Kuliah 10

Garis Besar
Audit Kinerja
Manajemen

Ruang lingkup audit luas dan biasanya

meliputi semua segi operasi yang penting
dalam perusahaan, maka

Tidak mungkin bisa ditemukan suatu

program khusus untuk digunakan dalam
setiap perusahaan yang akan diaudit
Jadi model yang disajikan nanti merupakan model
bersifat umum dan memberikan arah umum bagi
yang akan melakukan audit

Langkah Pertama:
penilaian efisiensi dan efektifitas manajemen
perusahaan atau departemen yang sedang
diperiksa
Ada 4 kriteria yang dinilai, yaitu:
a. Menentukan sasaran formal
b. Meninjau ulang proses perencanaan
c. Menilai proses organisasi
d. Menganalisa proses pengendalian

Langkah kedua:
Memperluas audit, dengan cara menentukan
jenis pertanyaan yang harus diajukan dan garis
besar keseluruhan sebagai kerangka seluruh
proses
Uraian tentang persoalan yang mungkin muncul
dan kelemahan operasi dapat dimasukkan
dalam komentar
Juga dapat dimasukkan uraian tentang
keuntungan yag dapat diperoleh perusahaan
kalau menjalankan perobahan yang diusulkan.

Langkah Ketiga:
Menganalisa hasil audit
Sehingga dapat menjelaskan adanya
persoalan yang mendesak pada suatu
bidang tertentu dalam perusahaan atau
untuk seluruh bidang operasi
Hasil analisis dapat dirangkum dalam bentuk
Ringkasan Hasil Audit Kinerja Manajemen yang
berisi: sifat persoalan, tindakan perbaikan dan
penghematan biaya yang akan dicapai karena
menjalankan tindakan perbaikan yang diusulkan

Proses Audit Kinerja

Manajemen

Komentar

A.Penentuan Sasaran
1. Pelajari sasaran utama
perusahaan selama 5
tahun terakhir
2. Bandingkan hasil
sebenarnya dengan
sasaran jangka pendek
maupun sasaran jangka
panjang

Faktor seperti laba,

pertumbuhan dan
perluasan pasar
merupakan faktor
yang penting

3. Dalam membandingkan hasil nyata

dengan sasaran
selama 3 5 tahun
terakhir, penting
untuk menjelaskan
alasan mengapa
perusahaan
mencapai atau tidak
mencapai sasaran
utamanya

Misalnya laba perusahaan

terus menerus memperoleh
laba lebih rendah
dibandingkan dengan
proyeksi karena penurunan
penjualan yang disebabkan
oleh resesi
Contoh: perluasan pasar
perusahaan, tetapi blm
memperoleh porsi yang
diharapkan, akibatnya
pertumbuhan lebih rendah
30% dari yang direncanakan

4. Berdasarkan tujuan
utama perusahaan,
sasaran masingmasing
departemen dibuat
dan disampaikan
pada setiap bidang
fungsional

Bidang-bidang seperti
penjualan, pemasaran,
keuangan, operasi dan
administrasi harus
membuat berbagai
sasaran pendukung
yang secara langsung
berkaitan dengan
sasaran utama
perusahaan

5. Koordinasi berbagai
sasaran utama
antara tingkat
manajemen yang
lebih tinggi sangat
penting bagi
keberhasilan
perusahaan dalam
jangka panjang.

Persoalan utama
ditemukan antara
penjualan dan operasi.
Penjualan meningkat
lebih cepat dibandingkan
dengan kemampuan
operasi untuk memenuhi
permintaan penjualan.
Diperkirakan $ 2 juta
pendapatan gagal
diperoleh dalam setahun
karena persoalan ini

B. Perencanaan
6. Untuk mencapai berbagai
sasaran yang ditentukan
oleh manajemen yang
lebih tinggi, setiap unit
operasi utama harus
mempunyai suatu
Rencana Kerja, yaitu
desain induk yang dibuat
untuk memungkinkan
seluruh organisasi dan
unit fungsional melakukan
koordinasi dan mencapai
tujuan utamanya dalam
bentuk ringkas

Akan terdapat persoalan besar

kalau keadaan berikut ditemui:
- Rencana kerja tidak ditinjau
ulang/ disetujui manajemen
yang lebih tinggi
- Rencana kerja berisi sasaran
yang berada diluar
kemampuan departemen tsb
- kekurangan atau kelebihan
staff
- tdk ada ukuran yang efektif
untuk mengukur hasil kerja
- rencana kerja tdk mendukung
sasaran strategi perusahaan

C. Organisasi
7. Proses audit kinerja manajemen harus menilai mutu
dan efektifitas pejabat
kunci yg terdapat dlm
suatu organisasi maupun
dalam masing-masing
departemen. Proses
penilaian harus dirancang
untuk menentukan apakah
organisasi atau unit
operasi mempunyai cukup
tenaga kerja dan apakah
mereka secara teknis
mampu melakukan
tugasnya

Dari hasil wawancara

dengan eksekutif kunci
atau dengan kepala
departemen proses audit
dapat mengumpulkan
bahwa latar belakang
secara teknis tidak
sesuai dengan tanggung
jawab utama mereka. Ini
mungkin mencerminkan
suatu kelemahan mutu
pada tingkat manajemen
yang lebih tinggi

8. Proses pengambilan
keputusan terdiri atas:
a. Instruksi disampaikan
bersama-sama dengan
perincian untuk membentuk
mata rantai komando dan
struktur organisasi yang
efektif
b. Dengan teknik wawancara,
teknik audit menganalisa
pola kerja, sikap dan
komentar dari suatu sampel
yang representatif dari
karyawan pada berbagai
tingkat dan dalam setiap
unit operasi

