Upravljanje obimom

projekta

Upravljanje obimom

Upravljanje obimom ima dva cilja: definisanje i kontrolu ukupnog posla

na projektu i definisanje i kontrolu samo onog posla koji je neophodan
za uspeno ostvarenje projektnih ciljeva.

Procesi u okviru ove funkcionalne oblasi definiu i kontroliu ta

predstavlja deo projekta, a ta ne.

Tehnike i alati koji e se koristiti pri definisanju i upravljanju obimom

najee su odreeni samim podrujem primene proizvoda projekta.

Upravljanje obimom

Naziv procesa

Grupa procesa

Planiranje obima

Planiranje

Definisanje obima

Planiranje

Izrada WBS strukturnog dijagrama

Planiranje

Kontrola rezultata

Praenje i kontrola

Kontrola obima

Praenje i kontrola

Upravljanje obimom
- procesi 1.

Planiranje obima nain definisanja praenja i kontrole obima, kao i

nain izrade WBS dijagrama.

2.

Odreivanje obima dopunjavanje idejnog reenja projekta i

preliminarnog izvetaja o obimu novim informacijama i izmenama.

3.

Izrada WBS strukturnog dijagrama ralanjivanje kljunih projektnih

delova i izlaza na manje i lake upravljive komponente.

4.

Kontrola rezultata formalo odobravanje obima projekta.

5.

Kontrola obima kontrola svake promene u obimu projekta.

Planiranje obima projekta

Obim projekta predstavlja kompletan posao neophodan za stvaranje

konanog proizvoda, usluge ili drugog rezultata projekta.

Planiranjem se odreuje nain definisanja obima projekta, izrade WBS

strukture projekta, praenja promena i provere obima projekta.

Veoma je teko odrediti obim, ako pre toga nije precizno definisana
svrha, proizvod, usuga ili rezultat projekta.

Jedini rezultat procesa planiranja obima jeste plan upravljanja obimom

projekta koji odreuje nain definisanja, upravljanja i kontrole obima.

Definisanje obima projekta

Rezultat definisanja obima predstavlja izvetaj o obimu projekta, koji

e se kasnije koristiti kao osnova za deljenje projekta na aktivnosti.
Izvetaj o obimu projekta precizno odreuje projektne ciljeve, izlaze i
zahteve, kojima se usmerava rad projektnog tima.
Metode i tehnike koje se koriste za izradu izvetaja o obimu su:
1. analiza proizvoda projekta
2. identifikacija alternativa
3. procena strunjaka
4. analiza stejkholdera.

Definisanje obima projekta

Izvetaj o obimu projekta treba da obuhvati sledee elemente:

Projektne ciljeve
Opis obima proizvoda
Projektne izlaze,
Projektne zahteve,
Granice projekta,
Kriterijume uspeha,
Projektna ogranienja,
Projektne pretpostavke,

Poetnu organizaciju projekta,

Odreene poetne rizike,
Vremenski raspored kljunih
dogaaja,
Finansijska ogranienja,
Procenu trokova,
Specifinosti projekta i
Zahteve za odobrenje.

Definisanje obima projekta

Projektni ciljevi

Cilj je kvantitativni (vreme, troak, kvalitet) nain merenja projektnog

uspeha i opisuju ta projekat treba da postigne, ostvari ili proizvede.
Princip SMART - postavljanje ciljeva kao kvantitatvne mere uspeha:
1.

Odreenost (Specific) odreeni, jasni i saeti ciljevi

2.

Merljivost (Measurable) - ciljevi treba da budu merljivi

3.

Preciznost (Accurate) da precizno definiu sve zahteve.

4.
5.

Realistinost (Realistic) treba da budu dostini.

Vremenska ogranienost (Time bound) ciljevi treba da imaju
vremenski okvir sa odreenim vremenom zavretka.

Definisanje obima projekta

Projektni izlazi

Merljivi rezultati projektakoji moraju biti stvoreni kako bi se odreeni

projekat ili jedna od njegovih faza smatrala zavrenom.

Izlazi mogu biti dokumentacija ili izvetaji o upravljanju projektom.

Veina izlaza u projektu smatraju se kritinim faktorima uspeha.

Kritini faktori uspeha predstavljaju elemente koji se u svakom sluaju

moraju realizovati ili stvoriti kako bi se projekat uspeno realizovao.

Definisanje obima projekta

Projektni zahtevi

Predstavljaju meru i prioritet elja, potreba i oekivanja projektnih

stejkholdera.

Mogu obuhvatati karakteristike proizvoda ili usluge kao to su

dimenzije, lakoa korienja, sadraj, materijal, boja, itd.

Ako izlazi predstavljaju komponente ciljeva projekta, onda se moe

rei da zahtevi predstavljaju karakteristike tih izlaza.

Definisanje obima projekta

Granice projekta

Deo izvetaja o obimu projekta koji odreuje ta spada, a ta ne spada

u posao na projektu.

Ciljevi, izlazi i zahtevi, koji nisu precizno navedeni u izvetaju o obimu,

su ekspicitno iskljueni iz projekta.
Kriterijumi uspeha

Procesi i kriterijumi koji e se koristiti kako bi se ispitala prihvatljivost

izlaza, konanog proizvoda, usluge ili rezultata projekta.

Mogu odnositi na razliite elemente kao to su kvalitet, upotrebljivost

i uinkovitost.

