LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Qu es un Manual Administrativo?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemtica la informacin de una organizacin.

Cules son los objetivos de los manuales?

Presentar una visin de conjunto de la organizacin.

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los

distintos niveles jerrquicos.

Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo.

Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.

Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes,

prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Cmo se clasifican los manuales?

Por su contenido se clasifican en:

De organizacin: dnde se especifican las diversas unidades orgnicas

que componen la empresa.

De procedimientos: ac se establecen los principales procedimientos que

ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratacin de personal,
de compras, de pago de sueldos, etc.

De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la

empresa.

De Bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en

este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin,
valores, etc.

Por su mbito:

Generales: que contienen informacin de la totalidad de la organizacin.

Especficos: que consignan informacin de un rea o especfica.

Qu contiene un Manual de Descripcin de Puestos?

Este es el manual que la mayora de las personas conocemos, y a continuacin se
presenta un breve modelo de este tipo de manual:

IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en forma
sistemtica una serie de elementos administrativos con el fn de informar y orientar
la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guia prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.

Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones

en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin
precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las
actividades que se le han encomendado.

Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa,

para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de
cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado
unicamente por las exigencias de la administracin.
Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones
peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda
empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte
en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que
dificulte el desarrollo de la organizacin.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las

diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y
objetivos de la direccin de la misma.

Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de Manuales Administrativos

destacan:

Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la

organizacin.

Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones

de cada rea integrante de la organizacin.

Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa.

Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para realizar las

labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los

servicios.

Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando

funciones de control y supervisin innecesarias.

Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.

Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en

general

Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los

lineamientos necesarios para el desempeo de sus atribuciones

Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento

de los sistemas y procedimientos

Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal

Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as

como de sus propios papeles y relaciones pertinentes

Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y

cambios que se realicen dentro de la organizacin en general o alguno de
sus elementos componentes.

Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con

los dems integrantes de la organizacin.

Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo y evita

los conflictos inter-estructurales

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin,
destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje
de la organizacin, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientacin precisa
que requiere la accin humana en las unidades administrativas, fundamentalmente
a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin en las cuales
se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la
realizacin de las tareas que se le han encomendado.
Depende de la informacin de las necesidades de cada institucin o empresa
privada, para saber con qu tipo de manuales se debe contar.
Se hace la aclaracin de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa:
una direccin, un departamento, una oficina, seccin, una mesa, un puesto,
etctera.
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los
nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Los diferentes organismos (pblicos o privados) tienen necesidad de manuales

diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propsito que se
han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran
varios objetivos.
POR SU CONTENIDO:
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de
este tipo tenemos los siguientes:
Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el
organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual.
Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del
organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y
motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin.
Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la
estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a
se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de
una organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las
acciones. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito,
permite:
a. Agilizar el proceso de toma de decisiones
b. Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
c. Servir de base para una constante y efectiva revisin.

Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como:

produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos
administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo.

Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al

personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La

implementacin de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal
utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su
trabajo.
Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o
simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin
de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de
manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de
"historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o mas categoras que se
interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeos, un manual
de este tipo puede combinar dos o mas conceptos, debindose separar en
secciones.
POR SU FUNCION ESPECIFICA:
Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especifica a tratar.
Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:
Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las
instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y
pronta solucin.

La necesidad de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin, inspeccin,

ingeniera industrial, control de produccin), es tan reconocida, que en las
operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en
definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar
que afectan sus actividades.
Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las
rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un
marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas
instrucciones especificas a quienes en la organizacin estn involucrados con el
manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera.
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la
contabilidad.
Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta
actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgnica
del departamento, descripcin del sistema contable, operaciones internas del
personal, manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera.
Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito de
procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos mas importantes
que puede contener este tipo de manual estn los siguientes: operaciones de
crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a

personal.

