Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
PENDAHULUAN
kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya
sangat menentukan. Manusia yang ada di dalamnya sangat besar pengaruhnya
sekalipun suatu perusahaan menggunakan alat modern dan canggih faktor. Hal ini
seperti apa yang dikatakan Robert L. Mathis dan John H Jackson (2001; 4)
Sumber Daya Manusia dipandang semakin besar peranannya bagi kesuksesan
organisasi, maka banyak organisasi kini menayadari bahwa unsur manusia dalam
organisasi dapat memberikan keunggulan bersaing.
Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) bukanlah sesuatu yang baru
dilingkungan suatu organisasi, khususnya dibidang bisnis yang disebut
perusahaan. Bersamaan dengan kecenderungan manusia untuk bekerjasama di
dalam organisasi itu, telah berlangsung juga perilaku manusia untuk
memanfaatkan atau mendayagunakan manusia dalam rangka mencapai suatu
tujuan. Usaha itulah dalam abad modern sekarang ini yang disebut manajemen.
Sebagaimana diketahui bahwa suatu organisasi terdiri dari orang-orang
yang memiliki keinginan dan tujuan. Suatu organisasi juga terdiri dari departemen
yang dipimpin oleh seseorang dan dibantu oleh beberapa staf. Oleh karena itu agar
setiap orang didalam organisasi dapat memahami tugas dan kewajibannya maka
perlu dibuat suatu haluan pekerjaan. Haluan pekerjaan tersebut sering disebut
dengan Job Analysis (Analisis Jabatan).
Analisis jabatan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan informasi
yang berkaitan dengan bentuk pekerjaan dan orang yang dibutuhkan pada
pekerjaan tersebut. Dessler (2003;116) beberapa informasi yang didapat dari
analisis jabatan adalah sebagai berikut: aktifitas pekerjaan, perilaku manusia,
BAB II
PEMBAHASAN
jabatan
secara
mengevaluasi
sistematik
dan
meliputi
kegiatan-kegiatan
mengorganisasikan
pekerjaan/jabatan.
pengendali
pelaksana;
kewajiban-kewajiban
(duties)
umum
seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan; dan (3) kualifikasikualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.
Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian perusahaan
tidak ditujukan pada sifat-sifat pekerjaan secara spesifik, tidak ada syaratsyarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar-standar
performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja, tidak
merinci kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu dari suatu pelayanan
yang diinginkan, tidak memikirkan output analysis sehingga tidak
bermanfaat bagi perencana SDM yang memerlukannya.
2. Result-Oriented Job Description (RODs)
Analisis yang berorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented job
description, dan ini merupakan suatu kehidupan kecil dalam programoriented
budgets.
Uraian
pekerjaan
yang
berorientasikan
hasil
pekerjaan
selain
menghasilkan
job
description,
job
pekerja
digunakan
bahan
pembantu
dalam
pada
pekerjaan-pekerjaan
yang
sesuai
dengan
karyawan baru
hak dan
kelompok-kelompok,
atau
jenis-jenis
berdasarkan
rencana
sistematika tertentu
3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan
berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar
tenaga kerja luar yang terikat
4. Job
desinng
restructuring,
yaitu
meliputi
usaha-usaha
untuk
yang luas
mencerminkan keunggulan.
b. Pertanyaan pertanyaan yang Khas.
Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan
secara luas.
c. Pedoman Wawancara
2. Kuesioner
jabatan
sebelum
mengadakan
wawancara,
biasanya
akan
draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan jabatan tersebut
selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan pemangku jabatan,
sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan.
2.5 Teknik Melakukan Analisis Jabatan
Analisa jabatan adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan
kemudian menyadurnya ke dalam format yang memungkinkan orang lain untuk
mengerti tentang jabatan tersebut.
Ada 3 tahap penting dalam proses analisis jabatan, yaitu (1) mengumpulkan
informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan (3) menyusun
informasi jabatan dalam suatu format yang baku.
Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian
jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik
untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi,
manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan).
Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan proses
analisis jabatan, yaitu:
1
Proses analisis jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan
sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari bias
dalam menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau
metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis
adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang
ada saat ini.
Kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan
adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai
rancangan strategi dan struktur organisasi.
10
11
Gibson,
12
Pada tahap ini, data yang telah terkumpul diolah dan dibuat draft awalnya
tentang deskripsi pekerjaan. Proses pengolahan data mengacu pada struktur
organisasi dan deskripsi tugas organisasi yang dilengkapi dengan studi
kepustakaan dan konsultasi dengan tenaga ahli.
4. Tahap Diskusi Hasil Pengolahan Data
Penyusunan draft tentang deskripsi pekerjaan tersebut dikonsultasikan
oleh para penganalisis dengan para penyelia dan pengarah dari masing-masing
unit kerja dalam suatu forum diskusi sehingga output dari analisis kerja tersebut
dapat digunakan dalam proses desain pekerjaan serta berupa deskripsi pekerjaan
(Job Description) dan spesifikasi pekerjaan (Job Specification)
2.7 Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan
1.
Deskripsi Jabatan (Job Descriptions)
Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi
yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk
memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu
organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur
sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam
organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam
pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan
batasan.Uraian pekerjaan (job descriptions) dan uraian jabatan diketahui serta
disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan.
Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional,
sedangkan uraian jabatan digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian
pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan,
supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus
dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas
yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut.
Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan
dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian
pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang
13
Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung
jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan
hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang
lain di dalam maupun di luar organisasi.
