ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN BERBASIS DESKTOP

DI SMA N 1 NOGOSARI

Naskah Publikasi

disusun oleh

Danik Sulistiyono
09.11.3084

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2014

PENGESAHAN

ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS

BASED DESKTOP PERRPUSTAKAAN
IN SMA N 1 NOGOSARI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN BERBASIS DESKTOP
DI SMA N 1 NOGOSARI

Danik Sulistiyono
Rum Muhamad Andri
Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT

The main goal every school library is to keep the collection owned fully utilized by
students and teachers. This is a Library service activities (school), which is a sub unit of
work in the library, which has the main task to provide services, guidance, information
and guidance following its administration so that users can obtain library services and
facilities as much as possible the opportunity to search and study the information required
in accordance with their needs. So the notion of library services is the delivery of
assistance to all activities of the user through various facilities, rules, and a certain way to
a library so that all library collections advantageous.
Circulation of library services or borrow library materials is a set of activities in an
organized circulation of library materials through the system, how to, rules, and
administration in accordance with the type library organized. This meant that all the
library collections of the outstanding and maximally utilized equally well to students,
teachers or members.
The purpose of this research is to make desktop-based library information
system. The research method used is the waterfall. Information systems developed
system includes borrowing, repayment, fine. Library circulation information systems
generate reports that made borrowing books, books that are borrowed and a fine report.
Software used to build the information system is a Visual Basic 6.0 and Sql Server 2000.
Keywords: Sql Server 2000, Visual Bas,c 6.0, Library information systems

1.

Pendahuluan

1.1

Latar Belakang Masalah

Seiring berkembangnya teknologi saat ini membuat semakin mudahnya

kita untuk melakukan segala sesuatunya termasuk dalam rangka menambah

ilmu pengetahuan dan teknologi. Kebutuhan akan informasi juga sangat
meningkat seiring perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat
dan menghasilkan inovasi inovasi baru yang senantiasa terus berkembang
kearah yang lebih baik.
Dengan aplikasi komputer pengolahan data dapat diselesaikan tepat
waktu dean lebih baik. Perpustakaan sekolah merupakan sarana pendidikan
informal yang membantu siswa untuk memperdalam ilmu pengetahuan yang
biasa dilakukan sewaktu jam istirahat maupun usai jam sekolah. Keberhasilan
kegiatan belajar mengajar disekolah tentunya juga diimbangi dengan adanya
kegiatan aktif siswa di perpustakaan.
Perpustakaan SMA N 1 Nogosari yang masih sering terjadi kesalahan
kesalahan yang dilakukan oleh petugas dalam pencatatan peminjaman buku dan
pengembalian buku. Sebagai contoh salah memasukkan judul buku, kode buku,
nomor induk siswa, dan salah memberikan denda.
Oleh karena itu, dalam penelitian skripsi ini penulis mengambil judul
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis
Desktop di SMA N 1 Nogosari
1.2

Metodologi Penelitian
Adapun metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi

ini adalah :
1. Metode Observasi
Yaitu suatu metode penelitian dimana penulis langsung mendatangi atau
mengamati terhadap obyek penelitian agar diperoleh informasi yang akurat dan
dapat dipertanggungjawabkan.
2. Metode Wawancara
Yaitu metode pengumpulan data dengan mengadakan Tanya jawab
secara langsung terhadap pihak pihak yang terkait di lembaga tersebut, secara
langsung data perpustakaan yang ada untuk mendapat informasi tentang data
perpustakaan.

3. Metode kearsipan
Yaitu metode penelitian yang dilakukan dengan menggunakan arsip yang
diperoleh penulis dari lembaga dalam bentuk dokumen.
4. Metode kepustakaan
Teknik pengumpulan data dengan cara membaca literature atau buku
yang berkaitan dengan permasalahan yang akan diteliti.
2.

Landasan Teori

2.1

Konsep Dasar Sistem

2.1.1

Pengertian Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan

atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling
berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. Murdick dan Ross (1993)
mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu
dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara, definisi sistem dalam
kamus Websters Unbriged adalah elemenelemen yang saling berhubungan dan
1

membentuk satu kesatuan atau organisasi .

