia. La informacin que se proporciona para ser til, debe ser relevante, es decir
que la informacin contable el usuario la acepta y utiliza para tomar decisiones basndose
en ella.
Fiabilidad. La informacin para ser fiable debe estar libre de error material y de sesgo o
prejuicio, quiere decir que esto tiene que ver con la capacidad, tica e integridad de quien
lo produce.
Representacin fiel. Para ser fiable, la informacin debe representar fielmente las
transacciones y dems sucesos que pretende representar, o que se puede esperar
razonablemente que represente.
Neutralidad. Para ser fiable, la informacin contenida en los estados financieros debe ser
neutral, es decir, libre de sesgo o prejuicio. Los estados financieros no son neutrales si, por
la manera de captar o presentar la informacin, influyen en la toma de una decisin o en la
formacin de un juicio, a fin de conseguir un resultado o desenlace predeterminado.
Integridad. Para ser fiable, la informacin en los estados financieros debe ser completa
dentro de los lmites de la importancia relativa y el costo. Una omisin puede causar que la
informacin sea falsa o equvoca y por tanto no fiable y deficiente en trminos de
relevancia.
Se trata de efectivo u otro medio lquido equivalente, cuya utilizacin no est restringida.
Activos No Corrientes, todos los activos no incluidos en los tres criterios anteriores deben
clasificarse como no corrientes, el trmino No Corriente incluye activos tangibles o
intangibles, de operacin o financieros ligados a la Cooperativa a largo plazo.
Pasivo Corriente, los pasivos para calificarse como corrientes son similares a los activos,
tomando como referencia doce meses o el ciclo normal de operaciones, en el caso de
prstamos a largo plazo la parte de capital e intereses pagaderos en el plazo de doce meses
debe clasificarse como corrientes, siempre que no tenga intenciones de refinanciar los mismos.
Pasivo No Corriente, la cooperativa debe clasificar como no corrientes sus prstamos a largo
plazo con intereses, incluso si deben liquidarse dentro de los doce meses siguientes a la fecha
de cierre del balance, siempre que se den todas las condiciones siguientes:
El plazo original de los mismos fue por un periodo mayor de doce meses
La empresa tiene la intencin de refinanciar los prstamos a largo plazo, y
Tal intencin se apoya en un acuerdo para la refinanciacin o para la reestructuracin de
los pagos, que se han concluido antes de la aprobacin de los estados financieros.
Patrimonio, es la parte residual de los activos de la cooperativa, una vez deducidos todos sus
pasivos.
Notas Aclaratorias. Las notas aclaratorias son informaciones que hacen comprensibles a los
estados financieros, en ellas deben de incluir las polticas de la cooperativa y las integraciones
de los diferentes rubros que componen los estados financieros.
Polticas Contables
La cooperativa reconoce sus ingresos y gastos por el mtodo de lo devengado segn lo
establece las leyes tributarias y las Normas Internacionales de Informacin Financiera.
Para las cuentas de dudosa recuperacin se manejar una provisin para cuentas
incobrables la cual se mantendr al porcentaje razonable segn la cartera morosa en la
cartera de crditos.
Nomenclatura Contable
Mtodo de utilizacin. El manual contable est diseado utilizando el sistema decimal y esta
compuesto por una serie de codificacin y la cuenta asignada para lo cual se debe de utilizar
de la siguiente manera.
