INTERNAL CONTROL

SIKLUS PENGELUARAN
PADA PT SEMEN PADANG
KELOMPOK :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

FAKHRANI
FUAIDAH HANANI
HAMIDAWATI MAHYUNIS
NABILA ZAHRA
NADIA HENELIZT MARTHA
TRI YULIA NUR INDAH SARI

Ordering Materials, Supplies, and Service

Pembuatan Purchase Requisition (PR) untuk Pengadaan Barang berdasarkan jenis
barang (barang stock, barang expense, barang capital expenditure)
Unplanned
Stock

Planned
Stock

USER
Reservasi

BIRO PERENCANAAN
DAN PENGENDALIAN
PERBEKALAN
PR

Proses Pemesanan Barang Stock

BIRO
PENGADAAN
PO

Memilih Supplier

Ordering Materials, Supplies, and Service

Barang
expense
Barang
CAPEX
Pengadaa
n Jasa

USER

BIRO
PENGADAAN

PR

PO
Memilih Supplier

Proses Pemesan Barang Expense, CAPEX,

dan Pengadaan Jasa

Ordering Materials, Supplies, and Service

Proses Pemilihan Supplier pada PT Semen Padang
Proses Tender
Staf Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan membuat rekomendasi supplier yang
potensial yang nantinya akan diverifikasi oleh Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa terkait
kesesuaian supplier dan barang/jasa yang ingin dibeli perusahaan. Bagian Pengadaan
membuat Request for Quotation yang nantinya akan dikirim ke supplier terpilih melalui email
dan mendokumentasikan sent item email tersebut. Lalu supplier akan mengirimkan surat
penawaran dan dokumen pendukung seperti brosur sebagai pertimbangan perusahaan
menentukan harga dan kualitas produk. Setelah disetujui, maka dibuat kontrak jual beli
Proses Tunjuk Langsung
Proses Pembelian Langsung

Ordering Materials, Supplies, and Service

Setelah supplier terpilih, Staf Bidang Pengadaan akan membuat kontrak perjanjuan jual beli yang
selanjutnya akan diverifikasi oleh Kepala Bidang Pengadaan. Staf Bidang Pengadaan lalu mencetak PO 5
rangkap yang akan disetujui oleh pihak sesuai level otorisasi.
Rangkap I untuk supplier
Rangkap II untuk Biro Pengadaan Barang/Jasa
Rangkap III untuk Bidang Akuntansi Hutang
Rangkap IV untuk Bidang Kas Bank
Rangkap V untuk Bidang Penerimaan Barang di Gudang
Level Otorisasi PO :
1. 25 juta : Kepala Biro Pengadaan Barang/ Jasa
2. 25 juta 250 juta : Kepala Biro Pengadaan Barang/Jasa dan Kepala Departemen Perbekalan
3. 250 juta 1,5 milyar : Kepala Biro Pengadaan Barang/Jasa, Kepala Departemen Perbekalan, Direktur
Penelitian dan Pengembangan Operasi
4. Lebih dari 1,5 milyar : Kepala Biro Pengadaan Barang/Jasa, Kepala Departemen Perbekalan, Direktur
Penelitian dan Pengembangan Operasi dan Direktur Utama

Ordering Materials, Supplies, and Service

PENGENDALIAN INTERNAL
a. Adequate separation of duties
Pemisahan tanggung jawab pada tahap pemesanan material sudah jelas dan memadai. Staf yang
bertanggung jawab membuat PR atau PO tidak dapat melakukan persetujuan atas dokumen tersebut karena
tidak memiliki akses untuk melakukan otorisasi. Staf Bidang Pengadaan beserta level otorisasinya memiliki
user id dan password pada SAP untuk mencegah terjadinya kecurangan proses pembelian.
b. Proper authorization of transaction and activities
Level otorisasi pada proses persetujuan PR dan PO sudah memadai. Proses persetujuan PR atau PO
ini dilakukan dengan 2 cara, yaitu proses persetujuan yang dilakukan dengan sistem SAP dan proses
penandatanganan pada dokumen cetak PR atau PO.
c. Adequate documents and records
Dokumen yang digunakan pada tahap ini seperti PR, PO, RFQ merupakan prenumbered document yang
bertujuan untuk mengontrol dokumen dan memudahkan bagian pengadaan melakukan pencarian terhadap
pengadaan barang terkait