Organisasi yang tidak

efektif ditandai oleh ciriciri sbb:
Moral rendah
Kurang pendelegasian
wewenang dari
manajemen yang lebih
tinggi
Sentralisasi manajemen yang kaku dimana
manajemen mempunyai
sedikit atau tidak mempunyai wewenang untuk
membuat keputusan

D. Pengendalian
9. Proses audit kinerja manajemen
harus memeriksa bahwa organisasi
memiliki pengendalian administratif,
manajemen dan operasional yg
memadai untuk meyakinkan bahwa
sasaran, kebijakan, prosedur dan
sasaran sedang diwujudkan
Evaluasi proses pengendalian
perusahaan meliputi berbagai
mekanisme pengendalian spt:
kebijakan, prosedur, formulir dan
arsip, standar kerja, anggaran &
pengendalian proteksi. Kombinasi
berbagai jenis pengendalian harus
ada pada setiap unit operasi dlm
organisasi

Kelemahan struktur
pengendalian intern
perusahaan dapat
menimbulkan operasi
yang tidak efisien,
meningkatkan biaya dan
kemungkinan kelalaian
dan penyelewengan
oleh karyawan.
Program audit kinerja
manajemen harus
mencakup alat
pengendalian khusus
(prosedur, standar,
kebijakan) untuk setiap
bidang yg diperiksa

Prosedur audit: Pengujian Efektifitas Manajemen

1. Pastikan apakah manjemen yg lebih tinggi telah
membuat sasaran jangka pendek dan sasaran
jangka panjang. Jika ada pelajari unsur-unsur
perencanaan tersebut dengan anggota
manajemen kunci untuk mengetahui apakah
segi-segi penting dipahami oleh setiap eksekutif
kunci
2. Apakah sasaran jangka pendek dan sasaran
jangka panjang setiap departemen diuraikan
dengan jelas sehingga karyawan mengetahui
apa yang diharapkan organisasi dari mereka?
3. Apakah organisasi membuat keputusan penting
berdasarkan data yang relevan dan objektif?

Diselesaikan/
komentar

4. Apakah setiap manajer atau pembuat

keputusan lainnya menggunakan kebijakan
dan prosedur formal dalam melakukan fungsi
utamanya?
5. Bagaimana caranya eksekutif kunci, manajer
departemen dan pembuat keputusan lainnya
saling mempengaruhi? Bandingkan hubungan
organisasi yang sebenarnya dengan hubungan
formal dan catat kelemahan dan kelebihannya
6. Lakukan evaluasi mendalam atas kondisi dan
efektifitas kebijakan dan prosedur perusahaan
yang mencakup: fungsi operasi dan
keuangannya, memiliki prosedur yang
jelas/tdk, lakukan evaluasi aktifitas operasional
7. dll

Prosedur audit: Pengujian Efektifitas Organisasi

1. Dapatkan bagan organisasi perusahaan dan
masing-masing departemen. Apakah bagan tsb
masih berlaku atau sudah ketinggalan?
2. Lakukan penyelidikan mengenai metoda dan
pola melakukan fungsi dan tanggung jawab
utama. Kemudian lakukan pengamatan atas:
a. Apakah pekerjaan dan tanggung jawab telah
dibagi dengan adil dan baik
b. Jelaskan jenis organisasi yang berlaku
(sentralisasi yang kuat / desentralisasi)
3. Apakah pekerjaan penting diuraikan dengan jelas
sehingga karyawan memahami tanggung
jawabnya dan hubungan pekerjaannya dengan
pekerjaan lainnya

Diselesaikan/
komentar

4. Berdasarkan informasi yang dapat dikumpulkan,

buatlah penilaian atas sifat struktur organisasi.
Akibatnya pengalaman dan kemampuan teknis
eksekutif tidak dimanfaatkan oleh perusahaan
5. Pemeriksaan lebih lanjut atas struktur organisasi,
rumuskan pendapat mengenai:
a. Apakah kelihatannya beberapa segmen
organisasi dapat digabung supaya organisasi
menjadi lebih efektif?
b. Apakah kelihatnnya unit tertentu tidak
memberikan sumbangan yang berarti pada
organisasi?
c. Apakah terlihat seorang manajer mempunyai
beban kerja terlalu berat karen banyak yg
melapor kepadanya?
6. dll

Ringkasan Hasil Audit Kinerja Manajemen

Inefisiensi
1. Departemen
operasi tidak
dilengkapi untuk
menangani
proyeksi
penjualan
jangka pendek
dan jangka
panjang

Usul tindakan
Ketidak mampuan
departemen operasi
untuk memenuhi 30%
pesanan penjualan harus
dikoreksi dengan
memperluas kapasitas
produksi sebesar 20%
dan penambahan staff
sebesar 15%

Penilaian
penghematan

$ 750.000

2. Rencana operasi
jangka pendek tidak
dikoordinir dengan
baik antara
manajemen yang
lebih tinggi dengan
unit operasi yang
utama

Untuk memastikan tujuan

utama organisasi dipahami
dan dijalankan dengan baik,
setiap unit operasi harus
$ 1.500.000
mempunyai sejumlah
sasaran pendukung dan
sarana untuk membandingkan hasil kerja dengan
sasaran ini

3. Manajer departemen
tidak dibenarkan
membuat keputusan
yg dianggap sbg
bagian dari tanggung
jawabnya

Manajemen yang lebih

tinggi harus membuat
bentuk manajemen yang
lebih desentralisasi yg
memungkinkan manajer
operasi lebih terlibat dlm
pengambilan keputusan
sehari-hari

$ 75.000
$ 100.000
per
departemen
per tahun