El primer digito significa la naturaleza de la cuenta as:
1
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
INGRESOS
INGRESOS EXTRAORDINARIOS
EGRESOS EXTRAORDINARIOS
CUENTAS DE ORDEN
Catlogo de Cuentas
Cdigo
1
Nombre de la cuenta
ACTIVO
11
ACTIVO CORRIENTE
111
1111
11111
11112
CAJA Y BANCOS
Caja
Caja General
Caja Chica
1112
11121
11122
Bancos
Cuentas de Cheques
Cuentas de Ahorro
112
1121
11211
11212
11213
1122
1123
CARTERA DE CRDITOS
Cartera de Crditos vigente
Crditos fiduciarios
Crditos prendarios
Crditos hipotecarios
Cartera de Crditos morosa
Productos por cobrar
113
1131
1132
114
1141
INVERSIONES
Inversiones en Ttulos y Valores
12
NO CORRIENTE
121
1211
12111
12112
1212
12121
12123
122
1221
12211
CARGOS DIFERIDOS
Gastos por Amortizar
Gastos de Organizacin
19
191
192
193
PASIVO
21
CORRIENTE
211
2111
212
2121
2122
2123
2124
2125
2126
213
2131
214
2141
22
PASIVO NO CORRIENTE
221
222
223
224
PATRIMONIO Y RESERVAS
31
CAPITAL COOPERATIVO
311
3111
PATRIMONIO DE ASOCIADOS
Aportaciones de Asociados
312
3121
3122
DONACIONES
Instituciones Locales
Organismos Internacionales
313
3131
31311
31312
31313
RESERVAS
Reservas Estatutarias
Reserva Irrepartible
Reserva Institucional
Reserva de Educacin
31314
3132
314
3141
3142
RESULTADOS
Resultados ejercicios anteriores
Resultado del Ejercicio
INGRESOS
41
411
412
419
INGRESOS
Productos sobre crditos
Ingresos por comisiones
Otros ingresos
42
421
422
INGRESOS FINANCIEROS
Intereses sobre ahorros
Otros ingresos
EGRESOS
51
511
512
513
514
515
516
517
518
519
5110
5111
5112
5113
5114
5115
5116
5117
5118
5119
5120
5121
GASTOS DE ADMINISTRACIN
Sueldos
Bonificaciones
Comisiones
Bono 14
Vacaciones
Aguinaldo
Indemnizacin
Cuotas patronales
Capacitacin
Agua, Luz y Telfono
Depreciaciones
Amortizaciones
Reparacin y Mantenimiento
Honorarios Profesionales
Papelera y tiles
Gastos de Alimentacin
Reproduccin e Imprenta
Gastos Navideos
tiles y Enseres
Gastos de transporte
Gastos Diversos
52
521
522
GASTOS GENERALES
Gastos de Asamblea
Otros gastos
53
531
5311
5312
5313
5314
532
GASTOS FINANCIEROS
Intereses
Intereses sobre aportaciones
Intereses sobre ahorros
Intereses sobre prstamos
Impuesto sobre productos financieros
Otros gastos
INGRESOS EXTRAORDINARIOS
61
PARTIDAS EXTRAORDINARIAS
611
6111
6112
INGRESOS EXTRAORDINARIOS
Venta de activos
Negociacin de Inversiones
GASTOS EXTRAORDINARIOS
71
PARTIDAS EXTRAORDINARIAS
711
7111
7112
GASTOS EXTRAORDINARIOS
Prdida en venta de activos
Prdida en inversiones
8
81
811
812
899
CUENTAS DE ORDEN
Garantas
Garantas prendaras
Garantas hipotecarias
Contra cuenta de orden
ACTIVO
11
ACTIVO CORRIENTE
111
CAJA Y BANCOS
1111
CAJA
11111
1112
1112
BANCOS
11121
11122
112
CARTERA DE CRDITOS
1121
1122
1123
113
1131
1132
114
INVERSIONES
1141
12
ACTIVO NO CORRIENTE
121
1211
DBITOS
Se carga por las compras o construcciones, donaciones recibidas as como
mejoras o adiciones a las existentes
CRDITOS
Se abona por la venta o cesin de los derechos.
1212
122
CARGOS DIFERIDOS
1221
DBITOS
Con el costo incurrido en las partidas amortizables (Gastos de organizacin, gastos de
instalacin, derechos, etc.).
CRDITOS
Con el costo cuando se regularice con cargo a su amortizacin acumulada.
19
191
DBITOS
Con el valor de la depreciacin acumulada correspondiente a los activos vendidos o
dados de baja.
CRDITOS
Con el valor de la depreciacin mensual.
192
DBITOS
Con el valor de la amortizacin acumulada correspondiente a los gastos, activos
diferidos y descuentos, cuando stos se liquiden contablemente.
CRDITOS
Con el valor de la amortizacin mensual.
193
CRDITOS
Con el valor de la provisin mensual.
PASIVO
21
PASIVO CORRIENTE
211
212
213
214
22
PASIVO NO CORRIENTE
221
222
223
PATRIMONIO Y RESERVAS
31
CAPITAL COOPERATIVO
311
PATRIMONIO DE ASOCIADOS
3111
DBITOS
Con los desembolsos realizados por retiro de asociados y por devolucin de
aportes de acuerdo a lo establecido en el estatuto. Puede tambin tener un cargo
por ajuste derivado de la decisin en Asamblea General de cubrir prdidas con las
aportaciones.
CRDITOS
Por las aportaciones realizadas por los asociados.
312
DONACIONES
3121
3122
CRDITOS
Corresponden a los aportes que realiza la entidad donante, puede haber aumentos
por los rendimientos que obtenga la donacin de acuerdo a polticas contables o
trminos en los convenios.
313
RESERVAS
3131
3132
CRDITOS
Con los ingresos que aporten los asociados para su incremento, pudiera ser que de
los excedentes de un periodo la asamblea desea crear la reserva o puede ser en
cumplimiento de reglamento interno que obligue al asociado al pago de
determinado monto por los servicios que se le brindan.
