ORGANIZACIN Y GESTIN DE PROYECTOS

BLOQUE III: SEGUIMIENTO Y CIERRE DE PROYECTOS

Tema 8:
Seguimiento del proyecto.
Revisin de la oferta y el contrato.
Organizacin y acopio de recursos.
Reuniones.
El da a da de la gestin del proyecto.
Control de configuracin.
Cambios al alcance del proyecto.
Conflictos interpersonales e interfaces del proyecto.
Decisiones.

Miguel Martn-Loeches
Juan Antonio Calvo
Departamento de Geologa

Tema 8: Seguimiento del proyecto

INTRODUCCIN Y ANLISIS INICIAL

REUNIONES
DIA A DIA DE LA GESTIN DEL PROYECTO
CONTROL DE CONFIGURACIN
CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO
OTRAS ACTIVIDADES

Tema 8. Seguimiento del proyecto

Oferta adjudicada:
El Director INICIAL
de proyecto permanece en
INTRODUCCIN
Y ANLISIS
contacto con el cliente, revisando el alcance y organizacin
de la oferta:

Abandono de miembros del equipo o cambio

competencias.

Nuevas incorporaciones susceptibles de participar en

proyecto.

Modificaciones en el alcance o precio negociadas con

cliente.

Presentacin de nuevas tecnologas o recursos.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

INTRODUCCIN Y ANLISIS INICIAL

1.

Revisin de la oferta y del Contrato

El objetivo de este anlisis minucioso ser:

Detectar gazapos o alcances desmesurados,

intentando matizar o corregir estos elementos que
afectan al precio o coste del proyecto.

Verificar que el contrato a firmar corresponde a

compromisos adquiridos.

Asegurar que la empresa mantiene y dispone de los

recursos necesarios para realizar los trabajos.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

INTRODUCCIN Y ANLISIS INICIAL
2.Organizacin y acopio de recursos
Recursos Humanos (personas), nmero y cualificacin
precisos para la ejecucin del proyecto.
Materiales, equipos tcnicos, herramientas y elementos
necesarios para realizar los trabajos.
Recursos financieros, requeridos para hacer frente al
proyecto incluyendo los destinados a costes internos, sino
los derivados del propio trabajo: adquisicin equipos,
suministros, avales, etc.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

INTRODUCCIN Y ANLISIS INICIAL

La ausencia de equipos suficientes para el desarrollo de un

proyecto puede obligar a la toma de algunas decisiones
como:

Rechazar el contrato (???, rara vez se toma esta decisin).

Retrasar inicio de los trabajos en connivencia o no con el

cliente.

Modificar la planificacin de los proyectos para que se

puedan compartir los recursos materiales (mejor opcin).

Conseguir equipos adicionales mediante alquiler y/o compra,

con un control de gastos ocasionados sobre el proyecto

Tema 8. Seguimiento del proyecto

INTRODUCCIN Y ANLISIS INICIAL
3.

Intercambio de informacin en el proyecto

Las comunicaciones formales o informales entre integrantes
del equipo o entre ellos y el cliente son importantes porque
suponen compromisos menores a respetar (avance de trabajo,
plazos, etc.).
Los medios de comunicacin ms habituales son: Correo
(carta), Fax, E-mail, comunicacin Interna, otros (voz, telfono,
etc.). Cada uno de ellos tiene un peso o validez legal.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

INTRODUCCIN Y ANLISIS INICIAL

Segn el alcance del mensaje se diferencia entre:

Mensajes de mbito externo: circulan entre personas de la
organizacin y personas ajenas (cliente).
mbito interno: circunscrito a los integrantes del equipo de
trabajo. Esta restriccin a la difusin de informacin se debe a:

Inters: la informacin transmitida es de utilidad para las

personas que constituyen el equipo de trabajo y no
aportan nada para el resto.

Confidencialidad: La informacin transmitida contiene

datos sensibles desde el punto de vista comercial y no
conviene que est a disposicin de personas ajenas al
equipo de trabajo.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

REUNIONES

Reunin de comienzo, es la primera que se organiza

tras la adjudicacin del contrato, en la que se renen
integrantes del equipo, subcontratas y cliente. Del xito o
fracaso de esta reunin puede depender el curso de las
relaciones durante el proyecto.
Esta reunin suele dividirse en tres:

Tema 8. Seguimiento del proyecto

REUNIONES

Reunin interna, del director del proyecto con equipo

trabajo.

