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TABLA DE CONTENIDOS
ENTORNO DE TRABAJO, FORMATOS E INSERCIN ..................................... 4
INTRODUCCIN ........................................................................................................... 5
Concepto de Procesador de textos ..................................................................... 5
Novedades de Word 2010 .................................................................................. 5
Reconocimiento del entorno ............................................................................. 10
Elementos de la pantalla de Word .................................................................... 11
EDICIN DEL DOCUMENTO ........................................................................................... 16
Abrir un documento en blanco. ......................................................................... 16
Guardar, Guardar como .................................................................................... 17
Abrir .................................................................................................................. 19
Formas de ver un documento (vistas) .............................................................. 20
SELECCIN Y EDICIN DE TEXTOS ................................................................................... 22
Seleccin de texto ............................................................................................. 22
Copiar y mover texto ......................................................................................... 23
Cambiar maysculas y minsculas. .................................................................. 24
FORMATOS AL CARCTER Y PRRAFO ............................................................................. 24
Formato de texto. .............................................................................................. 25
Bsqueda y/o reemplazo de texto. .................................................................... 27
Formato de prrafo ........................................................................................... 28
Herramientas para formato de texto. ................................................................ 31
INSERCIONES DE ILUSTRACIONES Y TEXTO ......................................................................... 32
Introduccin ...................................................................................................... 32
Imgenes .......................................................................................................... 33
Formas .............................................................................................................. 37
.......................................................................................................................... 38
SmartArt ............................................................................................................ 38
WordArt ............................................................................................................. 42
Letra Capital...................................................................................................... 44
DISEO DE PGINA .......................................................................... 46
DISEO DE PGINA .................................................................................................... 47
Configurar pgina ............................................................................................. 47
Encabezados y pies de pgina ......................................................................... 50
Sesin
1
Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
En estasesin trataremos:
Introduccin
Edicin del documento
Formatos al carcter y prrafo
Inserciones de Ilustraciones y texto
Napolen
Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Introduccin
Concepto de Procesador de textos
Por definicin, un procesador de texto es un software informtico destinado a la creacin y
edicin de documentos de texto. Los procesadores de texto brindan unas u otras
posibilidades segn la aplicacin de que se disponga. Como regla general bsica, todos los
procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de prrafo, tamao y
orientacin de las fuentes, efectos de formato, adems de contar con las propiedades de
poder cortar y copiar texto, fijar espacio entre lneas y entre prrafos, alinear prrafos,
establecer sangras y tabulados, crear y modificar estilos, activar presentaciones
preliminares antes de la impresin o visualizar las pginas editadas. Los procesadores de
texto incorporan desde hace algunos aos tambin correctores automticos de ortografa y
gramtica as como diccionarios multilinges y de sinnimos que facilitan sobremanera la
labor de redaccin.
Microsoft Office Word 2010 es la ltima versin de este poderoso procesador de textos ms
popular del mercado, se basa en la experiencia y en los comentarios de los clientes para
proporcionar innovaciones tiles a la hora de crear documentos de apariencia profesional y
de trabajar mejor con otros usuarios.
Word 2010 ayuda a elaborar documentos de aspecto profesional proporcionando un
completo conjunto de herramientas para crear documentos y aplicarles formato a travs de
una nueva interfaz de usuario
Est incluido en Microsoft Office 2010, junto con otros programas ya conocidos como
Microsoft Excel 2010, Microsoft Access 2010, Microsoft PowerPoint 2010, etc.
Ilustracin 1
Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Ilustracin 2
pintura. Es una manera fcil de mejorar sus imgenes sin usar programas de edicin
fotogrfica adicionales.
Algunos de los 20 efectos artsticos nuevos incluyen Boceto con lpiz, Dibujo de
lnea, Esponja de acuarela, Globos de mosaico, Cristal, Pasteles suaves, Plastificado,
Fotocopia y Trazos de pintura.
Correccin de imgenes
Puede transformar las imgenes en elementos visuales atractivos y vibrantes
mediante el ajuste de la intensidad de color (saturacin) y el tono de color
(temperatura) de una imagen. Tambin puede ajustar el brillo, el contraste, la
nitidez y la borrosidad o puede volver a colorear la imagen para que coincida mejor
con el contenido de su documento y lograr que su trabajo se destaque.
Entrada de lpiz
La caracterstica mejorada de entrada de lpiz en Word 2010 permite realizar
anotaciones en lpiz en el documento en su Tablet PC y guardar esas anotaciones en
lpiz junto con el documento.
Trabajar ms fcilmente
Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
En Word 2010, puede personalizar su rea de trabajo para que los comandos que
usa a menudo estn todos juntos. Tambin puede tener acceso a versiones
anteriores del documento y puede trabajar ms fcilmente con texto en otros
idiomas.