314
INGRESOS
41
INGRESOS DE OPERACIN
411
CRDITOS
Registra todo aquellos ingresos en concepto de intereses, provenientes de la
intermediacin financiera con los asociados.
412
419
42
INGRESOS FINANCIEROS
421
429
EGRESOS
51
52
53
GASTOS FINANCIEROS
531
INTERESES
5311
INTERESES
SOBRE
APORTACIONES.
La
cooperativa
para
la
intermediacin financiera hace uso de los recursos aportados por asociados que de
acuerdo con sus estatutos las aportaciones pueden generar intereses cuyo gasto se
registra en sta cuenta.
DBITOS
Con el pago de intereses a los asociados, debe considerarse la retencin de
impuestos
sobre
productos
financieros
que
deben
trasladarse
la
5313
DBITOS
Con el pago de intereses al banco y por aquellas provisiones realizadas al cierre
por intereses pendiente de pago.
CRDITOS
No se operan abonos a excepcin de la partida del cierre contable.
5314
GASTOS
EXTRAORDINARIOS.
Aqu
se
registran
aquellos
gastos
CRDITOS
No se operan abonos a excepcin de la partida del cierre contable.
8
CRDITOS
Con el valor nominal de los ttulos-valores liberados. Con el valor nominal de los
ttulos-valores adjudicados en pago a la institucin.
Jornalizacin
Con fines estrictamente ilustrativos, en este apartado se presentan algunos ejemplos que
pueden servir de gua para la jornalizacin de las operaciones ms usuales, conforme el
catlogo de cuentas y el procedimiento de registro. En todo caso, el registro de las operaciones
contables y la correcta utilizacin de este Manual, se determina por las Cuentas y el
Procedimiento de Registro.
Contabilizacin de un depsito de ahorro de un asociado en la cooperativa.
Partida 1
11111
Caja general
211
11121
Cuenta de cheques
11111
Caja general
Cartera de crditos
11121
Cuenta de cheques
Partida 2
11111
Caja general
1121
Cartera de crditos
411
11121
Cuenta de cheques
11111
Caja general
PASIVO
CORRIENTE
Caja y Bancos
Cartera de Crditos
Cuentas por Cobrar
Inversiones
XX CORRIENTE
XX
XX
XX
XX
NO CORRIENTE
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Inmuebles
Muebles
Total Activo
Guatemala
XX
XX
XX
XX
XX NO CORRIENTE
XX
XX
XX
XX
XX
XX
Suma Pasivo
CARGOS DIFERIDOS
Gastos por Amortizar
XX
XX
PATRIMONIO Y RESERVAS
Patrimonio de asociados
Donaciones
Reservas
Resultados
XX Suma Pasivo y Capital
XX
XX
XX
XX
XX
XX
Estado de Resultados
XX
XX
XX
EGRESOS
Gastos de Administracin
Gastos Generales
Gastos Financieros
XX
XX
XX
XX
Resultado de Operacin
Operaciones Extraordinarias
Ingresos Extraordinarios
Gastos Extraordinarios
Resultado del Ejercicio
(-) Reservas Estatutuarias
Excedente o Dficit
Guatemala
XX
XX
XX
(XX)
XX
(XX)
XX
Estado Patrimonial
CUENTAS
APORTACIONES
DONACIONES
RESERVA IRREPARTIBLE RESERVA
INSTITUCIONAL RESERVA DE
EDUCACION RESERVA PARA
OBRAS SOCIALES
EXEDENTE O DEFICIT DEL PERIODO
TOTALES
Guatemala_
31/12/20X1
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
ALZAS BAJAS
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
31/12/20X2
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
XX
XX
XX
XX
Total
Flujos de efectivo utilizados en aumento
de activos y disminucin de pasivos
Total
Flujos netos de efectivo por actividades de operacin
Flujos de efectivo por actividades de inversin
Aumentos de efectivo
Disminuciones de efectivo
Flujo neto utilizado en actividades de inversin
Flujos de efectivo por actividades de financiamiento
Aumentos de efectivo
Disminuciones de efectivo
Flujos de efectivo netos por actividades de financiamiento
XX
XX
XX
XX
XX
(XX)
XX
XX
(XX)
XX
XX
XX
XX
CAJA Y BANCOS
Caja General
xx
Caja Chica
xx
Banrural
xx
xx
CARTERA DE CRDITOS
Cartera de Crditos vigente
xx
xx
xx
xx
xx
xx
OBLIGACIONES INMEDIATAS
xx
Proveedores
xx
Acreedores
xx
xx
xx
xx
xx
RESERVAS Reserva
xx
Irrepartible Reserva
xx
Institucional Reserva
xx
de Educacin
xx
xx
xx
Guatemala_