Administracin por Objetivos

Definicin y caractersticas de la administracin por objetivos.

La APO es una tcnica de direccin de esfuerzos a travs de la planeacin y el control
administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organizacin necesita
antes definir en qu negocio est actuando y a dnde pretende llegar. Inicialmente se establecen
los objetivos anuales de la empresa, formulados sobre la base de un plan de objetivos a largo
plazo y los objetivos de cada gerente o departamento, con base en los objetivos anuales de la
empresa.
La APO es un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de una organizacin
identifican objetivos comunes, definen las reas de responsabilidad de cada uno en trminos de
resultados esperados y emplean esos objetivos como guas para la operacin de la empresa. El
desempeo esperado de un gerente debe ser reflejo de lo que se espera en cuanto a la realizacin
de los objetivos de la empresa; sus resultados deben ser medidos por la contribucin de stos al
xito del negocio.
La Administracin por objetivos es un sistema dinmico que integra la necesidad de la empresa
de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente de contribuir a su
propio desarrollo. Es un estilo exigente y equilibrado de administracin de empresas.
Mtodos de funcionamiento de la administracin por objetivos.
La Administracin por objetivos presenta las siguientes caractersticas principales:
1. Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior.- Tanto el ejecutivo
como su superior participan del proceso de establecimiento y fijacin de objetivos. En la mayor
parte de los casos, el superior hace el trabajo preliminar, mientras que en otros, los consultores
externos hacen casi todo. La participacin del ejecutivo puede ir desde su simple presencia
durante las reuniones hasta la posibilidad de iniciar la propuesta de reestructuracin del trabajo,
con relativa autonoma en el desarrollo del plan.
2. Establecimiento de objetivos para cada departamento o posicin.- est fundamentada en el
establecimiento de objetivos por niveles de gerencia. Los objetivos, a alto nivel, pueden
denominarse objetivos, metas, propsitos o finalidades. Los sistemas de la APO definen objetivos
cuantificables y con tiempos predeterminados. Algunos definen objetivos subjetivos para los
cargos de staff. La mayora de los sistemas acepta de cuatro a diez objetivos para cada posicin
especfica.
3. Interrelacin de los objetivos de los departamentos.- Siempre existe alguna forma de
correlacionar los objetivos de varias unidades o gerentes aunque no todos los objetivos se apoyen

en los mismos principios bsicos. Ese encadenamiento es casi automtico, e involucra objetivos
comerciales con objetivos de produccin.
4.Elaboracin de planes tcticos y planes operacionales, con nfasis en la medicin y el control.A partir de los objetivos trazados por cada departamento, el ejecutivo y su superior elaboran los
planes tcticos adecuados para alcanzarlos de la mejor manera. Dichos planes se constituyen en
los instrumentos para alcanzar los objetivos de cada departamento. A continuacin, los planes
tcticos se descomponen y detallan mejor en planes operacionales. En todos esos planes la APO
hace nfasis en la cuantificacin, la medicin y el control. Se hace necesario medir los resultados
alcanzados y compararlos con los resultados planeados. Si un objetivo no puede medirse, sus
resultados no pueden conocerse. Si un objetivo no puede ser controlado, al alcanzarlo no se podr
evaluarlo.
5. Evaluacin permanente, revisin y reciclaje de los planes.- Casi todos los sistemas de la APO
tienen alguna forma de evaluacin y revisin regular del progreso realizado. Generalmente existe
un ciclo tpico de la APO que contiene las siguientes etapas:

A partir de los objetivos globales de la empresa y de la planeacin estratgica se

establecen los objetivos por departamento para el primer ao, en una reunin entre el
ejecutivo y su superior;

El ejecutivo elabora su plan tctico que le permita alcanzar los objetivos fijados por
departamento;

El ejecutivo elabora conjuntamente con sus subordinados los planes operacionales

necesarios para la implementacin del plan tctico del departamento;

Los resultados de la ejecucin de los planes se evalan y comparan continuamente con los
objetivos fijados;

En funcin de los resultados obtenidos, se procede a revisar y a reajustar los planes o a

modificar los objetivos establecidos;

En el ciclo siguiente, se establecen los objetivos por departamento para el segundo ao, en
una reunin entre el ejecutivo y su superior, tomando como base los resultados del primer
ao;

