de 2014

Sistema de Bibliotecas UVM

rea Catalogacin y desarrollo de
colecciones

[MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE
CATALOGACIN EN
SIMPHONY]

Elaborado por Nicole Cabrera

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catalogacin en Simphony

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Abrir WorFlows Mdulo de CATALOGACIN

Pestaa: Ttulos AADIR TTULO, click derecho PROPIEDADES

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Para configurar las propiedades de un nuevo ingreso

Lo primero es hacer click en Nunca; y esta configuracin quedar efectiva
para todos los ingresos futuros.
En FORMATO, se determina que ste ser MARC
FORMATOS, sta ser FULL.

y en PLANTILLA DE

En BIBLOTECA se predetermina que ser BR, y el ESQUEMA DE CLASIFICACIN

ser DEWEY.
Si clickea VISUALIZAR ETIQUETAS DESCRIPTIVAS (PARA ENTRADAS), los
nombres de las etiquetas, ej.: 020 ISBN quedar determinado para cada nuevo
ingreso en la pestaa AADIR TITULO. El TIPO Y LOCALIZACIN ser LIBRO Y
CGENERAL respectivamente, luego OK y la configuracin estar terminada

Cabe destacar que las PROPIEDADES estn disponibles tanto para AADIR
TTULO, como para MODIFICAR TITULO y DUPLICAR TITULO. Estas se configuran
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haciendo click derecho sobre una de las pestaas antes mencionadas, y

pueden configurarse para que slo aparezcan la primera vez que se hace un
ingreso, modificacin o duplicacin del ttulo

Para aadir un nuevo ttulo.

Ttulo Aadir Ttulo.
Se despliega lo que de ahora en adelante se conocer como la pestaa
bibliogrfico de registro. En ella se destacan 3 elementos importantes que
se deben completar cada vez que haya un nuevo ingreso. Estos son:
Tipo_Reg Idioma y Niv_Bib

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Para verificar si el cdigo de localizacin ya existe y evitar repitencias, se debe

revisar el cono azul destacado con un recuadro en la parte superior izquierda,
que se muestra a continuacin:

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En el primer recuadro se propone el cdigo de localizacin, luego se busca si

existe ya en biblioteca tal localizacin. En el ejemplo el cdigo ya est asignado
a un tem por lo que se debe cambiar el cdigo y asignar la 1 letra del ttulo
inmediatamente despus de las 3 (tres) primeras letras del apellido del autor,
por ejemplo: 611 MOOf 2007. Posteriormente se cierra y vuelve al ingreso del
nuevo tem.

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Volviendo al ingreso de un nuevo tem, haciendo click derecho en Tipo_Reg

se desplegar la ventana que a continuacin se muestra. En ella se muestran
todos los tipos de materiales existentes y dependiendo del tipo de material que
se est ingresando, se completar con una letra que lo describe, ej.:
(representa a material de idioma, o bien para cualquier monografa)

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Del mismo modo anterior, se har click con el botn derecho sobre Niv_Bib y
nuevamente se desplegar una ventana que determinar que nivel
bibliogrfico se esta ingresando. Ya sea monografa, publicacin seriada,
coleccin, etc.
En Idioma se completa con las tres (3) primeras letras de la lengua del tem.
Ej.:

esp eng fra,

esto en idioma ingls

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Terminada la 1 parte de control del registro se procede a ingresar en detalle el

tem. En esta etapa se ingresar el nombre del o los autores, el titulo, los datos
de edicin, publicacin, y contenido, etc., de acuerdo al formato MARC
Hay etiquetas que no vienen predeterminadas, estas son siete (7), algunas van
previas a la etiqueta 100 Autor personal. Ellas se introducen haciendo click
derecho sobre el nmero de cualquier etiqueta, se desplegar una ventana que
dir Aadir campo antes y/o Aadir campo despus y de acuerdo a esto es
que se agregarn las siguientes:
ISBN 020 Ej. (978-84-7112-323-7)
N de almacn 037 Ej. (compra - donacin depsito)
Cdigo de idioma 041 Ej. (es fr en po)
Clasif. Dewey 082 Ej. (345.36 NIN 1999) El ao siempre va aadido
Nmero Dewey 083 Ej. (345 |bDerecho Penal) (|b) subcampo
Carrera 690 Ej. (Ingeniera Comercial Derecho, etc) las carreras tal como
aparecen en www.uvm.cl
Asignatura 926 Ej. (Tcnicas cualitativas - B)
Boletn 598: (Slo en caso de ingresos nuevos, libros, cds, revistas) Ej. 598:
NEW
Por otra parte hay etiquetas que son repetibles, es el caso de:
700 Autor secundario (se puede agregar la misma etiqueta 700 aadiendo
un campo despus)
650 Materia Ej. Historia del pueblo Mapuche Tcnicas de Rehabilitacin
260 Datos de Publicacin (En este caso la etiqueta 260 se repite tres (3)
veces, pues lleva los datos de: editorial, lugar de publicacin y ao, por
ejemplo: 260 |bGra 260 Madrid 260 |c2008
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Al finalizar esta etapa las etiquetas quedarn de la siguiente manera (en el