14
15
Dessler dalam Ardana, Mujiati, dan Utama (2012:39), bahwa tidak ada format
standar dalam menulis suatu deskripsi pekerjaan. Namun kebanyakan uraian
pekerjaan memuat bagian-bagian tentang identifikasi jabatan, ikhtisar/ringkasan
jabatan, hubungan,
jabatan, standar kerja tugas tugas yang dilaksanakan, kondisi kerja, dan spesifikasi
jabatan. Selain itu, menurut Edwin Flippo dalam Ardana, Mujiati dan Utama
(2012:39),
mesin, alat dan bahan; kondisi kerja; definisi dan istilah yang tidak biasa; dan
penjelasan yang menambah dan memperjelas hal-hal di tersebut atas.
Beberapa elemen menurut Mr. Sahala P. Sinurat dan Twela Gunawan
berdasar pada hasil penelitiannya dengan judul Training of trainers, antara lain :
16
- Indentitas Jabatan
2. Aturan Utama Jabatan (Primary Job Role)
Dalam aturan utama pekerjaan menjelaskan mengapa posisi diadakan dan
bagaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya.
3. Dimensi (Dimentions)
Dimensi-dimensi pekerjaan menjelaskan tentang ukuran dan skala pekerjaan
yang berada di bawah pengawasannya.
4. Elemen Akuntabilitas (Key Accountability)
5. Pengukuran Performa (Performance Measurement)
Elemen ini berisi hasil kuantitatif dari tanggung jawab utama
6. Hubungan Kerjasama (Relationship)
Elemen ini menunjukkan hubungan internal dan eksternal yang perlu
dikelola
dikerjakannya.
7. Bentuk Hubungan (Reporting Relationship)
Elemen ini mencakup bagan yang menunjukkan struktur departemen dan
hubungan secara internal.
8. Pengetahuan dan Keterampilan (Knowledge and Skill)
Hal ini berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja
professional yang diperlukan jabatan tersebut.
9. Pembuatan Keputusan (Decision Making)
Hal ini merupakan wewenang untuk menentukan suatu keputusan tanpa
bantuan atasan.
pemerintah berupaya
17
2. Ringkasan tugas, yaitu ikhtisar dari keseluruhan tugas yang ada dalam
suatu jabatan dan disusun dalam satu kalimat.
3. Hasil kerja, yaitu produk atau luaran (output) pekerjaan yang dapat berupa
benda atau sesuatu yang bersifat fisik; data, informasi, layanan atau
sesuatu yang bersifat non-fisik.
4. Bahan kerja, yaitu sesuatu yang diolah atau diproses dalam pelaksanaan
tugas-tugas jabatan untuk memperoleh hasil kerja.
5. Peralatan kerja, yaitu alat yang digunakan dalam melaksanakan tugas.
6. Rincian tugas, yaitu tugas-tugas yang ada dalam suatu jabatan yang berisi
antara 5 (lima) sampai 12 (dua belas) tugas. Dalam rincian tugas juga
dijelaskan mengenai gambaran tentang apa yang dikerjakan, mengapa
harus dikerjakan, dan bagaimana cara mengerjakannya. 29
7. Kondisi tempat kerja, yaitu gambaran tentang kondisi tempat beserta
lingkungan di sekitar tempat kerja yang mempengaruhi pegawai.
8. Upaya Fisik, yaitu gambaran penggunaan anggota tubuh dalam
melaksanakan tugas jabatan. Upaya fisik yang esensi diuraikan adalah
upaya fisik yang dalam pelaksanaan tugas menyerap tenaga berlebihan
atau berdampak negatif bagi pegawai.
9. Resiko bahaya, Resiko baik fisik maupun mental yang mungkin timbul
dan menimpa pegawai sewaktu melakukan tugas jabatannya.
10. Syarat jabatan, yaitu rumusan tentang kemampuan kerja yang dituntut
untuk dapat melaksanakan jabatan. Syarat tersebut berupa keahlian,
keterampilan, pengetahuan kerja serta kondisi fisik atau kemampuan
jasmani dan kemampuan mental.
lain :
1. Deskripsi pekerjaan membantu menghindari adanya kebingungan dan
memberikan pemahaman dalam melaksanakan pekerjaan;
18
untuk
memastikan
adanya
keadilan
dalam
pemberian
kompensasi;
5. Bermanfaat dalam program keselamatan kerja, dapat menunjukkan
tindakan yang berbahaya dan mengadakan perubahan dalam pelaksanaan;
6. Deskripsi pekerjaan penting dalam perencanaan perubahan organisasi dan
reorganisasi sesuai perkembangan keadaan;
7. Memberi arahan tentang pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan;
8. Untuk memperbaiki administrasi dan pengendalian pekerjaan.
Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang
harus dicapai oleh seorang pegawai yang memegang jabatan tersebut. Pembagian
pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi
pekerjaan untuk pegawai yang memegang jabatan tersebut. Penguraian kerja yang
kurang jelas akan mengakibatkan seorang pegawai kurang mengetahui tugas dan
tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak beres.
Disinilah letak pentingnya peranan uraian pekerjaan dalam setiap perusahaan atau
organisasi (Hasibuan, 2007)
2. Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification)
Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian
pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan,
pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan
tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang
yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum
orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan
kompeten
19
20
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Analisis jabatan adalah prosedur yang di lalui untuk menentukan tanggung
jawab posisi-posisi tersebut dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk
posisi-posisi tersebut. Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan
data-data dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah
dokumen visi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian
kerja bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan
dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa.
Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi
yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk
memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu
organisasi. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum
orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan
kompeten.
Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification adalah
job analsis merupakan proses mencari informasi sampai denngan analisis untuk
penyususunan uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan atau
persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus dikerjakan.
3.2. Saran
Dengan telah mengetahui tentang manajemen analisis jabatan, deskripsi
dan spesifikasi jabatan maka hendaknya kita bisa membangun kesepahaman
bersama terhadap analisi jabatan yang akan digunakan dalam manajemen sumber
daya manusia di instansi kesehatan.
21