Se detalla al equipo de trabajo los objetivos del

proyecto.

Se presenta el calendario de fechas, hitos y

planificacin.

Se asignan responsabilidades.

Se recopilan propuestas para mejorar el proyecto y

se prepara la reunin con cliente.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

REUNIONES

Reunin con el cliente, donde se tratan todos

los aspectos contractuales, tcnicos y
operativos, se revisa el alcance de los trabajos
iniciales, y se recopilan comentarios o
propuestas para su aceptacin o rechazo.

Por ltimo, puede mantenerse otra reunin

interna con el equipo de trabajo, para notificar
posibles cambios acordados con el cliente.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

REUNIONES
1.

Convocatoria de reunin

El Director del proyecto es el

responsable de convocarlas.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

REUNIONES

1. Convocatoria de reunin

FECHA, HORA Y
LUGAR CELEBRACIN
DURACIN PREVISTA

ESTABLECER AGENDA

LISTA DE AGENTES
INTERESADOS
PROPOSITO
REUNIN
DESARROLLO DE
TEMAS A TRATAR

CONFIRMAR LA
ASISTENCIA

Tema 8. Seguimiento del proyecto

REUNIONES

1. Convocatoria de reunin

Tema 8. Seguimiento del proyecto

REUNIONES

ASEGURAR
QUE ES
1. Convocatoria
de reunin
CONVENIENTE
(TLF., E-MAIL ??)
CONVOCAR UN DA Y
HORA CON ALTERN.
LO QUE SE
DEBE HACER

IDENTIFICAR TODOS LO QUE NO SE

DEBE HACER
LOS ASISTENTES
PROPONER PUNTOS
RELEVANTES
IDENTIFICAR TEMAS
DE INTERS

REUNIONES MUY
FRECUENTES
CONCRETAR FECHA Y
HORA CON CADA UNO
PROPONER
AGENDA VAGA
CONVOCAR A MS
O MENOS GENTE DE
LA PRECISA

Tema 8. Seguimiento del proyecto

REUNIONES
2.

Desarrollo de la reunin
Al comenzar la reunin el responsable del proyecto
deber resumir los siguientes aspectos:

Identificar de que reunin se trata, grupo de

trabajo y nmero de orden.

Objetivo de la reunin.

Asuntos a tratar y personas que presentarn cada

apartado.

Hora prevista de finalizacin.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

REUNIONES
2. Desarrollo de la reunin
Tambin deber reconducir la reunin cuando el debate se
centre demasiado en aspectos muy puntuales o temas
ajenos:

Clarificar de vez en cuando el propsito de la

reunin.

Resumir los avances logrados, evaluando y dando

por zanjado ese punto en la reunin.

Apuntar e introducir el siguiente tema a tocar.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

REUNIONES
3.

Actas de la reunin
El responsable de los trabajos debe confeccionar un
documento (minutas), en las que se consignan fecha,
hora, temas tratados, decisiones acordadas y acciones a
realizar por cada agente.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

REUNIONES

3. Actas de reuniones

Tema 8. Seguimiento del proyecto

REUNIONES
Las actas deben firmarse

por todos los participantes, o al menos, por

3. Actas de reuniones
un representante de cada empresa, para su posterior distribucin (correo,
fax, E-mail, etc.).
Todas estas formalidades se deben a que las actas de reunin se
consideran documentos vinculantes, es decir, de obligado cumplimiento,
ya que pueden suponer alteraciones en el alcance o las condiciones del
contrato y pueden suponer modificaciones potenciales a los beneficios
esperados.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

EL DA A DA EN LA GESTIN DEL PROYECTO

El responsable del proyecto desarrollar tareas de supervisin y control, y de correccin de
desviaciones como:

Medir y evaluar el progreso de los trabajos.

Identificar las desviaciones sobre el plan previsto.

Evaluar el impacto de desviaciones, tanto en alcance, plazos y costes.

Proponer medidas correctivas que solventen o atenen las desviaciones identificadas.

Corregir la planificacin del resto del proyecto, para acomodar las desviaciones y las
actuaciones correctivas.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

EL DA A DA EN LA GESTIN DEL PROYECTO

1.