caso de una monografa)

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Luego de completar la mayor cantidad de informacin y descripcin del tem,

se guarda y se pasa a completar los datos de signatura/tem como se detalla a
continuacin.

Signatura/tem
Esta pestaa Signatura/tem contiene la informacin propia de cada tem, ya
sea precio, nmero de inventario, biblioteca a la que pertenece, etc.
En SIGNATURA se aadir el nmero de clasificacin Dewey, tal cual como
aparece en la etiqueta 082, lo ideal es copiar y pegar desde la pestaa
Bibliogrfico para evitar errores.
El ID DE ITEM se refiere al n de inventario correlativo asignado al tem. Ej.
25678 03651T 02362CD (dependiendo si es monografa, tesis o CD
respectivamente)
La BIBLOTECA DEL ITEM determina en qu lugar fsico quedar el tem, ya sea
Rodelillo (BR), Diego Portales (B_DP) o San Felipe (B_SF) ya que por ejemplo, de
5 ejemplares, 2 de ellos pueden estar en B_DP y los otros 3 en BR.
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La CAT1 DE ITEM tiene en su totalidad las carreras bajo un cdigo abreviado, al

desplegarlo aparecern las carreras codificadas, por ejemplo: AGRO
(Agronoma) DER (Derecho) CAU (Contador Auditor) etc. (Ver Anexo)
En PRECIO debe transcribirse en nmeros (sin puntos ni decimales) el valor del
libro con IVA incluido. En INFORMACIN ADICIONAL aparecen tres (3) etiquetas,
una de ellas es CIRCNOTE y en ella se transcribir la siguiente informacin, por
ejemplo: Asignatura: currculo en Educacin Bsica B (Se le aadir una
letra B si el tem es parte de la bibliografa bsica de la asignatura y una C si
pertenece a la bibliografa complementaria de la asignatura. la nota de
circulacin o CIRCNOTE es un campo editable por lo que no hay lmite de
caracteres.

De esta manera el nombre de la Carrera (ETIQUETA 690 en bibliogrfico y

CAT1 DE ITEM en signatura/tem estar presente en ambas pestaas. As
como tambin el nombre de la asignatura (etiqueta 926 en bibliogrfico y
CIRCNOTE en signatura/tem, tambin estar presente en ambas pestaas.

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Para modificar un ttulo

Ttulo Modificar ttulo
Comnmente se procede a buscar por ID de tem o nmero de inventario y
posterior a esto se desplegar la ventana de control bibliogrfico del tem, es
aqu donde se pueden realizar las modificaciones al registro, ya sea el ao, los
datos de edicin, modificar el cdigo de localizacin, etc.

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Toda modificacin debe ser guardada.

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Para aadir copias y biblioteca al registro.

En la pestaa TAREAS COMUNES se encuentra Mantenimiento de signatura e
tem, y es aqu donde podemos agregar tems y copias al registro, se puede
tambin cambiar la ubicacin del tem, ya sea, trasladar de una biblioteca a
otra, o bien de una coleccin a otra, por ejemplo de CGENERAL cambiar a
CPASIVA (Coleccin general a coleccin pasiva)

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Slo en Mantenimiento de signatura/tem, se pueden aadir las distintas

copias al registro. Toda aadidura debe ser guardada. Se destaca a
continuacin un ejemplo de cmo debe ir escrita la asignatura, y cmo se
despliega el cdigo de carrera, recordndo as que estos dos datos, tambin
irn en el ingreso de datos bibliogrficos del tem, cuyas etiquetas son 690 y
926 para carrera y asignatura respectivamente
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Para duplicar un ttulo.

