Themabijeenkomst Gebiedsmanagement in Alkmaar: een buitenboordmotor is onmisbaar

- 20 praktische tips voor de opzet en uitvoering van gebiedsmanagement -

Inleiding
Tijdens de themabijeenkomst Gebiedsmanagement op 23 oktober, een coproductie van Seinpost Adviesbureau
BV en de Kamer van Koophandel Noordwest-Holland, is met name gefocust op praktische tips en leerervaringen
die met gebiedsmanagement zijn opgedaan. Drie sprekers zijn, ieder vanuit hun eigen invalshoek, ingegaan op
hun ervaringen:
• Jos Smeets, universitair hoofddocent aan de faculteit Bouwkunde van de Technische Universiteit
Eindhoven en daarnaast o.a. redactievoorzitter van het handboek Stedelijk Management;
• Nico Mol, senior-projectmanager bij Seinpost Adviesbureau BV en directeur van verschillende
stichtingen die zijn opgericht t.b.v. van winkelstraatmanagement;
• Hans Bierens, directeur van de Stichting Duurzame Revitalisering op bedrijventerrein De Rietvelden-De
Vutter in Den Bosch.
Onder leiding van Ton Peters, directeur van Seinpost Adviesbureau, is na de lezingen met de aanwezigen
gediscussieerd over aspecten die bij gebiedsmanagement een rol spelen.

In dit document zijn de belangrijkste tips en ervaringen die tijdens de bijeenkomst aan de orde zijn gekomen zo
concreet mogelijk samengevat. Daarbij is een onderscheid gemaakt naar startfase en uitvoeringsfase van het
proces.

Gebiedsmanagement is populair
Gebiedsmanagement is ‘in’ bij de aanpak van actuele problemen in bestaande bebouwde omgevingen. De
traditionele sectorale aanpak wordt langzaam verdrongen door een specifieke, gebiedsgerichte aanpak. Voor elk
type gebied is inmiddels een aanpak ontwikkeld: centrummanagement voor de binnenstad, parkmanagement
voor bedrijventerreinen, winkelstraatmanagement voor winkelstraten en buurtbeheer voor woonbuurten. De
aandacht gaat primair uit naar het gebied zelf, de problematiek, de belangen en de behoeften van de gebruikers
en het zoeken naar concrete oplossingen.
De belangen van meerdere groepen komen samen in het gebied. Gebiedsmanagement is gericht op
gecoördineerde behartiging van het gemeenschappelijke belang. Er moet inhoud gegeven worden aan een
regisseursfunctie. De overheid neemt niet meer als vanzelfsprekend die rol op zich.

20 Tips en ervaringen uit de praktijk

Startfase (de nummering beoogt geen volgorde van belang aan te geven)
1. Probeer te vermijden dat belangrijke spelers pas worden betrokken als de probleemstelling al is
geformuleerd. Gebiedsmanagement staat vrijwel synoniem voor draagvlakverwerving en dat begint al bij
de formulering van de doel- en/of probleemstelling van een nieuwe project. Het gebeurt maar al te vaak
dat belangrijke betrokkenen al vroegtijdig afhaken omdat zij zich niet herkennen in de probleemstelling;
2. Voor het welslagen van gebiedsmanagement zijn georganiseerde achterbannen van cruciaal belang.
Zorg ervoor dat er zo snel mogelijk een functionerende ondernemersvereniging is, die zoveel mogelijk
spreekt namens alle ondernemers in het gebied. Als er meer dan één ondernemersvereniging actief is