Personalizar la cinta
Use personalizaciones para personalizar la cinta, que es parte de la interfaz de
usuario de Microsoft Office Fluent, para que tenga la forma que desee. Puede crear
fichas personalizadas y grupos personalizados que contengan los comandos que usa
con ms frecuencia.
Ilustracin 3
Abra un documento y haga clic en la pestaa Archivo para ver la Vista Backstage. En
la Vista Backstage puede administrar los documentos y datos relacionados sobre los
mismos: crear, guardar y enviar documentos, inspeccionar documentos para
comprobar si tienen metadatos ocultos o informacin personal, establecer opciones
como activar o desactivar las sugerencias de Autocompletar, etc.
Para volver rpidamente al documento desde la Vista Backstage, haga clic en la
pestaa Inicio o presione ESC en el teclado.
La ficha Archivo reemplaza al botn Microsoft Office
Ilustracin 4
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
LA BARRA DE TTULO
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese
momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional
Documento1, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras.
En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
En la parte derecha tambin puede tener la barra del Office, que contiene los iconos
para arrancar programas de Office como Excel, Access, etc.
Ilustracin 5
Ilustracin 6
PESTAAS Y HERRAMIENTAS
Las diferentes pestaas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando
Alt y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando.
Por ejemplo en la pestaa Insertar, al presionar Alt, aparecen los comandos de
teclado para activar las distintas herramientas, A2, D1, D2, etc.
ARCHIVO
La pestaa Archivo se encuentra destacada en color azul, por qu?
Porque, a diferencia del resto de pestaas, no contiene herramientas para la
modificacin y tratamiento del contenido del documento, sino ms bien opciones
referentes a la aplicacin y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaa, se
11
cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que Microsoft ha llamado
a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la vamos a
comentar a parte. Observars que sus opciones no se encuentran en una ficha como
las que hemos visto, con agrupaciones. Estn situadas en forma de men vertical.
Esta pestaa equivala al botn Office en la versin Word 2007, y en versiones
anteriores era el men Archivo. Es decir, en Word 2010 hemos vuelto a sus orgenes,
pero con un diseo mejorado.
Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos.
Tambin puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de forma Reciente
y Salir de la aplicacin. Las opciones Informacin, Imprimir y Compartir
INICIO
La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y
pegar, adems de las operaciones de Fuente, Prrafo, Estilo y Edicin.
Ilustracin 7
En Word2010lapestaaInicioseencuentradividida
operacionescorrespondientes al
en5seccionesquecontienenlas
Portapapeles
Fuente (tamao de letra, tipo de letra, etc.)
Prrafo (alineacin de texto, separacin entre lneas, sangra, etc.)
Estilo y
Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.),
Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido a la tarea que
se desea realizar. Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas.
INSERTAR
Lo que antes sola llamarse el men Insertar, ahora es una pestaa que contiene
grupos de herramientas de acceso rpido.
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Ilustracin 8
Ilustracin 9
DISEO DE PGINA
Tambin se puede acceder a sus opciones presionando Alt + (letra o conjunto de
letras). En la siguiente ventana se muestran las letras que se acompaan para cada
opcin.
Ilustracin 10
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Temas
Configurar pgina
Fondo de pgina
Prrafo
Organizar
REFERENCIAS
Ilustracin 11
Tabla de contenido
Notas de pie
Citas y bibliografa
Ttulos
ndice
Tablas de autoridades
CORRESPONDENCIA
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Finalizar
REVISAR
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Revisin
Comentarios
Seguimiento
Cambios
Comparar
Proteger
VISTA
Esta pestaa nos da las opciones para elegir cmo queremos ver el rea de trabajo.
Ya que Word permite guardar el documento como pgina Web, una de las vistas
permite apreciar cmo quedara como tal, tambin permite ver las estructuras de un
documento cuando los ttulos y subttulos son indicados.
Ilustracin 14
Vistas de documentos
Mostrar u ocultar
Zoom
Macros
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Ilustracin 15
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Ilustracin 16
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Ilustracin 17
En la parte central de este cuadro de dilogo se muestran los archivos y carpetas que hay
dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos.
Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de dilogo:
Guardar en
Guardar en. Aqu debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a guardar el
documento. Por defecto aparecer la carpeta predeterminada Mis documentos.
Cambiar la carpeta predeterminada
Para cambiar la carpeta predeterminada que aparece en el comando Guardar como...
debemos ir al pestaa Archivo, y hacer clic en el botn Opciones.
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Ilustracin 18
Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir
delaPestaa Archivo.
Ilustracin 19
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Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal estriba en
que dispones de algunas opciones para buscar el documento que queremos abrir.
Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nos
muestra, y bastar con hacer doble clic sobre l para abrirlo.
Si conocemos el nombre del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del archivo
y hacer clic en el botn Abrir.
Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal estriba en
que dispones de algunas opciones para buscar el documento que queremos abrir.
Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nos
muestra, y bastar con hacer doble clic sobre l para abrirlo.
Si conocemos el nombre del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del archivo
y hacer clic en el botn Abrir.
Si no lo encontramos en la carpeta actual podemos buscarlo manualmente desplazndonos
por la estructura de carpetas utilizando los mismos iconos que acabamos de ver para el
comando Guardar como.
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Lectura de pantalla completa: Esta nueva vista est diseada para facilitar la lectura
en pantalla forzando la vista al mnimo. Se quitan todas las barras de herramientas y
paneles de tarea.
Diseo Web: En la vista Diseo Web, los fondos estn visibles, el texto se ajusta a la
ventana, y los grficos se colocan del mismo modo que en un Explorador Web.
Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
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Ilustracin 21
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Ilustracin 22
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Reconocimiento de herramientas
Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Luego segn se trate de copiar o mover utilice las herramientas Copiar o Mover
(Cortar).
Copiar
Mover
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Pegar
Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Formato de texto.
Word permite dar un mejor aspecto a las letras contenidas en el documento desde la
pestaa Inicio grupo Fuente.
Tipo de fuente:
Seleccionar el texto y hacer clic en el tringulo que despliega el cuadro
Fuente y elegir el tipo de letra deseado.
Tamao de fuente:
Hacer clic en el tringulo que despliega el cuadro Tamao Fuente y elegir el
tamao.
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Estilos de fuente:
Una vez seleccionado el texto que queremos modificar, estamos en
disposicin de cambiar el aspecto de nuestro trabajo, siguiendo los
siguientes pasos:
1. Poner texto en negrita, cursiva o subrayado.
2. Seleccionar el texto.
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Copiar formato.
Esta opcin permite copiar slo la forma que tenga el texto, por ejemplo tamao y
color de de letra, hacia otras palabras.
Para ello debe seleccionar el texto que tiene el formato, luego haga clic sobre el
icono Copiar formatode la ficha Inicio del grupo Portapapeles. Finalmente haga clic
sobre la palabra, arrastre el puntero del mouse o haga una seleccin con el mouse
sobre el texto.
Para copiar varias veces el formato en lugar de hacer un clic haga doble clic sobre el
icono copiar formato. Seguidamente haga clic sobre cada palabra, arrastre el
puntero del mouse o seleccione el texto tantas veces como sea necesario. Cuando
termine de copiar el formato desenganche el comando pulsando la tecla Esc
haciendo clic en el icono Copiar Formato.
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Digite aqu la
buscar
palabra a
Digite la palabra a
sustituir
en
el
documento
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Para buscar clic en el botn Buscar siguiente, para reemplazar clic en el botn Reemplazar.
Formato de prrafo
Para cambiar el formato de los prrafos no ser necesario seleccionar el prrafo completo
como ocurra con el formato de fuente. Bastar situar el puntero del mouse en cualquier
parte del prrafo en cuestin y realizar las modificaciones deseadas. Word entender que
las modificaciones afectarn a todo el prrafo en el que nos encontremos. Si se quiere
trabajar con varios prrafos y estos estn uno debajo de otro, se puede seleccionar a la vez
para hacer los cambios. Si lo prrafos no son contiguos tendrs que trabajar los prrafos por
separado.
Para cambiar
los espacios
entre prrafos
Para cambiar el
interlineado
Ilustracin 24
INTERLINEADO.
En esta casilla definimos el espacio que habr entre las lneas del prrafo. Podemos
elegir un interlineado doble (trabajo a doble espacio), o a 1,5 lneas (separacin algo
menor que la doble). Estas opciones evitarn que las lneas de nuestro prrafo
queden muy "apelotonadas".
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
ESPACIADO.
Esta opcin define la separacin que tendr nuestro prrafo con el siguiente prrafo
(espaciado posterior), o con el prrafo anterior (espaciado anterior).
Para cambiar el formato de los prrafos no ser necesario seleccionar el prrafo
completo como ocurra con el formato de fuente. Bastar situar el puntero del
mouse en cualquier parte del prrafo en cuestin y realizar las modificaciones
deseadas. Word entender que las modificaciones afectarn a todo el prrafo en el
que nos encontremos.
ALINEACIN.
Izquierda.
Todo el prrafo se acomoda con respecto al margen izquierdo. Es
por defecto como se alinea cuando se ingresa texto en Word.
Utilice en los botones del grupo Prrafo de la pestaa Inicio
Central.
Es el caso de los ttulos. Utilice el icono siguiente
Derecha.
Por ejemplo las fechas. Trabaje con este icono
Justificado.
Distribuye el texto en la lnea de tal forma que llega a los mrgenes
derecho e izquierdo. Utilice el icono siguiente
SANGRIA.