Estado de las acciones

Proporciona informacin acerca de los compromisos puntuales
adquiridos durante el proyecto y si se han satisfecho.

LISTA DE ACCIONES
ACORDADAS

PERSONA
RESPONSABLE

ESTADO

MOTIVOS

NO

FECHA DE
CUMPLIMIENTO

COMPLETADO

SI

TAREA
FINALIZADA

Tema 8. Seguimiento del proyecto

EL DA A DA EN LA GESTIN DEL PROYECTO
2.

Avance tcnico y econmico

El propsito final del proyecto es conseguir que los
ingresos superen a los costes, a travs de la realizacin
de unos trabajos. Los objetivos complementarios sern:

Objetivo tcnico, correcta ejecucin de los trabajos.

Objetivo econmico, control de costes y gastos

frente a ingresos a percibir.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

EL DA A DA EN LA GESTIN DEL PROYECTO
2. Avance tcnico y econmico

El Control Tcnico de los trabajos es muy complejo, ya

que las tareas de un proyecto son muy dispares y
complejas de evaluar. As, los proyectos avanzan a ritmos
diferentes a los esperados:

Tema 8. Seguimiento del proyecto

EL DA A DA EN LA GESTIN DEL PROYECTO
2. Avance tcnico y econmico

Tema 8. Seguimiento del proyecto

EL DA A DA EN LA GESTIN DEL PROYECTO
2. Avance tcnico y econmico

Zona A: La curva de avance se localiza por debajo de la recta

ideal. El proyecto avanza con lentitud debido a la adaptacin
de los tcnicos a los trabajos y/o al conocimiento del proyecto.

Zona B: El proyecto avanza con mayor rapidez porque los

tcnicos y equipos se encuentran familiarizados a los trabajos.

Zona C: No debiera existir, ya que sera indicativos de una

mala planificacin y/o a problemas tcnicos que dan lugar a
prdidas y descontentos en el cliente.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

EL DA A DA EN LA GESTIN DEL PROYECTO
2. Avance tcnico y econmico

El Control econmico es ms sencillo ya que a cada

tarea o trabajos poseen un valor objetivo, mediante la
comparacin de recursos (horas de trabajo, costes y
gastos).
Para evaluar la situacin econmica de un proyecto se
emplea el Anlisis del Valor Aadido, donde se
comparan en un instante de tiempo determinado, el
coste inicialmente previsto para ese momento (avance
previsto), el coste real invertido (avance de gastos o
avance contable), y la estimacin del porcentaje de
trabajo total completado hasta ese instante (avance real
o avance tcnico).

Tema 8. Seguimiento del proyecto

EL DA A DA EN LA GESTIN DEL PROYECTO
2. Avance tcnico y econmico

Estos avances se pueden representar grficamente de la siguiente manera:

Tema 8. Seguimiento del proyecto

EL DA A DA EN LA GESTIN DEL PROYECTO
2. Avance tcnico y econmico

Retraso el la produccin: Diferencia entre la produccin real

y la programada en el instante de referencia.
Sobrecoste: diferencia entre el avance de los gastos y el
avance real del proyecto. En el grfico esta diferencia es del
7%.
Retraso en el plazo: momento en el que el avance real en el
instante seleccionado se debiera haber realizado. En el
grfico este retraso es de 1,75 meses a finales de
septiembre, es decir, un retraso del 15%.
As, se pueden establecer mecanismos de alarma para
determinar la situacin del proyecto:

Tema 8. Seguimiento del proyecto

EL DA A DA EN LA GESTIN DEL PROYECTO
2. Avance tcnico y econmico

Bajo control. No se requieren acciones.

Desviaciones menores que conviene corregir para
evitar desviaciones mayores.
Desviaciones sustanciales,
que debern notificarse a
direccin y tomar medidas
para su correccin.
Fuera de control.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

EL DA A DA EN LA GESTIN DEL PROYECTO

3.