Pagina 1
 moet er in de meeste gevallen naar gestreefd worden tot één overkoepelend aanspreekpunt te komen.
Hetzelfde geldt voor de vastgoedeigenaren (indien er meerdere zijn) en ook de lokale overheid;
3. Om ook de sceptici mee te krijgen is het van belang om er in de beginfase van gebiedsmanagement
voor te zorgen dat een aantal grote of aansprekende spelers, oftewel ‘key players’, meedoet. Dat
kunnen grote ondernemingen zijn, maar ook partijen die om een bepaalde reden aanzien bij de anderen
genieten. ‘Groot’ is in dit verband een relatief begrip. Ook kleine bedrijventerreinen en winkelgebieden
hebben hun grote spelers. Het is beter in het begin veel energie te steken in het interesseren van één
grote partij in plaats van tien kleine partijen. De praktijk wijst uit dat de meeste overige betrokkenen
vroeg of laat volgen;
4. Accepteer, zeker in de beginfase, dat er partijen zijn die wel profiteren van de gezamenlijke
inspanningen, maar zelf geen bijdrage leveren. Free riders zijn het eenvoudigst alsnog mee te krijgen
door aantoonbare resultaten te boeken. Het probleem van de free riders is het eenvoudigst te omzeilen
bij de nieuwe ontwikkeling van een gebied door direct een VvE (in het geval van de grond- c.q.
pandeigenaren) op te richten of door huurders/gebruikers via het huurcontract te verplichten lid te
worden van een ondernemersvereniging. Free riders zijn als het ware “te straffen” door te sturen in
subsidieverstrekkingen of door bepaalde belastingen te verhogen (bijvoorbeeld precariobelasting) en de
opbrengsten ten goede te laten komen aan gebiedsmanagement. Een andere mogelijkheid is free riders
uit te sluiten van commerciële en/of financiële voordelen als gevolg van collectief afgesloten contracten;
5. Oud zeer kan een project tot ver na de start parten blijven spelen. Inspanningen die erop gericht zijn het
historisch besef te vergroten (wat is er in het verleden gebeurd en welke gevoeligheden leven er nog?)
betalen zich altijd terug;
6. Stel in overleg met alle belangrijke spelers een zo concreet mogelijk plan van aanpak op en deins er niet
voor terug om exact aan te geven wie waarvoor verantwoordelijk is en op welke termijn en met welk
budget acties moeten zijn uitgevoerd. Belangrijke informatiebronnen voor een gebiedsspecifiek plan van
aanpak zijn gesprekken met sleutelpersonen en enquêtes onder ondernemers, bezoekers en/of
bewoners. De doelen in het plan van aanpak zijn bij voorkeur ambitieus, maar tegelijkertijd realistisch.
Te hoge ambities kunnen al snel leiden tot frustraties. Het is van belang dat doelstellingen hanteerbaar
en praktisch uitvoerbaar zijn. Ambitieuzere doelstellingen kunnen later in het proces altijd nog worden
toegevoegd;
7. Om gedurende de samenwerking te kunnen bepalen of de ingeslagen weg succesvol is, dienen de
geformuleerde doelstellingen ook meetbaar te zijn en moet er sprake zijn van een beoogd concreet
eindbeeld;
8. Zorg voor een goede mix van korte en lange termijnmaatregelen en –resultaten. Structurele
maatregelen, die op de lange(re) termijn effect sorteren zijn belangrijk. Maar minstens zo belangrijk zijn
acties die op korte termijn resultaten laten zien. Hiermee raken partijen betrokken en blijft hun
betrokkenheid ook behouden. Bij korte termijn maatregelen valt te denken aan de organisatie van
evenementen, extra schoonmaakacties, nieuwsbrieven, etc.;
9. Pas ervoor op gebiedsmanagement te gaan overorganiseren. Het verdient doorgaans de voorkeur een
kleine kerngroep te hebben, die in eerste instantie verantwoordelijk is voor de opzet en uitvoering van
maatregelen. Gebiedsmanagement is een gefaseerd proces. Dit procesmatige karakter is het meest
gebaat bij een organisatiestructuur die ruimte biedt voor flexibiliteit zodat optimaal kan worden
ingespeeld op actuele kansen en problemen. Er kan gesproken worden van een ingroeimodel;
10. Een op gebiedsmanagement ingerichte gemeentelijke organisatie (projectmanagement of een
zogenaamde gekantelde organisatie) kan zijn nut bewijzen. Deze organisatie moet voldoende
bevoegdheden en middelen krijgen (met o.a. een gebiedsgerichte verantwoordings- en
budgetteringsstructuur). Er is dan binnen de gemeente een duidelijker aanspreekpunt met
afdelingsoverschrijdende en coördinerende bevoegdheden, dat effectief op taken en
verantwoordelijkheden kan worden aangesproken;
11. De aanwezigheid van een stuwende kracht, die voldoende tijd beschikbaar heeft, is onmisbaar om
gebiedsmanagement goed van de grond te laten komen. De gebiedsmanager fungeert als een
‘buitenboordmotor’, die zonder eigen belangen na te streven initieert, stimuleert en coördineert.
Ondanks goede bedoelingen zal gebiedsmanagement in de meeste gevallen niet van de grond komen
als betrokkenen “het erbij doen”;
12. Tegelijk moeten bedrijven en ondernemingen in het gebied, net als andere relevante betrokkenen (zoals
bijvoorbeeld overheden), zelf nadrukkelijk verantwoordelijk worden gemaakt voor de uitvoering van