Una manera de destacar un prrafo del texto es asignar a dicho prrafo un margen
diferente al resto. En Word a este tipo de mrgenes se les llama Sangras.
Al tratarse de opciones que modifican el aspecto del prrafo, podremos acceder a
ellas desde el Men formato en la opcin prrafo, aunque quizs sea ms cmodo
trabajar con la regla para realizar las modificaciones en los mrgenes del prrafo que
es como lo vamos a ver.
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Francesa. Ejemplo:
Tambin podremos asignarle al prrafo la llamada sangra
francesa, que ser un margen que afectar a todas las
lneas del prrafo excepto a la primera. Para ello,
arrastramos el tringulo del control de sangra que apunta hacia arriba
hasta donde queramos.
Izquierda. Ejemplo.
Si queremos modificar el margen de todas las lneas del
prrafo, debemos arrastrar el cuadrado que aparece en el
control de sangra hasta situar el margen donde deseemos.
Tambin se puede trabajar con los iconos de aumentar
disminuir
sangra, segn sea el caso de la barra de herramienta de formato. Para ello ubique el
cursor en el prrafo haga clic en los iconos correspondientes.
Derecha. Ejemplo:
Por ltimo, Word nos permite modificar el margen derecho que
tendr el prrafo en el que estemos situados. Para ello, bastar
con arrastrar el control de sangra derecho hasta la posicin
deseada.
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Ilustracin 25
Seleccione el estilo, color y ancho luego elija el valor. Tambin puede trabajar
cada lnea independientemente, una vez aplicado el borde haga clic sobre el
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borde para desactivarlo, luego cambie las opciones y vuelva hacer clic en el
borde para mostrar el borde.
Borde de pgina
Esta opcin nos permite colocarle un borde a una o varias hojas dependiendo
del trabajo que realizamos.
Sombreado
Consiste en poner un color de fondo al prrafo. Ubique el cursor la pestaa
Sombreado. Solo debe elegir el color y clic en el botn Aceptar.
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. Estos
grficos tambin son vectoriales.
SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.
Imgenes
Insertar imgenes prediseadas
Si hacemos clic en Imgenes prediseadas
lateral Imgenes prediseadas.
aparece
el
panel
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Manipular imgenes
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La
imagen quedar enmarcada por unos pequeos iconos y veremos que
disponemos de las Herramientas de imagen agrupadas en la pestaa Formato.
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Tamao
Los crculos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las
esquinas, se pueden arrastrar para modificar simultneamente la altura y
anchura de la imagen. Los cuadrados situados entre cada uno de los
crculos sirven para modificar nicamente la altura o la anchura,
dependiendo de cul arrastremos.
Otra forma de modificar el tamao es desde la pestaa Formato de la
Pestaa de Herramientas de imagen. Lo haremos estableciendo la altura y
la anchura en centmetros.
Ilustracin 29
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Ilustracin 30
Ilustracin 31
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
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Formas
Word tambin dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios
dibujos.
Si no eres muy hbil dibujando con el Mouse, no te preocupes, existen varias formas
predefinidas entre las que escoger. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin
dispondrs de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que puedas dar
rienda suelta a tu imaginacin.
Para utilizarlas deberemos pulsar el botn Formas de la pestaa Insertar. Selecciona la
que ms te guste y haz clic sobre ella. Enseguida podrs volver al documento y ajustar sus
caractersticas a tu antojo.
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Ilustracin 33
SmartArt
Insertar SmartArt
Son nuevos objetos que dan una presentacin profesional a los documentos. Un grafico
SmartArt es una representacin visual de la informacin que se puede crear de forma
rpida y fcil, eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de comunicar mensajes
o ideas de manera eficaz.
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Crear un organigrama
Enumerar datos.
A
B
E
C
F
D
G
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
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WordArt
Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos dentro de nuestra hoja de clculo.
Slo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de
WordArt y automticamente Word crear un objeto grfico WordArt.
Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener
un grfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un
error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt seguir las reglas de
alineacin de los grficos.
Ilustracin 35
Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con la Galera de WordArt como la
que vemos en la imagen anterior. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra
que ms nos guste.
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
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E
F
Letra Capital
La letra capital, una letra mayscula destacada del texto del prrafo, se puede utilizar para
empezar un documento, un captulo o para agregar inters a un boletn o a una invitacin.
Existen dos tipos de Letra Capital:
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Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
Ilustracin 37
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Sesin
2
Diseo de Pgina
En esta sesin trataremos:
Diseo de pgina
Secciones
Eric Hoffer
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Diseo de pgina
Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja
de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos
escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.
Ilustracin 38
Ilustracin 39
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Tanto si escogemos la opcin del cuadro de dialogo, cuando pulsamos el pequeo botn de
la esquina inferior derecha del grupo Configuracin de pgina, veremos la siguiente
ventana:
Ilustracin 40
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En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea
bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo
de la pgina.