Informe de situacin del proyecto

Cuyo propsito es mostrar al cliente el avance y
evolucin del proyecto al finalizar alguno de los hitos
destacables del mismo. En este informe se debern
consignar
las
tareas
desarrolladas,
modificaciones, dificultades y adelanto de los
primeros resultados o trabajos finalizados.
finalizados
Tambin se debern identificar los posibles retrasos
y las acciones futuras previstas para limitar o
minimizar los retrasos en la ejecucin de los trabajos

Tema 8. Seguimiento del proyecto

CONTROL DE CONFIGURACIN

Se denomina control de la configuracin al conjunto de activid.

destinadas a organizar la gestin y a gestionar los documentos y
productos obtenidos durante un proyecto. Entre ellos se incluyen:

Redaccin (o adaptacin) de los procedimientos de gestin

documental tcnica (notas tcnicas, planos, manuales, etc.),
de gestin (presupuestos, minutas, informes de situacin,
balances, gastos) y documentos complementarios (faxes,
E-mail, planes de calidad, listas de documentos, etc.)

Asignacin de referencias a documentos, segn se generan

(tipo de documento, nmero ordinal, empresa que lo genera,
versin).

Tema 8. Seguimiento del proyecto

CONTROL DE CONFIGURACIN

Inclusin de los nuevos documentos (o versiones) en

la base de datos de la documentacin del proyecto.
Difusin de la informacin para el conocimiento del
equipo de trabajo (comunicacin personal, nota
interna, a integrantes del proyecto y/o de libre
distribucin).
Incorporacin de la base de datos del proyecto a la
base de datos general de la empresa, una vez
cerrado el proyecto.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO

Los cambios son costosos ya que implican

esfuerzos en gestin y planificacin,
planificacin
desperdiciar parte del trabajo ejecutado,
cambios de ritmos y de eficiencia del
equipo y presencia de errores o despistes
del equipo de trabajo.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO
1.

Origen

Las propuestas de cambio externas , son ajenas al

equipo de trabajo y suelen corresponder a clientes,
proveedores o sist. de auditoria externa a la empresas.

Las propuestas de cambio internas,

internas son las que
arrancan de la propia organizacin, del equipo de
trabajo, de la direccin de la empresa o el control de
calidad de la misma.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO
2.

Tipos de cambios

Adaptaciones.
Adaptaciones Son adecuaciones de los trabajos a nuevas
caractersticas o legislaciones que afectan a la explotacin (Ej.: cambio
del IVA, nueva legislacin sobre materiales o de seguridad, etc.).
Mejoras.
Mejoras Son ampliaciones en la funcionalidad, prestaciones del
producto o servicio adicional, no contempladas en el inicio de los
trabajos (Ej.: variaciones en la calidad de materiales, nuevos elementos
para incrementar la efectividad, etc.).
Correcciones.
Correcciones Cambios en el servicio o producto original para hacer
cumplir las especificaciones iniciales (Ej.: cambio de laboratorio de
certificacin, etc.)

Tema 8. Seguimiento del proyecto

CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO
3.

Propuesta motivada
Todo cambio obedece a una necesidad, o motivacin concreta que persigue mejorar
el bien o servicio objeto del proyecto.
Dado que suponen un sobrecoste, estos cambios debern haber sido meditados
suficientemente.

4.

Anlisis y evaluacin
A propuesta del Director de proyecto se realizar un anlisis de los cambios
sugeridos, para:

Identificar el alcance prctico del cambio.

Identificar y evaluar el impacto sobre la necesidad de recursos (materiales y

humanos).

Tema 8. Seguimiento del proyecto

CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO

5.

Evaluar riesgos potenciales y analizar el impacto sobre la

planificacin temporal prevista.

Verificar la compatibilidad con otros proyectos a actuaciones de

la empresa.

Analizar el efecto sobre aspectos contractuales del proyecto.

Autorizacin o rechazo
A la vista del anlisis anterior, el cliente o persona delegada tomar
una decisin acerca de la implantacin o no del cambio.
Si el cambio es trascendental, la decisin la debern tomar en
instancias superiores de la organizacin

Tema 8. Seguimiento del proyecto

CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO

6.

Implantacin y seguimiento
Si se identifica como adecuado el cambio propuesto, y se opta
formalmente por su realizacin, los objetivos a alcanzar para la
puesta en marcha sern:

Perturbar al mnimo posible el desarrollo del proyecto y

actividades del equipo de trabajo.

Mantener el coste (material y humano) del cambio dentro de

los mrgenes previstos en la solicitud.