Se repite la secuencia del ciclo indicado anteriormente

6. Participacin activa de la direccin.- La mayor parte de los sistemas de la APO involucran ms

al superior que al subordinado. En algunos casos, el superior establece los objetivos, los vende,

los mide, y evala el progreso. Ese proceso, frecuentemente utilizado, es mucho ms un control
por objetivos que una administracin por objetivos.
7. Apoyo constante del staff durante las primeras etapas.- La implantacin de la APO requiere del
fuerte apoyo de un staff previamente entrenado y preparado. El enfoque del tipo hgalo usted
mismo no es aconsejable en la APO, pues sta exige coordinacin e integracin de esfuerzos, lo
que puede ser efectuado por el staff..
ANLISIS DE SISTEMAS
Conceptos
Una organizacin exitosa, es decir aquella cuyo funcionamiento econmico le permita obtener
beneficios o sea que logre supervits, ser la que podr sobrevivir, primero y luego crecer en el
transcurso del tiempo.
Para poder lograrlo debe contar con los siguientes elementos:
Un producto o Servicio , entendindose por tal a la actividad principal a que se dedique esa
Organizacin; que pueda ser colocado en
Un mercado, o sea que exista un pblico usuario o consumidor de esos productos o servicios,
Una tecnologa utilizada para generar esos productos o servicios y colocarlos en el mercado,
Una estructura financiera o sea el Capital disponible necesario para acceder a la tecnologa que
le permita producir eficientemente,
Una direccin activa y dinmica que establezca objetivos, estrategias y controle su
cumplimiento.
Todos estos elementos son necesarios, pero en las Organizaciones del presente, se necesita un
elemento ms: los sistemas administrativos. Ya que todos los elementos antes mencionados son
determinantes, pero para que aplicacin halle concrecin efectiva en la generacin de bienes y
servicios econmicos, se necesita que una gran cantidad de decisiones y operaciones menores se
desarrollen eficientemente para que sumadas den los resultados esperados. Esas mltiples
operaciones deben ser llevadas a cabo empleando un aparato o estructura administrativa
adecuada.
Objetivos
Un buen sistema administrativo, es aquel que permite el funcionamiento organizado de la
empresa sin intervenciones espectaculares y espordicas de personas providenciales o
salvadores de la organizacin. Sera de alguna manera comparable al sistema circulatorio de
un ser humano, una vez diseado y puesto en funcionamiento ya nadie se acuerda de l, aun
cuando en todo momento est contribuyendo a mantener vivo y en funcionamiento al cuerpo en
el que est instalado. Slo cuando aparecen trastornos se cobra conciencia de su existencia y de
la importancia del mismo, asignndole la atencin que merece.
ETAPAS METODOLGICAS DEL ANALISIS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
1. RELEVAMIENTO
1. 1. Recoleccin interna de datos:
Encuestas
Entrevistas

Observacin directa
1. 2. Recoleccin externa de antecedentes
Bibliografa tcnica
Carpetas de anlisis de aplicaciones similares
Adquisicin tecnologa disponible
1. 3. Sistematizacin de la informacin
Sistematizacin primaria
Complemento iterativo de datos
Esquema final del sistema actual
2. DISEO
2. 1. Diagnstico
Informe con crticas y propuestas de cambio
Discusin y aprobacin parcial o total a nivel directivo y gerencial
2. 2. Diseo Global
Formulacin del modelo propuesto a travs de diagramas del sistema propuesto
MAM (Diagramas de Proceso, Diagramas de Bloque, Diagramas de Sistema)
Discusin y aprobacin final a nivel directivo, gerencial y de supervisin
2.3. Diseo Detallado
Redaccin de manuales de procedimiento
Redaccin de manuales de organizacin
Diseo de formularios, registros y archivos
Preparacin de diagramas de lgica y redaccin de programas, si la aplicacin es computarizada
Realizacin de pruebas de funcionamiento simulado con datos preparados o reales
3. IMPLEMENTACION
3.1. Planeamiento de la implementacin
Determinacin de temas
Establecimiento de relaciones
Fijacin de plazos y fechas
Determinacin de responsables
3.2. Desarrollo de las tareas previas
Recursos materiales
Recursos humanos
Tareas preliminares
Recursos de organizacin
3.3. Lanzamiento
Eleccin de la modalidad (total, parcial, por sustitucin o en paralelo)
Activacin del lanzamiento
Asesoramiento sobre problemas, sin sustituir a los mandos naturales

3.4. Seguimiento
Revisin del cumplimiento del programa de implementacin en los "puntos de control"
Ajustes del proyecto mediante modificaciones que se detectaron en el lanzamiento
Informes de cumplimiento
Informe final de evaluacin