Si pulsamos el botn Establecer como predeterminado, los valores actuales sern los
que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.
Para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos visualizarlo
con la vista de Diseo de impresin.
Si no ests seguro de estar visualizndolo as, selecciona la opcin en la pestaa Vista. Esta
imagen es un ejemplo de vista Diseo de impresin de un documento con encabezado y pie
de pgina.
Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que
indica el tamao de los mrgenes.
Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen
superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior.
Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el
margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona
ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble
flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen.
Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el
margen izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la
misma zona.
Ilustracin 41
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Ilustracin 42
Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una lnea punteada y con los
elementos que lo contienen en modo edicin:
Ilustracin 43
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Ilustracin 44
Nmeros de pgina
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder
referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado,
pero este nmero de pgina no aparece en el documento
Ilustracin 45
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En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por ejemplo con
cinta:
En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica
algn tipo de formato.
En la seccin Pagina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del documento, por
ejemplo.
Ilustracin 46
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Desplegando el men Formato de nmero veremos una lista con posibles formatos
predeterminados entre los que elegir.
Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las
pginas:
1. Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera
seccin).
2. Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en:
Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el
nmero del captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de
captulo y seleccionando un formato.
Columnas
Organizar Informacin en Columnas y Listas Tabulares
En Word, siempre se est trabajando con columnas. Aunque no lo parezca. Una sola de
Margen a margen.
Cuando en un documento, se desee dar un aspecto diferente a grandes bloques de texto,
que inicialmente pueden suponer un muro para la lectura por parte de quien lo lee,
podemos crear columnas con lo que estticamente el texto parece que invita ms a su
lectura. Otros tipos de documentos, como boletines, folletos, etc sin embargo lo imponen.
Las columnas de tipo periodstico son aquellas en las que el texto fluye de arriba abajo en la
primera columna, de ah continua en la parte superior de la siguiente columna hacia abajo y
as sucesivamente de modo serpenteante entre todas las columnas que el usuario haya
definido. Tal es el caso de las columnas de los peridicos ( de ah su nombre ).
Dependiendo de su utilizacin, forma y resultado deseado, Word propone dos tipos de
columnas de este tipo:
Las periodsticas simples. En ellas, el usuario de fine las columnas antes de escribir y
salta de columna cuando lo necesite (generalmente tras un cambio de prrafo). Se
apreciara, por lo tanto, un cambio de prrafo, de frase entre una columna y la
siguiente y las columnas no tienen por qu tener la misma longitud.
Las periodsticas balanceadas. En ellas, el usuario escribe primero todo el texto como
lo hace normalmente hasta un fin de prrafo, y despus lo selecciona y al aplicar el
formato de columnas el texto escrito, fluye y se reparte balancendose, entre el
nmero de columnas que se hubieran definido. Las columnas quedan prcticamente
del mismo tamao y el usuario no ha roto con un salto entre la primera y la segunda
columna. El texto continua entre la primera y la segunda ( o la N y la N + 1 ).
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Ilustracin 47
2. Ahora podemos definir el nmero de columnas que deseamos para nuestro texto. (Se
admiten hasta cuarenta y cinco columnas en general, y en un formato Din A4 en
vertical hasta diez columnas y en horizontal hasta diecinueve columnas).
Este panel inicial, nos ofrece algunas opciones de columnas para aplicar al
documento, pero en el caso de que ninguna de ellas sea adecuada para nuestras
necesidades, pulsaremos sobre la opcin Mas Columnas, lo que nos permite ms
posibilidades de formato para estas.
Ilustracin 48
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Ilustracin 49
Word habr insertado un salto de seccin continua y a partir de ese cdigo de salto
de seccin, ya trabaja a razn del nmero de columnas definidas.
Observar la regla de la parte superior, como en ella se ven claramente definidas las
columnas con sus sangras, tabuladores, etc..
El trabajo ser igual que antes, solo que se trabajara en una anchura menor
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Ilustracin 51
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7. Para terminar, observemos mostrando los cdigos, los saltos de seccin continua con
los que Word abraza al texto al que hemos aplicado el formato de columnas.
De este modo, en un documento de una pgina podramos tener varias secciones.
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Ilustracin 57
Ilustracin 58
Y a nivel de cdigos:
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Ilustracin 59
Secciones
Word tiene numerosas herramientas para mejorar el diseo. Una de estas herramientas son
las secciones.
Word permite manejar documentos extensos, una de las tcnicas para mejorar el aspecto de
los documentos es aplicar formatos al texto. Pero si el documento es extenso puede ser
necesario aplicar distintos formatos en distintas zonas del documento.
Las secciones de un documento le permiten establecer diferentes opciones de formato en
un pgina (encabezado y pie de pgina, situar columnas, mrgenes de pgina, etc.) en
diferentes partes del documento.