Los

manuales

de

personal

podrn

contener

aspectos

como:

reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo

de conflictos personales, polticas de personal, uso de servicios, prestaciones,
capacitacin, entre otros.
Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin
operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la
unidad administrativa responsable de la actividad y como informacin general para
el personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico
de auditoria administrativa", y el "Manual tcnico de sistemas y procedimientos".
Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos
miembros del personal de asesora.
Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores,
los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comnmente mas
detallados que un manual de procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy
poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de
adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de la terminal de la
computadora y emitir su seal", mientras que un manual de procedimientos omitir
esta instruccin y comenzara con el primer paso activo del proceso. El manual de
adiestramiento

tambin

utiliza

tcnicas

programadas

de

aprendizaje

cuestionarios de auto evaluacin para comprobar el nivel de comprensin del

contenido por el usuario.
Otra clasificacin aceptada de los manuales administrativos se refiere a las
necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su mbito de aplicacin;
pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

GENERAL:
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los
siguientes manuales:
Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin
organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y
definiendo su estructura funcional.
Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la planeacin,
contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un
organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y
actitud de la direccin superior ; para toda la empresa, estas polticas generales
establecen lneas de gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar
de acuerdo a condiciones generales.
ESPECIFICO:
Manual especifico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de una
rea especifica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al
reclutamiento y seleccin personal en una organizacin.
Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos,
instrucciones de aplicacin especifica a determinados tipos de actividad, aqu se
refiere a la auditoria interna en forma particular.
Manual especifico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas",
pero de una rea especifica de la organizacin, sealando las guas u orientacin

respecto a cuestiones de personal, tales como: contratacin, permisos,

promociones, prestaciones, etc.
Manual especifico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar los
procedimientos en el orden de importancia de un rea especifica, a fin de
capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por
ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.
George R. Terry dice lo siguiente: "Muchos patrones sienten que es importe darle
a los empleados informacin con respecto a la historia de la compaa comienzos,
crecimiento, logros, administracin y posicin actuales.
Esto lee una vista introspectiva de la tradicin y pensamiento de la empresa con la
que est asociado.
La informacin histrica por lo comn se incluye como la parte de presentacin
aun manual de polticas o de organizacin, o de un manual de personal.
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los
puestos y la relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican
la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades
de los rganos de la empresa.
Generalmente contienen grficas de organizacin, descripciones de trabajo, cartas
de lmite de autoridad, etctera.
C.L. Littlefield declara al respecto: "Los manuales de organizacin se usan donde
se desea una descripcin detallada de las relaciones de organizacin. Se elaboran
ordinariamente con base en los cuadros de organizacin, los cuales se
acompaan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro.
Comnmente se hace la divisin de los encabezados de estos manuales en

atencin a la funcin general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de

relaciones con los dems".
Un manual de polticas pone por escrito las polticas de una empresa. Una poltica
es una gua bsica para la accin; prescribe los lmites generales dentro de los
cuales han de realizarse las actividades. Conocer las polticas en una empresa
proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Poltica
no es otra cosa que una actitud de la direccin.
Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la
lnea de organizacin si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al
plan.
Las polticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la direccin.
Las polticas escritas establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el
personal directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la
gerencia general, segn convenga a las condiciones locales.
Kellog hace notar que los manuales de poltica muchas veces incluyen una
declaracin de objetivos de la empresa y otros "slogans" que expresan una
poltica; por ejemplo:
Los manuales de polticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber
manuales de polticas comerciales, de produccin, de finanzas, de personal, etc.,
o uno sobre polticas generales.
El manual de procedimientos presenta sistemas tcnicas especficas seala el
procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina
o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades
especficas. Es un procedimiento por escrito.

Los manuales de procedimiento, por sus caractersticas diversas, pueden

clasificarse

en

manuales

de

procedimiento

de

oficina

de

fbrica.

Tambin puede referirse en:

1. A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cmo operar una mquina di
contabilidad.
2. A prcticas departamentales en que se indican los procedimientos de
operacin de todo un departamento.
3. A prcticas generales en un rea determinada de actividad, como manuales
procedimiento comerciales, de produccin, financieras, etctera.
Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que seala las
polticas y procedimientos a seguir en la ejecucin de un trabajo, con ilustraciones
a base de diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos.
En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas
que Se emplean en el procedimiento de que se trate, bien sea llenadas con un
ejemplo o con instrucciones para su llenado.
De poco serviran las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo
tiempo la organizacin y las normas bsicas no son, cuando menos,
medianamente firmes y comprensibles.
Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace
que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos.
Una inmensa mayora de los manuales de oficina parecen estar diseados
intencionalmente para varios fines.

En la preparacin de cualquier manual de procedimientos me pareci muy

interesante que debe existir manifestacin clara de las normas generales de la
empresa y comprensin total de la organizacin bsica de la misma.
Es un manual de contenido mltiple que trata acerca de los principios y tcnicas
de una actividad determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para
el rgano responsable de la actividad y como informacin general para todo el
personal interesado en esa actividad.