Dar cumplimiento a las necesidades concretas por las que se

propuso el cambio.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

OTRAS ACTIVIDADES

1. Interfaces del proyecto

Interfaces
internos

Interfaces
externos

CLIENTE

EMPRESA

DIRECTOR
DE
PROYECTO
GESTOR
DEL
PROYECTO
EQUIPO
DE
TRABAJO

TERCEROS

Tema 8. Seguimiento del proyecto

OTRAS ACTIVIDADES
i.

Interfaz con el cliente

El director del proyecto es el mximo responsable de la empresa ante el
cliente, el que mantiene el contacto comercial o financiero para la
negociacin de aspectos importantes o de cierto alcance. Algunas
responsabilidades se delegan en el equipo de trabajo.

Canalizar las relaciones entre Cliente y empresa (comercial y tcnico)

Informar peridicamente al Cliente sobre los avances de los trabajos,

resultados, problemas y soluciones

Planificar, convocar, organizar y coordinar las reuniones

proporcionar soporte al cliente si decide encargarse el mismo.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

OTRAS ACTIVIDADES

Responder de la falta de cumplimiento, retrasos y

quejas del cliente

Negociar cambios de contenido, duracin y coste de

los trabajos

Tema 8. Seguimiento del proyecto

OTRAS ACTIVIDADES
II.

Interfaz con el equipo de trabajo

El Director de Proyecto es el responsable de la correcta actuacin del
equipo de trabajo y sus funciones incluyen:

Planificar, organizar, dirigir y coordinar a las personas y medios

utilizados

Dirigir y supervisar la ejecucin de los trabajos

Detectar y analizar las desviaciones temporal, econmica y tcnica y

solucionar las mismas

Revisar y aprobar la documentacin generada antes de su entrega al

cliente

Tema 8. Seguimiento del proyecto

OTRAS ACTIVIDADES

Para desempear las funciones es adecuado establecer

un interfaz con el equipo de trabajo, donde:

Se intercambie la informacin vinculada al proyecto

Se asignan , supervisan y corrigen las

responsabilidades individuales

Se analizan las desviaciones, incidencias y conflictos

y se ponen en marcha los mecanismos de correccin

Tema 8. Seguimiento del proyecto

OTRAS ACTIVIDADES
III. Interfaz con la empresa
La Empresa delega en el Director del Proyecto y este acta en nombre de la
empresa, lo que obliga a establecer un flujo de informacin con la Direccin de la
Empresa:
El Director del Proyecto debe recibir estrategias para conducir los proyectos y
el trato con el Cliente para mejorar las posibilidades de contratacin futura

La informacin que recibe la empresa del director del proyecto, sirve para
perfilar la estrategia comercial futura
La informacin ms importante suele centrarse en: el proyecto va bien o
mal?, porqu?, las desviaciones tienen un impacto sobre el resultado?
cmo pueden corregirse?

Tema 8. Seguimiento del proyecto

OTRAS ACTIVIDADES
2. Decisiones
No existe una metodologa clara, lo que funciona en un caso no tiene
garantas de funcionar en otro caso parecido. Existen varios estilos de
direccin:

El estilo indeciso: abdica responsabilidades y se desentiende de las

consecuencias, es propio de la falta de conocimientos, falta de carcter o
deseo de evitar conflictos. Poco recomendable salvo en situaciones de
existir un superior muy dominante.

El estilo progresivo: el responsable tras optar por una decisin preliminar,

la hace pblica y la somete a la aprobacin de los afectados. Consigue
buenos resultados pero transmite una aparente inseguridad que mina la
imagen del lder.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

OTRAS ACTIVIDADES

El estilo participativo: analiza y toma decisiones de manera

colectiva. Es eficiente si existe una alto nivel de formacin
tcnica y personal del equipo de trabajo, adems de una
estrecha relacin del equipo y buena motivacin del grupo.

El estilo negociador: consiste en no tomar una decisin

hasta contar con la mxima informacin y haber recabado
las opiniones de todos los interesados o haber evaluado
todas las alternativas. Es excelente pero por el contrario
no se dispone de tiempo suficiente para ello.

Tema 8. Seguimiento del proyecto

OTRAS ACTIVIDADES

El estilo dspota-autoritario: conlleva decisiones firmes,

tajantes y claras, ignorando en muchas ocasiones las
opiniones de los dems. Funciona bien cuando existe
una fuerte jerarqua y un buen conocimiento del
problema.