Una seccin es una porcin continua de su documento, compuesta por una simple pgina,
parte de una pgina o una serie de pginas. Puede empezar y terminar secciones en donde
quiera, y puede aadirlas o eliminarlas a voluntad.
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Nota._ cuando trabajamos en la vista Diseo de impresin, normalmente no se puede ver los
saltos de seccin, pero puede verlas haciendo clic en el botn Mostrar todo del grupo
Prrafo.
Aadir un salto de seccin
Cuando necesite usar diferentes opciones de formato de pgina en parte de su documento,
inserte un salto de seccin. Es fcil de hacer, puede seguir los siguientes pasos:
1. Mover el punto de insercin (cursor) a la primera lnea de la nueva seccin
2. Elegir la pestaa Diseo de Pagina, el grupo configurar pagina y la opcin saltos, se
presentara el siguiente cuadro
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Sesin
3
Tabla de contenido, Tablas,
Correspondencia e Impresin
En esta sesin trataremos:
Tabla de contenido
Tablas
Correspondencia
Impresin
Ferdinand Foch
Tabla de contenido
Word llama tabla de contenido a lo conocemos simplemente como ndice.
Tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos
extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una
tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto
importante del documento.
Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los
ttulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos
puede contener o no el nmero de pgina y puede establecerse un enlace directo a los
puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un
libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber qu temas tratar. En la
imagen podemos parte de una tabla de contenido.
Una tabla de contenidos est formada por los ttulos de los apartados que aparecen en
el documento.
64
1.
Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que
aparezcan en la tabla de contenidos.
2.
c)
Ilustracin 61
65
Ilustracin 62
Ilustracin 63
Ilustracin 64
nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles
podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 3, Titulo 4, etc.
Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba
podemos pulsar sobre Restablecer.
Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el
men Tabla de contenido.
Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se
eliminar; pero pulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de
contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se aadir al desplegable
para que podamos elegirla en futuras ocasiones.
Actualizar la TDC
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla
automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento aadiendo o
eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratn de una
manera fcil y cmoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el
dilogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo. En l
indicaremos si deseamos actualizar slo los nmeros de pgina o toda la tabla.
Ilutracin 65
68
Tablas
Organizar Informacin en una Tabla
Las tablas sirven para organizar la informacin de una forma clara, ordenndola en filas y
columnas.
En Microsoft Office Word 2007 se puede insertar una tabla eligiendo un diseo entre varias
tablas con formato previo (rellenas con datos de ejemplo) o seleccionando el nmero de filas
y columnas deseadas.
Se puede insertar una tabla en un documento o bien insertar una tabla dentro de otra para
crear una tabla ms compleja.
Una tabla es otra de las opciones que tenemos para escribir texto en columnas. Una tabla es
un conjunto de celdas distribuidas en filas y columnas, el texto (los grficos y las imgenes)
se colocan y distribuyen en estas celdas.
Organizar Informacin en Tablas
Cmo crear la Tabla (en blanco):
1. Sita el cursor donde quieras que aparezca la tabla.
2. Elige la ficha Insertar
Luego seleccione la Tabla a realizar o clic Insertar tabla...
Ilustracin 66
69
Ilustracin 67
Para cambiar de celda, se puede utilizar TAB y SHIFT+TAB, tambin se pueden utilizar
las teclas del cursor o clicar en la casilla escogida.
Cmo escribir dentro de la tabla
Haz clic dentro de la celda o casilla correspondiente y empieza a escribir. El cambio de lnea
es automtico y el ancho de la fila se va ajustando a medida que escribes. Para cambiar de
prrafo, pulsa ENTER. Para pasar a la siguiente celda, pulsa la tecla Tabulador o haz clic en
ella con el Mouse.
Cmo cambiar el ancho de las columnas y alto de las filas
Sita el cursor justo encima de la lnea que separa dos columnas o dos filas y cuando el
cursor adopte esta forma: arrastra hacia derecha, izquierda, arriba o abajo, hasta alcanzar
el tamao deseado.
Formato del texto en la tabla
Las opciones de formato (tipos, estilos y tamaos de letra, sangras, alineacin de texto...)
pueden ser distintas en cada celda de la tabla (si as se establece).
Para cambiar el formato de varias celdas a la vez (por ejemplo para poner el texto en
negrita):
70
1. Selecciona las celdas. Para ello apunta el cursor al interior de la primera celda a
seleccionar; cuando el cursor tenga la forma de una flecha, haz clic y arrastra el
Mouse hasta seleccionar todas las celdas.
2. Establece las opciones de formato correspondientes, de las formas ya vistas.
Capital
Baleares
Palma de Mallorca
Barcelona
Barcelona
Madrid
Madrid
Ilustracin 68
Tabla Irregular:
Existencias
Almacn 1
Artculo
Seccin A
Almacn 2
Seccin B
Seccin A
Seccin B Seccin C
Monitores
Procesadores
Fecha: 20/06/2011
71
Ilustracin 69
Estas tablas se pueden modificar, una vez dibujadas, de la misma forma que las insertadas
mediante la opcin de Insertar tabla...