2.1.2

Karakteristik Sistem
Untuk memahami atau mngembangkan suatu sistem, maka perlu

membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah

karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem
lainnya:
1. Batasan (boundary) : Penggambaran dari suatu elemen atau unsur dimana
yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
2. Lingkungan (environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang
menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
3. Masukan (input) : Sumber daya (data, bahan buku, peralatan, energy) dari
lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan bersaing
perusahaan dan organisasi modern (Yogyakarta : Andi Offset ,2007) h.3

4. Keluaran (output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen,

tampilan layer komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem
oleh kegiatan dalam suatu sistem.
5. Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem
yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output).
Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
6. Penghubung (interface) : Tempat dimana komponen atau sistem dan
lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
7. Penyimpanan (storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk
penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan
sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga di antara
komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan
memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.
2.2

DFD (Data Flow Diagram)

Ada banyak cara untuk merepresentasikan proses model. Cara yang

paling popular adalah dengan menggunakan data flow diagram (DFD). Ada dua
jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis menggambarkan proses
tanpa menyarankan bagaimana mereka akan dilakukan, sedangkan DFD fisik
2

menggambarkan proses model berikut implementasi pemrosesan informasinya .

3.

Analisis dan Perancangan Sistem

3.1.

Definisi Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan

yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga

dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

dan

Ibid; h. 105

3.1.1

Analisis Kelemahan Sistem

3.1.1.1 Analisis Kinerja (Performance)

Analisis

kinerja

dilakukan

untuk

mengukur

kinerja

dari

sistem

berdasarkan trouhput dan respon time. Troughput merupakan jumlah pekerjaan

yang mampu dilakukan oleh sistem dalam waktu tertentu. Sedangkan respon
time adalah keterlambatan rata-rata antara satu transaksi dengan tanggapan
yang diberikan terhadap transaksi tersebut.
Tabel 3.1 Analisis Kinerja
Hasil analisis pada sistem lama

Dalam waktu

20 menit hanya cukup untuk

mengerjakan 1

laporan saja.

Rekapitulasi laporan peminjaman, laporan pengembalian dan

laporan pengunjung perpustakaan membutuhkan waktu 45
menit.

3.1.1.2 Analisis Informasi (Information)

Sebuah sistem dapat dikatakan baik apabila sistem tersebt dapat
menghasilkan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu.
Tabel 3.2 Informasi
Parameter

Hasil Analisis

Tepat waktu

Pembuatan laporan yang semestinya selesai dalam

1 hari menjadi 2 sampai 3 hari pengerjaannya.

Akurat

Sistem yang berjalan masih menggunakan sistem

manual sehingga sering terjadi kesalahan dalam
pencatatan data.

Relevan

Informasi yang dihasilkan sudah relevan sesuai yang

dibutuhkan.

3.1.1.3 Analisis Ekonomi (Economy)

Dalam suatu lembaga atau organisasi yang modern dan dinamis dituntut
hal-hal yang lebih efisien, terutama dalam kaitannya dengan aspek ekonomi,
agar keuntungan dan manfaat yang diperoleh dapat maksimal.
Tabel 3.3 Analisis Ekonomi
Hasil analisis pada sistem lama

Biaya sudah ditanggung oleh Negara sehingga tidak ada masalah dalam
aspek ekonomi.

3.1.1.4 Analisis Pengendalian (Control)

Analisis

kontrol

dalam

sebuah

sistem

sangat

diperlukan

untuk

menghindari dan mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk

menjamin keamanan data.
Tabel 3.4 Analisis control
Variabel

Penjelasan
Data laporan yang dimiliki dalam bentuk dokumentasi kertas

Keamanan data

dirasa kurang aman karena kemungkinan seperti kerusakan

kertas, hilangnya kertas dan lain lain.