Ttulos Duplicar ttulo
Si la biblioteca adquiere o recibe donaciones que son otras ediciones y/o
actualizaciones de algunos ttulos ya existentes, es cmo para quien cataloga
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duplicar el ttulo, ya que ste nuevo registro quedar hecho a partir de uno
ya existente, es por eso la importancia de guardar los cambios en el registro
duplicado, para no afectar el registro consultado para duplicar
Por ejemplo:

Para dar de baja un tem

Tareas comunes Mantenimiento de Signatura e tem

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Se buscar por ID de tem, en caso de que sea slo se inventario el que quiera
darse de baja.

Luego de ubicar el ID de tem nmero de inventario que se quiere dar de

baja, se har click en OCULTAR TEM y deber quitar el click a CIRCULA. De esta
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manera el tem no ser visible en el catlogo OPAC. Ejemplo en la imagen

posterior.
Posteriormente en las notas de circulacin de la parte inferior (CIRCNOTE) se
dejar por escrito su condicin de Dado de baja y la fecha en que fue
realizado ste cambio, tal cual muestra el ejemplo.

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Para borrar un ttulo y/o un tem

Ttulo Borrar ttulo, signatura.
Para borrar un tem, se digita el nmero de inventario, en caso de que
queramos borrar slo un registro, tal como se muestra en el ejemplo posterior

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Tal como lo muestra la imagen, luego de realizada la bsqueda, se ubica el

nmero de inventario que se desee borrar, estos se desplegarn en la parte
inferior izquierda. Como se aprecia, cada ejemplar tiene a su lado izquierdo un
recuadro, y es ah donde se debe hacer click si quiero borrar slo un ejemplar.
Si el click se hace en el recuadro del ttulo del libro, se borrarn, como muestra
el ejemplo, los 6 tems.

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Para el ingreso de tesis de pre y post grado

PREGRADO
Actualmente la coleccin de tesis de pregrado comprende los trabajos de
titulacin de los alumnos UVM, sta coleccin se encuentra fsicamente en la
sede de Miraflores.
Su ingreso es tal cual el ingreso de libros, con la diferencia de algunas
etiquetas que especifican su condicin de trabajo de titulacin como lo son:
502 (Nota de tesis) - 700 |e (profesor gua) 037 (depsito) 710 |b (Nombre
de escuela)
Adems la letra m destacada al inicio se despliega a partir de clic derecho
sobre la celda contenido y la letra descrita determina la condicin de tesis
del tem.
A continuacin una imagen para ilustrar

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Para los datos de inventario de cada tem, se dirige el ingreso a la pestaa

SIGNATURA/ITEM
En signatura se copia y pega la etiqueta 082, y en tipo y ubicacin se
desplegar TESIS y CTESIS respectivamente. Adems de los datos de fecha en
Cat2 de tem y carrera en cat1 de tem.

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POSTGRADO
Estas tesis formarn parte de la Coleccin de tesis de postgrado (CTESISPOST)
y fsicamente se ubicarn en paralelo a la coleccin de tesis de pregrado
(CTESIS).
El ingreso es tal cual a una tesis de pregrado salvo ciertas excepciones, como
por ejemplo la etiqueta 082, la cual para hacer la diferencia con el cdigo de
localizacin de una tesis de pregrado
Se incorporarn las etiquetas 500 (nota general, para el nombre del postgrado,
ej.: Postgrado de implantologa oral quirrgico protsico) y 502 (nota de tesis,
para el ttulo de magister en) La etiqueta 082 (Clas. Dewey) se diferenciar
de las tesis de pregrado, ya que su localizacin iniciar con MG (magster) A
continuacin una muestra de cmo quedar:

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Luego del ingreso de los datos que correspondan al control bibliogrfico, se

procede al ingreso de los datos correspondientes a cada tem, (de igual manera
con los libros).
Aqu a diferencia de las tesis de pregrado, se desplegar TIPO y UBICACIN
HABITUAL, y en ambos se seleccionar TESISPOST y CTESISPOST
respectivamente.
A continuacin una imagen para ilustrar.

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