Tabla con bordes y sombreados personalizados:
Temperaturas
mnimas
Temperaturas
mximas
Palma de Mallorca
14
Madrid
Barcelona
11
Valencia
15
Zaragoza
72
Ilustracin 70
73
3
FICHA DISEO DE HERRAMIENTAS DE TABLA
Estilos de Tabla
Ficha Presentacin
4
74
Opcin de Tabla
Filas y Columnas
Combinar
Tamao de Celda
Alineacin
Desde el grupo de opciones Alineacin dentro de la ficha
Presentacin de las Herramientas de tabla, podemos acceder a
diferentes opciones para colocar el texto dentro de las celdas.
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Ejemplo
6
5
76
Datos
Le va a permitir ordenar, convertir texto en tabla o viceversa,
adems de usar formulas dentro de tablas.
Ilustracin 71
77
Se puede definir el espacio que queremos que exista entre el borde de la celda y el texto o
grficos que contiene. Se puede definir el margen superior, inferior, Izquierdo y derecho.
Ilustracin 72
Abrir la ventana Propiedades de tabla como se explic en el punto anterior, hacer click en el
botn Opciones... y se abrir esta ventana, en la que podremos indicar los mrgenes
deseados en las correspondientes casillas.
Seleccin de celdas
Con el teclado.
Situar el cursor en la celda que se quiere seleccionar y pulsar SHIFT + FIN.
Nota: Al pulsar TAB se selecciona el texto de la celda de la derecha,
pulsando MAY + TAB se selecciona el texto de la celda de la izquierda.
Con el Mouse.
Situar el puntero del Mouse en el extremo izquierdo de la celda que se desea
seleccionar. Esta zona se llama barra de seleccin de la celda. Cuando el puntero del
Mouse adquiera el aspecto de punta de flecha hacer un clic.
Ilustracin 73
78
Una forma ms rpida de seleccionar una fila consiste en hacer clic sobre la
flecha que aparece al situar el cursor a la izquierda a la altura de la fila que se
quiere seleccionar, tal como muestra la siguiente figura:
Ilustracin 74
Ilustracin 75
79
Ilustracin 76
80
Ilustracin 77
Tambin podemos acceder a estas opciones de tabla, a travs del men contextual, que
aparecer al pulsar con el botn derecho del Mouse, sobre algn elemento de la tabla.
Insertar filas y columnas
Para insertar filas y columnas se procede de la forma siguiente:
1.
Seleccionar la fila o bloques de filas a insertar. Se insertarn tantas filas como haya
seleccionadas, en el caso de tratarse de columnas se insertan tantas columnas como
haya seleccionado.
2.
Si se desea insertar una fila al final, poner el cursor en el final de la ltima celda y
pulsar la tecla TAB.
Para insertar una columna al final seleccionar el borde derecho de la tabla, tal como
aparece en la imagen siguiente y seleccionar la opcin Insertar columna a la
derecha
, de la ficha Presentacin de Herramientas de tablas.
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2.
Como vemos esta opcin nos permite elegir entre diversos elementos de tabla (celdas,
columnas, filas o la tabla), que previamente hemos tenido que seleccionar, para poder
eliminarlos.
Si lo que se desea es borrar la informacin contenida en las celdas, bastar con seleccionar
dichas celdas y pulsar la tecla SUPR.
Ilustracin 78
Insercin de celdas
1.
2.
Ilustracin 79
3.
82
Ilustracin 80
Ejemplo:
Celdas seleccionadas.
83
Supresin de celdas
El proceso es anlogo al anterior:
1.
2.
Ilustracin 81
Ilustracin 82
84
3.
4.
2.
3.
Ilustracin 83
4.
Dividir celdas.
Tambin desde este grupo de opciones, podemos dividir una celda en un nmero de
filas y columnas indicado.
Mediante la opcin dividir celdas,
conseguimos dividir una celda en un
nmero de filas y columnas indicado. Al pulsar sobre esta opcin, se abrir el cuadro
de dilogo dividir celdas, desde el que podremos indicar el nmero de columnas y de
filas en las que queremos dividir la celda o celdas seleccionadas.
85
Ilustracin 84
Del mismo que hemos visto que se pueden combinar celdas desde el men contextual,
tambin desde este men se podrn dividir celdas. Para ello procederemos del
siguiente modo:
1.
2.
3.
En este caso una de las opciones que aparecer ser la de dividir celdas, y
pulsamos sobre ella.
Ilustracin 85
4.