Pagina 2
 maatregelen. Een gebiedsmanager moet er als het ware naar streven het proces zoveel mogelijk
zelfvoorzienend te maken. Als het nut van gebiedsmanagement niet bij lokale betrokkenen zelf wordt
gevoeld, dan kan de gebiedsmanager kunstmatig het proces op gang brengen en gaande houden, maar
zal het opgebouwde na het vertrek van de gebiedsmanager doorgaans snel weer verloren gaan;
13. Leg randvoorwaarden duidelijk vast. Gebiedsmanagement is een proces waarbij meestal een groot
aantal partijen betrokken is. Omdat juridische middelen om ontwikkelingen af te dwingen doorgaans
ontbreken (een sprekend voorbeeld is de branchering in winkelgebieden) moet in een open proces
draagvlak worden verworven bij alle betrokkenen. De gespreksruimte is echter altijd beperkt door
omstandigheden en randvoorwaarden van buitenaf. Als die niet vanaf het begin duidelijk worden
gemaakt kunnen verkeerde verwachtingen worden gewekt. En verkeerde verwachtingen kunnen grote
afbreukrisico’s met zich meebrengen.

Uitvoeringsfase
1. Er is vrijwel altijd een spanningsveld tussen de termijn waarop structurele maatregelen kunnen worde
geïmplementeerd en effect sorteren en de termijn waarop door betrokkenen effecten worden verwacht.
Het is voor het vertrouwen in het gebiedsmanagement van belang, om naast de mix van korte en lange
termijnmaatregelen en duidelijkheid over de randvoorwaarden, altijd eerlijk te zijn over de termijn waarop
effecten kunnen worden verwacht. Wishful thinking werkt op den duur zeer contra-productief. Veelal is
een cultuuromslag nodig en dat kost eenvoudigweg tijd;
2. Een goede communicatie over waarom een lange adem nodig is wekt vaak voldoende begrip bij partijen
om hen betrokken te houden bij het proces;
3. De gebiedsmanager moet bereid en in staat zijn gebaande panden te verlaten en creatieve oplossingen
te vinden voor problemen die vaak al langere tijd spelen of kansen te benutten die tot dan onbenut zijn
gebleven. Een ‘ritselaar’ krijgt meer gedaan dan een formele functionaris. De gebiedsmanager moet
verder over specifieke eigenschappen beschikken: hij/zij moet resultaatgericht zijn, de taal van alle
betrokkenen spreken, onderhandelingsvaardigheden bezitten, conflictsituaties kunnen beheersen en
kunnen schakelen tussen verschillende niveaus;
4. Benut de mogelijkheden die subsidies bieden optimaal. Er zijn meer mogelijkheden op dit terrein dan in
het algemeen bekend is. Met name Europese subsidies worden regelmatig over het hoofd gezien;
5. Leg eenmaal gemaakte afspraken met belangrijke gevolgen voor het toekomstige proces schriftelijk
vast. Hoewel nooit voorkomen kan worden dat overeengekomen afspraken, bijvoorbeeld als gevolg van
de politieke waan van de dag, terzijde worden geschoven kan een logboek-achtige wijze van werken
helpen te voorkomen dat zich iedere keer opnieuw een discussie ontspint op het moment dat
personeelswisselingen plaatsvinden of nieuwe partijen aan tafel schuiven;
6. Een goede communicatie is van wezenlijk belang voor het welslagen van gebiedsmanagement. Vaak
worden allerlei positieve ontwikkelingen ingezet, maar worden de resultaten ervan niet direct zichtbaar
of worden de resultaten niet geassocieerd met het gebiedsmanagement. Het belang van
communicatiemiddelen als nieuwsbrieven, publicaties in media en informatiebijeenkomsten mag beslist
niet worden onderschat. Een goed gevoel en een vertrouwensbasis kweken is vaak het halve werk. Met
name in de relatie tussen overheid enerzijds en bedrijfsleven anderzijds moet doorgaans relatief veel tijd
worden gestoken;
7. Besef dat veel partijen pas echt betrokken raken en het achterste van hun tong laten zien op het
moment dat na verloop van tijd de uitvoering van structurele, soms ingrijpende, maatregelen zich
aandient. Zolang er sprake is van planontwikkelingen en optische maatregelen is geen sprake van
concrete en mogelijk bedreigende situaties. Zodra die zich aandienen, zal een deel van de betrokken
partijen nieuwe eisen en randvoorwaarden formuleren en mogelijk verzet bieden. Het is aan de
gebiedsmanager om door middel van veel communicatie en een duidelijke sturing van het proces de
plooien glad te strijken.

Meer informatie?
Als u meer informatie wilt over gebiedsmanagement in winkelgebieden, op bedrijventerreinen of in woonwijken,
dan kunt u altijd contact opnemen met Seinpost Adviesbureau op telefoonnummer
020 – 6261229 of met de Kamer van Koophandel Noordwest-Holland op telefoonnummer 072 – 5195776.

Pagina 3