3.1.1.5 Analisis efisiensi (Eficiency)

Peningkatan terhadap efisiensi berkaitan dengan apakah terjadi proses
yang boros yang tidak ada gunanya dan berkaitan dengan perbandingan input
dan output.
Tabel 3.5 Analisis Efisiensi
Variabel

Penjelasan
Material yang dibutuhkan terlalu berlebihan seperti almari arsip

Material
dan box arsip.

3.1.1.6 Analisis Pelayanan (Service)

Proses pelayanan dirasa cukup baik dan tepat waktu karena informasi
sudah diberikan sesuai waktunya dan sesuai kadarnya. Dari hasil penelitian
diperoleh analisa sebagai berikut.
Tabel 3.6 Analisis Pelayanan
Variabel

Penjelasan
Tidak ada kelemahan, hal ini dibuktikan dengan pelayanan

Pelayanan

proses bisnis yang sudah ada pada sistem lama sudah

ditentukan sebelumnya

3.1.2

Analisis Kebutuhan Sistem

3.1.2.1 Analisis Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional sama artinya dengan layanan yang harus
disediakan, dan bagaimana reaksi sistem terhadap input, dan apa yang harus
dilakukan sistem pada situasi tertentu.
3.1.2.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
3.1.2.2.1 Analisis Kebutuhan Hardware
Perangkat keras terdiri dari alat pemasukan, alat pemrosesan, alat
keluaran dan alat penyimpanan.
Tabel 3.7 Kebutuhan Perangkat Keras
No

Jenis

Spesifikasi

Processor

Intel Pentium IV ke atas atau yang sekelas

Memory

Minimal 500 MB

Hardisk

100 GB

Printer

Canon IP 1980

3.1.2.2.2 Analisis Kebutuhan Software

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mendukung jalannya sistem
informasi ini antara lain :
a.

SQL Server 2000 sebagai database server

b.

Microsoft Office Visio sebagai editor diagram alir data

c.

Windows Seven sebagai Platform OS

3.2

Perancangan Sistem

3.2.1

DFD (Data Flow Diagram)

3.2.1.1 DFD Level 0

Gambar 3.1 Dfd Level 0

3.2.1.2 DFD level 1

Gambar 3.2 Dfd Level 1

3.2.2

Perancangan Basis Data

Perancangan database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau

struktur dari tiap tiap file yang didefinisikan pada desain secara umum.
4.

Implementasi dan Pembahasan

4.1

Implementasi
Implementasi merupakan tahapan penerapan dari perancangan yang

telah dibuat.
4.1.1

Uji Coba Sistem dan Program

4.1.1.1 Pengujian Program

Pengetesan program dilakukan dengan pihak yang berkepentingan
terhadap sistem tersebut. Permasalahan ini bertujuan apakah sistem yang dibuat
sudah membantu menyelesaikan permasalahan yang ada atau sebaliknya.
Selain itu juga bertujuan untuk menghindari kesalahan-kesalahan pada program
yang dibuat. Adapun bentuk kesalahan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1.

Kesalahan penulisan (syntax errors), yaitu kesalahan didalam penulisan

source program yang tidak sesuai dengan yang telah diisyaratkan. Kesalahan ini
mudah ditemukan dan diperbaiki, karena compiler akan memberikan letak dan
sebab kesalahannya sewaktu program dikompilasi.
2.

Kesalahan sewaktu proses (run time errors), adalah kesalahan pada

waktu excutable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses

program berhenti sebelum selesai pada saatnya.
3.
yang

Kesalahan logika (logica errors), adalah kesalahan dari logika program

dibuat.