86
Importante: No es lo mismo tener varias celdas combinadas en una sola celda, que
varias celdas que, mediante bordes y sombreado (o barra de herramientas de tablas y
bordes) les hemos quitado el borde. En este segundo caso, hay celdas, varias celdas,
pero que por carecer de lnea (borde) se visualizarn e imprimirn como si fuera una
sola celda grande. Para evitar estas posibles sorpresas, conviene tener activada la
opcin Ver cuadrculas,
que aparece dentro del grupo de opciones
Tabla de la ficha de Presentacin de las Herramientas de tabla, en caso contrario no
las podramos distinguir a simple vista. Veamos:
87
2.
Pulsar el botn para cambiar la alineacin actual, cada vez que se pulsa
cambia la alineacin hasta llegar a su situacin inicial.
Ilustracin 86
Tambin tenemos la posibilidad de cambiar la orientacin del texto a travs del men
contextual que aparece al pulsar con el botn derecho del Mouse sobre alguno de los
elementos de la tabla.
Adems en este caso, al pulsar sobre esta opcin, se abre un cuadro de dilogo que me
va a permitir indicar la orientacin del texto que deseamos establecer dentro de las
celdas seleccionadas.
88
Ilustracin 87
Si lo que deseamos es Convertir texto en una tabla, la opcin que utilizaremos ser
"convertir texto en tabla"
, opcin que encontraremos
dentro de la ficha Insertar en el panel que se despliega al pulsar sobre la opcin Tabla.
Ilustracin 88
89
Ilustracin 89
2.
Ilustracin 90
3.
4.
90
1.
2.
Ilustracin 91
Correspondencia
Tipos de Combinaciones posibles
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2010 nos permite incluir en un
documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de
personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo
(el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables
(los que cambian en cada carta segn la persona).
De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas
existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas o
recibos, la impresin de sobres, etc.
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su
valor del origen de datos.
Origen de datos.
91
PASO 2.
PASO 3.
PASO 4.
PASO 5.
92
Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de
imprimir todo el conjunto.
A continuacin mostramos la ficha de datos correspondiente y/o opciones para realizar el
proceso mencionado.
PASO 1
PASO 3
PASO 2
PASO 4
PASO 5
Ilustracin 92
Cartas
Documentos circulares que podemos enviar a n personas, empresas con el
mismo contenido, pero con datos variables como por ejemplo nombre del
cliente, cargo del cliente, cronograma de pagos, etc.
Sobres
93
Etiquetas
Muchas veces nos encontramos con que necesitamos etiquetar equipos,
muebles, archivadores; etiquetas nos permite realizarlo de una manera
prctica y rpida.
Ilustracin 93
El Documento Principal
Contiene el texto estndar y los grficos que se han de repetir en todas las copias del
documento combinado.
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El origen de Datos
Contiene tan solo la informacin que vara en cada versin de dicho documento,
como nombres, direcciones, etc
El Documento Combinado
Se genera cuando se fusionan el Origen de Datos y el Documento Principal, pues
como resultado tendrs el conjunto de cartas personalizadas.
Estimado seor:
De acuerdo con nuestros registros de abono, usted debe actualmente la
suma de Nuevos Soles. Le agradeceremos mucho que nos visite en nuestro
local de en un plazo no mayor a siete das de acuerdo al calendario a fin de que
pueda hacer efectiva la cancelacin de su deuda y evitemos de ese modo de
vernos obligados de empezar los trmites conducentes a la presentacin de su
cargo ante la autoridad judicial de Lima.
Si usted lo considera necesario, es posible financiar nuevamente su
deuda. Solamente debe acercarse a nuestro departamento a fin de coordinar esta
operacin.
APELLIDOS
DIRECCION
DISTRITO
MONTO
LOCAL
SEXO
Ral
Garca Fuentes
Cercado
958.12
Brea
Omar
Luna Salinas
Callao
845.79
Pueblo Libre
Ana
Rosas Medina
Lince
1487.34
Pueblo Libre
Sonia
Flores Ortega
Brea
462.78
Brea
Daniel
Cueva Barrios
Brea
615.48
Brea
Alan
Romero Sanchez
456.12
Pueblo Libre
Ricardo
Garcia Carrin
Miraflores
325.7
Brea
Carmen
Rios Junco
Lima
345.15
Brea
Rodrigo
Perez Bravo
Chorrillos
998.15
Pueblo Libre
David
Murga Paredes
Miraflores
489.14
Pueblo Libre
Atentamente,
Ral Silva
Jefe de Cobranzas
Ral Silva
Jefe de Cobranzas
Jefe de Cobranzas
Documento principal
Origen de dato
Documento combinado
Impresin
Para imprimir un documento
Para imprimir todo el documento rpidamente haremos clic en el icono Impresin rpida
de la barra de herramientas de acceso rpido.
Tambin disponemos del icono Imprimir
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Ilustracin 94
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