Definisanje obima projekta

Projektna ogranienja

Bilo ta to ograniava ili uslovljava akcije projektnog tima.

Skoro svaki projekat se realizuje u okviru trostrukog ogranienja koje

predstavlja kombinaciju obima, vremena i trokova.

Kao rezultat upravljanja projektom u okviru navedenih ogranienja

javlja se kvalitet konanog rezultata projekta.

Najea ogranienja su: ogranieno vreme, trokovi, kvalitet,

raspored, tehnologija, procedure, itd.

Definisanje obima projekta

Projektne pretpostavke

Pretpostavke u upravljanju projektima predstavljaju dogaaje i stanja

za koje verujemo da su istiniti i da se mogu dogoditi.

Svaki projekat treba da ima sopstveni skup pretpostavki, koje se

moraju identifikovati, dokumentovati i aurirati kroz ceo projekat.

Pretpostavke doneene u procesu planiranja imaju veu teinu nego

one koje su postavljene u procesu iniciranja projekta.

Mogu se odnositi na faktore kao to su dostupnost radne snage, rokovi

isporuke od strane dobavljaa, dostupnost proizvoda, itd.

Izrada WBS strukturnog dijagrama

Struktuiranje projekta predstavlja njegovo rastavljanje na manje,

sastavne delove u cilju njegovog boljeg sagledavanja.

Dekompozicija se moe vriti na osnovu vie kriterijuma:

-

na osnovu poslova koje treba uraditi

na osnovu organizacije projekta
na osnovu sastavnih delova proizvoda projekta

Struktuiranjem se definie obim projekta i razlae celokupan posao na

na manje komponente u cilju lakeg planiranja, procene i kontrole.

Izrada WBS strukturnog dijagrama

WBS strukturni dijagram - stablo projektnih izlaza i komponenti, koje za cilj

ima hijerarhijsko razlaganje vanijih izlaza na manje i upravljivije delove.

Struktura koja nastaje kao rezultat WBS tehnike predstavlja vaan element
planiranja projekta koji e imati znaajnu primenu u nastavku planiranja.

Osnovna svrha WBS dijagrama jeste da u potpunosti razmotri ranije

definisan obim projekta i prui adekvatnu osnovu za planiranje vremena,
trokova, resursa i kvaliteta na projektu.

Izrada WBS strukturnog dijagrama

Dve osnovne tehnike za izradu WBS dijagrama su:
1.

Korienje ablona
Organizacije koriste ablone svojstvene za privrednu granu kojoj te
organizacije pripadaju i ablone WBS djagrama koje su koristile pri
realizaciji slinih projekta u prolosti.

2.

Dekompozicija
Rastavljanje projektnih izlaza u koracima, gde svaki korak predstavlja
rastavljanje izlaza na sve manje delove, do onog nivoa koji omoguava
jednostavno planiranje, izvravanje, praenje i kontrolu projektnih izlaza.

Izrada WBS strukturnog dijagrama

Dekomponovanje je proces koji se izvrava u pet koraka:

Prvi korak - identifikacija svih kljunih projektnih izlaza, tj. proizvoda i posla
koji se na njih odnosi.

Drugi korak - organizacija projektnog posla i odreivanje WBS strukture.

Trei korak - dekomponovanje prvog nivoa na manje komponente na svakom
sledeem nivou.

etvrti korak - dodeljivanje identifikacionih brojeva svakoj od komponenti.

Peti korak - provera da li je svaka komponenta potpuna, jasna i neophodna.

Izrada WBS strukturnog dijagrama

Izrada WBS strukturnog dijagrama

Drugi strukturni dijagrami:

OBS dijagram (Organization) - organizaciona ema koja odreuje

hijerarhijsku prirodu organizacije, sektore i odgovornost izvrilaca posla.

PBS dijagram (Product) - pokazuje komponente iz kojih je sastavljen

odreeni proizvod ili projekat.

RBS dijagram (Resource) - standardizovan hijerarhijski prikaz resursa koji e

se koristiti u realizaciji projekta, razvrstanih po tipu i funkciji.

RBS dijagram (Risk) - hijerarhijski prikaz identifikovanih projektnih rizika,

razvrstanih po kategorijama.

Kontrola rezultata

Projektni tim treba da razvije takav proces kontrole projektnih rezultata koji
odgovara specifinim potrebama projekta.

Klizanje obima tendencija rasta obima sa napredovanjem ivotnog

ciklusa projekta.

Kontrola rezultata - formalno prihvatanje izvrenog obima radova na

projektu od strane projektnih stejkholdera.

Razviti procedure kako bi se obezbedilo da korisnik dobije ono to je traio, a

projektni tim dovoljno vremena i novca da stvori traeni proizvod ili uslugu.

10

Kontrola obima
Osnovni ciljevi kontrole obima su: uticaj na faktore koji uzrokuju promene
obima, osiguranje da se promene spovode u skladu sa odgovarajuim
procedurama i upravljanje promenama kada se one dogode.

Ako ve postoji potreba za uvoenjem promena, neophodno je razviti

odgovarajui sistem za uvoenje i praenje promena u obimu projekta.

Kljuni alati izvravanja kontrole obima podrazumevaju: sistem kontrole

promena, upravljanje konfiguracijom, ponovno planiranje obima projekta i

analizu razlike planiranog i ostvarenog.

11