Kesalahan

seperti

ini

sulit

ditemukan karena tidak

ada

pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari

proses program tetapi hasilnya salah.
4.1.1.2 Pengujian Sistem

10

Berikut ini tabel hasil dari pengujian sistem yang telah dilakukan
dimana ketika ditekan tombol simpan maka program tidak akan
menjalankan proses penyimpanan karena terjadi proses validasi.
Tabel 4.1 Pengujian Sistem

Halaman

Field Yang Diuji

Kondisi Input Yang Tidak Diterima

Username

Dikosongkan atau diisi lebih dari 30

karakter

Input data admin

Password

Dikosongkan atau diisi lebih dari 20

karakter

NIS anggota

Dikosongkan atau diisi lebih dari 10

Input data anggota

karakter
Nama anggota

Dikosongkan atau diisi lebih dari 10

karakter

Input data buku

Kode buku

Dikosongkan atau diisi lebih dari 10

karakter

Judul buku

Dikosongkan atau diisi lebih dari 60

karakter

Pengarang

Dikosongkan atau diisi lebih dari 30

karakter

Penerbit

Dikosongkan atau diisi lebih dari 20

karakter

Halaman

Nis

Dikosongkan

peminjaman

Kode buku

Dikosongkan

11

Total pinjam

Tidak boleh meminjam lebih dari 3

buku

Halaman

Nis

Dikosongkan

pengembalian

4.2.2

Pembahasan Interface/ antarmuka program

Interface merupakan penerapan user interface yang ada diprogram.

4.2.2.1 Halaman Login (Desktop)

Halaman ini digunakan untuk login ke aplikasi desktop.

Gambar 4.1 Halaman Login

4.2.2.2 Halaman Utama Aplikasi (Desktop)

Halaman ini merupakan halaman utama aplikasi desktop.

Gambar 4.2 Halaman Utama Aplikasi

12

4.2.2.3 Halaman Anggota

Halaman ini merupakan halaman Anggota.

Gambar 4.3 Halaman Anggota

5.

PENUTUP

5.1

Kesimpulan
Dengan adanya sistem informasi perpustakaan baru yang berbasiskan

komputer maka sistem ini diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah pada

sistem lama, serta mampu menghasilkan informasi yang berkualitas sehingga
dapat membantu pihak-pihak yang terkait mengambil keputusan.

Dengan

pengguna sistem informasi perpustakaan yang baru maka pihak sekolah bisa
memperoleh beberapa keuntungan antara lain adalah :
1. Sistem dapat menyajikan informasi perpustakaan secara cepat,tepat dan
akurat.
2. Dapat menghemat waktu dalam proses penginputan (penyimpanan) data.
3. Memudahkan dalam proses pecarian data yang dibutuhkan.
4. Hasil laporan data buku yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah dan
tepat waktu.
5. Dengan menerapkan sistem informasi perpustakaan yang berbasiskan
komputer maka beban kerja user menjadi lebih ringan.

13

6. Sistem baru yang diusulkan nantinya mampu menggantikan sistem yang lama
sehingga dapat mengerjakan tugas-tugas dengan efektif.

5.2

Saran
Berdasarkan

pertimbangan

analisis

dari

kesimpulan

diatas,

maka

sebagai

bagi SMA N 1 Nogosari dalam meningkatkan pelayanan dan

kinerja sistem, saran yang ingin disampaikan penulis adalah :

1. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan, dan diharapkan
untuk digunakan dalam proses pengolahan data buku perpustakaan.
2. Pada sistem ini dalam pengaturan denda tidak bisa diganti kecuali langsung
dari programnya, sehingga perlu perbaikan selanjutnya pada sistem ini untuk
dapat bekerja lebih baik lagi.
3. Penerapan sistem yang baru akan berjalan dengan baik dan lancar apabila
semua pihak yang terkait mendukung penerapan sistem ini.

DAFTAR PUSTAKA

Alfatta Hanif, 2007 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Yogyakarta.
Andi Suyoto, 2007 Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft
SQL, Andi Yogyakarta.
Ema Utami dan Sukrisno, 2008 Mengoptimalkan Query pada Ms SQL Server,
Andi Yogyakarta.
Kusrini, 2007 Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis, Andi Yogyakarta
M. Rudyanto Arief, 2006 Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL
dengan Microsoft SQL Server 2000, Andi Yogyakarta.
Widjaya Kurniawan Iwan, 2012 Enterprise Resource Planning, Graha Ilmu
Jakarta.

14